BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kerja Praktek
Surat menyurat dalam pencapaian suatu informasi tidak terlepas dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah ataupun swasta. Dalam hal ini yang sangat menunjang untuk mencapai tujuan dengan adanya fungsi manajemen dalam pengelolaan surat masuk yang baik.
Sehubungan dengan hal tersebut penyusun bermaksud untuk meneliti, menelaah dan mempelajari salah satu fungsi manajemen dalam rangka pencapaian tujuan dari organisasi. Funsi manajemen yang dimaksud adalah pengelolaan surat masuk sebagai tolak ukur dari pelaksanaan tujuan perusahaan.
Fungsi manajemen ini diterapkan pada instansi pemerintah dalam hal ini Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air dalam upaya pengelolaan surat masuk agar pencapaian informasi dapat berjalan dengan baik.
Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang potensial dalam penerapan sistem manajemen pengelolaan surat masuk dalam menunjang pencapaian informasi terhadap pihak-pihak yang berwenang khususnya dilingkungan Jawa Barat.
Berdasarkan uraian diatas penyusun bermaksud menyusun laporan kerja praktek dengan mengambil judul “ANALISIS SISTEM INFORMASI
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat dijabarkan isi permasalahan yang ada yaitu bagaimana cara pengelolaan surat masuk mengenai :
1. Penulisan surat masuk dilakukan secara manual dengan ditulis tangan sehingga membutuhkan waktu yang lama.
2. Belum adanya fasilias seaching, sehingga bila suatu waktu dibutuhkan akan sulit dalam pencarian surat masuk tersebut.
b. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian identifikasi masalah di atas, maka rumusan masalah yang dapat diambil adalah :
1. Bagaimana sistem pengelolaan surat masuk yang berjalan pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air
2. Bagaimana sistem pengelolaan surat masuk yang diusulkan pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
Dalam penulisan laporan kerja praktek ini, penyusun mendapatkan data yang diperlukan yaitu dengan cara menanyakan langsung kepada pegawai di Sub Bagian Umum Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air.
kenyataan yang sesunggughnya dilapangan, sedangkan tujuannya dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :
1. Memberikan kemudahan kepada pegawai dalam menangani surat masuk. 2. Memungkinkan setiap mahasiswa memperoleh kemampuan pengetahuan
baru yang berhubungan langsung dengan dunia kerja yang nyata, selain pengetahuan normal teoritis di kuliah dan memberikan pengalaman berinteraksi mahasiswa dengan suatu lingkungan kerja.
3. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan yang membentuk kemampuan mahasiswa sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program studi yang dipilih untuk meneladani tenaga kerja yang terampil dan siap kerja.
4. Mengetahui dengan pasti bagaimana pelaksanaan kerja yang sebenarnya. 5. Meningkatkan dan memantapkan proses penerapan teknologi baru di
lapangan kerja serta memperoleh masukan guna memperbaiki dan mengembangkan kesesuaian pendidikan.
1.4. Batasan Masalah
laporan ini hanya di batasi pada masalah pengelolaan surat masuk di bagian Umum pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air.
1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, lokasi yang menjadi objek untuk penyusunan kerja praktek adalah instansi pemerintahan yaitu Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air, dengan alamat Jl. Braga No. 137 Telp. (022) 4233401 Bandung 40111.
Kerja praktek ini di lakukan selama 25 hari mulai dari pukul 07.30 sampai pukul 15.00 WIB dan Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air menetapkan 5 hari kerja yaitu hari Senin sampai dengan Jum’at.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktivitas
Waktu
Juni Juli Agustus Oktober
1 Pengajuan Kerja Praktek
2 Penerimaan Kerja Praktek 3 Pelaksanaan Kerja Praktek
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila kita mengetahui terlebih dahulu mengenai sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :
Sistem adalah kumpulan/group dari bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Zulkifli (2003) Sistem adalah himpunan suatu benda nyata atau abstrak (a set of things) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan dan saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.
Berdasarkan definisi diatas, sistem adalah suatu perangkat dari bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan secara keseluruhan dalam suatu lingkungan yang kompleks.
2.1.1. Elemen Sistem
Gambar 2.1 Elemen Sistem
Menurut Raymond (2001) Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau
proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal-sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem.
b. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang bersifat menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan (Input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (Output) merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau pada supra sistem.
g. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objectives)
2.1.3. Klasifikasi Sistem
a. Sistem Deterministik dan Probabilistik
Sebuah sistem deterministik beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan pasti. Bila seseorang memiliki uraian keadaan sistem pada saat tertentu beserta uraian operasinya, maka keadaan sistem selanjutnya dapat disebutkan secara tepat tanpa kesalahan. Sebagai contoh adalah program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.
