SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN DAN PENJUALAN
DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
DADAN ROHMAT
10104472
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN DAN PENJUALAN
DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI
DADAN ROHMAT
10104472
Pembimbing
Ilham Perdana, S.T., M.T.
Menyetujui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN DAN PENJUALAN
DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI
DADAN ROHMAT
10104472
MMmMMM Penguji I
Tati Harihayati M., S.T.M.T. NIP. 41277006006
Penguji II
Ilham Perdana, S.T., M.T.
Penguji III
Bandung, 12 Februari 2009
Perihal : Plagiat Tugas Akhir
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Dadan Rohmat
Nim : 10104472
Judul Tugas Akhir : Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Di PT . Bineatama Kayone Lestari
Menyatakan bahwa saya tidak melakukan tindakan meniru, mengkopi, atau menjiplak Tugas Akhir/Karya Ilmiah yang telah ada. Apabila saya terbukti melakukan kegiatan tersebut, maka saya bersedia untuk menerima sanksi yang diberikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dan berlaku di jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.
Mengetahui, Yang memberi pernyataan
ABSTRAK
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI
Oleh
DADAN ROHMAT 10104472
Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di PT . Bineatama Kayone Lestari adalah suatu sistem yang mengelola data pembelian, persediaan dan penjualan barang scara tunai. Sistem ini menggambarkan rangkaian kegiatan dari mulai transaksi pembelian dengan supplier, penjualan dengan pembeli atau konsumen, pembelian mengelola stock barang berdasarkan penjualan dan pembelian barang dari supplier dan membuat suatu laporan data barang, supplier, konsumen, pembelian dan penjualan barang.
Setelah melalui tahapan analisis dan implementasi, kemudian dilakukan tahapan selanjutnya yaitu tahap pengujian sistem yang terdiri dari pengujian alpha dimana pengujian ini menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dan pengujian beta yaitu pengujian lapangan dengan membuat kuisioner. Dari hasil pengujian, dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan barang yang dibangun dapat membantu dalam memepercepat kinerja perusahaan.
ABSTRACT
INFORMATION SYSTEM INVENTORY AND SELLING IN PT . BINEATAMA KAYONE LESTARI
By
DADAN ROHMAT 10104472
Information system of selling and trading in PT.Bineatama Kayone Lestari is a system that processing trading inventory and selling data. This system configured activity from trading with supplies, transactions with trading or costumer, trading with supplies, processing stock trading from supplier and make report data, supplier, costumer and trading.
After past the analisist and implementation term, and come a new term that was system testing, that consist of alpha testing which is use black box esting method that focus in software functional condition and betha testing for system testing and make quisioner. From the result, the conclusion is the Information System Inventory and Selling that build can help user in company activity.
v LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK ...i
ABSTRACT ...ii
KATA PENGANTAR ...iii
DAFTAR ISI ...v
DAFTAR GAMBAR ...ix
DAFTAR TABEL...xiii
DAFTAR SIMBOL ...xv
BAB I PENDAHULUAN 1.l. Latar Belakang Masalah ...1
1.2. Rumusan Masalah ...2
1.3. Maksud dan Tujuan ...2
1.4. Batasan Masalah ...3
1.5. Metodologi Penelitian ...4
1.6. Sistematika Penulisan ...7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Perusahaan ...9
2.1.1. Sejarah Perusahaan ...9
2.2. Struktur Organisasi Perusahaan ...10
vi
2.3.1. Pengertian Sistem ...12
2.3.2. Karakteristik Sistem ...13
2.3.3. Klasifikasi sistem ...14
2.4. Informasi ...16
2.5. Sistem Informasi ...19
2.6. Pengertian Data ...22
2.7. Konsep Dasar Basis Data ...24
2.7.1. Tools dan Analisis Perancangan Sistem ...26
2.7.2. Software Pendukung ...32
2.7.2.1. Borlan Delphi Versi 7.0 ...32
2.7.2.2. SQL 2000 Server ...34
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisis Sistem ...35
3.1.1. Analisis Masalah...35
3.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ...36
3.1.2.1. ProsedurPembelian Bahan Baku ...36
3.1.2.2. Prosedur Penjualan Barang Jadi ...40
3.1.2.3. Evaluasi system yang sedang berjalan ...43
3.1.3. Analisis Pengkodean...44
3.1.4. Analisis Kebutuhan Non Fungsional ...45
3.1.4.1. Analisis Perangkat Keras ...45
3,1.4.2. Analisis Jaringan...47
vii
3.1.5. Analisis Basis Data ...50
3.1.6. Analisis Kebutuhan Fungsional ...52
3.1.6.1. Diagram Konteks ...52
3.1.6.2. Data Flow Diagram (DFD) ...53
3.1.6.3. Spesifikasi Proses ...61
3.1.6.4. Kamus Data ...78
3.2. Perancangan Sistem ...84
3.2.1. Perancangan Pengkodean ...84
3.2.2. Perancangan Data ...88
3.2.2.1. Skema Relasi ...88
3.2.2.2. Struktur File ...89
3.2.3. Perancangan Antar Muka ...93
3.2.3.1. Perancangan Struktur Menu ...93
3.2.3.2. Spesifikasi Antar Muka ...93
3.2.3.2.1. Perancangan Tampilan Menu ...94
3.2.3.2.2. Perancangan Tampilan Pesan ...100
