BAB 4 TINJAUAN KHUSUS DIVISI INDUSTRIAL AFFAIRS
4.4 Plant Logistics Department
4.4.2 Warehouse (Gudang)
4.4.2.3 Ruangan dengan Suhu Kamar (Ambient
Ruangan ini mempunyai suhu sesuai dengan kondisi ruangan tanpa adanya pengendalian suhu. Ruangan yang temasuk pada kategori ruangan dengan suhu kamar adalah:
a. Ruang penerimaan barang, dimana ruangan ini berfungsi untuk penerimaan barang dari distributor maupun supplier yang lain.
b. Ruang pengeluaran barang, dimana ruangan ini berfungsi khusus untuk pengeluaran barang.
c. Ruang khusus rejected material untuk menyimpan barang yang direject.
Ruangan ini dibatasi dari ruangan lain dengan teralis besi dengan warna merah. Ruangan ini dikunci dengan pemegang kunci hanyalah orang-orang tertentu yang bertanggung jawab terhadap barang yang ada di dalamnya.
d. Rak returned goods untuk menyimpan produk-produk kembalian yang dikarantina.
e. Rak untuk pengemas sekunder, rak ini digunakan untuk menyimpan bahan-bahan pengemas sekunder. Area ini dibagi menjadi area karantina dengan batas garis berwarna kuning dan area released dengan batas garis berwarna hijau.
f. Lemari terkunci untuk menyimpan packing insert. Packing insert ini dimasukkan dalam lemari terkunci agar tidak tertukar satu dengan yang lain.
g. Ruang transit 1 untuk mengirim bahan baku dari gudang ke bagian pengolahan (kawasan kelas 3).
h. Ruang transit 2 untuk mengirim produk ruahan dan pengemas primer dari gudang ke bagian pengemasan yang ada pada kawasan kelas 3.
i. Ruang transit 3 untuk mengirim pengemas sekunder (folding box dan master box), packing insert, dan produk repacking dari gudang ke bagian pengemas di kawasan kelas 2.
j. Ruang transit 4 untuk mengirim finished goods dari bagian pengemasan di kawasan kelas 2 ke bagian gudang untuk disimpan.
Selain ruangan-ruangan tersebut masih ada ruang untuk pengambilan contoh atau disebut ruang sampling. Ruangan ini merupakan ruangan dengan kategori kelas 3, dimana suhu, tekanan, dan kelembabannya diatur sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk ruang kelas 3 dan dilengkapi dengan LAF.
Ruang sampling digunakan oleh bagian QC untuk mengambil contoh bahan baku dan bahan pengemas primer. Sedangkan untuk bahan baku yang disimpan di gudang ruang cold storage, pengambilan contoh dilakukan di ruangan cold storage. Sedangkan untuk pengambilan contoh pengemas sekunder dilakukan pada ruang dengan suhu kamar.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di gudang, antara lain:
a. Penerimaan barang
1) Penerimaan barang dari pemasok
Pada saat penerimaan barang dari pemasok, dilakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen, antara lain surat pengantar pemasok, invoice, CoA. Bahan yang tidak terdapat dalam Purchase Order (PO) dari PT Aventis Pharma hanya
dapat diterima jika ada persetujuan dari Plant Logistic dan selanjutnya dibuatkan Goods Receipt Slip (GRS) ke dalam SAP setelah dibuatkan PO oleh purchasing.
Bahan yang datang dicocokkan dengan PO, apakah sesuai dengan jumlah dan waktu pemesanan. Bahan yang datang diperiksa keutuhan kemasan dan kebenaran label yang melekat pada wadahnya, antara lain nama bahan, nomor batch atau lot dari pabrik atau supplier, nama pembuat/pemasok, jumlah bahan, nomor PO, tanggal kadaluwarsa.
Untuk memeriksa kuantitasnya, dilakukan pemeriksaan berat atau jumlah dengan menimbang atau menghitung. Apabila terdapat dokumen yang tidak lengkap, kemasan rusak, berat/jumlah tidak sesuai, harus memberitahukan ke Plant Logistic, IQC, dan purchasing, serta diinformasikan dalam GRS yang dibuat. Untuk bahan baku, produk ruahan, produk jadi impor, dan produk toll manufacturing diperiksa setiap wadahnya. Untuk bahan pengemas diperiksa sejumlah √n+1, dengan n adalah jumlah wadah yang diterima. Dalam penerimaan bahan aktif, bulk, semi finished goods, dan finished goods harus dilakukan pemeriksaan silang oleh foreman. Untuk produk yang disimpan dalam gudang dingin dimasukkan ke gudang dingin dan diperiksa di sana. Surat pengantar dari pemasok ditandatangani dan diberi stempel perusahaan. Barang pengantar yang sudah diperiksa diberi label karantina dengan ketentuan:
a) Untuk raw material, semi finished goods import dan packaging material siapkan label sesuai dengan jumlah wadah yang diterima.
b) Untuk finished goods dan repacked semi finished goods, setiap pallet ditutup dengan penutup atau jaring kemudian diberi satu label per pallet.
