PENILAIAN KINERJA
PENGUKURAN KINERJA MEMILIH ANGGOTA KELOMPOK PENGEMBANGAN MUTU PELAYANAN (PMP)
Langkah pertama pada PMP Unit Gawat Darurat adalah membuat daftar fasilitas maupun sarana pendukung pimpinan eksekutif (Chief Executive Officer - CEO). Proyek ini memerlukan seluruh sarana yang terdapat didalam rumah sakit, sehingga dukungan kesatuan kerja diantara masing-masing bagian menjadi sangat penting.
Setelah mencatat semua sarana pendukung pimpinan eksekutif (CEO), langkah berikutnya adalah mencari orang dari berbagai bagian yang memiliki kemauan untuk mengadakan pertemuan setiap minggu, untuk bertukar pendapat, melakukan penilaian kemajuan dan membantu melakukan pengarahan upaya kearah lemajuan yang berhubungan dengan bagian masing-masing. Beberapa bagian yang harus disertakan dalam kelompok ini adalah: • Laboratorium
• Radiologi
• Penerimaan pasien • Keuangan
• Administrasi keperawatan
Beberapa individu lain yang dapat dipertimbangkan untuk disertakan:
• Perawat yang bertugas dari masing-masing kelompok kerja di Unit Gawat Darurat • Pimpinan bagian administrasi Unit Gawat Darurat
• Orang-orang dari bagian lain yang terkait dalam tindakan operasi (mis. dokter anak, anestesi, kebidanan dan kandungan, asisten operasi)
• Menyadari bahwa kepentingan peranan individu yang terlibat dalam kegiatan “on-call” dan rujukan pasien ke unit gawat darurat, maka pemenuhan kebutuhan dari masing-masing individu yang akan terlibat juga perlu diperhatikan dalam upaya menjaga kelancaran kerja unit.
• Perwakilan dari perawatan rumah tangga (housekeeping) juga harus disertakan, oleh karena penyiapan ruangan untuk pasien yang datang adalah penting agar pasien dapat dipindahkan dari Unit Gawat Darurat.
• Bagian gizi dan keamanan juga merupakan komponen yang penting, walaupun bagian ini tidak selalu ada dalam setiap unit gawat darurat. Pimpinan perawat dan pimpinan UGD merupakan anggota informal (ad-hoc) dan bergantung pada jumlah perawat yang bekerja dalam unit, perwakilan dari masing-masing kelompok kerja juga diharapkan menjadi anggota kelompok. Bila tidak terdapat pergantian perawat triage, kelompok ini harus memiliki perwakilan dalam kelompok.
• Pimpinan kelompok harus dapat menentukan orang yang tepat untuk bergabung dalam kelompok dan harus memastikan bahwa setiap bagian dalam pelayanan di rumah sakit yang mendukung operasional Unit Gawat Darurat diundang dalam pertemuan kelompok.
• Kelompok harus mengadakan pertemuan pada saat yang tepat. Pertemuan pada waktu makan siang merupakan pilihan terbaik, terutama apabila juga tersedia makan siang. Penyediaan makanan dan minuman oleh pihak penyelenggara rumah sakit pada pertemuan kelompok menunjukkan kepentingan pekerjaan yang akan dilakukan.
PEMETAAN ALUR PASIEN PADA UNIT GAWAT DARURAT
Mulailah dengan secara nyata membuat pemetaan alur pasien yang terjadi dalam unit pelayanan. Pusatkan perhatian pada alur antrian yang terjadi. Sebagai contoh, pasien yang datang dan menunggu di triage, tempat pendaftaran/pembayaran, dan seterusnya. Mulailah dengan pasien yang datang sendiri dengan berjalan kaki dan kemudian lanjutkan dengan pasien yang dikirim dengan ambulans. Berikan perintah untuk membuat diagram bagaimana perpindahan pasien dari satu tempat ke tempat yang lain.
Tenaga laboratorium diharapkan melakukan pemetaan sejak penerimaan material untuk pemeriksaan dan bagaimana proses pemeriksaan di dalam laboratorium berjalan sampai didapatkan hasil akhir tersedia. Petugas radiologi memulai pemetaan dari saat penerimaan permintaan pemeriksaan sampai dengan pengiriman hasil pemeriksaan radiologi. Petugas
penerimaan pasien melakukan pemetaan sejak memanggil pasien sampai dengan penempatan pasien di ruangan.
Pimpinan kelompok kemudian mencoba untuk menggabungkan hasil pemetaan yang dilakukan oleh setiap anggota kelompok. Pada umumnya gabungan hasil pemetaan ini akan memenuhi seluruh permukaan dinding tempat pertemuan dan setiap orang dapat melihatnya secara utuh. Kemudian setiap anggota tim diminta memberikan penjelasan bagaimana pasien berpindah dalam bagian pemetaan yang dibuatnya, dan pada saat anggota tim memberikan penjelasan, dilakukan curah pendapat dari kelompok untuk mencari alternatif perbaikan dan pengembangan proses. Pimpinan kelompok mencatat setiap usulan dan mempertimbangkan kemungkinan pelaksanaannya. Apabila kelompok mengambil keputusan tentang suatu perubahan untuk perbaikan, maka usulan tersebut akan dicobakan sesuai dengan bagian dan alur proses yang ada. Hasil dari perubahan ini harus dinilai secara empiris.
PENGUKURAN
Unsur pokok dari kegiatan pengembangan kualitas secara berkesinambungan adalah pengukuran. Curah pendapat dan penentuan prioritas perubahan memang penting, tetapi tidak seorangpun akan mengetahui apakah perubahan yang dibuat akan makin mendekatkan tujuan sebelum dapat dilakukan pengukuran alur pasien. Pengukuran adalah salah satu dasar dari manajemen operasional. Pengembangan alat ukur harus dilkukan sejak dari awal proses.
Tujuan utama untuk melakukan pengukuran adalah menugaskan seseorang untuk mendapatkan angka dari table yang telah dibuat. Tehnik pengukuran ini sering mengalami kegagalan karena kegiatan ini sangat memerlukan waktu yang panjang. Seseorang dapat menghabiskan waktu antara 1-2 bulan, tetapi pengumpulan dan analisa data dapat memerlukan waktu yang lebih panjang lagi karena setiap kali akan terhenti. Sebagai contoh, menghitung waktu diantara bagian yang satu dengan yang lainnya dan melakukan perhitungan waktu yang terbuang diantaranya memerlukan waktu dan masalah yang sulit. Disisi lain, komputer dapat melakukan pekerjaan ini secara cepat. Sebelum komputer digunakan di unit gawat darurat seperti saat ini, penilaian alur pasien adalah tugas yang sangat memakan waktu dan sulit diharapkan. Penggunaan komputer rumah sakit adalah salah satu kunci untuk melakukan pengukuran dengan baik.
PENGGUNAAN KOMPUTER RUMAH SAKIT
Komputer rumah sakit telah berisi data dasar pasien unit gawat darurat, karena komputer ini digunakan untuk menghitung perincian biaya. Data dasar ini diharapkan dapat membantu untuk melakukan analisa dan pencatatan waktu untuk kepentingan kelompok PMB. Komputer rumah sakit yang digunakan pada saat ini telah dipersiapkan untuk melakukan laporan secara harian untuk kepentingan manajemen. Keadaan ini sudah menjadi standard dalam industri pelayanan sejenis rumah sakit. Dengan menggunakan program yang sama, dengan sedikit penyesuaian, laporan waktu yang diperlukan oleh kelompok PMB dapat dipenuhi, sehingga hanya diperlukan sedikit penambahan biaya.
Di data dasar lomputer rumah sakit pencatatan waktu datang untuk setiap pasien selalu dilakukan, sehingga hanya diperlukan tambahan pencatatan waktu keluar. Dengan mengurangkan waktu keluar dengan waktu masuk, maka akan didapat waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan pada pasien. Apabila tidak didapatkan data waktu keluar, maka dapat dilakukan pencatatan waktu keluar berdasarkan catatan waktu yang dilakukan oleh perawat.
Setelah pemrogram komputer menambahkan item waktu keluar dalam program komputer rumah sakit, maka ia harus membuat sebuah program tambahan dengan menggunakan data dasar yang sama yang akan melaksanakan:
¾ Program harus dapat melakukan perhitungan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pelayanan pada setiap pasien dan waktu rata-rata yang diperlukan untuk memberikn pelayanan untuk setiap kelompok kerja dalam unit gawat darurat. Sebagai keluaran harus dapat ditampilkan nama pasien, umur, keluhan utama, waktu datang, waktu keluar dan perhitungan waktu yang diperlukan untuk pelayanan. Hal lain yang harus tercatat adalah jumlah pasien, waktu rata-rata pelayanan untuk setiap kelompok dan setiap hari.
¾ Program harus mampu untuk mengatasi kasus dimana tidak terdapat catatan waktu keluar. Data tanpa catatan waktu keluar dapat dikeluarkan dari perhitungan waktu rata-rata pasien yang lain.
¾ Program harus dapat melakukan laporan harian pasien. Perhitungan waktu dapat memerlukan beberapa hari, sehingga laporan harian sudah harus dapat dilaporkan dalam waktu 3 hari kemudian.
¾ Program juga harus dapat menghapuskan waktu proses pelayanan yang dilakukan lebih dari 400 menit yang mungkin dilakukan karena kesalahan memasukkan tanggal, sehingga tidak akan menyebabkan penyimpangan dalam laporan yang terlalu berlebihan. Program juga harus dapat menghapuskan data dengan waktu proses pelayanan kurang dari 0 menit untuk alasan yang sama.
¾ Program harus dapat memisahkan data berdasarkan kelompok dan beberapa kategori pemeriksaan antara lain: 1) laboratorium dan radiologi, 2) laboratorium, 3) radiologi dan 4) tanpa pemeriksaan laboratorium maupun radiologi.
