Klausul 4.5.3.2. Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan
4.4. Bagian Environment and Safety
4.4.2 Penerapan operasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety PT X di Bandung, Jawa Barat dalam
penanganan terhadap kontraktor
Implementasi dan operasi OHSAS 18001:2007 dalam penanganan terhadap Kontraktor yang dilakukan oleh Bagian Environment and Safety sebagai berikut :
a. Sumber daya, peran, tanggungjawab, akuntabilitas dan wewenang
SDM yang berperan dalam pelaksanaan penanganan kontraktor ialah Divisi Logistik, Bagian Umum dan Bagian Environment and Safety. Berikut merupakan tanggungjawab dan wewenang masing-masing :
1) Divisi Logistik wajib memberikan induction training kepada kontraktor melalui :
i. Brosur pengendalian lingkungan dan K3 yang meliputi kebijakan perusahaan, rambu-rambu, sinyal tanda bahaya dan tempat sampah.
ii. Penjelasan, atau training keselamatan dan pengendalian lingkungan saat bekerja.
2) Pengawas Pelaksana 1 (pelaksana dari safety) wajib memberi training terperinci kepada pekerja proyek tentang penggunaan APD, pentingnya keselamatan dalam bekerja termasuk poin 1 dan 2 wajib juga dalam pemantauan kepatuhan pekerja proyek dalam mentaati aturan keselamatan bekerja.
3) Kepala Bagian Umum melalui Seksi Keamanan berwenang dalam menentukan izin masuk pekerja proyek.
4) Kepala Bagian Umum berwenang memberi izin masuk kepada pekerja. List pekerja diberi sebelum melakukan pekerjaan kepada penanggungjawab izin kerja yang kemudian diserahkan pada Kepala Bagian Umum.
5) Penanggungjawab izin kerja ialah Kepala Seksi Safety dalam Bagian Environment and Safety.
6) Penanggungjawab izin kerja berwenang dalam penentuan jenis dan izin kerja, serta pengeluaran izin kerja. Selain itu memastikan juga bahwa persyaratan keselamatan dalam form izin kerja telah dilaksanakan dan telah meyakinkan bahwa fasilitas yang akan dikerjakan dalam keadaan aman sebelum mengerjakan pekerjaan.
7) Penanggungjawab izin kerja menunjuk pengawas pelaksana satu yang merupakan Pelaksana Safety perusahaan untuk mengawasi pekerjaan dan kepatuhan pelaksanaan pekerjaan, memeriksa peralatan para kontraktor yang akan digunakan perusahaan untuk memastikan bahwa alat tersebut aman digunakan.
8) Penempelan label pada alat dari perusahaan yang telah diperiksa, bila pekerjaan dilakukan oleh pihak perusahaan, maka training dilakukan oleh pengawas pelaksana perusahaan.
9) Pihak kontraktor menunjuk pengawas pelaksana dua (2) dari pihaknya untuk mengawasi pekerjaan dan kepatuhan pelaksanaan pekerjaan dari para pekerja.
b. Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
Sebelum memberikan izin kerja diperlukan keahlian review identifikasi aspek bahaya dari pekerjaan yang akan dilakukan dan job safety analysis (JSA) yang telah dibuat oleh kontraktor. Dalam hal ini, Safety membutuhkan kelihaian memahami kondisi lingkungan dan pekerjaan, serta analisis yang baik terhadap aspek bahaya dan risiko, serta tindakan kontrol terhadap risiko yang ada. Sampai saat ini kompetensi yang dimiliki dan pelatihan yang telah didapat masing-masing dalam kaitannya terhadap K3 adalah :
a. Kepala Bagian Umum sebagai pejabat yang memegang tanggungjawab (PYMT) Kepala Bagian Environment and Safety : Training OHSAS 18001:2007.
b. Kepala Seksi Safety : Ahli K3 umum, Pelatihan K3 untuk kontraktor, pelatihan fire alarm control panel, tata cara pembuangan tempat sampah, bio safety level 1-4, K3 dan lingkungan, chemical handling safety, kesiagaan dan tanggap darurat serta penggunaan APAR, OHSAS 18001:2007.
c. Pelaksana : Ahli K3 umum, pelatihan pencegahan dan penanggulangan kebakaran, training OHSAS 18001:2007, training ahli K3 kebakaran dan teknik listrik.
c. Komunikasi, partisipasi dan konsultasi
Komunikasi dilakukan secara tertulis dan tidak tertulis kepada pihak internal, maupun eksternal perusahaan sebagai praktik dari mitigasi. Dalam hal ini pihak internal ialah pihak Bagian Environment and Safety dengan Divisi Logistik dan Bagian Umum, sedangkan eksternal perusahaan ialah pihak kontraktor itu sendiri.
