Setelah mempelajari bab ini dan melakukan latihan mahasiswa mampu : 1. Penggunaan waktu secara efektif
2. Merencanakan penggunaan waktu sesuai pekerjaan yg dilakukan : jadual waktu kerja, menyusun program, mengisi dan menggunakan kalender tahunan
A. Pendahuluan
Waktu sering tidak dianggap sebagai suatu sumber daya namun waktu merupakan sumber daya yang tidak dapat diperbaharui dan tidak ada kejadian yang dapat berlangsung kecuali jika tersedianya waktu, untuk mencapai suatu tujuan atau mendekati indikator keberhasilan perlu menyisihkan waktu untuk mengatur waktu. Waktu yang bermanfaat adalah yang digunakan untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan sesuatu yang berarti.
Biasanya orang malas melakukan pengaturan waktu akan tetapi bila telah menjadi kebiasaan gaya hidup yang positif dan produktif. Karena itu perlu kita sadari bahwa kita sering dihadapkan pada tekanan waktu. Bagaimanapun sibuknya kita tetap dituntut dapat mengalokasikan waktu untuk dapat mengorganisir dan memuaskan diri kita dan semua pihak.
B. Dimensi Waktu
Waktu mempunyai 3 demensi yaitu masa lalu yang tidak akan kembali, masa kini yang cepat berlalu, masa depan yang selalu merupakan misteri.
Masa lalu bagi yang melihat dengan kacamata positif biasanya penuh kenangan indah dan terkait dengan hari esok. Bagi yang melihat dengan negatif tidak ingin terulang mengganggu pikiran, banyak atau penuh penyesalan malah kalau diingat sering merasa tertekan tapi masa lalu tidak pernah akan kembali. Yang masih kita miliki masa kini dan masa depan. Meskipun kita tidak tahu persis, berapa lama masa depan tersebut karena itu manajemen waktu menekan pada dua demensi yaitu 1. Merencanakan waktu, memerlukan kemampuan dalam menjabarkan apa yang
akan dicapai dan dilakukan didepan. Rentangnya bisa jangka panjang dan menengah.
2. Mengelola waktu memerlukan kemampuan untuk menetapkan dan mengendalikan sasaran dan kegiata-kegiatan jangka pendek (jam, harian, mingguan dan bulanan) melalui pengembangan dan antisipasi, penjadwalan, optimasi penggunaan sumber daya dan penentuan prioritas.
a. Penggunaan waktu secara efektif
Dua aspek penting dlm pengelolaan wkt
1. Mengetahui penggunaan waktu bagi staf dalam pelayanan kesehatan 2. Merencanakan waktu sesuai pekerjaan yang akan dilaksanakan dengan
menggunakan jadwal waktu, jadwal kerja, daftar piket dan bagan program
Dengan penggunaan waktu secara efektif dapat memupuk kelebihan waktu, tanpa mengesampingkan tugas kegiatan.
Ciri-ciri dan indikator keberhasilan penggunaan waktu secara efektif : 1. Adanya kelebihan waktu
2. Adanya kesempatan untuk berfikir dan pengembangan diri. 3. Membentuk kebiasaan bekerja secara efisien.
4. Kegiatan selalu dalam kontrol atau kendali
5. Terarah pada tujuan yang diyakini penting bermanfaat dan berorientasi pada hasil
6. Ada rasa senang memutuskan dan melakukan setiap pekerjaan. 7. Memungkinkan lebih rileks
8. Adanya rasa puas
b. Merencanakan Waktu dan Kegiatan
Bagian terpenting mengatur waktu adalah perencanaan pengunaan waktu perlu mempunyai tujuan dan sasaran yang jelas dan jelas pula skala prioritasnya. Urutan-urutannya adalah apa yang harus dilakukan saat ini tergantung pada prioritas saat ini. Dan apa yang menjadi prioritas hari ini,minggu ini tergantung skala prioritas minggu ini. Demikian seterusnya sehingga setiap tujuan dan sasaran kegiatan merupakan satu rangkaian yang saling terkait secara terencana berkelanjutan antisipasi yang terkendali menuju ke masa yang akan datang yang optimis dan berkelanjutan.
Perencanaan waktu untuk sebuah unit kesehatan yang dikelola dengan baik sebagai berikut :
1. Suatu jadwal waktu mingguan yang menunjukan waktu dalam seminggu saat sebuah kegiatan selalu dilaksanakan
2. Beberap jadwal kerja yang menunjukan rincian tanggal kapan kegiatan tertentu berlangsung dan tempat dilaksanakan
3. Beberapa daftar piket untuk berbagai bagian pekerjaan.
4. Suatu program mengenai semua kegiatan kesehatan khusus misalnya penyuluhan kesehatan gigi
5. Sebuah tinjauan umum tahunan mengenai kegiatan yang dilaksanakan
6. Kadang-kadang jadwal waktu, jadwal kerja dan daftar piket dapat digabung.
c. Membuat Jadwal Kerja Unit Kesehatan
Sebuah jadwal kerja diperlukan bila kegiatan-kegiatan yang berbeda atau kegiatan yang sama yang dilaksanakan ditempat yang berbeda dalam waktu tertentu. Misalnya kunjungan rumah dapat dilakukan setiap hari atau beberapa kali seminggu, tetapi mencakup beberapa desa atau jenis penyakit yang berbeda pada waktu-waktu khusus. Dengan cra serupa tim keliling dapat mengadakan perjalanan pada hari yang sama pada setiap minggu tetapi mengunjungi daerah yang berbeda. Pemeriksaan dapat diputuskan setiap hari yang sama tetapi pada setiap minggu yang diperiksa adalah bagian-bagian yang berbeda dari unit kesehatan.
