TUGAS AKHIR
PERAN TATA RUANG KANTOR PADA
PT. ALAM LAUT SEJAHTERA
BELAWAN
Oleh :
LASRIA SITUNGKIR
062103065
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : LASRIA SITUNGKIR
NIM : 062103065
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : Peran Tata Ruang Kantor Pada PT. Alam Laut
Sejahtera
Tanggal 17 Juni 2009 Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan
(Dr. Endang Susilastya Rini, SE, MSi) NIP: 123 010 480
Tanggal 17 Juni 2009 DEKAN
PERTANGGUNG JAWABAN TUGAS AKHIR
NAMA : LASRIA SITUNGKIR
NIM : 062103065
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : Peran Tata Ruang Kantor Pada PT. Alam Laut
Sejahtera
Medan 17 Juni 2009
Menyetujui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatNya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu
syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Diploma III
Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.
Penulis menyajikan tugas akhir berjudul “Peran Tata Ruang Kantor pada
PT. Alam Laut Sejahtera” dan ingin memberikan informasi mengenai pentingnya
peran tata ruang kantor didalam perusahaan untuk mencapai efektivitas kerja dan
tercapainya tujuan perusahaan. Didalam penyelesaian tugas akhir ini penulis
menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik secara isi maupun
pemaparan, oleh karena penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas akhir ini. Selama
perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah banyak menerima
bantuan secara moril dan material dari berbagai pihak .Teristimewa penulis
mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada orang tua tercinta
Ayahanda M..J. Situngkir dan Ibunda D. Sijabat yang membesarkan , mendidik
dan membiayai penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan, serta Abang
Menson (Alm) tercinta yang akan selalu kukenang yang memberikan motivasi,
nasehat, dan dukungan kepada penulis dimasa hidupnya sehingga penulis selalu
dikuatkan ketika mengalami masalah dalam perkuliahan, kakak Rohiana dan
abang ipar, abang Ezer dan Parto tersayang yang membantu membiayai
sepadan dengan abang, abang Norton dan kakak ipar, adik Herlinda, Devin
Nataniel dan keponakan saya : Dian, Piya, Herlinda dan Ucok.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi
USU
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma
III Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program
Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU dan selaku dosen
pembimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, beliau
telah banyak memberikan saran, nasehat, dan kritik yang membangun
untuk menyempurnakan Tugas Akhir saya. Semoga Tuhan Yang Maha
Esa membalas segala kebaikan ibu.
4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonmi USU khususnya dosen program
Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu
yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga membalas jasa
Bapak dan Ibu sekalian
5. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU.
6. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi
7. Staf PT. Alam Laut Sejahtera yang telah memberikan data-data yang
dibutuhkan penulis terkhusus buat K’Kezia yang banyak membantu
penulis.
8. Bapak P. Simanjuntak selaku direktur PT. Alam Laut Sejahtera.
9. Terima kasih buat teman-teman di K.O Gloria, teman magang grup 27,
teman-teman jurusan Kesekretariatan 2006, teman satu kos, buat kakak
Melva, Mei, Parulian, Johan, Martha, Erlinda, Wahyuni, Beta, Kakak
Leni, kakak Wasti teman satu koordinasi 2008\2009 yang selalu
mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini baik
langsung maupun tidal langsung, terima kasih buat doa-doanya
semoga Tuhan memberkati kita semua.
Medan, 17 Juni 2009
Penulis Lasria Situngkir 062103065
DAFTAR ISI
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN /INSTANSI A. Sejarah Ringkas Perusahaan ... 6
B. Struktur Organisasi ... 8
C. Uraian tugas (Job Descripton) ... 10
D. Kegiatan Usaha ... 19
E. Kinerja Usaha Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 3
BAB III: PEMBAHASAN ... 25
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN ... 33
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A. Surat Permohonan Izin Research/Survey dari USU FE
kepada PT.Alam Laut Sejahtera ... 35
B. Surat Izin Research/Survey dari PT. Alam Laut Sejahtera ... 36
C. Denah Ruang Kantor PT. Alam Laut Sejahtera ... 37
D. Surat Pernyataan telah selesai Research/Survey
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki
sebuah perusahaan. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur (tidak baik) pasti
membuat klien atau tamu perusahaan berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut
tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.
Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan
dapat menambah gairah kerja karyarwan dalam rangka mendukung peningkatan
mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak
langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktivitas kerja karyawan
yang bekerja di kantor tersebut.
