SURAT KETERANGAN PENYERAHAN HAK EKSKLUSIF
Bahwa yang bertanda tangan dibawah ini, penulis dan pihak perusahaan tempat penelitian, bersedia/tidak brsedia : “Bahwa hasil penelitian dapat dionline-kan sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kepentingan riset dan pendidikan”.
Bandung, Juni 2011
Penulis, Penulis 2, Perusahaan.
PT JAMSOSTEK (Persero) Kanwil IV
Eka Cahya Yuliana Noor Aini Mida Indayani
NIM. 1508546 NIM. 10508535 NIP. 234990276
Catatan :
Bila keberatan dengan di-online-kan data perusahaan di BAB III/di Bab yang mencantum data perusahaan (pengecualian khusus data perusahaan, boleh untuk tidak dionlinekan), ketikan pada lembar catatan ini, dengan alasan ………..
Prosedur Pengadaan dan Pengelolaan Arsip Perusahaan
PT.Jamsostek (Persero) Kanwil IV
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Kerja Praktek Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Eka Cahya Yuliana NIM. 10508546
Noor Aini NIM. 10508535
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Prosedur Pengadaan dan Pengelolaan Arsip Perusahaan
PT.Jamsostek (Persero) Kanwil IV
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Eka Cahya Yuliana NIM. 10508546
Noor Aini NIM. 10508535
Bandung, September 2011
Pembimbing Jurusan,
Sintya Sukarta, ST., MT. NIP. 4127. 70. 26. 015
Pembimbing Lapangan,
Mida Indayani NIP. 234990276
Ketua Pogram Studi Sistem Informasi
i
KATA PENGANTAR
Pertama - tama kami panjatkan puji dan syukur kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga allhamdulillah kami dapat meneyelesaikan Laporan hasil kerja praktek di PT.Jamsostek (Persero) Kanwil IV untuk memenuhui syarat tugas dalam mata kuliah kerja praktek. Laporan ini merupakan syarat tugas dalam mata kuliah kerja praktek dengan bobot 2 ( dua ) SKS di Universitas Komputer Indonesia.
Kami menyadari bahwa Laporan hasil kerja praktek ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu tegur sapa untuk kesempurnaan laporan ini sangat kami harapkan.
Dalam kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi membantu kelancaran pembuatan laporan ini, mudah-mudahan Alloh SWT membalas amal baik kita semua.
Akhir kata dengan segala kerendahan hati yang tulus dan penuh harap, semoga Laporan hasil kerja praktek ini ada guna serta manfaatnya bagi kami, serta bagi siapapun yang berkecimpung di dalam bidang pendidikan pada umumnya. Amin .
Bandung, September 2011 Penyusun
ii
Daftar lampiran
………
viBAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……… 1
1.2 Identifikasi dan rumusan masalah
………
11.3. Maksud dan tujuan praktek kerja lapangan……… 2
1.4. Batasan Masalah………
…..
21.5. Kegunaan Penulisan ……….. 3
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan………
..
4BAB. II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ……… 6
2.2. Pengertian Informasi……… 10
2.3. Pengertian Pengelolaan……… 10
2.4. Pengertian Pengadaan ……….. 11
2.5. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem………… 11
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan……… 18
3.2. Struktur Organisasi………. 26
3.3. Deskripsi Kerja……… 27
3.4 Metode Pendekatan yang Digunakan………. 33
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem yang berjalan……… 36
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan……… 43
Daftar Pustaka
http://nyobayoo.blogspot.com/2008/09/diagram-konteks.html September 2011
http://pramareola14.wordpress.com/2009/05/23/administrasi-kesekretariatan-organisasi-kemahasiswaan-2.html September 2011
http://psdg.bgl.esdm.go.id/index.php?option=com_content&view=article&id=41
0&Itemid=416 September 2011
http://theitpower.blogspot.com/2009/11/flowmap-dan-data-flow-diagram.html
September 2011
http://www.bgl.esdm.go.id/index.php?option=com_content&task=view&id=12&
Itemid=26 September 2011
Sumber-sumber lain
Petunjuk Pelaksanaan Pelayanan Kesehatan Bagi Perserta, Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (UU NO.3 Tahun 1992) (Program Jamsostek) Tahun 2007.
