Stakeholders Engagement
APPROACHES IN STAKEHOLDERS ENGAGEMENT IPC continues to develop and improve various two-
D. Rencana Ke Depan [G4-1]
1. Customer Relationship Management (CRM)
Sejak tahun 2012, Perseroan telah melakukan
transformasi untuk mendorong perbaikan proses logistik di Indonesia, termasuk dengan upaya
peningkatan produktivitas dan eisiensi. Melalui business process re-engineering (BPR) yang dilakukan di tahun 2012, diformulasikan strategi, proses-proses,
struktur, dan blueprint/roadmap untuk pembangunan
sistem CRM Perseroan.
Dalam jangka pendek hingga menengah, sistem
CRM diproyeksikan untuk berfungsi sebagai tulang
punggung bagi inisiatif strategis seperti One-Stop-Shop
dan Key Account Management. Inisiatif-inisiatif strategis ini bertujuan untuk memperkaya pengalaman pelanggan dan memberikan nilai tambah bagi
Perseroan maupun pelanggan.
Penerapan CRM dilaksanakan secara bertahap
dan berkelanjutan sehingga memerlukan proses
pembelajaran dan pengembangan yang terus- menerus. CRM diharapkan dapat menjadi sistem dan
The types of services to be provided to the Company’s
customers through physical outlet are:
1. Services; including (1) General info, (2) Registration & Transaction, (3) Complain handling, and (4) Shipping services.
2. Retention; where the Company will provide a meeting center for the logistics community as a customer retention strategy. With these facilities, customers can interact with one another for business development or better business relationship. The logistics community includes: forwarder, shipping agent, port operator, and warehouse operator. 3. Customer education and exhibition area; is an area to
exhibit the proile of the entire services ofered to the Company’s business group customers. Both of these areas can also be utilized by IPC group to disseminate cargo shipping/receiving policies. The Company’s
customers from logistics community can also utilize
this area for sharing with other players of logistics business within IPC group business network.
D. Future Plan [G4- 1]
1. Customer Relationship Management (CRM)
Since 2012, the Company has been transforming to
encourage the improvement of logistics process in Indonesia, among others by increasing productivity
and eiciency. Through a business process re- engineering (BPR) conducted in 2012, the Company
has formulated the strategy, process, structure, and
blueprint/roadmap for its CRM system development. In the short to medium term, the CRM system is
projected to serve as the backbone for strategic
initiatives such as One-Stop-Shop and Key Account Management. These strategic initiatives are aimed to enrich customer experience and to provide value added to the Company and the customers.
CRM implementation is gradual and sustainable so
that requires an ongoing learning and development
process. CRM is expected to become a system and foundation of corporate end-to-end strategic
Pada tahun 2014, penerapan CRM difokuskan kepada pemutakhiran data dan proil pelanggan agar diperoleh
gambaran yang lebih akurat tentang perilaku, tren
bisnis dan kebutuhan pelanggan. Hal ini menjadi dasar
pengembangan pelayanan dan kerja sama bisnis
dengan pelanggan secara berkesinambungan. 2. Key Account Management
Key Account Management bertujuan untuk meningkatkan dan membangun proses bisnis serta standarisasi kegiatan pengelolaan pelanggan utama
Perseroan dengan mempertemukan/menyesuaikan
kebutuhan pelanggan dan kebutuhan perusahaan yang mencakup pelayanan, penjualan, pemasaran, dan loyalitas secara terkoneksi di 12 cabang pelabuhan di lingkungan Perseroan serta anak perusahaan untuk
tumbuh bersama secara menguntungkan.
Melalui organisasi khusus yang menangani pelanggan utama, Perseroan mampu meningkatkan kepuasan
dan loyalitas pelanggan (fungsi service) maupun
peningkatan pendapatan dari cross-selling atau
up-selling (fungsi sales) serta mampu menjawab
kebutuhan jasa pelanggan dan kebutuhan Perseroan untuk bermitra dan tumbuh bersama secara
menguntungkan. 3. One Stop Shop
One Stop Shop adalah pengembangan dari physical outlet yang sudah dioperasikan di Pelabuhan Tanjung Priok dan direncanakan akan di kembangkan di 12
cabang Pelabuhan Perseroan. Karyawan
Sumber daya manusia merupakan aset utama bagi IPC. Seluruh capaian prestasi dan kinerja Perseroan dapat diraih melalui dedikasi dan kerja keras seluruh karyawan.