Tidak semua perusahaan swasta maupun pemerintah memandang penataan
ruang kantor sesuatu hal yang penting. Masih banyak ruang kantor yang tidak
teratur dan menghambat keefektivitasan kerja setiap karyawan. Pada dasarnya tata
ruang-ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran, saya
akan menuliskan definisi kantor. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam
rangka memperlancar tugas maupun aktivitas-aktivitas di segala bidang, dengan
demikian kantor merupakan tempat kegiatan diselenggarakannya
aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di
berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari
penerimaan,mengumpulkan,mengelola,menyimpan,danmendistibusikan(menyalur
Melakukan tugas kantor seperti yang sudah didefinisikan di atas
memerlukan konsentrasi penuh karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut
adalah manusia (karyawan), semangat kerja karyawan dipengaruhi oleh
lingkungan kerja. Oleh sebab itu perencana ruang kantor merupakan hal yang
penting dari sebuah manajemen perkantoran untuk mengatur ruangan yang
efisien menimbulkan kepuasaan kerja bagi para pegawai, dalam melaksanakan
pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada
tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari ppemborosan tenga, waktu
maupun hal-hal yang merugikan perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang
hendak dicapai perusahaan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, maka penulis dapat
merumuskan masalah yaitu”Sejauh mana peran tata ruang kantor dapat
mendukung kelancaran kerja karyawan di PT. Alam Laut Sejahtera.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini, untuk mengeahui
peran tata ruang kantor di PT. Alam Laut Sejahtera dan sudahkah tata ruang
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:
a. Dapat dijadikan sebagai bahan masukan kepada PT. Alam Laut Sejahtera
bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat kantor dapat
meningkatkan kelancaran kerja karyawan dan mendukung pencapaian
tujuan perusahaan.
b. Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi penulis, tentang tata ruang
kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari
perkuliahan.
c. Untuk memberikan manfaat dan berguna untuk penelitian selanjutnya,
serta sebagai pertimbangan dan masukan dalam menyempurnakan
penelitian-penelitian selanjutnya.
E. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan
1. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan yang
diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas
Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III
Persiapan
Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
Jadwal kegiatan (survey) yang dilakukan penulis di PT. Alam Laut
Sejahtera adalah:
Tanggal 24 April 2009
Tanggal 8 Mei 2009
Tanggal 20 Mei 2009
Kegiatan (survey) yang dilkukan penulis bertujuan untuk memperoleh
data-data maupun informasi yang digunakan untuk mendukung penyelesaian
Tugas Akhir saya.
2. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah,
perumusan maslah, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah
ringkas perusahaan, Struktur organisasi, uraian tugas (job description),
jaringan usaha, kinerja usaha terkini, serta perencanaan kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam Bab ini akan membahas tentang: Peran tata ruang kantor,
jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat
mempengaruhi kinerja karyawan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas
Akhir ini, dalam Bab ini penulis akan memberikan saran yang dapat
bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Alam Laut Sejahtera Belawan merupakan salah satu perusahaan
swasta yang bergerak dibidang penyediaan fasilitas, pemasaran dan perawatan
kapal perikanan. PT. Alam Laut Sejahtera didirikan atas keinginan beberapa
pengusaha dengan jumlah dana yang telah disepakati. PT. Alam Laut Sejahtera ini
berdiri pada tahun 1999 dengan izin UU No. 1 Tahun 1995 tentang perseroan
terbatas (Lembaran Negara tahun 1995 No. 13, tambahan lembaran Negara No.
3587), keputusan menteri kehakiman RI No. M. 01_PR. 08. 01 Tahun 1996
tentang tata cara pengajuan permohonan dan pengesahan akta pendirian perseroan
terbatas, yang didirikan selama 75 tahun sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
Sertifikat untuk mendirikan PT. Alam Laut Sejahtera adalah sebagai berikut:
1. Surat Perjanjian Sewa Pemakaian Tanah
Surat perjanjian sewa pemakaian tanah dikeluarkan oleh Perum perikanan
3. Surat Izin Usaha Perikanan (SIUP)
Surat izin perdagangan dikeluarkan oleh pemerintah daerah tingkat II
4. Surat Izin Sewa Permukaan Laut
Surat perjanjian sewa permukaan laut dikeluarkan oleh PT (Persero)
pelabuhan Indonesia. Surat tersebut merupakan kontrak atas pemakaian
permukaan laut untuk mendirikan fasilitas tangkahan.
5. Hiner Ordonasi (HO)
Hiner ordonasi merupakan surat izin gangguan lingkungan. Surat izin
tersebut pada tahun 1997 menjadi surat izin tempat usaha (SITU). HO
dikeluarkan pengganti surat izin pemerintah Tk II, yakni Wali kota Medan.
HO akan ditinjau setiap lima tahun atau ada perubahan tempat usaha.
Letak berdirinya PT. Alam Laut Sejahtera berada dalam kawasan
pelabuhan perikanan samudera Belawan Jl. Gabion Belawan Kotamadya Medan
Provinsi Sumatera Utara, dengan luas areal lahan ±2500m2. Letak posisi
tangkahan ini sangatlah strategis dan menguntungkan, karena berada dekat pusat
kota Sumatera Utara dan berada didaerah segitiga pertumbuhan (Thailand,
Malaysia, dan Indonesia), perairan Selat Malaka dan Laut Cina Selatan yang
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hubungan kedalam dan keluar anggota
suatu organisasi. Struktur organisasi merinci tentang pembagian aktifitas kerja dan
hubungan antara aktifitas satu dengan yang lainnya. Dalam rangka untuk
memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang,
sehingga tugas yang diberikan oleh atasan dapat dikerjakan secara efisien,
sistematik dan terkoordinir. Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah
merupakan penyusunan kegiatan struktur organisasi yang akan terus berkembang
sesuai dengan perkembangan kegiatan serta tujuan perusahaan.
