kebutuhan mengukur kinerja dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan. Hal ini menjadikan penilaian terhadap kualitas dan kuantitas dari seluruh hasil kinerja yang seharusnya diselesaikan menjadi salah satu kunci keberhasilan. Proses pembentukan kerangka Indikator Kinerja juga harus dapat merangkum efektivitas dan efisiensi dalam penggunaan sumber daya dengan baik.
Pengelolaan kinerja di lingkungan Setditjen Tata Ruang terdiri dari 5 tahapan utama. Secara umum, pengelolaan kinerja dimaksudkan untuk mengetahui kinerja pegawai dan sebagai alat untuk memacu peningkatan kualitas kinerja pegawai. Keberhasilan dalam peningkatan kinerja salah satunya dapat diukur melalui pencapaian target kinerja yang telah ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja.
Bagan 11 Tahapan Pengelolaan Kinerja Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang
01
02
05 04
03
PERUMUSAN IKU
PERJANJIAN KINERJA
PELAPORAN KINERJA
PENILAIAN DAN PEMBOBOTAN
DATABASE
PERENCANAAN KINERJA
Manual pengukuran kinerja untuk seluruh indikator kinerja kegiatan Setditjen Tata Ruang telah disusun, dengan tujuan untuk memudahkan pegawai dalam mengukur capaian kinerjanya, memudahkan pegawai lain dalam memahani indikator kinerja jika
terjadi rotasi atau mutasi pegawai, serta sebagai alat pengawas dan evaluasi implementasi pengukuran kinerja organisasi. Berikut adalah manual pengukuran kinerja untuk indikator kinerja kegiatan pada level Eselon II Setditjen Tata Ruang
• Perumusan IKU harus memenuhi prinsip SMART-C (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-Bounnded, Continous Improvement)
• Penetapan target kinerja menggunakan skala penilaian "semakin tinggi, semakin baik"
• Pembobotan IKU harus mempertimbangkan skala urgenitas dan prioritas kinerja terhadap pencapaian tujuan organisasi
PERUMUSAN IKU
• Setiap pegawai yang bekerja di lingkungan Setditjen Tata Ruang wajib membuat Perjanjian Kinerja
• Perjanjian kinerja memuat kesepakatan antara bawahan dengan atasan yang memperjanjikan sasaran kegiatan yang akan dicapai, indikator kinerja untuk mencapainya, target kinerja, dan kegiatan yang dilakukan beserta anggaranyang digunakan.
PERJANJIAN KINERJA
• Dokumen Utama, merupakan Laporan Kinerja yang dibuat oleh penanggung jawab Indikator Kinerja dan ditandatangani oleh atasan langsung. Laporan Kinerja memuat pernyataan capaian kinerja serta keterangan dokumen pendukung.
• Dokumen Pendukung, merupakan hasil kinerja (output) yang berupa raw data. Dokumen Pendukung dapat berupa materi teknis, rancangan, konsep, perjanjian atau dokumen serupa yang dapat membuktikan tercapainya Indikator Kinerja.
PELAPORAN KINERJA
• Penilaian dan Pembobotan Kinerja secara garis besar merupakan hasil penghitungan raw data (data capaian) berdasarkan formula dalam manual pengkuran kinerja yang telah melalui proses polarisasi. Raw Data atau data capaian yang terhitung adalah kinerja yang telah sepenuhnya selesai atau dinyatakan selesai sesuai dengan apa yang tercantum pada IKU dan Perjanjian Kinerja.
• Setiap Indikator Kinerja dicari Nilai Capaian IK dan selanjutnya dilakukan pembobotan sesuai dengan kontribusi bobot terhadap IK yang lebih tinggi. Setelah itu barulah dapat dihitung Nilai Capaian Indikator Unit.
PENILAIAN DAN PEMBOBOTAN
• Pengelolaan data dimaksudkan untuk merekam data-data yang menjadi komponen pembentuk dan hasil kinerja sebuah organisasi. Dalam semangat modernisasi pengukuran kinerja, database berbasis elektronik menjadi tumpuan sebagai sistem rekam dan kelola data.
• Database yang digunakan meliputi : database Laporan Kinerja, database Indikator Kinejra, database Perjanjian Kinerja, database Nilai Capaian Indikator Kinerja Unit.
