PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI
Jumlah 33 1,070.12 1,112.06 Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah
16. PROGRAM ANAK ANGKAT 1 LATAR BELAKANG
Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957 serta undang-undang lain yang berkaitan telah menetapkan bahawa Ketua Audit Negara adalah bertanggungjawab untuk mengaudit dan melapor kedudukan penyata kewangan serta aktiviti Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Badan Berkanun Persekutuan dan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Ugama Islam. Berdasarkan kepada pengauditan yang telah dijalankan, adalah didapati bahawa kelemahan yang sama mengenai pengurusan kewangan/aktiviti di Jabatan/Agensi Kerajaan masih berterusan sungguhpun seringkali dibangkitkan oleh pihak Audit. Sehubungan dengan ini, Jabatan Audit Negara telah mengambil langkah yang lebih sistematik dan memutuskan untuk membantu Jabatan/Agensi berkenaan dengan melaksanakan Program Anak Angkat. Program ini mula dilaksanakan pada tahun 2003 melalui Arahan Ketua Audit Negara Bilangan 5 Tahun 2002.
16.2 OBJEKTIF PROGRAM
Objektif program ini adalah untuk membantu Jabatan/Agensi memantapkan pengurusan kewangan dengan cara memberi bimbingan dan nasihat bagi mengatasi segala kelemahan yang berlaku terutamanya berhubung penyelenggaraan rekod perakaunan.
16.3 PELAKSANAAN/PENDEKATAN
Pendekatan yang diambil oleh Jabatan Audit Negara bagi melaksanakan program ini adalah seperti berikut:
16.3.1 Kaedah Pemilihan Pejabat
Kriteria asas terhadap pemilihan Jabatan/Agensi sebagai Anak Angkat ialah pejabat yang mempunyai ruang untuk menambahbaik pengurusan kewangannya. Pejabat berkenaan dikenal pasti melalui hasil pemeriksaan Audit yang telah dilakukan, aduan awam melalui media dan juga sumber tertentu seperti Biro Pengaduan Awam dan cadangan oleh Ketua Jabatan/Agensi yang menunjukkan minat/inisiatif untuk memperbaiki kelemahan pengurusan kewangannya.
16.3.2 Jabatan/Agensi Yang Dipilih
Pada tahun 2004, sejumlah 8 Jabatan/Agensi telah dipilih menjadi Anak Angkat seperti berikut:
a) Jabatan Hidupan Liar b) Perpustakaan Negeri Sabah c) Jabatan Tanah Dan Ukur d) Jabatan Air Tawau
e) Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah f) Majlis Ugama Islam Sabah
g) Majlis Daerah Kunak
h) Majlis Daerah Kinabatangan
Tiga daripada 8 Jabatan/Agensi tersebut iaitu Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah, Majlis Ugama Islam Sabah dan Majlis Daerah Kinabatangan adalah lantikan semula dari tahun 2003 kerana pencapaian pengurusan kewangan masih kurang memuaskan.
16.3.3 Tatacara Pelaksanaan
Program Anak Angkat dijalankan melalui beberapa peringkat seperti berikut:
a) Penilaian Masalah
Program Anak Angkat dilaksanakan melalui penilaian Audit secara menyeluruh di Pejabat yang dipilih sebagai Anak Angkat untuk mengenal pasti masalah pengurusan kewangan dan puncanya. Penilaian ini merangkumi komponen kawalan dalaman, kawalan pengurusan dan penyelenggaraan rekod mengenai pengurusan hasil, pengurusan perbelanjaan, pengurusan pinjaman, pengurusan amanah dan deposit serta pengurusan aset dan inventori.
b) Perbincangan Dengan Ketua Jabatan/Agensi/Ketua Pejabat
Daripada penilaian yang dijalankan, kelemahan yang dikenal pasti dan puncanya serta langkah pembetulan yang dicadangkan akan dibincangkan bersama Ketua Jabatan/Agensi atau Ketua Pejabat berkenaan.
c) Lawatan Susulan
Bagi memastikan bahawa pejabat yang dipilih sebagai Anak Angkat membuat tindakan pembetulan terhadap kelemahan yang dibangkitkan, tindakan berikut telah diambil:
i) Memberi latihan secara teori dan praktikal kepada pegawai yang terlibat dengan
pengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekod perakaunan.
ii) Memberi input kepada Ketua Jabatan/Pejabat bagi menyediakan panduan kerja
yang berkaitan dengan pengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekod perakaunan.
iii) Memantau kemajuan pelaksanaan kerja pembetulan dan memastikan bahawa
kerja tersebut dilaksanakan dengan teratur dan secara berterusan. Bagi tujuan pemantauan, lawatan ke Jabatan/Pejabat berkenaan dibuat dari semasa ke semasa sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali dalam tempoh satu tahun.