PT. Alam Laut Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
penyediaan fasilitas, pemasaran dan perawatan kapal perikanan yang memiliki
struktur organisasi garis dan staff. Struktur ini hampir sama dengan sturktur garis,
dengan satu dimensi tambahan berupa aktifitas struktur garis dan memfasilitasi
pencapaian tujuan utama perusahaan.
Struktur organisasi pada PT. Alam Laut Sejahtera sejak berdiri hingga
saat ini telah beberapa kali mengalami perubahan, hal ini bertujuan untuk
penyesuaian tuntutan dan perkembangan kegiatan- kegiatan yang semakin banyak
dan kompleks. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staff untuk
memudahkan pelaksanaan dan menyelesaikan pekerjaan baru mereka dengan
jumlah waktu seminim mungkin, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efektif.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sumber PT. Alam Laut Sejahtera
Keterangan:
Ka. Sub Bagian : Kepala Bagian
Ka. Sub Sie : Kepala Sub Seksi
Ka. Sub Bag Rt : Rumah Tangga
Ka. Subsie BAP : Bahan Alat Pemeriksa
C. Uraian Tugas (Job Description)
1. Nama Jabatan : Direktur
Bertanggung jawab kepada : Presiden Komisaris
Membawahi : 1.Wakil Direktur
2. Kabag Administrasi dan Keuangan
3. Kasir Pemasaran
Uraian Tugas :
a. Mengelola dan mengoperasikan kekayaan/asset perusahaan sesuai dengan
kebijakan yang telah digariskan oleh presiden komisaris.
b. Merumuskan kebijakan operasional perusahaan berdasarkan kebijakan
umum yang telah digariskan oleh presiden komisaris.
c. Mengarahkan, membina dan mengendalikan seluruh sumber daya manusia
dan perangkat organisasi dalam upaya tercapainya pelayanaan umum yang
efisien.
d. Melaksanakan koordinasi sebaik-baiknya dengan instalasi pemerintahan
dan swasta terkait.
2. Nama Jabatan : Wakil Direktur
Bertanggung jawab kepada : Direktur
Uraian Tugas :
a. Membantu direktur dalam membina hubungan yang harmonis dengan
instansi pemerintah, aparat keamanan, lembaga atau organisasi
b. Mengatur dan memimpin terselenggaranya keamanan dan ketertiban
didalam areal usaha.
c. Membantu direktur dalam pembinaan disiplin pegawai.
d. Memimpin mobilisasi pegawai dan pelaksanaan kegiatan umum yang
menyangkut kebersihan, kerapian areal dan perawatan/perbaikan instalasi
usaha.
e. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya dan diatas
perintah atasan.
3. Nama Jabatan : Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab kepada : Diresksi
a. Mengkoordinasi dan mengendalikan pelakasanaan verifikasi data/laporan
operasional dari bidang lainnya menyangkut keuangan dan anggaran.
b. Mengkoordinasi pelaksanaan program kepegawaian, mengembangkan
mutu dan ketrampilan pegawai sesuai dengan kebijaksanaan yang telah
ditetapkan.
4. Nama Jabatan : Kasub Bagian Akunting
Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pencatatan/pembukuan secara lengkap atas segala transaksi
yang mempunyai harta dan kewajiban perusahaan secara sistematis dan
sesuai dengan manual akuntansi yang telah ditetapkan.
b. Memeriksa kelengkapan dan sahnya pembuatan bukti penerimaan dan
pengeluaran kas berikut lampirannya.
5. Nama Jabatan : Kasir
Bertanggung jawab kepada : Kabag Administrasi dan Keuangan
Uraian Tugas :
a. Melaksanaan penerimaan, penyimpangan dan pengeluaran yang sesuai
dengan ketentuan dan kebijakan yang telah digariskan.
b. Menyetor seluruh hasil tagihan secara lengkap kepada bank perusahaan
sesuai dengan ketentuan, mengatur dan menyimpan penyediaan kas untuk
keperluan kegiatan sehari-hari.
6. Nama Jabatan : Kasub Bagian Personalia
Bertanggung jawab kepada : Kabag Administrasi & Keuangan
Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian, menghimpun dan
menyimpan data pegawai.
b. Memonitor kehadiran pegawai dan membuat daftar hadir, kegiatan dinas
luar.
c. Menyiapkan bahan berupa data dan konduite pegawai dalam rangka
d. Menghitung, menyusun dan memeriksa kebenaran daftar hadir, kegitan
dinas luar.
7. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan
perlengkapan
Bertanggung jawab kepada : Kabag Administrasi dan Keuangan
Uaraian Tugas :
a. Mengatur dan mengawasi penggunaan peralatan kerja, melaksanakan
pemeliharaan dan perawatan secara rutin dan berkesinambungan.
b. Mengatur dan mengendalikan penggunaan kendaraan operasional untuk
kepentingan perusahaan, menyusun program pemeliharaan/perawatan
kendaraan secara berkesinambungan agar kondisi selalu siap pakai.
c. Melaksanakan tugas sehubungan keperluan tamu-tamu dan mengatur
akomodasi serta konsumsi jika diperlukan.
d. Menyiapkan keperkuan rapat-rapat atau acara lainnya yang diperlukan
bagi kepentingan perusahaan
8. Nama jabatan : Kepala Seksi Produksi
Bertanggung jawab kepada : Direktur
Membawahi : 1. Kasub Seksi Penangkapan Ikan
Uraian Tugas :
a. Mengkoordinasi penyusunan rencana operasional dan program
pemeliharaan/perawatan, pembangunan/investasi sarana dan prasrana yang
berada di perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan operasional dan perawatan
kapal agar senantiasa siap pakai dan berjalan lancar.
c. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan perbaikan dan perawatan
sarana dan prasarana agar tetap optimal dalam mendukung kegiatan
operasional usaha.
d. Memonitor, mengevaluasi dan mengusulkan mekanisme dan prosedur
operasional kapal dan perawatan sarana dan prasarana sehingga dapat
berjalan lancar.
9. Nama Jabatan : Kepala sub Seksi Penangkapan Ikan
Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Produksi
Uraian Tugas :
a. Membuat jadwal keberangkatan kapal penangkapan ikan.
b. Melaksanakan perbaikan dan perawatan kapal yang memenuhi persyaratan
teknik.
c. Menyiapkan pembekalan bahan dan alat perikanan (BAP) untuk kapal
yang akan dioperasionalkan.
d. Mempersiapkan nahkoda dan anak buah kapal (ABK) yang memenuhi
10. Nama Jabatan : Kepala Sub Seksi Teknik
Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Teknik
Uraian Tugas :
a. Mengatur penempatan (posisi) kapal-kapal di dermaga/jetty dan
melakukan perbaikan dan pemeliharaan atas instalasinya.
b. Melaksanakan perbaikan dan perawatan jalan dan areal.
c. Menyiapkan pemakaian dan perawatan instalasi listrik, air dan akomodasi
secara efektif dan efisien.
d. Sesuai dengan Perintah atasan.
11. Nama Jabatan : Kepala Seksi Pemasaran
Bertanggung jawab kepada : Direktur
a. Mengkoordinasi penyusunan rencana dan pelaksanaan pemasaran ikan,
BAP dan jasa secara cermat sehingga memberikan nilai yang lebih besar
b. Mengkoordinasi dan mengendalikan unit kerja secara baik sehingga unit-
unit pada jajaran pemasaran berada pada kondisi siap tugas yang kompak.
c. Mengkoordinasi dan mengendalikan pencatatan secara otentik atas volume
dan harga ikan dan BAP yang dijual kepada pedagang/pembeli.
d. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyetoran hasil penjualan kas
dan kredit ikan dan BAP yang segera setelah proses transaksi penjualan
selesai.
12. Nama Jabatan : Kepala sub Seksi Sortasi Grading dan
Penimbangan
Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Pemasaran
Uraian Tugas :
a. Menghujuk, mengawasi dan memberi petugas sortasi, grading dan
penimbangan dalam jumlah dan tingkat ketrampilan yang tepat
penyediaannya.
b. Membuat sistem dan alat dan bahan yang cukup untuk memperlancar
pelaksanaan tugas.
c. Memimpin pelaksanaan sortasi, grading dan penimbangan secara tertib
cepat dan cermat serta membuat catatan otentik.
d. Mengawasi aliran ikan mulai dari sortasi, grading sampai pada proses
penjualan.
13. Nama Jabatan : Kasub Seksi Penjualan Ikan Lokal Dan Eksport
Bertanggung jawab kepada : Kepala Sub Pemasaran
Uraian tugas :
a. Melakukan monitoring harga ikan di Gabion, Medan dan Malaysia serta
tempat lain yang dinilai mempengaruhi pasar di Gabion.
b. Menetapkan strategi penjualan ikan, penetapan kuota eksport/import
penetapan tunai dan kredit bagi pembeli.
c. Menetapkan harga penjualan ikan, menurut jenis dan gradenya.
d. Melakukan tranksaksi penjualan ikan dengan administrasi yang sah dan
dapat dipertanggungjawabkan.
e. Mengawasi dan mengendalikan pembayaran tunai dan kredit dengan
administrasi otentik.
14. Nama Jabatan : Kasub Seksi Handling, Mutu Dan Kebersihan
Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Pemasaran
Uraian Tugas :
a. Menyiapkan bahan- bahan yang diperlukan dalam penanganan dan
peningkatan serta penjagaan mutu ikan dalam jumlah yang tepat. Untuk itu
agar melakukan koordinasi dengan sub seksi penjualan BAP dan jasa.
b. Menyiapkan peralatan yang digunakan untuk penanganan pengepakan
ikan dalam keadaan baik, bersih dan cukup.
c. Membersihkan peralatan gudang dan drainase serta peralatan (wadah)
d. Melaporkan kondisi peralatan yang digunakan seksi produksi melalui
atasannya untuk antisipasi perbaikan.
e. Melakukan evaluasi terhadap tingkat disiplin pegawainya dan
melaporkannya kepada atasan.
f. Melaksanakan tugas lain dalam bidangnya dan atas perintah atasan.