DATABASE
PERENCANAAN KINERJA
Buku Manual Indikator Kinerja Utama (IKU) Ditjen Tata Ruang
Tabel 9 Manual Pengukuran Indikator Kinerja Kegiatan 1 Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang Tahun 2020
Indikator Kinerja (IK) Nilai capaian kinerja 4 area perubahan reformasi birokrasi Ditjen Tata Ruang
Sasaran Kegiatan (SK) Mewujudkan birokrasi penyelenggaraan organisasi yang efektif melalui 4 area perubahan reformasi birokrasi
Bobot 30%
Deskripsi IK Definisi :
• Area perubahan Reformasi Birokrasi yang dimaksud meliputi area peraturan perundang-undangan, mental aparatur dan SDM aparatur, kelembagaan, dan tata laksana
Target :
• Nilai 4 area perubahan Reformasi Birokrasi ini dapat menyumbang terhadap Nilai Reformasi Birokrasi Kementerian ATR/BPN yang meningkat
Metode :
• Self Asessment pada 4 area perubahan Reformasi Birokrasi pada level Eselon I menggunakan Lembar Kerja Evaluasi PMPRB dari Kementerian PAN-RB
Satuan Pengukuran ( x ) persentase ( ) rasio ( ) indeks
Aspek Target IK ( ) produktivitas ( x ) efektivitas ( ) kualitas Unit Penanggung Jawab Sekretariat Direktorat Jenderal (2.1)
Sumber data Internal
Status data ( x ) raw data ( ) hasil perhitungan raw data Jenis Perhitungan data ( ) akumulasi ( ) rata-rata ( x ) pembobotan Metode Cascading ( ) adopsi langsung ( ) lingkup dipersempit
PERENCANAAN KINERJA
( ) semesteran ( x ) tahunan
Histori ( Indeks ) Realisasi 2017 | Realisasi 2018 | Target 2019 | Target 2020 53% | 49% | 70% | 66%
Dokumen Pendukung Hasil Self Asessment Lembar Kerja Evaluasi PMPRB level Eselon I Ditjen Tata Ruang
Tabel 10 Manual Pengukuran Indikator Kinerja Kegiatan 2 Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang Tahun 2020
Indikator Kinerja (IK) Nilai SAKIP Ditjen Tata Ruang dan Setditjen Tata Ruang Sasaran Kegiatan (SK) Mewujudkan birokrasi penyelenggaraan program yang
akuntabel
Bobot 7%
Deskripsi IK Definisi :
• Penilaian Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) berdasarkan Permen PAN-RB 12/2015 meliputi 3 aspek yaitu ketepatan waktu pengumpulan dokumen AKIP, kualitas perencanaan dan evaluasi dokumen AKIP, dan implementasi perencanaan dan evaluasi dokumen AKIP
Target :
• Nilai A dari Inspektorat Jenderal Kementerian ATR/BPN (Nilai A dengan skala 75-85) Metode :
• Self Asessment penilaian AKIP pada level Eselon I menggunakan Lembar Kerja Evaluasi AKIP di Permen PAN-RB 12/2015
Satuan Pengukuran ( x ) persentase ( ) rasio ( ) indeks
Aspek Target IK ( ) produktivitas ( x ) efektivitas ( ) kualitas Unit Penanggung Jawab Sekretariat Direktorat Jenderal (2.1)
Sumber data Internal
Status data ( x ) raw data ( ) hasil perhitungan raw data Jenis Perhitungan data ( ) akumulasi ( ) rata-rata ( x ) pembobotan Metode Cascading ( ) adopsi langsung ( ) lingkup dipersempit
( x ) komponen pembentuk
Polarisasi ( x ) maximize ( ) minimize ( ) stabilize Periode pelaporan ( ) bulanan ( ) triwulanan
( ) semesteran ( x ) tahunan
Histori ( Indeks ) Realisasi 2017 | Realisasi 2018 | Target 2019 | Target 2020 76% | 81,62% | 82% | 80%
Dokumen Pendukung Hasil Self Asessment Lembar Kerja Evaluasi AKIP level Eselon I Ditjen Tata Ruang
PERENCANAAN KINERJA
Tabel 11 Manual Pengukuran Indikator Kinerja Kegiatan 3 Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang Tahun 2020
Indikator Kinerja (IK) Persentase Pemenuhan Dukungan Kebijakan,
Pemantauan dan evaluasi dalam rangka mendukung PEN
Sasaran Kegiatan (SK) Mewujudkan birokrasi penyelenggaraan program yang akuntabel
Bobot 3%
Satuan Pengukuran ( ) persentase ( ) rasio ( x ) indeks
Aspek Target IK ( ) produktivitas ( x ) efektivitas ( ) kualitas Unit Penanggung Jawab Sekretariat Direktorat Jenderal
Sumber data Internal
Status data ( x ) raw data ( ) hasil perhitungan raw data Jenis Perhitungan data ( ) akumulasi ( ) rata-rata ( x ) pembobotan Metode Cascading ( x ) adopsi langsung ( ) lingkup dipersempit
( ) komponen pembentuk
Polarisasi ( x ) maximize ( ) minimize ( ) stabilize Periode pelaporan ( ) bulanan ( ) triwulanan
( ) semesteran ( x ) tahunan Histori ( Indeks ) Realisasi 2020