43
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan penulis pada saat Praktik Kerja Lapangan serta berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sajikan pada Bab I, II, III dan IV, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Kantor pusat PT Jamsostek (Persero) berkedudukan di Jakarta, sedangkan kantor-kantor cabangnya berada di barbagai provinsi. Tugas-tugas pokok PT Jamsostek (Persero) adalah memberikan perlindungan jaminan sosial tenaga kerja untuk meningkatkan taraf hidup para tenaga keja yang sejahtera.
2. PT Jamsostek (Persero) merupakan satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang memberikan perlindungan kepada tenaga kerja. 3. Hambatan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Pengadaan dan
Pengelolaan Arsip PT.Jamsostek (Persero) Kanwil IV adalah belum sepenuhnya terkomputerisasi sehingga dalam pencarian arsip masih belum otomatis.
44
5.2 Saran
Dari kesimpulan tersebut diatas serta uraian-uraian yang telah dibahas, penulis mengemukakan beberapa saran yang sekiranya dapat bermanfaat sebagai masukan dan bahan pertimbangan yaitu :
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen (subsistem) yang saling terkait atau terpadu dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1. Elemen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah elemen yang saling berinteraksi, yang artinya saling berkerja sama membentuk satu kesatuan.
2.1.2. Karakterisitik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai:
a. Komponen
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap sub sistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem
7
c. Lingkungan luar sistem
Apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan
8
f. Keluaran
Merupakan hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk system computer. Panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan.
g. Pengolah
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
9
2. Sistem Fisik: Sistem yang secara fisik dapat dilihat (Contoh: Sistem Komputer, Sistem Transportasi, Sistem Perguruan Tinggi)
Sistem Deterministik dan Probabilistik
1. Sistem Deterministik: Sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat (Contoh: Sistem Komputer)Sistem Probabilistik: Sistem yang tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas (Contohnya: Sistem Evapotranspirasi, Sistem Serapan Hara, Sistem Fotosintesis)
Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
1. Sistem Tertutup: Sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan (Contohnya: Sistem Reaksi Kimia dalam Tabung Reaksi yang terisolasi)
2. Sistem Terbuka: Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan (Contohnya: Sistem Tanah)
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
1. Sistem Alamiah: Sistem yang terjadi secara alamiah tanpa campur tangan manusia (Contohnya: Sistem Tata Surya) 2. Sistem Buatan Manusia: Sistem yang dibuat oleh manusia
10
Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
1. Sistem Sederhana: Sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan rendah (Contohnya: Sistem Sepeda, Sistem Mesin Ketik, Sistem Infiltrasi Tanah)
2. Sistem Kompleks: Sistem yang rumit (Contohnya: Sistem Otak Manusia, Sistem Komputer)
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah Data berupa catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud dan segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
2.3 Pengertian Pengelolaan
Menurut Harsoyo (1997:121)
“Pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola”
mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkn segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya, agar
11
2.4 Pengertian Pengadaan
Pengadaan merupakan proses mengadakan dan menyediakan.
2.5 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.5.1Metode Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :
1) Mengenali kontroversi.
2)
Menimbang klaim alternatif.3)
Membentuk penilaian.Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja. Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan.
Tahap I: Usaha persiapan
12 Tahap II: Usaha definisi
a. Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
b. Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah). c. Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari
lingkungan atau dari dalam perusahaan.
d. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan berada.
e. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu. Elemen-elemen sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:
1. Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
2. Membandingkan sistem output dengan standar. 3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pengolah informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input. 6. Mengevaluasi proses transformasi.
13 Tahap III: Usaha solusi
a. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan aplikasi bersama).
b. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
c. Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.
d. Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi perlu diterapkan.
e. Menindak lanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
Ada beberapa faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah. 1. Gaya merasakan masalah.
14
a. Penghindar masalah. Yang menghalangi kemungkinan masalah-mengabaikan informasi.
b. Pemecah masalah. Tidak mencari masalah tidak juga menghindari masalah. Bila ada masalah akan dipecahkan. c. Pencari masalah. Menikmati pemecahan masalah dan
mencarinya.
2. Gaya mengumpulkan informasi.
a. Gaya teratur. Mengikuti dan menyaring yang tidak berhubungan dengan bidangnya.
b. Gaya menerima. Ingin melihat semua masalah dan menilai informasi tersebut.
3. Gaya menggunakan informasi.
a. Gaya sistematis. Mengikuti metode/cara yang telah ditetapkan. b. Gaya intuitif. Menyesuaikan pendekatan dengan situasi.Walau
15
2.5.2 Alat Bantu Analisis
1) Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program atau bisa disebut juga gambaran dari alur kerja.
