VIII. KETERANGAN TENTANG PERSEROAN, KEGIATAN USAHA,
8. Proses Bisnis Perseroan
Proses bisnis Perseroan dapat dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu proses pemasaran, tender, perolehan kontrak, pelaksanaan konstruksi, penyerahan dan pemeliharaan. Berikut skema proses bisnis Perseroan:
Pemasaran
Kegiatan pemasaran dilakukan di bawah arahan Direksi Perseroan. Tanggung jawab utamanya adalah untuk mengumpulkan informasi mengenai proyek-proyek baru yang potensial, mengembangkan hubungan dengan pelanggan-pelanggan baru, dan mempertahankan hubungan baik yang telah terjalin dengan pelanggan yang sudah ada. Informasi tersebut biasanya didapat melalui (i) pengembang; (ii) konsultan survei kuantitas; (iii) konsultan desain; dan jaringan bisnis Direksi Perseroan. Perseroan juga secara berkala mencari informasi melalui media cetak maupun media elektronik.
Perseroan mengandalkan kepercayaan pelanggan dalam memasarkan jasanya. Oleh karena itu, Perseroan berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang ditentukan dengan kualitas yang disepakati. Strategi ini disertai rekam jejak yang telah teruji diyakini telah membuat Perseroan dipercaya untuk terlibat dalam proyek-proyek berskala besar oleh pengembang besar di Indonesia.
Undangan tender
Undangan untuk mengikuti tender dikirim oleh pemilik proyek dan diterima oleh manajer estimator. Direksi bersama-sama dengan tim estimator kemudian memutuskan mengenai keikutsertaan Perseroan dalam tender tersebut.
Tender dan perolehan kontrak
Apabila diputuskan untuk mengikuti tender, maka tim estimator akan mengambil dokumen tender yang terdiri dari persyaratan umum, BoQ, gambar tender dan spesifikasi teknis. Tim estimator juga akan mengikuti rapat penjelasan (aanwijzing), dan melakukan peninjauan lapangan untuk mempelajari kondisi lingkungan proyek yang mungkin akan berpengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan.
harga satuan dan quality plan, safety plan, metode kerja, rencana jadwal pekerjaan dan spesifikasi material. Tim estimator kemudian mempresentasikan proposal tersebut kepada Direksi Perseroan untuk persetujuan akhir. Proposal penawaran jasa hanya akan diajukan apabila telah disetujui oleh Direksi. Pada umumnya, proses persiapan tender ini dilakukan dalam waktu 2 - 4 minggu, sehingga dibutuhkan kerja sama tim yang baik.
Proposal yang telah diajukan selanjutnya ditindaklanjuti oleh tim estimator. Perseroan umumnya akan menerima surat dari pemilik proyek untuk melakukan klarifikasi penawaran dan merevisi penawaran awal. Atas permintaan tersebut, tim estimator akan melakukan diskusi dengan Direksi dan mengirimkan revisi penawaran dalam waktu yang ditentukan. Setelah pemilik proyek menerima dokumen revisi penawaran, Direksi Perseroan bersama dengan tim estimator akan dipanggil oleh pemilik proyek untuk melakukan negosiasi dalam rangka memfinalisasi persyaratan khususnya spesifikasi, desain, jadwal pelaksanaan, perhitungan penawaran proyek. Negosiasi ini umumnya melibatkan tim estimator dan Direksi dan berlangsung 4-12 minggu. Setelah seluruh persyaratan dan kondisi disepakati, kontrak kemudian ditandatangani dan uang muka berkisar antara 15-30% akan dibayarkan oleh pemilik proyek dalam waktu 14-30 hari setelah penandatanganan kontak untuk ditukar dengan bank garansi. Harga yang telah disepakati kemudian akan dituangkan secara lengkap di dalam Rencana Anggaran Biaya atau BoQ final, dan pemilik proyek akan menerbitkan Surat Perintah Kerja bagi Perseroan.
Dalam paket pekerjaan Perseroan, pemilik proyek atau Perseroan dapat menunjuk subkontraktor spesialis untuk sebagian pekerjaan, seperti pekerjaan marmer dan pekerjaan fasad alumunium. Subkontraktor umumnya ditunjuk dengan pertimbangan rekam jejak, keahlian, kapasitas pengerjaan proyek, dan harga yang ditawarkan. Penggunaan subkontraktor dalam proyek akan mengurangi porsi Perseroan terhadap keseluruhan nilai kontrak.