100%
Dokumen Pendukung Laporan Periodik Kegiatan Pendampingan Pelaksanaan
& Hasil Debottlenecking Percepatan Penyelesaian RDTR Kabupaten/Kota, Rancangan Laporan Final Kegiatan Dukungan Koordinasi Percepatan Penyelesaian RDTR Kabupaten/Kota, Laporan Final Kegiatan Pelaksanaan Percepatan Penyelesaian RDTR Kabupaten/Kota
PERENCANAAN KINERJA
Tabel 12 Manual Pengukuran Indikator Kinerja Kegiatan 4 Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang Tahun 2020
Indikator Kinerja (IK) Indeks penyelenggaraan adminstrasi keuangan dan BMN Ditjen Tata Ruang dan Satker Ditjen Tata Ruang Sasaran Kegiatan (SK) Mewujudkan birokrasi penyelenggaraan administrasi
keuangan dan BMN yang akuntabel
Bobot 10%
Deskripsi IK Definisi :
• Penyelenggaraan keuangan dan BMN dikatakan berkinerja baik apabila telah
mendapatkan hasil reviu yang telah sesuai dari Itjen dan mendapatkan nilai WTP untuk Kementerian (jika WTP berarti berkontribusi, jika tidak WTP selama catatan auditor bukan dari Ditjen Tata Ruang berarti tetap berkontribusi)
Target :
• Mendapatkan hasil reviu telah sesuai dari Inspektorat Jenderal Kementerian ATR/BPN dan mendapatkan nilai WTP untuk Kementerian dari BPK
Metode :
• Penilaian yang mengelaborasi hasil reviu laporan keuangan dan BMN dari Itjen dan hasil kontribusi terhadap penilaian WTP Kementerian dari BPK
Satuan Pengukuran ( ) persentase ( ) rasio ( x ) indeks
Aspek Target IK ( ) produktivitas ( x ) efektivitas ( ) kualitas Unit Penanggung Jawab Sekretariat Direktorat Jenderal
Sumber data Internal
Status data ( x ) raw data ( ) hasil perhitungan raw data Jenis Perhitungan data ( ) akumulasi ( ) rata-rata ( x ) pembobotan Metode Cascading ( ) adopsi langsung ( ) lingkup dipersempit
( x ) komponen pembentuk
Polarisasi ( x ) maximize ( ) minimize ( ) stabilize Periode pelaporan ( ) bulanan ( ) triwulanan
( ) semesteran ( x ) tahunan
Histori ( Indeks ) Realisasi 2017 | Realisasi 2018 | Target 2019 | Target 2020 49% | 61% | 69% | 88%
Dokumen Pendukung Hasil reviu laporan keuangan dan BMN yang telah dikeluarkan oleh Inspektorat Jenderal Kementerian ATR/BPN
PERENCANAAN KINERJA
Tabel 13 Manual Pengukuran Indikator Kinerja Kegiatan 5 Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang Tahun 2020
Indikator Kinerja (IK) Indeks kepuasan pelayanan Setditjen Tata Ruang Sasaran Kegiatan (SK) Menghadirkan pelayanan prima bagi Direktorat
Jenderal Tata Ruang
Bobot 30%
Deskripsi IK Definisi :
• Pelayanan yang diberikan untuk internal meliputi pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran, pelayanan kepegawaian, konsultasi hukum, pelayanan administrasi kerjasama dan kemitraan, pelayanan administrasi kepengurusan perjalanan luar negeri, sedangkan eksternal meliputi konsultasi dan penyebaran informasi publik.
• Subjek internal yang dilayani adalah unit kerja dan pegawai Ditjen Tata Ruang, sedangkan subjek eksternal yang dilayani adalah Kementerian, Lembaga, Asosiasi, Swasta, Masyarakat.
Target :
• Setiap subjek yang dilayani merasa puas dan senang dengan pelayanan yang diberikan Metode :
• Kuesioner kepuasan pelayanan
Satuan Pengukuran ( ) persentase ( ) rasio ( x ) indeks
Aspek Target IK ( ) produktivitas ( x ) efektivitas ( ) kualitas Unit Penanggung Jawab Sekretariat Direktorat Jenderal (2.1)
Sumber data Internal
Status data ( x ) raw data ( ) hasil perhitungan raw data Jenis Perhitungan data ( ) akumulasi ( ) rata-rata ( x ) pembobotan Metode Cascading ( ) adopsi langsung ( ) lingkup dipersempit
( x ) komponen pembentuk
Polarisasi ( x ) maximize ( ) minimize ( ) stabilize Periode pelaporan ( ) bulanan ( ) triwulanan
( ) semesteran ( x ) tahunan
Histori ( Indeks ) Realisasi 2017 | Realisasi 2018 | Target 2019 | Target 2020 0 | 43% | 93% | 64%
Dokumen Pendukung Hasil rekap kuesioner kepuasan pelayanan Setditjen Tata Ruang
Dalam mengukur kinerja capaian dukungan manajemen perencanaan tata ruang dan pemanfaatan ruang, Setditjen Tata Ruang menggunakan 5 indikator kinerja kegiatan yaitu :
1) IKK 1 : Nilai capaian kinerja 4 area
pagu anggaran sebesar Rp.