3.2.3.2.3. Perancangan Keluaran ...103
3.2.4. Perancangan Prosedural ...107
BAB VI. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 4.1. Implementasi Sistem ...112
4.1.1. Perangkat Lunak Pendukung ...112
4.1.2. Perangkat Keras Pendukung ...112
viii
4.1.3.2. Implementasi Antarmuka ...118
4.1.3.3. Implementasi Menu ...119
4.1.4 Tampilan Program ...121
4.2. Pengujian Alpha ...128
4.2.1. Metode Pengujian...128
4.2.2. Rencana Pengujian ...129
4.2.2.1. Pengujian Login ...131
4.2.2.2.Pengujian Data User ...133
4.2.2.3.Pengujian Data Barang ...137
4.2.2.4.Pengujian Data Konsumen ...141
4.2.2.5.Pengujian Data Supplier ...145
4.2.2.6.Pengujian Penjualan ...150
4.2.2.7.Pengujian Pembelian ...153
4.2.3. Analisis Hasil Pengujian Alpha ...155
4.3. Pengujian Beta ...156
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ...161
5.1. Kesimpulan ...161
5.2. Saran ...161
ix
Gambar 1.1. Model Sekuensial Linear (Waterfall) ... 5
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... 10
Gambar 2.2. Siklus Informasi ... 18
Gambar 2.3. Siklus Pengolahan data... 22
Gambar 2.4. Bagan Konsep Database ... 33
Gambar 3.1. Flowmap Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 38
Gambar 3.2. Flowmap Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 39
Gambar 3.3. Flowmap Prosedur Penjualan Barang Jadi ... 42
Gambar 3.4. Flowmap Prosedur Penjualan Barang Jadi ... 43
Gambar 3.5. ER-Diagram Persediaan Dan Penjualan ... 51
Gambar 3.6. Diagram Konteks... 52
Gambar 3.7.DFD Level 0 ... 54
Gambar 3.8. DFD Level 2 proses 1 (verivikasi Login)... 55
Gambar 3.9.DFD Level 2 proses 2 (Pengolahan Data User) ... 55
Gambar 3.10. DFD Level 2 proses 3 (Pengolahan Data) ... 56
Gambar 3.11.DFD Level 2 proses 4 (Pengolahan Transaksi Pembelian) ... 57
Gambar 3.12.DFD Level 2 proses 5 (Pengolahan Transaksi Penjualan)……… 57
Gambar 3.13. DFD Level 2 proses 6 (Pengolahan Laporan)……….. 58
Gambar 3.14. DFD Level 2 proses 7 (Penyajian Grafik) ... 58
Gambar 3.15. DFD Level 3 proses 3.1 (Pengolahan Data Supplier). ... 58
Gambar 3.16. DFD Level 3 proses 3.2 (Pengolahan Data Bahan Baku) ... 59
x
Gambar 3.19. Relasi Tabel Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di PT .
Bineatama Kayone Lestari………. 88
Gambar 3.20. Perancangan Struktur Menu Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di PT . Bineatama Kayone Lestari………... 93
Gambar 3.21. Perancangan Menu Utama ... 94
Gambar 3.22. Perancangan Login ... 94
Gambar 3.23. Perancangan Form Lupa Password ... 95
Gambar 3.24. Perancangan Form Data User ... 95
Gambar 3.25. Perancangan Form Ganti Password... 96
Gambar 3.26. Perancangan Form Pengolahan Data Supplier ... 96
Gambar 3.27. Perancangan Form Pengolahan Data Bahan Baku ... 97
Gambar 3.28. Perancangan Form Pengolahan Data Barang Jadi... 97
Gambar 3.29. Perancangan Form Pengolahan Data Konsumen ... 98
Gambar 3.30. Perancangan Form Pengolahan Data Pembelian ... 98
Gambar 3.31. Perancangan Form Pengolahan Data Penjualan ... 99
Gambar 3.32. Perancangan Form Grafik pembelian ... 99
Gambar 3.33. Perancangan Form Grafik Penjualan... 100
Gambar 3.34. Pesan error Username atau Password salah ... 100
Gambar 3.35. Pesan Logout ... 100
Gambar 3.36. Pesan keluar Login ... 101
Gambar 3.37. Pesan Keluar Ganti Password ... 101
Gambar 3.38. Pesan Keluar dari form Data User... 101
xi
Gambar 3.41. Pesan Keluar dari Form Penjualan ... 101
Gambar 3.42. Pesan Peringatan Ganti Password ... 101
Gambar 3.43. Pesan Pesan Konfirmasi Data Disimpan ... 101
Gambar 3.44 Pesan peringatan hapus data ... 102
Gambar 3.45 Pesan Keluar dari form Barang Jadi ... 102
Gambar 3.46 Pesan Keluar Aplikasi ... 102
Gambar 3.47 Pesan Keluar dari Form Konsumen ... 102
Gambar 3.48 Pesan Keluar dari Form Pembelian ... 102
Gambar 3.49 Perancangan Keluaran Pembelian Bahan Baku ... 103
Gambar 3.50 Perancangan Keluaran Pembelian Bahan Baku ... 104
Gambar 3.51 Jaringan Simantik Menu Admin ... 105
Gambar 3.52 Jaringan Simantik Menu Bagian Pembelian ... 105
Gambar 3.53 Jaringan Simantik Menu Bagian Gudang... 106
Gambar 3.54 Simantik Menu Bagian Penjualan ... 106
Gambar 3.55 Flowchart Prosedur Login User ... 107
Gambar 3.56 Flowchart Prosedur Tambah Data ... 108
Gambar 3. 57 Flowchart Prosedur Ubah Data ... 109
Gambar 3. 58 Flowchart Prosedur Cari Data... 110
Gambar 3. 59 Flowchart Prosedur Cetak Data ... 111
Gambar 4.1 Tampilan Login ... 121
Gambar 4.2 Tampilan Lupa Password ... 121
Gambar 4.3 Tampilan Ganti Password ... 122
xii
Gambar 4.6 Tampilan Menu Data Transaksi Purcese Order ... 123
Gambar 4.7 Tampilan Menu Data Transaksi Pembelian Bahan Baku... 124
Gambar 4.8 Tampilan Menu Data Bahan Baku ... 124
Gambar 4.9 Tampilan Menu Data Barang Jadi ... 125
Gambar 4.10 Tampilan Menu Data Konsumen ... 125
Gambar 4.11 Tampilan Transaksi Penjualan Barang Jadi ... 126
Gambar 4.12 Tampilan Grafik Pembelian ... 126
Gambar 4.13 Tampilan Grafik Penjualan ... 127
Gambar 4.14 Tampilan Laporan pembelian... 127
xiii
Tabel 3.1. Spesifikasi Proses Sistem Informasi Persediaan Dan Penjualan di PT.
