o W aktu/ timeline / time schedule
A. Prinsip Controlling
Dalam melakukan pengaw asan t erhadap kegiat an yang dilakukan, t erdapat beberapa prinsip pengaw asan yang dapat dit erapkan unt uk mencapai hasil pengaw asan yang maksimal, yait u:
1. M encerminkan sifat dari apa yang diaw asi.
2. Dapat diket ahui dengan segera penyimpangan yang t erjadi. 4. Luw es.
5. M encerminkan pola organisasi. 6. Ekonomis.
7. Dapat mudah dipahami.
8. Dapat segera diadakan perbaikan. B. Jenis Controlling
Cont rollingbiasanya dapat dit injau dari t iga segi, yait u: 1. Cont rollingdari segi w akt u
Pengaw asan at au cont rollingdari segi w akt u dapat dilakukan secara prevent ifat aupun represif. Alat yang digunakan unt uk pengaw asan prevenif adalah perencanaan dan budget, sedangkan unt uk pengaw asan secara represif menggunakan alat budgetdan laporan.
2. Cont rollingdari segi objek
Pengaw asan segi ini merupakan pengaw asan t erhadap produksi, keuangan, akt ivit as pengurus, dan sebagainya. Dengan kat a lain, pengaw asan dari segi objek merupakan pengaw asan administ rat if dan pengaw asan operat if. Cont oh pengaw asan administ rat if adalah pengaw asan anggaran, inspeksi dan pengaw asan order (st anding orders) dan pengaw asan kebijaksanaan (policies cont rol).
3. Cont rollingdari segi subjek
Pengaw asan ini t erdiri dari pengaw asan int ern dan pengaw asan ekst ern. C. M etode-M etode Controlling
Dalam melakukan usaha pengontrolan t erhadap kegiat an-kegiat an organisasi yang akan dilaksanakan, t erdapat beberapa met ode dasar yang dapat dit erapkan sehingga harapan t erjadinya penyimpangan-penyimpangan dari rencana aw al dapat diminimalisir. M et ode-met ode dasar t ersebut ada t iga, yait u:
266 Risalah M anajemen Dakw ah Kampus
a. Pengontrolan umpan balik
Yait u pengont rolan yang dilakukan sebagai mekanisme unt uk pengumpulan informasi mengenai ket idaksempurnaan suat u prest asi set elah kegiat an t ersebut selesai dilaksanakan. Pengumpulan informasi t ersebut sangat bermanfaat bagi perbaikan kualit as kegiat an selanjut nya. Dari kenyat aan yang t erjadi dilapangan, dengan adanya met ode pengontrolan ini didapat kan adanya perbaikan kualit as baik bagi pengurus at au personal organisasi maupun bagi kualit as organisasi it u sendiri.
Pengont rolan ini lebih bersifat reakt if yaitu menunggu dat angnya suat u krit ikan at aupun masukan t erhadap suat u kegiatan yang t elah dilaksanakan. M ekanisme penerapan met ode ini dapat dilakukan dengan penyebaran angket at aupun evaluasi bersama yang dilakukan oleh penyelenggara kegiat an set elah t erjadinya kegiat an.
b. Pengontrolan yang terjadi bersamaan
Yait u bentuk mekanisme pengontrolan unt uk mengumpulkan informasi t ent ang kekurangan prest asi ket ika kegiat an sedang berlangsung, dan unt uk menghilangkan at au mempersingkat kelambanan ant ara hasil dan umpan balik. Pada hakikat nya, met ode pengont rolan ini merupakan mekanisme yang lebih baik daripada pengont rolan Umpan Balikkarena adanya suat u usaha unt uk menghilangkan kelambanan ant ara hasil dan umpan balik sepert i yang t elah dijelaskan di at as. M et ode ini akan dapat dit erapkan dengan baik jika mas’ulkegiat an dapat memperoleh berit a-berit a penyimpangan pada w akt u yang sesuai sehingga dapat segera dilakukan suat u usaha unt uk menangani penyimpangan-penyimpangan yang t erjadi di lapangan. Dengan demikian, dibut uhkan suatu ket egasan dan kesigapan dari sang mas’ul t erhadap kondisi apapun yang terjadi. Bila kit a menggunakan met ode ini, maka sebenarnya kit a melakukan dua kegiat an secara paralel yait u kegiat an syi’ar it u sendiri yang berlangsung sesuai rencana dan di samping it u, kit a pun melakukan pengaw asan secara langsung t erhadap jalannya kegiat an.
c. Pengontrolan sebelum terjadi
Yait u mekanisme unt uk lebih mengaw asi kinerja input daripada out put guna mencegah at au meminimalisir kekurangan yang ada sebelum hal t ersebut t erjadi. Jika dilihat dari definisi dan usahanya, maka bent uk pengontrolan ini merupakan t ingkat an tert inggi daripada dua met ode sebelumnya karena adanya suat u usaha dini at au usaha prevenifuntuk mencegah t erjadinya penyimpangan-penyimpangan t erhadap kegiat an yang akan dilaksanakan sehingga t ujuan yang telah digariskan semula t idak bergeser ke arah lain.
Dalam pelaksanaannya, ket iga met ode pengont rolan di at as dapat dijabarkan lagi menjadi beberapa met ode pengontrolan yang mendukung
267
minimalisasi t erhadap penyimpangan yang t erjadi. M et ode-met ode t ersebut ada lima, yait u:
1. Pengontrolan Birokratis
Yait u bentuk pengontrolan yang dilakukan dengan menggunakan w ew enang hirarki at au tingkat an qiyadaht erhadap jundiyahunt uk mempengaruhi perilaku pengurus organisasi dengan memberi penghargaan at au hukuman t erhadap kepat uhan at au ket idakpat uhan t erhadap kebijakan yang dit erapkan, at au perat uran dan prosedur organisasi yang berlaku.
Pengont rolan ini dapat diterapkan jika dalam organisasi t ersebut ada suat u prosedur pelaksanaan kegiat an dan st andar-st andar organisasi yang diberlakukan.
2. Pengontrolan Objektif
Yait u met ode pengontrolan dengan menggunakan pengukuran hasil observasi t ent ang perilaku at au keluaran pengurus unt uk menilai prest asi dan mempengaruhi perilaku.
3. Pengontrolan Normatif
M erupakan pedoman perilaku dan keput usan pengurus yang secara luas akan membagi nilai dan keyakinan organisasi.
4. Pengontrolan Konsertif
M erupakan pedoman perilaku dan keput usan pengurus melalui keyakinan at au nilai kelompok kerja.
5. Pengontrolan Diri
Pengont rolan diri at au manajemen diri merupakan sist em dimana sang qiyadahdan para jundinyamelakukan suat u usaha pengontrolan terhadap diri sendiri dengan menet apkan t ujuan sendiri at au memonitor kemajuan diri sert a memberi penghargaan t erhadap diri sendiri at as pencapaian t ujuan yang berhasil diraih.