Klausul 4.5.3.2. Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan
4.7 Analisa Perhitungan pada Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif
4.7.1 Pengolahan data secara horisontal a Analisis unsur faktor pada level kedua
Pengolahan data pada level dua menunjukkan bagaimana tingkat pengaruh suatu unsur faktor pada level dua (2) terhadap sasaran utamanya yaitu identifikasi permasalahan implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety dalam
penanganan terhadap kontraktor. Hasil bobot dari setiap faktor dan prioritasnya dapat dilihat dalam Tabel 6.
Tabel 7. Bobot dan susunan Prioritas faktor kriteria masalah implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety dalam penanganan kontraktor
Unsur Faktor Bobot Prioritas
Sumber daya, tanggungjawab dan
wewenang 0,349 1
Dokumentasi 0,262 2
Komunikasi 0,205 3
Kompetensi, pelatihan dan
kepedulian 0,184 4
Dari Tabel 7 dapat terlihat bahwa unsur sumber daya, tanggungjawab dan wewenang merupakan unsur yang memiliki prioritas pertama dibanding dengan unsur yang lain dengan nilai 0,349. Hal ini menggambarkan bahwa unsur tersebut merupakan unsur utama yang memiliki tingkat pengaruh terbesar dibanding dengan ketiga unsur lainnya. Berikutnya disusul berturut-turut oleh unsur dokumentasi dengan nilai (0,262), Komunikasi (0,205) dan terakhir kompetensi, serta pelatihan dengan nilai 0,184.
Unsur faktor sumber daya, tanggungjawab dan wewenang menjadi prioritas paling utama yang mempengaruhi karena adanya keterbatasan kapasitas seseorang. Penumpukan tanggungjawab akan membuat beban kerja semakin berat, sehingga tidak efisien. Seperti yang diketahui, menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992) bahwa untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat berikut :
1) Berhasil guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target dan tepat waktu.
2) Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan, dan lain-lain secara tepat sesuai rencana.
3) Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan secara tepat.
4) Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.
harus sama dan seimbang dengan tanggungjawabnya. 6) Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.
Hal ini kurang sesuai dengan poin 4 dan 5. Dampaknya pekerjaan Safety dikhawatirkan akan sulit fokus dan berkembang dengan baik apalagi pekerjaannya menyangkut keselamatan karyawan dan stakeholders yang ada di dalam, maupun sekitar perusahaan. Untuk izin kerja sendiri pihak pelaksana satu (1) sebagai penandatangan izin kerja terkadang digantikan dengan yang lain, sehingga terkadang terjadi kesalahan komunikasi antara pihak kontraktor dengan pihak Safety.
Selain itu dilihat dari sumber daya berupa infrastruktur yang masih belum tetap dan agak bising karena berada disamping ruang distribusi juga memberikan ketidaknyamanan. Fasilitas ruang kerja yang tetap dengan suhu, kelembaban, pencahayaan dan tata letak yang sesuai dengan K3, serta nyaman dan tidak bising menjadi syarat ruang kerja yang baik. Hal tersebut menjadi pendukung agar kinerja tidak terganggu dan tidak mempersulit kontraktor bila mengurus keperluannya.
Unsur faktor yang menjadi pioritas kedua dengan nilai (0,262), yaitu dokumentasi. Semua dokumentasi yang berkaitan dengan K3 merupakan catatan informasi penting yang harus tersimpan dengan baik. JSA dan surat izin merupakan bagian dari dokumentasi laporan K3. apabila tidak disimpan dengan baik, hal ini tentunya akan mempersulit pihak terkait dalam pengurusan perpanjangan izin kerja dan menjadi temuan audit, sehingga akan mempersulit Bagian itu sendiri. Unsur faktor yang menjadi prioritas ketiga yaitu komunikasi dengan nilai 0,205 yaitu komunikasi antara perusahaan dengan kontraktor dalam peraturan K3 yang harus dipatuhi oleh pihak kontraktor, serta dalam masalah kepatuhan penggunaan APD. Unsur faktor yang menjadi prioritas keempat (4), yaitu kompetensi, pelatihan dengan nilai (0,184).
b. Analisis unsur faktor pada level ketiga
Hasil pengolahan data pada level ketiga (3) berfungsi untuk melihat tingkat pengaruh aktor-aktor yang terlibat terhadap faktor- faktor yang terdapat pada level kedua.
