TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Depo Galvalum Berbasis Web.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PERSEDIAAN BARANG PADA DEPO GALVALUM

BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Program Studi

S1 Sistem Informasi

Oleh:

YOGIE HARTANTO PUTRA

12.41010.0121

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Batasan Masalah ... 3

1.4. Tujuan ... 3

1.5. Manfaat ... 4

1.6. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1. Pembelian ... 6

2.2. Penjualan ... 6

2.3. Persediaan ... 6

2.4. Manajemen Persediaan ... 7

2.5. Reorder Point ... 8

2.6. Sistem Informasi ... 9

2.7. Sistem Informasi Penjualan ... 9

(3)

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 16

3.1. Analisis Sistem ... 16

3.2. Perancangan Sistem ... 29

3.2.1. System Flow ... 29

3.2.2. Hierarchy Input Output (HIPO) ... 42

3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) ... 43

3.2.4. Entity Relational Diagram (ERD) ... 51

3.2.5. Struktur Tabel ... 54

3.2.6. Desain Interface ... 63

3.2.7. Desain Uji Coba ... 101

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 118

4.1. Implementasi ... 118

4.2. Kebutuhan Sistem ... 118

4.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras ... 118

4.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak ... 119

4.3. Implementasi Sistem ... 119

4.3.1. Form Login ... 119

4.3.2. Form Menu Utama ... 120

4.3.3. Form Master Pelanggan ... 123

4.3.4. Form Master Pemasok ... 123

4.3.5. Form Master Jenis Barang ... 124

(4)

4.3.7. Form Master Barang ... 125

4.3.8. Form Master Pengguna ... 126

4.3.9. Form Transaksi Pembelian ... 127

4.3.10.Form Data Retur Pembelian ... 130

4.3.11.Form Transaksi Penjualan ... 132

4.3.12.Form Data Retur Penjualan ... 136

4.3.13.Form Penerimaan Barang ... 138

4.3.14.Form Laporan Pembelian ... 139

4.3.15.Form Laporan Penjualan ... 141

4.3.16.Form Laporan Stok ... 142

4.3.17.Form Laporan Histori Stok ... 143

4.3.18.Form Laporan Data Penjualan Sort Barang ... 146

4.3.19.Form Laporan Stok Opname ... 150

4.3.20.Form Perhitungan ROP ... 153

4.4. Evaluasi Sistem ... 153

4.4.1. Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 154

4.5. Evaluasi Sistem ... 192

BAB V PENUTUP ... 196

5.1 Kesimpulan ... 196

5.2 Saran ... 196

DAFTAR PUSTAKA ... 197

(5)

1

1.1. Latar Belakang Masalah

Depo Galvalum adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang

distributor galvalum. Depo Galvalum terletak di Jl. Dr. Wahidin No.128A Sidoarjo.

Perusahaan ini menjual berbagai produk mulai dari galvalum, mur, genteng metal,

kalsiboard dan masih banyak lagi. Pada proses pembelian barang yang ada di Depo

Galvalum adalah dengan cara menghubungi langsung ke pemasok yang dilakukan

oleh pimpinan. Sistem penerimaan barang dilakukan oleh kepala gudang dengan

menerima barang dan surat jalan dari pemasok. Jika ada barang yang dipesan rusak

maka kepala gudang akan mengembalikan barang tersebut kepada pemasok.

Pencatatan barang masuk, barang keluar, dan sisa stok barang dilakukan oleh kepala

gudang. Selanjutnya sistem penjualan barang dilakukan oleh bagian penjualan

secara langsung ke pelanggan. Proses penjualan dilakukan dengan mencatat

transaksi di nota dan membuat surat jalan yang dibuat tiga rangkap. Surat jalan

tersebut akan diberikan ke pembeli sebagai bukti, kepala gudang untuk

mengeluarkan barang dari gudang, dan yang terakhir disimpan bagian penjualan.

Selama ini sistem pembelian yang dilakukan oleh Depo Galvalum masih

berdasarkan informasi ketersediaan stok dari laporan stok barang tiap hari yang

masih banyak menggunakan kertas. Saat ada barang yang tinggal sedikit, pimpinan

akan melakukan pemesanan ke pemasok. Sistem pembelian barang kurang bisa

teratasi dengan baik karena tidak ada pencatatan pemesanan ke pemasok, hanya

(6)

2

terjadi kekosongan stok. Sistem penjualan selama ini melakukan pencatatan untuk

transaksi penjualan sehari-hari. Dari pencatatan tersebut dihasilkan jumlah

pendapatan dari proses transaksi penjualan, serta jumlah barang yang terjual. Hasil

pencatatan tersebut belum mampu memberikan informasi dengan baik kepada

pimpinan untuk melakukan evaluasi pada sistem penjualan. Pimpinan hanya

mendapat informasi sebatas jumlah barang yang telah terjual dan yang tersisa dari

laporan stok barang. Jumlah barang yang tersedia terdiri dari kurang lebih 70 item.

Sehingga, pimpinan harus melakukan pengecekan ulang terhadap laporan-laporan

yang dihasilkan. Pengecekan laporan-laporan tersebut membutuhkan waktu yang

cukup lama, hal ini menyebabkan pimpinan merasa kesulitan untuk menganalisis

laporan-laporan penjualan yang masih dalam bentuk rekap penjualan.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka Depo Galvalum membutuhkan

suatu sistem informasi persediaan barang yang dapat menghasilkan laporan–

laporan pembelian, persediaan, dan penjualan untuk membantu proses pengelolaan

data persediaan, data pembelian, dan data penjualan dalam mengatasi

masalah-masalah yang ada pada Depo Galvalum. Dari laporan-laporan tersebut maka dapat

diketahui barang apa saja yang seharusnya mendapatkan proporsi pembelian lebih

banyak pada periode berikutnya.

Dengan adanya sistem informasi persediaan barang ini, diharapkan dapat

membantu pihak Depo Galvalum dalam mengelola data pembelian, data

persediaan, data penjualan, dan juga menghasilkan laporan–laporan yang dapat

digunakan untuk menganalisa data pembelian, persediaan, dan penjualan pada

(7)

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan

permasalahan yaitu, Bagaimanakah merancang dan membangun sistem informasi

persediaan barang pada Depo Galvalum berbasis web?

1.3. Batasan Masalah

Batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Data yang digunakan berasal dari Depo Galvalum Periode Mei 2016-Juni

2016.

2. Sistem Informasi yang dibangun disesuaikan dengan kebutuhan Depo

Galvalum.

3. Pengelolaan persediaan hanya mencakup pemberian informasi pembelian

saat mencapai stok minimum dengan menggunakan metode reorder point.

4. Sistem membahas transaksi pembelian dan penjualan secara tunai dan

kredit.

5. Sistem membahas retur pembelian dan penjualan.

6. Sistem penjualan sudah termasuk pengiriman tanpa ada biaya kirim.

7. Sistem ini berbasis web.

8. Sistem memberikan hak akses setiap pengguna.

1.4. Tujuan

Menghasilkan sistem informasi persediaan barang pada Depo Galvalum

(8)

4

1.5. Manfaat

Manfaat yang diharapkan dengan adanya sistem informasi persediaan

barang pada Depo Galvalum berbasis web ini adalah sebagai berikut:

1. Membantu proses transaksi pembelian dan penjualan menjadi lebih mudah

dan cepat.

2. Membantu menjaga ketersediaan stok barang digudang.

3. Membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan pada saat pemesanan

kembali.