Bineatama Kayone Lestari……… 61
Tabel 3.2. Kamus Data Sistem Informasi Persediaan Dan Penjualan di PT. Bineatama Kayone Lestar……… 78
Tabel 3.3. Struktur Data User ...89
Tabel 3.4. Struktur Data Supplier ...89
Tabel 3.5. Struktur Data Bahan Baku ...90
Tabel 3.6. Struktur Data Barang ...90
Tabel 3.7. Struktur Data Konsumen ...90
Tabel 3.8. Struktur Data Pembelian ...91
Tabel 3.9. Struktur Data Detail Pembelian ...91
Tabel 3.10. Struktur Data Penjualan ...91
Tabel 3.11. Struktur Detail Penjualan ...92
Tabel 4.1 Tabel kebutuhan perangkat keras pendukung ...113
Tabel 4.2 Nama tabel beserta file implentasinya ...113
Tabel 4.3 Impementasi Menu Utama ...119
Tabel 4.4 Implementasi Sub Menu File Menu Deskripsi Nama File ...119
Tabel 4.5 Implementasi Sub Menu Data Deskripsi ...119
Tabel 4.6 Implementasi Sub Menu Transaksi ...120
xiv
Tabel 4.9. Rencana Pengujian ...129
Tabel 4.10. Verifikasi username ...129
Tabel 4.11. Verifikasi Password ...131
Tabel 4.12. Pengujian Tambah Data User ...133
Table 4.13. Pengujian Ubah Data User ...135
Table 4.14. Pengujian Hapus Data User ...136
Table 4.15. Pengujian Tambah Data Barang ...137
Table 4.16. Pengujian Ubah Data Barang ...138
Table 4.17.Pengujian Hapus Data Barang ...140
Table 4.18. Pengujian Cari Data Barang ...140
Table 4.19 Pengujian Tambah Data Pelanggan ...141
Table 4.20 Pengujian Ubah Data Pelanggan ...142
Table 4.21 Pengujian Hapus Data Pelanggan ...144
Table 4.22 Pengujian Cari Data Pelanggan...145
Table 4.23 Pengujian Tambaha Data Supplier ...145
Table 4.24 Pengujian Ubah Data Supplier ...147
Table 4.25 Pengujian Hapus Data Supplier ...149
Table 4.26 Pengujian Cari Data Supplier ...149
Tabel 4.27 Tambah Transaksi Penjualan ...150
Tabel 4.28 Cari Data Penjualan ...152
Tabel 4.29 Tambah Transaksi Pembelian ...153
xv 1. Diagram Alir (Flowmap)
No Simbol Keterangan
1
2
3
4
5
6
Dokumen
Menunjukan dokumen sebagai masukan/ keluaran baik secara manual/melaui kompuiter
Proses Manual
menunjukan proses yang dikerjakan secara manual
Operasi Komputerisasi
Menunjukan proses yang dikerjakan oleh komputer
Penyimpanan Dokumen
Digunakan untuk penyimpanan data sebagai arsip secara manual
Penghubung / Konektor
Digunakan sebagai penghubung ke dalam halaman berbeda
Aliran Data
xvi
No
1
2
3
Simbol Keterangan
Data Entitas
Segala sesuatu baik yang nyata maupun abstrak yang datanya akan
direkam
Relasi
Menunjukan adanya hubungan antar sejumlah entitas yang berasal dari
himpunan entitas berbeda
Aliran Data
Menyatakan penghubung antara relasi dengan data entitas dan data entitas
dengan atribut Data Entitas Lemah Entitas yang kemunculannya tergantung dari entitas lain yang lebih
kuat
4
5
Atribut
xvii
Simbol Keterangan
Proses
Menunjukan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah
masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya
Terminator
Mewakilii entitas luar dimana sistem berkomunikasi
Penyimpanan
Untuk memodelkan kumpulan data/paket data
Aliran
Menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari suatu bagian lain dari
sistem dimana sistem penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data No
1
2
3
xviii
1
1.1
Latar Belakang MasalahPembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan. Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan menguranginya. Ketiga hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan perusahaan. Informasi yang dihasilkan akan membantu dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan. Di samping sebagai salah satu fungsi pelayanan, pengolahan data hadir untuk memenuhi tuntutan manajemen. Sistem informasi yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi serta dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat, dan akurat.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, saat ini sistem yang ada pada PT.Bineatama Kayone Lestari masih sederhana. Pengolahan datanya masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel secara sederhana dan tidak adanya aplikasi pengolahan database yang berfungsi untuk menyimpan data barang yang cukup banyak, yang jika menggunakan aplikasi yang ada harus dibuat dengan banyak form dan folder-folder data.
persediaan dan pengolahan transaksi pembelian dan penjualan. Diharapkan dengan adanya sistem yang sedang di rancang ini dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan serta keakuratan data yang diolah.
Berdasarkan izin dari direktur perusahaan PT.Bineatama Kayone Lestari yang telah mengizinkan untuk melakukan penelitian mengenai persediaan dan penjualan, maka dengan adanya izin tersebut akan dibangun sistem dengan judul
”
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI PT. BINEATAMA KAYONE LESTARI ”1.2 Rumusan Masalah
. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan suatu masalah, yaitu bagaimana membangun sistem informasi persediaan dan penjualan di PT.Bineatama Kayone Lestari.
1.2
Maksud dan TujuanBerdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun aplikasi/program yang nantinya akan menjadi alat pengolahan data di PT.Bineatama Kayone Lestari.
Tujuan yang akan dicapai dari pembutan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
2. Membantu karyawan bagian pembelian bahan baku, gudang dan penjualan hasil produksi dalam pengolahan data,
3. Mencegah hilangnya data karena hilangnya berkas-berkas atau rusak karena termakan usia,
4. Memberikan laporan secara periodik dan berkala dengan cepat dan akurat.
1.4 Batasan Masalah/Ruang Lingkup kajian
Dengan keterbatasan waktu dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan, maka Penulis melakukan pembatasan masalah sebagai berikut:
1. Program pengolahan data ini hanya digunakan di lingkungan PT.Bineatama Kayone Lestari.
2. Sistem yang akan dibangun merupakan sistem informasi berbasis client-server.
3. Penjualan hanya dilakukan pada barang hasil produksi.
4. Proses – proses yang ada yaitu : Pembelian bahan baku dan penjualan barang jadi
5. Data yang diolah yaitu : Data supplier, data bahan baku, data pembelian, data barang jadi, data penjualan dan data konsumen.