Tabel 8. Bobot dan susunan prioritas aktor implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety dalam penanganan terhadap kontraktor
Aktor Faktor SDT KPK KM DOK Top Management 0,341 0,104 0,296 0,159 Middle Management 0,417 0,330 0,344 0,337 Operational Management 0,241 0,566 0,360 0,504
Dari Tabel 8 dapat diketahui bahwa aktor yang paling berperan penting dalam Sumber daya, tanggungjawab dan wewenang adalah Middle Management, atau dalam hal ini Kabag. Umum sebagai pymt Kepala Bagian Environment and Safety dengan bobot nilai 0,417. Kabag Umum memiliki tanggungjawab terhadap keseluruhan yang dikerjakan Operational Management, Kabag. Umum menerima laporan dan menyampaikannya dalam rapat dengan kepala divisi Corporate Secretary setiap satu (1) minggu sekali. Kabag. Umum tentunya mengetahui betul bagaimana kondisi dari Kepala seksi dan pelaksananya dalam masalah tanggungjawab dan wewenang. Perihal infrastruktur, Middle Management dapat mengajukan permasalahan yang ada pada Top Management.
Aktor yang berada pada prioritas kedua (2), yaitu Top Management dengan bobot nilai (0,341) memiliki wewenang memberi persetujuan penambahan SDM berkompeten dan perbaikan infrastruktur yang dibutuhkan. Aktor yang berada pada prioritas terakhir adalah Operational Management (0,241), dimana aktor sebagai user dari infrastruktur dan pihak yang terjun langsung ke lapangan dalam penanganan kontraktor.
Berkaitan dengan kompetensi, aktor yang paling berperan penting adalah Operational Management dengan bobot nilai 0,566.
Operational Management terjun langsung untuk melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan, dalam hal ini bertindak sesuai prosedur dan kebijakan K3. Dalam bertindak sesuai prosedur dan kebijakan inilah dituntut adanya kompetensi Kepala seksi beserta pelaksananya. Kemudian aktor pada prioritas kedua, yaitu Middle Management dengan nilai 0,330 yang dalam hal ini harus diketahui seberapa besar kompetensi yang dimiliki Kepala seksi dan pelaksananya. Middle Management memerlukan bekal kompetensi yang berhubungan dengan K3 umum dan K3 kontraktor untuk meningkatkan kinerja Bagian Environment and Safety.
Aktor yang berada pada peringkat terakhir adalah Top Management dengan nilai bobot 0,104. Dalam hal ini, Ketua MR dan Ketua Tim P2K3 telah memiliki kompetensi sebagai Ahli K3 Umum dan tidak terjun langsung, sehingga tidak terlalu berpengaruh besar terhadap penggunaan kompetensi pada pelaksanaan penanganan kontraktor di lapangan.
Untuk komunikasi, aktor yang berpengaruh pada peringkat pertama ialah Operational Management dengan nilai 0,360. Kepala Seksi beserta Pelaksana Safety merupakan aktor yang lebih sering bersinggungan langsung dengan pihak kontraktor dari mulai perizinan kerja sampai pekerjaan selesai, sehingga komunikasi yang terjalin intensitasnya lebih tinggi. Aktor pada peringkat kedua adalah Middle Management dengan nilai 0,344, dimana Kepala Bagian Environment and Safety lebih banyak berinteraksi terhadap Operational Management. Pada prioritas terakhir terdapat Top Management dengan nilai 0,296. Ketua MR dan Tim P2K3 tidak ada job desk untuk melakukan komunikasi langsung kepada pihak kontraktor, kecuali apabila memang diperlukan.
Pada faktor terakhir (dokumentasi), Operational Management merupakan pemegang peranan utama dengan nilai 0,504. Pelaksana Safety, dalam hal ini Administrasi sebagai pihak yang menangani semua dokumentasi yang berhubungan dengan
penanganan terhadap kontraktor oleh Bagian Environment and Safety. Penanganan dokumentasi yang dilakukan mulai dari pembuatan dokumennya hingga penyimpanan dokumen tersebut. Kemudian di posisi kedua terdapat Middle Management dengan nilai 0,337 dan terakhir Top Management dengan nilai bobot 0,159. c. Analisis unsur faktor pada level keempat
Pada analisis tujuan ini dapat dilihat bagaimana tingkat pengaruh unsur tujuan yang terdapat pada level keempat terhadap aktor-aktor pada level ketiga.