2) Diagram Konteks
Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus).
Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat.
3) Data Flow Diagram
16
chart, Bubble diagram,model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
4) Kamus Data
17
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Pengelolaan dan pemeliharan arsip di dalam sebuah perusahaan sangat penting peranannya untuk menunjang kinerja dari perusahaan tersebut, dan dalam pelaksanaannya haruslah sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar berjalan dengan baik.
Bidang umum dan SDM merupakan salah satu bagian kerangka tubuh PT. Jamsostek (Persero), sangat berpengaruh untuk menunjang kelancaran proses kerja dari perusahaan, salah satu fungsi dari bidang ini yaitu mengelola pengarsipan data/dokumen perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengkaji lebih lanjut dalam bentuk laporan akhir yang berjudul “Prosedur Pengadaan dan Pengelolaan Arsip Perusahaan PT.Jamsostek
(Persero) Kanwil IV”
1.2. Identifikasi Penulisan dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi Penulisan
2
2. Cara penataan dokumen arsip tidak dikelompokan dan hanya disimpan sesuai judul dari dokumennya.
b. Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses pengelolaan dan pengadaan serta pemeliharaan arsip agar berjalan dengan baik ?
2. Bagaimana cara mengelola tata letak penyimpanan data arsip yang telah diarsipkan sehingga memudahkan dalam pencariannya saat diperlukan ?
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Maksud dari penelitian ini adalah :
Untuk memenuhi nilai tugas akhir Laporan Praktek Kerja Lapangan yang berbobot 2 sks dari dosen yang bersangkutan.
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan perusahaan.
2. Untuk mengetahui bagaimana alur proses yang berjalan sehingga sebuah dokumen bisa dibuat untuk menjadi sebuah arsip di perusahaan.
1.4. Batasan masalah
3
1. Penelitian hanya dilakukan dilingkungan PT. Jamsostek (Persero) Kanwil IV.
2. Proses analisis kegiatan hanya di SUB BAGIAN UMUM dan SDM.
1.5. Kegunaan Penulisan
Adapun Kegunaan Penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Secara praktis
a. Bagi Penulis
Menambah wawasan dan pengetahuan serta memenuhi tugas akhir laporan Kerja Praktek
b. Bagi Lembaga
Sebagai sumbang saran dan masukan terhadap pelaksanaan kegiatan di bidang Umum dan SDM.
c. Bagi Program
Sebagai bahan referensi untuk laporan Kerja Praktek umumnya dan khususnya pada program studi Sistem Informasi.
2. Secara Keilmuan
4
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
5
Tabel Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Tanggal Hari Uraian Kerja/Kegiatan 1 5-Jul-11 Selasa Memasukkan data pelamar progsus
2 6-Jul-11 Rabu Melanjutkan memasukkan data pelamar progsus 3 7-Jul-11 Kamis Pengerjaan Peta Karyawan se-Kanwil IV
4 11-Jul-11 Senin Memasukkan surat masuk ke arsip/file
5 12-Jul-11 Selasa Memasukkan laporan data gaji dari kantor cabang ke arsip 6 13-Jul-11 Rabu Input data pegawai
7 14-Jul-11 Kamis Memasukkan surat yang masuk dan keluar 8 15-Jul-11 Jumat Memasukkan data tenaga kerja outsourcing 9 18-Jul-11 Senin Melanjutkan memasukkan data pelamar progsus 10 19-Jul-11 Selasa Memasukkan surat masuk ke arsip/file
11 20-Jul-11 Rabu Mengerjakan Rekon
12 21-Jul-11 Kamis Mengcopy dokumen-dokumen
13 22-Jul-11 Jumat Mengirim Surat ke kantor cabang menggunakan Fax 14 25-Jul-11 Senin Memasukkan surat masuk ke arsip/file
15 26-Jul-11 Selasa Rekap daftar hadir pegawai bulan Juli 16 27-Jul-11 Rabu Entry data kenaikan grade/gol karyawan 17 28-Jul-11 Kamis Rekap daftar hadir pegawai bulan Juli 18 29-Jul-11 Jumat Memasukkan surat masuk ke arsip/file
19 1-Aug-11 Senin Menyiapkan pertanyaan untuk inteview pelamar progsus 20 2-Aug-11 Selasa
Memasukkan daftar hadir&gaji karyawan dari tiap cabang ke arsip
21 3-Aug-11 Rabu Input data lengkap pegawai
22 4-Aug-11 Kamis Mengirim Surat ke kantor cabang menggunakan Fax 23 5-Aug-11 Jumat Menyiapkan surat-surat untuk dikirim ke cabang-cabang
36
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Tahap pertama yang bisa dilakukan agar bisa menghasilkan sistem informasi yang baik adalah dengan mempelajari bagaimana sistem yang sedang berjalan saat ini di wilayah Jamsostek Kanwil IV khususnya di bidang Umum dan SDM. Adapun hal–hal yang dilakukan dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan tersebut dengan meneliti hal- hal yang berhubungan dengan proses informasi pengadaan dan pengelolaan arsip yang baik sesuai dengan ketentuan.