Dilihat dari manajemen bencana, komunikasi dapat dikelompokkan dalam komunikasi tahap pra bencana, bencana dan pasca bencana (Ramli, 2011). Dalam tahap pra bencana sebagai tindakan mitigasi bencana, komunikasi tertulis dilakukan dengan pendekatan. administratif dilakukan melalui SOP, surat-surat dan formulir terkait.
Komunikasi tidak tertulis dilakukan melalui manusia kepada manusia melalui pendekatan manusia yang meliputi :
1) Induction training kepada pimpinan atau perwakilan perusahaan, mandor dan karyawan. Untuk pimpinan, atau perwakilan perusahaan kontraktor dilakukan induction training oleh Divisi Logistik. Sedangkan setelahnya, yaitu mandor dan para pekerja dilakukan oleh Kepala Seksi atau Pelaksana Safety yang memang ditunjuk untuk memberikan training.
2) Kick off meeting : Diskusi yang dilakukan sebelum melakukan pekerjaan. Diskusi tersebut membahas hal yang meliputi tentang cara pengerjaan, penentuan aspek bahaya, baik dari lokasi, alat maupun bahan yang digunakan, risiko yang ada dan bagaimana pengendaliannya.
3) Dalam pengawasan, apabila ada yang melanggar, misalnya tidak menggunakan APD dilakukan pembinaan di lapangan. Apabila lebih dari 3x melakukan pelanggaran, maka diberi surat teguran (surat peringatan) terhadap pihak tersebut dan ditembuskan ke bagian logistik, teknik, bagian QA dan P2K3.
Untuk komunikasi yang dilakukan dalam keadaan tanggap darurat sesuai dengan yang terdapat pada SOP 214K-KTD-01.
d. Pendokumentasian
Pendokumentasian dilakukan oleh Administrasi Bagian Environment and safety. Hal-hal yang didokumentasikan terkait penanganan terhadap kontraktor ialah SOP terkait yaitu 100K-IKER- 01. Sedangkan yang berkaitan dengan informasi K3 adalah :
1) Surat izin kerja panas/surat izin kerja penggalian/surat izin kerja ketinggian/surat izin kerja ruang terbatas.
2) Data pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan (terkait penggunaan APD).
3) Daftar induction training izin kerja. 4) Daftar alat-alat dan mesin yang digunakan. 5) Foto kopi KTP Pekerja dan Mandor.
6) Analisa keselamatan kerja (JSA) yang dibuat oleh pihak kontraktor.
7) Jadwal pekerjaan.
Masing-masing berkas yang berhubungan dengan izin kerja dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pihak yang bekerjasama dengan perusahaan di simpan dalam satu ring binder, atau plastik data dan di tata dalam filling cabinet.
e. Pengendalian dokumen
Dalam pengendalian dokumen, untuk dokumen seperti SOP yang terkait dengan izin kerja kontraktor telah disimpan dengan baik. Apabila ada perubahan maka harus mengikuti SOP revisi yang telah dibuat oleh Divisi QA. Untuk setiap surat izin dan surat tidak perlu izin kerja yang dikeluarkan dibuat rangkap lima untuk Kontraktor, Logistik, Bagian Environment and Safety, Teknik, dan User. Surat izin kerja yang dikeluarkan disimpan selama dua (2) tahun. Daftar induction training izin kerja disimpan bersama dengan surat izin kerja yang dikeluarkan sebagai bukti training. Pengawas yaitu pelaksana satu (1) dari pihak Safety mengisi list alat yang akan digunakan pada saat bekerja. Surat tidak perlu izin kerja dibuat untuk pekerjaan rutin (misalnya pekerjan yang dilakukan oleh teknik atau bagian produksi) dan untuk kontraktor yang telah memiliki sertifikat ISO 14001 dan OHSAS 18001.