6. Sistem yang dibangun dapat menghasilkan informasi dalam hal ini laporan perhari, perbulan dan tahunan yang tercetak dan berbentuk grafik.
8. Model proses dan data menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).
1.5 Metodologi Penelitian
Metode penelitian adalah suatu teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data, yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun karya ilmiah atau penelitian yang berhubungan dengan pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh. Metodologi yang digunakan oleh penulis adalah :
1. Tahap Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data-data bagi penelitian dalam penulisan tugas akhir ini digunakan teknik-teknik sebagai berikut:
a. Studi Pustaka
Sebagai bahan dasar acuan maka penulis melakukan studi kepustakaan yaitu metode pengumpulan data dari berbagai buku referensi sebagai perbandingan yang saling berhubungan dengan permasalahan.
b. Studi Lapangan
Studi lapangan adalah merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara dan observasi
b.1 Observasi
System Enginering
Analisis
Desain
Coding
Testing
Maintenance yang diselidiki pada objek penyusunan. Dalam melakukan observasi penulis melakukan beberapa pengamatan terhadap sistem kerja, proses pengolahan data yang sedang berjalan
b.2 Wawancara
Wawancara yaitu pengumpulan datanya yang dilakukan dengan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung. Penulis mengumpulkan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung dengan karyawan perusahaan terkait yang terlibat langsung dalam penelitian.
2. Tahap Pembuatan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan untuk membangun sistem informasi persediaan dan penjualan yang terintegrasi yaitu model proses waterfall, adapun model proses waterfall adalah sebagai berikut.
a. System / Information Engineering
Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, atau penelitian dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan dan pengembangan sistem informasi.
b. Analysis
Merupakan tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembangunan sistem informasi pesediaan dan penjualan yang berbasis
client server.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dan dimengerti dan diinginkan oleh user.
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman tertentu, dalam penelitian ini bahasa Delphi yang digunakannya
e. Testing
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Maintenance
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan proposal penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum laporan penelitian yaitu berupa latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan laporan penelitian.
BAB II. LANDASAN TEORI
Membahas berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan serta tinjauan terhadap penelitian-penelitian serupa yang telah pernah dilakukan sebelumnya termasuk sintesisnya.
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab ini berisi analisis masalah dari model penelitian untuk memperlihatkan keterkaitan antar variabel yang akan disimulasikan serta model matematik untuk analisisnya dan berisi perancangan dari sistem yang akan dibangun.
BAB IV. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
penelitian dan teknik pengambilannya, serta metode/teknik analisis yang akan dipergunakan dan perangkat lunak yang akan dibangun jika ada.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Perusahaan 2.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Bineatama Kayone Lestari ( BKL ) merupakan salahsatu perusahaan industry yang bergerak dalam bidang pengolahan kayu, perdagangan umum dan pengembangan bibit yang didirikan pada tanggal 2 April 1993 dengn pendiri sekaligus presiden komisaris perusahaan adalah Bapak Deni Wijaya seorang pengusaha asal Bandung.
PT.Binea Kayone Lestari beralamat di jalan rajapolah KM 7 Indihiang Tasikmalaya 46156 – Jawa Barat, lokasi industry PT.Bineatama Kayone Lestari cukup strategis dipandang dari letaknya dekat dengan sumber bahan baku, dimana kayu Albasiah yang diolah menjadi Bare Core merupakan produk unggulan yang diperoleh dari hasil hutan rakyat sekitar tasikmalaya, Ciamis, Banjar, Majenang, yang didukung oleh 600 supplier kayu dan ribuan petani kayu yang tersebar diwilayah jawa Barat dan Jawa Tengah.
Pada tanggal 23 April 2006 ada kunjungan dari Mentri kehutanan RI dalam Rangka peninjauan program pembibitan kayu Albasiah PT.Bineatama Kayone Lestari ( BKL ) yang bekerja sama dengan PT.Perhutani dan masnyarakat di sekitar wilayah Tasikmalaya.
perkantoran, gudang, jalan, mess karyawan, sarana ibadah ( Mesjid ) dan peralatan penyimpanan bahan baku.
Perusahaan ini pada awalnya didirikan bertujuan untuk mengolah kayu sengon menjadi produk yang dapat di unggulkan dan berkualitas. Pada awalnya Perusahaan ini bergerak dalam bidang Sawmill, Produk Pintu Engineering, Papan Laminasi, Pinus Finger Joint, Bare Core, Plywood, Block Board dan yang masih berproduksi sampai saat ini adalah Bare Core. Pangsa pasar dari produk yang dihasilkan PT.Bineatama Kayone Lestari cukup besar meliputi Negara di Asia seperti : Taiwan, China, Jepang, Korea, Singapura, Malaysia, ekspor terbesar ke Negara Taiwan dan Korea.
Jaringan selama ini terbangun baik dengan pemerintah, masyarakat dan mitra perusahaan lainnya senantiasa terus terpelihara, sehingga memberikan kepercayaan dan keyakinan untuk terus melakukan pengembangan perusahaan.