4.1.1. Analisis Dokumen
Sistem Informasi ini dibuat untuk mengetahui bagaimana proses pengadaan dan berjalannya sebuah dokumen arsip yang dilakukan di PT.Jamsostek kanwil IV.
Adapun prosedur yang berjalan sebagai berikut:
1. Dokumen yang diterima dibuat rangkap untuk dijadikan sebuah arsip oleh perusahaan .
37
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Dalam pelaksanaannya prosedur yang berjalan yaitu :
1. Kantor pusat menyerahkan surat ke tiap-tiap kantor wilayah untuk menjadi surat perintah.
2. Surat perintah tersebut akan di disposisi (divalidasi) oleh kepala kantor wilayah, setelah divalidasi kemudian surat tersebut dibuatkan 3 rangkap, rangkap pertama akan dikirimkan ke tiap kantor cabang yang dibawahi oleh kantor wilayah, rangkap kedua akan di jadikan laporan kantor wilayah untuk dikirimkan ke kantor pusat kembali, dan rangkap ketiga akan di jadikan arsip oleh kantor wilayah. 3. Surat rangkap ke 2 yang dikirimkan ke tiap kantor cabang
akan divalidasi terlebih dahulu oleh kepala kantor cabang, setelah divalidasi kemudian kantor cabang akan membuat sebuah laporan yang akan dikirimkan kembali ke kantor wilayah.
38
Surat Perintah Surat Perintah Surat Perintah
Surat Perintah
39
4.1.2.2. Diagram Konteks
SI Pengelolaan
dan Pemeliharaan
Arsip KanWil
KaKanWil
KaCab
KaKaCab
Info laporan kacab
Info surat perintah Info laporan kanwil
Info surat perintah
Info surat laporan yang akan di validsi
Info surat laporan validasi
Info surat perintah validasi
Info surat perintah yang akan divalidasi
40
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD level 1
Dokumen yang akan dibuat laporan
Info surat yang akan di validasi
Info surat yang di validasi
Info surat perintah
Info laporan kanwil
Info surat perintah validasi
Info surat yang akan di validasi
Info surat yang di validasi
41
4.1.2.4. Kamus Data
1. Nama Arus Data : Dokumen yang akan dibuat laporan Alias : -
Aliran Data : kanwil-P1, P1-arsip surat
Struktur Data : No_surat, Lampiran, Tgl_surat, Judul_surat
2. Nama Arus Data : Info surat yang akan divalidasi kakanwil Alias : -
Aliran Data : P2-kanwil
Struktur Data : No_surat, Lampiran, Tgl_surat, Judul_surat
3. Nama Arus Data : Info surat yang divalidasikakanwil Alias : -
Aliran Data : kakanwil-P2, kakanwil-P3
Struktur Data : No_surat, Lampiran, Tgl_surat, Judul_surat
4. Nama Arus Data : info laporan kakanwil Alias : -
Aliran Data : P3-kakanwil
42
5. Nama Arus Data : Info laporan kanwil Alias : -
Aliran Data : P3-kanwil
Struktur Data : No_surat, Lampiran, Tgl_surat, Judul_surat
6. Nama Arus Data : Info laporan yang akan divalidasi kacab Alias : -
Aliran Data : P4-kacab
Struktur Data : No_surat, Lampiran, Tgl_surat, Judul_surat
7. Nama Arus Data : Info laporan yang divalidasi kacab Alias : -
Aliran Data : kacab-P4, kacab-P5, P5-kacab
Struktur Data : No_surat, Lampiran, Tgl_surat, Judul_surat
8. Nama Arus Data : Info laporan kacab Alias : -
Aliran Data : kacab-P5, P5-kanwil