Bagian Environment and Safety melalui Seksi Safety memberikan laporan berupa checklist harian tentang kepatuhan pelaksanaan keselamatan kerja dan pengendalian lingkungan di lapangan kepada penanggungjawab izin kerja dan diarsipkan. Apabila ada penyimpangan terhadap pekerjaan yang dilakukan,
pengawas pelaksana dan penanggungjawab harus segera melaporkan kepada supervisor terkait dan segera ditindaklanjuti.
f. Pengendalian operasi
Pengendalian operasional yang dibuat perusahaan tentunya meliputi bagaimana cara kerja yang aman, prosedur operasi yang aman, pengadaan barang yang aman terhadap kesehatan dan keselamatan serta keselamatan kontraktor itu sendiri. Hal tersebut telah diatur secara tertulis dalam dokumen prosedur baku 100K- IKER-01 dengan rujukan dari OHSAS 18001 Klausul 4.4.6, Undang-undang No.1 Tahun 1970, ISO 14001, SOP K-Mek-Kas, SOP 100K-LOTO-01, SOP 100K-SIS-JSA. Dokumen ini dibuat untuk memastikan bahwa semua pekerjaan berisiko tinggi yang dilakukan oleh karyawan maupun kontraktor seperti kerja panas, memasuki ruang tertutup atau terbatas, penggalian dan ketinggian supaya dilaksanakan dengan aman, serta dilakukan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang berlaku dengan memperhatikan aspek lingkungan dan K3.
Prosedur dari izin kerja adalah :
1) Kontraktor mempersiapkan berkas-berkas.
2) Pihak kontraktor mendatangi Divisi Logistik meminta surat permohonan izin kerja.
3) Divisi logistik memberi induction training tentang K3 dan lingkungan terhadap perwakilan kontraktor dan mengeluarkan surat permohonan izin kerja.
4) Kontraktor menghadap ke Kepala Seksi Safety untuk diberi pelatihan dan izin masuk ke perusahaan dengan menunjukkan surat permohonan izin kerja dan foto kopi KTP pekerja.
5) Bagian Environment and Safety melalui Seksi Safety memberikan pelatihan khusus kepada seluruh pekerja.
6) Seksi Safety mengeluarkan izin kerja berdasarkan jenis pekerjaan yang akan dilakukan.
Untuk prosedur pelaksanaannya dapat dibagi sesuai dengan pekerjaan yang ditangani. Prosedur ini telah dibuat oleh pihak perusahaan dengan mempertimbangkan K3 untuk kontraktor agar tidak menyimpang dari kebijakan dan tujuan K3 itu sendiri. Prosedur pelaksanaannya dapat dijabarkan sebagai berikut :
a. Pelaksanaan pekerjaan panas
1) Setelah surat izin kerja disetujui dilakukan training sebelum memulai pekerjaan kepada semua pelaksana (karyawan perusahaan atau karyawan kontraktor) oleh pengawas pelaksana izin kerja dan telah dipastikan bahwa persyaratan-persyaratan yang dicantumkan dalam izin kerja tersebut telah dimengerti.
2) Pelaksana dapat melakukan pekerjaannya setelah surat izin kerja disetujui dan berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi kerja yang ada. Untuk pekerjaan tertentu yang membutuhkan sertifikasi hanya boleh dikerjakan oleh pelaksana yang memiliki sertifikasi sesuai kemampuan.
3) Penanggungjawab perusahaan dan pengawas pelaksana harus mengecek terlebih dahulu daftar pekerja yang bekerja pada area panas tersebut telah sesuai dengan daftar yang diberikan kontraktor dan masing-masing menggunakan nametag ketika bekerja.
4) Pasang surat izin kerja di tempat dimana pelaksana bekerja selama melakukan pekerjaannya.
5) Pastikan bahwa pada area pekerjaan tidak ada bahan yang berpotensi menimbulkan kebakaran, seperti kertas, kayu dan botol atau tabung gas, atau bahan-bahan lain, seperti bahan kimia mudah meledak dan menyala.
6) Pekerja kontraktor menggunakan APD yang diperlukan secara lengkap.
7) Selama melakukan pekerjaannya, pelaksana harus memperhatikan dan ikut melakukan pengendalian lingkungan.
8) Bagian Environment and Safety melalui Seksi Safety dari pihak perusahaan melakukan checklist harian terhadap kepatuhan pelaksanaan keselamatan kerja. Begitupun terhadap pengendalian lingkungan di lapangan, dimana limbah dari hasil pekerjaan harus tetap dikendalikan dan apabila pelaksana tidak mematuhi, maka pengawas pelaksana melaporkan pada penanggungjawab agar pelanggar dapat diberi peringatan. Apabila pekerja kontraktor melakukan pelanggaran berulang atau melakukan pelanggaran berat, maka akan dibuat sanksi. Untuk penyelesaiannya diatur sebagai berikut :
i. Bila pekerjaan telah selesai, maka pelaksana melaporkan kepada pengawas pelaksana dan menandatangani surat izin kerja tersebut yang menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai.