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
DEPARTEMEN KEUANGAN
DEPARTEMEN MARKETING DEPARTEMEN
PRODUKSI
DEPARTEMEN LOGISTIK DEPARTEMEN
PERSONALIA DEPARTEMEN
TEKNIK
GENERAL MANAGER DIREKTUR
PRESIDEN KOMISARIS
2.2.1 Uraian Tugas
PT.Bineatama Kayone Lestari perusahaan milik Perorangan, dalam perusahaan ini kekuasaan tertinggi dalam pengambilan keputusan dipegang oleh Presiden Komisaris yang mempunyai wewenang tertinggi untuk setiap anggaran perusahaan. Untuk kegiatan oprasional perusahaan dipimpin oleh Direktur yaitu bertugas untuk memimpin terhadap kelancaran aktivitas perusahaan secara keseluruhan untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditentukan oleh presiden komisaris serta untuk menentukan garis kebijaksanaan yang berkaitan dengan oprasional dan keuangan perusahaan. Direktur bertanggung jawab pada presiden komisaris. Direktur dibantu oleh General Manager yang bertugas untuk mengembangkan dan menjabarkan tujuan perusahaan kedalam rencana induk perusahaan ( Corporate Plan ) serta melakukan kajian strategis pengembangan produksi agardapat meningkattkan daya saing perusahaan. General Manager bertanggung jawab kepada direktur. Untuk kelancaran perusahaan General Manager dibantu oleh beberapa departemen yaitu :
1. Departemen Produksi, mempunyai beberapa staff bagian yaitu : Kepala Produksi, Kepala Regu, Kepala Unit, Administrasi serta Quality Control. 2. Departemen Teknik, membawahi bagia Maintenance, Preventif Maintenance,
DBT, Genset dan Elektrik.
3. Departemen Personalia dan Umum, membawahi bagian pembinaan & pengembangan SDM / HRD, Pelayanan dan Upah, Administrasi dan Absensi, KBS ( kebersihan), Armada dan Satpam.
5. Departemen Marketing / Pemasaran, mempunyai beberapa staff yaitu PPC, Eksport dan Administrasi.
6. Departemen Logistik, mempunyai beberapa staff bagian yaitu Gudang Spare Part, Tally, Palet, Stok Basah dan pengadaan.
Setiap Departemen dipimpin oleh seorang Kepala Departemen yang bertanggung jawab kepada General Manager, serta mempunyai fungsi dan wewenang yang berbeda sesuai dengan tanggung jawabnya.
2.3 Tinjauan Teori 2.3.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:
”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [8]
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.
2.3.2 Karakteristik Sistem
Menurut Jogianto HM dalam bukunya ”Analisis dan Desain” sistem
mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkaran luar sistem
(environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),
pengolahan ( process ), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). 1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
5. Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. 6. Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.3.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :
atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, system akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan system buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan humachine system atau ada yang menyebut dengan
man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system,
karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
system tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program - program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu system harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena system tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.4 Informasi
Informasi merupakan bagian yang terpenting di dalam sebuah organisasi. Tanpa adanya informasi suatu organisasi tidak mungkin bisa maju. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy yang disebut negative entropy.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Informasi mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, huruf-huruf atau simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi dan situasi.
Informasi juga merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan sekarang atau keputusan yang akan datang.
Sumber dari informasi adalah data sedangkan data merupakan bentuk Jamak dari bentuk tunggal data item.
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan data adalah merupakan suatu objek nyata sebagai tempat, benda, dan orang, yang betul-betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu.
(information cycle) dan disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycle).
Secara ringkas siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut :
Proses (Model)
Input (Data)
Data (Ditangkap)
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Penerima Output (Informasi) Dasar
Data
Gambar 2.2 Siklus Informasi
Tingkat kualitas informasi dipengaruhi oleh : 1. Akurat (Acurat)
Informasi yang disampaikan harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan sehingga informasi dapat tersalurkan dan sampai pada pencerminan maksud informasi tersebut
2. Tepat Waktu (Timeliness)
3. Relevan (Relevance)
Informasi tersebut harus dapat memberikan manfaat bagi pemakai. Relevan informasi untuk setiap orang selalu berbeda berdasarkan atas kebutuhan masing-masing orang.
2.5Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan atau untuk pengendalian organisasi.
Sistem informasi juga dapat diartikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan
Berdasarkan atas definisinya maka sistem informasi itu merupakan:
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen -komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. a. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. b. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
diperlukan.
Subsistem dalam sistem informasi dapat terdiri dari subsistem akuntansi, subsistem pembelian, subsistem pemasaran, subsistem produksi, subsistem personalia, dan sebagainya. Masing-masing subsistem tersebut dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil. Pembagian subsistem tersebut bergantung pada masing-masing perusahaan.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali (Controls Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan dari sistem itu sendiri, kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Kegiatan yang terdapat di dalam sistam informasi mencakup antara lain :
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan
suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
2.6 Pengertian Data
Data adalah suatu objek dari prilaku kejadian yang berupa keterangan atau file
yang menerangkan sesuatu. Dapat dibagi atas beberapa, sebagai berikut : a. Pengolahan Data.
Pengolahan data dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menghasilkan bentuk yang lebih berguna dan berarti dari suatu kejadian berupa informasi yang diperlukan.
b. Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (Data Processing Cycle). Yaitu input, Processing dan output.[3]
Gambar 2.3 Siklus pengolahan data
c. Sistem Pengolahan Data
Proses pengolahan data biasanya terdiri dari sejumlah oprasi pengolahan data yang dilaksanakan dalam beberapa langkah sebagai berikut :
1. Pencatatan
Prosedur pengolahan data dari suatu kejadian dituliskan kedalam bentuk formulir atau dokumen yang berguna untuk memasukkan dalam pengolahan data.
2. Pemeriksaan Data
Proses pemeriksaan terhadap data masukkan yang bertujuan agar data yang didalam dokumen dapat di pindahkan ke dalam komputer secara tepat.
3. Pengelompokan Data
Proses pengelompokan data berdasarkan kategori tertentu dan bertujuan untuk memudahkan atau memberi arti tertentu bagi pengolahan data.
4. Penyusunan atau pemilihan
Proses penyusunan data berdasarkan peringkat tertentu dengan memberikan item penyortirannya yang disebut key (kunci).
5. Merging
Dalam proses merging dilakukan pencampuran dua atau lebih kumpulan data, semua kumpulan tersebut diurutkan berdasarkan key yang sama, dan meletakkan kumpulan tersebut bersama-sama menjadi bentuk kumpulan data tunggal yang telah diurutkan.
6. Perhitungan
7. Penyimpanan Data
Proses ini dilakukan untuk menempatkan data kedalam suatu media penyimpanan, misalnya kertas, disk dan sebagainya. Penyimpanan data ini berguna untuk memudahkan dalam pencarian data yang sebelumnya apabila diperlukan.