15. Nama Jabatan : Kasub Seksi Penjualan BAP & Jasa
Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Pemasaran
Uraian Tugas :
a. Melaksanakan penjualan bahan dan alat perikanan serta jasa kepada
konsumen/pembeli secara tunai dan kredit, membuat dokumen penjualan
yang otentik mentetorkannya/melaporkannya kepada kasir.
b. Mencatat dengan baik BAP dan jasa yang digunakan (yang disuplai)
kepada mitra kerja sehingga perhitungan fee atau dapat dilakukan secara
benar. Dokumen yang digunakan untuk disuplai BAP dan jasa itu
disampaikan kepada kasir.
c. Menyusun anggaran belanja pada unit kerjanya dan melaksanakan secara
benar dan efisien.
d. Melaksanakan evaluasi tingkat disiplin pegawainya dan melaporkan
kepada atasan.
D. Kegiatan Usaha
PT. Alam Laut Sejahtera belawan merupkan salah satu perusahaan swasta
yang bergerak dibidang jada dan perdagangan. Letak PT. Alam Laut Sejahtera
berada di posisi yang strategis dan menguntungkan karena berada dekat pusat kota
Sumatera Utara dan memiliki jaringan usaha di Gabion Belawan, Medan,
Malaysia, dan Singapura.
1. Jasa
Diantara dua bidang yang dikerjakan di PT. Alam Laut Sejahtera, bidang
jasalah yang paling diprioritaskan dengan memberikan servis yang memuaskan
kepada pelanggan (mitra kerja) supaya semakin banyak orang yang melabuhkan
kapal di dermaga PT. Alam Laut Sejahtera dan diharapkan dapat mencapai target
yang sudah ditentukan dan semakin menjalin hubungan yang erat dengan mitra
usaha perusahaan. Usaha yang dilakukan untuk mempertahankan pelanggan
bahkan menarik pelanggan baru perusahaan melakukan pelayanan seperti:
1. Pelayanan keamanan kapal
2. Penarikan uang mitra dengan cepat paling lama sepuluh hari dari pedagang
3. Lokasi yang strategis pelabuahan/dermaga yang dapat memuat kapal-kapal
besar, menjaga kebersihan dermaga, menyediakan tong-tong ikan yang
4. Tidak memberatkan banyak birokrasi, maksudnya tidak memberatkan
dengan banyaknya biaya-biaya seperti biaya air, telepon, surat-surat yang
dibutuhkan oleh pelanggan dan lain-lain.
5. Menciptakan rasa kekeluargaan yang erat, yang artinya perusahaan peduli
terhadap para pengusaha jika mengalami musibah.
2. Perdagangan (Jual-beli)
PT. Alam Laut Sejahtera dikatakan juga bergerak dibidang perdagangan
karena perusahaan ini memiliki beberapa kapal sendiri yang dioperasikan ke laut
untuk menagkap ikan, dan perusahaan ini tidak memiliki target yang hendak
dicapai setiap tahun atau bulan karena perusahaan ini tidak seperti perusahaan
produksi pada umumnya karena hasil tangkapan ikan di laut berdasarkan faktor
alam.
E. Kinerja Usaha Terkini
Kinerja usaha sangat penting untuk ditingkatkan hari demi hari, hal ini
digunakan untuk mengetahui apakah perusahaan tersebut mempunyai kinerja yang
baik atau tidak. Maka untuk itu bagian ini akan membahas kinerja usaha di PT.
Alam Laut Sejahtera Belawan, dapat dilihat laba bersih yang dicapai perusahaan
pada tahun 2008 adalah sebesar Rp 88.638.490,83 jumlah ini menunjukkan
penurunan laba sebesar 49,76% diman pada tahun 2007 jumlah laba yang
diperoleh perusahaan sebesar Rp 89.472.781,87
Penurunan laba tersebut dikarenakan turunnya piutang pada tahun 2008
sebesar Rp 37.515.190,00 sedangkan piutang perusahaan pada tahun 2007 sebesar
Rp 74.414.111,00 sementara dikedua tahun tersebut piutang usaha bersumber
dari arus kas. Untuk mengetahui lebih lanjut kinerja perusahaan pada PT. Alam
Laut Sejahtera maka pada halaman berikut akan disajikan laporan laba-rugi
PT. ALAM LAUT SEJAHTERA
Pendapatan penjualan lokal Rp 16.273.488.483,00
Jumlah penjualan Rp 16.430.009.383,00 Rp 20.780.597.433,00
Rp 20.439.709.738,00
Harga pokok penjualan
Harga pokok penjualan eksport Rp 147.380.181,00 Rp 301.339.702,00
Harga pokok penjualan import
Harga pokok penjualan lokal Rp 15.510.182.048,00
Harga pokok penjualan
Biaya penjualan barang lokal Rp 167.055.470,00
Jumlah biaya penjualan Rp 167.644.412,00 Rp 124.150.561,28
Rp 122.119.954,28
Biaya administrasi dan umum
Biaya pegawai Rp 263.580.012,81 Rp 324.538.038,74
Biaya kendaraan Rp 36.027.935,00 Rp 52.666.518,00
Biaya penyusutan dan atmortisasi Rp 13.878.517,79 Rp 16.017.853,72
Biaya perlengkapan utilitas Rp 57.669.079,00 Rp 92.055.960,25
Biaya adm/umum lain-lain Rp 33.895.636,00 Rp 63.865.453,00
Jumlah biaya adm & umum Rp 405.047.180,85 Rp 549.143.823,71
Jumlah biaya operasi Rp (572.691.592,85)
Laba operasi Rp 228.796.447,35 Rp 117.710.356,03
Rp (673.294.384,98)
Pendapatan dari biaya lain-lain
Pendapatan lain-lain Rp 817.237,60 Rp 8.217.342,67
Biaya lain-lain Rp (59.401.412,12 ) Rp (50.685.174,52) Rp 36.454.916,87
Laba sebelum PPh Rp 178.111.272,83 Rp 89.472.781,83
Rp (28.237.574,20)
F. Rencana Kegiatan Perusahaan
Rencana kegiatan perusahaan memang sangat penting dalam sebuah
