BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kebutuhan akan teknologi informasi pada era globalisasi sekarang ini makin penting sehubungan dengan tujuan informasi yaitu menghasilkan sesuatu yang lebih berguna dan berarti demi pengambilan suatu keputusan secara cepat dan akurat. Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, menyebabkan semakin meluasnya penggunaan komputer disegala bidang, baik perusahaan maupun instansi, bahkan dengan penggunaan komputer bisa membantu dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul diperusahaan, instansi maupun organisasi.
Dengan tingkat persaingan yang tinggi dalam dunia industri otomotif nasional saat ini, Sugema Motor mulai meningkatkan kinerja service suku cadang motornya dikarenakan pelayanan yang diberikan kepada konsumen masih belum memuaskan. sebagai contoh pada saat karyawan bengkel melakukan pekerjaan Service terhadap motor konsumen. Pihak bengkel tidak mengetahui apakah suku cadang yang akan diganti oleh konsumen, stoknya masih tersedia atau tidak di Gudang. Hal itu dikarenakan pencarian data stok barang suku cadang motor masih menggunakan arsip-arsip sehingga informasi yang didapat lambat dan masih tanda-tanya.
informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen mengenai stok atau persediaan suku cadang motor yang tersedia. Sehingga konsumen yang telah datang ke bengkel seringkali merasa kecewa karena suku cadang motor yang akan dibeli ternyata stoknya telah habis.
Sugema Motor sering mengalami kesulitan didalam pengontrolan barang masuk dan barang keluar dikarenakan adanya jarak antara tempat penyimpanan sukucadang dan bengkel. sehingga mengakibatkan adanya keterlambatan informasi yang di berikan kepada pihak dealer. Berdasarkan dari permasalahan tersebut, pihak perusahaan mulai melakukan perbaikan untuk meningkatkan kualitas perusahaan dengan dibangunnya suatu sistem informasi yang lebih dapat memudahkan dalam pelayanan kerja. baik itu dalam pencarian data, pengolahan data maupun pembuatan laporan suku cadang motor yang lebih cepat, tepat, dan akurat dengan tujuan membangun citra yang positif bagi perusahaan.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan diatas. Secara lebih rinci penulis telah mengelompokan permasalahan-permasalahan tersebut kedalam beberapa hal berikut :
1. Lamanya pelayanan dalam service dan penjualan suku cadang motor dikarenakan dalam mencari informasi data stok barang masih menggunakan lembaran arsip-arsip sehingga dikawatirkan konsumen bisa merasa kecewa karena sudah lama menunggu ternyata barang yang dicari stock nya telah habis.
2. Adanya kesulitan dalam hal pengontrolan barang masuk dan keluar maupun stock barang. Dikarenakan media penyimpanan data disimpan dalam bentuk lembaran-lembaran arsip.
3. Adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan stok barang yang ada di gudang, data penjualan maupun laporan data service kepada manager perusahaan. dikarenakan penggolahan laporan data masih belum terkomputerisasi dengan baik ada pula yang masih menggunakan arsip-arsip.
Dari uraian latar belakang masalah dan identifikasi diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor yang sedang berjalan pada Sugema Motor Garut.
3. Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor pada Sugema Motor Garut.
4. bagaimana implementasi Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor pada Sugema Motor Garut.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Adapun maksud dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Service dan Penjualan Suku Cadang Motor di bengkel resmi yamaha Sugema Motor Garut.
Adapun tujuan yang saya harapkan dari hasil penelitian pada kegiatan tersebut adalah :
1. Untuk mengetahui Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor pada Sugema Motor Garut.
2. Untuk mengetahui Bagaimana perancangan Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor pada Sugema Motor Garut.
3. Untuk mengetahui Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor pada Sugema Motor Garut.
1.4. Kegunaan penelitian
Adapun penelitian ini diharapakan dapat berguna bagi pihak-pihak atau hal sebagai berikut.
1.4.1. Kegunaan Praktis a. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor pada Sugema Motor Garut
b.Bagi Pelanggan
Dengan adanya sistem informasi Service dan Penjualan Suku Cadang Motor ini, bisa memberikan pengetahuan tantang Quality Service agar dapat membangun citra yang positif bagi perusahaan.
1.4.2. Kegunaan Akademik a. Bagi Pengembangan Ilmu
b. bagi Penulis
Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori maupun praktek,belajar menganalisa dan melatih daya pikir dalam mengambil kesimpulan atas permasalahan yang ada didalam perusahaan,khususnya di bengkel Sugema Motor Garut.
1.5. Batasan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini dibatasi pada :
1. Sistem yang dibangun diperuntukan hanya untuk bagian Customer Service Officer, bagian ini bertugas mengolah data Service konsumen, data transaksi Penjualan, maupun data stok barang motor yang ada di gudang.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Objek penelitian yang dilakukan yaitu mengenai Service dan Penjualan Suku Cadang Motor. Adapun tempat penelitian yaitu di Bengkel Sugema Motor Dealer Resmi Yamaha,yang beralamat di Jln. A.Yani Suci Garut Telp. (0262) 9135980. Penelitian dilakukan dari bulan Maret 2010 sampai dengan Juli 2010.
Tabel 1.1. Waktu Penelitian
Tahap
Bulan
Maret April Mei Juni Juli 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Identifikasi Kebutuhan
Pemakai
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pengertian sistem menurut Jogiyanto (2005 : 1) yang lebih menekankan pada prosedurnya didefinisikan sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Sedangkan pendekatan sistem yang merupakan jarngan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel yang disadur oleh Jogiyanto (2005 : 1) mendefinisikan sebagai berikut :
2.1.1 Pengertian Sistem
Mempelajari suatu sistem informasi, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui tentang sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :
Menurut Dr. Azhar Susanto (2007 : 18) “Sistem adalah kumpulan / grup dari bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa ”sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”Al-bahra bin jadmudin (2005 : 10)
Berdasarkan definisi di atas, sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Dalam sebuah sistem mempunyai karakteristik yang tidak terpisahkan antara satu karakteristik dengan karakteristik yang lain. Beberapa karakteristik tersebut antara lain :
1. Komponen (Components)
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang bersifat menguntungkan merupakan energi dari sistem, sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung ini akan mengalir data-data antara subsistem dimana keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lain, sehingga antara satu subsistem dengan subsistem lainnya dapat berintegrasi membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (Input)
6. Keluaran (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan mampu menjadi masukan baru/informasi yang dibutuhkan. 7. Pengolah (Process)
Suatu sistem pasti mempunyai pengolahan data masukan untuk diolah menjadi sebuah informasi.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Merupakan penentu dari tujuan untuk menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan sebuah sistem.
