IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Uraian Fakta Kinerja Perusahaan Berdasarkan Malcolm Baldrige Kriteria Tahun 2009-2010
4.2.6 Workforce Focus Criteria
a. Keterlibatan Aktif Tenaga Kerja
Keterlibatan aktif tenaga kerja menguji bagaimana perusahaan menjadikan karyawannya terlibat secara aktif untuk mencapai keberhasilan perusahaan dan pribadi. Bagian sumber daya manusia (SDM) PT SMART, Tbk mengadakan dan mengembangkan suatu program Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) terhadap karyawan untuk meningkatkan peran aktif di perusahaan. Program diklat ini dilaksanakan sesuai dengan No. Kebijakan SDM D-001-00. Sistem remunirasi dan penghargaan dilakukan oleh perusahaan sesuai No. Kebijakan SDM F-001-00 sebagai upaya menjaga loyalitas karyawan.
Adapun program yang sering diadakan PT SMART, Tbk, antara lain sebagai berikut :
1. Pengembangan Budaya
PT SMART, Tbk terus mengembangkan nilai-nilai budaya Perseroan, anatara lain sebagai berikut :
a. Integritas, dengan menanamkan perilaku karyawan seperti : i. Jujur (Honesty).
ii. Satunya perbuatan dengan kata (Walk the talk).
iii. Tindakan yang sesuai dengan falsafah perusahaan
(Conscience).
b. Sikap Positif, dengan menanamkan perilaku karyawan seperti : i. Menghargai orang lain (Respect to others).
ii. Kerjasama antar anggota organisasi dalam mewujudkan tujuan bersama (Team work).
iii. Menciptakan lingkungan kerja yang bersahabat dan saling mendukung untuk pengembangan diri dan rekan kerja
(Positive working environment).
c. Komitmen, dengan mempertahankan perilaku karyawan seperti : i. Bekerja sepenuh hati (Passion).
ii. Bertekad dan berupaya untuk selalu mencapai hasil terbaik
iii. Menyelesaikan pekerjaan yang telah dimulai hingga tuntas sesuai waktu yang telah ditetapkan (Follow up till done). d. Perbaikan Berkelanjutan, dengan memperbaiki kinerja seperti :
i. Data yang sesuai dengan fakta sebenarnya (Data accuracy). ii. Mencari metode kerja yang efisien dan efektif serta
memperhitungkan dampak biaya dan manfaatnya (Cost
concern).
iii. Upaya mencari dan melaksanakan metode kerja untuk mencapai hasil terbaik (Process excellence).
e. Inovasi, dengan meningkatkan kinerja karyawan seperti :
i. Mencari tahu cara kerja terbaik, dan mengadopsinya untuk meningkatkan kinerja perusahaan (Benchmarking).
ii. Mencari dan menghasilkan terobosan baru dalam metode kerja serta produk akhir yang dapat meningkatkan nilai perusahaan (Breakthrough).
f. Loyalitas, dengan menjaga perilaku karyawan seperti : i. Memelihara semangat kerja (Fraternity).
ii. Menunjukkan kebanggaan sebagai anggota keluarga besar Sinar Mas (Pride).
iii. Menghayati pekerjaan sebagai sarana untuk memuliakan Tuhan, serta sumbangsih kepada keluarga , perusahaan, dan Negara (Dedication).
2. Pembelajaran
PT SMART, Tbk telah merancang program pengembangan pelatihan yang wajib bagi setiap karyawan. Kurikulum dari program tersebut dimodifikasi secara teratur agar lebih dapat diaplikasikan dan melibatkan praktek-praktek lapangan.
3. Pengembangan Kepemimpinan
PT. SMART, Tbk menempatkan manajemen talenta (karyawan berbakat) dan pengembangan kepemimpinan sebagai salah satu faktor strategis untuk memperkuat kompetensi Perseroan. Identifikasi talenta dilakukan melalui Program Ayakan Emas (PAE).
Manajemen melakukan rapat secara teratur untuk menelaah talenta yang ada serta perkembangannya, untuk menjamin berlanjutnya ketersediaan talenta dan pemimpin yang berkualitas tinggi.
4. Pencarian Talenta
Demi mendukung pertumbuhan Perseroan, PT SMART, Tbk secara proaktif mencari kandidat yang berkompeten dari berbagai sekolah tinggi dan universitas yang berkualitas. PT SMART, Tbk bekerja sama dengan banyak institusi pendidikan untuk memperkenalkan kemajuan agribisnis, mengadakan seminar dan mempresentasikan kesempatan berkarir di bidang agribisnis khususnya kelapa sawit. PT SMART, Tbk juga secara aktif berpartisipasi dalam berbagai pameran pekerjaan.
5. Sistem Imbalan
PT SMART, Tbk mengaplikasikan kompensasi berbasis kinerja sebagai bentuk penghargaan terhadap para karyawannya. Karyawan yang memberikan kontribusi yang tinggi serta berkinerja baik akan menerima kompensasi yang lebih tinggi, dimana bukan hanya meliputi remunerasi dasar dan bonus tahunan, namun juga termasuk kompensasi jangka panjang.
