PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI
Jumlah 33 1,070.12 1,112.06 Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah
13. PENEMUAN AUDIT 1 KAWALAN PENGURUSAN
13.5 PENGURUSAN ASET
13.5.1 Pengurusan aset Kerajaan adalah aspek penting bagi menentukan ia diuruskan
secara ekonomik. Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bil. 3 Tahun 1993 dan Panduan Mengenai Tatacara Pengurusan Stor telah menetapkan peraturan pengurusan aset Kerajaan yang perlu dipatuhi oleh setiap pejabat. Antara rekod yang perlu diselenggarakan ialah Daftar Harta Modal, Inventori, Bekalan Pejabat dan Pergerakan Aset. Antara aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/Pejabat ialah kenderaan, komputer dan kelengkapan pejabat. Semakan Audit mendapati daftar tersebut telah disediakan di semua pejabat yang dilawati. Bagaimanapun, sebahagian daftar tersebut tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini kerana maklumat asas seperti nombor siri pendaftaran, harga, tarikh pembelian dan tandatangan pegawai penyelia tidak dicatat di daftar berkenaan. Pembelian aset pada tahun 2004 di beberapa Kementerian/Jabatan/Pejabat juga belum direkodkan ke Daftar Harta Modal dan Inventori dengan sepenuhnya. Selain itu, sebahagian aset dan inventori di Pejabat yang dilawati juga belum ditandakan dengan Nombor Siri Pendaftaran dan Hak Milik Kerajaan. Pemeriksaan fizikal dan verifikasi stok juga belum dilaksanakan oleh beberapa pejabat yang diaudit.
Bagi membantu Ketua Kementerian/Jabatan/Pejabat mengurus kenderaan dengan baik, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 menggariskan beberapa tatacara berhubung dengan pembukaan fail kenderaan, pelantikan pegawai pengangkutan, penyelenggaraan Buku Log, pembaikan dan prosedur pelupusan. Semakan Audit mendapati kebanyakan pejabat yang dilawati ada menyelenggara fail kenderaan bagi menyimpan kad kenderaan, rekod pembaikan dan sebagainya. Bagaimanapun, kebanyakan Buku Log tidak dikemas kini dengan butiran lengkap seperti nama dan tandatangan pegawai yang memberi kuasa, kegunaan minyak dan sebagainya.
Pegawai Pengawal atau wakilnya bertanggungjawab menentukan semua aset Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau berlebihan diperiksa dengan segera dan dilupuskan secara paling berfaedah mengikut peraturan yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati beberapa pejabat yang mempunyai aset tidak ekonomik untuk dibaiki masih belum dilupuskan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di Jadual 18.
Jadual 18
Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Pengurusan Aset
Peraturan Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan/Pejabat
a b c d e f g h i
Kementerian Pelancongan Kebudayaan Dan
Alam Sekitar x x x TB TB TB x / / Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan x x / TB x / / / / Jabatan Air Negeri Sabah x x x x / x x x x Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah x x x x TB x x x x Jabatan Perikanan Sabah x x x / x / / / x Jabatan Pembangunan Perindustrian Dan
Penyelidikan x x / TB TB x x / x Pejabat Perhubungan Negeri Sabah x x x TB TB / / / TB Pejabat Daerah Keningau x x x / TB x x x x Pejabat Daerah Lahad Datu x x x TB TB / x x x
Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan
a. Daftar Harta Modal dan Inventori diselenggara dengan lengkap dan kemas kini b. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori
c. Aset mempunyai tanda pengenalan ‘Hak Milik Kerajaan’ d. Verifikasi stok dijalankan
e. Pelantikan Pegawai Pengangkutan dibuat secara bertulis f. Kenderaan diguna dengan kelulusan
g. Buku log kenderaan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini h. Aset usang diambil tindakan pelupusan
i. Pelupusan aset disegerakan
Jabatan Audit berpendapat pengurusan aset di Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit adalah lemah dan perlu dipertingkatkan dengan memastikan penyelenggaraan rekod dibuat dengan lebih teratur, lengkap dan kemas kini. Pihak pengurusan juga perlu memastikan wujudnya satu sistem kawalan dalaman yang cekap dan berkesan serta peraturan berkaitan pengurusan aset dipatuhi dengan sepenuhnya.