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
2.1.3. Klasifikasi Sistem
menurut Al-bahra bin ladjamudin (2005 : 6) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, terbagi menjadi :
1. Sistem terbuka dan tertutup
Suatu sistem dikatakan terbuka menurut Ludwig Von Bertalanffy bila aktivitas didalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan tertutup bila aktivitas-aktivitas didalam sistem tersebut tidak dipengaruhi oleh perubahan yang terjadi dilingkungannya.
2. Sistem buatan manusia dan Tuhan
Suatu sistem bila diklasifikasikan berdasarkan asalnya, sistem tersebut bisa diklasifikasikan sebagai sistem yang ada secara alamiah (buatan Tuhan) atau buatan manusia. Sebagai contoh sistem tata surya, adalah sistem yang secara alamiah, sedangkan organisasi perusahaan adalah sistem buatan manusia.
3. Sistem barjalan dan konseptual
Suatu sistem yang belum diterapkan disebut sistem konseptual. Suatu sistem konseptual yang dapat diterima oleh pemakai sistem sehingga pemakai sistem tersebut menggunakannya untuk menunjang operasi sehari-hari maka sistem tersebut berubah menjadi sistem berjalan.
4. Sistem sederhana dan Kompleks
sistem yang kompleks jelas terdiri dari banyak komponen atau tingkatan yang dihubungkan dalam berbagai cara yang berbeda, seperti perusahaan.
5. Kinerja bisa yang dapat dan tidak dapat dipastikan
Sebuah sistem yang dapat dipastikan kinerjanya artinya ditentukan pada saat sistem akan dan sedang dibuat. Sedangkan sistem yang tidak dapat dipastikan kinerjanya artinya tidak dapat ditentukan dari awal tergantung kepada situasi yang dihadapi.
6. Sistem sementara dan selamanya
Suatu sustem yang mungkin digunakan untuk selamanya mungkin juga digunakan untuk periode waktu tertentu.
7. Sistem secara pisik dan abstrak
Sistem dapat dilihat dari wujudnya misalnya kendaraan bermotor, sedangkan yang abstrak seperti organisasi.
8. Sistem, subsistem dan super sistem
Subsistem adalah sistem yang lebih kecil dalam sebuah sistem, sedangkan super sistem adalah sistem yang lebih besar.
9. Sistem yang bisa beradaptasi dan tidak bisa beradaptasi
2.1.5 Konsep Dasar Informasi
Data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata, sehingga dapat dipakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan, dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
Susunan hirarki informasi mulai dari data atau fakta, kemudian diseleksi dan diolah menjadi sesuatu yang berguna
Konsep dasar informasi menurut Jogiyanto (2005 : 8) Informasi adalah : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.1. 6. Definisi Informasi
Dalam membentuk suatu sistem informasi, diperlukan komponen masukan berupa data-data, yang diperlukan sebagai komponen pembangun sistem tersebut.
Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) “Data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol)”.
Setelah melalui suatu proses, data diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi tersebut. Adapun definisi informasi adalah:
Menurut Al-bahra bin ladjumudin (2005 : 13) Informasi dapat didefinisikan ”Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang”.
Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran, data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke informasi lain. Al-bahra bin jadmudin (2005 : 14)
Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang tepat, pada waktunya,dan dala bentuk yang tepat pula. Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor- kantor menyimpan data-data atau catatan yang sebenernya tidak ada gunanya. Sebaliknya ada informasi yang perlu diperlengkapi dengan data. Al-bahra bin ladjumudin (2005 : 14)
2.1.7 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Didalam suatu kegiatan perusahaan.
model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).
Gambar 2.2 Siklus informasi
Sumber : Jogiyanto, H.M., MBA,Ph.D., 2005, Analisis & Desain Sistem, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.]
2.1.8. Kualitas Informasi
Adapun kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :
Gambar 2.3 Kualitas Informasi
1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat waktu (Time Lines), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.
2.1.9. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11), nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendaatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir dari nilai efektifitasnya. 2.1.10 Konsep Dasar Sistem Informasi
Secara sepintas sistem informasi dapat diartikan sebuah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian atas kegiatan kegiatan tertentu yang menghasilkan sebuah informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pemakainya.
2.1.11. Definisi Sistem Informasi
Menurut al-bahra bil ladjamudin (2002:13) system informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.
Dari kedua pengertian diatas, sistem informasi dapat didefinisikan pula sebagai suatu kesatuan dari berbagai informasi yang saling berkaitan dan berinteraksi satu sama lainnya untuk keperluan dan tujuan tertentu.
Adapun kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.
2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Penyimpanan, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 4. Output, yaitu suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses
informasi.
5. Kontrol, yaitu suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Sedangkan komponen sistem informasi terdiri dari :
2. Perangkat lunak (software).
3. Data, merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).
2.2. Definisi dari Kasus yang di Analisis 2.2.1. Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan bagian dari kegiatan pemasaran, penjualan sangat penting dan sangat ,menentukan era suatu pemasaran untuk memasarkan produknya yaitu dengan cara menjual produk tersebut dan apabila penjualan tidak dapat dilaksanakan maka fungsi-fungsi lain dari pemasaran tidak akan berjalan.kegiatan penjualan terbagi dalam dua cara yaitu:
1. Penjualan kredit yaitu penjualan barang yang dilakukan dengan cara mengirim barang sesuai dengan pesanan dari pembeli dan tidak ada pembayaran langsung yang terjadi dalam jangka waktu tertentu dan took mempunyai tagihan pada pembeli tersebut.
2. Penjualan tunai yaitu apabila took tersebut menjual produknya yang sesuai secara langsung pada pembeli dan dibayar pada saat itu juga oleh pembeli
Dari pemikiran diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud sistem penjualan adalah pola hubungan antar bagian-bagian yang saling berkaitan untuk melakukan kegiatan yaitu memproses data penjulan sehingga mengahasilkan informasi yang cepat , tepat dan akurat sehingga memuaskan kedua belah pihak. 2.2.2. Pengertian Service
Kata service dalam kamus bahasa inggris yaitu memperbaiki, penulis membuat kesimpulan bahwa memperbaiki disini adalah membuat sepeda motor yang tadinya rusak atau ada salahsatu bagian motor yang tidak berfungsi menjadi baik atau berfungsi kembali seeluruh bagian-bagian yang rusak tadi.