2.7Konsep Dasar Basis Data
Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).
1. Definisi Basis Data
Basis Data terdiri dari kata Basis dan Data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
2. Database Management System (DBMS)
Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak atau sistem yang khusus atau spesifik. Sistem ini yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Disamping itu sistem ini juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya.
Perangkat lunak yang termasuk DBMS misalnya dBase II+, dBase IV,
FoxBase, RBase, MS-Access dan Borland-Paradox atau Borland-Interbase, MS-SQL
Server, CA-Open Ingres, Oracle, Informix dan Sybase.
3. Pengguna Basis Data
Ada beberapa jenis/tipe pemakai terhadap suatu sistem basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem :
a. Programmer Aplikasi (Application Programmer)
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data
Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan menggunakan
bahasa pemrograman.
b. User Khusus (Specialized User)
Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk aplikasi kecerdasan buatan., Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dan lain-lain.
c. User Mahir (Casual User)
d. User Umum (Naïve User)
Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.
4. Tujuan Basis Data
Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh atau menemukan kembali data (yang kita cari) dengan mudah dan cepat. Tujuan basis data lain adalah kecepatan dan kemudahan (Speed), efisiensi Ruang Penyimpanan (Space), keakuratan (Accuracy), ketersediaan
(Availability), kelengkapan (Completeness), keamanan (Security), kebersamaan
pemakaian (Sharability).
2.7.1 Tools dan Analisis Perancangan Sistem
Dalam tahap perancangan suatu sistem diperlukan adanya teknik-teknik penyusunan sistem untuk menganalisa dan mendokumentasikan data yang mengalir didalam sistem tersebut.
1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowmap)
Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area
yang merupakan yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya.
2. Diagram Konteks
Merupakan diagram tingkat atas (level tertinggi dari DFD) yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Entitas eksternal adalah entitas yang terletak di luar sistem yang mengirim data atau menerima data dari sistem tersebut.
Diagram konteks didefinisikan sebagai berikut :
“Diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup
suatu sistem“.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
Analysis Method). DFD dapat dipakai untuk mempresentasikan sistem secara otomatis maupun manual.
Diagram aliran data didefinisikan sebagai berikut :
“Model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang
lebih kecil“.
Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
a. Penggambaran DFD
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yang ada secara garis besar penggambaran DFD adalah sebagai berikut :
1. Buat diagram konteks
Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan cara :
a. Tentukan nama sistemnya. b. Tentukan batasan sistemnya.
c. Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
d. Tentukan apa yang diterima/diberikan terminator dari/pada sistem. e. Gambarkan diagram konteks.
2. Buat diagram level zero atau level nol, diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Dengan cara :
b. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
c. Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
d. Gambarkan diagram level zeroatau level nol. e. Hindari perpotongan arus data.
f. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses). 3. Buat diagram level satu, diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level
zero. Dengan cara :
a. Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
b. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
c. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
d. Gambarkan DFD level Satu 1. Hindari perpotongan arus data.
4. DFD level dua, tiga, ..
Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan sampai dengan proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yang digunakan sama dengan level satu.
b. Elemen dasar dari data flow diagram
1. Entitas Luar (External Entity)
Sesuatu yang berada diluar sistem, tetapi memberikan data kedalam sistem atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi. External Entity
tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity.
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir.
3. Proses (Process)
Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluar.
4. Simpanan Data (Data Store)
4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) didefinisikan sebagai berikut:
“Suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam
sistem secara abstrak”.
ERD berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada DFD. Hubungan ini tidak terlihat pada DFD, karena DFD hanya memusatkan perhatian pada fungsi-fungsi sistem bukan pada data yang dibutuhkan.
Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R diagram, adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus data.
Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu : 1. Relasi satu-ke-satu (one-to-one )
2. Relasi satu-ke-banyak (one-to many) atau banyak-ke-satu (many-to-one) 3. Relasi banyak-ke-banyak (many-to-many)
5. Kamus Data (Data Dictionary)
“Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi”.
Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir berisi informasi tentang struktur database. Untuk setiap elemen data yang disimpan dalam database seperti nomor pokok pegawai, diuraikan secara lengkap mulai dari nama, tempat penyimpanan, program komputer yang berhubungan dan lain-lain.
2.7.2 Software Pendukung 2.7.2.1 Borland Delphi Versi 7.0
Delphi adalah suatu program berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam lingkungan Windows. Delphi telah memanfaatkan suatu teknik pemrograman yang disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Delphi adalah suatu bahasa pemrograman yang telah memanfaatkan metode pemrograman Object
Oriented Programming (OOP).
Borland Delphi atau yang biasa disebut Delphi saja, merupakan sarana aplikasi visual. Delphi merupakan generasi penerus dari Turbo Pascal, Turbo Pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang untuk dijalankan pada sistem operasi DOS (yang merupakan sistem operasi yang paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Delphi yang diluncurkan pertama kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi dibawah sistem operasi Windows.
MySQL ataupun Oracle dilakukan dengan mudah, sehingga Delphi dapat digunakan sebagai aplikasi front-end yang berhubungan dengan database server.
Database dengan Delphi menggunakan konsep seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.4 Bagan Konsep Database
Keterangan :
1. File Database : File database dari sistem database lain seperti Dbase (*.dbf), Paradox (*.db), Microsoft Access (*.mdb), dan lain-lain.
2. Komponen Table : Komponen yang mewakili file database. Setiap melakukan proses dalam komponen tabel tersebut, maka isi file database yang terkoneksi ke komponen tersebut berubah juga.
3. Komponen DataSource : Komponen penghubung antara komponen tabel dengan komponen data control. Dalam datasource harus diisi tabel yang berelasi ke
datasource tersebut.
4. Komponen-Komponen Data Control : Komponen yang digunakan untuk menampilkan data-data yang berasal dari datasource (tabel). Data control ada yang berbentuk tabel, label, editbox, gambar, combobox, listbox dan lain-lain.