Disamping program tersebut, ada juga dua program pelatihan karyawan PT SMART, Tbk yang harus diikuti, antara lain adalah : 1. Program Pelatihan Wajib (Compulsory)
Dimana pelatihan yang diperuntunkan bagi karyawan agar dapat memiliki kompetensi tertentu sesuai jabatan yang akan didudukinya. 2. Program Pelatihan Pilihan (Optional)
Bertujuan untuk menambah wawasan, keterampilan dan mengembangkan sikap yang dapat menunjang efektivitas kerja.
Dalam hal ini, maka PT SMART, Tbk telah menjalankan proses evaluasi terhadap program peningkatan keterlibatan aktif tenaga kerja, walaupun proses ini masih bervariasi di beberapa unit kerja operasi. Praktek terbaik Perseroan dalam manajemen SDM pun telah diakui melalui penerimaan penghargaan Human Resource Excellence pada
tahun 2009 dari Institut Manajemen Universitas Indonesia, dengan memperoleh peringkat pertama pada kategori Overall Employee
Engagement dan peringkat kedua pada kategori Overall Talent Management. Penghargaan ini mencerminkan pengakuan publik atas
komitmen PT SMART, Tbk dalam mengimplementasikan keterlibatan aktif tenaga kerjanya. Tetapi, integration masih terbilang lemah karena adanya ketidakselarasan antar unit kerja terhadap pelaksanaan yang ada. Hal tersebut terindikasi dari adanya realisasi rencana kerja dan anggaran yang belum sesuai dengan target perusahaan.
b. Lingkungan Tenaga Kerja
Lingkungan tenaga kerja menguji bagaimana perusahaan membangun lingkungan tenaga kerja yang efektif dan mendukung. Seperti halnya manajemen SDM perusahaan berfungsi untuk melakukan identifikasi terhadap posisi dalam struktur organisasi perusahaan guna mengetahui kebutuhan kapasitas dan kapabilitas tenaga kerja. Sedangkan untuk menciptakan iklim kerja yang baik, maka perusahaan menggunakan SK No.05/PP/P/III/2009 yang dimuat dalam Pengesahan Peraturan Perusahaan pada Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi serta Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tanaga Kerja guna menciptakan perlindungan bagi keselamatan karyawan.
Bagian sumber daya manusia bersama unit kerja lainnya melakukan proses koordinasi untuk menentukan solusi dalam memenuhi kapasitas dan kapabilitas karyawan. Kemudian atas persetujuan direksi, bagian sumber daya manusia menyelenggarakan program seperti rekruitmen, diklat, dan mutasi di berbagai unit kerja. Sesuai dengan No. Kebijakan SDM A-001-00 mengenai penerimaan karyawan pada kebutuhan tenaga kerja di dalam organisasi serta disesuaikan dengan perkembangan organisasi. Dan No. Kebijakan SDM D-001-00 mengenai Pelatihan, Assessment, Pengembangan Karir guna meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan.
Tunjangan kesejahteraan baik pengobatan, perjalanan dinas, fasilitas perumahan, dan kendaraan inventaris sangat diperhatikan oleh PT SMART, Tbk. Sesuai dengan No. Kebijakan HRD F-007-00 (Pengobatan), HRD F-012-01 (Perjalanan Dinas), HRD F-017-00 (Fasilitas Perumahan), dan No. Kebijakan NML F-019/01-04 (jenis inventaris kendaraan). Proses klaim bisa dilihat pada lampiran 7.
Proses evaluasi maupun pembelajaran (learning) terhadap pelaksanaan pendekatan yang berkaitan dengan lingkungan tenaga kerja belum menunjukan adanya evaluasi secara berkala di beberapa area. Sementara integration masih dalam tahap awal penyelarasan terhadap pendekatan lingkungan kerja. Integrasi yang cukup baik terlihat dari komunikasi yang cukup matang diantara unit kerja dalam melaksanakan program kerja sehingga realisasi dapat optimal.
4.2.7 Process Management Criteria a. Desain Sistem Kerja
Desain sistem kerja pada PT SMART, Tbk terdiri dari empat blok, yaitu: Business Review, Analysis, Improvement dan Intelligence
(BRAIN). Penelaahan Bisnis (Business Review) memungkinkan para
eksekutif untuk memonitor kinerja perkebunan dan pabrik penyulingan secara berkelanjutan. Hal ini juga membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat waktu dan sesuai dengan fakta yang ada. Penilaian dari setiap unit bisnis dimonitor secara teratur melalui kokpit manajemen dalam WAR ROOM. Melalui WAR ROOM, manajemen juga dapat melakukan Analisa Bisnis (Business Analysis) untuk menelusuri indikator kinerja utama Key Performance Indicator (KPI) yang terkait dengan menggunakan Nerve System.