2.2.3. Pengertian Sparepart
Sparepart diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia yaitu sukucadang, penulis juga mempunyai kesimpulan bahwa sukucadang disini adalah komponen-komponen yang ada pada sepeda motor.
2.2.4 Metode Pengembangan Sistem
Desain penelitian ini dimodelkan dengan menggunakan model proses Prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan terstruktur untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai (user).
2.2.5 Analisis Dan Perancangan Sistem
yang sedang berjalan,merancang atau mengganti output yang sedang digunakan,untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain.
Tahapan dalam menganalisis sistem dalah sebagai berikut:
1. Definisi masalah (mencakup definisi input, proses, output dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun).
2. pahami sistem yang sedang berjalan tersebut dan buat definisinya (mendefinisikan input, proses, dan output).
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
5. Implementasikan alternatif terpilih dari sekian alternatif yang telah ditawarkan tersebut.
6. Mengevaluasi dampak yang ditimbulkan akibat perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
2.10. Perancangan Sistem
1. Diagram konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
2. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)
DFD adalah diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikerjakan. Simbol-simbol yang digunakan dalam diagram arus data yaitu :
a. Kesatuan Luar
Lingkungan luar yang mempengaruhi sistem merupakan kesatuan (entity) luar yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar disimbolkan dengan notasi kotak.
b. Arus Data
c. Proses
Suatu kegiatan yang dilakukan sistem dari hasil arus data yang masuk untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses sistem. Proses disimbolkan dengan lingkaran atau kotak sudut tumpul dengan nama proses di dalamnya serta dengan nama bagian di dalamnya serta bagian yang memprosesnya.
d. Simpanan Data
Merupakan simpanan yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip, table dan lain-lain. Simpanan parallel yang tertutup di salah satu ujungnya.
3. Flowchart
Flowchart adalah bagan- bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini di pakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses didalam program. 4. Kamus Data
1. Nama arus data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas Al-bahra bin Ladjamudin (2005 : 130). Tahapan yang dilakukan adalah :
1. Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi).
2. ERD
3. Relasi Tabel
Relasi tabel adalah gambaran tentang hubungan yang terjadi antar tabel – tabel yang akan digunakan dalam program aplikasi pemecahan dari flat file yang menurut teknik normalisasi sehingga pemecahan tersebut memiliki sebuah kunci yang menghubungkan relasi datanya.
2.12. Pengujian Sistem
Langkah terakhir sebelum sistem/perangkat lunak diserahkan kepada user adalah melakukan pengujian(testing) terhadap sistem/perangkat lunak tersebut.
Menurut Adi Nugroho (2005:10) pengujian pada dasarnya adalah menemukan dan menghilangkan kesalahan pada sistem/perangkat lunak yang akan diterapkan. Kesalahan tersebut dapat diakibatkan oleh beberapa hal utama, antara lain kesalahan saat spesifikasi sistem/perangkat lunak, kesalahan saat melakukan analisis permasalahan, kesalahan saat perancangan serta kesalahan saat implementasi.
Konsep kualitas sangat penting demi kepuasan pengguna dan pengembang. Untuk mencapai kualitas yang diharapkan dari sistem/perangkat lunak yang dikembangkan pada umumnya ada beberapa strategi pengujian yang dapat dilakukan.
1. Black-Box Testing
masukan dan keluarannya, artinya dengan berbagai masukan yang kita berikan, sistem/perangkat lunak memberikan keluaran yang kita harapkan. 2. White-Box Testing
Pengujian jenis ini mengasumsikan spesifikasi logika sangat penting dan perlu dilakukan pengujian untuk menjamin sistem/perangkat lunak berfungsi dengan baik. Cara ynag dilakukan dalam pengujian ini yaitu : a. memeriksa semua fungsi dalam setiap objek dengan mengeksekusinya
satu-persatu.
b. memeriksa setiap alternatif yang mungkin dalam setiap objek. 3. Top-DownTesting
Strategi pengujian ini berasumsi bahwa logika utama atau interaksi antarobjek perlu diuji lebih lanjut. Strategi ini sering kali dapat mendeteksi cacat, kesalahan atau kekurangan yang serius pada sistem/perangkat lunak. 4. Bottom-Up Testing
2.2.6. Sekilas Tentang Visual Basic
Menurut Widodo Budiharto, Visual basic adalah bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari Basic. [BUD6]. Event driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau menu dipilih. Ketika event driven terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang sudah dikenal oleh pemakai komputer. Bahasa ini dapat dikatakan sebagai bahasa pemrograman dasar atau bahasa pemrograman yang paling mudah yang sesuai dengan namanya. Namun sebenarnya nama basic adalah kependekan dari kata-kata : B (Beginner’s), A (All- Purpose), S(Symbol), I (Intruction), C (Code). Bahasa ini pertama kali muncul pada tahun 1960 dan diperkenalkan oleh Dartmouth College.
Kelebihan lain dari visual basic adalah kemampuan untuk mengkompilasi program dalam bentuk native code, yaitu optimasi pada saat prosesor mengkompilasi dan menjalankan program tersebut. Keuntungan yang didapat dari nativecode adalah kecepatan dalam mengakses program, dimana hal ini hanya dapat ditemui pada aplikasi-aplikasi yang dikompilasi dengan bahasa pemrograman C++.
Selain kemampuan-kemampuan diatas, visual basic juga menyediakan fasilitas antar muka penulis kode program yang lebih mudah dimengerti dan dipakai sehingga berbagai tipe program dapat dikembangkan didalamnya, misalnya EXE, DLL dan OCX, bahkan program-program yang berbasis internet.
Semua fasilitas visual basic ditampilkan dalam bentuk Integrated Development Environment (IDE). Beberapa kelebihan IDE visual basic adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengembangkan beberapa project sekaligus.