Oleh karena itu Perseroan berkomitmen untuk menjaga dan memelihara suasana kerja yang kondusif dengan
melaksanakan interaksi timbal balik dengan karyawan. IPC berupaya menyelenggarakan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang mampu menjaga keseimbangan
antara kebutuhan dan harapan karyawan untuk memperoleh remunerasi yang baik, jenjang karir yang
jelas dan adil, termasuk upaya peningkatan kompetensi. Semua upaya tersebut dilakukan secara seimbang dengan
kebutuhan Perseroan, demi tercapainya seluruh program
operasional secara efektif dan eisien untuk menjamin pertumbuhan usaha secara keberlanjutan.
In 2014, CRM implementation was focused on updating customer data and proiles in order to obtain
a more accurate picture of the customer behavior,
business trends and needs. This serves as a basis for
service development and business cooperation with
customers on an ongoing basis. 2. Key Account Management
Key Account Management aims to improve and
develop business processes and standardization
of the Company’s key customers management by bringing/adjusting the needs of the customers and
the Company including interconnected services, sales, marketing, and loyalty at 12 branch ports within the Company and its subsidiaries to grow together in a
proitable manner.
Through a specialized organization that handles its key customers, the Company is able to increase customer
satisfaction and loyalty (service function), to increase revenue from cross-selling or up-selling (sales function) as well as to address the customers’ service needs and the Company’s need to build partnership and to grow together proitably.
3. One Stop Shop
One Stop Shop is the expansion of physical outlet that
has operated at Tanjung Priok Port and is planned to
be developed at the Company’s 12 Branch Ports.
Employees
Human resources are IPC’s major asset. The entire accomplishments and performances of the Company’s
can be achieved with dedication and hard work of all
employees. Therefore, the Company is committed
to protecting and maintaining conducive working environment by encouraging reciprocal interaction with
employees.
IPC strives to manage its Human Resources (HR) to
be able to maintain a balance between the needs and
the expectations of employees to obtain a proper
remuneration, a clear and equitable career path, including
competencies improvement. All these eforts are conducted to balance the Company’s needs, in order to achieve all operational programs efectively and eiciently to ensure sustainable business growth.
Hasil employee engagement survey 2014 yang dilaksanakan
oleh Louis Allen Worldwide menunjukan peningkatan yang signiikan dibandingkan survei tahun 2013, di mana terdapat kenaikan dari 4,11 menjadi 4,24 (skala 1-5).
Dengan pencapaian tersebut, IPC berada pada posisi
di atas persentil 75% yang artinya keterkaitan pekerja
terhadap IPC masuk pada top 25 perusahaan dunia
dengan tingkat keterkaitan pekerjaan yang baik. Hal ini menunjukan bahwa program-program yang sudah
dijalankan oleh Perseroan terkait dengan pengembangan sumber daya manusianya sudah berjalan dengan sangat
baik.
Hal terpenting yang menjadi perhatian Perseroan adalah
peningkatan kualitas karyawan melalui upaya-upaya peningkatan kompetensi dan keahlian. Hal itu dilakukan
agar mereka dapat berperan aktif dalam pertumbuhan usaha Perseroan serta mampu beradaptasi dengan
dinamika bisnis yang berkembang pesat. Hubungan Industrial
Perseroan menjalin hubungan industrial yang harmonis dengan seluruh karyawan untuk menciptakan suasana
kerja yang kondusif demi keberlanjutan usaha perusahaan. Manajemen memandang Serikat Pekerja merupakan mitra dalam pengembangan sumber daya manusia. Sebagai
wujud dari komitmen tersebut, manajemen bersama
dengan Serikat Pekerja telah menyusun Perjanjian Kerja Bersama (PKB) Induk yang memayungi seluruh anak perusahaan. Dengan begitu, seluruh karyawan
di lingkungan IPC baik di entitas induk maupun entitas anak memiliki panduan yang sama dalam menjalankan
hubungan industrial.
Pertemuan antara karyawan dengan manajemen dilakukan secara berkala untuk mendapatkan masukan
dan menyampaikan berbagai program/rencana yang harus mendapat perhatian seluruh pihak. Komunikasi
dengan karyawan juga dilakukan melalui email, media
intranet dan buletin internal. Pemegang Saham
Pemegang saham adalah pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan langsung dengan IPC melalui investasi kepemilikan saham atau modal yang
ditanamkannya. Dengan demikian, pemegang saham
sangat berkepentingan atas kinerja operasional dan
keuangan Perseroan.