16.4 KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTI
Hasil daripada pemeriksaan Audit yang dijalankan, pihak Audit mendapati beberapa kelemahan seperti berikut:
a) Penurunan kuasa kepada pegawai yang terlibat dengan pungutan hasil, pengeluaran
Pesanan Pembelian Tempatan dan kelulusan baucar bayaran tidak dibuat secara bertulis.
b) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sama ada tidak disediakan dengan kemas kini
atau tidak disediakan langsung.
c) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun tidak bermesyuarat mengikut
tempoh yang ditetapkan.
d) Kelewatan untuk merekod kutipan hasil ke Buku Tunai.
e) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan dan daftar pemeriksaan tidak diselenggarakan. f) Buku Vot tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.
g) Daftar Bil tidak diselenggara dengan kemas kini.
h) Daftar Harta Modal dan Inventori tidak diselenggarakan dengan lengkap, pemeriksaan
tahunan tidak dilakukan dan lewat mengambil tindakan pelupusan.
16.5 TINDAKAN PEMBETULAN OLEH JABATAN/AGENSI
Tindakan pembetulan oleh Jabatan/Agensi yang terlibat sebagai Anak Angkat antaranya seperti berikut:
a) Penurunan kuasa telah dibuat dengan teratur.
b) Jabatan/Agensi sedang menyediakan/mengemas kini maklumat yang berkaitan untuk
penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.
c) Tindakan sedang diambil oleh Jabatan/Agensi untuk mengadakan mesyuarat mengikut
tempoh yang ditetapkan.
d) Semua kutipan telah direkod ke Buku Tunai dengan teratur.
e) Pemeriksaan mengejut telah dijalankan dan Daftar Pemeriksaan Mengejut telah
diselenggara.
f) Penyelenggaraan Buku Vot yang kurang lengkap dan kemas kini telah diambil
tindakan.
g) Daftar Bil yang kurang kemas kini sedang diambil tindakan.
h) Tindakan telah/sedang diambil untuk mengemaskinikan Daftar Harta Modal dan
Inventori, mengadakan pemeriksaan fizikal terhadap aset dan juga melupuskan aset yang rosak/usang.
i) Agensi berkenaan telah/sedang menyediakan Penyata Kewangan Tahunan. 16.6 PENCAPAIAN
Pada keseluruhannya, enam daripada 8 Jabatan/Agensi yang dipilih mengikuti Program Anak Angkat telah menunjukkan perubahan yang positif yang mana Jabatan/Agensi tersebut telah memberikan komitmen yang baik semasa program dijalankan. Hasil daripada bimbingan dan latihan yang diberikan oleh pasukan Audit, maka 6 Jabatan/Agensi terbabit telah berjaya memperbaiki rekod perakaunannya dari segi pengurusan kewangan. Lawatan Audit yang terakhir dibuat di Jabatan/Agensi berkenaan menunjukkan kebanyakan kelemahan telah dapat diatasi melalui usaha yang berterusan untuk mengemas kini rekod dan dokumen kewangan serta mematuhi peraturan/prosedur kewangan yang ditetapkan. Bagaimanapun, pencapaian bagi 2 Jabatan/Agensi iaitu Jabatan Air Tawau dan Majlis Daerah Kunak masih kurang memuaskan dan memerlukan bimbangan dan latihan berterusan daripada pihak Audit. Jabatan Air Tawau masih belum mengatasi kebanyakan kelemahan yang dibangkitkan kerana kurang komitmen daripada kakitangan. Manakala, Majlis Daerah Kunak tidak dapat mencapai tahap pengurusan kewangan yang diharapkan kerana menghadapi masalah kekurangan kakitangan khususnya di Bahagian Kewangan.
16.7 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Pada pandangan Audit, enam Jabatan/Agensi iaitu Jabatan Hidupan Liar, Jabatan Tanah Dan Ukur, Perpustakaan Negeri Sabah, Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah, Majlis Daerah Kinabatangan dan Majlis Ugama Islam Sabah telah mencapai objektif Program Anak Angkat dengan jayanya. Jabatan/Agensi tersebut telah dapat mengatasi dan memperbaiki kebanyakan kelemahan dan masalah pengurusan kewangan terutama berhubung penyelenggaraan rekod perakaunan. Oleh yang demikian, Jabatan Audit Negara telah memutuskan untuk menamatkan Program Anak Angkat di 6 Jabatan/Agensi tersebut. Bagaimanapun, dua Jabatan/Agensi iaitu Jabatan Air Tawau dan Majlis Daerah Kunak yang menunjukkan pencapaian kurang memuaskan masih memerlukan bimbingan berterusan dan akan diteruskan sebagai Anak Angkat Jabatan Audit Negara pada tahun 2005.