ii. Pengawas pelaksana kemudian akan melakukan pemeriksaan lapangan untuk memastikan bahwa daerah bekas kerja telah bersih dari peralatan yang ada dan tidak terjadi pencemaran lingkungan. Apabila sudah sesuai maka penanggungjawab penerbitan surat izin kerja akan menandatangani surat izin kerja tersebut dan diketahui kepala bagian atau user terkait.
b. Pelaksanaan pekerjaan ruang tertutup
1) Pelaksana dapat melakukan pekerjaannya setelah surat izin kerja disetujui dan berkewajiban melaksanakan pekerjaan tersebut sesuai dengan instruksi kerja yang ada. Saat pekerjaan dilakukan harus ada personil yang berada di luar yang melakukan komunikasi dengan personil yang berada di dalam ruang tertutup. Untuk pekerjaan tertentu yang
membutuhkan sertifikasi maka hanya boleh dikerjakan oleh pelaksana yang memiliki sertifikasi sesuai kemampuan. 2) Penanggungjawab di perusahaan dan pengawas pelaksana
harus mengecek terlebih dahulu bahwa daftar pekerja yang bekerja pada ruang terbatas tersebut telah sesuai dengan daftar yang diberikan kontraktor sebelumnya dan menggunakan nametag.
3) Pastikan bahwa pada area pekerjaan sudah diukur mengenai kadar oksigen dan tidak terdapat gas yang berbahaya, serta menggunakan APD yang diperlukan secara lengkap.
4) Pasang surat izin kerja di tempat dimana pelaksana bekerja selama melakukan pekerjaannya.
5) Selama melakukan pekerjaannya, pelaksana harus memperhatikan dan ikut melakukan pengendalian lingkungan.
6) Bagian Environment and Safety melalui Seksi Safety dari pihak perusahaan melakukan checklist harian terhadap kepatuhan pelaksanaan keselamatan kerja. Begitupun terhadap pengendalian lingkungan di lapangan dimana limbah dari hasil pekerjaan harus tetap dikendalikan dan apabila pelaksana tidak mematuhi, maka pengawas pelaksana melaporkan pada penanggungjawab, agar pelanggar dapat diberi peringatan. Apabila pekerja kontraktor melakukan pelanggaran berulang atau melakukan pelanggaran berat, maka akan dibuat sanksi.
c. Pelaksanaan pekerjaan penggalian
1) Pelaksana dapat melakukan pekerjaannya setelah surat izin kerja disetujui dan berkewajiban melaksanakan pekerjaan tersebut sesuai dengan instruksi kerja yang ada.
2) Pasang surat izin kerja di tempat dimana pelaksana bekerja selama melakukan pekerjaanya.
3) Penanggungjawab pelaksana dari perusahaan dan pengawas pelaksana harus mengecek terlebih dahulu bahwa daftar pekerja yang bekerja pada penggalian tersebut telah sesuai dengan daftar yang diberikan kontraktor sebelumnya dan menggunakan nametag.
4) Pastikan bahwa pada pekerja telah mengerti mengenai alur daerah penggalian dan menggunakan APD yang diperlukan secara lengkap.
5) Pasang rambu disekitar area pekerjaan.
6) Selama melakukan pekerjaannya pelaksana harus memperhatikan dan melakukan pengendalian lingkungan. 7) Pengawas pelaksana dari pihak perusahaan melakukan
checklist terhadap kepatuhan pelaksanaan keselamatan kerja dan pengendalian lingkungan di lapangan, dimana limbah dari hasil pekerjaan harus tetap dikendalikan.
d. Pelaksanaan pekerjaan ketinggian
1) Pelaksana dapat melakukan pekerjaannya setelah surat izin kerja disetujui dan berkewajiban melaksanakan pekerjaan tesebut sesuai dengan instruksi kerja yang ada.
2) Pasang surat izin kerja di tempat dimana pelaksana bekerja selama melakukan pengendalian lingkungan.
3) Selama melakukan pekerjaannya pelaksana harus memperhatikan dan ikut melakukan pengendalian lingkungan.
4) Bagian Environment and Safety melalui Seksi Safety dari pihak perusahaan melakukan checklist harian terhadap kepatuhan pelaksanaan keselamatan kerja. Begitupun terhadap pengendalian lingkungan di lapangan dimana limbah dari hasil pekerjaan harus tetap dikendalikan dan apabila pelaksana tidak mematuhi, maka pengawas pelaksana melaporkan pada penanggungjawab agar pelanggar dapat diberi peringatan. Apabila pekerja
kontraktor melakukan pelanggaran berulang atau melakukan pelanggaran berat, maka akan dibuat sanksi.
4.5. Permasalahan dalam implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian