PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI
Jumlah 33 1,070.12 1,112.06 Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah
9.6 PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN KUMPULAN WANG AMANAH
Seksyen 9(1) dan 10 Akta Acara Kewangan 1957 menetapkan penubuhan dan pengurusan Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah. Pada tahun 2004, sejumlah 29 Akaun Amanah telah ditubuhkan. Kementerian Kewangan Negeri dan Jabatan Bendahari Negeri mengendalikan 6 Akaun Amanah utama iaitu Kumpulan Wang Pembangunan, Kumpulan Wang Khas, Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Akaun Amanah Pelbagai, Deposit dan Akaun Kena Bayar. Semakan Audit mendapati pada akhir tahun 2004, baki keseluruhan Kumpulan Wang dan Akaun Amanah tersebut mempunyai baki debit berjumlah RM27.82 juta berbanding RM75.91 juta pada tahun 2003. Pihak
Bendahari Negeri telah menyediakan daftar untuk merekodkan penyerahan penyata penyesuaian amanah ini. Selain itu, Jabatan Audit Negara juga mendapati Penyesuaian Amanah antara rekod Perbendaharaan dengan Jabatan ada disediakan setiap bulan. Semakan Audit selanjutnya terhadap pengurusan Kumpulan Wang Amanah, Deposit dan Wang Amanah yang lain mendapati perkara berikut:
9.6.1 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan a) Kumpulan Wang Amanah Lebih Dikeluarkan
Mengikut Arahan Perbendaharaan 155, Kumpulan Wang Amanah tidak boleh dikeluarkan melebihi dana yang ada. Semakan Audit mendapati 2 Kumpulan Wang Amanah telah lebih dikeluarkan berjumlah RM130.69 juta dan dana bagi lebihan perbelanjaan ditampung daripada Kumpulan Wang Disatukan. Kumpulan Wang Amanah ini adalah seperti di Jadual 13.
Jadual 13
Kumpulan Wang Amanah Yang Terlebih Dikeluarkan Pada 31 Disember 2004
Bil. Kumpulan Wang Peruntukan (RM Juta) Jumlah Dikeluarkan (RM Juta) Jumlah Lebih Dikeluarkan (RM Juta) 1. Kumpulan Wang Bekalan Air (Pengendalian Dan Penyenggaraan) 12.00 90.08 (78.08)
2. Akaun Pendahuluan Diri 12.00 64.61 (52.61)
Jumlah 24.00 154.69 (130.69)
Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah
b) Kumpulan Wang Amanah Tidak Aktif
Pada tahun 2004, ada 2 Kumpulan Wang Amanah tidak aktif antara 5 tahun hingga melebihi 16 tahun iaitu Kumpulan Wang Amanah Kuari dan Premix (Pembaharuan) dengan baki RM0.02 juta dan Kumpulan Wang Kemajuan Tanah Belia dengan baki RM0.56 juta.
c) Akaun Pendahuluan Diri
Akaun Pendahuluan Diri diwujudkan bagi maksud memberi pendahuluan wang kepada pegawai Kerajaan Negeri untuk keperluan menjalankan tugas rasmi, pendahuluan gaji sementara menunggu surat pelantikan atau bagi menyelesaikan kehilangan wang atau sebab lain sementara menanti penyiasatan dan penyelesaian muktamad. Peruntukan bagi Akaun Pendahuluan Diri adalah berjumlah RM12 juta. Pada tahun 2004, sejumlah RM64.61 juta telah dikeluarkan menjadikan Akaun Pendahuluan Diri lebih dikeluarkan berjumlah RM52.61 juta. Pengurusan akaun ini bertambah baik memandangkan ada pengurangan baki terlebih dikeluarkan sejumlah RM26.34 juta atau 33.4% berbanding RM78.95 juta pada tahun 2003. Semakan
Audit mendapati rekod berkenaan akaun ini yang diselenggara oleh Bendahari Negeri adalah memuaskan dan teratur. Semakan selanjutnya mendapati jumlah hutang yang tidak dijelaskan semenjak tahun 2003 dan sebelumnya berjumlah RM20.35 juta. Sejumlah RM7.82 juta atau 38.4% daripada akaun yang tidak dijelaskan itu merupakan pendahuluan gaji kepada kakitangan berjawatan sementara dan kontrak yang belum mendapat surat pelantikan khususnya di Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah. Akaun Pendahuluan Diri juga termasuk bayaran yang dibuat di bawah Arahan Perbendaharaan 54. Bayaran ini memerlukan kelulusan khas Pegawai Kewangan Negeri bagi membayar perbelanjaan yang tidak mempunyai baki peruntukan. Perbelanjaan tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada Akaun Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) sebagai suatu pendahuluan kepada Pegawai atas nama jawatannya, sementara menunggu keputusan mengenai cara penyelesaiannya. Pada tahun 2004, pihak Kementerian Kewangan telah meluluskan pembayaran dan penyelesaian masing-masing berjumlah RM28.63 juta dan RM58.87 juta.