2. Mampu memanajemen project dalam bentuk form, module dan class.
3. Fasilitas informasi yang lengkap, antara lain daftar properti, informasi dan tip singkat.
2.2.7. Sekilas Tentang SQL Server 2000
Menurut Bunafit Nugroho (2007 : 240): Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang handal. Di desain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order online, inventory, akuntansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server 2000 dapat dijalankan pada NT 4.0 Server atau Microsoft Windows 2000 Server, selain itu dapat pula di install pada personal desktop di Windows 2000 Profesional dan Windows Millenium.
Sistem akan dipergunakan oleh beberapa komputer (client-server) maka database yang dibangun adalah merupakan database yang berfungsi untuk menunjang hal tersebut, untuk itu dalam penulisan ini dipakai database Microsoft SQL Server 2000, selain itu database ini juga compatible dengan bahasa pemrograman Visual Basic yang digunakan. Secara teoritis, program SQL yang sudah terinstal pada komputer dapat menampung 32.767 database dan terdapat lebih dari 2 billion object. Kelebihan Microsoft SQL Server 2000 dalam pembuatan database adalah sebagai berikut :
1. Mempunyai transaction log tersendiri dan mengatur transaksi dalam database. 2. Data dapat berkisar antara 1 MB sampai 1.048.516 MB.
3. Dapat menambah ukuran data secara manual atau otomatis.
4. Dapat diset sesuai dengan keinginan, misal sebuah database hanya dapat dibaca tetapi tidak bisa diedit.
2.2.8 Crystal Report
Menurut Jogiyanto (2002 : 211): Crystal reports merupakam program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage). Hasil cetak dengan menggunakan Crystal Report lebih baik dan lebih mudah, karena pada Crystal Report banyak tersedia objek maupun komponen yang mudah digunakan.
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian
Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah bagian Service dan Penjualan Suku Cadang Motor di Sugema Motor Garut, yang akan dibahas dalam penelitian ini.
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Sugema Motor Garut didirikan oleh bapak Irwan Hendarsah,S.E dan Satria Ratna Hendarsah. Bapak Irwan Hendarsah selaku pemilik, mendirikan usaha perdagangan otomotif ini berawal dari kegemaranya dalam dunia balapan motor dan modifikasi motor pada tahun 1993. Atas dasar kegemaranya tersebut beliau menyalurkan hobinya dalam bentuk usaha bengkel dan perdagangan kendaraan bermotor.
Pada tanggal 22 juni 2003 bengkel ini resmi didirikan oleh bapak Irwan Hendarsah,S.E yang bergerak di bidang pelayanan service dan penjualan suku cadang sepeda motor.Sugema Motor garut berdiri atas dasar Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan nomor 530/0848/PK/IZ/IX/2004.B
Akhirnya pada januari 2005 Sugema Motor Garut bergabung dengan Yamaha.kemudian diangkat dan diajukan sebagai dealer resmi Yamaha dengan nomor surat pengangkatan bengkel 0278/02/SASD/VIII/2006 yang harus di perpanjang setiap tahunnya.
Sampai saat ini Sugema Motor Garut tetap konsisten dengan program penjualan, bengkel resmi, dan suku cadangnya karena tuntutan konsumen dalam hal penjualan sangat berkaitan erat dengan masalah pemeliharaan san suku cadangnya. 3.1.2. Visi dan Misi Sugema Motor Garut
Visi atau strategi adalah ungkapan atau aspirasi mengenai perwujudan dan kinerja perusahaan yang diinginkan diwaktu yang akan datang.
a. Visi
Memberikan pelayanan terbaik dan bergaransi serta memasarkan produk yang yang berkualitas.
b. Misi
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini adalah struktur organisasi yang sedang berjalan di Sugema Motor Garut, yang beralamat di Jln. A.Yani – Suci Garut.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sugema Motor Garut.
3.1.4. Deskripsi Tugas
Deskripsi Jabatan di Sugema Motor Garut : a. Pimpinan Bengkel
1. Mengawasi seluruh kegiatan sehari-hari di bengkel. 2. Mengecek setiap penghasilan bengkel tiap satu bulan.
Pimpinan bengkel
Office boy Mekanik
Kepala bengkel
Counter/SPK Sparepart
b. Kepala Bengkel
1. Menjalankan seluruh kegiatan bengkel
2. Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan operasional bengkel sehari-hari
3. Mengelola dan memeriksa laporan keuangan bengkel.
4. Menjamin seluruh sumber daya bengkel sesuai dengan standard kualifikasi Yamaha, baik sumber daya manusia, peralatan, sparepart dan sarana.
c. Chip mekanik
1. Memimpin dan mengkoordinir seluruh mekanik
2. Membagi pekerjaan secara proporsional sesuai keahlian mekanik yang di pimpinnya serta mengatur jadwal kerja mekanik
3. Mengarahkan SPK
4. Melakukan kontrol atas perawatan tools bengkel dan mengusulkan penggantian/penambahannya.
5. Melakukan finala inspection dari hasil pekerjaan mekanik.
6. Melayani pertanyaan-pertayaan konsumen berkaitan dengan proses perbaikan atau pemeliharaan sepeda motor.
7. Mengukur produktifitas mekanik dan memberikan motivasi.
9. Membuat laporan turn over mekanik. d. Mekanik
1. Melaksanakan kerja sesuai dengan SPK
2. Melaksanakan penyelesaian pekerjaan sesuai prosedur/aturan urutan, standar ukuran dan kualitas, dan waktu yang di janjikan.
3. Melakukan konsultasi dengan kepala mekanik bila terdapat masalah. 4. Menjelaskan kepada konsumen penggantian sparepart di luar work order. 5. Membuat laporan kualitas Yamaha secara rutin dan tepat waktu.
e. Counter/SPK
1. Menulis surat persetujuan kerja antara konsumen dengan mekanik. f. Office boy
1. Mengerjakan bagian finishing,mencuci motor. 2. Membereskan semua peralatan bengkel. 3. Membersihkan seluruh ruangan bengkel. g. Sparepart
1. Menyediakan semua sparepart sesuai dengan pesanan SPK 2. Melayani permintaan suku cadang yang diminta oleh mekanik.
3. Membuat faktur suku cadang sebagai dokumen pengeluaran suku cadang dari gudang.
5. Menjamin kelancaran dan kegiatan part (ordering, administrasi dan pembayarannya) serta menjamin mutu pekerjaan tetap baik.
