I ndust ri/bisnis pa nga n
A. GAP ANALISIS
A.4. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikas
Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi diatur secara rinci dalam klausul 7.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Aturan mengenai kualifikasi personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang diatur dalam Pedoman BSN 1001-1999 mengatur persyaratan personel lembaga sertifikasi secara umum tidak dibedakan berdasarkan tugas dan tanggungjawabnya dan khusus untuk persyaratan kualifikasi auditor diatur secara terpisah dalam Pedoman BSN 1003-1999.
Lembaga sertifikasi memastikan bahwa seluruh personel yang terlibat dalam audit dan proses sertifikasi memiliki atribut personel seperti berpandangan terbuka, diplomatis, suka memperhatikan, mampu memahami situasi, menyesuaikan diri, ulet, logis, dan percaya pada diri sendiri. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Hasil gap analisis klausul Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi dari ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999
No. Perihal Hasil gap analisis
1 Personel yang melaksanakan kontrak review (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.2 ISO 22003:2007)
1.Pendidikan: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melaksanakan tinjauan kontrak memiliki pengetahuan berkenaan dengan secondary education
2. Pelatihan keamanan pangan: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak telah lulus pelatihan prinsip HACCP, prinsip manajemen keamanan pangan
No. Perihal Hasil gap analisis
termasuk program persyaratan dasar, dan standar terkait sistem manajemen keamanan pangan. 3. Pelatihan audit: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak telah lulus pelatihan proses audit berdasarkan panduan yang diberikan dalam ISO 19011. 4. Kompetensi: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak menunjukkan kemampuannya untuk
mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan dalam area: klasifikasi pemohon dalam kategori dan sektor rantai pangan, asesmen produk, proses, dan praktek pemohon, distribusi kompetensi dan persyaratan auditor SMKP, penentuan persyaratan waktu dan durasi audit, kebijakan dan prosedur lembaga sertifikasi terkait tinjauan kontrak
2 Personel yang memberikan sertifikasi (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.3 ISO 22003:2007)
Lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang mengambil keputusan pemberian sertifikasi memiliki pendidikan, pelatihan keamanan pangan, pelatihan audit, dan pengalaman kerja seperti yang disyaratkan bagi auditor, yaitu menunjukkan kemampuannya untuk mengaplikasikan
pengetahuan dan ketrampilan dalam area: prinsip HACCP, pemahaman tentang program persyaratan dasar, identifikasi bahaya keamanan pangan, implementasi dan pengelolaan bahaya keamanan pangan, TKK (CCP) dan kemampuan untuk menilai efektifitas tindakan pengendalian yang dipilih, koreksi dan tindakan koreksi yang dilakukan sehubungan hal keamanan pangan, asesmen bahaya keamanan pangan yang potensial terkait dengan rantai pangan, undang-undang dan regulasi terkait keamanan pangan dengan tujuan untuk
melaksanakan audit SMKP yang efektif, produk, proses, dan praktek, persyaratan SMKP yang relevan, standar yang relevan, mengases dan meninjau laporan audit atas ketepatan dan
kelengkapannya, mengases dan meninjau efektifitas tindakan perbaikan, dan proses sertifikasi
3 Auditor
(klausul 7.2
1. Pendidikan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki pengetahuan berhubungan
No. Perihal Hasil gap analisis ISO17021:2006 dan
klausul 7.2.4 ISO 22003:2007)
dengan post secondary education yang mencakup mikrobiologi umum dan kimia umum, Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki pengetahuan berhubungan dengan post secondary education yang mencakup course dalam kategori industri rantai pangan jika melaksanakan audit SMKP.
2. Pelatihan keamanan pangan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor yang lulus pelatihan: prinsip HACCP, asesmen bahaya, dan analisis bahayadan prinsip manajemen keamanan pangan mencakup program persyaratan dasar.
3. Pelatihan audit: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor telah lulus pelatihan: teknik audit berdasarkan ISO 19011 dan standar terkait SMKP 4. Pengalaman kerja: untuk kualifikasi pertama bagi auditor dalam satu atau lebih kategori, lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki minimal 5 tahun penuh pengalaman kerja dalam industri terkait rantai pangan termasuk minimal 2 tahun bekerja dalam jaminan mutu (QA) atau fungsi keamanan pangan dalam produksi pangan atau manufaktur, retail, inspeksi atau yang setara dan lembaga sertifikasi memiliki aturan bahwa total jumlah tahun pengalaman kerja dapat dikurangi satu tahun jika auditor memiliki pendidikan post secondary yang sesuai.