Sistem probabilistik dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. Sistem persediaan barang adalah contoh sebuah sistem probabilistik. Kebutuhan rata-rata, waktu rata-rata untuk memulihkan dan sebagainya dapat didefinisikan, tetapi nilai tepat sesaat tidak dapat diketahui.
b. Sistem Tertutup dan Terbuka
tertutup karena hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya, dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. Karenanya, sistem yang relatif tertutup memiliki hanya masukan dan keluaran yang terkendali dan tertentu. Sistem ini tidak berpengaruh oleh gejolak dari luar sistem.
Sistem terbuka mengadakan pertukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya. Pertukaran dapat meliputi masukan yang acak dan tak tentu. Contoh sistem terbuka adalah sistem biologis (seperti manusia) dan sistem keorganisasian. Sistem terbuka cenderung memiliki sifat adaptasi, berarti sistem dapat menyesuaikan terhadap perubahan dalam lingkungannya sedemikian rupa hingga dapat meneruskan eksistensinya. Sistem ini mengorganisasi diri dan mengubah organisasinya sebagai tanggapan atas perubahan keadaan. Sistem keorganisasian biasanya memiliki kemampuan adaptasi ini. Dalam kenyataan, adaptasi ini diperlukan oleh organisasi bisnis dalam menghadapi persaingan dan pasar yang berubah.
c. Sistem Manusia/Mesin
manusia hanya sebagai suatu monitor atas operasi mesin. Atau, pada ekstrem lain, sebuah sistem dapat menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung seperti menyediakan perhitungan atau mencari data.
2.2. Pengertian Informasi
Dalam membentuk suatu sistem informasi, diperlukan komponen masukan berupa data-data yang diperlukan sebagai bahan mentah sistem tersebut.
Menurut Zulkifli (2003) Data dapat didefinisikan sebagai keterangan tertulis mengenai suatu fakta (kenyataan) yang masih berdiri sendiri.
Setelah melalui suatu proses, data diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi pemakainya. Dalam hal ini definisi informasi adalah:
Menurut Zulkifli (2003) Informasi adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu menjadi bentuk yang sesuai dengan keperluan penggunaan informasi bersangkutan.
Menurut Budi (2002) Informasi merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu, yang dibutuhkan untuk menambah wawasan pemakainya guna mencapai suatu tujuan.
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise)yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya,berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Relevan informasi untuk setiap orang dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakana mesin produksi kepala akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
Berdasarkan definisi diatas, informasi adalah suatu hasil akhir yang diperoleh dari proses pengolahan data yang bermanfaat bagi penerimanya dan dapat dijadikan pedoman dalam membantu pengambilan keputusan.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menuruti Jogiyanto (2001) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar tertentu berupa laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan, kooordinasi dan pengendalian.
Berdasarkan definisi diatas, sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk memberikan informasi bagi pengambil keputusan.
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Objek
Metode pendekatan sistem yang akan digunakan penyusun adalah metode analisis dan perancangan terstruktur. Pendekatan sistem yang penyusun ambil adalah berorientasi pada objek, dimana pada analisis dan perancangan terdapat :
2.4.1. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan proses-proses yang terjadi mulai aktivitas dimulai sampai aktivitas berhenti
Use case diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan proses atau sistem yang dibuat. Use case diagram mempunyai beberapa bagian penting seperti :
a. Actor adalah bagian dari use case yang bertindak sebagai subjek (pelaku) dalam suatu proses
b. Use case adalah proses-proses yang terjadi dalam suatu software. Use case juga menggambarkan apa yang sedang dilakukan oleh Actor c. Relasi menggambarkan hubungan antara actor dan use case
2.4.3. Collaborasi Diagram
Collaboration Diagram hampir sama dengan sequence diagram tetapi berbeda pada objek yang di titik tekankan , collaboration lebih menekankan pada pemunculan objek itu sendiri sedangkan sequence diagram lebih pada penyampaian message dengan parameter waktu.
2.4.4. Sequence Diagram
Sequence diagram merupakan interaksi antara objek-objek dalam suatu sistem dan terjadi komunikasi yang berupa pesan (message) serta parameter waktu.
2.4.5. Class Diagram
2.4.6. Tabel Spesifikasi Kelas
Tabel spesifikasi kelas merupakan rincian dari diagram spesifikasi kelas. Tabelini menjelaskan nama kelas, peran, atribut dan method yang dimiliki oleh kelas yang bersangkutan.
2.4.7. Package Diagram
Package Diagram adalah diagram yang menggambarkan bagaimana elemen model diorganisasikan atau dikelompokkan ke dalam packages.
