Peramalan adalah mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan berdasarkan informasi dari dulu dan sekarang. Peramalan sumber daya manuisia adalah meramalkan kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif dan matematis, bahkan jika metode matematis digunakan, maka pertimbangan pimpinan juga dibutuhkan untuk mengkonfirmasikan konklusi dari tipe matematis. Ada berbagai macam metode peramalan sumber daya manusia menurut Mathis dan Jackson (2001) yaitu:
1. Metode penilaian
a. Penilaian manajerial, penilaian berdasarkan petunjuk praktis mengenai hubungan antara tingkat kegiatan dan kebutuhanakan datang. Metode ini tidak disarankan untuk perencanaan jangka panjang, atau bila ada masalah yang serius, karena seperti tebak-tebakan.
b. Estimasi dapat berupa top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya orang yang berkepentingan ditanya ‖berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?‖.
c. Rules of thumb, mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam organisasi.
d. Teknik delphi, yaitu mengggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan menggunakan kuisioner terpisah dalam siatuasi yang diramalkan. Opini pakar ini kemudian digabungkan dan dikembalikan pada pakar untuk opini tanpa nama yang kedua. Proses berlangsung dalam beberapa kali hingga pakar pada umumnya setuju pada satu penilaian. Sebagai contoh pendekatan ini telah digunakan untuk meramalkan pengaruh teknologi pada manajemen sumber daya manusia dan kebutuhan perekrutan staf.
e. Teknik kelompok nominal, teknik ini tidak seperti teknik delphi yang membutuhkan pakar untuk bertemu langsung. Gagasan
29
mereka biasanya timbul secara bebas pada saat pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun sebagai laporan.
2. Metode matematika
a. Analisis rasio kecenderungan yaitu rasio antara tingkat kegiatan dan jumlah karyawan atau antara jumlah satu jenis karyawan dibandingkan yang lain kemudian memperkirakan kebutuhan akan datang dengan merujuk pada perubahan tingkat kegiatan utama atau jumlah karyawan.
Contoh:
Angka tingkat aktivitas terhadap pegawai =50 unit : 1 Perkiraan kenaikan tingkat aktivitas =1.000
Tambahan pegawai yang dibutuhkan =1.000/50=20 Jika rasio pegawai dengan pimpinan =10 : 1
Maka tambahan pimpinan yang dibutuhkan =2
b. Analisis regresi statistik yaitu membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau di antara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan oleh retailer meningkat 30%.
c. Model simulasi yaitu merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak.
d. Rasio produktivitas, yaitu menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi per karyawan. Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan.
e. Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tidak langsung. Contohnya jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, maka rasio ini dapat digunakan untuk membantu estimasi kebutuhan untuk tenaga klerikal.
Memprediksi kebutuhan sumber daya manusia, menurut Dessler (2008) antara lain dapat dilakukan dengan teknik:
1. Analisis tren
Analisis tren mempelajari variasi dalam level pekerjaan perusahaan dalam beberapa tahun terakhir untuk
30
memprediksikan kebutuhan masa depan. Jadi kita dapat menghitung jumlah karyawan dalam perusahaan setiap lima tahun sekali atau barangkali jumlah dalam setiap sub kelompok seperti penjualan, produksi, administrasi pada akhir setiap tahun tersebut. Tujuannya adalah untuk mengetahui tren yang dapat berlanjut ke masa depan. Anallisis tren dapat memberikan perkiraan awal, tetapi level pekerjaan jarang yang hanya bergantung pada ukuran waktu. Faktor lain juga seperti perubahan dalam volume penjualan dan produktivitas juga mempengaruhi kebutuhan pengisian staf. Jadi analisis tren adalah studi kebutuhan pekerjaan masa lalu di perusahaan selama suatu periode tahun untuk memprediksi kebutuhan masa depan.
2. Analisis rasio
Merupakan teknik untuk menentukan kebutuhan staf masa depan dengan menggunakan rasio di antara, misalnya volume penjulan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Misalkan faktor penyebab volume penjualan dibandingkan dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan seperti tenaga penjual. Katakanlah seorang penjual biasanya menghasilkan 500.000 dolar dalam penjualan. Bila pendapatan penjualan untuk rasio penjual tetap, Anda membutuhkan enam penjual baru pada tahun berikutnya (yang masing-masing menghasilkan tambahan 500.000 dolar) untuk menghasilkan tambahan sebesar 3.000.000 dolar dalam penjualan. Seperti analisis tren, analisis rasio mengasumsikan bahwa produktivitas kurang lebih akan sama misalnya, setiap penjual tidak dapat di motivasi menghasilkan lebih dari 500.000 dolar dalam penjualan, bila produktivitas penjualan akan meningkat atau menurun, rasio penjualan untuk para penjual akan berubah. Prediksi berdasarkan pada rasio historis kemudian tidak akurat lagi.
Untuk meramalkan jumlah pasokan karyawan dari dalam perlu dilihat mana karyawan memenuhi syarat untuk lowongan yang diproyeksikan. Sehubungan dengan hal tersebut maka perlu untuk mengetahui keterampilan mereka sekarang sebagai kualifikasi saat ini. Kadangkala calon karyawan yang diinginkan untuk mengisi jabatan tersebut tidak begitu jelas sehingga manajer sumber daya manusia beralih kepada kualifikasi yang tersedia (karyawan yang
31
ada yang memiliki kualifikasi untuk itu). Ada beberapa teknik yang dapat dilakukan untuk meramalkan pasokan karyawan dari dalam yaitu:
Kualifikasi yang tersedia berupa catatan manual atau terkomputerisasi yang memuat daftar pendidikan karyawa, karir dan perkembangan minat, bahasa, keterampilan khusus dan seterusnya, untuk digunakan dalam menyeleksi calon karyawan dari dalam untuk promosi;
Bagan pengganti personel mencakup catatan perusahaan yang memperlihatkan prestasi saat ini dan kemampuan dipromosikan dari kandidat dari dalam untuk posisi yang paling penting;
Kartu pengganti posisi yaitu kartu yang disiapkan untuk setiap posisi dalam perusahaan untuk menunjukkan calon karyawan pengganti yang memungkinkan dan kualifikasi mereka.
Jika organisasi tidak cukup memiliki cukup kandidat dari dalam dalam mengisi lowongan yang di antisipasi maka perlu berfokus pada berusaha untuk mengantisipasi ketersediaan kandidat dari luar.