6. Memelihara ruang counter part agar terawat dan berfungsi dengan baik. 7. Membuat laporan penjualan harian, rekapitulasi permintaan pelanggan (Back
Order Konsumen) yang tidak terpenuhi. h. Kasir
1. Menerima dan mengeluarkan uang tunai sesui dengan kebijakan dan Prosedur yang berlaku.
2. Menginformasikan konsumen bahwa sepeda motornya telah selesai di service. 3. Menerima pembayaran dari konsumen sehubungan dengan transaksi
penjualan suku cadang maupun service.
4. Mencatat penerimaan service atas sepeda motor Yamaha yang masih dilengkapi dengan kartu perawatan berkala (KPB), serta membuat laporan penerimaan service KPB.
5. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang dan penyetoran seluruh uang kas kepada pemimpin bengkel.
3.2. Metode Penelitian 3.2.1. Desain Penelitian
dengan mengumpulkan, menjelaskan, menganalisis data yang diperoleh dan menggali permasalahan yang mungkin dengan harapan memperoleh pengetahuan baru sebagai kebijakan informasi. Dimana dalam penelitian ini dapat memperoleh gambaran kinerja program yang direncanakan dan diimplementasikan kepada pengguna (user) dalam perusahaan.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah sebagai berikut:
3.2.2.1 Sumber Data Primer 1. Observasi
Observasi dilakukan langsung oleh peneliti dengan mengunjungi lokasi penelitian keperusahaan yang dijadikan objek penelitian yaitu Sugema Motor Garut, hal ini dilakukan untuk melihat dari dekat masalah-masalah yang berhubungan dengan pokok pembahasan yang diperlukan.
2. Wawancara (interview)
Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak terkait yang berkompeten seperti pengelola bengkel,pemilik bengkel,serta para mekanik dengan harapan dapat melengkapi data-data yang diperlukan.
3.2.2.2Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder merupakan metode pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia yang di berikan oleh pihak perusahaan berupa dokumen-dokumen,seperti dokumen SPK,faktur-faktur pembelian suku cadang serta dokumen-dokumen sukucadang.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode terstruktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu permasalahan secara sistematis atau berurutan sehingga menjadi bentuk sebuah program.
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metode yang digunakan untuk sistem informasi pelayanan service dan penjualan sukucadang pada Sugema Motor Garut adalah prototype paradigma.
Alasan mengapa penulis memakai metode prototype ini adalah karena metode ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan jika pada satu tahap tidak sesuai maka dapat kembali ke tahap sebelumnya, sehingga cukup efektif dalam mendapatkan kebutuhan dan aturan yang jelas yang disetujui pelanggan ataupun pembuat perangkat lunak itu sendiri. Dengan prototype ini juga, pelanggan bisa langsung merasakan seakan-akan itu adalah sistem yang sebenarnya. Selain itu pengujiannya dilakukan oleh pembuat sistem atau programmer itu sendiri.
Prototype paradigma dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan. Pengembangan dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan perancangan kilat, perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek-aspek perangkat lunak tersebut yang akan nampak bagi pelanggan/ pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada kontruksi sebuah prototype. Prototype tersebut dievaluasi oleh pelanggan/ pemakai dan
saat yang sama memung
ngkinkan pengembang untuk secara lebih baik m ya.
Gambar 3.2 Metode Pendekatan Prototype Para ssman, Roger S., 2002, Rekayasa Perangkat Luna ktisi jilid Dua, Penerbit: Andi Offset, Yogyakarta
prototype berfungsi sebagai sebuah meka tuhan perangkat lunak. Bila prototype yang se g harus mempergunakan fragmen-fragmen prog n alat-alat bantu ( contohnya refort genera
emungkinkan program bekerja secara cepat. nalisis dan Perancangan
1. Flowmap (Bagan Alir Dokumen)
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunujukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menunjukan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem.
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.
Diagram konteks adalah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
3. DFD (Diagram Alir Data)
Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk lebih mamudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai dalam bidang komputer untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi data secara manual.
4. Kamus Data
Kamus data disebut juga dengan sistem (data dictionary) adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuahan informasi dari suatu informasi. Pada tahapan alisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem (user) tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem, tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem, tempat penyimpanan definisi data, juga tempat untuk mengetahui istilah-istilah yang tidak dimengerti secara lengkap. Kamus data juga nerupakan suatu bagian yang berfungsi untuk merancang file basis data yang akan dibuat, sehingga file basis data akan lebih teratur dan sesuai dengan tujuan perancangan
5. Perancangan Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait dan saling berhubungan satu dengan lainnya. Basis data adalah kumpulan-kumpulan file yang saling berkaitan.
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang data base adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Pada langkah ini terdapat dua bagian, yaitu Nomalisasi, dan Relasi tabel.
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelopokan data elemen menjadi tabel -tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat tambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrive pada suatu database, bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, dan bentuk normal kedua.
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah table tidak boleh mengandung kelompok yang terulang.
3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)
Aturan kedua berbunyi bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ke table lain.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)
Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antara field-field non-kunci (kebergantungan transitif).
b. Relasi Tabel
3.2.4 Pengujian Software
Pada penelitian ini dalam sistem informasi simpan pinjam untuk pengujian software penulis menggunakan pengujian dengan black box. Karena Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian Blackbox berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
BAB IV
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah apa sedang yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis yang berjalan dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian, dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap), diagram konteks (context diagram), maupun diagram alir data (data flow diagram).
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisi data ini akan menganalisa beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor. Adapun data-data tersebut terdiri dari 2 dokumen yang pertama dokumen Jasa Service Suku Cadang Motor dan yang ke dua Penjualan Suku Cadang Motor melalui kasir:
Dokumen Jasa Service Suku Cadang Motor: 1. STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan)
Fungsi : Sebagai jaminan permintaan service dari konsumen Rangkap : 1(Satu)
Atribut : No Polisi, Nama pemilik, Alamat, Merk, Model,Tahun pembuatan, Tahun Perakitan, warna, Isi Selinder, Nomor Rangka, Nomor Mesin, No urut.
2. SPK(Surat Persetujuan Kerja)
Fungsi : Sebagai pemberitahuan pengerjaan service yang akan diperbaiki, dan suku cadang yang akan diganti atau dibeli secara langsung pada motor tersebut, dan ongkos yang harus dibayar.
Rangkap : 1 (Satu).
