I ndust ri/bisnis pa nga n
B. PENYESUAIAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN BERDASARKAN ISO/IEC 17021:2006 dan ISO/TS 22003:
B.1. Manajemen ketidakberpihakan 1 Komitmen manajemen puncak
Untuk menjamin bahwa dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen, lembaga sertifikasi memiliki komitmen terhadap ketidakberpihakan yang sesuai dengan ketentuan ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007, maka manajemen puncak lembaga sertifikasi menyatakan komitmennya terhadap ketidakberpihakan yang tercantum dalam kebijakan mutu yang dapat diakses publik, seperti website lembaga sertifikasi.
B.1.2. Analisa ketidakberpihakan
Komitmen manajemen puncak terhadap prinsip ketidakberpihakan dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi sistem manajemen, mengelola konflik
kepentingan, dan menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi sistem manajemen, maka manajemen puncak membuat suatu prosedur manajemen ketidakberpihakan yang meliputi tanggungjawab dan kegiatan manajemen puncak dalam menetapkan prinsip ketidakberpihakan dengan mengidentifikasi, menganalisis, dan mendokumentasikan kemungkinan konflik kepentingan yang timbul dari penyediaan jasa sertifikasi termasuk setiap konflik yang timbul dari hubungan kerjanya.
B.1.3. Hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan
Agar dapat menjamin bila ada hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan maka di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan dideskripsikan pula bahwa lembaga sertifikasi mengidentifikasi dan menganalisa sumber-sumber yang berpotensi yang mengancam ketidakberpihakan, seperti konflik yang timbul dari hubungan kerja yang dapat menciptakan ancaman terhadap ketidakberpihakan yang didasarkan pada: kepemilikan, orang yang menentukan, manajemen, personel, sumberdaya bersama dan keuangan, sehingga bila ada suatu hubungan menunjukkan ancaman ketidakberpihakan tidak dapat dihilangkan atau dikurangi,maka lembaga sertifikasi harus dapat memutuskan bahwa sertifikasi tidak dapat diberikan kepada calon klien tersebut.
B.1.4. Lembaga sertifikasi tidak boleh mensertifikasi lembaga sertifikasi lainnya. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak mensertifikasi lembaga sertifikasi lain untuk kegiatan sertifikasi sistem manajemennya.
B.1.5. Lembaga sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak boleh menawarkan konsultasi. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menyediakan jasa konsultan sistem manajemen kepada klien yang disertifikasi.
B.1.6. Lembaga sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak boleh memberikan audit internal kepada klien yang disertifikasi. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menawarkan atau menyediakan jasa audit internal kepada klien yang disertifikasi.
B.1.7. Lembaga sertifikasi tidak boleh meng-outsource audit kepada suatu organisasi konsultan sistem manajemen. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menyediakan jasa audit kepada organisasi konsultan sistem manajemen.
B.1.8. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen.
Lembaga sertifikasi mensyaratkan personel, baik internal maupun eksternal untuk mengungkapkan seluruh kegiatan, pengalaman, atau keterlibatan dalam organisasi dalam dokumen curriculum vitae untuk mengidentifikasi ancaman terhadap ketidakberpihakan.
B.2. Pertanggunggugatan dan keuangan
Memastikan keuangan lembaga sertifikasi selalu dalam kondisi stabil dan menjamin bahwa sejak awal dan selama berlangsungnya kegiatan sertifikasi tidak ada tekanan komersial, keuangan atau tekanan lainnya yang mengkompromikan ketidakberpihakan maka personel yang bertanggungjawab terhadap keuangan di lembaga sertifikasi, mengatur input dan output perusahaan lembaga sertifikasi dalam rangka mengevaluasi resiko yang timbul dari kegiatan sertifikasi. Untuk menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari aktifitas operasionalnya, diupayakan dengan adanya dana cadangan atau asuransi untuk mengantisipasi hal tersebut.
