4.2. Pembahasan Penelitian
4.2.3. Menyediakan Salinan
Media relations menjadi salah satu cara humas pemerintah untuk dapat menarik perhatian media karena media pun memiliki minat yang besar pada informasi-informasi dari pemerintah yang berkenaan dengan kepentingan rakyat. Media relations menjadi upaya humas pemerintah untuk dapat menjalin hubungan yang lebih baik dengan media sehingga membuka kesempatan yang lebih baik lagi media untuk mengetahui hal-hal yang berkenaan dengan informasi pemerintah sehingga dapat menjadikan informasi tersebut sebagai sumber pemberitaan. Humas Pemerintah Kota Bandung melalui Program Roadshow Ridwan Kamil Ke Media menyediakan salinan berupa press release kepada media untuk membuka kesempatan agar media mendapatkan materi – materi informasi yang disampaikan oleh Ridwan Kamil dalam komunikasi langsung kepada pemimpin redaksi media dalam bentuk tulisan, agar informasi yang didapatkan lebih memadai dan kuat.
Media relations dilakukan untuk membangun hubungan bukan hanya sekedar kepentingan pemberitaan saja sebagaimana tujuan pokok media relations yang diungkapkan Ardianto (2011: 265) bahwa:
“Tujuan pokok diadakannya hubungan pers adalah menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai dengan keinginan instansi atau klien demi mendapatkan suatu citra atau sosok yang lebih indah daripada aslinya dimata umum.” Tidak seorang pun yang berhak mendikte apa yang harus diterbitkan atau disiaarkan oleh media massa, setidak-tidaknya di suatu masyarkat yang demokratis.”
Dari yang diungkapkan oleh Ardianto tersebut, dilihat bahwa Humas Pemerintah Kota Bandung tidak berusaha untuk mengatur dengan cara sengaja atau
memaksa sekalipun, tetapi Humas Pemerintah Kota Bandung melakukan pendekatan dengan cara Roadshow Ridwan Kamil Ke Media. Yaitu mengatur jadwal pertemuan antara walikota dan pemimpin redaksi media dalam acara makan bersama di kantor media tersebut, dan juga Humas Pemerintah Kota Bandung menyediakan salinan press release guna untuk memenuhi kebutuhan dari wartawan – wartawan yang mengingikan informasi lebih lagi. Pendekatan yang dilakukan Humas Pemerintah Kota Bandung bukan secara mendiktekan media untuk menerbitkan suatu hal pemberitaan tentang kota Bandung, tetapi melakukan pendekatan secara komunikasi di kantor media tersebut dengan didukung oleh press release dan foto – foto yang diberikan oleh Bagian Peliputan dan Dokumentasi untuk mendukung data pemberitaan yang akan diterbitkan oleh media tersebut. Walaupun semua itu tidak terlepas dari setiap media yang memiliki sudut pandang berbeda dalam melihat suatu pemberitaan. Jadi pendekatan hal seperti ini memang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Bandung untuk membangun hubungan dengan media sesuai yang diakatan oleh Frank Jefkins pada prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi humas dalam menciptakan dan membina hubungan pers yang baik.
Prinsip tersebut salah satunya adalah menyediakan salinan yang baik, misalnya saja menyediakan reproduksi foto-foto yang baik, menarik, dan jelas. Dengan adanya teknologi input lansung melalui komputer (teknologi ini sangat memudahkan koreksi dan penyusunan ulang dari suatu terbitan, seperti siaran berita atau news release), penyediaan salinan naskah dan foto-foto yang baik secara cepat menjadi semakin penting. Maka dari itu apabila ada wartawan media yang
membutuhkan informasi tambahan atau penjelasan dari Roadshow Ridwan Kamil Ke Media, pihak Humas Pemerintah Kota Bandung selain memberikan press release secara langsung saat melakukan kunjungan ke media tersebut, juga siap memberikannya apabila dihubungi oleh media tersebut dalam bentuk e-mail ke wartawan yang membutuhkannya untuk publikasi pemberitaan sosialisasi kepada masyarakat kota Bandung.