2.4.8. Deployment Diagram
Deployment diagram menggambarkan secara fisik antara software dan hardware.
2.5. Rational Rose
Rational Rose merupakan salah satu software yang paling banyak dugunakan untuk melakukan design software melalui pendekatan UML (Unified Modelling Language).
2.6. Penataan Kartu Kendali Masuk
Setiap menyusun kartu kendali terlebih dahulu dimasukan kedalam folder kecil, setiap folder terdiri dari satu masalah dan tab folder selalu berada di ujung kanan, sehingga apabila disusun dengan sekatnya akan membentuk satu deretan tab yang tidak saling menutupi satu sama lain.
1. Kartu Kendali Warna Putih (Lembar I)
a. Kartu Kendali warna putih disusun berdasarkan pola klasifikasi dengan mencantumkan kode dan masalahnya secara penuh
b. Penyimpanan folder kecil yang telah diisi kartu kendali diletakan dibelakang sekat dan disimpan secara tegak lurus/vertikal menghadap ke depan
c. Satu folder hanya untuk satu masalah maksimal 25 lembar 2. Kartu Kendali Warna Hijau (Lembar II)
a. Kartu Kendali warna hijau dimasukan ke dalam folder kecil, selanjutnya disusun secara sistematis berdasarkan instansi pengirim Naskah Dinas
b. Susunan sekatnya sebagai berikut:
1) Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk instansi misalnya Lembaga Negara, Departemen, LPND, Propinsi, Kabupaten/Kota, Instansi swasta, perorangan dan seterusnya
pada peringkat kedua untuk kelompok menteri-menteri, Kabupaten Bandung, Kota Bandung, Kabupaten Garut pada peringkat kedua untuk kelompok Instansi Kabupaten/Kota, Dinas Diknas, Dinas Kesehatan diletakkan di belakang/pada peringkat kedua untuk kelompok dinas/
3) Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola klasifikasi, namun cukup diisi dengan kode pringkat pertamanya, seperti 000, 100, 900 dan seterusnya
c. Tab pada folder kecil ditulis dengan urutan waktu (bulan, tahun) d. Satu folder digunakan untuk satu tahun atau lebih apabila masih
dimungkinkan, karena itu penulisan dalam folder harus jelas 3. Kartu Kendali Warna Kuning (Lembar III)
a. Kartu Kendali warna kuning disusun berdasarkan urutan Unit Pengolah, karena kartu kendali kuning berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan naskah dinas masuk oleh Unit Pengloah
b. Susunan sekatnya berbeda dengan susunan kartu kendali putih, yakni disusun dengan memperhatikan hierarki jabatan sebagai berikut : 1) Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk Unit
Pengolah misalnya Wagub, Assisten ditempatkan di sebelah kiri pada laci filing kartu
3) Sekat ketiga dengan warna hijau diisi/ditulis dengan kode masalah sesuai pola klasifikasi namun hanya kode peringkat pertama seperti 000, 100 sampai dengan 100
c. Tab pada folder diisi dengan urutan waktu bulan atau tahunsesuai kebutuhan
4. Kartu Kendali Warna Merah (Lembar IV)
Kartu Kendali warna merah di simpan di Unit Pengolah dan cara penyusunannya dilakukan seperti menyusun Kartu Kendali Warna Putih di Unit Kearsipan
2.7. Fungsi dan Kegunaan Kartu Kendali Masuk Fungsi dan kegunaan Kartu Kendali Masuk 1. Kartu Kendali Warna Putih (Lembar I)
a. Sebagai pengganti buku agenda
b. Sebagai pengganti Naskah Dinas Masuk karena secara ringkas memuat seluruh informasi yang ada dalam naskah dinas tersebut c. Sebagai alat untuk menemukan kembali Naskah Dinas Masuk yang
diperlukan, yang diketahui secara lengkap nomor, tanggal dan masalah naskah dinasnya
d. Sebagai alat pengendali naskah-naskah dinas yang masuk e. Disimpan di Unit Kearsipan sebagai sentral pengendalian arsip 2. Kartu Kendali Warna Hijau (Lembar II)
b. Menunjukan instansi pengirim naskah dinas