4. Mengurangi penggunaan kertas yang selalu digunakan setiap hari dalam

transaksi dan membuat laporan.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem

Informasi Persediaan Barang Pada DEPO GALVALUM Berbasis Web” sebagai

berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan dari Rancang Bangun Sistem Informasi

Persediaan Barang Pada DEPO GALVALUM Berbasis Web.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini akan menjelaskan tentang teori yang mendukung pokok

(9)

teori penjualan, teori persediaan, teori manajemen persediaan, teori

reorder point beserta contoh, sistem informasi, sistem informasi

penjualan, sistem informasi pembelian, penjelasan aplikasi web, dan

penjelasan SDLC.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan mengenai analisis permasalahan, Docflow

System, perancangan pengambilan data, diagram alir, struktur

database, Data Flow Diagram, System Flow Diagram, Entity

Relationship Diagram, dan desain input output dilengkapi beserta

desain uji.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini menjelaskan tentang implementasi dari program, berisikan

langkah-langkah implementasi dari perancangan program dan hasil

implementasi dari program.

BAB V : PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan dari

hasil sistem dan saran untuk pengembangan sistem di waktu yang

(10)

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pembelian

Menurut Hatta (2008), pembelian merupakan kegiatan untuk memperoleh

barang dari supplier. Pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001). Kegiatan

pembelian dalam sebuah perusahaan dagang meliputi hal–hal sebagai berikut:

a. Membeli barang secara tunai ataupun secara kredit.

b. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan.

c. Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.

2.2. Penjualan

Menurut Kotler (2006), penjualan merupakan sebuah proses dimana

kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran

informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi

konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan

mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu

penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan

menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran.

2.3. Persediaan

Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya operasi

perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi

(11)

Menurut Pujawan (2005), persediaan bisa muncul karena memang

direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi.

Jadi ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat produk

lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan dikirim atau dijual

pada suatu waktu tertentu, ada juga karena merupakan akibat dari permintaan yang

terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal.

Ketidakpastian dialami oleh kebanyakan perusahaan yang beroperasi

dengan sistem make to stock. Bahkan banyak perusahaan yang akan menghadapi

ketidakpastian yang sangat tinggi sehingga bisa memiliki persediaan berlebih yang

cukup banyak diakhir masa jual produk tersebut. Ketidakpastian pada supply chain

tidak hanya muncul dari arah permintaan tetapi juga dari arah pasokan dan operasi

internal. Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor harus

menyimpan persediaan cadangan (safety stock). Efek financial dari persediaan

terhadap supply chain biasanya cukup besar. Di banyak perusahaan nilai persediaan

mencapai 25% atau cukup dari nilai keseluruhan asset yang dimiliki. Manajemen

persediaan yang baik bisa menekan ongkos-ongkos persediaan serta meningkatkan

service level ke pelanggan.

2.4. Manajemen Persediaan

Menurut Assauri (2004), pengendalian persediaan merupakan fungsi

manajerial yang sangat penting, karena persediaan fisik banyak perusahaan

melibatkan investasi terbesar dalam pos aktiva lancar. Bila perusahaan

menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan yang mencukupi, dapat

(12)

8

2.5. Reorder Point

Menurut Gaspersz (2004), Reorder Point (ROP) ialah saat atau titik

dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau

penerimaan barang yang dipesan itu tepat pada waktu dimana persediaan diatas

safety stock sama dengan nol.

Lebih jauh lagi Gasperz menambahkan dalam sistem ROP setiap pusat

distribusi pada tingkat lebih rendah meramalkan permintaan untuk produk guna

melayani pelanggannya, kemudian memesan dari pusat distribusi pada tingkat yang

lebih tinggi apabila kuantitas dalam stok pada pusat distribusi yang lebih rendah

mencapai ROP.

Dalam menghitung reorder point menggunakan rumus sebagai berikut:

ROP = D x L + SS...(1)

Dimana:

ROP = Pemesanan kembali (reorder point).

D = Tingkat pemakaian rata-rata perhari kerja.

L = Lead time.

SS = Safety stock.

Sebuah contoh perhitungan metode ROP ini kita mengambil contoh data

pembelian dan penjualan galvalum pada bulan Februari 2016. Misal kita akan

menghitung produk galvalum H 2x4-0,3. Pada data persediaan terdapat 300 batang,

setiap hari terjadi penjualan rata-rata 15 batang. Jadi selama satu bulan terdapat

permintaan sebanyak 375 batang. Waktu tunggu untuk pembelian ke pemasok 7

hari setelah melakukan pemesanan. Diketahui stok pengaman sebanyak 50 batang.

(13)

D = 15 Batang

L = 7 Hari

SS = 50 Batang

ROP = D x L + SS

= 15 x 7 + 50

= 155

Jadi berdasarkan hasil perhitungan ROP diatas maka Depo Galvalum harus

melakukan pembelian kembali ketika galvalum tersebut telah mencapai jumlah 155

untuk dapat melayani kebutuhan pelanggan terhadap produk tersebut.

2.6. Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian

yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan

kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.7. Sistem Informasi Penjualan

Menurut Jogiyanto (2003), sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan

prosedur dan dengan pendekatan komponen. Pendekatan prosedur, sistem

didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan

tertentu. Sedangkan pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai kumpulan

dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu

(14)

10

kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir,

saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu (Sutabri, 2012).

Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum.

Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran

komunikasi, dan lain sebagainya (Sutabri, 2012).

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit

atau tunai untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti kas atau janji untuk

membayar (piutang). Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan besar maupun

perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran,

karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian

serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh

kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan (Mulyadi, 2001).

Sistem penjualan adalah sistem yang melibatkan sumber daya dalam suatu

organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem

penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak

manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan

penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi

urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada

atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan

pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku.

2.8. Sistem Informasi Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam

(15)

penerimaan barang, hutang dan gudang. Menurut Mulyadi (2001) transaksi

pembelian mencakup prosedur berikut ini :

1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang

mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang

untuk disimpan.

7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor

dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari

transaksi pembelian.

Sistem informasi pembelian adalah suatu sistem software yang akan

membantu proses penjualan dan pembelian barang dengan menerapkan sistem

administrasi yang kuat untuk pencatatan dari barang masuk, penyimpanan barang

di gudang, sampai dengan barang keluar atau dijual.

2.9. Aplikasi Web

Menurut Sutarman (2007), situs/web dapat dikategorikan menjadi dua

yaitu web status dan web dinamis atau interaktif. Web statis adalah web yang

(16)

12

web dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta dapat berinterkasi

dengan user yang sifatnya dinamis.

Pada server-side programming, perintah-perintah program (script)

dijalankan di web server, kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam bentuk

HTML biasa. Sedangkan client-side programming perintah program dijalankan di

web browser, sehingga ketika client meminta dokumen yang mengandung script,

maka script tersebut akan di download dari server-nya kemudian di jalankan di

browser yang bersangkutan.

Aplikasi web atau sering disebut web application merupakan aplikasi yang

dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman web. Kebanyakan bahasa

pemrograman web berbasis server, namun tidak menutup kemungkinan digunakan

bahasa pemrograman web berbasis client. Web server atau web application berbeda

dengan situs web biasa (homepage), web application lebih dinamis dan atraktif serta

dapat mengelola data dengan baik.

