HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
5.3 Rancangan Perbaikan Sistem TPM
Berdasarkan faktor tersebut di atas maka dirancang perbaikan sistem TPM berdasarkan enam langkah perbaikan.
5.3.1 Menemukan Potensi Perbaikan.
Salah satu cara menganalisis peluang perbaikan adalah membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan. Berdasarkan Tabel 5.11 disimpulkan pilar
kaizen dan quality maintenance merupakan fokus perbaikan sistem TPM terutama pada indikator partisipasi karyawan terhadap sistem saran dan GKM serta kesesuaian hasil kerja dengan standar. Indikator pada kinerja TPM adalah kemampuan karyawan untuk meningkatkan hasil kerja dan memperbaiki standar kerja.
5.3.2 Menganalisis Kondisi Aktual.
Kondisi aktual perusahaan terhadap faktor yang mempengaruhi rendahnya kinerja TPM adalah sebagai berikut:
1. Pelaksanaan sistem saran.
Perusahaan sudah membuat kebijakan untuk penerapan sistem saran dan menyediakan sarana berupa kotak saran dan lembar saran. Lembar saran berisi format penulisan saran yang terdiri dari jenis saran yang diberikan, latar belakang pemberian saran, dan teknis perbaikan yang disarankan. Saran yang masuk akan dievaluasi dan dipertimbangkan kelayakan untuk diterapkan. Pihak manajemen akan memberikan hadiah kepada setiap karyawan yang memberikan saran, akan tetapi evaluasi sistem saran belum dilakukan secara rutin sehingga realisasi saran yang diterima tidak segera dilakukan. Pemberian penghargaan berupa hadiah belum berdasarkan pada kualitas saran karena perusahaan masih berfokus pada kuantitas saran.
2. Pelaksanaan kegiatan Gugus Kendali Mutu (GKM).
Pelaksanaan GKM dimulai dengan komitmen perusahaan untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus. Perusahaan mengikutsertakan perwakilan
perusahaan untuk mengikuti pelatihan GKM. Perwakilan tersebut akan menjadi fasilitator yang membimbing dan melatih karyawan untuk menyelesaikan masalah dan aplikasi tools yang digunakan untuk menganalisis masalah. Hasil perbaikan yang diusulkan GKM akan disosialisasikan kepada seluruh karyawan dengan mempresentasikan hasil tersebut. Kelompok yang terbaik akan menjadi wakil perusahaan untuk mengikuti perlombaan internal di tingkat nasional yang dilaksanakan setiap tahun. Pelaksanaan GKM di PT. XYZ telah menghasilkan usulan perbaikan seperti pelaksanaan poka yoke, perbaikan sistem mutu dan sebagainya.
Setiap usulan perbaikan yang diberikan mendapatkan hadiah berupa uang tunai, akan tetapi kegiatan GKM belum mencakup seluruh karyawan di departemen produksi. Pada tahun 2011, kelompok yang terbentuk terdiri dari 12 kelompok dengan 2 fasilitator dan masing-masing kelompok terdiri dari 5 hingga 7 orang. Menurut manager produksi, inisiatif karyawan masih kurang untuk membentuk kelompok secara sukarela. Kelompok GKM menjalankan aktivitas tanpa pedoman kerja yang standar sehingga topik yang dibahas berdasarkan ide perbaikan yang tercetus ketika beraktifitas bukan berdasarkan prioritas penyelesaian masalah.
3. Pelaksanaan sistem manajemen mutu perusahaan.
PT. XYZ telah menerapkan sistem manajemen mutu dengan sasaran mutu seperti pada Tabel 5.12. Sistem tersebut untuk menjamin produk yang dihasilkan bermutu baik secara konsisten sesuai standar perusahaan, akan
tetapi pencapaian sasaran mutu belum sesuai target perusahaan dan proses produksi masih dihasilkan produk yang tidak sesuai standar perusahaan.
Tabel 5.12 Sasaran Mutu Perusahaan
No Sasaran Mutu Lini 2 Lini 3
1. Line Effisiensi 98,5% 90,5%
2. Produk tidak sesuai
standar perusahaan 0,008% 0,002%
3.
Berdasarkan uraian kondisi aktual di atas penggambaran faktor yang mempengaruhi rendahnya kinerja TPM ke diagram fishbone pada Gambar 5.5.
Kinerja TPM
Gambar 5.5 Diagram Fishbone Faktor Mempengaruhi Kinerja TPM Rendah (Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012)
5.3.3 Memberikan Ide Perbaikan.
Ide perbaikan harus sesuai dengan kondisi perusahaan sehingga dapat diimplementasikan, yaitu sebagai berikut:
1. Perbaikan Sistem Saran.
Sistem saran dapat dijadikan sebagai sarana untuk memberdayakan karyawan dengan sasaran membudayakan pola pikir kaizen dan perbaikan mutu. Perbaikan yang dilakukan untuk sistem saran adalah sebagai berikut:
a. Membuat jadwal evaluasi saran.
