I ndust ri/bisnis pa nga n
B. PENYESUAIAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN BERDASARKAN ISO/IEC 17021:2006 dan ISO/TS 22003:
B.6. Pertukaran informasi antara Lembaga sertifikasi dan kliennya
Lembaga sertifikasi memberikan informasi mengenai kegiatan sertifikasi, persyaratan normatif, informasi biaya sertifikasi dan kelanjutannya dalam bentuk proposal sertifikasi serta acuan sertifikasi mengenai hak dan kewajiban lembaga sertifikasi dan klien.
Syarat dan aturan sertifikasi: 1. Umum
1.1 Untuk maksud sertifikasi, Lembaga sertifikasi merupakan lembaga yang
independen, memiliki kompetensi dan kepercayaan yang diperlukan untuk menilai sistem manajemen keamanan pangan serta mengikutsertakan pihak yang berkepentingan secara seimbang dalam proses sertifikasi tanpa adanya dominasi kepentingan.
1.2 Pemberian, pemeliharaan dan perpanjangan sertifikasi hanya akan
diberikan untuk batas waktu yang : (1) memiliki status hukum; (2) memenuhi standar SNI 01 4852 1998, CAC/RCP1 1969, Rev4,2003, ISO 22004 dan ISO 22005; (3) membayar biaya yang berkaitan dengan sertifikasi kepada Lembaga sertifikasi.
1.3 Lembaga sertifikasi menetapkan prosedur sertifikasi, yaitu persyaratan
pemberian, pemeliharaan, perluasan, pengurangan, penundaan, dan pencabutan sertifikasi. Jika diperlukan, Lembaga sertifikasi merubah, menambahkan atau menghapuskan tiap bagian dari peraturan dengan memberitahukan perubahan yang terjadi kepada badan usaha yang telah disertifikasi dan memberi waktu yang memadai untuk melakukan penyesuaian seperlunya terhadap perubahan dokumentasi sistem agar sesuai dengan perubahan persyaratan dan peraturan-peraturan yang baru. Badan usaha yang telah disertifikasi harus memberitahukan kepada Lembaga sertifikasi jika penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya.
1.4 Lembaga sertifikasi menerbitkan publikasi tentang prosedur permohonan
1.4.1 Berkas permohonan sertifikasi berlaku 2 tahun sejak tanggal permohonan dan tidak berlaku lagi pada tanggal terakhir dari periode 2 tahun tersebut jika sertifikasi belum dapat diberikan.
1.4.2 Sertifikat Sistem manajemen keamanan pangan dari Lembaga
sertifikasi berlaku 3 tahun sejak tanggal diterbitkan dan dapat diperpanjang setiap 3 tahun sesuai dengan persyaratan dan peraturan. Sertifikat Sistem HACCP dari Lembaga sertifikasi tidak boleh dialihkan.
1.4.3 Semua badan usaha yang telah disertifikasi akan dimuat dalam
“Direktori badan usaha yang telah disertifikasi oleh Lembaga sertifikasi.”
1.5 Lembaga sertifikasi melaksanakan survailen terhadap badan usaha yang
telah disertifikasi minimum setahun sekali, disesuaikan dengan keadaan klien dan jika diperlukan apabila adanya issue ataupun kasus yang terkait dengan keamanan pangan Lembaga sertifikasi melakukan survailen yang tidak terjadwal.
1.6 Pengurangan, penundaan, pencabutan sertifikasi dan banding :
1.6.1 Lembaga sertifikasi dapat menunda atau mencabut sertifikasi
mengurangi lingkup sertifikasi atau menilai kembali badan usaha, jika ada : (1) perubahan personel inti tim sistem manajemen keamanan pangan dari badan usaha; (2) pelanggaran persyaratan dan peraturan sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan; (3) kegagalan dalam membantu auditor Lembaga sertifikasi selama melakukan tugas resminya.
1.6.2 Lembaga sertifikasi dapat mencabut sertifikasi jika suatu badan
usaha yang telah disertifikasi: (1) dimiliki perorangan dan pemilik yang bersangkutan dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya; (2) merupakan suatu badan usaha yang dalam tahap dilikuidasi.
1.6.3 Lembaga sertifikasi menetapkan periode penundaan dan selama
periode penundaan Lembaga sertifikasi dapat membatalkan sertifikat sistem manajemen keamanan pangan jika badan usaha
yang telah disertifikasi ditemukan tidak mampu memenuhi persyaratan.
1.6.4 Sebelum Lembaga sertifikasi menunda atau membatalkan sertifikat
sistem manajemen keamanan pangan, Lembaga sertifikasi menerbitkan pemberitahuan dan alasan kepada badan usaha yang bersangkutan dalam jangka waktu 14 hari sejak pemberitahuan diterima dan sebelum tanggal penetapan.