2.10. System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Kadir (2014), System Development Life Cycle (SDLC)

merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan,

memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup

sejumlah fase atau tahapan. Waterfall merupakan model SDLC yang menawarkan

pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata yaitu sesuai dengan tahapan analisa

sistem, desain sistem, implementasi sistem, operasi dan pemeliharaan. Untuk lebih

(17)

Operasi dan Pemeliharaan - Analisis Kebutuhan

Analisis sistem

- Perancangan Konseptual - Perancangan Fisik

Desain Sistem

Sistem siap beroperasi

mandiri

Implementasi kurang lengkap atau ada

permintaan baru Kesalahan atau masalah

yang tak memungkinkan implementasi

dilaksanakan Perubahan

lingkup atau kebutuhan

Sumber: Kadir, 2014

Gambar 2. 1. System Development Life Cycle Waterfall

Penjelasan mengenai tahap-tahap SDLC model waterfall adalah sebagai

berikut (Kadir, 2014):

a. Analisis Sistem

Tahap analisis sitem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem

baru, mengembangkan sistem yang sudah ada atau mengatasi masalah-masalah

yang belum tertangani. Manfaat analisa sistem adalah untuk menentukan hal-hal

detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan. Analisis sistem

terdiri dari analisis kebutuhan. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan

spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi rinci tentang

hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Dengan adanya

spesifikasi kebutuhan dapat membuat kesepahaman antara pengembang sistem,

(18)

14

dalam analisis sistem adalah seperti wawancara, riset terhadap sistem sekarang,

observasi lapangan, kuisioner, dan pengamatan terhadap sistem yang serupa.

b. Desain sistem

Desain sistem dilakukan setelah kebutuhan pemakai dan pemecahan

masalah teridentifikasi dari tahap analisis sistem. Desain sistem terbagi menjadi dua

tahapan yakni perancangan konseptual dan perancangan fisik. Perancangan

konseptual/logis adalah membuat rancangan masukkan & keluaran sistem,

rancangan penyimpanan data dan prosedure pemrosesan dan operasi. Hasil dari

perancangan konseptual ini berupa desain input-output, desain ERD/CDM basis

data yang akan digunakan dan system flowchart dari sistem. Setelah perancangan

konseptual dilakukan tahap selanjutnya adalah perancangan fisik. Perancangan

fisik adalah membuat rancangan antar muka pemakai dan sistem, rancangan

platform, rancangan basis data, rancangan modul, rencana pengujian dan rencana

konversi.

c. Implementasi sistem

Pada implementasi sistem tedapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan.

Tahapan tersebut adalah pemrograman, pengujian dan konversi. Pemrograman

adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan intruksi untuk mengatur

komputer agar bekerja sesuai dengan hasil desain/perancangan sistem. Sedangkan

pengujian adalah aktivitas untuk memastikan program bebas dari kesalahan ketika

dijalankan. Pengujian ini dapat terdiri dari pengujian integrasi, pengujian sistem,

pengujian penerimaan dan pengujian instalasi. Tahap selanjutnya setelah pengujian

adalah tahap konversi. Konversi adalah pengoperasian sistem baru guna

(19)

untuk melakukan konversi. Tahapan tersebut yaitu konversi paralel, konversi

langsung, konversi pilot dan konversi modular.

d. Operasi dan Pemeliharaan

Setelah sistem baru berjalan sepenuhnya sistem memasuki tahapan operasi

dan pemeliharaan. Pemeliharaan sistem diperlukan karena sistem suatu saat dapat

berubah karena adanya perubahan bisnis atau lingkungan, adanya permintaan

kebutuhan baru, adanya masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama pengujian,

dan menurunnya kinerja sistem sehingga perlu adanya perubahan dalam penulisan

(20)

16

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisis Sistem

Pada saat survey di Depo Galvalum, pada proses bisnis terdapat beberapa

penemuan permasalahan didalam proses bisnisnya. Selama ini sistem pembelian

yang dilakukan oleh Depo Galvalum masih berdasarkan informasi ketersediaan

stok dari laporan stok barang tiap hari yang masih banyak menggunakan kertas.

Saat ada barang yang tinggal sedikit, pimpinan akan melakukan pemesanan ke

pemasok. Sistem pembelian barang kurang bisa tertangani dengan baik karena tidak

ada pencatatan pemesanan ke pemasok, hanya mengandalkan ingatan saja dan tidak

ada pengendalian stok barang sehingga sering terjadi kekosongan stok.

Sistem penjualan selama ini melakukan pencatatan untuk

transaksi-transaksi penjualan sehari-hari. Dari pencatatan tersebut dihasilkan jumlah

pendapatan dari proses transaksi penjualan, serta jumlah barang yang terjual. Hasil

pencatatan tersebut belum mampu memberikan informasi kepada pimpinan untuk

melakukan evaluasi pada sistem penjualan. Pimpinan hanya mendapat informasi

sebatas jumlah barang yang terjual dan yang tersisa dari laporan stok barang.

Jumlah barang yang tersedia terdiri dari kurang lebih 70 item. Sehingga, pimpinan

harus melakukan pengecekan ulang terhadap laporan-laporan yang dihasilkan.

Pengecekan laporan-laporan tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama, hal

ini menyebabkan pimpinan merasa kesulitan untuk menganalisa laporan-laporan

penjualan yang masih dalam bentuk rekap penjualan. Dengan penerapan sistem

(21)

mengatasi proses pembelian, ketersediaan stok, dan penjualan ke pelanggan.

Penerapan sistem informasi ini juga dapat memberikan informasi stok minimum

dari setiap barang.

Hasil yang didapat dari sistem informasi ini adalah penanganan transaksi

pembelian dan penjualan yang terkomputerisasi, informasi ketersediaan stok yang

cepat diketahui, mengetahui stok minimum setiap barang, dan laporan-laporan

pembelian dan penjualan yang tertangani dengan mudah dan cepat didapat.

A. Document Flow Penjualan

Pada gambar 3.1 menunjukkan docflow proses penjualan dimulai dari

pelanggan melakukan permintaan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan

akan mengecek terlebih dahulu ketersediaan stok barang pada kartu stok. Jika tidak

ada maka menginformasikan barang tidak ada dan melanjutkan informasi tersebut

ke pimpinan.

Jika barang ada maka akan melanjutkan proses permintaan barang dan

membuatkan surat jalan tiga rangkap. Surat jalan tersebut akan diberikan ke

pelanggan sebagai bukti, kepala gudang untuk mengeluarkan barang dan sebagai

arsip, dan bagian penjualan sebagai bukti penjualan dan sebagai arsip. Bagian

penjualan akan membuatkan nota penjualan dua rangkap. Rangkap kedua akan

diberikan ke pelanggan sebagai bukti pembayaran, rangkap pertama akan diberikan

(22)

18

Gambar 3.1 Docflow Penjualan Bagian Penjualan

Pelanggan Kepala Gudang

Mulai

Melalukan permintaan barang

Menerima Permintaan barang, membuat surat jalan 3 rangkap dan Nota

2 rangkap

Surat Jalan 3

Surat Jalan 2

Surat Jalan 1

Mengecek Surat Jalan Cek Stok

Barang

Ada?

Kartu Stok Barang

A

Nota penjualan 2

Nota penjualan 1

Tidak Surat Jalan 1

Memberikan

Surat Jalan 3

Surat Jalan 2

Surat Jalan 1

Nota penjualan 2

Surat Jalan 3

Surat Jalan 2

Surat Jalan 1

Menyiapkan barang dan mengirimkan

barang

(23)

B. Document Flow Pembelian

Pada gambar 3.2 menunjukkan docflow proses pembelian dimulai dari

pimpinan yang sebelumnya telah mengecek ketersediaan stok barang pada kartu

stok, dan atau menerima informasi dari bagian penjualan ada barang yang kosong.