Nerve System dalam Perseroan dikembangkan secara internal
berdasarkan konsep Balance Scorecard dan sistem ini mirip dengan mekanisme otak manusia dan sistem syaraf di tubuh manusia. Sistem ini merupakan sistem yang terintegrasi yang menghubungkan KPI dari seluruh divisi dalam Perseroan secara logis. Manajemen proses di PT SMART, Tbk dapat diihat pada Gambar 9 sebagai berikut.
Gambar 9. Manajemen proses PT. SMART, Tbk
Pada gambar manajemen proses PT SMART, Tbk menunjukan bahwa manajemen proses dimulai dari Business Review yaitu untuk memonitor kinerja perkebunan dan pabrik penyulingan secara berkelanjutan, serta untuk membantu para eksekutif dalam pengambilan keputusan. Kemudian manajemen melakukan adanya Analisa Bisnis
(Business Analysis) untuk menelusuri kinerja utama KPI dengan
menggunakan Nerve System. Setelah diidentifikasi masalah dan analisa, proses dilanjutkan dengan Perbaikan Bisnis (Business Improvement). Inisiatif Business Improvement meliputi seluruh aktivitas Perseroan mulai dari perkebunan sampai ke operasi hilir (pabrik penyulingan dan pemasaran) dan juga ke kantor pusat, yang diproses melalui program SMART COIN (COrporate INtensification). Proses manajemen terakhir adalah program Intelijensia Bisnis (Business Intelligence), dimana Business Intelligence pada Perseroan bertujuan untuk membagi, menerapkan, dan menstandarisasikan praktek-praktek terbaik dalam industri kelapa sawit, melalui ICON (Integrated CONferences). Dalam program ini, diadakan konferensi dan kompetisi mulai dari level regional sampai level perkebunan. Sehingga muncul ide-ide terbaik dan kemudian diinformasikan, distandarisasi, dan diimplementasikan sebagai kebijakan dalam Perseroan.
Fokus dari manajemen PT SMART, Tbk adalah mentransformasikan Perseroan menjadi suatu Learning Organitation. Penting bagi setiap organisasi untuk mencapai tahap pembelajaran yang memungkinkan organisasi tersebut untuk terus memimpin di era yang sangat kompetitif ini dan untuk meningkatkan keunggulan daya saing di bisnisnya. Karena organisasi yang terus belajar akan menghasilkan aktiva tak berwujud yang tak ternilai seperti informasi, pengetahuan, dan wawasan yang sangat berpengaruh dalam menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.
Maka dari itu, PT SMART, Tbk selalu mengevaluasi desain sistem kerjanya setiap tahun, dimana hasil evaluasi tersebut disajikan dalam
Annual Report. Jadi proses evaluasi dan perbaikan sudah tersistematis,
dengan berdasarkan fakta dan beberapa pembelajaran (learning) organisasi yang selalu diperbaiki. Selain itu, integrasi (integration) juga selalu membutuhkan peningkatan diantara unit kerja dalam proses saling melengkapi untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan.
b. Manajemen dan Perbaikan Proses Kerja
Dalam hal ini perusahaan menguji bagaimana manajemen mengelola dan memperbaiki proses kerja utamanya. Pendekatan
(approach) yang efektif dan sistematis telah dimiliki perusahaan dalam
memperbaiki proses kerja PT SMART, Tbk dimana dapat terlihat dengan adanya penerapan ISO 9001:2000 untuk manajemen kualitas pabrik pengolahan kelapa sawit, sertifikasi ISO 14001:2000 atas lingkungan, ISO 17025 atas kompetensi laboratorium kalibrasi dan pengujian dan ISO 22000:2005 atas manajemen keamanan pangan. Berbagai pendekatan tersebut diberlakukan sebagai monitor untuk mendeteksi kelemahan perusahaan yang harus diperbaiki kinerjanya.
Sistem tata kelola PT SMART, Tbk selalu diaudit oleh Audit Internal Korporasi. Penilaian kinerja karyawan juga selalu dilakukan dengan berdasarkan No. Kebijakan SDM C-001-00 yang disebut dengan Penilaian Prestasi Kerja (PKK), dalam pengukuran sistematik
tentang pelaksanaan pekerjaan dengan 14 dasar penilaian, yang dievaluasi setiap satu tahun sekali. Perbaikan proses kerja dilihat dari masing-masing karyawan yang dinilai dari dua unsur yaitu :
1. Unsur Umum, seperti : pengetahuan akan pekerjaan, inisiatif kerja, produktifitas dan efisiensi kerja, mutu kerja, komunikasi, kerjasama, tanggung jawab dan dedikasi, disiplin dan absensi, sikap kerja, dan penyesuaian lingkungan.
2. Unsur Manajerial, seperti : perencanaan dan organisasi, pemecahan masalah, pengambilan keputusan, dan efisiensi biaya.
Integrasi (integration) manajemen dan perbaikan proses kerja sudah terlihat melalui adanya proses saling melengkapi antara bagian
operations, finance, strategic, services and projects, refinery. Dengan
demikian integrasi yang ada masih dalam tahap penyelarasan yaitu kebutuhan dasar organisasi diidentifikasi untuk merespon profil organisasi dan proses lainnya.