Tingkat kesuksesan Perseroan dalam proses tender adalah 28%, 59% dan 29% masing-masing untuk tahun 2014, 2015, dan 2016. Fluktuasi tingkat kesuksesan Perseroan dalam memenangkan tender dikarenakan Perseroan pada tahun-tahun tertentu lebih fokus pada pelaksanaan dan penyelesaian kontrak-kontrak yang sudah diperoleh pada tahun–tahun sebelumnya. Rata-rata tingkat kesuksesan Perseroan dalam proses tender selama tiga tahun terakhir adalah 39%.
Pelaksanaan konstruksi
Komponen penting dari tahapan pelaksanaan konstruksi adalah sebagai berikut: Seleksi tim proyek
Suatu proyek umumnya dipimpin oleh 1 (satu) orang manajer proyek di lapangan yang membawahi bagian engineering, manajer lapangan, QC/QA, Kesehatan dan Keselamatan Kerja (“K3”) dan bagian umum dan administrasi. Tergantung pada lingkup pekerjaan dan skala proyek, komposisi anggota dalam setiap bagian akan disesuaikan. Sebagai panduan umum, Perseroan akan menempatkan 60-100 orang untuk proyek berskala kecil seperti pengerjaan proyek pembangunan satu sampai dua menara dan 200-300 orang untuk proyek berskala besar dan kompleks. Sampai dengan tanggal Prospektus ini diterbitkan, proyek pembangunan Podomoro City Deli Medan adalah proyek yang melibatkan pekerja terbanyak, yaitu 315 orang. Sebagai bagian dari pengendalian kualitas, anggota inti dalam setiap bagian merupakan karyawan tetap, sedangkan sisanya adalah karyawan kontrak. Manajer proyek turut melibatkan bagian sumber daya manusia dalam proses ini. Manajer proyek bertanggung jawab langsung kepada Koordinator Proyek .
Identifikasi
Segera setelah tim proyek terbentuk, manajer proyek akan mempresentasikan rencana pelaksanaan proyek secara rinci di hadapan Direksi dan tim proyek untuk mengkaji dan mengesahkan rencana dan metode kerja serta mengidentifikasi secara detail kondisi lingkungan dan masalah-masalah lainnya yang perlu dikendalikan dalam pelaksanaan konstruksi proyek yang bersangkutan.
Perizinan
Sebelum memulai pelaksanaan proyek, bagian umum dalam tim proyek bertanggung jawab untuk memperoleh izin-izin terkait lingkungan hidup seperti izin gangguan dengan lingkungan sekitar, izin penggunaan peralatan berat dari dinas Pekerjaan Umum, izin penggunaan air tanah, dan izin penggunaan papan reklame. Proses pengurusan izin akan dimulai segera setelah Surat Perintah Kerja diterbitkan oleh pemilik proyek.
Manajemen proyek
Manajer proyek di lapangan bertanggung jawab untuk memastikan penyelesaian proyek dapat dilakukan tepat waktu dan sesuai anggaran. Untuk mencegah keterlambatan, tim proyek dengan ketat mengawasi dan mengelola setiap tahapan konstruksi. Apabila proyek tidak dapat diselesaikan tepat waktu karena kesalahan Perseroan maka akan dikenakan denda sekitar 0,1% per hari dari nilai kontrak sampai dengan denda maksimum 5% dari nilai kontrak. Untuk mengendalikan anggaran proyek, semua hal yang berkaitan dengan pembayaran, seperti material, peralatan dan subkontraktor diperiksa dan disetujui oleh bagian pengadaan, manajer proyek dan Direktur Komersial.
Rapat koordinasi dengan tim manajemen proyek Perseroan dan manajemen proyek pelanggan serta subkontraktor (jika ada) diadakan secara rutin untuk meninjau perkembangan proyek dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Manajer proyek secara berkala memberikan laporan perkembangan proyek kepada koordinator proyek. Manajer proyek adalah penanggung jawab penuh atas suatu proyek. Pengadaan
Bagian pengadaan, termasuk bagian logistik dan peralatan, bertanggung jawab untuk pengadaan langsung dan tidak langsung, pembelian dan pembayaran bahan baku yang digunakan untuk proyek konstruksi, dengan pertimbangan nilai kontrak dan spesifikasi. Pemasok yang digunakan umumnya adalah pemasok yang telah masuk dalam daftar pemasok yang direferensikan, dimana Perseroan melakukan evaluasi kinerja secara rutin.