organisasi, untuk meningkatkan pendapatan perusahaan lebih besar lagi. Oleh
sebab itu pihak perusahaan perlu mengkaji cara-cara yang lebih baik agar hasilnya
memuaskan. Sehingga dibuat rencana kegiatan kerja perusahaan untuk
mengetahui kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan
pendapatan dan kenyamanan karyawan.
Adapun rencana kegiatan tersebut dimulai dari:
1. Merenovasi kantor PT. Alam Laut Sejahtera Belawan
2. Memperluas pemasaran ikan ke daerah lain.
3. Memperbaiki tata cara pengarsipan di PT. Alam Laut Sejahtera Belawan.
4. Menambah fasilitas kantor PT. Alam Laut Sejahtera.
5. Membeli kapal baru dan memperluas dermaga PT. Alam Laut Sejahtera
Belawan.
6. Memperluas gudang.
7. Menambah peralatan penangkapan ikan.
8. Memperbaiki dan membersihkan fisik kantor.
9. Menghemat segala biaya: artinya meminimalkan setiap biaya-biaya yang
dikeluarkan perusahaan seperti:
a. Biaya telepon.
b. Biaya listrik
10.Lebih mempercepat kerja sama dengan pengusaha, dengan memberikan
pelayanan yang memuaskan, penggunaan tong-tong ikan, air secara gratis
diharapkan dapat mempromosikan pelayanan kepada orang lain.
11.Melakukan survey alam, artinya hasil tangkapan ikan yang diperoleh dari
laut tergantung pada faktor alam. Apabila cuaca baik kemungkinan hasil
tangkapan akan banyak (besar), akan tetapi bila cuaca buruk maka hasil
tangkapan akan sedikit dan tidak jarang kapal harus kembali ke dermaga
karena kondisi cuaca yang tidak memungkinkan untuk meneruskan operasi
BAB III PEMBAHASAN
Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun
psikologi pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, sangat
penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawai bekerja
secara efektif dan efisien, serta meminimalkan pegawai mendapat cidera ketika
melakukan pekerjaannya.
Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan
manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari
perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses
perkantoran yang produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor
bertujuan untuk mendukung pekerjaan kantor, meletakkaan perlengkapan kantor
pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisiensi maksudnya
adalah susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun
hal-hal yang dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai
perusahaan (Sedarmayanti, 2007). Tata ruang kantor yang baik merupakan
pengaturan tempat kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar,
efisien, dan bagaimana cara menyusun: perabot, mesin dan sebagainya dalam
ruang kantor yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan
akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik.
Untuk lebih memahami peran tata ruang kantor berikut ini saya menuliskan
a.“Office Layout is the determination of spece requitment and of the detailed
utilazation of the spece in order to provide a pratical arrangement of the
physical factor considered necessary for the execution of the office work
wintin reasonable casts” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruangan dan tentang pengaruh secara terperinci dari
ruangan ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-foktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak. (Gie, 2000)
b.George R. Terry (2001), menyatakan “ Office management and control,
office layout is the determined of the spece requrement and of the physical
factors considered necessary for the execution of the office work within
reasonable cost.” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruangan dan tentang pengunaan secara terperinci
dari ruangan ini untuk menyampaikan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak.
Tata ruang kantor di setiap perusahaan pasti berbeda serta pengaruh yang
ditimbulkannya. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain
penerangan, warna, suhu atau temperatur, kabersihan dan sebagainya. Barikut
penjelasan mengapa faktor-faktor tersebut dapat mempengaruhi dan membantu
3.1.1. Penerangan
Pekerjaan yang paling banyak dilakukan di kantor adalah membaca surat
atau memeriksa nota tagihan pembayaran atau pembelian, pekerjaan ini
menggunakan indera penglihatan (mata). Ada empat sistem pencahayaan yaitu:
Natural lighting, Accent lighting, Taks lighting, Amblent lighting. PT. Alam Laut
Sejahtera menggunakan penerangan Amblent lighting dimana sistem pencahayaan
ruangan diletakkan pada langit-langit ruangan kantor yang tidak dijaga kebersihan
bola lampunya sehingga cahaya lampu tidak semua terpancar ke ruangan,
sehingga cepat menimbulkan kelelahan, ketegangan pada mata karyawan dan
mempengaruhi fisiknya. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus
memperhatikan kualitas dan kuantitas penerangan sesuai dengan tugas dan
ruangan yang digunakan.