Dengan demikian, media relations bisa diartikan “merupakan bagian dari PR eksternal yang membina dan mengembangkan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dan publik – publiknya untuk mencapai tujuan instansi. Dari sisi instansi seperti pemerintah kota Bandung, membina dan mengemban hubungan baik dengan media massa itu paling tidak berarti memenuhi dan menanggapi kebutuhan dan kepentingan media massa terhadap instansi tersebut. Karena watak komunikasi dalam PR adalah dua arah, maka praktik media relations pun bukan hanya mengkomunikasikan ke luar organisasi melainkan juga menjadi komunikan yang baik dari apa yang dikomunikasikan dari luar. Menyediakan salinan seperti press release merupakan komunikasi Humas Pemerintah Kota Bandung melalui program Roadshow Ridwan Kamil Ke Media dalam menanggapi kebutuhan dan kepentingan media di kota Bandung terhadap pemerintah kota Bandung. Karena dalam menjalin hubungan dengan media Humas Pemerintah Kota Bandung menjalankan hubungan dengan saling bekerja sama untuk memberikan informasi dan Humas menerima bantuan sosialisasi melalui media dan juga publikasinya melalui berita akan program – program pemerintah kota Bandung yang perlu dipublikasikan
agar masyarakat kota Bandung secara luas mengetahui arah dan kinerja yang dikerjakan oleh Pemerintah Kota Bandung yang dipimpin oleh Ridwan Kamil. Banyak ahli dan praktisi PR yang menyatakan bahwa inti kegiatan PR adalah komunikasi dan relasi. Melalui kegiatan PR seperti Roadshow Ridwan Kamil Ke Media ini, Humas Pemerintah Kota Bandung berkomunikasi dan membangun untuk memelihara relasi dengan publiknya atau stakeholder.
Kegiatan berkomunikasi dan menjalin relasi dengan publik itulah sering disebut dengan”roh” kegiatan PR. Mejalin relasi yang baik dengan media tentunya dimaksud agar organisasi bisa berkomunikasi dengan baik dengan publik-publiknya. Sekaligus mendengar suara dari publik-publiknya. Karena itu, dalam konteks media relations, sangat penting untuk bisa menjaga relasi dengan media massa. Memang media massa bukan hanya satu-satunya pihak yang mesti dijaga hubungan baiknya dengan instansi pemerintah, namun dengan mengingat inti kegiatan PR adalah berkomunikasi, maka menjalin hubungan baik dengan media menjadi sangat penting.
Dalam menerapkan kegiatan berkomunikasi PR tersebut, Humas Pemerintah Kota Bandung membangun hubungan dengan media dan juga menjalin relasi yang baik dengan cara memberikan yang dibutuhkan media untuk mempublikasikan suatu berita. Media membutuhkan narasumber yang bertanggung jawab atas program – program pemerintah kota Bandung. Maka dari itu dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media, Humas Pemerintah Kota Bandung mendatangkan Ridwan Kamil sebagai sosok walikota yang bertanggung jawab atas semua program – program pemerintah kota Bandung dalam kunjungan ke media. Dan Humas Pemerintah Kota Bandung
memberikan salinan berupa press release dan foto – foto yang mendukung untuk sebuah pemberitaan yang akan diterbitkan oleh media yang dikunjungi tersebut. Press release disiapkan oleh Bagian Seksi Peliputan dan Dokumentasi dari Bagian Humas Diskominfo Pemerintah Kota Bandung. Dengan memberikan hal tersebut media akan mendapatkan press release untuk kebutuhan informasi tambahan yang dibutuhkannya apabila kunjungan walikota dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media terlalu singkat dalam bertemu dan berkomunikasi langsung dengan pemimpin redaksi dari wartawan media tersebut.