c. Sebagai alat untuk menemukan kembali naskah dinas yang masuk yang diperlukan, yang tidak diketahui nomor, tanggal dan masalahnya, namun diketahui instansi pengirimnya
3. Kartu Kendali Warna Kuning (Lembar III)
a. Sebagai pengganti buku Ekspedisi di Unit Kearsipan
b. Sebagai alat untuk menemukan kembali Naskah Dinas Masuk yang sudah didistribusikan
c. Sebagai alat untuk penerimaan Naskah Dinas Masuk oleh Unit Pengolah
d. Sebagai alat untuk melakukan pengecekan tentang realisasi penanganan naskah dinas masuk
4. Kartu Kendali Warna Merah (Lembar IV)
a. Sebagai pengganti buku agenda di Unit Pengolah
b. Sebagai pengganti Naskah Dinas Masuk di Unit Pengolah c. Disimpan di Unit Pengolah pada filing kartu
d. Sebagai alat untuk menemukan kembali Naskah Dinas Masuk yang diterima oleh Unit Pengolah
2.8. Rincian Kode Klasifikasi Arsip
Rincian Kode Klasifikasi dan Indeks Kaitan 1. Perincian Pertama
100 Pemerintah
200 Keamanan dan Ketertiban 300 Politik
400 Kesejahteraan Rakyat 500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 700 Pengawasan
800 Kepegawaian 900 Keuangan
2. Perincian Kedua
000 UMUM
010 Urusan Dalam 020 Peralatan
030 Kekayaan Daerah
040 Perpust./Dok./Kears./Sandi 050 Perencanaan
060 Org./Ketatalaksanaan 070 Penelitian
080 Konprensi 090 Pekerjaan Dinas
110 Pemerintahan Pusat 120 Pemerintahan Provinsi
130 Pemerintahan Kabupaten/Kota 140 Pemerintahan Desa/Kelurahan 150 DPR/MPR
160 DPRD Propinsi
170 DPRD Kabupaten/Kota 180 Hukum
190 Hubungan Luar Negeri
200 POLITIK 210 Kepartaian
220 Org. Kemasyarakatan 230 Org. Profesi dan Fungsional 240 Org. Pemuda
250 Org. Buruh, Tani dan Nelayan 260 Organisasi Wanita
270 Pemilihan Umum
280 Komisi Pemilihan Umum 290
320 Kemiliteran 330 Keamanan 340 Pertahanan Sipil 350 Kejahatan 360 Bencana 370 Kecelakaan 380
-390
-400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 410
-420 Pendidikan 430 Kebudayaan 440 Kesehatan 450 Agama 460 Sosial
470 Kependudukan 480 Media Massa 490
-500 PEREKONOMIAN
530 Perindustrian
540 Pertambangan Kesamuderaan 550 Perhubungan
560 Tenaga Kerja 570 Permodalan
580 Perbankan/Moneter 590 Agraria
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 610 Pengairan
620 Jalan 630 Jembatan 640 Bangunan 650 Tata Kota 660 Tata Lingkungan 670 Ketenagaan 680 Peralatan 690 Air Minum
700 PENGAWASAN
710 Bidang Pemerintahan 720 Bidang Politik
740 Bidang Kesejahteraan Rakyat 750 Bidang Perekonomian 760 Bidang Pekerjaan Umum 770
-780 Bidang Kepegawaian 790 Bidang Keuangan
800 KEPEGAWAIAN
810 Pengadaan
820 Pengangkatan dan Mutasi 830 Kedudukan
840 Kesejahteraan 850 Cuti
860 Penilaian 870 Tata Usaha 880 Pemberhentian 890 Pendidikan
900 KEUANGAN
950 Perbendaharaan
960 Pembinaan Kebendaharaan 970 Pendapatan
980
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
Dalam BAB ini dijelaskan tentang tinjauan umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan deskripsi kerja Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Jawa Barat yang menunjang dalam penelitian, untuk lebih jelasnya akan di bahas berikut ini.
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah singkat berdirinya Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat
Saat ini nama dinas PU pengairan diganti menjadi Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air dengan peraturan daerah No. 15 Tahun 2000, untuk mengetahui sejarah singkat tentang berdirinya PU pengairan Jawa Barat, kita harus mengetahui dasar-dasar dan landasan hukum terbentuknya Dinas PU pengairan sejak jaman penjajahan sampai sekarang. Perjuangan Dinas PU telah mengalami 3 (tiga) jaman, yaitu :
a. Jaman Penjajahan Belanda
irigate) dalam Departement Der Burgeliyke Openbare Warken (B.O.W).