3.1.2. Warna
Warna merupakan salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang
mempunyai dampak positif untuk meningkatkan gairah kerja pegawai. Kantor PT.
Alam Laut Sejahtera dalam pemilihan warna di dinding gedung menggunakan
warna kuning yang sudah mulai memudar dan mengelupas karena pengecatan
dilakukan satu kali dalam lima tahun, sedangkan pengecatan yang baik itu satu
kali dalam tiga tahun serta kurang dijaganya kebersihan dinding, lantai dan
langit-langit kantor. Sehingga, warna kurang mendukung semangat kerja karyawan
disamping itu efek cahaya pada warna tidak mendukung karena bola lampu yang
kantor, dekorasi kantor kurang teratur, adanya bunga hidup yang tidak diletakkan
pada tempat yang benar, tirai jendela yang sudah rusak dan kotor.
3.1.3. Udara
Udara di PT. Alam Laut Sejahtera juga kurang mendukung kelancaran
kegiatan perkantoran karena kondisi udara di lingkungan kantor ini kurang baik
dan dapat mempengaruhi kondisi fisik serta psikologi pegawai. Jika diasumsikan
pegawai menghabiskan waktu 90% di dalam ruangan, kwantis udara perlu
menjadi perhatian setiap Manajer Administrasi. Bangunan perkantoran saat ini
memiliki udara yang mengandung zat kimia dan biologi dari dalam dan luar
ruangan. Hal ini disebabkan kurang terencana dan terpeliharanya sistem HVAC
(Sistem pemanasan, Ventilasi, dan AC) sehingga sirkulasi udara di dalam kantor
berkurang. Kontaminasi udara juga disebabkan oleh off-gas (Bahan kimia yang
dihasilkan oleh penuaan gedung maupun alat-alat kantor serta penutup lantai yang
jarang dibersihkan). Kondisi ini akan menimbulkan sick building syndrome
(Sindro gedung sakit) yang menyebabkan pegawai mengalami pusing apabila
menghirup dalam waktu yang relatif lama.
Faktor-faktor lain yang mempengaruhi kwalitas udara adalah: temperatur,
kelembapan, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontribusi utama polusi udara
dalam ruangan yang ditemukan dalam kantor ini adalah tingkat kelembapan yang
berlebihan, ventilasi yang tidak cukup, serta asap rokok karena karyawan pria ada
yang merokok di ruangan padahal menggunakan AC, kantor yang kurang bersih
keluar-masuk ruangan dan dekatnya ruang kantor dengan kamar mandi yang
jarang dibersuhkan.
Jenis-jenis tata ruang kantor
1. Tata ruang berkamar (cubical type offices)
2.Tata ruang terbuka (Open plan offices)
3.Tata ruang berhias (Land sceped offices)
4. Tata ruang gabungan. Maksudnya adalah gabungan antar tata ruang kantor
berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang berhias.
Keterangan dari jenis-jenis tata ruang kantor tersebut di atas akan dijelaskan
di bawah ini beserta keunggulan dan kelemahannya:
3.2.1. Tata ruang kantor berkamar
Adalah ruang kantor terpisah atau bersekat dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Keunggulan:
I. Konsentarsi kerja lebih terjamin
II. Pekerjaan yang sifatnya rahasia, lebih terjamin atau terlindungi.
III. Untuk menambah kewibawaan status jabatan.
IV. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan ikut serta bertanggung jawab atas
ruangan dan merasa memiliki.
Kelemahan:
I. Komunikasi langsung antar pegawai tidak lancar, sehingga kesempatan
II. Diperlukan biaya yang besar untuk memelihara ruangan, pengaturan
ruangan, pengaturan penerangan, dan peralatan lainnya.
III. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan
organisasi.
IV. Mempersulit pengawasan.
V. Memerlukan ruangan yang luas.
3.2.2. Tata ruang kantor terbuka
Adalah ruangan yang besar yang ditempati oleh beberapa pegawai yang
bekerja bersama-sama di ruangan tersebut.
Keunggulan:
I. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi.
II. Luwes apabila diperlukan perubahan ruangan.
III. Mudah untuk melakukan hubungan langsung, pengawasan kerja, dan
pembagian peralatan kerja.
IV. Biaya lebih hemat dalam pemeliharaan ruangan kerja kelengkapan ruangan,
peralatan, dan penggunaan telepon.