5. Pengalaman audit: untuk kualifikasi pertama, lembaga sertifikasi memastikan bahwa dalam 3 tahun auditor melakukan paling sedikit 12 hari audit sistem manajemen keamanan pangan di paling sedikit 4 organisasi di bawah pimpinan auditor yang berkualifikasi, untuk perluasan kategori baru, lembaga sertifikasi menunjukkan bahwa auditor memiliki kompetensi yang disyaratkan melalui pendidikan yang relevan seperti pelatihan terkait keamanan pangan dalam kategori baru dan 6 bulan pengalaman kerja dalam kategori baru atau 4 audit sistem manajemen keamanan pangan dibawah supervisi auditor berkualifikasi dalam kategori baru, untuk memelihara kualifikasi
No. Perihal Hasil gap analisis
audior, lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor telah memiliki minimal 5 eksternal audit per tahun termasuk paling sedikit 2 audit sistem manajemen keamanan pangan atau minimal 4 audit lapangan sistem manajemen keamanan pangan atau 10 hari audit sistem manajemen keamanan pangan per tahun.
6. Kompetensi:
6.1. Lembaga sertifikasi merekam kompetensi auditor untuk setiap kategori dan sektor dan menyediakan bukti keberhasilan evaluasi
6.2. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor menunjukkan kemampuan untuk mengaplikasikan terminologi, pengetahuan, dan ketrampilan dalam area spesifik keamanan pangan berikut: (prinsip HACCP,program persyaratan dasar relevan untuk kategori yang dipertimbangkan, identifikasi bahaya keamanan pangan, metodologi yang digunakan untuk penentuan, penerapan, dan pengelolaan tindakan pengendalian (program persyaratan dasar, operasional persyaratan dasar, dan titik kendali krtitis) dan kemampuan untuk mengakses efektifitas dan tindakan pengendalian yang dipilih, koreksi dan tindakan koreksi yang akan digunakan berhubungan dengan hal keamanan pangan, asesmen bahaya keamanan pangan yang potensial terkait dengan rantai suplai pangan, evaluasi persyaratan dasar relevan yang dapat digunakan termasuk penetapan dan pemilihan metode evaluasi yang sesuai atau panduan untuk persyaratan dasar bagi kategori yang dipertimbangkan, hukum, regulasi dan praktik spesifik sektor, Produk, proses, dan praktik spesifik sektor, Persyaratan sistem manajemen keamanan pangan relevan, Standar keamanan pangan yang relevan
6.3. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor menunjukkan kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan pada area berikut: a. Prinsip, prosedur dan teknik audit, untuk memungkinkan auditor mengaplikasikan hal tersebut yang sesuai pada audit yang berbeda dan
No. Perihal Hasil gap analisis
untuk menjamin bahwa audit dilaksanakan dengan cara yang konsisten dan sistematik.
Auditor harus mampu: (1) Mengaplikasikan prinsip, prosedur, dan teknik audit; (2) Merencanakan dan mengelola pekerjaan secara efektif; (3) Melakukan audit pada jadwal waktu yang disepakati; (4) Memprioritaskan dan fokus pada hal yang signifikan; (5) Mengumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan, pengamatan dan pengkajian dokumen, rekaman, dan ada data yang efektif; (6) Memahami kesesuaian dan konsekuensi teknik pengambilan contoh pada audit; (7) Memverifikasi akurasi informasi yang dikumpulkan; (8) Mengkonfirmasi kecukupan dan kesesuaian bukti audit untuk mendukung temuan audit dan kesimpulan audit; (9) Mengases faktor yang dapat mempengaruhi reabilitas temuan audit dan kesimpulan audit; (10) Menggunakan dokumen kerja untuk merekam kegiatan audit; (11) Mempersiapkan laporan audit; (12) Memelihara kerahasiaan dan keamanan informasi; (13) Mengkomunikasikan secara efektif baik melalui kemampuan bahasa personal atau melalui penerjemah.
b.Sistem manajemen dan dokumen acuan: untuk memungkinkan auditor untuk memahami ruang lingkup audit dan kriteria audit. Pengetahuan dan ketrampilan pada area ini mencakup: (1) Aplikasi sistem manajemen pada organisasi yang berbeda; (2) Interaksi anatara komponen sistem manajemen; (3)
Standar sistem manajemen keamanan pangan, prosedur berlaku atau dokumen sistem manajemen lainnya yang digunakan sebagai kriteria audit; (4) Kemampuan untuk mengenali perbedaan antara dan prioritas dokumen acuan; (5) Kemampuan untuk mengaplikasikan dokumen acuan pada situasi audit yang berbeda; (6) Sistem dan teknologi informasi untuk otorisasi, keamanan, distribusi, dan pengendalian dokumen, data dan rekaman.