Setelah pemerintahan Hindia Belanda mendirikan Department
BOW, kemudian terjadi perubahan menjadi Departmen V En W atau
Department Verkeer En Waterstaat Ban West Java yang berkedudukan
di Bandung. Dalam V En W ini tergabung didalamnya jawatan pengairan, PTT (Pos Telegraf dan Telepon) dan jawatan Lalu Lintas Jalan Raya. Khusus tugas di bidang pengairan diatur dalam :
1. Algemaene Watereglegment tahun 1963 (sub 1963 No.489)
2. Algemaene Waterbeheerverordening (sub 1957 No.503)
3. Provincial Waterglement 1940 No.7
b. Jaman Penjajahan Jepang
c. Jaman Setelah Kemerdekaan Republik Indonesia
Pada Tanggal 3 Desember 1945 di kota Bandung terjadi puncak perjuangan fisik Bangsa Indonesia dalam rangka mempertahankan kemerdekaan yang telah di Proklamasikan dari tangan Penjajahan Belanda dan Jepang serta mengalami puncak perlawanan yang tidak sedikit menumpahkan darah. Pada pertempuran melawan tentara sekutu dalam rangka mempertahankan Gedung pertama dari Dinas Pekerjaan Umum telah gugur 7 (tujuh) orang pemuda warga jawatan Pekerjaan Umum untuk mempertahankan Gedung tersebut yaitu “V En W”, sekarang dikenal dengan sebutan “Gedung Sate”. Oleh karena itu hingga sekarang setiap tanggal 3 Desember dijadikan hari Kebangkitan Pekerjaan Umum.
Kantor Pusat Dinas Pekerjaan Umum sebelum perang kemerdekaan Bertempat di Gedung Sate Bandung, kemudian dinas Pekerjaan Umum dibentuk menjadi 3 (tiga) dinas yaitu:
1. Dinas Pekerjaan Umum Pengairan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat
2. Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat
3. Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat
Setelah mengalami perubahan-perubahan yang sifatnya Struktural, Dinas PU Pengairan Daerah Tingkat I Jawa Barat dibentuk berdasarkan peraturan No. 4 Tahun 1988 tentang pembentukan Organisasi dan tata kerja Dinas PU Pengairan Daerah Tingkat I Jawa Barat di Jl. Braga No. 137 Bandung dan berdasarkan peraturan Daerah No. 15 / 2000 Dinas PU Pengairan namanya dirubah lagi menjadi Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat.
3.1.2. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Dinas pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat
3.1.2.1. Kedudukan Dinas Sumber Daya Air
Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air berkedudukan sebagai Dinas Daerah. Dinas Daerah adalah unsur pelaksana Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekertaris Daerah.
3.1.2.2. Tugas Pokok Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air
Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air mempunyai tugas pokok merumuskan kebakan operasional di bidang sumber daya air yang merupakan sebagian kewenangan desentralisasi provinsi serta kewenangan yang dilimpahkan kepada Gubernur berdasarkan asas dekonsentrasi dan tugas pembantuan.
3.1.2.3. Fungsi Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air
1. Perumusan kebijakan operasional di bidang pengelolaan Sumber Daya Air.
2. Pembinaan pelaksanaan operasional dibidang Sumber Daya Air yang meliputi, pembinaan program, pembinaan konservasi dan pelestarian, pembinaan teknik, pembinaan pelaksanaan operasi dan pemeliharaan serta pembinaan pemanfaatan.
4. Pemberian perizinan pemanfaatan air dan sumber air serta pelaksanaan pelayanan umum dibidang pengelolaan Sumber Daya Air.
5. Pengawasan, pengendalian dan evaluasi pengelolaan Sumber Daya Air.
6. Penyelenggaraan tugas-tugas ketatausahaan.
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan
3.3. Deskripsi Kerja
Uraian Tugas Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air : a. Kepala Dinas
1. Membantu Gubernur Kepala Tingkat I dalam melaksanakan tugasnya dibidang Dinas Pekerjaan Umum dalam rangka merencanakan dan merumuskan kebijaksanaan umum pelaksanaan.
2. Memimpin mendekorasikan, mengawasi dan mengendalikan semua kegiatan dinas.
3. Menyusun dan menempatkan program kerja dalam rangka melaksanakan tugas.
4. Memberi informasi, saran dan pertimbangan di bidang Pekerjaan Umum Pengairan kepada Gubernur Kepala Daerah sebagai bahan untuk menetapkan kebijaksanaan atau membuat keputusan.
5. Menyiapkan bahan bagi penetapan di bidang kepegawaian dinas dalm jabatan tertentu berdasarkan peraturan-peraturan yang berlaku.
6. Mengangkat dan menunjuk pegawai dinas dalam jabatan tertentu berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha di pimpin oleh seorang kepala bagian, membantu tugas dan tanggung jawab langsung kepada dinas dalam hal :
2. Memberikan pelayanan teknis administrasi bagi seluruh satuan organisasi dalam lingkungan dinas.
3. Menyusun dan menyiapkan rencana anggaran rutin dinas.
4. Menyusun dan menyiapkan pedoman serta petunjuk tata laksana administrasi umum.
5. Penyelenggaraan pengolahan di bimbingan admisistrasi kepegawaian, keuangan, peralatan dan perbekalan di lingkungan dinas.