Atribut : No SPK, Tgl Masuk, No urut, jam masuk, jam selesai, KM masuk, Km keluar, No Polisi, pemilik, alamat, Tlp, keluhan konsumen, jenis pengarjaan, nama spare part Qty, jasa, Harga Satuan, subtotal, Total.
Aliran data : Dari bagian pelayanan service motor, diberikan kepada mekanik. 3. Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran service motor yang harus di bayar oleh konsumen.
Rangkap : 2(Dua).
Atribut : No polisi, type motor, Km masuk, service kembali, tanggal, nama, alamat, keluhan konsumen, jenis perbaikan, spare part,Qty, jasa, harga.
Dokumen Penjualan Suku Cadang Motor : 1. Daftar Suku Cadang
Fungsi :Sebagai informasi jenis kendaraan dan harga suku cadang maupun ongkos pemasangan suku cadang.
Rangkap : 1 (Satu).
Atribut : Nama, Alamat, No.Tlp, Tgl Beli, Jenis Kendaraan, Nama_sukucadang, Kode_sukucadang, Quantity, Harga Satuan, Sub Total, Total.
Aliran data : Konsumen mengisi List suku cadang kemudian diberikan kepada kasir untuk diperiksa.
2. Bukti Pembayaran
Fungsi : Bukti pembayaran konsumen. Rangkap : 2 (Dua).
Atribut : kode_sukucadang, nama_nama_sukucadang, spare part,Qty, harga. Aliran data : dari kasir ragkap satu diberikan langsung ke konsumen, dan rangkap
kedua di arsipkan. 3. Laporan Penjualan Suku cadang
Fungsi : Bukti penjualan suku cadang Rangkap : 2 (Dua)
Atribut : kode_sukucadang,nama_sukucadang,stock,harga,subtotal,total
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan.
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
Prosedur sistem pelayanan service suku cadang di bengkel Sugema Motor Garut adalah sebagai berikut:
1. Konsumen untuk meminta jasa service motor, terlebih dahulu mendatangi bagian pelayanan service.
2. Konsumen memberikan STNK kepada bagian pelayanan service. Kemudian bagian pelayanan service mencatat identitas kendaraan dan data pemilik kendaraan kedalam sebuah formulir Surat Persetujuan kerja (SPK). bagian pelayanan service ini, juga mencatat permintaan konsumen serta uraian pekerjaan yang akan dikerjakan oleh mekanik dan ongkos pekerjaan yang harus di bayar.
3. Kemudian bagian pelayanan service membuat SPK dan kemudian diserahkan kepada bagian mekanik.
5. Kemudian mekanik menyerahkan SPK yang tervalidasi kepada Kasir Untuk langkah perhitungan biaya.
4.1.2.1.Flowmap yang Sedang Berjalan
Flowmap pelayanan service yang sedang berjalan pada bengkel sugema motor adalah sebagai berikut
1. Flowmap Sistem Informasi Pelayanan Service yang sedang berjalan.
Prosedur sistem penjualan suku cadang motor yang sedang berjalan di bengkel Sugema Motor Garut adalah sebagai berikut:
1. Konsumen mengisikan daftar list suku cadang yang akan dibeli kemudian diserahkan kepada kasir.
2. Kasir memeriksa list jenis suku cadang yang telah terisi, kemudian mengecek apakah yang dicari konsumen barangnya tersedia.
3. Apabila barang yang dicari tidak ada maka list jenis suku cadang di kembalikan kepada konsumen, apabila barang yang dicari sudah ada maka pihak kasir mengkonfirmasikan kembali kepada konsumen.
4. Kasir melakukan penghitungan biaya suku cadang.
5. Kemudian kasir melakukan pembuatan laporan suku cadang apa saja yang stoknya telah habis atau berkurang.
6. Kemudian kasir akan membuat laporan penjualan dan kwitansi penjualan sebanyak dua rangkap,rangkap pertama diberikan langsung kepada konsumen kemudian rangkap kedua disimpan untuk di arsipkan,selanjutnya laporan penjualannya diberikan langsung kepada pimpinan bengkel.
7. Selanjutnya gudang membuat laporan pesanan barang yang tidak ada dan memberikan order pemesanan suku cadang kepada pimpinan.
2. Flowmap Penjualan Suku Cadang yang sedang berjalan.
Flowmap penjualan sukucadang yang sedang berjalan pada bengkel sugema motor adalah sebagai berikut:
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan.
Gambar 4.3 Diagram Konteks Pelayanan Service dan PenjualanSuku Cadang Motor
4.1.2.3Data Flow Diagram
1. Data Flow Diagram Pelayanan Service Yang Sedang Berjalan sebagai berikut :
2. Data Flow Diagram Penjualan Suku Cadang Yang Sedang Berjalan Sebagai Berikut :
4.1.3 Evaluasi yang sedang berjalan
Setelah melakukan analisis terhadap Sistem Service dan Penjualan Suku Cadang yang sedang berjalan pada Sugema Motor Garut penulis bisa menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun kelemahan-kelemahan dari Sistem Service dan Penjualan Suku Cadang yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Lamanya pelayanan Service maupun Penjualan dikarenakan dalam pengolahan data, komputer yang tersedia belum memiliki sistem informasi perangkat lunak yang dapat memudahkan dalam pengolahan data yang diperlukan.
2. Pencarian stock barang mengalami proses yang cukup lama dikarenakan data disimpan didalam lembaran kertas atau arsip.
3. Adanya keterlambatan didalam proses pengolahan perhitungan biaya. 4.2. Perancangan Sistem
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dalam melakukan perancangan ini adalah :
1. Membangun perangkat lunak sistem yang mampu mengontrol keluar masuk barang yang mampu menangani data dalam jumlah besar dan proses yang cepat serta terintegrasi dengan bagian lainnya.
2. Mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang masih menggunakan lembaran-lembaran kertas atau arsip kedalam sistem yang telah terkomputerisasi.
3. Menyediakan informasi dan pembuatan laporan yang tepat, cepat dan akurat bagi yang memerlukannya.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Dalam tahap ini gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor yang masih menggunakan lembaran kertas atau arsip menjadi terkomputerisasi.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Procedure yang berjalan pada Sistem Informasi pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang pada Sugema Motor Garut masih menggunakan sistem yang lama. Perbedaannnya dengan procedure yang diusulkan, terletak pada sistem yang lama walaupun sudah menggunakan komputer tapi masih belum terintegrasi dengan baik serta masih mengunakan lembaran-lembaran berkas atau arsip sedangkan yang diusulkan sudah terkomputerisasi dengan baik.