Menjalin hubungan baik dengan institusi media massa diperlukan, karena pada dasarnya media massa itulah yang diperlukan dalam kegiatan PR. Sedangkan hubungan baik dengan wartawan juga tidak bisa diabaikan. Wartawanlah yang akan menulis informasi yang disampaikan pemerintah kota Bandung dalam bentuk tulisan yang siap disajikan media massa pada khalayak. Dalam menjelain relasi yang baik dengan media massa dan wartawan hal yang penting untuk diingat adalah hubungan antara dua profesi atau bidang tugas yang saling membutuhkan. Agar hubungan tersebtu dapat terjalin dengan baik tentu saja mesti ada komunikasi yang cukup intens di antara kedua belah pihak yang berkenaan dengan tugas-tugas pokok masing-masing. Oleh karena itu dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media, mengadakan kunjungan ke media dengan mendatangkan Ridwan Kamil ke kantor media secara langsung akan menjalin hubungan yang baik, dan dalam menjalin hubungan yang baik dengan wartawan yang ada bekerja di kantor media tersebut, Humas Pemerintah Kota Bandung juga menyiapkan salinan press release untuk wartawan medianya.
4.2.4. Penyediaan Materi
Pelayanan sebaik – baiknya yang diberikan oleh pihak Public Relations kepada pihak pers / reporter dalam bentuk pemberian informasi, publikasi dan berita baik tertulis, tercetak (press release, news letter, photo press), maupun yang terekam (video release, cassets recorded, slide film) (Ruslan,2006: 120). Berkaitan dengan Roadshow Ridwan Kamil Ke Media yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Bandung, dalam penyediaan materi yang diberikan Humas Pemerintah Kota Bandung akan membuatkan semua bentuk yang tertulis baik itu juga berupa gambar apabila diperlukan, dan untuk video dari kegiatan Roadshow Ridwan Kamil Ke Media akan beberapa diposting melalui youtube untuk dapat dilihat secara langsung bagaimana proses pemberian materi informasi yang disampaikan oleh Ridwan Kamil kepada pemimpin redaksi media tersebut. Hal tersebut untuk memberikan gambaran kegiatan berhubungan dengan media yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Bandung kepada media – media yang ada di kota Bandung.
Dalam peranannya, media relations merupakan medium antara media dengan instansi pemerintah. Sebagai medium, berarti Humas Pemerintah Kota Bandung harus mampu memenuhi apa yang menjadi kebutuhan wartawan, salah satunya adalah medapatkan keakuratan informasi dari sumber yang memang credible dalam bidang permasalah. Dengan kata lain Public Relations harus bisa menjadi fasilitator yang baik dimanapun dan kapanpun ia dibutuhkan. Oleh karena itu keberadaan Humas Pemerintah Kota Bandung dalam merancang Roadshow Ridwan Kamil Ke Media
merupakan upaya yang sangat baik dalam menjalin hubungan dengan media. Karena memberikan kemudahan kepada wartawan dan juga media untuk mendapatkan keakuratan materi informasi dengan cara membuat acara kunjungan walikota Bandung ke media – media yang ada di kota Bandung.
Penyediaan Materi menurut Jefkins dalam fungsi berhubungan dengan media dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media ini adalah Humas Pemerintah Kota Bandung bekerjasama dengan media – media agar dapat membuat jadwal pertemuan walikota dan pemimpin redaksi media agar walikota Bandung dapat mengunjungi media tersebut untuk berkomunikasi dan menyampaikan informasi materi tentang program – program pemerintah kota Bandung agar dipublikasikan dan disosialisasikan kepada masyarakat kota Bandung. Selain memasok berbagai materi yang layak diterbitkan, Humas Pemerintah Kota Bandung juga perlu memahami bagaimana surat kabar dan majalah itu dibuat dan diterbitkan. Sebagian pengetahuan tersebut dapat dipelajari hanya dengan observasi. Hal tersebut dilakukan juga saat pelaksanaan Roadshow Ridwan Kamil Ke Media, Humas pemerintah kota Bandung mempelajari dan melihat situasi kondisi langsung kantor media yang dikunjungi dalam mengerjakan dan menghasilkan suatu berita. Ini merupakan bagian dari tugas seorang praktisi humas, yakni berusaha untuk mengetahui segala sesuatunya selengkap mungkin untuk membuat berhubungan dengan media menjadi semakin baik.
