C. Pemanfaatan Dana
5. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan dana BOK yang harus dibuat oleh Pengelola BOK Puskesmas adalah laporan pelaksanaan kegiatan, laporan keuangan bulanan, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB), buku kas tunai dan laporan tahunan. Hasil wawancara dengan para pengelola BOK Puskesmas tentang pencatatan dan pelaporan yang harus dibuat oleh puskesmas disajikan dalam tabel berikut ini.
Tabel 4.18 Pendapat Informan Tentang Pencatatan dan Pelaporan Dana BOK Informan Pendapat Pengelola BOK Puskesmas Aek Habil Pengelola BOK Puskesmas Sambas
Pencatatan dan pelaporannya ada laporan bulanan, buku kas tunai, SPTJB dan semua pertanggungjawaban kegiatan.
Pencatatan dan pelaporan banyak yaitu laporan keuangan bulanan, laporan tahunan, buku kas tunai dan berkas SPJ. Pengelola BOK Puskesmas Pintu Angin Pengelola BOK PuskesmasPelabuhan Sambas
Pencatatan dan pelaporannya yaitu buku kas tunai, SPTJB, laporan bulanan, laporan kegiatan
Pencatatan dan pelaporan yang dibuat ada laporan bulanan, buku kas tunai, SPTJB dan laporan kegiatan.
Hasil wawancara itu mengungkapkan bahwa pencatatan dan pelaporan yang harus dibuat oleh Pengelola BOK Puskesmas adalah laporan keuangan bulanan, buku kas tunai, SPTJB, laporan tahunan dan dokumen pertanggungjawaban kegiatan. Selanjutnya wawancara tentang dokumen
pertanggungjawaban kegiatan yang harus mereka buat disajikan dalam tabel berikut ini
Tabel 4.19 Pendapat Informan Perihal Dokumen Pertanggungjawaban Kegiatan Puskesmas
Informan Pendapat
Pengelola BOK Puskesmas Aek Habil
Pengelola BOK Puskesmas Sambas
Dokumen yang harus dilengkapi untuk setiap kegiatan yaitu Surat Perintah Tugas (SPT), kuitansi, penerima uang, order, dokumentasi. Kalau laporan kegiatan tidak semua hanya sebagian saja.
Dokumen pertanggungjawaban kegiatan yaitu SPT, absen mini lokakarya/kegiatan, kuitansi, order, laporan dinas dan tanda terima.Kalau laporan dibuat oleh petugas bu.
Pengelola BOK Puskesmas Pintu Angin
Pengelola BOK Puskesmas Pelabuhan Sambas
Dokumen pertanggungjawaban yang harus dibuat ada SPT, kuitansi, tanda bukti barang, tanda penerima dari sasaran, foto atau dokumentasi pelaksanaan kegiatan, laporan kegiatan, order.
Dokumen pertanggungjawaban yang perlu dalam setiap kegiatan itu misalnya SPT, daftar transport, kuitansi, order barang, bon faktur, dan materi.Laporan kegiatan tidak ada dibuat
Dokumen pertanggungjawaban kegiatan yang harus dibuat oleh Pengelola BOK Puskesmas sebagian besar sama yaitu Surat Perintah Tugas (SPT), absen lokakarya mini/kegiatan, kuitansi, order, laporan dinas dan tanda terima, tanda bukti barang, tanda penerima dari sasaran, foto atau dokumentasi, bon faktur dan materi. Sebagian besar dokumen yang harus disiapkan telah dibuat oleh Pengelola BOK namun laporan pelaksanaan kegiatan hanya disiapkan oleh Puskesmas Sambas dan Puskesmas Pintu Angin. Dua puskesmas lain tidak membuatnya dengan alasan pihak dinas kesehatan tidak memintanya.
Selanjutnya mengenai laporan tahunan yang merupakan rekapitulasi pelaksanaan kegiatan puskesmas selama 1 tahun anggaran hanya dibuat oleh Puskesmas Sambas, sementara 3 puskesmas yang lain tidak membuatnya bahkan tidak mengetahui bentuk formatnya dan mengakui bahwa pihak dinas kesehatan tidak menginstruksikannya. Secara lengkap hasil wawancara mengenai hal ini dapat dilihat dalam tabel berikut ini.
Tabel 4.20 Pendapat Informan Perihal Pembuatan Laporan Tahunan BOK Informan Pendapat
Pengelola BOK Puskesmas Aek Habil
Pengelola BOK Puskesmas Sambas
Pengelola BOK Puskesmas Pintu Angin
Laporan tahunan tidak ada dibuat, karena tidak diminta oleh dinas.
