LOKA KETIGA
10. MENULIS SURAT DINAS
Tak seorangpun di antara kita yang tidak mengenal surat. Dalam banyak hal, surat telah menjadi alat komunikasi tertulis yang sangat penting sejak dahulu sampai sekarang. Surat mempunyai peranan penting, tidak hanya untuk perseorangan, tetapi juga bagi organisasi, instansi, sampai kemasyarakatan. Untuk itu kalian perlu mengetahui wawasan dan ketrampilan persuratan.
Peran surat masih tetap dominan karena berbagai kelebihan yang dimilikinya dibandingkan dengan media lain.
Kelebihan surat adalah karena fungsinya sebagai :
1. Wakil pribadi, kelompok, atau organisasi untuk berhadapan denganpribadi, kelompok, atau organisasi lain.
2. Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat tugas dan surat keputusan.
3. Bukti tertulis yang otentik, memiliki kekuatan hukum/yuridis misalnya surat jual beli.
4. Alat pengingat atau arsip.
5. Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan.
Berkomunikasi dengan surat ternyata tidaklah mudah terutama untuk kepentingan formal. Surat seperti itu dinamakan surat dinas atau surat resmi.
Surat resmi memiliki ciri-ciri :
1. Menggunakan instrumen yang sesuai, termasuk ke dalamnya adalah ukuran, jenis, dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan (bila menggunakan komputer).
3. Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.
4. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum. 5. Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.
Bentuk surat resmi Indonesia baru memiliki ciri-ciri :
a. Nama tempat tidak dicantumkan sebelum tanggal surat karena sudah tertera pada kepala surat.
b. Alamat surat ditulis di sebelah kiri surat.
c. Jabatan pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan, dan nama terang ditulis tanpa diapit tanda kurung.
Gambar bentuk surat resmi Indonesia baru
( 1) (2) (4) (5) (6) (7) (3) (8)
- (13) (14) (9) (10) (11) ( 12) Keterangan ;
1. Kepala Surat, berisi unsur-unsur :
a. Logo atau lambang instansi organisasi atau perusahaan b. Nama kantor instansi organisasi perusahaan
c. Alamat kantor
d. Nomor kotak pos (P.O.BOX) dan kode pos e. Nomor telepon dan faksimili (biala ada) 2. Nomor Surat
Contoh :
Nomor : 612 / C5 / LL / 2011
Kode nomor urut surat keluar Kode instansi/unit kerja
Kode perihal Kode tahun Nomor surat bagi pengirim berguna untuk :
a. Pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar b. Pencarian surat itu kembali
c. Pelacakan jumlah surat keluar
Nomor surat bagi penerima berguna untuk acuan/patokan dalam merespon surat atau hal-hal lain yang berkaitan dengan isi surat tersebut.
3. Tanggal, Bulan, Tahun Pembuatan Surat
Tanggal, bulan, tahun harus ditulis lengkap, tanpa menyingkatnya, misalnya 1 Maret 2011, bukan 1 – 3 – 11, salah satu kegunaanya untuk menghindari kekeliruan penulisan. Tidak didahului nama kota pengirim kota karena sudah tercantum dalam kop surat.
4. Lampiran
Merupakan sesuatu yang melengkapi sebuah surat, seperti jadwal, makalah, brosur, dan sebagainya.
Penulisan lampiran memungkinkan penerima surat mengetahui sejak awal adanya sesuatu yang disertakan bersama surat itu.
Contoh :
Lampiran : - Tiga lembar - Satu berkas - Dua eksemplar - Satu bendel 5. Perihal atau Hal
Mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam sebuah surat dinas. Ini akan memudahkan penerimaan surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu.
Contoh :
Hal : Undangan lokakarya Hal : Permintaan bantuan 6. Alamat (dalam) Surat
Digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima surat. Penulisan alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apapun.
Contoh :
Yth. Kepala SMP Tunas Bangsa Jalan Kapten Mulyadi 211 Karanganyar 57716 7. Salam Pembuka
Merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum mengemukakan persoalanya. Sesudah penulisan salam diikuti tanda koma.
Contoh :
Salam hormat, Salam pramuka,
8. Isi Surat (tubuh surat)
Merupakan bagian surat utnuk menyatakan [ersoalam dalam surat. Terbagi menjadi 3 bagian yaitu bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.
Merupakan pengantar isi surat berfungsi untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok persoalan yang akan dikemukakan.
Untuk surat yang merupakan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau pertanyaan, kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali bagian pembuka seperti berikut.
Dengan ini kami beritahukan bahwa ….
Dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa …. Perkenankanlah kami melaporkan ….
Sebagaimana Saudara ketahui ….
Bersama ini kami sampaikan berkas-berkas ….
Untuk surat tanggapan atau jawaban, kalimat pengantar yang biasa dipergunakan di antaranya seperti berikut.
Menunjuk surat saudara No … tanggal … mengenai …. Sehubungan dengan surat Saudara No … tanggal …. Berkenaan dengan Surat Saudara No … tanggal ….