Tempatkan bahan pada area karantina atau rak karantina dengan memperhatikan persyaratan penyimpanan. Untuk barang yang belum diberi label karantina tetapi harus masuk ruang karantina karena alasan tertentu, misalnya:
karena barang datang pada malam hari maka dapat dimasukkan atau disimpan di area karantina dan diberi label karantina sementara. Kemudian alamat bahan dicatat pada buku penerimaan atau karantina.
2) Penerimaan bahan dan produk jadi dari processing dan packaging
Pemeriksaan dokumen yang menyertai penyerahan produk yaitu GRS.
Produk jadi yang diserahkan harus ditutup dengan jaring untuk menghindari
terjatuh atau bercampur/tertukar dengan produk jadi yang lain. Dilakukan pemeriksaan penandaan label pada wadah yang mencakup nama produk, nomor bets, berat bersih/jumlah satuan kemasan, label ”SAMPLE TAKEN” dari QC, petunjuk penyimpanan khusus. Produk yang diterima diperiksa dengan menghitung atau menimbang satu persatu kemudian disimpan di rak penyimpanan.
3) Penerimaan obat kembalian
Obat kembalian adalah obat jadi yang kembali setelah diserahterimakan dari PT Aventis Pharma ke pihak ke tiga (distributor, ekspedisi) dan dikembalikan lagi ke gudang PT Aventis Pharma dengan alasan:
a) Masalah keabsahan atau salah kirim
b) Penarikan produk dan/atau pack size dari pasaran
c) Kerusakan obat dan pengemasnya (setelah keluar dari gudang PT Aventis Pharma) selama pengiriman atau penyimpanan
d) Kelainan dari segi kualitas obat (kualitas obat/kualitas bahan pengemas) PT. Aventis Pharma menerima obat kembalian yang berasal dari gudang yang sudah diawasi oleh PT Aventis Pharma, gudang distributor yang sudah diawasi oleh PT Aventis Pharma, dan gudang distributor yang tidak diawasi oleh PT Aventis Pharma termasuk lembaga rumah sakit, apotek, dan lain-lain. Adapun prosedur dalam penanganan obat kembalian adalah:
a) Surat pengantar dari distributor ditandatangani sebagai bukti bahwa barang telah diterima di gudang.
b) Data dimasukkan dalam SAP kemudian dilakukan posting goods issue untuk mencatat obat kembalian yang diterima ke dalam SAP, selanjutnya penyerahan surat jalan berupa GRS sebagai bukti penerimaan obat kembalian kepada QC setelah ditambahkan semua informasi yang diperlukan QC.
c) Tempelkan label QUARANTINE pada produk yang bersangkutan dan disimpan pada area karantina, terpisah dari produk lain (dalam keranjang yang terkunci) sesuai dengan kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan.
b. Penyimpanan bahan dan produk jadi
Sistem penyimpanan menggunakan zoning system, dimana material disimpan dengan memperhatikan:
1) Sebelum penyimpanan material, periksa petunjuk mengenai cara penyimpanan dengan melihat status, jenis material, dan suhu penyimpanan.
2) Tempatkan material pada rak penyimpanan sesuai jumlah yang diperlukan dan dilakukan pencatatan alamat rak bahan, nama produk, jumlah, nomor batch pada buku alamat (address card).
3) Pisahkan pallet berisi bahan yang sedang ditahan (blocked) dan ditempatkan pada area karantina sambil menunggu penanganan lanjut sesuai disposisi dari IQC Departemen atau Purchasing Department.
4) Tempatkan bahan yang ditolak (rejected) pada material rejected area.
5) Tempatkan debu produksi (garbage) pada waste area.
6) Penyimpanan produk Toll-in diberi tanda pada rak.
c. Pengeluaran barang
1) Pengeluaran bahan baku
Warehouse pharmacist/ foreman mencari dan menentukan bahan/bets yang akan dikeluarkan dengan prebatch determination pada sistem SAP. Untuk bahan baku yang akan diproses dan bahan pengemas, harus ada label ”RELEASED” yang disahkan dengan adanya nomor CoA dan diparaf oleh QC Unit. Bahan yang lebih dulu waktu kadaluarsanya (First Expired First Out/FEFO) merupakan pilihan pertama yang lebih dulu dikeluarkan dan barang yang lebih dulu diterima (First In First Out/FIFO) merupakan pilihan kedua. Bilamana kedua hal di atas sama maka bahan dalam jumlah terkecil harus dikeluarkan lebih dahulu. Petugas mengambil bahan yang disimpan dengan mencari alamat di address card.