Tabel 9. Bobot dan susunan prioritas tujuan implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety dalam penanganan terhadap kontraktor
Tujuan Aktor Top Management Middle Management Operational Management BEB 0,193 0,209 0,181 IF 0,175 0,155 0,222 KTP 0,223 0,212 0,219 KB 0,230 0,245 0,206 DOKB 0,179 0,178 0,172
Pada Tabel 9 terlihat bahwa karyawan yang berkompeten merupakan tujuan yang diprioritaskan oleh Top Management dengan nilai 0,230. Top Management memahami bahwa dengan keadaan Bagian Environment and Safety yang baru terbentuk ini membutuhkan karyawan berkompeten dalam permasalahan K3 di perusahaan, termasuk kaitannya dengan K3 kontraktor. Di sisi lain, pihak Middle Management memprioritaskan beban tanggungjawab yang sesuai sebagai tujuan dengan nilai 0,209. Hal ini dikarenakan Middle Management merasakan bagaimana penumpukan beban tanggungjawab yang harus diberikan sesuai dengan kemampuan dan bidangnya. Sedangkan Operational Management memprioritaskan tujuan infrastruktur yang baik dan tetap dengan nilai 0,222. Kepala Seksi Safety dan pelaksana merupakan pihak yang langsung merasakan bahwa tujuan tersebut memiliki dampak yang mendukung kinerja, ketika berada dalam ruangan termasuk, ketika
dalam menangani kontraktor saat pembuatan izin kerja, induction training dan diskusi lainnya perihal pekerjaan yang akan dan saat berlangsung.
d. Analisis unsur alternatif pada level kelima
Hasil pengolahan horisontal pada level lima menunjukkan tingkat pengaruh suatu unsur alternatif terhadap tujuan-tujuan yang terdapat pada level empat.
Tabel 10. Bobot dan susunan prioritas alternatif implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety dalam penanganan terhadap kontraktor
Alternatif Tujuan BEB IF KTP KB DOKB A 0,494 0,457 0,444 0,493 0,381 B 0,111 0,192 0,208 0,141 0,199 C 0,123 0,157 0,131 0,104 0,101 D 0,272 0,194 0,217 0,261 0,319
Dari hasil pengolahan pada Tabel 10 menunjukkan bahwa untuk mencapai seluruh tujuan, alternatif penambahan SDM kompeten merupakan alternatif paling diprioritaskan dibanding dengan alternatif lainnya dengan nilai 0,381. Dalam penanganan implementasi OHSAS 18001:2007 yang berhubungan dengan kontraktor, tentunya membutuhkan orang-orang kompeten dan didukung dengan tanggungjawab dan wewenang sesuai, sehingga tidak mengganggu penanganan tugas yang lain.
Untuk mencapai tujuan beban tanggungjawab yang sesuai, diposisi dua terdapat alternatif pengelolaan dokumentasi yang baik dan benar dengan nilai 0,272. Alternatif ketiga yaitu penyempurnaan sistem reward and punishment (0,123) dan terakhir penyediaan ruang kerja yang permanen (0,111).
Alternatif tindakan yang menjadi prioritas kedua dalam mencapai tujuan infrastruktur yang baik dan permanen ialah pengelolaan dokumentasi (0,194), kemudian prioritas ketiga penyediaan ruang kerja yang permanen dengan nilai 0,192. Terakhir penyempurnaan sistem reward and punishment (0,157).
Untuk mencapai tujuan kontraktor taat pada peraturan, pada prioritas kedua terdapat alternatif pengelolaan dokumentasi yang baik dan benar dengan nilai sebesar 0,217. Alternatif ketiga (3), yaitu penyediaan ruang kerja yang baik dan tetap (0,131). Prioritas terakhir, yaitu penyempurnaan sistem reward and punishment dengan nilai 0,131.
Alternatif kedua untuk mencapai tujuan karyawan kompeten ialah pengelolaan dokumentasi yang baik dan benar (0,261). Alternatif ketiga yaitu penyediaan ruang kerja yang baik dan tetap (0,141) setelah itu alternatif terakhir yaitu penyempurnaan sistem reward and punishment dengan nilai 0,104.
Dalam mencapai tujuan dokumentasi yang baik, alternatif prioritas kedua ialah pengelolaan dokumentasi yang baik dan benar (0,319). Alternatif ketiga yaitu penyediaan ruang kerja yang baik dan tetap (0,199) dan alternatif terakhir yaitu penyempurnaan sistem reward and punishment dengan nilai 0,101.