Berikut ini merupkan prosedur pelayanan Service Suku Cadang Motor dari flowmap yang diusulkan :
1. Konsumen untuk meminta jasa service motor, terlebih dahulu mendatangi kasir.
2. Konsumen memberikan STNK kepada bagian kasir. Kemudian bagian pelayanan service/kasir menginputkan data identitas kendaraan dan data pemilik kendaraan kedalam sebuah database.
3. Kemudian bagian kasir membuat SPK dan kemudian diserahkan kepada bagian mekanik.
4. Setelah SPK berada dibagian mekanik kemudian mekanik mengecek perintah yang sudak dikerjakan.
6. Tahap selanjutnya kasir melakukan perhitungan biaya Service dan menginputkanya kedalam database.
7. Kemudian langkah selanjutnya kasir mencetak kwitansi pembayaran sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada konsumen sebagai bukti pembayaran dan rangkap kedua diarsipkan.
4.2.3.1. Flowmap
Berikut merupakan flowmap Pelayanan Service Suku Cadang Motor yang diusulkan pada Sugema Motor Garut.
! !
Berikut ini merupkan prosedur Penjualan Suku Cadang Motor dari flowmap yang di usulkan pada Sugemma Motor Garut:
1. Konsumen mengisikan daftar list suku cadang yang akan dibeli kemudian diserahkan kepada kasir.
2. Kasir memeriksa list jenis suku cadang yang telah terisi, kemudian mengecek kedalam database apakah yang dicari konsumen barangnya tersedia.
3. Apabila barang yang dicari tidak ada maka kasir menyerahkan kembali kepada konsumen, Dan selanjutnya dikonfirmasikan kembali apabila barang yang dicari telah tersedia.
4. Tetapi apabila barang yang di cari ada maka kasir melakukan penginputan biaya penjualan suku cadang kedalam database dan kasir membuatan bukti pembayaran sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada konsumen sebagai bukti pembayaran dan rangkap kedua diarsipkan.
5. Kasir mengambil data penjualan Suku Cadang di dalam database dengan tujuan pembuatan laporan penjualan. Dan dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada Pimpinan sebagai bukti laporan penjualan, dan rangkap kedua disimpan untuk diarsipkan.
6. Langkah selanjutnya kasir membuat list order pemesanan suku cadang yang stoknya telah habis atau berkurang dengan cara melihat kedalam database stok barang apa saja yang berkurang.
4.2.3.1. Flowmap
Berikut merupakan flowmap Penjualan Suku Cadang Motor yang di usulkan pada Sugema Motor garut.
"
#
# #
"
# #
$ $ #
"
" ! #
4.2.3.2. Diagram Kontek
Pada diagram konteks yang akan di buat dapat diketahui entitas-entitas luar yang berhubungan dengan sistem tersebut. Dari gambar flowmap di atas dapat di gambarkan diagram konteks Sebagai berikut :
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Berikut merupakan DFD sistem informasi pelayanan service dan penjualan sukucadang yang diusulkan
DFD Level 0
DFD Level 0 proses 1
Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level 0 Proses 1
DFD Level 0 proses 2
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog data tentang fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di data flow diagram. Arus data yang ada di data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditujukan arus datanya saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini :
Tabel 4.1.Gambar Kamus Data STNK
Nama Data STNK
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer
Penjelasan
Struktur Data No_Polisi, Nama_pemilik, Alamat, type, Tahun_Perakitan,
Tabel 4.2. Kamus Data List Suku Cadang
Nama Data List Suku Cadang
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer
Penjelasan
Struktur Data Kode_SukuCadang, Nama_Sukucadang, Quantity,Harga,
SubTotal, Total.
Tabel 4.3. Kamus Data Kwitansi Pembayaran. Nama Data Kwitansi Pembayaran.
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Tabel 4.4. Kamus Data Order Pemesanan Nama Data Order Pemesanan
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data Nama_pemilik, Alamat, No_Tlp, Tgl_Beli, Jenis_Kendaraan, KodeSukuCadang,Nama_Sukucadang Quantity, Harga Satuan, Jumlah, SubTotal,Total.
Tabel 4.5. Kamus Data Mekanik Nama Data Data Mekanik
Alias -
Bentuk Data Arus data
Tabel 4.6. Kamus Data Laporan Biaya Service Nama Data Laporan Biaya Service
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data Nama, Alamat, No_Tlp, Jam_Masuk, Jam_Keluar,Uraian_Pekerjaan_service, Ongkos jasa_service,Kode_SukuCadang, Nama_SukuCadang, Harga, Jumlah, Subtotal,Total.
Tabel 4.7 Kamus Data Faktur Pelayanan Service Nama Data Faktur Pelayanan Service
Alias
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Arus data
Struktur Data No_faktur service, tanggal_service,harga_service,
kode_mekanik, kode_sukucadang,
Tabel 4.8 Kamus Data Laporan Pelayanan Service Nama Data Laporan Pelayanan Service
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Arus data
Struktur Data No_faktur_service, tanggal_service,kode_harga_service, kode_mekanik, kode_sukucadang, jumlah_beli, total_service.
1.Bentuk Unnormal
2.Bentuk Normal 1.
Penjualan : { Kode suku cadang, nama suku cadang, stock, harga, No Polisi, Nama konsumen, Alamat, No Telepon, Kode service, nama service, harga service, nama mekanik, alamat mekanik, tempat lahir, tanggal lahir, No telepon mekanik, jenis kelamin, status, jabatan, No faktur, tanggal transaksi, kode suku cadang, jumlah, total penjualan, No faktur service, tanggal service,kode harga service, kode mekanik, kode suku cadang, jumlah beli, total service }
3.Bentuk Normal 2
Suku cadang = { Kode_sukucadang*, nama_sukucadang, stock, harga }
Konsumen = { *Kode_konsumen,No_Polisi, Nama_konsumen, Alamat, No_Telepon }
Harga Service = { Kode_service*, nama_service, harga_service }
Pegawai = { Kode_pegawai *, nama_pegawai, alamat_pegawai, tempat_lahir, No_telepon , jenis kelamin, status, jabatan }
Penjualan = { No faktur*, tanggal transaksi,kode suku cadang, jumlah, total penjualan, No faktur service, tanggal service,kode harga service, kode mekanik**, kode suku cadang, jumlah beli, total service }
4.Bentuk Normal 3
Suku cadang = { Kode suku cadang*, nama suku cadang, stock, harga }
Service = { Kode service*, nama service, harga service }
Pegawai = { Kode_pegawai*, nama_pegawai, alamat_pegawai, tempat_lahir,No_telepon, jabatan }
Penjualan = { No_faktur_penjualan , tanggal_transaksi,No_polisi,total_penjualan} Pelayanan_Service= { No_faktur, service*, tanggal_service, **kode_konsumen, jam_masuk,jam_dikerjakan,jam_keluar,Km_masuk,Km_keluar,keluhan,
**kode_service,service_gratis,service_berkala,jenis_pengerjaan,item_pengerjaan, press,**kode_pegawai,total_service}
4.2.4.2. Relasi Tabel
Tabel relasi digunakan untuk mengelompokkan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data, sehingga databases tersebut mudah di modifikasi.