Kehumasan bagi suatu instansi pemerintah merupakan suatu yang penting dan harus ada secara fungsional. Bagi organisasi pemerintah saat ini kehumasan
merupakan suatu pembicaraan yang hangat terlihat dari diadakannya berbagai seminar dan diskusi dengan tema kehumasan pemerintah. Salah satu fungsi bagian humas pemerintah yang terpenting adalah media relations, karena tujuan utama organisasi pemerintah adalah memberi pelayanan kepada masyarakat dan dalam pemberian pelayanan informasi terhadap masyarakat pemerintah membutuhkan media massa, terutama media cetak. Sebagai instansi pemerintah, pelaksanaan media relations tersebut dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip good governance yang merupakan acuan dalam pelaksanaan manajemen pemerintah.
Fungsi tersebut diterapkan Humas Pemerintah Kota Bandung dalam menjalankan hubungan dengan media. Memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam pelayanan informasi bersama dengan media – media di kota Bandung. Dan dalam memberikan materi informasi kepada media – media di kota Bandung, salah satunya dengan program Roadshow Ridwan Kamil Ke Media. Humas Pemerintah Kota Bandung mengatur dan menjadwalkan pertemuan walikota bandung dengan pemimpin redaksi media yang akan dikunjungi agar dapat memberikan informasi seputar program pemerintah kota Bandung langsung dari yang paling bertanggung jawab atas semua program pemerintah kota Bandung sekarang yaitu Ridwan Kamil.
Mungkin untuk hal materi bahan informasi, hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan media relations adalah adanya kemungkinan yang cukup besar terjadi konflik antara PR dan media karena terdapat perbedaan tanggung jawab dan loyalitas. PR bertanggung jawab terhadap perusahaan sedangkan media harus bertanggungjawab kepada pembacanya. Namun keduanya sama-sama merupakan
profesi bidang komunikasi. Kedua belah pihak mempunyai kepentingan dan kepedulian yang sama terhadap materi informasi. Aktivitias PR dan media tetap didasarkan pada prinsip yang sama yakni sebagai mediator yang menjembatani kepentingan pihak yang berinteraksi karena informasi yang disalurkan terkait dengan kegiatan mereka.
Kegiatan mereka disini dimaksud dengan Roadshow Ridwan Kamil Ke Media, karena Humas Pemerintah Kota Bandung tetap menjalankan sebagai humas dalam beraktivitas untuk berhubungan dengan media. Humas Pemerintah Kota Bandung menjadi mediator untuk dapat mempertemukan narasumber utama dari pemerintah kota Bandung yaitu walikota agar dapat bertemu dengan pihak pimpinan media tersebut yaitu pemimpin redaksi medianya untuk dapat menerima juga jadwal Roadshow Ridwan Kamil Ke Media ke kantor media tersebut.
Kelaiakan berita berarti bahwa informasi yang hendak dimuati di media massa harus mampu menarik minat para pembaca. Praktisi humas harus menguji kelaikan berita dari suatu siaran berita, artikel atau gambar-gambar yang hendak dipublikasikan sebelum benar-benar diserahkan ke media massa. Mereka juga harus mampu menilai kelaikan berita dari suatu materi yang hendak disiarkannya. Dalam ha ini, Humas Pemerintah Kota Bandung dalam kelaiakan atau tidaknya sebuah berita yang disampaikan dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media merupakan sesuatu yang tidak perlu diragukan lagi. Karena Ridwan Kamil sebagai walikota langsung yang menyampaikan informasi kepada media – media di kota Bandung melalui kunjungannya dan menyampaikannya kepada pemimpin redaksi media tersebut.