Dalam melaksanakan tugas usaha, Bagian Tata Usaha dibantu oleh : 1. Sub Bagian Umum
2. Sub Bagian Kepegawaian 3. Sub Bagian Keuangan
4. Sub Bagian Tata Laksana (Intal) c. Sub Dinas Bina Program
1. Sub Dinas Bina Program dipimpin oleh seorang kepala sub dinas, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas dalam hal :
1.1 Memimpin dan Menyelenggarakan kegiatan dalam bidang tugasnya
1.2 Menyusun rencana dan pengembangan pengairan 1.3 Melaksanakan penelitian guna pengembangan pengairan 1.4 Melaksanakan penyusunan rencana dan program proyek
2. Dalam melaksanakan tugas, Sub Dinas Bina Program dibantu oleh : 2.1 Seksi Penyusunan Program
2.2 Seksi Data dan Informasi 2.3 Seksi Evaluasi dan Pelaporan d. Sub Dinas Perencanaan Teknis
1. Sub Dinas Perencanaan Teknis yang dipimpin oleh seorang Kepasa Sub Dinas, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas dalam hal :
1.1 Memimpin dan Menyelenggarakan kegiatan dalam tugasnya 1.2 Menyelenggarakan pengukuran dalam Rancang Bangun 1.3 Melaksanakan bantuan teknik dalam pengumpulan data 1.4 Membuat perencanaan Bina Konstruksi
1.5 Melaksanakan penyusunan anggaran biaya
2. Dalam melaksanakan tugas, Sub bagian dinas perencanaan teknis di bantu oleh :
2.1 Seksi Rancang Bangun 2.2 Seksi Bina Konstruksi 2.3 Seksi Bantuan Teknis
e. Sub Dinas Konservasi dan Pelestarian
1. Sub Dinas Irigasi yang di pimpin oleh seorang Kepala Sub Dinas, mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dalam hal :
1.2 Menyusun dan menginvestasikan rencana pelaksanaan 1.3 Melakukan pengendalian dan pengawasan kegiatan 1.4 Memberikan saran dan pertimbangan informasi
2. Dalam melaksanakan tugas, Sub Dinas Konservasi dan Pelestarian dibantu oleh :
2.1 Seksi Konservasi Sumber Daya Air 2.2 Seksi Pelestarian Sumber Daya Air 2.3 Seksi Hidrologi
f. Sub Dinas Operasi dan Pemeliharaan
1. Sub Dinas Operasi dan Pemeliharaan dipimpin oleh Seorang Kepala Dinas yang mempunyai tugas dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas dalam hal :
1.1 Memimpin dan menyelenggarakan kegiatan dibidangnya
1.2 Menyusun, menginventarisasikan rencana pelaksanaan dan rencana Pemeliharaan dalam kegiatan yang akan dilakukan
1.3 Menyusun pedoman penanggulangan bencana alam dan bahaya banjir untuk keadaan darurat serta perbaikan dan pengendalian sungai
1.4 Melakukan pengendalian dan pengawasan kegiatan pengembangan operasi dan pemeliharaan untuk pengendalian bencana alam dan bahaya banjir
2.1 Seksi Operasi 2.2 Seksi Pemeliharaan
2.3 Seksi Pengendalian Bencana Banjir dan Kekeringan g. Sub Dinas Bina Manfaat
1. Sub Dinas Bina Manfaat mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas dalam hal :
1.1 Menyelenggarakan usaha-usaha pencegahan pencemaran air 1.2 Menyelenggarakan pengaturan, pengendalian dan pemanfaatan
tata air dan tata guna air yang baik
2. Dalam melaksanakan tugas, Sub Dinas Bina Manfaat dibantu oleh : 2.1 Seksi Kerjasama antar Lembaga
2.2 Seksi Bina Perusahaan
2.3 Seksi Pengawasan Pemanfaatan
3. Seksi-seksi tersebut dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Sub Dinas Bina Manfaat.
3.4. Fungsi-fungsi Manajemen di Sub Bagian Umum
Fungsi-fungsi Manajemen yang ada di Sub Bagian Umum Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat, yaitu sebagai berikut :
1. Perencanaan (Planning)
2. Organisasi (Organizationing)
Organisasi di Sub Bagian Umum yaitu mempermudah pengawasan, mencegah kegiatan yang sama dan menempatkan pegawai sesuai dengan fungsinya dan mengatur kerja untuk menciptakan kerja sama.