Selama menjalankan aktivitas jika karyawan menemukan ide perbaikan walau sekecil apapun ide tersebut langsung disampaikan pada supervisor untuk didiskusikan. Ide tersebut langsung diterapkan atau disampaikan melalui kotak saran jika ide tersebut membutuhkan penanganan lebih lanjut. Kotak saran perlu dievaluasi secara berkala dan rutin sehingga setiap saran yang masuk segera dievaluasi serta pihak manajemen dapat segera merealisasikan saran perbaikan yang dapat diterapkan.
b. Memberikan penghargaan pada setiap karyawan yang memberikan saran.
Perusahaan memberikan penghargaan yang sesuai untuk setiap saran yang diterima sehingga dapat memotivasi karyawan untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus. Penghargaan tersebut merupakan rasa terima kasih bahwa karyawan sudah meluangkan waktu untuk memikirkan ide yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Sistem penghargaaan disusun berdasarkan kebijakan perusahaan. Penghargaan dapat berupa finansial dan non finansial. Penghargaan finansial dapat berupa pemberian bonus atau kenaikan gaji. Penghargaan non finansial seperti memberi pujian dan pengakuan yang memberikan kepuasan dan
motivasi kepada karyawan serta memberikan peluang karier karena prestasi dengan mempromosikan jabatan yang lebih tinggi. Menurut Rivai, V., dan Ella J.S., (2011: 749) agar sistem pemberian penghargaan efektif perlu dilakukan evaluasi pada kontribusi yang diberikan menggunakan informasi yang berkaitan untuk menjamin keadilan internal, melakukan survei terhadap bentuk penghargaan yang diberikan untuk menentukan keadilan eksternal dan menilai harga setiap kontribusi yang diberikan untuk menentukan penghargaan berdasarkan keadilan internal dan eksternal.
2. Perbaikan Gugus Kendali Mutu (GKM).
Pelaksanaan GKM merupakan kesempatan karyawan untuk memberikan ide kreatif dalam menyelesaikan permasalahan dan melakukan improvement di tempat kerja. Aktivitas tersebut merupakan upaya perusahaan untuk mendidik karyawan untuk menciptakan budaya mutu di perusahaan.
Perbaikan yang dapat dilakukan adalah:
a. Membentuk kelompok GKM yang mencakup seluruh karyawan.
Pembentukan kelompok ini dilakukan dengan membagi karyawan sesuai departemen masing-masing dan anggota setiap kelompok bervariasi antara 2 hingga 7 orang seperti pada Tabel 5.13. Setiap karyawan berperan dalam kelompok dengan total jumlah kelompok yang terbentuk sebanyak 24 kelompok. Kelompok tersebut diharapkan mampu menghasilkan ide perbaikan yang lebih banyak dan keaktifan individu
lebih mudah dipantau. Hasil setiap kelompok pada topik pembahasan yang sama dapat dipadukan untuk menimbulkan perbaikan selanjutnya.
Tabel 5.13 Pembagian Kelompok Gugus kendali Mutu
No. Departemen Jumlah
Karyawan
Setiap kelompok diawasi oleh fasilitator yang direkrut dari supervisor di PT. XYZ. Fasilitator bertugas mengawasi, mengarahkan topik pembahasan dan mengevaluasi aktivitas kelompok. Fasilitator dibantu oleh ketua kelompok untuk mengkoordinir anggota dan menuliskan semua ide yang masuk.
b. Membuat standarisasi pedoman kerja.
Standarisasi pedoman kerja dibuat untuk memudahkan karyawan melaksanakan GKM. Standar tersebut merupakan cara yang efektif untuk menjamin mutu pada setiap aktifitas yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Ciri-ciri pokok standar adalah (Imai, M., 1997: 52):
1. Mengarah pada tujuan dan sasaran pelaksanaan aktifitas.
2. Merupakan cara terbaik dan termudah dalam melaksanakan aktifitas.
3. Mencegah pengulangan kesalahan dan memperkecil variabilitas.
4. Menjadi dasar melakukan audit, evaluasi dan pengukuran kinerja.
3. Melaksanakan Siklus PDCA
PT. XYZ telah berkomitmen untuk melaksanaan kegiatan continous improvement. Perusahaan perlu meningkatkan standar ke tingkat yang lebih tinggi apabila proses telah terkendali dan memenuhi standar. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan siklus PDCA agar berjalan secara terus-menerus dengan tahapan sebagai berikut:
a. Plan (rencanakan): meliputi administrasi dan perencanaan teknis yang bertujuan menentukan tujuan dan target yang ingin dicapai serta langkah-langkah untuk pencapaian target tersebut. Tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Menentukan tujuan penerapan perbaikan dan menetapkan target yang ingin dicapai sebagai parameter untuk melakukan evaluasi kegiatan tersebut.