Pimpinan melakukan proses pembelian dengan cara menghubungi langsung ke

pemasok via telepon. Pemasok akan menyiapkan pesanan barang yang dipesan, dan

mengirimkan barang dengan membawa surat jalan tiga rangkap. Kepala gudang

yang menerima barang dan surat jalan. Sebelumnya kepala gudang akan memeriksa

fisik dan jumlah barang yang datang sesuai dengan surat jalan yang dibawa oleh

pemasok.

Jika ada barang yang rusak maka kepala gudang akan menuliskan jumlah

barang yang rusak di surat jalan warna putih, warna merah, dan warna kuning. Surat

jalan warna putih akan dikembalikan ke pemasok, warna merah akan diterima oleh

kepala gudang untuk memasukan stok barang pada kartu stok, dan surat jalan warna

kuning akan diberikan ke bagian penjualan untuk diganti surat jalan warna putih

dan nota. Surat jalan putih dan nota pembayaran pemasok akan diteruskan oleh

bagian penjualan ke pimpinan untuk melakukan pembayaran dan disimpan sebagai

arsip.

Surat jalan terdiri dari tiga rangkap pada gambar 3.2 dibawah ini dapat

dijelaskan sebagai berikut:

1 Surat jalan 1 adalah surat jalan warna putih (utama).

2 Surat jalan 2 adalah surat jalan warna merah.

(24)

20

Pemasok

Pimpinan Kepala Gudang Bag. Penjualan

Mulai

Mengecek stok barang

dan melakukan pembelian Kartu Stok Barang

Catatan Pesanan Barang

Surat Jalan 3

Surat Jalan 2

Mengecek pesanan

barang

Ada Barang Rusak?

Surat Jalan 2 acc barang normal Surat Jalan warna

putih 1 ditulis barang yang rusak

Memasukan stok barang pada kartu

stok

Selesai Nota Pembayaran

Surat Jalan warna putih 1 ditulis barang yang rusak

Nota Pembayaran Surat Jalan warna

1 A

Rekap retur barang pada surat jalan 1

Ya Surat Jalan 2

Surat Jalan 1 Menerima

Pesanan Surat Jalan 3

Surat Jalan 3

1 1

2

Nota Pembayaran Surat Jalan warna

Kartu Stok

Menerima Surat Jalan

2 Tidak Surat Jalan 1

(25)

C. Document Flow Laporan Penjualan dan Stok Barang

Pada gambar 3.3 menunjukkan docflow pembuatan laporan penjualan dan

stok barang dimulai dari bagian penjualan yang membuat laporan penjualan dan

sisa stok dari kepala gudang yang memberikan ke bagian penjualan. Laporan

tersebut akan diberikan ke pimpinan setiap harinya.

Gambar 3. 3 Docflow Pembuatan Laporan Penjualan dan Stok Barang

Bagian Penjualan

Pimpinan

Kepala Gudang

Mulai

Membuat laporan penjualan dan

sisa stok

Laporan penjualan

Laporan Sisa Stok Barang

Laporan penjualan

Laporan Sisa Stok Barang

Kartu Stok Barang

(26)

22

D. Document Flow Retur Barang

Pada gambar 3.4 menunjukkan docflow retur barang penjualan dimulai

dari pelanggan yang menerima barang dalam keadaan rusak saat pengiriman.

Pelanggan melaporkan langsung ke bagian penjualan dengan membawa nota

penjualan/surat jalan yang sudah di cek oleh bagian pengiriman. Bagian penjualan

akan mengecek ketersediaan stok, jika tidak ada akan dikembalikan uang, dan jika

ada maka akan diganti barang dan membuatkan nota baru sebagai bukti retur

barang. Kepala gudang akan menerima konfirmasi retur barang dan akan

mengirimkan barang tersebut ke pelanggan.

Gambar 3. 4 Docflow Retur Barang

Pelanggan Bagian Penjualan Kepala Gudang

Mulai retur barang

pada surat jalan/nota Menerima

uang kembalian bara ng retur

Selesai Data barang retur

Ya Tidak

Nota Penjualan/ Surat Jalan

Melapor barang yang

rusak

Data barang retur

Nota Penjualan/ Surat Jalan

(27)

23

Data Jenis Barang

Daftar Jenis Barang

Barang Pembelian Penjualan

Daftar

Laporan Data Penjualan berdasarkan Merk, Jenis, dan Ukuran Terlaku

(28)

24

Input-Process-Output diagram digunakan untuk menggambarkan sistem

informasi pembelian dan penjualan yang akan dibangun. Diagram ini

menggambarkan hubungan input yang dibutuhkan, proses yang akan mengelola

input dan hasil output dari proses yang dijalankan. Diagram IPO sistem informasi

pembelian dan penjualan ini dapat dilihat pada gambar 2.

Pengguna aplikasi nantinya di Depo Galvalum terdapat tiga orang:

1. Pimpinan

Pimpinan menggunakan sistem untuk melakukan proses pembelian

barang ke pemasok, melihat ketersediaan stok barang, dan melihat

laporan-laporan.

2. Kepala Gudang

Kepala gudang menggunakan sistem untuk melakukan proses

penerimaan barang setelah proses pembelian dan membuat laporan-laporan.

3. Bagian penjualan

Bagian penjualan menggunakan sistem untuk melakukan proses

penjualan ke pelanggan dan membuat laporan-laporan.

Penjelasan dari diagram IPO pada gambar 3.5 sebagai berikut:

1. Modul maintenance data terdiri dari:

a. Maintenance Pelanggan (Digunakan untuk mengelola data pelanggan).

b. Maintenance Pemasok (Digunakan untuk mengelola data pemasok).

c. Maintenance Jenis Barang (Digunakan untuk mengelola data jenis barang).

d. Maintenance Merk Barang (Digunakan untuk mengelola data merk barang).

(29)

f. Maintenance Pengguna (Digunakan untuk mengelola data pengguna

aplikasi).

2. Modul Pembelian (Digunakan untuk mengelola data transaksi pembelian barang

ke pemasok).

3. Modul Penerimaan Barang (Digunakan untuk mengelola dan menerima barang

setelah proses pembelian).

4. Modul Penjualan (Digunakan untuk mengelola data transaksi penjualan barang

ke pembeli).