Berikut ini di gambarkan relasi antar tabel sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang :
4.2.4.3.Diagram Relasi Entitas (ERD)
ERD merupakan bentuk bagan yang menggunakan relasi dan entitas suatu informasi. Diagram relasi entitas dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas.
4.2.3.4.Struktur File
Tabel 4.9. struktur file suku cadang No Nama item data Type lebar keterangan 1 Kode_suku_cadang Varchar 8 Kode suku cadang 2 Nama_suku_cadang Varchar 25 Nama suku cadang
3 Stock Varchar 15 Stock
Tabel 4.10. struktur file konsumen No Nama item data Type lebar keterangan
2 Nama_Konsumen Varchar 25 Nama pemilik
3 Alamat Varchar 25 Alamat pemilik
4 No _Telepon Varchar 15 No_urut ‘
1. Harga Service
Nama file : tabel_harga_service Media penyimpanan : harddisk Retensi / jeda waktu: -
Indexed : kode_harga_service
1. Mekanik
Nama file : tabel_mekanik Media penyimpanan : harddisk Retensi / jeda waktu: -
Indexed : kode_mekanik
Tabel 4.12 struktur file service No Nama item data Type lebar keterangan 1 Kode_mekanik Varchar 8 Kode Mekanik 2 Nama Mekanik Varchar 20 Nama mekanik
3 No telepon Varchar 12 No telp
4 Jabatan Varchar 20 jabatan
1. Penjualan
Nama file : tabel_penjualan Media penyimpanan : harddisk Retensi / jeda waktu: -
Tabel 4.13. struktur file penjualan No Nama item data Type lebar keterangan
1 No faktur Varchar 8 No faktur
2 Tanggal transaksi Varchar 25 Tanggal transaksi
3 No_Polisi Varchar 15 Kode Polisi
4 Kode suku cadang Varchar 8 Kode suku cadang
5 Jumlah Varchar 4 Jumlah jual
6 Total penjualan float 15 Total penjualan
1. Pelayanan service
Nama file : tabel_pelayanan_service Media penyimpanan : harddisk Retensi / jeda waktu: -
Indexed : no_faktur_service
Tabel 4.14 struktur file pelayanan service No Nama item data Type lebar keterangan 1 No faktur service Varchar 8 No faktur service 2 Tanggal service Datetime 8 Tanggal service
4 kode harga service Varchar 15 kode harga service 5 kode mekanik Varchar 8 kode mekanik 6 Total service float 15 Total service
4.2.4.5. Kodifikasi
Pengkodean berguna untuk memudahkan dalam pengelompokkan data dan pemprosesan. Selain itu juga pengkodean dapat membantu dalam mengidentifikasi suatu objek, sehingga kesalahan dalam identifikasi objek dapat di hindari. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini:
1.kode sukucadang
xxx xxxxx xx
warna
jenis sparepart kode motor contoh: 5BPE811020
2.kode pegawai
xx
3.kode konsumen
x xx
no urut
kode konsumen contoh: K01
4.2.5.Perancangan Antar Muka
1.2.5.1.Struktur Menu ( Menu Tampilan Program)
Dalam perancangan program ini menggunakan menu yang mengintegrasikan semua bagian dalam program adapun gambaran menu, seperti yang ditampilkan pada gambar struktur menu berikut ini :
4.2.5.2.Perancangan Input
Adapun perencanaan untuk tampilan input adalah sebagai berikut : 1. Login
Gambar 4.15. Desain Login 2. Form Pengguna
3. Form Data Sukucadang
Form input data sukucadang adalah suatu form untuk memasukan data sukucadang baru, berikut merupakan gambar rancangan form input data :
Gambar 4.17. Desain Data Sukucadang
4. Form Data Konsumen
Gambar 4.18. Desain Data konsumen 5. Form Pegawai
Form input data pegawai adalah suatu form untuk memasukan data pegawai baru, berikut merupakan gambar rancangan form input data :
6. Form Harga Service
Gambar 4.20. Desain Data Harga Service 7. Form Pelayanan Service
8. Form Penjualan
Gambar 4.22. Desain Penjualan 9.Faktur Penjualan Sukucadang
10.Laporan Pelayanan Service
Gambar 4.24. Desain Laporan Pelayanan Service
Gambar 4.25. Desain Laporan Penjualan Sukucadang 11.Faktur Pelayanan Service
BAB V
PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
5.1. Pengujian
Pengujian merupakan bagian yang palimg penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjalin kualitas dan juga mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang handal, yaitu mampu mempresentasikan kajian pokok dari spesifiksi, analisis, perancangan dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.
5.1.1. Rencana Pengujian
Pengujian sistem informasi simpan pinjam menggunakan data uji berupa sebuah data dan masukan dari pengguna.
Tabel 5.1 Rencana Pengujian Sistem Informasi Pelayanan Service dan Penjualan Sukucadang
Pengisian Data
Pengisian Data Simpanan Modul Black Box Pengisian Data Pinjaman Modul Black Box Pengisian Data Angsuran Modul Black box 5.1.2. Kasus dan Hasil Pengujian
a. Pengujian Login
Pengujian login yang dilakukan hanya untuk pengecekan pengguna yang telah terdaftar, sedangkan pengujian pendaftaran pengguna baru dilakukan dalam pengujian data pengguna.
Tabel 5.2 Pengujian Login 1 Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)
Tabel 5.3Pengujian Login 2 Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)
