PEDOMAN PENGEMBANGAN BAHAN PUSTAKA Oleh Nurdin Salmi
1. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi dalam bentuk buku
memaksa pustakawan bekerja keras untuk melaksanakan pemilihan atau menyeleksi buku dalam kegiatan pengadaan disebuah perpustakaan. Dalam hal ini pustakawan harus mampu menyediakan buku-buku yang diminati oleh penggunanya. Khususnya berhubungan dengan pendidikan dan keilmuan karena perpustakaan bertindak selaku penyimpan khazanah ilmu pengetahuan dan berperan dalam proses transformasi informasi. Perpustakaan dikatakan berhasil jika dapat memenuhi kebutuhan informasi yang relevan dengan permintaan pemakai.
2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan
Pada dasarnya pengadaan bahan pustaka harus disesuaikan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan, pada umumnya tujuan dan fungsi perpustakaan yaitu
a. menunjang program pendidikan, penelitian dan pendidikan orang dewasa, b. memenuhi kebutuhan akan informasi,
c. memenuhi kebutuhan sosial,
d. memenuhi kebutuhan kultural dan spiritual masyarakat, e. memenuhi kebutuhan akan rekreasi,
f. berfungsi sebagai repository atau perpustakaan deposit.
Sedangkan menurut Kumar (1987) fungsi perpustakaan adalah : a. Pendidikan seumur hidup
b. Informasi/dokumensi tentang semua subjek termasuk lokal, nasional dan internasional untuk menunjang ekonomi, politik dan kesejahteraan. c. Memanfaatkan waktu luang.
d. Kemajuan kebudayaan (culture)
e. Pemeliharaan warisan kesusastraan untuk anak cucu 3. Tipe Perpustakaan
koleksi yang tidak penting atau tidak sesuai dengan masyarakat pemustaka. Ada beberapa tipe perpustakaan, yaitu :
a. Perpustakaan Umum, masyarakat pemakainya sangat heterogen, b. Perpustakaan Perguruan Tinggi, masyarakat pemakainya homogen, c. Perpustakaan Sekolah, masyarakat pemakainya terbatas untuk sekolah
yang bersangkutan,
d. Perpustakaan Khusus, masyarakat pemakainya terbatas di lingkungan lembaga induknya,
e. Perpustakaan Nasional dan f. Perpustakaan Daerah.
Sedangkan tipe perpustakaan menurut Wilkinson and Lewis (2003) adalah:
Academic and research librararies, providing for the information needs of students, faculty, and scholars, often have large acquisitions departments. Public libraries endeavor to support the information needs of the communities they serve and may range in size from one-person libraries to very large multlibrary systems, with their acquisition operations varying in size accordingly. School libraries provide for the information needs of students and teachers. yang artinya adalah:
Dengan semakin banyaknya jenis serta jumlah bahan pustaka maka menjadi suatu tantangan bagi pustakawan untuk bisa memilih bahan pustaka mana yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebelum dilakukan pengadaan terlebih dahulu dilakukan pemilihan bahan pustaka, adapun pemilihan koleksi berdasarkan:
a. Pemilihan berdasarkan profesi atau kedudukan para pemakai seperti pustakawan, spesialis subjek, siswa, mahasiswa, guru, dosen, pegawai, peneliti, dan masyarakat
b. Beberapa bentuk bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan yaitu karya cetak, karya noncetak, bentuk mikro, dan karya dalam bentuk elektronik.
c. Pemilihan berdasarkan jenis bahan pustaka terdiri dari buku teks (monografi), buku referensi, penerbitan berkala, penerbitan pemerintah, karya ilmiah (disertasi, thesis, skripsi, laporan penelitian), hasil seminar (konferensi dan sejenisnya), surat kabar, dll.
kegiatan pengembangan koleksi, tetapi tetap menghadapi berbagai kendala, di antaranya terdapatnya prosedur pembelian bahan pustaka dari luar negeri yang sangat rumit dan juga sarana pengawasan bibliografi yang sangat kurang. Hal ini merupakan tantangan bagi pustakawan dalam memberikan terpenuhinya kebutuhan yang terbaik bagi pemakai perpustakaan yang bersangkutan.
Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standar, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Banyak cara untuk melakukan evaluasi koleksi, di antaranya dengan cara pendekatan terhadap koleksi perpustakaan dan pengguna perpustakaan.
5. Penyeleksian bahan Pustaka
Pengadaan Koleksi Perpustakaan meliputi dua tahap pekerjaan utama, yaitu tahap penseleksian koleksi dan tahap pengadaan koleksi, penyeleksian bahan pustaka, yaitu :
1. Bagian Pengadaan selalu mensurvai perkembangan buku yang beredar di pasaran, baik buku yang ready stock maupun yang tidak ready stock. 2. Mencari alat bantu seleksi buku, seperti katalog buku dari penerbit, toko
buku, resensi di surat kabar, internet dan sebagainya.