3. Penggerakan (Actuating)
Pergerakan yang dilakukan di Sub Bagian Umum, yaitu :
a. Pemimpin memberi contoh serta teladan yang baik terhadap bawahannya.
b. Pimpinan wajib menerima pendapat dan keluhan dari bawahannya. c. Pimpinan memberikan bimbingan dan melakukan instruksi-instruksi
pada bawahannya dalam hal pelaksanaan tugasnya. 4. Pengawasan (Controlling)
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Langkah-langkah analisis sistem antara lain :
1. Identify, yaitu memahami masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi yang baru pada suatu organisasi, maka harus dilakukan analisis sistem terlebih dahulu untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang berjalan.
terkomputerisasi walaupun telah tersedia fasilitas yang bisa digunakan sehingga menghambat dalam penerimaan surat masuk yang akan di serahkan ke pengolah jika ada banyak surat yang masuk ke perusahaan yang bersangkutan dan jika akan mencari surat yang sewaktu – waktu akan di butuhkan akan sulit untuk dicari karena belum memiliki database secara terkomputerisasi.
4.1.1. Analisis Objek
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menguraikan Objek yang dipakai dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan dari Objek tersebut. Penggunaan objek secara lengkap dilakukan untuk mengetahui jalur distribusi, fungsi dan frekuensi kedatangan dari objek yang terlibat di dalam sistem pengelolaan surat masuk di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat.
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur pengelolaan surat masuk di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Di gambarkan kedalam bentuk UML
4.1.2.1. Use Case Diagram
Pengolah
USER Mencatat Surat Masuk
Gambar 4.1
4.1.2.2. Activity Diagram
Activity Diagram Pengelolaan Surat Masuk
4.1.2.3. Sequence Diagram
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Dari deskripsi sistem yang berjalan tersebut di atas terlihat proses pengolahan data yang dilakukan secara manual, sehingga sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam Pengelolaan surat masuk di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat.
Proses yang masih manual tersebut adalah dalam penginputan dan penyimpanan data surat masuk untuk kemudian diserahkan ke pengolah.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang berjalan, di mana sistem pengolahan data masih dikerjakan secara manual, maka penyusun membuat usulan sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi diharapkan efektifitas dan efisiensi kerja organisasi, dalam hal ini Bagian Kepegawaian dan Umum di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Jawa Barat.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Pada prinsipnya prosedur yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur yang sedang berjalan, namun pada teknis operasionalnya penyusun mengusulkan ada satu yang dirubah, yaitu dalam penginputan data surat masuk.
Adapun Prosedur yang diusulkan dalam bentuk UML sebagai berikut :
4.2.2.1. Use Case Diagram
USER Log In Mengelola Surat Masuk Pengolah
Gambar 4.4
Use Case Sistem Pengelolaan Surat Masuk
4.2.2.2. Skenario
Tabel 4.1 Mencatat Data User
Identifikasi
No. Use Case 1.1
Tujuan Memasukan Data User Ke Database
Deskripsi Proses Untuk Mencatat Data User Ke Database
Jenis Primer
Aktor User
Skenario Utama
Kondisi Awal Form menu utama telah diaktifkan
Aksi Aktor Respon Sistem
Kondisi Akhir Data User tersimpan di database
Tabel 4.2
Merubah/Mengedit Data user
Identifikasi
No. Use Case 1.2
Nama Use Case Merubah/Mengedit Data User Tujuan Merubah Data User
Deskripsi Proses Untuk Merubah Data User
Jenis Primer
Aktor User
Skenario Utama
Aksi Aktor Respon Sistem
Kondisi Akhir Data User telah di edit
Tabel 4.3 Menghapus Data User
Identifikasi
No. Use Case 1.3
Nama Use Case Menghapus Data User Tujuan Menghapus Data User
Deskripsi Proses Untuk Menghapus Data User
Jenis Primer
Aktor User
Skenario Utama
Kondisi Awal Form data user
Aksi Aktor Respon Sistem
Tabel 4.4
Menampilkan Data User
Identifikasi
No. Use Case 1.4
Nama Use Case Menampilkan Data User Tujuan Menampilkan Data User
Deskripsi Proses Untuk Menampilkan Data User
Jenis Primer
Aktor User
Skenario Utama
Kondisi Awal Form pembukaan data user belum ditampilkan
Aksi Aktor Respon Sistem
Kondisi Akhir Data User telah di tampilkan
Tabel 4.5
Memasukan Data Surat Masuk
Identifikasi
No. Use Case 2.1