File
Database
Komponen Table
Komponen DataSource
2.7.2.2 SQL Server
SQL Server merupakan suatu sistem basis data dimana berfungsi sebagai media penyimpanan dari data yang akan diolah kemudian menampilkannya ketika data tersebut diakses oleh program.[2]
Perintah-perintah query dalam SQL Server :
1. Create digunakan untuk membuat tabel baru.
2. Select digunakan untuk menampilkan data sesuai kriteria yang ditentukan.
3. Insert digunakan untuk menyisipkan atau menambahkan baris pada tabel.
4. Update digunakan untuk mengupdate atau merubah isi data dalam tabel.
5. Delete digunakan untuk menghapus baris/record data dalam tabel.
35
3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Sebagai analisis pada sistem yang sedang berjalan, akan dibahas bagaimana prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam bentuk flow map, pengkodean dan analisis sistem non fungsional yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, serta analisis user
yang terlibat.
3.1.1. Analisis Masalah
ini tidak akan terjadi bila menggunakan program aplikasi yang menggunakan
database client-server.
Penggunaan komputer di PT.Bineatama Kayone Lestari juga tidak maksimal karena semua komputer yang ada tidak terhubung melalui jaringan. Jika sudah ada koneksi jaringan ini akan memudahkan untuk mengelola database
persediaan dan penjualan barang, dimana data yang ada dapat cepat di akses bila sewaktu – waktu ingin digunakan
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan pada system inventory PT.Bineatama Kayone Lestari , diantarannya :
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku.
2. Prosedur Penjualan Bahan Baku
3.1.2.1 Prosedur Pembelian Bahan Baku
Prosedur Pembelian Bahan Baku yaitu suatu proses yang menggambarkan aliran dokumen mengenai proses pembelian bahan baku oleh perusahaan kepada supplier.
Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan:
gudang membuat daftar pesanan bahan baku, kemudian daftar pesanan bahan baku tersebut diserahkan kepada kepala gudang untuk disetujui, daftar pesanan bahan baku yang telah disetujui kemudian diserahkan kepada staff pembelian.
2. Staff Pembelian akan membuat PO ( Purchase Order ) untuk diberikan ke supplier dan bahan baku akan dikirim sesuai dengan perjanjian yang telah ditentukan.
3. Ketika bahan baku tersebut dikirim dan telah sampai diperusahaan maka diberikan faktur penjualan bahan baku dari supplier ke staff pembelian dan dilakukan pengecekan bahan baku oleh staff gudang berdasarkan daftar pesanan bahan baku.
4. Apabila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan daftar pesanan bahan baku akan dilakukan pengembalian oleh staff pembelian.
5. Apabila bahan baku tidak ada yang rusak atau kondisinya baik, maka dilakukan transaksi oleh staff pembelian.
Daftar Pesanan
Supplier Staff Pembelian Kepala Pembelian Staff Gudang Kepala Gudang
Daftar Pesanan
A2 : Arsip Surat PO yang di setujui pada staff pembelian A3 : Arsip Surat PO yang di setujui pada supplier Keterangan :
Input data PO A1
A1 : Arsip Daftar Pesanan Bahan Baku pada staff pembelian
A
Faktur Pembelian
Daftar pesanan bahan baku tidak
sesuai
Faktur yang telah di tanda tangani
Faktur yang telah di tanda tangani
Pembayaran
Faktur yang telah di tanda tangani
disetujui Faktur yang telah
di tanda tangani disetujui
Staff Pembelian Kepala Pembelian Staff Gudang Kas keuangan Kepala Keuangan
Daftar pesanan bahan baku tidak
sesuai 1 2
3 Faktur
Faktur yang telah di tanda tangani
1 2
3
penyetujuan
Faktur yang telah di tanda tangani
disetujui 12
3
Faktur yang telah di tanda tangani
disetujui 12
3
Faktur yang telah di tanda tangani
disetujui bahan baku tidak
sesuai bahan baku yang
sesuai
bahan baku yang sesuai
A4 : Arsip daftar pesan bahan baku yang sesuai A5 : Arsip Faktur yang telah di tanda tangani disetujui A7 : Arsip Faktur yang telah di tanda tangani disetujui A6 : Arsip Faktur yang telah di tanda tangani disetujui
Kepala Gudang
3.1.2.2 Prosedur Penjualan Barang Jadi
Prosedur Penjualan Bahan Baku yaitu suatu proses yang menggambarkan aliran dokumen mengenai proses penjualan bahan baku oleh perusahaan kepada konsumen.
Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan :
1. Konsumen memesan barang melalui staff penjualan dengan memberikan daftar pesanan barang. Pemesanan barang disini juga dapat dilakukan melalui faximili atau telepon.
2. Staff gudang kemudian akan melakuakan pengecekan ketersediaan barang berdasarkan daftar pesanan barang dari konsumen, jika tersedia maka staff gudang akan membuat surat keluar barang, surat keluar barang tersebut kemudian akan di tandatangani oleh kepala gudang dan diberikan lagi kepada staff guadang untuk di arsipkan, jika tidak maka staff gudang akan membuat daftar persediaan tidak tersedia untuk diberikan kepada staff penjualan dan setaff penjualan akan memberitahukan kepda konsumen bahwa barang yang dipesan belum tersedia.
penjualan untuk di tandatangani, surat penjualan dan penagiahan barang kemudian diarsipkan oleh staff penjualan
4. Staff penjualan akan memberikan surat penagihan ke konsumen
Surat penjualan
Konsumen Staff Penjualan Staff Gudang
Daftar pesanan barang tidak
tersedia A8
Kepala Penjualan Kepala Gudang
Penanda
Surat keluar barang ditandatangani
Daftar pesanan barang
Surat keluar barang ditandatangani
Surat penagihan ditandatangani
A9 : Arsip Surat keluar barang Ditandatangani A10 : Arsip Surat Penjualan barang ditandatangani A11 : Arsip Surat Penagihan Bagian Staff Penjualan
pembayaran
Keterangan
A12 : Arsip Surat Penagihan disertai Pembayaran A13 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangani Bagian Kas Keuangan
A14 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan Bagian Staff Penjualan
A15 : Arsip Faktur Pembayaran ditandatangan untuk konsumen 1,2 : Surat Penagihan Rangkap 2
1,2,3 : Faktur Pembayaran Ditandatangani Rangkap 3 Surat penagihan
disertai pembayaran
Surat penagihan disertai pembayaran
Konsumen Staff Penjualan Kas Keuangan Kepala keuangan
Gambar 3.4 Flowmap prosedur Penjualan Barang Jadi
3.1.2.3Evaluasi system yang sedang berjalan
Jika diamati terdapat kelemahan dalam mengelola database inventory antara lain :
2. Ketidakcocokan data atau salah pencatatan dari masing – masing bagian karena pengisian dokumen dikerjakan secara manual dan terpisah – pisah.