Komputer kemudian melakukan pengurutan data dan melakukan penghitungan jumlah pasien yang dirawat dan jumlah waktu yang diperlukan untuk proses pemeriksaan dibandingkan dengan waktu yang diperlukan untuk proses pemeriksaan untuk pasien yang tidak dirawat. Penilaian ini penting untuk memperkirakan waktu yang diperlukan untuk penerimaan pasien. Kemudian akan dilakukan pengurutan pasien berdasarkan kelompok dibawah ini:
Kelompok 1: Pasien tanpa pemeriksaan radiologi maupun laboratorium Kelompok 2: Pasien dengan pemeriksaan radiologi
Kelompok 3: Pasien dengan pemeriksaan laboratorium
Kelompok 4: Pasien dengan pemeriksaan radiologi dan laboratorium Kelompok 5: Pasien yang dirawat
Kelompok 6: Pasien yang tidak dirawat
PENGUKURAN WAKTU YANG DIGUNAKAN UNTUK PEMERIKSAAN RADIOLOGI, LABORATORIUM DAN PENERIMAAN PASIEN (PATIENT ADMISSION)
Pengukuran waktu pemeriksaan radiologi
Untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk pemeriksaan radiologi diperlukan catatan waktu dimana permintaan pemeriksaan diajukan dan waktu pasien kembali dari pemeriksaan dengan membawa hasil pemeriksaan. Keadaan ini tidak akan terjadi karena berbagai alas an, sehingga tidak pernah tersedia data yang diperlukan untuk analisa, disamping akan menambah pekerjaan staf perawatan.
Apabila data waktu proses yang diperlukan pada pasien kelompok 1 (pasien yang tidak memerlukan pemeriksaan radiologi dan laboratorium) diperbandingkan dengan pasien kelompok 2 (pasien yang hanya memerlukan pemeriksaan radiologi), maka selisih waktu
diantara keduanya adalah waktu yang dipergunakan untuk melakukan proses pemeriksaan radiologi. Bila selisih waktu yang didapatkan lebih dari 1 jam, maka diperlukan penilaian lebih rinci pada proses yang terjadi selama pemeriksaan radiologi.
Pengukuran waktu pemeriksaan laboratorium
Cara yang sama dapat dilakukan untuk pengukuran waktu pemeriksaan laboratorium. Perbandingan antara kelompok 1 dan kelompok 3 adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan laboratorium.
Sebagai contoh, didapatkan pertambahan waktu pemeriksaan laboratorium pada saat dan menjelang Lebaran, ternyata dalam penilaian keadaan ini disebabkan oleh banyaknya tenaga yang menjalani cuti sehingga hanya terdapat sejumlah kecil tenaga yang masih tertinggal. Untuk mengatasi keadaan ini dilakukan perubahan pola kebijakan cuti pegawai. Tanpa adanya data yang akurat tidak akan pernah terungkap adanya masalah dan alternatif penyelesaian yang baik.
Pengukuran waktu penerimaan pasien
Perbedaan waktu antara kelompok 5 dan kelompok 6 berkaitan dengan waktu penerimaan pasien. Waktu yang diperlukan untuk penerimaan pasien adalah waktu diantara waktu datang / mendaftar dan waktu saat pasien meninggalkan unit pelayanan. Lakukan pemantauan perbedaan waktu antara kelompok 5 dan 6, ini adalah hal yang mudah dan akurat untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk melakukan penerimaan pasien.
Nilai dari sistem laporan harian adalah pada penyelesaian masalah yang teridentifikasi. Secara berkala harus dilakukan penelitian secara manual untuk menentukan apakah masalah terselesaikan, pada umumnya sukar untuk melakukan perubahan yang bersifat menetap.
GRAFIK UMPAN BALIK (FEEDBACK GRAPHS)
Langkah akhir dari proses pengembangan mutu berkelanjutan adalah melakukan umpan balik, sehingga staf dapat melihat kemampuan mereka untuk mencapai tujuan. Tanpa umpan balik maka proses PMB tidak bermakna.
Inti dari langkah ini adalah grafik kinerja. Grafik kinerja dapat disajikan pada papan pengumuman, ruang paramedis dan ruangan lain setiap minggu. Setiap titik dalam grafik menunjukkan kinerja dari kelompok tertentu pada hari tertentu. Grafik ini memungkinkan setiap orang untuk melakukan penilaian kinerja pada saat mereka bertugas dan sekaligus memberikan informasi apakah pekerjaan yang mereka lakukan di hari itu efisien atau tidak. Grafik yang dibuat dengan mencantumkan jumlah pasien sebagai koordinat x dan rata-rata waktu yang diperlukan dalam proses penerimaan pasien sebagai koordinat y.
PENILAIAN KINERJA UNIT GAWAT DARURAT OBSTETRI 24 JAM