SUWANTO
Lahir di Gunung Melayu Sumatera Utara tanggal 12 Juni 1958, menempuh pendidikan S-1 Sarjana Ekonomi dari Universitas Tanjungpura Pontianak tahun 2005. Mengawali karir di eks PTPN VII sejak tahun 1990 sampai dengan 1995 sebagai kerani Administrasi Pembukuan dan kerani gudang. Tahun 1997 bergabung dengan PTPN XIII (Persero) sebagai kerani Sekretariat Kantor Direksi hingga tahun 1998. Tahun 1999 diangkat sebagai Staf Urusan yang menangani Urusan Rumah Tangga hingga tahun 2008. Pada Juli 2008, diangkat sebagai Kepala Urusan Sekretariat & Rumah Tangga hingga Juli 2012. Menjabat sebagai Kabag Sekretaris Perusahaan sejak tanggal 12 Desember 2012.
A. Pengangkatan dan Pemberhentian Sekretaris Perusahaan
Sesuai Peraturan Menteri Negara BUMN No PER-01/MBU/2011 Pasal 29 (3) dan Buku Panduan Direksi dan Dewan Komisaris, Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal Perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris. Selama tahun 2013 tidak terjadi pergantian Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan dijabat oleh Suwanto, yang diangkat melalui SK Direksi No. 13.09/KPTS/R/012/2012 tanggal 15 Maret 2012. Pengangkatan Sdr. Suwanto selaku Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan telah mendapat persetujuan Dewan Komisaris melalui surat No. Dekom/35/XII/2012 tanggal 17 Desember 2012.
B. Kualifikasi dan Kompetensi Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan yang diangkat, telah memenuhi kualifikasi pendidikan, kompetensidan pengalaman kerja yang ditentukan perusahaan. Pengalaman profesional dan kompetensi yang dimiliki mencakup pengetahuan tentang hukum, proses bisnis perusahaan, manajemen keuangan, dan komunikasi perusahaan.
C. Struktur Organisasi Sekretaris Perusahaan
Sesuai SK Direksi No. 13.00/KPTS/23/XII/2012 tanggal 10 Desember 2012, posisi Sekretaris Perusahaan dalam struktur organisasi berada di bawah Direktur Utama. Berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. 13.00/KPTS/24/XII/2012 tanggal 27 Desember 2012 tentang Struktur Organisasi Sekretariat Perusahaan, ditetapkan bahwa Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan membawahi tiga Kepala Urusan, yaitu:
10. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat 11. Kepala Urusan Rumah Tangga & Sekretariat 12. Kepala Urusan Hukum & Kepatuhan
D. Pedoman Kerja Sekretaris Perusahaan
Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Perusahaan berpedoman pada Pedoman Dasar Kerja (PDK) yang merupakan Sistem Manajemen Perusahaan dalam mewujudkan Visi dan Misi Perusahaan. Pedoman Dasar Kerja terakhir dimutakhirkan tahun 2011 dan telah disahkan Direksi tanggal 11 Maret 2011, Nomor Dokumen PDK/PTPN13-01/2011. Pedoman Dasar Kerja Sekretaris Perusahaan mengatur hal-hal sebagai berikut:
1. Ruang lingkup bidang 2. Tujuan bidang 3. Kebijakan bidang
Kebijakan umum
Kebijakan operasional: Hubungan Masyarakat, Rumah Tangga dan Protokoler, Hukum dan Pertanahan 4. Bagan alur proses bisnis dan SOP bidang
5. Prosedur dan instruksi kerja :
Hubungan Masyarakat
Rumah Tangga dan Protokoler
Hukum dan Pertanahan
E. Tugas dan Fungsi Sekretaris Perusahaan
Tugas pokok dan fungsi Sekretaris Perusahaan adalah : Memastikan bahwa Perusahaan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG;
Memberikan masukan kepada Direksi mengenai permasalahan hukum dan memastikan bahwa Perusahaan telah mematuhi anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Direktur Utama
Sekretaris Perusahaan
Kepala Urusan
Rumah Tangga & Kesekretariatan Kepala Urusan
Hubungan Masyarakat
Kepala Urusan Hukum & Kepatuhan
Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta;
Sebagai penghubung (liaison officer); dan Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS.
Menyiapkan Daftar khusus yang berkaitan dengan Direksi, Dewan Komisaris dan keluarga baik dalam Perusahaan, anak perusahaan maupun perusahaan afiliasi yang antara lain mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan peranan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan dengan Perusahaan.
Mengingatkan Dewan Komisaris dan Direksi mengenai hal-hal yang menjadi perhatian Pemegang Saham.
Menentukan kriteria, mengelola dan memutakhirkan informasi yang akan disampaikan kepada Stakeholderss .