5. Modul Laporan terdiri dari:

a. Laporan pembelian (Informasi transaksi pembelian).

b. Laporan penjualan (Informasi transaksi penjualan).

c. Laporan stok barang (Informasi stok barang digudang).

d. Laporan history stok (Informasi history keluar masuknya barang).

e. Laporan stok opname (Informasi kecocokan data stok).

f. Laporan data penjualan berdasarkan merk barang (Informasi data penjualan

per periode sort berdasarkan merk barang yang laku).

g. Laporan data penjualan berdasarkan jenis (Informasi data penjualan per

periode sort berdasarkan jenis barang yang laku).

h. Laporan data penjualan berdasarkan ukuran (Informasi data penjualan per

(30)

26

Output

Daftar Data Pelanggan

Daftar Data Pemasok

Daftar Data Jenis Barang

Daftar Data Merk Barang

Daftar Data Barang

Daftar Data Pengguna

Surat PO Pembelian Barang

Nota Retur Pembelian Barang

Proses

Simpan Data Pelanggan

Simpan Data Pemasok

Simpan Data Jenis Barang

Simpan Data Merk Barang

Simpan Data Barang

Simpan Data Pengguna

Simpan Data Transaksi Pembelian

Simpan Data Transaksi Retur Pembelian Input

Data Pelanggan

Data Pemasok

Data Jenis Barang

Data Merk Barang

Data Barang

Data Pengguna

Data Barang, Data Pemasok

Fungsi data pelanggan

Memberikan data pemasok

Memberikan data Jenis barang

(31)

27 Ubah Data Stok Barang

Surat Jalan Penjualan dan Nota Penjualan

Nota Retur Penjualan

Laporan Pembelian

Laporan Penjualan

Laporan Stok

Laporan Histori Stok Simpan Data Stok

Barang

Simpan Data Penjualan

Simpan Data Retur Penjualan

Cetak Data Pembelian

Cetak Data Penjualan

Cetak/Lihat Data Stok

Cetak/Lihat Data Histori Stok Data Pembelian

Data Pelanggan, Data Barang

Data Pelanggan, Data Penjualan, Data Barang

Data Pembelian

Data Barang

Data Barang, Data Penjualan, Data Pembelian Penerimaan Laporan Stok

(32)

28

Output

Laporan Persentase Penjualan

Laporan Stok Opname

Proses

Cetak Data Persentase Penjualan

Cetak Data Stok Opname

Input

Data Barang, Data Penjualan, Data Pembelian

Data Pelanggan, Data Barang

Fungsi Penjualan

Membuat Laporan Stok Opname

Aktor

(33)

3.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem yang diawali dengan indentifikasi permasalahan dan

analisis permasalahan, serta pemecahannya sehingga menjelaskan tentang

langkah-langkah dari pembuatan rancang bangun sistem informasi persediaan barang pada

Depo Galvalum berbasis web. Mulai dari penjelasan jalannya sistem,

penggambaran tabel penyimpanan dan flow chart yang menggambarkan proses dari

sistem.

Urutan perancangan sistem adalah sebagai berikut:

1. System flow

2. HIPO

3. Data Flow Diagram (DFD)

4. Entity Relational Diagram (ERD)

5. Struktur Database

6. Desain Interface

7. Desain Input

8. Desain Output

9. Desain Uji Coba

Langkah-langkah perancangan sistem prosedur-prosedur diatas dijelaskan

pada sub berikut ini:

3.2.1. System Flow

(34)

30

A. System Flow Login

Gambar 3.6 menjelaskan tentang system flow login dimulai dari

pimpinan/kepala gudang/bagian penjualan yang memasukkan username dan

password pada form login. Jika login berhasil maka akan menampilkan menu utama

berdasarkan hak aksesnya masing-masing dan jika gagal maka akan muncul pesan

username/password salah.

Gambar 3. 6 Sysflow Login

Pengguna

Sistem

Mulai

Memasukkan

Username dan

Password

Pesan Gagal

Username/ Password Salah!

Selesai

Data Pengguna

1

Berhasil? 2

3 Menampilkan Menu

Utama sesuai hak akses Ya

(35)

B. System Flow Master

Gambar 3.7 menjelaskan tentang system flow master pemasok dan

pengguna dimulai dari pimpinan yang telah login dan memasukkan data pemasok

pada form master pemasok atau data pengguna pada form master pengguna.

Kemudian Gambar 3.8 menjelaskan tentang sysflow master pelanggan, jenis

barang, merk barang, dan barang dimulai dari bagian penjualan yang telah login dan

memasukkan data pada masing-masing form master yang sesuai dengan data

tersebut.

Gambar 3. 7 Sysflow Master Pemasok dan Pengguna

Pimpinan

Sistem

Mulai

Memasukkan Data Master

Menyimpan Data Pemasok

Pesan Berhasil Menyimpan

Selesai

Data Pemasok

Menyimpan Data

Pengguna Data Pengguna 1

Memilih Data Master?

Ya

(36)

32

Gambar 3. 8 Sysflow Master Pelanggan, Jenis, Merk, Dan Barang

C. System Flow Pembelian

Gambar 3.9 menjelaskan tentang system flow pembelian dimulai dari

pimpinan yang telah login dan melakukan pengecekan data stok barang. Kemudian

pimpinan menentukan barang yang akan dipesan ke pemasok pada sistem lalu

mencetak surat Purchase Order (PO). Surat PO akan diberikan ke kepala gudang

Bagian Penjualan

Sistem

Mulai

Memasukkan Data Master

Menyimpan Data Pelanggan

Pesan Berhasil Menyimpan

Selesai

Data Barang Data Pelanggan

Data Jenis Barang

Data Merk Barang Menyimpan Data

Jenis Barang

Menyimpan Data Merk Barang

Menyimpan Data Barang 3

Memilih Data Master?

Ya

(37)

untuk diteruskan ke pemasok. Selanjutkan barang yang datang dari pemasok akan

diterima oleh kepala gudang beserta satu surat jalan.

Gambar 3. 9 Sysflow Pembelian

Pimpinan

Sistem

Kepala Gudang

Pemasok

Mulai

Cek Stok Barang Data Barang

Menampilkan stok barang yang mencapai

minimal

Memilih barang yang akan diorder

Menyimpan data pembelian

Data Pembelian

Cetak Surat PO Surat PO

1

Surat PO 1

Data Barang Pesanan

Data Barang Pesanan Surat PO

Surat Jalan 3 rangkap

Surat Jalan 1

Selesai ROP

Data Detail Pembelian

Data Detail Penjualan

Data Retur Pembelian

Data Detail Retur Pembelian

Data Retur Penjualan

(38)

34

D. System Flow Penjualan

Pada gambar 3.10 menjelaskan tentang system flow penjualan dimulai dari

bagian penjualan login terlebih dahulu untuk melakukan proses transaksi penjualan,

sebelumnya bagian penjualan akan mengecek terlebih dahulu ketersediaan stok

barang yang dipesan. Jika tidak ada maka bagian penjualan akan memberitahukan

ke pelanggan barang kosong, dan jika ada maka bagian penjualan melanjutkan

proses penyimpanan data penjualan dan mencetak surat jalan tiga rangkap. Rangkap

ke dua diberikan ke pelanggan dan rangkap pertama akan diberikan ke kepala

gudang untuk proses keluarnya barang.

Selanjutnya pelanggan melakukan proses pembayaran ke bagian

penjualan. Bagian penjualan akan mengecek data penjualan pelanggan pada sistem

dan mencetak nota penjualan yang akan diberikan ke pelanggan. Jika pelanggan

melakukan pembayaran dengan uang muka maka akan diberikan nota penjualan

dengan keterangan belum lunas/kredit. Jika pelanggan langsung membayar dengan

lunas maka akan diberikan nota penjualan dengan keterangan lunas. Pelanggan

(39)

Gambar 3. 10 Sysflow Penjualan

Pelanggan Bagian Penjualan Sistem Kepala Gudang

Mulai

Input data penjualan

Mengecek Data

Persediaan Barang Data Barang

Stok=Ada?

Menyimpan data penjualan

Data Barang

Data Pelanggan

Data Penjualan

Mencetak Surat Jalan Surat Jalan 3

Surat Jalan 2

1

Cek Data Penjualan

Data Pelanggan

Data Penjualan

Pembayaran Lunas?