Nama Use Case Memasukan Data Surat Masuk
Surat Masuk
Deskripsi User memasukan data surat masuk
Jenis Primer
Aktor User
Skenario Utama
Kondisi Awal Form data surat masuk
Aksi Aktor Respon Sistem
Kondisi Akhir Data surat masuk telah di masukan
Tabel 4.6
Menampilkan Data Surat Masuk
Identifikasi
No. Use Case 2.2
Nama Use Case Menampilkan Data surat masuk
Tujuan Menampilkan Data surat masuk bila di butuhkan Deskripsi menampilkan informasi surat masuk
Jenis Primer
Aktor user
Skenario Utama
Aksi Aktor Respon Sistem
Kondisi Akhir Datasurat masuk telah di tampilkan
Tabel 4.7
Mencetak Arsip Surat Masuk
Identifikasi
No. Use Case 2.3
Nama Use Case Mencetak arsip surat masuk
Tujuan Mencetak arsip surat masuk untuk diserahkan ke pengolah
Deskripsi Mencetak arsip surat masuk
Jenis Primer
Aktor user
Skenario Utama
Kondisi Awal Form data surat masuk
Aksi Aktor Respon Sistem
4.2.2.3. Activity Diagram a. Activity Diagram Log in
Log In
Tidak valid
Masukan Data User (password, User)
Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Cek USER
valid Sistem USER
Gambar 4.5
b. Activity Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Mengelola Surat Masuk
Menyimpan Data Surat Masuk
Mencetak Data Surat Masuk
Arsip & Surat MAsuk
Pengolah Sistem
USER
Gambar 4.6
Activity Diagram Sistem Pengelolaan Surat Masuk
4.2.2.4. Kebutuhan Fungsional
Deskripsi Kebutuhan fungsional yang ada dalam sistem pengelolaan surat masuk adalah Sebagai berikut :
Kebutuhan fungsional bagi User disini adalah :
Tabel 4.8 Kebutuhan Fungsional
No Kode Deskripsi
1 Req-PTGS-1 Mengelola User
Req-PTGS-1.2 Merubah/Mengedit Data User
Req-PTGS-1.3 Menghapus Data User Req-PTGS-1.4 Menampilkan Data User
2 Req-PTGS-2 Mengelola Data Surat Masuk
Req-PTGS-2.1 Memasukan Data Surat Masuk Req-PTGS-2.2 Menampilkan Data Surat Masuk
Req-PTGS-2.3 Mencetak Arsip
4.2.2.5. Sequence Diagram
a. Sequence Diagram untuk login
: Us er
Form_Log In Log In db_user
LogIn
Masukan Data User
Cek User
User Valid
Gambar 4.7
b. Sequence Diagram untuk Penglolaan Surat Masuk
Gambar 4.8
Sequence Diagram Sistem Pengelolaan Surat Masuk
4.2.2.6. Diagram Koloborasi a. Diagram Koloborasi Log in
: User
Form_Lo g In
Log In db_user
3:
1:
2:
4:
Gambar 4.9
b. Diagram Koloborasi Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Kolaborasi Sistem Pengelolaan Surat Masuk
b. Physical Data Model
Diagram Physical Data Model
4.2.2.8. Tabel Spesifikasi Kelas
Tabel 4.9 Spesifikasi Kelas
No Nama Kelas Peran Atribut Method
4.2.2.9. Package Diagram
Sistem Pengelolaan Surat Masuk
u s e r
boundary control
entity
Gambar 4.13
Package Diagram Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat Masuk
4.2.2.10. Deployment Diagram
data base
sistem pengelol
printer
Gambar 4.14 Deployment Diagram
3 ARSIP Entity NO Arsip ()
Tanggal () Perihal () Pengolah ()
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan / dirancang
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem informasi pengelolaan surat masuk di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air, maka penyusun mencoba memberikan solusi dengan membuat program aplikasi, maka penyusun mencoba menarik kesimpulan dan memberikan sedikit saran dalam perbaikan kinerja sistem.
5.1 KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat penyusun ambil selama melakukan kerja praktek di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air adalah :
1. Memberikan kemudahan kepada pegawai dalam menangani surat masuk. 2. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan yang
membentuk kemampuan mahasiswa sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program studi yang dipilih untuk meneladani tenaga kerja yang terampil dan siap kerja.
3. Mengetahui dengan pasti bagaimana pelaksanaan kerja yang sebenarnya. 4. Meningkatkan dan memantapkan proses penerapan teknologi baru di
lapangan kerja serta memperoleh masukan guna memperbaiki dan mengembangkan kesesuaian pendidikan.
5.2 SARAN
Berdasarkan pengalaman selama melakukan kegiatan kerja praktek, maka penyusun memberikan saran bagi sistemnya sebagai berikut :
1. Penyusun berharap di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air bisa menggunakan sistem jaringan, sehingga lebih spesifik dan teratur.
2. Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air sebaiknya dapat mengganti spesifikasi komputer yang telah ada dengan spesifikasi komputer yang lebih mendukung.