1.6.5 Jika Lembaga sertifikasi menerima permohonan banding secara
tertulis, Lembaga sertifikasi mempertimbangkan penjelasan yang telah diberitahukan oleh badan usaha. Jika Lembaga sertifikasi tidak menerima permohonan banding secara tertulis atau Lembaga sertifikasi menyimpulkan penjelasan yang diterima dari badan usaha tidak memuaskan, setelah masa 14 hari, Lembaga sertifikasi menunda dan mencabut sertifikat badan usaha dan memberitahukan kepada badan usaha secara tertulis. Badan usaha yang telah dicabut sertifikatnya harus mengembalikan sertifikat kepada Lembaga sertifikasi.
1.6.6 Selama periode sertifikasi, jika badan usaha yang telah disertifikasi
tidak dapat memenuhi suatu persyaratan sertifikasi, tetapi menurut Lembaga sertifikasi ketidakberhasilan tersebut bersifat sementara dan tidak mengakibatkan pencabutan sertifikat, Lembaga sertifikasi berhak membekukan sertifikat sebagian atau seluruh ruang lingkup sertifikat.
1.7 Semua informasi yang diperoleh Lembaga sertifikasi dalam proses
pemberian, pemeliharaan dan perpanjangan sertifikasi akan diperlakukan secara rahasia antara Lembaga sertifikasi dan badan usaha yang telah disertifikasi. Informasi hanya diberikan kepada pihak lain yang berkepentingan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau izin tertulis dari badan usaha. Semua personel Lembaga sertifikasi dan pihak yang terkait harus mengetahui dan patuh terhadap persyaratan kerahasiaan ini.
1.8 Hak dan Kewajiban Badan Usaha
Badan usaha mempunyai hak untuk : (1) Mengajukan naik banding, keluhan dan penyelesaian perselisihan kepada Lembaga sertifikasi; (2) Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan sertifikasi; (3) Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup sertifikasi yang diminta terkait dengan program yang spesifik dan tambahan informasi yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi; (4) Mendapatkan informasi nama anggota tim audit yang akan melaksanakan asesmen; (5) Menggunakan logo sertifikasi system manajemen keamanan pangan Lembaga sertifikasi sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan.
Kewajiban Badan Usaha antara lain: (1) Sertifikat Lembaga sertifikasi tidak membebaskan atau mengurangi tanggung jawab badan usaha dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku; (2) Badan usaha harus selalu memenuhi syarat dan aturan sertifikasi ini.
2. Penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi
Personel Lembaga sertifikasi memantau penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi pada iklan, katalog atau sejenisnya serta menerima informasi atau masukan dari masyarakat berkaitan dengan pernyalahgunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi. Jika terbukti terjadi pelanggaran terhadap penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi, maka Lembaga sertifikasi akan memberikan peringatan dan menginstruksikan badan usaha untuk melakukan tindakan perbaikan. Jika dalam waktu 3 bulan, badan usaha tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan atau dengan sengaja terus menggunakan secara salah logo sertifikasi Lembaga sertifikasi, maka sertifikasi akan dibekukan atau dicabut. Jika pelanggaran bersifat pidana, kepada badan usaha yang bersangkutan akan dikenakan sanksi hukum.
3. Sertifikat
Sertifikat Sistem Manajemen Keamanan Pangan mengikuti beberapa kaidah berikut ini: (1) Berlaku untuk 3 (tiga) tahun; (2) Dapat dicabut bila Lembaga sertifikasi menyimpulkan bahwa badan usaha telah gagal memenuhi syarat dan aturan sertifikasi; (3) Dapat dikembalikan oleh badan usaha
berdasarkan atas pemberitahuan tertulis sebulan sebelumnya; (4) Harus dikembalikan kepada Lembaga sertifikasi jika terjadi pencabutan atau berakhirnya masa sertifikasi.
4. Keluhan perselisihan dan banding
Lembaga sertifikasi memperhatikan, mencatat, menindaklanjuti, dan menyelesaikan semua keluhan dan perselisihan yang disampaikan secara tertulis atas pengoperasian sistem manajemen keamanan pangan badan usaha atau terhadap personel, panitia banding sekretariat, subkontraktor asesmen badan usaha, auditor, dan personel lainnya yang ditugaskan oleh Lembaga sertifikasi. Badan usaha mengajukan banding secara tertulis atas keputusan yang ditetapkan oleh Lembaga sertifikasi. Setelah menerima permohonan banding secara tertulis, Lembaga sertifikasi akan memanggil Komite Teknis untuk membantu menyelesaikan masalah yang timbul. Lembaga sertifikasi menyimpan rekaman semua banding, keluhan dan perselisihan dan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan sertifikasi. Setiap badan usaha yang telah disertifikasi Lembaga sertifikasi harus menyediakan rekaman semua keluhan, banding dan perselisihan serta tindak lanjutnya, jika diminta.