No. Perihal Hasil gap analisis
memahami konteks operasi organisasi. Pengetahuan dan ketrampilan dalam area ini harus mencakup: (1) Ukuran, struktur, fungsi, dan hubungan organisasi; (2) Proses bisnis secara umum dan terminologi terkait; (3) Kebiasaan sosial budaya auditi.
d.Hukum, regulasi, dan persyaratan lain yang berlaku yang relevan dengan disiplin untuk memungkinkan auditor untuk bekerja dengannya dan menyadari persyaratan yang digunakan organisasi diaudit. Pengetahuan dan ketrampilan pada area ini harus mencakup: (1) Kode, hukum, dan regulasi lokal, regional, dan nasional; (2) Kontrak dan perjanjian; (3) Traktat dan konvensi internasional; (4) Persyaratan lain dimana organisasi terdaftar 4 Tenaga Ahli (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.5 ISO 22003:2007)
1. Pendidikan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli memiliki pengetahuan berkorespondensi pendidikan post secondary dalam industri rantai pangan yang akan diaudit, dalam proses yang akan diaudit dan dalam bahaya keamanan pangan berlaku bagi sektor
2. Pengalaman kerja: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli memiliki pengalaman kerja pada area teknis mereka
3. Kompetensi: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli menunjukkan kemampuan untuk menyediakan keahlian pada area teknis mereka
5 Pemilihan Tim Audit
(klausul 7.2
ISO17021:2006 dan klausul 7.2.6
ISO 22003:2007)
Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tim audit sistem manajemen keamanan pangan memiliki kompetensi dalam menerapkan persyaratan dasar dan HACCP dalam sektor yang diaudit, dalam proses yang diaudit, dan dalam bahaya keamanan pangan yang berlaku bagi sektor.
Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa belum ditetapkan persyaratan terhadap Personel yang melaksanakan kontrak review dan Personel yang memberikan sertifikasi.
Persyaratan kualifikasi auditor pada ISO 17021 persyaratan yang ditetapkan menjadi lebih tinggi dan lebih sulit, seperti Persyaratan kualifikasi auditor pada Pedoman BSN 1001 harus memenuhi Pedoman BSN 1003:1999 Kriteria Auditor Sertifikasi dimana pengalaman kerja yang ditetapkan untuk seorang auditor lulusan S1/S2/S3 di bidang kimia, biologi, farmasi, pangan, atau pertanian cukup dengan memiliki pengalaman kerja 1 tahun di bidang keamanan pangan, sedangkan dalam ISO 17021 seorang auditor harus memiliki minimal 5 tahun penuh pengalaman kerja dalam industri terkait rantai pangan termasuk minimal 2 tahun bekerja dalam jaminan mutu (QA) atau dapat dikurangi 1 tahun jika memiliki pendidikan post secondary sesuai. Untuk pengalaman asesmen seorang auditor yang ditetapkan oleh Pedoman BSN 1003 adalah telah melakukan 2 kali audit kecukupan dan melakukan 5 kali asesmen berdasarkan SNI 01 4852 1998, sedangkan pada ISO 17021 dalam 3 tahun auditor melakukan paling sedikit 12 hari audit SMKP di paling sedikit 4 organisasi di bawah pimpinan auditor yang berkualifikasi. Kriteria lainnya adalah pelatihan, jika pada Pedoman BSN 1003 bahwa persyaratan auditor cukup dengan lulus pelatihan auditor sertifikasi sedangkan pada ISO 17021 lulus pelatihan prinsip HACCP, prinsip manajemen keamanan pangan mencakup PPD, teknik audit berdasar ISO 19011, standar terkait SMKP.
Seleksi tenaga ahli teknis yang digunakan dalam kegiatan sertifikasi merupakan point yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 sedangkan pada ISO 17021 telah ditetapkan bahwa Lembaga sertifikasi harus menetapkan proses seleksi, pelatihan, kewenangan auditor dan seleksi tenaga ahli teknis yang digunakan dalam kegiatan sertifikasi termasuk observasi pada audit lapangan untuk evaluasi awal kompetensi personel tersebut.