13.5.2 Pengurusan Kenderaan
Memandangkan bahawa kenderaan adalah merupakan kelas aset yang sangat menarik, satu semakan khas telah dijalankan bagi menentukan tahap kelemahan pengurusan terhadapnya. Untuk itu, Jabatan Audit telah memilih 3 Jabatan yang mempunyai bilangan kenderaan yang terbanyak di Negeri Sabah terdiri dari Jabatan Pertanian, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak dan Jabatan Kerja Raya (JKR). Bilangan kenderaan yang dipilih untuk semakan di Jabatan Pertanian adalah sebanyak 89, Jabatan Perkhidmatan Haiwan 33 dan JKR sebanyak 37 . Pihak Audit mendapati rekod kenderaan seperti fail sejarah dan Buku Log tidak diselenggara dengan teratur dan kemas kini, penggunaan minyak tidak dapat dibuat perkiraan, pergerakan kenderaan
tidak dipantau dan Jabatan tidak mempunyai sistem untuk mengawal pergerakan kenderaan. Keadaan ini tidak mencerminkan pengawalan aset Kerajaan yang baik dan merugikan Kerajaan dari aspek kos penyelenggaraan dan penggunaan bahan api yang tidak teratur serta keselamatan harta benda Kerajaan. Keterangan lanjut adalah seperti di Jadual 19.
Jadual 19
Pengurusan Kenderaan
Jumlah Kes Bil Kementerian/ Jabatan Bilangan
Kenderaan a b c d e f g
1. Jabatan Pertanian 89 17 13 33 5 6 9 23 2. Jabatan Perkhidmatan Haiwan
dan Perusahaan Ternak 33 14 7 23 2 4 3 15 3. Jabatan Kerja Raya 37 - 20 17 12 1 9 27
Jumlah 159 31 40 73 19 11 21 65 Sumber: Rekod Jab. Pertanian, JPHPT dan JKR
a. Kenderaan tidak disimpan di kawasan pejabat selepas waktu pejabat. b. Buku Log tidak diselenggara dengan kemas kini.
c. Daftar Harta Modal (Kew. 312A) tidak diisi dengan lengkap.
d. Penggunaan minyak tidak dapat dikira kerana speedometer rosak dan tidak dibaiki. e. Catatan jarak perjalanan tidak tepat.
f. Tandatangan untuk kebenaran menggunakan kenderaan oleh pegawai yang bertanggungjawab tidak diturunkan di Buku Log.
g. Buku Log tidak dikemukakan untuk pengauditan.
14. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Hasil daripada pengauditan yang telah dijalankan mendapati secara keseluruhannya pengurusan kewangan Kerajaan Negeri telah menunjukkan kemajuan di mana tahap pematuhan terhadap peraturan kewangan adalah lebih baik berbanding tahun sebelumnya. Bagaimanapun, masih ada Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak mematuhi peraturan kewangan sepenuhnya terutamanya dari segi kawalan pengurusan dan pengurusan aset termasuk pengurusan kenderaan. Bagi meningkatkan lagi tahap pengurusan kewangan, adalah disyorkan supaya Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun memainkan peranan yang lebih aktif bagi memantau secara berterusan urusan kewangan dan akaun. Tindakan perlu diambil bagi mempertingkatkan sistem penyeliaan dan pemantauan. Selain itu, latihan dan bimbingan berterusan juga perlu diberikan kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan bagi mewujudkan sistem kawalan dalaman yang berkesan.
15. PROGRAM PENAMPILAN AUDIT