The result of an employee engagement survey conducted in 2014 by Louis Allen Worldwide shows signiicant improvement compared to the survey in 2013, where there is an increase from 4.11 to 4.24 (scale of 1-5). With this achievement, IPC’s position is in the top 75% percentile,
which means that the engagement of employees to IPC
is among the world’s top 25 companies with excellent work engagement level. This shows that the programs
conducted by the Company which are related to its human
resources development have been running very well.
The Company’s most crucial concern is development of employees’ quality by improving competence and expertise. This is done so that they can play an active role in the Company’s business development and be able to adapt to the rapidly evolving business dynamics.
Industrial Relations
The Company establishes harmonious industrial relations with all employees to create conducive working
environment for its business sustainability. Management considers the Labor Union as a partner in human resources development. To realize this commitment, the management and the Labor Union prepared a Master Collective Labor Agreement (PKB) covering all subsidiaries. By doing so, all IPC employees at the parent
company and its subsidiaries have common guidelines in
carrying out industrial relations.
Meeting between employees and management is done on a regular basis to obtain feedback and to disseminate
various programs / plans that should get attention of all parties. Communication with employees is also done by email, intranet media and internal bulletin.
Shareholders
Shareholders are stakeholders who have a direct
interest in IPC through stock ownership or capital
investments. Accordingly, shareholders are very concerned over the operational and inancial performance of the Company.
Perseroan merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang seluruh sahamnya (100%) dimiliki oleh Negara Republik Indonesia, yang dalam hal ini kewenangan
sebagai pemegang saham PT Pelabuhan Indonesia II
(Persero) berada pada Kementerian BUMN Republik Indonesia. Oleh karena itu, keterlibatan pemerintah
dalam penetapan anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta dalam penetapan strategi perusahaan sangat besar
karena kedudukan pemerintah (Kementerian BUMN) adalah sebagai Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Komunikasi dan pelibatan pemegang saham sedikitnya
dilakukan satu kali dalam setahun dalam forum Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Tahunan. Dalam RUPS,
Perseroan melaporkan kinerja perusahaan secara
keseluruhan. Melalui pembahasan pokok-pokok agenda
rapat, pemegang saham dapat ikut menetapkan arah perkembangan dan kebijakan strategis perusahaan, termasuk keputusan investasi dan menyetujui besaran
dividen yang dibagikan. Pemerintah
Dalam menjalankan kegiatan operasional kepelabuhanan, Perseroan memiliki hubungan dengan Kementerian Perhubungan selaku kementerian teknis yang salah satu kewenangannya di bidang kepelabuhanan serta instansi terkait lainnya seperti Otoritas Pelabuhan selaku
penyelenggara pelabuhan dan Syahbandar.
Disamping itu, dalam pelaksanaan kegiatan operasional, Perseroan juga selalu berkoordinasi dengan instansi terkait lainnya seperti Kementerian Kesehatan, untuk kegiatan kekarantinaan dan Kementerian Keuangan,
untuk kegiatan kepabeanan dan cukai.
Kegiatan penyelenggaraan jasa kepelabuhanan dipengaruhi oleh regulasi yang ada karena seluruh badan usaha yang melakukan kegiatan bisnis kepelabuhanan
harus mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku di Negara Indonesia. Dengan adanya perubahan
paradigma dalam penyelenggaraan pelabuhan melalui
pemberlakuan UU No. 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran, maka saat ini PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) bertindak sebagai operator pelabuhan. Setiap kegiatan bisnis yang
dilakukan oleh perusahaan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dengan cara melihat bagaimana ketentuan yang terkait mengatur mengenai
hal-hal yang akan dilakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
The Company is a State-Owned Enterprise (BUMN) which is wholly (100%) owned by the Republic of Indonesia, in
this case the authority as a shareholder of PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero) is at the Ministry of SOE of the Republic of Indonesia. Hence, government involvement in
the appointment of Board of Commissioners and Board of Directors members as well as in determination of the
Company’s strategy is very signiicant because of the role of the government (the Ministry of SOE) as General Meeting of Shareholders (GMS).