d) Kumpulan Wang Jalan-Jalan Raya Dan Jambatan-Jambatan
Kumpulan Wang ini ditubuhkan pada awal bulan Januari 1994 untuk menyediakan kewangan dan pengawalan perakaunan yang akan dijalankan ke atas operasi dan penyenggaraan jalan raya dan jambatan Kerajaan Negeri. Pada tahun 2004, pemberian sejumlah RM242.15 juta telah diterima daripada Kerajaan Negeri bagi tujuan ini. Daripada amaun ini sejumlah RM247.77 juta dibelanjakan. Kumpulan Wang ini mengakhiri tahun 2004 dengan defisit RM5.62 juta menyebabkan baki Kumpulan Wang ini menurun menjadikan RM45.87 juta berbanding RM51.49 juta pada tahun 2003.
9.6.2 Akaun Deposit
Pada akhir tahun 2004, ada 58 akaun deposit berjumlah RM271.75 juta. Mengikut Arahan Perbendaharaan 159 dan Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bilangan 5 Tahun 2004, semua Pegawai Pengawal adalah dikehendaki menyerahkan kepada Jabatan Bendahari Negeri dan wakil Ketua Audit Negara senarai baki sebelum pertengahan bulan April 2005. Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan pengendalian Akaun Deposit mendapati senarai baki individu bagi akaun deposit telah diserahkan. Perbezaan baki yang wujud antara baki individu dengan baki di Perbendaharaan Negeri telah disokong dengan Penyata Penyesuaian.
Pada pendapat Audit, pengurusan Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah telah diurus dengan memuaskan. Tindakan proaktif terhadap teguran Audit berkaitan pengurusan dan kawalan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah sedang diambil oleh pihak Kementerian Kewangan.
10. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Pada keseluruhannya pengurusan kewangan Kementerian adalah baik. Usaha berterusan telah dilakukan bagi meningkatkan lagi mutu pengurusan kewangan khususnya bayaran balik pinjaman. Selain itu, kawalan hasil dan perbelanjaan adalah bertambah baik walaupun kelemahan pada tahun lalu masih berulang dan dilaporkan di laporan ini. Adalah disyorkan tindakan berkesan diambil secara berterusan bagi meningkatkan tahap pengurusan kewangan dari semasa ke semasa.
PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT NEGERI 11. LATAR BELAKANG
Selain menjalankan Pengauditan Pengurusan Kewangan di Kementerian Kewangan Negeri dan 2 Pejabat Bendahari Daerah, Jabatan Audit Negara juga memilih 9 Kementerian/Jabatan/Pejabat di Negeri Sabah untuk diaudit. Kedudukan jumlah hasil, perbelanjaan dan deposit bagi 9 Kementerian/Jabatan/Pejabat tersebut pada tahun 2004 adalah seperti di Jadual 14.
Jadual 14
Jumlah Hasil, Perbelanjaan Dan Baki Deposit Pada Tahun 2004
Jumlah Perbelanjaan Bil Nama Kementerian/Jabatan/
Pejabat Jumlah Hasil (RM Juta) Mengurus (RM Juta) Pembangunan (RM Juta) Deposit (RM Juta) 1. Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar
0 51.40 0 0.01
2. Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan
0 34.67 0 0
3. Jabatan Air Negeri Sabah 91.52 212.87 195.88 27.87 4. Jabatan Kehakiman Syariah
Negeri Sabah
0.07 2.12 0 0
5. Jabatan Perikanan Sabah 0.61 13.16 4.48 0.72 6. Jabatan Pembangunan
Perindustrian Dan Penyelidikan
* 1.94 0 0
7. Pejabat Perhubungan Negeri Sabah
# 1.03 0 0
8. Pejabat Daerah Keningau 0.21 2.81 1.33 0.03 9. Pejabat Daerah Lahad Datu 0.22 0.32 1.02 0.01
Jumlah 92.63 320.32 202.71 28.64
Sumber: Perbendaharaan Negeri Nota: * Jumlah hasil ialah RM330
12. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan/Pejabat berkenaan telah diuruskan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan serta wujud kawalan dalaman yang kukuh. Selain itu, ia juga bertujuan untuk memastikan sama ada penyelenggaraan rekod adalah lengkap dan kemas kini. Skop pengauditan meliputi tahun kewangan 2003 dan 2004 dengan menyemak dokumen kewangan seperti Buku Tunai, Buku Vot, baucar bayaran, penyata penyesuaian, Daftar Harta Modal dan rekod kewangan lain. Perbincangan juga diadakan dengan pegawai yang terlibat bagi mendapat penjelasan terhadap perkara berbangkit. Selain itu, pemeriksaan fizikal terhadap aset juga dijalankan untuk menentukan kewujudannya.
13. PENEMUAN AUDIT