3. Pengolahan data tidak teratur dan tidak terstruktur serta pengaksessan data yang terbatas.
3.1.3 Analisis Pengkodean
Kode yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan sekarang hanya menggunakan nomor faktur untuk penjualan dan pembelian dan kode Purchase Order, sementara kode bahan baku, barang jadi, supplier, dan konsumen belum mempunyai kode. Semua pengolahan persediaan dan penjualan di PT.Bineatama Kayone Lestari masih menggunakan data barang secara langsung tanpa pengkodean karena pencatatan datanya masih menggunakan cara manual.
1. No faktur yang ada sekarang adalah sebagai berikut :
Format : 9999
Menunjukkan nomor faktur Contoh: 0001
2. Kode Purchase Order.
Pengkodean Purchase Order terdiri dari 7 (tujuh) digit. Format penulisan
Menyatakan kode Purchase Order
Titik sebagai pemisah antara kode dgn no. urut
X X
Menyatakan No Urut
X X
PO
.
3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisa kebutuhan non fungsional menggambarkan keadaan sistem yang ada pada PT.Bineatama Kayone Lestari, diantaranya perangkat keras, Jaringan, perangkat lunak, serta user sebagai bahan analisis kekurangan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perancangan sistem yang akan diterapkan.
3.1.4.1Analisis Perangkat Keras
Perangkat komputer yang ada di perusahaan saat ini, yaitu terdapat 4 perangkat komputer dengan spesifikasi ada yang sama dan ada yang beda satu dengan lainya, tiga komputer masing-masing terdapat diruang kepala staff dan yang lainya terletak dibagian , staff pembelian, staff gudang dan staff Penjualan. Spesifikasi komputer yang ada pada system yang sedang berjalan saat ini yaitu : 1. Komputer Kepala staff, pembelian, gudang, penjualan memiliki
spesifikasi : a. Monitor
b. Processor kecepatan 2,4 Ghz c. Harddisk 80 GB
e. DVD – ROM f. Floppy Disk Drive g. Printer
h. Mouse dan keyboard
2. Komputer staff pembelian dan staff gudang memiliki spesifkasi : a. Monitor
b. Processor kecepatan 2,4 Ghz c. Harddisk 80 GB
d. RAM 512 e. DVD-ROM f. Floppy Disk Drive g. Mouse dan Keyboard h. Printer
3. Spesifikasi pada staff penjualan : a. Processor kecepatan 2800+ b. Kapasitas RAM 256 MB c. Kapasitas hardisk 80 GB d. Monitor 15‟
e. DVD-ROM f. Floppy Disk Drive
g. Printer, keyboard, dan mouse
3.1.4.2Analisis Jaringan
Koneksi jaringan belum tersedia pada perusahaan ini. Namun perangkat keras yang ada sudah mendukung untuk dilakukan koneksi jaringan. Dengan adanya dua perangkat keras komputer yang sudah dilengkapi oleh kartu jaringan
onboard maka diusulkan untuk melakukan koneksi jaringan dengan menggunakan
koneksi dengan kabel. Komputer yang satu digunakan sebagai server sedangkan yang lain digunakan sebagai komputer client.
Untuk koneksi jaringan dengan menggunakan database, perangkat keras komputer yang tersedia saat ini sudah mencukupi untuk melakukan koneksi jaringan.
3.1.4.3Analisis Perangkat Lunak
Secara keseluruhan sistem operasi yang digunakan pada komputer di PT.Bineatama Kayone Lestari adalah Windows Xp dan perangkat kerja yang sering digunakan adalah Microsoft Office Word dan Excel. Sistem yang sudah ada tidak akan terpengaruh oleh perangkat lunak yang akan diaplikasikan.
Dari analisis perangkat lunak yang dilakukan, sistem operasi yang dijalankan di PT.Bineatama Kayone Lestari dapat mendukung perangkat lunak yang akan diaplikasikan.
3.1.4.4 Analisis User
User atau pengguna dari aplikasi sistem pengadaan dan penjualan ini terdiri dari
lima pengguna, yaitu keterangannya sebagai berikut :
1. Pengguna : Administrator
Keterangan : Administrator adalah yang mengolah data user.
Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista
2. Pengguna : Staff Pembelian
Keterangan : Staff Pembelian adalah yang mengolah data pembelian dan supplier
Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista
3. Pengguna : Staff Gudang
Keterangan : Staff Gudang adalah yang mengolah data bahan baku dan barang jadi
Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista
4. Pengguna : Staff Penjualan
Keterangan : Staff Penjualan adalah yang mengolah data penjualan dan konsumen
Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista
5. Pengguna : Kepala Staff
Keterangan : Kepala Staff menerima laporan pembelian dan penjualan
Klasifikasi : Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer Sistem operasi yang pernah/sering digunakan win 98, win XP, WinVista
Berdasarkan keterangan pengguna/user yang ada di PT.Bineatama Kayone Lestari pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer, dari data keseluruhan dapat dilihat bahwa setiap user minimal dapat mengoperasikan
3.1.5 Analisis Basis Data (Database)
Database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan lainnya yang direalisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam Entity
Relationship Diagram. Dalam memodelkan data dan menggambarkan hubungan
antara data yang ada pada sistem yang sedang berjalan di PT.Bineatama Kayone Lestari digunakan alat bantu yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).
Supplier N Pembelian N Bahan Baku Konsumen N Penjualan N Bahan Jadi
Mengolah 1 User 1 Mengolah
1