Communication and engagement of shareholders take
place at least once a year in the Annual General Meeting of Shareholders (GMS). In GMS, the Company reported its overall performance. Through the discussion of the
key meeting agenda, the shareholders can determine the
direction of the Company’s strategic development and
policies, including investment decisions and approval of
the amount of distributed dividends.
Government
In carrying out port operations, the Company builds a relationship with the Ministry of Transportation as the authorized technical ministry in ports and other relevant
agencies such as Port Authority as port organizer and harbor master.
Moreover, in its operational activities, the Company always coordinates with other related agencies, such as the Ministry of Health, for quarantine activities and the
Ministry of Finance, for customs and excise activities. Port services management is inluenced by the existing
regulations because all business entities that conduct port business must comply with the applicable laws and
regulations in Indonesia. With the paradigm shift in port management based on the Law No. 17 of 2008 concerning Shipping, then currently PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) acts as the port operator. Every business activity
undertaken by the Company will always be adjusted to the applicable provisions by observing how they govern activities to be performed by PT Pelabuhan Indonesia II
Mitra Kerja
Mitra kerja/pemasok merupakan pemangku kepentingan
yang memiliki peran strategis sebagai bagian dari mata
rantai operasional usaha. Hubungan dengan mitra kerja
dilakukan berdasarkan asas profesionalisme dalam membangun hubungan timbal balik jangka panjang yang saling menunjang, termasuk di dalamnya menerapkan berbagai persyaratan yang mencakup standar mutu,
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3), serta Sistem Manajemen Lingkungan (SML). Perseroan berinteraksi dengan mitra kerja/vendor dengan mengacu pada Kode Etik Perseroan yang ditetapkan sesuai SK Direksi No. HK.56/6/17/PI.II-13 tanggal 28 November 2013 tentang Penetapan Kode Etik Bisnis PT Pelabuhan Indonesia II (Persero). Kode Etik merupakan standar etika
yang wajib dijalankan dan ditaati oleh semua pihak dalam
menjalankan seluruh aktivitas di lingkungan Perseroan. Kode Etik juga mengatur hubungan dengan mitra kerja/ vendor. Hubungan dengan vendor adalah hubungan yang
membangun kepercayaan untuk kemakmuran kedua
belah pihak berdasarkan hukum yang berlaku. Oleh
karena itu setiap insan IPC harus selalu:
• Berkolaborasi dengan para vendor dengan cara menguraikan segala kesepakatan dalam dokumen tertulis yang didasari maksud baik dan menguntungkan
kedua belah pihak.
• Melakukan pendekatan yang terbuka, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan dalam mematuhi
undang-undang yang berlaku.
• Percaya dalam memberikan kesempatan yang setara
kepada vendor dalam menjalankan bisnis.
• Menghentikan hubungan bisnis dengan vendor
manapun apabila mereka tidak memenuhi Kode Etik
Bisnis IPC dan menjalankan bisnis dengan cara yang dapat merusak reputasi IPC mengancam lingkungan dan komunitas tempat Perseroan beroperasi atau
melanggar hak asasi manusia.
• Menciptakan transparansi dan membangun kepercayaan dengan memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang dapat membantu para vendor membangun pemahaman yang lebih baik
mengenai bisnis Perseroan.
• Secara tegas mematuhi kode etik bisnis IPC dan
akan mendorong para vendor untuk mengikuti hal yang sama dimana IPC memiliki hak penuh untuk
Business Partners
Business partners/suppliers are stakeholders who
have a strategic role as part of value chain of business
operations. Relationship with business partners is based on professionalism principle in establishing long-term
mutually support relationship, including implementation of various requirements that consist of quality standards,
Occupational Safety and Health Management System (SMK3), and Environmental Management System (SML). The Company interacts with its business partners/vendors according to the Company’s Code of Conduct based on Decision of Board of Directors No. HK.56/6/17/PI.II-13 dated November 28, 2013 concerning Establishment of
Code of Business Conduct of PT Pelabuhan Indonesia II
(Persero). The Code of Conduct is ethical standard that is
mandatorily implemented and adhered to by all parties in
carrying out all activities within the Company.
The Code of Conduct also governs the relationship with
business partners/vendors. Vendor relationship is a
relationship that builds trust for the interests of both
parties according to the the applicable laws. Therefore,
every member of IPC should always:
• Collaborate with vendors by describing all agreements
in written documents based on good faith and beneicial to both parties.
• Initiate to approach in an open, transparent and accountable manner to comply with the applicable laws.