Bahan-bahan dipisahkan sesuai dengan material list yang diterima dari bagian produksi (satu pallet diperuntukkan satu PO). Dari hasil catatan lakukan posting transfer dari warehouse oleh warehouse pharmacist atau wakilnya ke Production Supply Area (PSA). Penyerahan bahan hanya dapat dilakukan atas permintaan Supervisor atau foreman dengan
menyertakan transfer slip yang telah ditandatangani oleh pelaksana dan mendapat paraf Supervisor dan foreman.
2) Pengeluaran produk ruahan dan bahan pengemas atas permintaan packaging/processing
Warehouse pharmacist/ foreman mencari dan menentukan bahan/bets yang akan dikeluarkan dengan prebatch determination pada SAP. Untuk bahan baku yang akan diproses dan bahan pengemas, harus ada label ”RELEASED” yang disahkan dengan adanya nomor CoA dan diparaf oleh QC Unit. Bahan yang lebih dahulu waktu kadaluarsanya (FEFO) merupakan pilihan pertama yang lebih dulu dikeluarkan dan barang yang lebih dulu diterima (FIFO) merupakan pilihan kedua. Jika mana kedua hal di atas sama maka bahan dalam jumlah terkecil harus dikeluarkan lebih dahulu. Petugas mengambil bahan yang disimpan dengan mencari alamat di address card. Bahan-bahan dipisahkan sesuai dengan material list yang diterima dari bagian produksi (satu pallet diperuntukkan satu process order). Penyerahan bahan hanya dapat dilakukan atas permintaan Supervisor atau foreman dengan menyertakan transfer slip yang telah ditandatangani oleh pelaksana dan mendapat paraf Supervisor dan foreman. Produk ruahan ex-import hanya boleh dikirim ke bagian Packaging setelah diluluskan IQC departemen dan ditempelkan label ”RELEASED”. Produk ruahan ex-lokal boleh langsung dikirim tanpa menunggu label ”RELEASED” kecuali ada produk yang berlabel
”QUARANTINE”.
3) Pengeluaran produk jadi
Pengeluaran produk jadi dapat terjadi untuk dijual, diserahkan ke bagian yang bertanggung jawab dalam distribusi, untuk diambil contohnya, dikembalikan ke bagian produksi untuk suatu proses tertentu, dan untuk dimusnahkan. Hanya yang berlabel released yang boleh dikeluarkan untuk dijual, diserahkan ke bagian yang bertanggung jawab dalam distribusi. Warehouse pharmacist atau wakilnya memerintahkan pengambilan produk jadi dengan mencatat Picking List yang dilengkapi alamat tempat penyimpanan produk. Bahan yang lebih dahulu waktu
kadaluarsanya (FEFO) merupakan pilihan pertama yang lebih dahulu dikeluarkan dan barang yang lebih dahulu diterima (FIFO) merupakan pilihan kedua. Bilamana kedua hal di atas sama maka bahan dalam jumlah terkecil harus dikeluarkan lebih dahulu. Surat jalan dibuat dan diparaf oleh Warehouse pharmacist/ wakilnya untuk menyerahkan produk jadi yang bersangkutan ke distributor. Di sini dilakukan pemeriksaan jumlah dan nomor betsnya.
Pengiriman produk jadi ke distributor/ ekspor selama perjalanan harus memperhatikan kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan. Untuk produk yang harus disimpan pada suhu 2°-8°C dikemas pada box dari styrofoam dan ditempatkan pada ice packed atau menggunakan sarana transportasi yang memiliki fasilitas pendingin sehingga persyaratan suhu terpenuhi.
4) Pengeluaran bahan di luar keperluan produksi dan penjualan
Pengeluaran bahan untuk keperluan di luar produksi dan penjualan harus dibuat material request form yang disahkan oleh Supervisor atau kepala departemen dari departemen yang bersangkutan termasuk pengeluaran bahan Operating Supplies (OS) yang digunakan untuk keperluan produksi atau produk jadi untuk contoh pertinggal.
d. Penanganan bahan yang tersimpan lama
Bahan yang tersimpan lama di gudang dengan permintaan dari IQC untuk diretesting akan dipindahkan ke area karantina. Label karantina disiapkan sesuai informasi yang tertera pada label released. Barang ini setelah diuji oleh QC dan memenuhi syarat maka akan menjadi bahan released kembali dan jika tidak memenuhi syarat maka akan menjadi bahan rejected.
e. Penanganan bahan yang tidak digunakan lagi
Plant Logistic Department menerbitkan scrap form yang menyebutkan nama material, nomor material, dan jumlah material yang tidak digunakan lagi.