Untuk membuat jadwal kerja setiap kegiatan atau tempat yang berbeda disusun dan dibuat tanggalnya secara bergiliran seluruh siklus ini kemudian diulangi lagi.
Jadwal kerja kunjungan tim keliling perlu peta yang menunjukan rute, jarak, dan waktu perjalanan. Waktu perjalanan akan bergantung pada keadaan jalan, alam dan faktor lain serta jarak. Sebagian dari tim dapat ditinggalkan disuatu tempat sementara yang meneruskan perjalanan sehingga menghemat waktu.
Faktor lain yang harus dibuatkan jadwal kerja jumlah penduduk disuatu desa atau daerah (kepadatan penduduk) dan hari-hari pasar setempat.
BAB VIII
MANAJEMEN SISTEM PERJANJIAN PELAYANAN KESEHATAN GIGI TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti perkuliahan diharapkan mahasiswa mampu : 1. memahami buku sistem perjanjian
2. faktor-faktor penting dalam penjadualan perjanjian
A. PENDAHULUAN
Sebuah sistem perjanjian (appointment) yang direncanakan dan dikelola dengan baik dapat meringankan pekerjaan, dan ditandai tepat waktu setidaknya kalaupun ada, hanya sedikit kelambatan bagi pasien atau tenaga medis. Tujuan dari sistem perjanjian adalah untuk membuat setiap anggota tim mampu merencanakan dan menyiapkan pekerjaan mereka. dan untuk menjamin bahwa klinisian dan pasien ada pada waktu yang ditentukan dengan peralatan yang perlu untuk ditangani. Sistem appointment yang tidak disiplin menciptakan kekacauan.
B. BUKU PERJANJIAN
Buku perjanjian sangat penting untuk bagian resepsionis dan merupakan alat yang sangat penting untuk manajemen praktek. Buku perjanjian dapat digunakan untuk menentukan beban kerja setiap hari dan dibuat sesuai aturan ataupun kesepakatan tim kerja. Resepsionis harus memahami kebutuhan ruang perawatan, laboratorium dan pasien sebagai hal-hal ini dipertimbangkan ketika perjanjian dibuat. Mereka perlu mengetahui suatu perjanjian termasuk perjanjian “tersendiri”, yang akan dibukukan kapan saja waktu yang diperlukan tersedia, ataukah perjanjian yang memerlukan koordinasi dengan suatu tim kerja. Perlu juga dipertimbangkan pada kasus yang memerlukan waktu untuk menerima hasil laboratorium sebelum suatu tindakan perawatan dimulai.
Sistem perjanjian yang efektif memerlukan kerja sama antara pasien dan tim perawatan gigi. Karena waktu adalah uang, maka bila pasien tidak memenuhi perjanjian, pada beberapa klinik memberlakukan penggantian kerugian waktu sebelum membuat perjanjian berikutnya. Perjanjian juga mengalami hambatan bila resepsionis tidak membukukan perjanjian dengan akurat. Hal ini dapat menghambat kelancaran penanganan bagi pasien berikutnya, yang berakibat pada ketidakpuasan pasien. Prosedur pelayanan yang akurat pada saat pembukuan berdampak pada pemenuhan janji oleh pasien.
Para manajer praktek harus mengembangkan jasa resepsi yang berfokus pada pasien kunjungan pertama, guna meletakkan landasan hubungan yang saling menghargai dan langgeng, menjamin konsistensi dan mengurangi kesalahan.
C. FAKTOR-FAKTOR PENTING DALAM PENJADUALAN PERJANJIAN
Dalam membuat perjanjian terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan, selain faktor resepsionis, jenis perawatan pasien, kondisi pasien. Dalam membukukan perjanjian seorang Resepsionis harus:
a. Mengklarifikasi apakah jasa-jasa ditawarkan atas dasar NHS atau dasar privat.
b. Menjelaskan hal yang akan terjadi selama perjanjian; c. Menspesifikasi semua biaya dan persyaratan pembayaran.
Tim perawatan gigi bertanggung jawab terhadap pasien untuk mendapat pengetahuan yang baik dan memberi persetujuan tindakan medis (informed consent) pada perlakuan (treatment) tersebut. Penting bagi resepsionis menekankan kesan-kesan tertentu saat membukukan perjanjian, misalnya mengingatkan pasien untuk makan sebelum kunjungannya. Sistem kerja yang dilakukan oleh seorang resepsionis harus dituangkan dalam suatu standart operating prosedure (SOP), untuk memudahkan penanganan tugas oleh anggota tim yang lain.
Resepsionis dalam membuat perjanjian harus memahami tahap-tahap yang diperlukan pada tiap jenis perawatan, sehingga dapat memperkirakan lamanya perawatan, dan menentukan waktu yang tepat untuk kunjungan pasien berikutnya. Demikian juga untuk menentukan beberapa kunjungan berikutnya yang diperlukan oleh seorang pasien, guna membuat perjanjian dalam buku perjanjian.
Sistem Administrasi
Resepsionis yang efisien dan bersahabat merupakan asset besar bagi praktek gigi. Faktanya adalah bahwa kalau staf resepsionis tidak terlatih secara formal untuk menjalankan sistem-sistem administrasi yang efisien, konsisten dan efektif maka mereka mungkin tidak memahami arti penting mereka. Resepsionis seringkali tidak memiliki kualifikasi administratif formal. Karena itu wajar mengasumsikan bahwa pelatihan mereka telah didasarkan pada “hands-on” (penerusan) dan trial and error.
DAFTAR RUJUKAN
Bridges, Glenys (th….) Dental Reception and Practice Management
Finkbeiner, BL., Finkbeiner, C. (th….) Practice Management for the dental team. Gaylor, JL (th…..) The Administratif Dental Assistant, second ed. ……..
BAB IX