4.2.5. Penyediaan Fasilitas Verifikasi
Bagi humas pemerintahan, media relations menjadi bagian yang penting dalam membangun keterbukaan informasi untuk menjalankan fungsi humas sebagai pemberi informasi. Dan Roadshow Ridwan Kamil Ke Media memberikan fasilitas untuk media yang ingin melakukan verifikasi informasi berita di pemerintah kota Bandung. Hal tersebut untuk mendapatkan publisitas yang sesuai dengan harapan Humas Pemerintah Kota Bandung, agar melengkapi dan memberikan semua kebutuhan berita yang dibutuhkan media untuk dipublikasikan kepada masyarakat kota Bandung yang dimana sumber informasinya juga sudah didapatkan saat Roadshow Ridwan Kamil Ke Media mengunjungi media tersebut. Karena publisitas sendiri adalah sebagai elemen utama PR yang artinya informasi dari sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi tersebut memiliki nilai. Ini merupakan metode penempatan pesan yang tidak terkontrol pada media, karena sumber tidak membayar media untuk memuatnya (Scott M. Cutlip, Allen H. Center, and M. Broom, Effective Public Relations, 9th ed., 2009), melainkan sumber yang dimaksud langsung datan mengunjungi kantor media tersebut yaitu Ridwan Kamil sebagai walikota untuk bertemu dengan pemimpin redaksi media dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media.
Philip Lesley (1991: 7) memberikan definisi media relation sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi. Dalam penyediaan fasilitas verifikasi kepada
media ini merupakan usaha Humas Pemerintah Kota Bandung untuk menjaga hubungan dengan media dengan melakukan media komunikasi untuk memberikan respon dalam berupa pelayanan kepada media yang menginginkan informasi dengan cara melihat langsung kondisi pemerintah kota Bandung. Media akan bertemu dengan Humas Pemerintah Kota Bandung dalam melakukan tersebut dimana Humas Pemerintah Kota Bandung selalu siap memberikan pelayanan verifikasi informasi seperti tersebut. Hal tersebut disampaikan juga mirip oleh Yosal Iriantara (2005:32) dalam mengartikan media relation, yaitu merupakan bagian dari public relation eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan public untuk mencapai tujuan organisasi/instansi seperti Pemerintah Kota Bandung ini dalam melakukan Roadshow Ridwan Kamil Ke Media.
Bila suatu instansi pemerintah menjalankan program media relation, pada umumnya adalah instansi yang sangat membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian tujuannya, karena dalam tujuan berhubungan dengan media menurut Rachmadi dan Diah Wardani adalah untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta lembaga, untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan medai, untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan organisasi, mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi oleh saling percaya. Hal tersebut yang menjadikan Humas Pemerintah Kota Bandung perlu untuk melakukan hubungan dengan media, agar membantu publisitas dan juga sosialisasi pemberitaan tentang program – program pemerintah kota Bandung kepada
masyarakat kota bandung melalui media yang ada di kota Bandung. Dan dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media ini, selain memberikan informasi secara langsung di kantor media tersebut melalui narasumber utama dari pemerintah kota Bandung yaitu walikota Bandung, Humas Pemerintah Kota Bandung juga siap dengan kebutuhan wartawan dari media yang dikunjungi apabila menginginkan verifikasi informasi berita.
Dengan hal tersebut, maka hubungan yang tercipta baik antara pemerintah kota Bandung dengan media yang diwakili oleh Humas Pemerintah Kota Bandung akan lebih positif, sehingga akan terlihat manfaat dari adanya media relations, yaitu membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi/instansi dan media massa, membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsi saling menghormati, menghargai, kejujutan serta kepercayaan, dan juga penyampaian informasi yang akurat, jujur dan mampu memberikan pencerahan bagi publik masyarakat kota Bandung.