Scrap form harus ditandatangani oleh Head of Industrial Affairs. Untuk bahan
rusak selama penyimpanan di gudang, Plant Logistic Department akan membuat scrap form berdasarkan laporan dari gudang.
f. Penanganan bahan yang kadaluarsa
Setiap satu bulan sekali IQC Department akan memberikan daftar produk yang kadaluarsa maupun produk-produk yang hampir kadaluarsa dan didistribusikan ke gudang. Setelah menerima daftar tersebut, bagian gudang akan mengganti label bahan tersebut dengan label “QUARANTINE”. Selanjutnya dari QC akan melakukan test ulang terhadap produk-produk tersebut apakah masih bisa dipakai lagi atau tidak.
Apabila bagian QC menyatakan produk-produk tersebut masih memenuhi syarat maka akan kembali digunakan dengan diberi label “RELEASED” lagi.
Akan tetapi jika hasil retest menyatakan sudah tidak memenuhi syarat maka produk-produk tersebut akan diberi label “REJECTED”.
g. Penanganan bahan yang ditolak (rejected)
Bahan yang di-rejected dari IQC Department, pada setiap kemasan diberi label “REJECTED” dan dipindahkan ke area rejected. Apabila bahan rejected merupakan tanggung jawab:
1) Perusahaan, maka bahan tersebut dikeluarkan dari stok dengan membuat scrap form.
2) Supplier/ vendor, maka dilakukan proses return to vendor.
3) Packaging material yang di-rejected harus dihancurkan oleh PT Aventis Pharma.
h. Penanganan bahan yang tumpah
Penanganan bahan yang tumpah secara umum adalah dengan mengumpulkannya dengan vacuum cleaner yang dilengkapi dengan HEPA filter (untuk bahan padat kering) dan menggunakan lap kering atau chemical absorbent (untuk bahan cair). Isi vacuum cleaner dimasukkan ke dalam wadah yang diberi label yang mencakup nama isi (generik), jumlah, dan tandai dengan “untuk
dikirim ke PPLI”. Penanganan untuk bahan berbahaya seperti Claforan dan Taxotere ditangani sesuai dengan sifat masing-masing material.
i. Penanganan limbah
Limbah pabrik diberi identitas dan status (untuk dimusnahkan) dan disimpan di tempat penyimpanan limbah. Limbah dan rejected material hanya boleh disimpan di waste/rejected area maksimal 90 hari dan selanjutnya harus sudah dimusnahkan atau dikirim ke PPLI.
j. Inventory Stock Taking
Stock Taking merupakan pengecekan jumlah dan jenis seluruh barang yang ada digudang. Tujuannya adalah untuk mengetahui adanya penyimpangan/perbedaan stock secara fisik dan administratif dan melakukan koreksi atas perbedaan stock tersebut, sehingga stock yang ada mencerminkan keadaan sebenarnya, serta untuk mencegah secara dini penyimpangan akibat salah guna dan dalam proses kerja. Kegiatan ini dilakukan minimal 1 tahun sekali. Jika terdapat perbedaan antara aktual dan SAP dilakukan adjustment yang dibuat oleh accounting Department dan didistribusikan ke Plant Logistic Department, warehouse unit.
k. Pemeriksaan stock barang secara acak
Pemeriksaan alamat bahan dan perhitungan stok barang secara acak minimal 5 item berbeda setiap hari untuk setiap Packaging material, raw material, dan finished good.
l. Pelaksanakan program Health, Safety, and Environment (HSE)
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika bekerja di Warehouse, yaitu safety dan dilakukannya pemantauan lingkungan. Safety harus diperhatikan karena pekerjaan di warehouse selalu berhubungan dengan alat berat, untuk itu saat bekerja di warehouse harus memakai helm dan sepatu khusus. Selain itu, untuk proteksi dari suhu dingin, maka personel yang masuk ke cold storage harus memakai pakaian khusus. Untuk safety di warehouse sendiri, maka warehouse
harus dilengkapi dengan hydrant, fire extinguisher, sprinkler (untuk mengatasi kemungkinan kebakaran), water barrier, dan emergency exit. Pemantauan lingkungan yang dilakukan adalah pemantauan suhu, kelembaban, dan tekanan.