13.216.220.000,-
2) IKK 2 : Nilai SAKIP Ditjen Tata Ruang dan Setditjen Tata Ruang;
didukung dengan 5 paket paket pekerjaan dan pagu anggaran
PERENCANAAN KINERJA
rangka mendukung PEN;
didukung dengan 4 paket paket pekerjaan dan pagu anggaran sebesar Rp. 21.644.897.077,-
4) IKK 4 : Indeks penyelenggaraan adminstrasi keuangan dan BMN Ditjen Tata Ruang dan Satker Ditjen Tata Ruang; didukung dengan 2 paket paket pekerjaan dengan pagu anggaran sebesar Rp. 1.301.018.000,-.
5) IKK 5 : Indeks kepuasan pelayanan Setditjen Tata Ruang;
didukung dengan 18 paket paket pekerjaan dan 3 layanan dengan pagu anggaran sebesar Rp.
37.539.117.000,-.
Metode pengukuran capaian kinerja diperlukan untuk dapat memantau dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan agar berjalan efektif, efisien, dan konsisten antara realisasi dengan rencana. Metode pengukuran capaian
kinerja ini juga harus tercantum dalam Standard Operasional Prosedur (SOP) monitoring evaluasi organisasi agar dapat dilaksanakan oleh seluruh unit kerja. Secara garis besar, pengukuran kinerja Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut:
1) Perencanaan:
Rencana aksi disusun setelah Perjanjian Kinerja disahkan, berisi rencana realisasi fisik dan keuangan setiap bulan;
2) Pemantauan:
• Monitoring realisasi fisik (substansi) dan keuangan dari setiap indikator kinerja terhadap target yang sudah ditentukan di awal pelaksanaan kegiatan. Monitoring realisasi fisik dilakukan setiap bulannya melalui form kinerja bulanan dengan menjabarkan persentase capaian substansi beserta justifikasinya.
Form Monitoring Evaluasi Kinerja Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang
Form tersebut menjelaskan capaian pada setiap output antara per paket pekerjaan. Hasil dari pengisian form tersebut kemudian digunakan untuk bahan input pada aplikasi SMART DJA
dan e-Monev Bappenas secara berkala.
• Monitoring capaian keuangan juga dilakukan setiap bulannya. Capaian keuangan memperlihatkan
PERENCANAAN KINERJA
persentase dan besaran progres penyerapan anggaran dari setiap paket pekerjaan terhadap pagu masing-masing paket kegiatan.
Kemudian, hasil dari monitoring capaian keuangan ini dijadikan sebagai bahan input pelaporan baik internal maupun eksternal Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
• Rapat evaluasi triwulan dilaksanakan untuk mengevaluasi capaian kinerja dari setiap paket, mengetahui kendala dan mengambil langkah perbaikan;
3) Pelaporan:
• Pelaporan kinerja dilakukan setiap bulan secara online melalui aplikasi monev internal kementerian dan eksternal K/L lain.
• Laporan triwulan dan laporan kinerja disusun sebagai dokumentasi pencapaian, kendala, dan langkah perbaikan kinerja.
Terkait pelaksanaan pengukuran kinerja tahun 2020 di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang, dilakukan penetapan Perjanjian Kinerja yang selanjutnya dituangkan dalam Rencana Aksi pada masing-masing paket pekerjaan. Rencana Aksi yang berisi target keuangan dan fisik akan menjadi acuan pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun. Setiap bulan dilakukan monitoring ketercapaian realisasi fisik melalui pengisian form kinerja sebagai bahan input pada aplikasi monitoring internal Kementerian ATR/BPN dan eksternal. Selain itu, kegiatan monitoring juga dilakukan melalui penyelenggaraan rapat triwulan untuk mengetahui realisasi keuangan, realisasi fisik, kendala dan tindak lanjut.
Berikut merupakan bagan mekanisme monitoring dan evaluasi capaian fisik dan keuangan:
Bagan 12 Alur Kerja Monitoring dan Evaluasi Direktorat Jenderal Tata Ruang
Perjanjian Kinerja
PERENCANAAN KINERJA