Data Pelanggan Data Penjualan

Nota Penjualan Lunas/Kredit

Selesai

2

Surat Jalan 1

Menampilkan Data Detail

Penjualan

Data Detail Penjualan 3

Surat Jalan 1

Surat Jalan 3

Surat Jalan 2

Surat Jalan 1 2

3

2

(40)

36

E. System Flow Laporan Pembelian

Pada gambar 3.11 menjelaskan tentang system flow pembuatan laporan

pembelian ditangani langsung oleh pimpinan yang telah login ke sistem dimana

sistem akan menampilkan data-data pembelian kemudian data pembelian tersebut

akan di tampilkan ke layar baik berupa tabel penjualan. Pimpinan bisa mencetak

laporan pembelian tersebut.

Gambar 3. 11 Sysflow Laporan Pembelian

Pimpinan

Sistem

Mulai

Menampilkan Data Pembelian

Data Pembelian

Mencetak Laporan pembelian dari data

yang ditampilkan

Laporan Pembelian Data pembelian

Selesai Membuat Laporan

Pembelian

(41)

F. System Flow Laporan Penjualan

penjualan dimulai dari bagian penjualan yang masuk ke sistem kemudian sistem

akan menampilkan data-data penjualan, kemudian data penjualan akan ditampilkan

ke layar lalu bagian penjualan akan melakukan proses cetak laporan penjualan dan

akan diberikan ke pimpinan.

Gambar 3. 12 Sysflow Laporan Penjualan

Bagian Penjualan

Sistem

Pimpinan

Mulai

Membuat Laporan Penjualan

Data Penjualan

Mencetak Laporan penjualan dari data yang ditampilkan

Laporan Penjualan

Data penjualan Selesai

Laporan Penjualan Menampilkan Data

Penjualan

(42)

38

G. System Flow Laporan Stok Barang/Histori Stok

Pada gambar 3.13 menjelaskan tentang pembuatan laporan stok

barang/histori stok barang, dimulai dari kepala gudang yang masuk ke sistem yang

akan menampilkan data-data stok barang/histori stok keluar masuknya barang ke

layar. Data stok barang tersebut akan di cetak oleh kepala gudang sebagai laporan

stok barang/histori stok barang yang akan diberikan ke pimpinan.

Gambar 3. 13 Sysflow Laporan Stok Barang/Histori Stok

Kepala Gudang

Sistem

Pimpinan

Mulai

Menampilkan Data Stok barang/Histori

Stok Barang

Data Pembelian

Mencetak Laporan Stok Barang/Histori Stok Barang dari

data yang ditampilkan

Laporan Stok Barang/Histori Stok Data Stok Barang/ Histori Stok Barang

Data Barang

Data Penjualan

Laporan Stok Barang/Histori Stok

Selesai Membuat Laporan

Stok barang/Histori Stok Barang

(43)

H. System Flow Stok Barang

Pada gambar 3.14 menjelaskan tentang system flow menambah stok barang

datang dimulai dari kepala gudang yang baru menerima barang dari proses

pembelian. Kepala gudang masuk ke sistem dan sistem akan menampilkan data

barang yang dipesan beserta stok yang ada di komputer, selanjutkan kepala gudang

akan memasukkan data stok barang dan stok barang akan bertambah.

Gambar 3. 14 Sysflow Stok Barang

Kepala Gudang

Sistem

Mulai

Memasukkan stok barang

Menampilkan Data Pembelian

Data Barang

Data Pembelian Barang

Update Stok Barang

Selesai

Data Barang Data Pembelian

(44)

40

I. System Flow Laporan Data Penjualan Sort Barang

data penjualan sort barang dimulai dari bagian penjualan yang memilih data

merk/jenis/ukuran dan tanggal periode laporan dimana laporan data penjualan sort

barang bersadarkan merk/jenis/ukuran akan menampilkan data terlaku sampai

kurang laku selama periode yang ditentukan.

Gambar 3. 15 Sysflow Laporan Data Penjualan Sort Barang

Bagian Penjualan

Sistem

Pimpinan

Mulai

Data Merk

Mencetak Laporan Persentase

Laporan Persentase Penjualan

Selesai

(45)

J. System Flow Laporan Stok Opname

stok opname dimulai dari bagian penjualan atau kepala gudang yang memilih dan

menginputkan data barang yang akan dibuat laporan stok opname. Setalah itu

melakukan proses cetak laporan stok opname yang akan diberikan ke pimpinan.

Gambar 3. 16 Sysflow Laporan Stok Opname

Bagian Penjualan

Sistem

Pimpinan

Mulai

Data Merk Menampilkan Data

Barang

Laporan Stok

Opname

Data Barang

Laporan Stok Opname

Selesai

Membuat Laporan

Stok Opname _{Data Jenis}

2/3

Input Data Barang Stok Opname

(46)

42

3.2.2. Hierarchy Input Output (HIPO)

Pada gambar 3.17 adalah Hierarchy Input Output (HIPO) dari rancang

bangun sistem informasi persediaan barang pada Depo Galvalum berbasis web.

Fungi dari HIPO adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada.

(47)

3.2.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi

dalam sistem yang akan dibangun.

A. Context Diagram

Context diagram pada gambar 3.18 merupakan gambaran aliran data

secara menyeluruh dari sistem yang dibuat. Context diagram ini digambarkan

dengan satu proses dan beberapa entitas baik internal entitas maupun ekternal

entitas, yang dihubungkan oleh aliran data, yang menjadi sumber data, baik sebagai

input maupun output yang dibutuhkan dalam sistem. Berikut context diagram pada

sistem yang akan dibangun.

Dari context diagram di bawah, dapat diuraikan menjadi diagram level 0

seperti pada gambar 3.19 Diagram level 0 tersebut memiliki beberapa proses yaitu

proses mengelola data master, proses sistem pembelian, proses sistem persediaan,

proses sistem penjualan, dan proses laporan. Pada gambar tersebut juga

digambarkan data store yang digunakan dalam sistem. Data store yang digunakan

adalah data store barang, pelanggan, jenis barang, pemasok, pengguna, transaksi

pembelian, transaksi detail pembelian, transaksi penjualan, transaksi detail

penjualan, transaksi retur pembelian, transaksi retur penjualan, penerimaan retur

(48)

44 Data Pelanggan

Informasi Stok

Data Penjualan

Data Merk Barang Data Jenis Barang Data Barang Data Pemasok

Data Retur Pembelian Data Retur Penjualan

Laporan Stok Opname Laporan Persentase

Laporan History Stok Laporan Stok Surat PO Pembelian Surat Jalan Penjualan Surat Jalan

Nota Retur

0

Rancang Bangun SI Persediaan Barang Pada DEPO GALVALUM Berbasis Web

(49)

45

[Informasi Stok]

Data Pemasok

Data Detail Retur Pembelian Data Detail Retur Penjualan

Data Penjualan

Data Retur Penjualan

Data Penjualan Data M erk Barang Data Jenis Barang Data Pemasok

Data Barang Data M erk Barang Data Jenis Barang Data Pemasok

Data Barang

Data Retur Pembelian

[Data Retur Pembelian] [Data Retur Penjualan]

Data Pengguna

Data M erk

Data Pelanggan

Data Pemasok Data Jenis Barang

[Laporan Stok] [Laporan History Stok]

[Laporan Persentase] [Laporan Stok Opname]

[Laporan Penjualan] [Laporan Pembelian]