Lembaga sertifikasi membuat prosedur pertanggunggugatan dan keuangan yang bertujuan untuk menjelaskan proses melakukan pertanggunggugatan serta memberi informasi bahwa lembaga sertifikasi memiliki pengaturan yang cukup untuk menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari operasinya dalam setiap bidang kegiatam dan wilayah geografi dimana lembaga sertifikasi beroperasi. Prosedur pertanggunggugatan dan keuangan dideskripsikan sebagai berikut: 1. Pertanggunggugatan diberikan oleh lembaga sertifikasi apabila terjadi hal-hal berikut: (1) Terjadi penyimpangan-penyimpangan prosedur yang dilakukan oleh tim auditor lembaga sertifikasi selama proses audit sertifikasi sistem manajemen; (2) Tim auditor melakukan justifikasi ketidaksesuaian tidak berdasarkan bukti yang ada; (3) Tim auditor melakukan tindakan yang menyimpang
2. Pertanggunggugatan dilakukan apabila lembaga sertifikasi tidak melakukan kewajibannya sesuai yang tercantum dalam syarat dan aturan sertifikasi sistem manajemen dari Komite Akreditasi Nasional
3. Klien mengajukan permohonan pertanggunggugatan ke lembaga sertifikasi melalui surat tertulis yang dikirim kepada lembaga sertifikasi
4. Manajemen puncak lembaga sertifikasi dan klien melakukan musyawarah untuk mencapai mufakat, apabila tercapai kata mufakat maka kedua belah pihak baik lembaga sertifikasi maupun klien berkewajiban menyelesaikan hal-hal yang terdapat dalam kesepakatan tersebut. Namun apabila tidak tercapai kata mufakat, maka lembaga sertifikasi dan klien dapat menyelesaikannya melalui pengadilan negeri di wilayah geografis lembaga sertifikasi atau yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak pada saat penandatanganan kontrak kerja.
B.3. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan
Menjamin ketidakberpihakan lembaga sertifikasi membentuk suatu
Komite Pengamanan Ketidakberpihakan (KPK) yang juga termasuk di dalam struktur organisasi lembaga sertifikasi.
Pembentukan Komite Pengamanan Ketidakberpihakan:
1. Tujuan pembentukan komite ketidakberpihakan: (1) Membantu pengembangan kebijakan yang berkaitan dengan ketidakberpihakan kegiatan sertifikasi lembaga sertifikasi; (2) Melakukan aksi balik terhadap setiap kecenderungan pada bagian lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan komersial atau pertimbangan lainnya yang mencegah konsistensi ketentuan objektivitas kegiatan sertifikasi; (3) Memberikan saran pada hal-hal yang mempengaruhi kepercayaan serifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik.
2. Lembaga sertifikasi menentukan komposisi personel yang menjadi komite pengamanan ketidakberpihakan, untuk menjamin keterwakilan pihak yang berkepentingan secara seimbang sehingga tidak ada kepentingan tunggal yang mendominasi, maka komite pengamanan ketidakberpihakan dibentuk dengan komposisi sebagai berikut: (1) Personel perwakilan dari lembaga layanan pemerintah, misalnya institusi pendidikan pemerintah; (2) Personel perwakilan dari lembaga swadaya masyarakat atau lembaga konsumen, misalnya yayasan
lembaga konsumen indonesia; (3) Personel perwakilan lembaga pemerintah, misalnya Departemen Pertanian, Departemen Perindustrian, atau Badan Pengawas Obat dan Makanan; (4) Personel perwakilan industri yang menggunakan jasa sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan, misalnya industri pabrik makanan atau minuman, restaurant atau catering
3. Lembaga sertifikasi menentukan persyaratan kompetensi personel yang menjadi komite pengamanan ketidakberpihakan, untuk menjamin keterwakilan pihak yang berkepentingan secara kompeten dapat menjalankan fungsinya, maka komite pengamanan ketidakberpihakan dibentuk dengan persyaratan kompetensi sebagai berikut: (1) Merupakan personel perwakilan dari lembaga atau institusi yang telah ditetapkan lembaga sertifikasi; (2) Memiliki pengetahuan dan pengalaman terhadap sistem manajemen keamanan pangan; (3) Tidak memiliki catatan cacat hukum; (4) Tidak ada hubungan secara personel terhadap personel di lembaga sertifikasi
4. Lembaga sertifikasi menentukan personel baik secara komposisi maupun sesuai persyaratan kompetensi komite pengamanan ketidakberpihakan, maka lembaga sertifikasi membentuk komite pengamanan ketidakberpihakan yang disahkan dengan suatu Surat Keputusan (SK) dari manajemen puncak.