• Put trust in providing equal opportunities to vendors in doing business.
• Discontinue business relationships with any
vendors should they be not in compliance with IPC’s
Code of Business Conduct and run business in ways
that could damage IPC’s reputation, threaten the
wellbeing of the environment and the community in
which the Company operates or violate human rights. • Create transparency and build trust by providing
appropriate information with business needs that can help vendors obtain better understanding regarding the Company’s business.
• Strictly adhere to IPC’s Code of Business Conduct and
encourage vendors to comply accordingly wherein IPC
has full rights to take legal action against them in case of violation.
Media Massa
Hubungan dengan media massa merupakan bagian dari
pelaksanaan tugas Sekretaris Perusahaan. Perseroan
membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara Perseroan
dengan publik untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perseroan menggunakan media massa sebagai medium untuk mengungkapkan informasi dan citra perusahaan
kepada publik.
Sepanjang tahun 2014, Sekretaris Perusahaan
menyelenggarakan 29 kegiatan bersama media massa berupa siaran pers kegiatan perusahaan dan peristiwa yang perlu diketahui masyarakat, kunjungan ke proyek pembangunan pelabuhan Tanjung Priok, serta diskusi dan
media gathering. Masyarakat
Kegiatan usaha IPC secara langsung maupun tidak langsung menumbuhkan dampak ekonomi di masyarakat
secara luas. Perseroan secara aktif berupaya mendorong
tumbuhnya kegiatan ekonomi masyarakat dengan merancang dan merealisasikan Program Kemitraan dan
Bina Lingkungan (PKBL) serta tanggung jawab sosial
perusahaan yang diselaraskan dengan potensi yang
dimiliki masyarakat setempat. Dalam pelaksanaannya, program kemasyarakatan tersebut dilakukan di wilayah-
wilayah operasi Perseroan agar masyarakat sekitar dapat
menerima manfaatnya.
Sepanjang tahun 2014, Program Kemitraan telah melaksanakan kegiatan penyaluran sebesar Rp 6,024
miliar, Program Bina Lingkungan dengan sumber dana berasal dari sisa alokasi penyisihan laba tahun sebelumnya
sebesar Rp 1,192 miliar dan Program Bina Lingkungan
dengan sumber dana berasal dari pembiayaan perusahaan
sebesar Rp 11,64 miliar. Sedangkan biaya program CSR (Corporate Social Responsibility) sebesar Rp 1,27 miliar.
Dari sisi wilayah cakupan aktivitas PKBL, Perseroan telah
menjangkau 12 wilayah operasi, yaitu: DKI Jakarta, Jawa Barat, Lampung, Sumatera Selatan, Sumatera Barat, Banten, Jambi, Bengkulu, Kalimantan Barat, Sorong dan Bangka Belitung.
Mass Media
Mass media relation is part of Corporate Secretary duties. The Company promotes and develops good
relationship with mass media as a communication means between the Company and the public to achieve its
goals. The Company uses mass media as a medium to disclose information and corporate image to the public.
Throughout 2014, Corporate Secretary held 29 joint
activities with mass media in form of press release
pertaining to the Company’s activities and events for
public information, visit to Tanjung Priok Port construction
project, as well as discussion and media gathering.
Community
IPC’s business activities directly or indirectly foster economic impact in the community at large. The Company
actively encourages economic growth of the community by designing and realizing Partnership and Community
Development Program (PKBL) and corporate social
responsibility which are aligned with potential of the local
community. In practice, the social programs are carried out in the Company’s operational areas so that the surrounding community can enjoy the beneits.
Throughout 2014, Partnership Program distributed
Rp 6.024 billion, Community Development Program with funding from the remaining allocated proit of the previous year of Rp 1.192 billion and Community Development Program with funding from the Company’s inancing of Rp 11.64 billion. Whereas the cost of CSR (Corporate Social Responsibility) amounted to Rp 1.27 billion.
In terms of coverage area of PKBL activities, the Company
has reached 12 operation areas, namely: Jakarta, West Java, Lampung, South Sumatra, West Sumatra, Banten, Jambi, Bengkulu, West Kalimantan, Sorong, and Bangka Belitung.
Sektor-sektor yang menjadi jangkauan kegiatan Program
Kemitraan adalah sektor industri, perdagangan, pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan, jasa, pendidikan,
dan lainnya. Sementara penyaluran dana Program