Informasi ROP

Data Pembelian [Informasi Barang]

[Nota Penjualan]

Data Pembelian Data Barang Data Detail Penjualan

Data Penjualan

Data Detail Penjualan Data Penjualan

Data Detail Pembelian Data Pembelian

[Surat Jalan Penjualan]

[Informasi Barang] [Informasi Stok]

[Surat PO Pembelian]

[Penerimaan Barang]

[Data Pembelian]

Pelanggan

Bagian Penj ualan

Kepala Gudang

Pimpinan

1 Pelanggan

1

Mengelola Data M aster

+

3 Jenis Barang

4 Merk Barang

5 Barang

6 Pengguna

1 Pelanggan

2 Pem asok

3 Jenis Barang 4 Merk Barang

5 Barang

7 Pem belian

8 Detail Pembelian

9 Penjualan

10 Detail Penjualan 9 Penjualan

10 Detail Penjualan

11 Retur Pembeliann 7 Pem belian

8 Detail Pembelian

5 Barang

13 Retur Penjualan

7 Pem belian 8 Detail Pembelian

Pemasok

6 Pengguna

5 Barang 9 Penjualan

10 Detail Penjualan 20 Detail Retur _Penjualan

21 _{Pem beliannn}Detail Retur

2 Pem asok

(50)

46

B. DFD Level 1 Mengelola Data Master

Dari diagram level 0, terdapat beberapa proses yang dapat diuraikan

hingga diagram level 1 yaitu mengelola data master. Seperti yang terdapat pada

gambar 3.20 pada gambar tersebut terdapat beberapa proses yaitu mengelola

barang, mengelola pemasok, mengelola jenis barang, mengelola pelanggan, dan

mengelola pengguna. Mengingat proses tersebut adalah bagian yang penting dalam

sistem, maka pihak yang dapat mengelola adalah bagian penjualan dan pimpinan.

Gambar 3. 20 DFD Level 1 Mengelola Data Master Data Pengguna

Data Barang

Data Pengguna Data Barang Data Merk Barang Data Jenis Barang

Data Pemasok

Data Merk Barang

Data Jenis Barang Data Pemasok

3 Jenis Barang

4 Merk Barang

5 Barang

Mengelola Jenis Barang

1.4

Mengelola Merk Barang

(51)

C. DFD Level 1 Transaksi Pembelian

Dapat dilihat pada gambar 3.21, yang merupakan DFD Level 1 subsistem

pembelian. Pada gambar tersebut terdapat 3 proses yaitu pemesanan barang,

penerimaan barang, dan pembayaran. Dua proses dilakukan oleh pimpinan dan satu

proses dilakukan oleh kepala gudang. Pemasok hanya menerima surat PO dan

memberi informasi.

Gambar 3. 21 DFD Level 1 Transaksi Pembelian

[Data Pemasok]

[Data Retur Pembelian] Data Pembelian

Data Detail Retur Pembelian [Data Retur Pembelian] Data Pengguna

[Data Detail Pembelian] [Data Pembelian] [Data Barang]

[Surat PO Pembelian]

[Data Pembelian]

12 Detail Retur Pembelian

2.1

Transaksi Pembelian Barang

2.2

(52)

48

D. DFD Level 1 Transaksi Persediaan

Dapat dilihat pada gambar 3.22, merupakan DFD Level 1 subsistem

persediaan. Pada gambar tersebut terdiri dari 2 proses yaitu proses memasukkan

stok barang dan perhitungan ROP. Proses memasukan stok barang hanya

menginputkan stok barang yang masuk, sebelumnya melakukan pengecekan data

pembelian. Perhitungan ROP untuk menentukan titip pemesanan kembali setiap

barang. Semua proses ini dilakukan oleh kepala gudang.

Gambar 3. 22 DFD Level 1 Transaksi Persediaan Data Detail Pembelian

Data Pembelian [Data Pemasok]

[Data Penjualan]

[Data Detail Penjualan]

Data Barang Data Pengguna

[Data Barang]

[Informasi ROP]

[Data Detail Pembelian]

[Data Pembelian]

Memasukkan St ok Barang

3.2

Perhitungan ROP

9 Penjualan

7 Pembelian

8 Detail

Pembelian 10 Detail Penjualan

5 Barang

(53)

E. DFD Level 1 Transaksi Penjualan

Dapat dilihat pada gambar 3.23 merupakan DFD Level 1 subsistem

penjualan. Pada gambar tersebut terdiri dari 3 proses yaitu transaksi penjualan,

pencatatan penjualan, dan pembayaran. Semua proses tersebut dilakukan oleh

bagian penjualan. Pelanggan hanya melakukan pembelian dan menerima surat jalan

beserta nota penjualan, dan kepala gudang hanya menerima surat jalan penjualan.

Gambar 3. 23 DFD Level 1 Transaksi Penjualan

[Informasi Stok] [Data Detail Retur Penjualan]

[Data Penjualan] [Data Retur Penjualan]

Data Barang

Data Pengguna [Data Pengguna]

[Data Retur Penjualan]

[Nota Penjualan]

[Informasi Barang] Data Pelanggan

[Surat Jalan Penjualan]

[Data Detail Penjualan] [Data Penjualan]

10 Detail Penjualan 13 Retur Penjualan

4.1

Transaksi Penjualan 4.2

Transaksi Retur Penjualan

6 Pengguna 20 Detail Retur

(54)

50

[Data Jenis Barang] [Data Merk]

Data Detail Stok Opname Data Stokopname

Data Barang

Data Detail Pembelian Data Pembelian

Data Barang [Data Barang]

Laporan Penjualan

Laporan History Stok Laporan Persentase Penjualan Laporan Stok Opname

Laporan Stok Barang Laporan Pembelian

[Data Detail Penjualan] [Data Penjualan] [Data Detail Pembelian]

[Data Pembelian]

Laporan Stok Barang

5.2

Laporan Penjualan

5.4

Laporan Histori Stok

Laporan Stok Opname

8 _PembeliDetail

(55)

3.2.4. Entity Relational Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk

merepresentasikan, menentukan serta mendokumentasikan akan

kebutuhan-kebutuhan sistem dalam pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk

menunjukkan struktur keseluruhan dari data yang dibutuhkan oleh sistem.

Dalam ERD data-data tersebut digambarkan dengan menggambarkan

simbol entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entity yang saling

terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem.

A. Conceptual Data Model (CDM)

Sebuah CDM memaparkan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dan

menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang

untuk suatu aplikasi. Pada CDM telah didefinisikan kolom mana yang menjadi

primary key. CDM dari Sistem Informasi Persediaan Barang dapat dilihat pada

gambar 3.25.

B. Physical Data Model (PDM)

PDM merupakan hasil generate dari CDM yang menggambarkan secara

detil konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk pembuatan sistem.