Kelemahan:
I. Kemungkinan timbul kegaduhan/kebisingan.
II. Pegawai sulit untuk bekerja dengan konsentrasi.
III. Batas kedudukan antara pemimpin dan bawahan tidak tampak jelas.
IV. Kemungkinan terlihat adanya tumpukan-tumoukan berkas/kertas dan
peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang tidak
3.2.3. Tata Ruang Kantor Berhias
Adalah tata ruang kantor yang ruangannya memeiliki taman hias.
Keunggulan:
I. Terdapat kesejukan alam dalam ruangan.
II. Pertukaran udara yang alami dalam ruangan.
Kelemahan:
I. Besarnya biaya yang dibutuhkan untuk merawat tanaman yang ada dalam
kantor.
3.2.4. Tata Ruang Kantor Gabuangan
Merupakan gabuangan dari tata ruang kantor berkamar, terbuka dan tata
ruang kantor berhias. Dalam tata ruang kantor gabungan digunakan untuk
menghilangkan kekurangan tata ruang terbuka, berkamar dan berhias serta
menggunakan segala kelebihannya,
Di PT. Alam Laut Sejahtera tata ruang kantor yang digunakan adalah tata
ruang kantor berkamar dan gabuangan, mereka menggunakan tata ruang tersebut
sesuai dengan kebutuhan pegawai serta memperlancar kegiatan perkantoran,
karena PT. Alam Laut Sejahtera memerlukan konsentrasi di bagian kasir dan
direktur, sedangkan bagian wakil direktur, pegawai pajak, serta staff lainnya
memiliki intensitas hubungan yang tinggi sehingga perlu menggabungkan tempat
Peralatan Kantor
Peralatan dan perkakas kantor yang baik adalah perlengkapan yang
menghemat gerak pegawai. Peralatan pegawai yang ada di PT. Alam Laut
Sejahtera terdiri dari:
3.3.1. Kursi
Kursi kantor yang digunakan di PT. Alam Laut Sejahtera sudah sesuai
dengan kebutuhan dan tuntutan pekerjaan setiap karyawan. Kursi kasir yang
digunakan adalah kursi biasa yang tidak memeiliki roda pada kaki kursi,
sedangkan yang berada di ruangan staff menggunakan kursi yang memiliki roda
karena mendukung kecepatan dalam bekerja karena mereka memiliki interaksi
yang tinggi dalam bekerja, sedangkan di ruangan direktur menggunakan kursi
tamu, karena direktur sering berhubungan dengan mitra perusahaan.
3.3.2. Meja Kerja
Pemilihan meja kantor di PT. Alam Laut Sejahtera sudah dipertimbangkan
dengan baik dalam mendukung pekerjaan dan dapat mengatur kabel komputer,
telepon, dan peralatan kantor lainnya, sehingga meja tidak berantakan karena
kabel-kabel tersebut, bagian kasir menggunakan meja panjang yang pas untuk tiga
karyawan hal ini dibuat supaya lebih cepat melayani konsumen (mitra)
perusahaan yang berurusan dengan administrasi, pembayaran hasil penjualan ikan,
dan lain-lain. Begitu juga dengan karyawan lainnya menggunakan meja sesuai
3.3.3. Kiling dan Cabinet
PT. Alam Luat Sejahtera menggunakan lemari yang lumayan besar untuk
menyimpan berkas-berkas perusahaan.
3.3.4. Telepon dan Fax
Sudah dipilih sesuai kebutuhan dan di letakkan pada posisi yang pas,
sehingga karyawan bisa menggunakan dengan baik tampa memboroskan waktu
dan tenaga pegawai untuk menggunakan fasilitas tersebut dalam menunjang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan
Dari penjabaran di setiap bab, maka penulis mengambil kesimpulan
mengenai Peran Tata Ruang Kantor pada PT Alam Laut Sejahtera Belawan
Adalah :
1. PT Alam Laut Sejahtera menggunakan tata ruang kantor berkamar dan
gabungan.
2. Tata ruang kantor di PT Alam Laut Sejahtera Belawan sudah berperan
dalam mendukung kelancaran kerja karyawan.
3. Lingkungan fisik kantor di PT Alam Laut Sejahtera kurang mendukung
kelancaran kerja karyawan , karena lingkungan fisik kantor kurang dijaga
kebersihannya.
4.2. Saran
Penulisakan memberikan saran sebagai bahan masukan kepada PT. Alam
Laut Sejahtera dan para pembaca yaitu :
1. Untuk meningkatkan semangat kerja , kebersihan fisik kantor harus selalu
dijaga supaya tidak berdampak buruk bagi pegawai dikemudian hari.
2. Perusahaan seharusnya membuat batjet khusus untuk pemeliharaan ruang
kantor
3. Sebaiknya peran tata ruang kantor di PT Alam Laut Sejahtera lebih
diperhatikan lagi, karena tiadak menutup kemungkianan tata ruang kantor
DAFTAR PUSTAKA
Moekijat, Tata Laksana Kantor, cetakan ketujuh, Penerbit CV Mandar
Maju,Bandung, 2001
Murni, Sukoco Bandri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Penerbit Erlangga, Surabaya, 2007.
Sedarmayanti, Manajemen Kantor, Cetakan kedua, Penerbit, Mandar Maju,
Bandung, 2001.
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, edisi keempat, Penerbit