4.Perpustakaanpun menyediakan formulir usulan (desiderata) buku untuk pemustaka yang disediakan langsung di kaunter-kaunter pelayanan perpustakaan. Hal ini untuk mengantisipasi buku-buku yang sebetulnya sangat diperlukan tetapi tidak terajukan.
5.Setelah buku-buku diseleksi oleh pemustaka, buku selanjutnya diajukan dan dikumpulkan oleh perpustakaan.
6. Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : a. Pembelian
Membeli langsung ke toko buku, penerbit, dan agen (book supply) baik di dalam negeri atau luar negeri. Cara pembelian yang dipilih sangat bergantung pada berbagai hal, misalnya ketersediaan dan kesesuaian judul-judul dan subjek yang diperlukan, besarnya dana pembelian serta persyaratan yang menyertainya dan lain-lain.
b. Sumbangan
Meminta bantuan atau sumbangan ke perorangan atau institusi, bantuan tersebut bisa berupa koleksi atau dana/anggaran.
c. Tukar Menukar
Dengan cara tukar menukar bahan koleksi perpustakaan dengan pihak perpustakan lain (inter library loan).
d. Titipan
Pembelian bahan pustaka untuk kepentingan perpustakaan milik Negara maupun swasta yang dananya bersumber dari Negara harus dengan menggunakan jasa perusahaan tertentu sesuai dengan atau berpedoman kepada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
6.1Ketentuan Umum
a. Perpustakaan memverifikasi usulan bahan pustaka yang diajukan oleh pemustaka.
b. Perpustakaan mengoreksi usulan bahan pustaka yang diajukan pemustaka tersebut sesuai dengan keperluan.
c. Apabila disetujui pengadaan buku, Perpustakaan mengajukan buku-buku tersebut kepada Panitia Pengadaan Barang dan Jasa
d. Buku yang dipesan harus diuraikan dalam daftar yang jelas data bibliografinya, yaitu dengan melengkapi informasi : judul, pengarang, keterangan edisi, penerbit, nomor ISBN, dan jumlah eksemplar.
e. Tim Pengadaan harus memilih Book Suplier yang paling terjamin kemampuannya dalam menyediakan buku yang diperlukan.
f. Book Suplier yang terpilih harus memenuhi prinsip: harga paling murah, mutu paling baik, waktu penyediaan buku yang sesuai dengan jadwal. 6.2 Tatacara Pelaksanaan
prioritas judul-judul yang dikumpulkan dalam database Desiderata b. Daftar Pesan disampaikan kepada Panitia Pengadaan Barang
c. Panitia Pengadaan mempersiapkan RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat )
d. Panitia Pengadaan mengundang Book Supplier untuk menyampaikan dan menjelaskan Daftar Pesan dan RKS
e. Book Supplier mengajukan penawaran
f. Panitia Pengadaan mengadakan rapat evaluasi penawaran dan harga untuk selanjutnya menentukan Book Supplier yang paling mampu
g. Book Supplier yang ditunjuk melaksanakan pengadaan buku h. Buku dan daftar kirim disampaikan kepada Perpustakaan
g. Panitia Pemeriksa/penerima barang/jasa harus melakukan pemeriksaan yang teliti tentang kesesuaian spesifikasi buku dengan daftar pesanan i. Panitia Pemeriksa/penerima barang/jasa menyampaikan hasil
pemeriksaan kepada Panitia Pengadaan.
6.4
Mulai
PELAKSANA PROSES
Memeriksa File Desiderata
Memenuhi Kriteria: 1 Urutan prioritas 2 Ketersediaan Dana
Pembuatan daftar pesanan dan
RKS (Rencana Kerja & Syarat-Syarat)
Mengundang Supplier
Sampaikan RKS
Mengajukan penawaran
Menerima penawaran
Mengadakan rapat evaluasi penawaran
Penunjukkan Supplier hasil dari rapat evaluasi
A Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan Barang Supplier
Tidak
[image:10.595.156.491.115.692.2]Ya
A
Mengadakan/mengirimkan Buku pesanan
Menerima buku beserta daftar kirim
Memeriksa/menyesuaikan buku dengan daftar kirim
Menyesuaikan buku dengan daftrar pesanan
SESUAI ?
SESUAI ?
Claim kepada Supplier
Pemeriksaan fisik buku
BAIK ? Selesai Supplier Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya
Kirim buku ke Bagian Pengadaan Panitia Pengadaan Barang
Rekomendasi kepada Bag. Keuangan untuk
pembayaran Laporkan kepada Panitia
Pengadaan Barang Pemeriksa
Panitia Pengadaan Barang
[image:11.595.124.516.97.742.2]7. Penutup
Daftar Pustaka
Keputusan Presiden (KEPRES) Nomor 80 Tahun 2003. Tentang Pedoman Pelaksanaa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Kumar, Krishan. 1987. Library Organization. New Delhi : UBS Publishers’ Distributors LTD
Wilkinson, Frances. and Linda K. Lewis. 2003. The complete guide to cquisitions managemnt. London : Libraries Unlimited.