Laporan tahunan dibuat.
Laporan tahunan tidak ada kami buat karena tidak ada disuruh dinas
Pengelola BOK Puskesmas Pelabuhan Sambas
Laporan tahunan tidak ada kami buat karena pihak dinas tidak memintanya.
Peneliti juga mempertanyakan mengenai kendala yang dihadapi oleh Pengelola BOK sehubungan dengan pencatatan dan pelaporan BOK ini, dan selengkapnya keluhan mereka dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 4.21 Pendapat Informan Perihal Kendala dalam Pencatatan dan Pelaporan BOK Informan Pendapat Pengelola BOK Puskesmas Aek Habil Pengelola BOK Puskesmas Sambas Pengelola BOK Puskesmas Pintu Angin Pengelola BOK Puskesmas Pelabuhan Sambas
Kendala yang kami hadapi yaitu satu, pertanggungjawabannya terlalu banyak, apalagi saya semua yang mengerjakannya, kedua, waktunya mendesak, ketiga, dananya turun sekali 3 bulan jadi tergopoh-gopoh mengerjakannya, keempat, SPT nya lama selesai
Kalau mengenai kendala banyak, mulai dari yang terlalu ribet, terlalu rumit dan terlalu banyak sehingga menyulitkan kita yang yang masih harus melayani pasien Kalau kendala dalam pencatatan dan pelaporan sejauh ini hanya masalah terlambatnya SPT, kemudian laporan dari pustu dan bidan ptt yang sering terlambat, serta komputernya harus mengantri.
Kendala dalam pencatatan dan pelaporan ini antara lain masalah tugas rangkap sebagai tenaga fungsionil, jadi terkadang pekerjaan kita di fungsional agak dikesampingkan karena kesibukan di BOK, kemudian tentang batas waktu yang terlalu singkat diberikan dinas sehingga terburu-buru dalam mengerjakannya.
Melalui wawancara tersebut terungkap bahwa kendala yang mereka keluhkan sehubungan dengan pencatatan dan pelaporan BOK ini adalah banyaknya dokumen yang harus mereka siapkan, singkatnya waktu yang diberikan oleh dinas kesehatan untuk melengkapinya serta tugas rangkap yang mereka emban. Seringkali kesibukan sebagai Pengelola BOK membuat mereka mengesampingkan tugas pokok dan fungsi mereka dalam pelayanan di puskesmas.
Permasalahan ini kemudian dipertanyakan kepada tim pengelola BOK di Dinas Kesehatan yang berkaitan dengan laporan yakni Bendahara Pengeluaran dan tim verifikator laporan puskesmas. Berikut hasil wawancaranya disajikan pada tabel berikut ini.
Tabel 4.22 Pendapat Informan Perihal Keluhan Pengelola BOK Puskesmas dan Keterlambatan Penyerahan Laporan
Informan Pendapat Bendahara Pengeluaran BOK Dinas Kesehatan (wawancara tanggal 25 Februari 2013)
Sebenarnya pencatatan dan pelaporan yang dikeluhkan oleh puskesmas itu tidak banyak sekali tetapi karena hanya sendirian mengerjakannya jadi terasa banyak, apalagi mereka masih ada tugas lagi yang lain. Kalau masalah keterlambatan sering kali, bahkan selalu terlambat. Tapi ada juga memang puskesmas yang bisa cepat, semua tergantung kapus dan pengelolanya, kalau ada pembagian tugas pasti bisa cepat.
Verifikator Laporan Pertanggungjawaban Puskesmas BOK Dinas Kesehatan (wawancara tanggal 25 Februari 2013)
Masalah keterlambatan laporan hampir selalu terjadi. Kami memang paham kalau laporannya banyak tapi hendaknya bisa dilakukan pembagian tugas jadi pekerjaan bisa lebih ringan.
Jawaban yang diajukan oleh kedua informan dari dinas kesehatan yang berhubungan dengan pencatatan dan laporan menyebutkan hal yang sama, yakni keterlambatan penyampaian laporan yang kerap terjadi disebut mereka adalah akibat kurangnya pembagian tugas dalam pengerjaannya.
4.3.2 Faktor-faktor yang Memengaruhi Implementasi Kebijakan BOK A. Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses interaksi dalam penyampaian informasi antara satu pihak ke pihak yang lain. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi adalah merupakan hal yang sangat vital dalam implementasi suatu kebijakan. Fenomena yang diteliti dalam faktor komunikasi ini adalah kejelasan informasi mengenai kebijakan BOK untuk dapat dipahami dan dilaksanakan oleh pelaksana kebijakan di puskesmas serta intensitas sosialisasi kebijakan.