5. Lembaga sertifikasi dan personel yang sudah ditentukan sebagai komite pengamanan ketidakberpihakan masing-masing pihak menandatangani kontrak kerjasama dimana masing-masing pihak sepakat mengikatkan diri satu sama lain dengan ketentuan sebagai berikut:
5.1. Pihak selaku komite pengamanan ketidakberpihakan mempunyai kewajiban sebagai berikut: (1) Membantu pengembangan kebijakan yang berkaitan dengan ketidakberpihakan kegiatan sertifikasi lembaga sertifikasi; (2) Melakukan aksi balik terhadap setiap kecenderungan pada bagian di pihak lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan komersial atau pertimbangan lainnya yang mencegah konsistensi ketentuan objektivitas kegiatan sertifikasi; (3) Memberikan saran pada hal-hal yang mempengaruhi kepercayaan sertifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik; (4) Melakukan kajian, minimal satu tahun sekali, mengenai ketidakberpihakan dalam proses audit, sertifikasi dan pengambilan keputusan pihak lembaga
sertifikasi; (5) Menjaga kerahasiaan komite pengamanan ketidakberpihakan baik secara teknis maupun ekonomis dan menjaga kerahasiaan data klien lembaga sertifikasi baik identitas, data teknis maupun ekonomis dari pihak lain yang tidak terkait.
Hak dari komite pengamanan ketidakberpihakan jika manajemen puncak lembaga sertifikasi tidak menghormati saran dari komite pengamanan ketidakberpihakan, pihak komite pengamanan ketidakberpihakan berhak melakukan tindakan independen, seperti menginformasikan kepada pihak yang berwenang atau badan akreditasi. Tetapi dalam melakukan tindakan independen tersebut, komite pengamanan ketidakberpihakan harus menghormati persyaratan kerahasiaan yang berkaitan dengan klien dari lembaga sertifikasi.
5.2. Lembaga sertifikasi selaku pemberi tugas mempunyai kewajiban sebagai berikut: (1) Harus memiliki komitmen terhap ketidakberpihakan dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen; (2) Harus mengidentifikasi, menganalisis, dan mendokumentasikan kemungkinan konflik yang timbul dari hubungan kerjanya; (3) Menyediakan akses terhadap seluruh informasi yang diperlukan agar pihak komite pengamanan ketidakberpihakan mampu memenuhi fungsinya.
Hak dari Lembaga sertifikasi selaku pemberi tugas yaitu jika pihak komite pengamanan ketidakberpihakan tidak memenuhi kewajibannya diatas, maka pihak lembaga sertifikasi dapat mengganti atau menghentikan kerjasama dengan atas nama pihak lembaga sertifikasi.
B.4.Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi
Kegiatan operasional jasa sertifikasi dilaksanakan oleh personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang meliputi: (1) Personel yang melaksanakan tinjauan kontrak adalah personel yang menilai kemampuan dari tim auditor yang dimiliki dengan pekerjaan yang akan dilakukan, misalnya ruang lingkup yang diajukan oleh industri pangan memang sudah masuh dalam ruang lingkup akreditasi dan auditor memiliki kualifikasi yang cukup untuk melakukan audit terhadap ruang lingkup tersebut; (2) Personel yang memberikan sertifikasi; (3) Lead Auditor dan Auditor; (4) Tenaga ahli teknis
Untuk menjamin personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi memenuhi kompetensi dan prinsip sertifikasi yang ditetapkan dan sesuai persyaratan maka divisi penyediaan sumber daya manusia menetapkan dan mengimplementasikan prosedur yang menjadi acuan dalam melaksanakan proses rekruitmen personel, evaluasi kompetensi serta pelaksanaan training dalam rangka peningkatan kompetensi personel yang terlibat dalam proses sertifikasi.