Pengendalian kualitas produk
Perseroan berkeyakinan bahwa kesuksesan yang telah diraih Perseroan sampai saat ini tidak terlepas dari kualitas proyek-proyek yang telah dikerjakannya. Pengendalian kualitas dimulai dari sejak proyek dimulai. Bagian QC dari tim proyek akan mereviu rincian spesifikasi material proyek dan memastikan setiap tahapan pekerjaan dari proyek tersebut telah memenuhi standar kualitas dan prosedur yang telah ditetapkan Perseroan. Bagian QC juga bertanggung jawab untuk memantau kualitas produk dan jasa yang disediakan oleh subkontraktor yang terlibat dalam proyek.
Material yang digunakan dan peralatan yang akan dipakai dan dipasang dalam proyek serta peralatan pendukung untuk mengeksekusi konstruksi proyek dimonitor oleh tim proyek.
Perseroan menerima ISO 9001:2008 pada tahun 2016 untuk Quality Management System. ISO 9001 merupakan standar internasional di bidang sistem pengendalian mutu.
Kesehatan dan Keselamatan Kerja (“K3”)
Perseroan memiliki komitmen yang tinggi terhadap kesehatan dan keselamatan kerja karyawan serta kerapihan dari lokasi proyek. Perseroan melalui bagian K3 selalu berusaha memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait kesehatan dan keselamatan kerja dan melakukan pelatihan
Perseroan telah menerima Sertifikat Audit Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja pada tahun 2013 berdasarkan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Republik Indonesia No. 149 Tahun 2013, dan Sertifikat OHSAS 18001:2007 pada tahun 2016 untuk Occupational Health & Safety Management System. Selama tahun 2015 dan 2016, Perseroan mencatatkan jumlah jam kerja nyata keseluruhan tenaga kerja Perseroan maupun subkontraktor masing-masing sebesar 12.150.762 jam dengan 70 kejadian kecelakaan kerja yang mengakibatkan luka ringan pada tahun 2015 dan 27.901.867 jam dengan 70 kejadian kecelakaan kerja yang mengakibatkan luka ringan dan 5 kematian pada tahun 2016.
Penagihan
Selama masa konstruksi, bagian akuntansi dan keuangan akan menjadwalkan penagihan bulanan kepada pemilik proyek berdasarkan kemajuan penyelesaian proyek bulanan. Jadwal penagihan beserta mekanisme perhitungan disepakati sejak awal dan dituangkan sebagai bagian dari syarat dan ketentuan dalam kontrak awal.
Pada umumnya, tagihan dihitung secara bersih dengan memperhitungkan uang muka dan 5% dari nilai kontrak yang ditahan oleh pelanggan sampai dengan penyerahan tahap kedua sebagai jaminan masa pemeliharaan. Jumlah pembayaran setiap bulan akan bervariasi berdasarkan tahapan pekerjaan konstruksi yang sudah selesai dikerjakan, bahan bangunan di lokasi proyek dan setiap variasi pekerjaan dengan pekerjaan semula yang telah disetujui bersama. Kemajuan tahapan konstruksi dihitung oleh konsultan biaya yang ditunjuk oleh pemilik proyek dan perwakilan dari pemilik proyek. Hasil perhitungan tersebut kemudian didiskusikan dengan Perseroan dan hasil perhitungan yang telah disepakati akan diterbitkan sertifikat pembayaran. Perseroan akan mengeluarkan faktur dalam waktu 15 hari setelahnya untuk kemudian dilakukan pembayaran oleh pemilik proyek.
Bagian umum
Bagian umum bertanggung jawab atas keamanan dari lokasi proyek selama berjalannya masa konstruksi, juga kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku termasuk regulasi lingkungan dan tenaga kerja. Penyerahan dan pemeliharaan
Penyerahan tahap pertama
Manajer proyek dan bagian QC melakukan berbagai pemeriksaan dan bertanggung jawab atas proyek konstruksi yang telah diselesaikan. Apabila hasil memuaskan dan memenuhi standar kualitas maka manajer proyek akan melakukan proses penyerahan tahap pertama. Selama proses penyerahan tahap pertama, manajer proyek bersama-sama dengan pelanggan melakukan pemeriksaan untuk menyusun dan menyepakati defect list atau cacat pada pekerjaan konstruksi yang telah dikerjakan. Perseroan kemudian wajib memperbaiki cacat pada defect list tersebut selama masa pemeliharaan sebelum penyerahan tahap kedua.
Penyerahan tahap kedua
Penyerahan tahap kedua terjadi sekitar 6 - 12 bulan setelah penyerahan tahap pertama. Saat penutupan periode pemeliharaan maka semua defect list atau cacat yang telah diklaim bersama telah diselesaikan dan dinyatakan puas oleh pelanggan.