Menjawab pertanyaan Anda dalam surat No …. Tanggal …. Menindaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal ….
b. Bagian Isi
Merupakan pokok permasalahan surat yang memuat pesan yang dikemukakan atau diinginkan penulis dari penerima surat. Maksud surat dikemukakan dengan bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, sopan, dan mudah dipahami penerima surat. Hal penting yang harus
juga diperhatikan adalah bila pokok persoalan yang dikemukakan lebih dari satu, tulislah setiap pokok persoalan secara runtut. Bila perlu gunkan nomor urut.
c. Bagian Penutup
Menandakan bahwa paparan persoalan pokok isi surat telah selesai. Bagian ini untuk menyimpulkan atau mempertegas isi surat, imbauan, harapan, keinginan, terima kasih penulis surat.
Contoh ;
Atas perhatian Bapak kami sampaikan terima kasih.
Semoga informasi yang kami berikan bermanfaat bagi Saudara. Atas kerja sama Anda, kami sampa
9. Salam Penutup
Ditempatkan sebelah isi (tubuh) surat diikuti tanda baca koma. Contoh :
Salam hormat, Hormat kami, Wassalam,
10. Jabatan, Tanda tangan, Cap, Nama terang, dan NIP bagi surat resmi pemerintah.
11. Tembusan
Tembusan kadang-kadang juga dituliskan tindasan c.c (carbon copy). Ini menunjukkan adanya orang atau pihak lain yang menerima surat itu. Jadi
dicantumkan jika ada orang atau pihak lain yang perlu mengetahui isi surat itu.
Contoh penulisan tembusan : Tembusan :
1. Ketua Komite 2. Muspika 12. Inisial
Untuk surat dinas atau niaga, bagian surat paling bawah (setelah posisi tembusan) terdapat inisial.
Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep atau pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat. Jika sewaktu-waktu diperlukan, orang tersebut mudah di cari.
Contoh : AS / IS
Ahmad Solihin : pengonsep surat Ismaya : pengetik surat
Agar pemahaman kalian lebih mantap, berikut ini disajikan contoh surat dinas untuk berbagai keperluan.
Perhatikan baik-baik contoh berikut ini !
a) Contoh surat dinas dari instansi kepada instansi. PEMERINTAH KABUPATEN KARANGANYAR DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
SMP NEGERI 2 MOJOGEDANG
Nomor Lampira n Hal 19 April 2010 : 035 / 004 / IV / 2010 : Dua eksemplar : Permohonan izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kabupaten Karanganyar
Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa dalam rangka memperingati hari Pendidikan Nasional, SMP Negeri 2 mojogedang akan menyelenggarakann lomba membaca puisi tingkat pokja II. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada ;
Hari, tanggal Waktu tempat
: Senin, 26 April 2010
: Pukul 08.00 sampai selesai : Aula SMP Negeri 2 Mojogedang
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan izin untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Aris Suparsito, S.Pd,
M.Pd Kepala Sekolah b) Surat dinas dari instansi kepada perseorangan
PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA SMP CEMARA KASIH i
Jalan Ampera 56 Surakarta Nomor Hal : 211 / 022 / III / 2011 10 Januari 2011 : Undangan Yth. Orang tua / Wali murid Siswa kelas IX
Dengan hormat,
Kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Sdr. pada Hari, tanggal Waktu Tempat Acara : Kamis, 13 Januari 2011 : Pukul 10.00 WIB
: Aula SMP Cemara kasih I : Sosialisasi UN 2010 / 2011
Atas kehadiran Bapak/Ibu/Sdr., kami ucapkan terimakasih
Hormat kami,
Paulus Mujiyono Kepala Sekolah
c) Surat dari perseorangan kepada instansi
Kotabumi, 1 April 2011 Yth. Kepala SMP Negeri 1 Kotabumi
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat pemberitahuan yang disampaikan kepada orang tua tentang pelunasan dan investasi menjelang Ujian Nasional 2010/2011, Saya orang tua murid Rosyid Setyawan, Kelas IX.B menyatakan bahwa pada batas akhir pembayaran dana investasi tanggal 10 April 2011 terpaksa saya belum dapat melunasinya. Hal ini terjadi karena kondisi keuangan keluarhga saya yang belum memungkinkan. Namun, uang tersebut akan saya lunasi menjelang pengumuman kelulusan nanti.
Oleh karena itu, saya memohon kepada Bapak berkenan memberikan keringanan kepada saya.
Atas perhatian dan kebijakan Bapak, saya mengucapkan terimakasih.
Hormat saya,
Budi Raharjo
Setelah memperhatikan ketiga jenis surat dinas tadi, kalian tentu telah memperoleh kejelasan tentang karakteristik tiga surat itu. Tiga jenis surat tadi dapat kalian bandingkan, yakni dengan melihat persamaan dan perbedaanya, baik sistematika, bahasa, maupun isinya.