Mengorganisasikan rapat-rapat Direksi dan rapat gabungan antara Dewan Komisaris dan Direksi antara lain merencanakan, menyusun agenda rapat, memfasilitasi, menghadiri, dan membuat risalah rapat dengan berkoordinasi dengan Sekretaris Dewan Komisaris.
Mengorganisir, memfasilitasi penyelenggaraan RUPS antara lain merencanakan, menghadiri, dan membuat risalah RUPS.
Memastikan Perusahaan telah mencantumkan pelaksanaan Good Corporate Governance dalam laporan tahunan.
Sekretaris Perusahaan membuat risalah rapat dalam setiap penyelenggaraan RUPS. Risalah RUPS harus ditandatangani Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang ditunjuk. Penandatanganan risalah rapat tidak diperlukan apabila risalah rapat tersebut dibuat dengan Berita Acara Notaris.
Risalah rapat dibuat oleh Sekretaris Perusahaan untuk setiap rapat Direksi dan ditandatangani oleh seluruh Direksi yang hadir.
Risalah asli dari setiap rapat Direksi harus dijilid dalam kumpulan tahunan dan disimpan oleh Sekretaris Perusahaan serta harus selalu tersedia bila diperlukan.
Uraian Pelaksanaan Tugas
Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan membawahi 3 (tiga) urusan dengan tugas pokok sebagai berikut : 1. Urusan Hubungan Masyarakat
Meningkatkan tata kelola dan citra perusahaan melalui media massa lokal maupun nasional.
Meningkatkan citra perusahaan kepada stakeholders, klarifikasi pemberitaan pers.
Melaksanakan publikasi perusahaan seperti media internal, profil perusahaan, leaflet, buku agenda kerja, kalender, annual report dan dokumentasi penting.
Melaksanakan sumbangan pihak III dan sponsorship sesuai ketentuan yang berlaku.
Melaksanakan sosialisasi dan publikasi internal / eksternal.
Membina hubungan masyarakat, mass media, lembaga dan instansi. 2. Urusan Sekretariat dan Rumah Tangga
Menyelenggarakan program pengenalan perusahaan kepada Dewan Komisaris dan Direksi yang baru.
Mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat Direksi dan Dewan Komisaris, RUPS dan kegiatan lainnya dengan
stakeholders antara lain press tour, dengar pendapat dengan anggota Dewan.
Mengoordinasikan Laporan Manajemen Triwulanan dan tahunan, dan menyampaikan kepada Dewan Komisaris tepat waktu.
Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website perusahaan secara berkala.
Membuat, memelihara dan menyimpan Daftar Khusus, Risalah RUPS, Risalah rapat Direksi dan arsip perusahaan lainnya.
Melaksanakan protokoler kantor Direksi.
Melaksanakan dan mengontrol serta menganalisa operasional rumah tangga perusahaan secara efektif dan efisien.
3. Urusan Hukum dan Kepatuhan
Melaksanakan advokasi perdata dan pidana dengan bantuan counterpart hukum.
Melaksanakan penyuluhan dan pembinaan hukum pada stakeholders.
Melaksanakan pengurusan sertifikasi lahan kebun inti dan plasma.
Melaksanakan penyelesaian perizinan perusahaan.
G. Publikasi Informasi Perusahaan
Informasi mengenai perusahaan dipublikasikan melalui : 1) Media internal 2) Company Profile 3) Leaflet 4) Buku Agenda Kerja 5) Kalender 6) Poster, backdrop, baliho dll 7) Annual Report (laporan Keuangan Perusahaan) 8) Dokumen event-event perusahaan. Untuk meningkatkan tata kelola dan citra perusahaan, bagian Sekretaris Perusahaan melaksanakan penerbitan berita positif yang bernilai tambah di harian daerah dan nasional (Press Release).
H. Akses Informasi dan Data Perusahaan
PTPN XIII menyediakan bagi stakeholders akses atas informasi perusahaan yang relevan, memadai dan dapat diandalkan secara tepat waktu dan berkala. Keterbukaan PTP XIII kepada para pemangku kepentingan telah dilakukan Perusahaan melalui berbagai sarana media, yaitu:
Website perusahaan beralamat di
http://www.ptpn13.com, mempublikasikan tentang profil perusahaan, struktur organisasi, kebijakan, laporan kinerja tahunan serta berita tentang kegiatan internal perusahaan. Informasi yang dimuat dalam website perusahaan senantiasa dimutakhirkan secara berkala, serta mudah diakses dan diunduh. Selain itu di website telah dibuka akses kepada publik untuk memberikan saran maupun pengaduan.
Portal Kementerian BUMN
Kementerian BUMN mewajibkan seluruh BUMN untuk menyajikan informasi dan data kinerjanya pada portal Kementerian BUMN termasuk PTPN XIII yang beralamat di http://www.bumn.go.id/ptpn13/. Informasi dan data PTPN XIII pada portal dimaksud dapat diakses secara bebas oleh masyarakat..