Proses PR dapat saja dijalankan sebagai salah satu strategi komunikasi yang dijalankan organisasi, artinya setelah merumuskan permasalahan, menganalisis kemungkinan penyelesaiannya dan merumuskan kebijakan yang diambil, didalamnya sudah diperhitungkan dimensi media relations evaluasi tersebut pada umumnya untuk melihat pengaruh jangka pendek (keluaran program dan pengaruh jangka panjang dampak sebuah program seperti Roadshow Ridwan Kamil Ke Media yang dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Bandung berikut juga dengan tahapannya dalam memberikan penyediaan fasilitas verifikasi untuk media yang membutuhkan
informasi tambahan. Disamping itu, fungsi Media Relation menurut Glen dan Denny Griswold adalah menilai sikap public terhadap organisasi, mengidentifikasikan kebijakan & prosedur individu/organisasi terhadap kepentingan public dan menjalankan program tindakan untuk meraih pengertian dan pengakuan public.
Berdasarkan itu juga pemerintah kota Bandung bersama media – media di kota Bandung membangun dan membentuk sikap dan penilaian masyarakat kota Bandung kepada pemerintah kota Bandung melalui program – program yang diberitakan oleh media yang disebarkan dan disosialisasikan kepada masyarakat Bandung. Karena media massa bagi PRO bukanlah sebagai alat namun sebagai mitra. Dibalik semua itu media relation bukan sekedar mempublikasikan kegiatan yang diselenggarakan satu instansi melainkan juga bagaimana publikasi itu menopang atau memperkokoh citra instansi dimata publiknya. Bukan juga sekedar memperbanyak jumpa kegiatan instansi diliput media massa. Melainkan juga bagaimana peliputan media massa itu menunjang pencapaian tujuan dari instansi seperti pemerintah kota Bandung kepada masyarakat di kota Bandung. Media Relation merupakan kegiatan yang terencana dengan perencanaan yang didasarkan hasil riset, dan ditetapkan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media, dengan karakter muda pimpinan pemerintah kota Bandung sekarang, hasil dari Humas Pemerintah Kota Bandung mengikuti karakter dari Ridwan Kamil sebagai seseorang yang senang melakukan pekerjaan secara lapangan daripada hanya banyak diam dikantor. Dengan melakukan kunjungan – kunjungan ke media di kota Bandung merupakan sebuah inovasi dari
pemerintah kota Bandung sekarang, karena dari walikota – walikota sebelumnya tidak ada yang melakukan kunjungan ke media dalam rangka memberikan informasi seputar program – program pemerintah kota Bandung dan langsung melakukan komunikasinya kepada pemimpin redaksi media yang dikunjungi. Ditambah lagi pihak Humas Pemerintah Kota Bandung selalu siap untuk memberikan penyediaan fasilitas verifikasi sebuah berita untuk media yang membutuhkan. Jadi selain mendatangkan narasumber kepada media langsung, Humas Pemerintah Kota Bandung juga siap untuk didatangi media yang memerlukan informasi dari apa yang sudah disampaikan dalam Roadshow Ridwan Kamil Ke Media.
Garis besarnya adalah media relations tidak hanya terkait dengan sepihak, instansi saja atau media massa saja, melainkan kedua pihak memiliki kepentingan yang sama. Dengan demikian, akan membuat hubungan kerjasama menjadi win-win solutions. Dalam hal ini, Humas Pemerintah Kota Bandung harus benar-benar memahami kepentingan-kepentingan perusahaan media, wartawan serta insan-insan media lain yang terlibat di dalam aktivitas industri media itu sendiri. Hal tersebut berdasarkan pemahaman pengertian media relation yang mengatakan aktivitas komunikasi Public Relations/Humas untuk menjalin pengertian dan hubungan baik dengan media massa dalam rangka pencapaian publikasi program – program pemerintah kota Bandung yang maksimal serta berimbang.
Aktivitas tersebut yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Bandung sekarang dalam membangun hubungan dengan media karena berusaha membangun hubungan yang saling mengerti dan memberikan kebutuhan dari masing – masing.