2. Menentukan ruang lingkup perbaikan. Penentuan ruang lingkup dapat berupa gambar atau skema sehingga perbaikan yang dilakukan menjadi jelas dan terdefinisi.
3. Menyusun jadwal pelaksanaan perbaikan.
4. Menyusun SOP pelaksanaan perbaikan sehingga aktivitas tersebut memiliki standar yang dapat dilakukan oleh setiap karyawan.
5. Menyusun kebutuhan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk kelancaran penerapan perbaikan yang dilakukan dengan cara:
a. Menambah keterampilan/kemampuan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
b. Menyusun daftar peralatan dan fasilitas yang diperlukan.
c. Menyusun tim yang melakukan audit (internal atau eksternal) dan pengontrolan sesuai standar dan target perusahaan.
6. Menyiapkan form laporan pelaksaan aktivitas untuk dokumentasi.
b. Do (lakukan): penerapan rencana perbaikan yang terdiri dari:
1. Melakukan sosialisasi penerapan rencana perbaikan kepada pihak yang berkaitan dengan memberikan pemahaman melalui pelatihan serta menyediakan buku pedoman yang diperlukan.
2. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan SOP 3. Mengisi form laporan pelaksanaan perbaikan.
c. Check (periksa), dengan aktivitas sebagai berikut:
1. Melakukan pengawasan dan mengontrol pelaksanaan perbaikan.
2. Melakukan evaluasi dengan membandingkan pencapaian keadaan aktual dengan target yang telah di tetapkan.
3. Melakukan audit kegiatan perbaikan oleh tim yang sudah dibentuk.
4. Membuat kesimpulan tingkat keberhasilan aktivitas perbaikan.
5. Merumuskan tindakan koreksi yang akan dilakukan.
6. Membuat dokumentasi dan melaporkan hasil perbaikan yang telah dirumuskan.
d. Act (tindakan), dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Membahas hasil rumusan perbaikan serta masukan dari internal (karyawan) dan eksternal (auditor) departemen produksi dan melakukan pertimbangan serta perbaikan atau pengembangan terhadap kondisi aktual.
2. Menyusun standarisasi perbaikan/pengembangan yang dilakukan.
3. Mensosialisasikan standar perbaikan kepada seluruh pihak yang terkait departemen produksi termasuk supplier.
4. Melakukan pengawasan terhadap aktivitas yang dilakukan.
5. Membuat dokumentasi aktivitas yang dilakukan.
Pelaksanaan siklus PDCA terdapat pada Gambar 5.6.
- Menentukan tujuan dan ruang lingkup - Menyusun jadwal pelaksanaan
5.3.4 Menyusun Penerapan Rencana Perbaikan.
Penyusunan rencana harus melalui analisis yang tepat untuk memastikan keselamatan dan kualitas. Melakukan konsultasi dengan pihak terkait perlu dilakukan untuk memastikan tidak timbul masalah baru karena penerapan rencana tersebut.
Karyawan diberi pemahaman dengan mengadakan sosialisasi serta pelatihan agar perbaikan dapat dilakukan sesuai dengan tujuan. Pada pelaksanaannya supervisor melakukan pengawasan dengan bimbingan dan arahan dari manager.
5.3.5 Menerapkan Rencana Perbaikan.
Perbaikan dilaksanakan untuk menghasilkan perubahan dengan melakukan komunikasi terhadap pihak yang terkait. Pimpinan memberikan instruksi untuk melaksanakan rencana agar pihak yang terkait melaksanakan dalam bentuk aktivitas.
Berdasarkan program perbaikan Tabel 5.14 diuraikan bahwa pelaksanaan perbaikan memerlukan kerjasama antara manajemen dan karyawan dengan tanggung jawab masing-masing. Dengan prioritas pelaksanaan dalam waktu dekat maka perbaikan harus segera dilaksanakan untuk meningkatkan kinerja TPM di PT. XYZ.
5.3.6 Mengevaluasi Pelaksanaan Perbaikan.
Tahap akhir adalah mengevaluasi aktivitas yang dilakukan untuk mengukur tingkat perbaikan aktual. Setelah masalah terpecahkan, manajemen perlu menerapkan prosedur dan standar baru sebagai dasar pelaksanaan perbaikan selanjutnya.
Major Cause Minor Cause Solution Penanggung jawab Prioritas Pelaksanan
a. Membentuk kelompok yang mencakup seluruh karyawan dengan
Melaksanakan siklus PDCA Manager, supervisor dan karyawan
Sumber: Hasil Pengolahan Data, 2012