PDM berisikan tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat

(56)

52 PELANGGAN PENJUALAN

DETAIL PENJUALAN

DETAIL PENJUALAN PRODUK JENIS PRODUK BARANG

DETAIL PEMBELIAN PRODUK DETAIL PEMBELIAN

DETAIL RETUR JUAL BARANG DETAIL STOKOPNAME BARANG

DETAIL STOKOPNAME

<pi> Variable characters (10) Variable characters (15) Variable characters (10) Variable characters (20)

<M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (20)

<M>

<pi> Variable characters (10) Date

Variable characters (20) Integer

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50)

<M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (10) Integer Integer Integer Integer Integer Variable characters (10) Integer Variable characters (10) PEMBELIAN

<pi> Variable characters (10) Date

Variable characters (10) Date

Variable characters (10) Integer

<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) Date

Variable characters (20) <M> Variable characters (10) Integer

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (20)

<M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) Date

Integer Variable characters (15)

<M>

Identifier_1 <pi> MERK ID_MERK

NAMA_MERK

<pi> Variable characters (10) Variable characters (20)

<M>

Variable characters (10) <M> Identifier_1 <pi> Variable characters (10)

(57)

53 ID_PELANGGAN = ID_PELANGGAN

NO_PENJUALAN = NO_PENJUALAN

ID_BARANG = ID_BARANG ID_JENIS = ID_JENIS

ID_BARANG = ID_BARANG NO_PEMBELIAN = NO_PEMBELIAN ID_PEMASOK = ID_PEMASOK

NO_PEMBELIAN = NO_PEMBELIAN

NO_PENJUALAN = NO_PENJUALAN ID_MERK = ID_MERK

NO_RETUR_PEMBELIAN = NO_RETUR_PEMBELIAN NO_RETUR_PENJUALAN = NO_RETUR_PENJUALAN

ID_BARANG = ID_BARANG

ID_BARANG = ID_BARANG ID_BARANG = ID_BARANG

NO_STOKOPNAME = NO_STOKOPNAME PENGGUNA

(58)

54

3.2.5. Struktur Tabel

Dari PDM yang sudah dibentuk, dapat disusun struktur basis data yang

nantinya akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan yaitu:

1 Tabel Master Pemasok

Primary Key : ID_PEMASOK Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Pemasok.

Tabel 3. 2 Tabel Master Pemasok

Nm Kolom Tipe Data Panjang

Keterangan

PK FK Tabel Asal

ID_PEMASOK VARCHAR 10 

NAMA_PEMASOK VARCHAR 50

ALAMAT_PEMASOK VARCHAR 100

NO_TELP VARCHAR 20

NO_REKENING VARCHAR 20

2 Tabel Master Pengguna

Primary Key : ID_PENGGUNA Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Pengguna Aplikasi. Tabel 3. 3 Tabel Master Pengguna

Keterangan

PK FK Tabel Asal

ID_PENGGUNA VARCHAR 10 

NAMA_PENGGUNA VARCHAR 10

USERNAME VARCHAR 15

PASSWORD VARCHAR 10

(59)

Keterangan

DIVISI VARCHAR 10

3 Tabel Master Barang

Primary Key : ID_BARANG

Foreign Key : ID_MERK, ID_JENIS Fungsi : Menyimpan Data Barang.

Tabel 3. 4 Tabel Master Barang

Keterangan

ID_BARANG VARCHAR 10 

ID_MERK VARCHAR 10  MERK

ID_JENIS VARCHAR 10  JENIS_BARANG

NAMA_BARANG VARCHAR 50

UKURAN DECIMAL -

KETERANGAN VARCHAR 10

4 Tabel Master Pelanggan

Primary Key : ID_PELANGGAN Foreign Key : -

(60)

56

Tabel 3. 5 Tabel Master Pelanggan

Keterangan

PK FK Tabel Asal

ID_PELANGGAN VARCHAR 10 

NAMA_PELANGGAN VARCHAR 50

ALAMAT VARCHAR 20

NO_TELP VARCHAR 15

KETERANGAN VARCHAR 15

5 Tabel Master Jenis Barang

Primary Key : ID_JENIS Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Jenis Barang. Tabel 3. 6 Tabel Master Jenis Barang

Keterangan

ID_JENIS VARCHAR 10 

NAMA_JENIS VARCHAR 50

6 Tabel Master Merk

Primary Key : ID_MERK Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data MERK.

Tabel 3. 7 Tabel Master Merk

Keterangan

ID_MERK VARCHAR 10 

(61)

7 Tabel Transaksi Pembelian

Primary Key : NO_PEMBELIAN

Foreign Key : NO_RETUR_PEMBELIAN, ID_PEMASOK Fungsi : Menyimpan Data Pembelian.

Tabel 3. 8 Tabel Transaksi Pembelian

Keterangan

NO_PEMBELIAN VARCHAR 10 

ID_PEMASOK VARCHAR 10  PEMASOK

8 Tabel Transaksi Detail Pembelian

Primary Key : -

Foreign Key : NO_PEMBELIAN, ID_BARANG Fungsi : Menyimpan Data Detail Pembelian.

Tabel 3. 9 Tabel Transaksi Detail Pembelian

Keterangan

NO_PEMBELIAN VARCHAR 10  PEMBELIAN

ID_BARANG VARCHAR 10  BARANG

KUANTITAS_ PEMBELIAN

INT -

(62)

58

9 Tabel Retur Beli

Primary Key : NO_RETUR_PEMBELIAN Foreign Key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN Fungsi : Menyimpan Data Retur Beli.

Tabel 3. 10 Tabel Retur Beli

NO_PEMBELIAN VARCHAR 10  PEMBELIAN

KETERANGAN_

10 Tabel Detail Retur Beli

Primary Key : -

Foreign Key : NO_RETUR_PEMBELIAN, ID_BARANG Fungsi : Menyimpan Data Detail Retur Beli.

Tabel 3. 11 Tabel Detail Retur Beli

(63)

11 Tabel Transaksi Penjualan

Primary Key : NO_PENJUALAN Foreign Key : ID_PELANGGAN

Fungsi : Menyimpan Data Penjualan

Tabel 3. 12 Tabel Transaksi Penjualan

Keterangan

NO_PENJUALAN VARCHAR 10 

ID_PELANGGAN VARCHAR 10  PELANGGAN

TANGGAL_JUAL DATE - 

12 Tabel Transaksi Detail Penjualan

Primary Key : -

(64)

60

Tabel 3. 13 Tabel Transaksi Detail Penjualan

Keterangan

NO_PENJUALAN VARCHAR 10  PENJUALAN

KUANTITAS INT -

13 Tabel Retur Jual

Primary Key : NO_RETUR_PENJUALAN

Foreign Key : NO_PERMINTAAN_RETUR_JUAL, NO_PENJUALAN, ID_BARANG

Fungsi : Menyimpan Data Retur Penjualan. Tabel 3. 14 Tabel Retur Penjualan

NO_PENJUALAN VARCHAR 10  PENJUALAN

KTR_RETUR VARCHAR 20

TANGGAL_RETU R_JUAL

DATE

TOTAL INT -

14 Tabel Detail Retur Jual

Primary Key : -

(65)

Fungsi : Menyimpan Data Detail Retur Jual. Tabel 3. 15 Tabel Detail Retur Jual

Foreign Key : ID_BARANG

Fungsi : Menyimpan Data Stok. Tabel 3. 16 Tabel Stok

16 Tabel Stok Opname

Primary Key : NO_STOKOPNAME Foreign Key : -

(66)

62

Tabel 3. 17 Tabel Stok Opname

Keterangan

NO_STOKOPNA ME

VARCHAR 10 

TGL_OPNAME DATE -

17 Tabel Detail Stok Opname

Primary Key : -

Foreign Key : NO_STOKOPNAME, ID_BARANG

Fungsi : Menyimpan Data Stokopname. Tabel 3. 18 Tabel Detail Stok Opname

Keterangan

NO_

STOKOPNAME

VARHCAR -  STOKOPNAME

STOK_ KOMPUTER

INT -

STOK_NYATA INT -

SELISIH INT -