Prosedur yang menjadi acuan dalam melaksanakan (1) proses rekruitmen personel; (2) evaluasi kompetensi personel; (3) pelaksanaan training yang telah ditetapkan bertujuan untuk memastikan karyawan yang diterima memiliki pengetahuan yang sesuai dengan tipe sistem manajemen dan kompetensi yang diperlukan untuk setiap bidang teknis dan untuk setiap fungsi dalam organisasi, dan untuk memastikan kinerja karyawan dievaluasi secara objektif dan periodik sehingga dapat ditetapkan dan dilakukan langkah-langkah perbaikan, pengembangan, dan pelatihan yang tepat.
Berikut penjelasan masing-masing prosedur tersebut: 1.Proses rekruitmen personel
Proses seleksi yang dilakukan oleh divisi penyediaan sumber daya manusia terdiri dari: (1) Mengevaluasi permohonan karyawan baru atau auditor/
tenaga ahli kontrak atau outsource; (2) Untuk auditor/ tenaga ahli kontrak/ out
source dilakukan seleksi curriculum vitae yang kemudian disetujui dan dilakukan kontrak. Kontrak juga diberlakukan untuk komite teknis maupun komite pengamanan ketidakberpihakan; (3) Melakukan proses identifikasi dan klarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan serta mendiskusikan proses rekruitment yang akan ditempuh; (4) Melakukan proses pencarian kandidat melalui data base yang ada, iklan, dan atau media lain; (5) Menyeleksi curriculum vitae sesuai dengan kualifikasi; (6) Memohon kehadiran kandidat untuk wawancara dan psikotest; (7) Melakukan diskusi dengan penanggungjawab divisi sehubungan dengan hasil tahapan rekruitmen yang telah dilakukan; (8) Mengevaluasi kandidat, melakukan negosiasi dan menetapkan lokasi kerja kepada calon karyawan; (9) Membuat perjanjian kerja
Penilaian kompetensi awal karyawan dilakukan dengan cara: (1) Karyawan baru menjadi auditor observer sebelum dapat melaksanakan tugas dan
tanggungjawabnya sebagai auditor; (2) Karyawan baru yang merupakan calon auditor dievaluasi kompetensinya yang mencakup peragaan atribut personel dan kemampuannya dalam menerapkan pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan selama audit; (3) Karyawan baru dievaluasi kompetensinya selama masa percobaan yaitu 3 bulan terhitung dari hari pertama masuk bergabung dengan lembaga sertifikasi
2. Evaluasi kompetensi terdiri dari: (1) Menetapkan kompetensi karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsinya masing-masing dan menetapkan kewajiban, tanggung jawab dan kewenangan untuk setiap personel; (2) Mengevaluasi kinerja karyawan (auditor dan manajemen) setahun sekali. Evaluasi kinerja seluruh personil yang terlibat juga didasarkan pada frekuensi penugasan dan tingkat resiko kegiatan; (3) Mendiskusikan hasil penilaian beserta kompensasi dan reward/punishment ; (4) Mendiskusikan langkah perbaikan atau pengembangan yang akan dilakukan. Perbaikan atau pengembangan dapat dilakukan melalui training atau promosi jabatan.
3. Melakukan analisa kebutuhan training spesifik yang terkait dengan keamanan pangan ataupun teknologi pangan berdasarkan evaluasi kompetensi terhadap masing-masing karyawan untuk menjamin karyawan kompeten untuk melaksanakan fungsinya, merencanakan dan mengkoordinir pelaksanaan training orientasi karyawan baru serta menyusun rencana dan program training tahunan. B.5. Informasi yang dapat diakses publik
Untuk memastikan informasi yang tersedia dan dapat diakses oleh klien atau pangsa pasar sesuai persyaratan ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 maka akses publik dibuat melalui website lembaga sertifikasi terhadap informasi yang menjelaskan proses sertifikasi, tipe sistem manajemen dan wilayah geografi tempat lembaga sertifikasi beroperasi.Informasi mengenai sertifikat sistem manajemen keamanan pangan suatu badan usaha yang telah diberikan, dicabut, atau dibekukan dimutakhirkan melalui website lembaga sertifikasi.