84
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Mirna Mardania
Nama Panggilan : Mirna
Tempat / Tgl Lahir : Bandung, 24 Oktober 1992
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Status : Mahasiswa
Alamat : JL. Cibatu IV No. 13 Antapani - Bandung 40291
Telepon/HP : 085659949546
E-mail : Mirnamardania20@gmail.com
PENDIDIKAN FORMAL
1998 - 2004 : SD Negeri Griba 23 Antapani - Bandung
2004 - 2007 : SMP Negeri 45 Bandung
2007 – 2010 : SMA Negeri 16 Bandung
2010 – 2013 : Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi Jenjang Diploma – III, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung
Bandung, Juli 2013 Penulis
KANTOR PUSAT
Review of the Internal Control System Inventory
On PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
Jenjang Studi Diploma III Pada Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh :
Nama : MIRNA MARDANIA Nim : 21310025
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan karunia-Nya kepada kita,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Tanpa
pertolongan-Nya mungkin penulis tidak akan sanggup menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini
dengan baik.
Adapun maksud dan tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
untuk memenuhi salah satu syarat untuk menempuh jenjang Diploma III Program
Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia, Dengan judul
“TINJAUAN ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN
PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) KANTOR PUSAT”.
Penulis menyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna,
baik secara materi maupun dalam hal teknik penulisannya. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sehingga dapat
membantu meningkatkan pengetahuan dan pengalaman penulis tentang penyusunan
Laporan Tugas Akhir ini.
Pembuatan Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan karena adanya
bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Atas bantuan
seluruh pihak dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini penulis mengucapkan
terimakasih, oleh karena itu dalam kesempatan ini perkenankanlah penulis
iv
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer
Indonesia.
2. Prof. Dr. Hj. Ernie Tisnawati Sule, SE., M.Si selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
3. Dr. Surtikanti, SE., M.Si., Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
4. Adi Rachmanto, S.Kom selaku Dosen Wali juga Dosen Pembimbing
Laporan Tugas Akhir ini, yang telah meluangkan waktu untuk
membimbing penulis dan mengarahkan penulis dalam penyusunan
Laporan Tugas Akhir dan juga yang selalu memberikan saran yang
bermanfaat bagi penulis.
5. Kepada Seluruh staf pengajar dan karyawan pada program studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)
6. Ibu Gina dan Bapak Djunaedi selaku pembimbing penulis ditempat
penelitian yang telah memberikan bimbingan dan saran yang bermanfaat
untuk penulis.
7. Segenap pengurus dan karyawan PT. KAI yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu dan memberikan saran
v
8. Untuk kedua orangtua, Mamah dan papah tercinta yang tak henti-hentinya
memberikan doa, dukungan, serta kasih sayang yang diberikan semenjak
lahir sampai sekarang. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan
yang telah mamah dan papah berikan kepada penulis.
9. Untuk kakak dan keluarga besar Amir Hasan yang telah memberikan
motivasi serta saran sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan
tepat pada waktunya.
10.Untuk teman-teman tercinta seperjuangan kelas Ak-6 angkatan 2010 yang
telah memberikan dukungan, bantuan, saran yang bermanfaat bagi penulis.
11.Untuk Arief, Ira, Ditha, Dina, Erna, Deni, Enjang, Arya, Gunari yang
selalu membantu, memberikan saran serta dukungan, semangat dan doa
untuk penulis dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini.
12.Serta semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak bisa penulis
sebutkan satu persatu, semoga Allah SWT membalas semua kebaikan
kalian amin.
Akhir kata semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua
khususnya bagi penulis. Amin
Bandung, Juli 2013
vi
Hal
LEMBAR PENGESAHAN...i
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN...ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR SIMBOL...x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1Latar Belakang Penelitian...1
1.2Identifikasi Masalah...4
1.3Rumusan Masalah...5
1.4Maksud dan Tujuan Penelitian...6
1.4.1 Maksud Penelitian...6
1.4.2 Tujuan Penelitian...6
1.5Lokasi dan Waktu Penelitian...6
1.5.1 Lokasi Penelitian...6
1.5.2 Waktu Penelitian...6
vii
2.2 Pengertian Pengendalian Intern...9
2.2.1 Tujuan Pengendalian Intern...10
2.2.2 Komponen Pengendalian Intern...10
2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern...13
2.3.1 Penggolongan Sistem Pengendalian Intern...14
2.3.2 Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern...15
2.3.3 Prinsip – Prinsip Sistem Pengendalian Intern...19
2.4 Pengertian Persediaan...21
2.4.1 Pengendalian Persediaan...22
2.4.2 Tujuan Pengelolaan Persediaan...23
2.4.3 Fungsi yang terkait dengan Persediaan...24
2.5 Pengertian Dokumen/Formulir...25
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian...27
3.2 Metode Penelitian...28
3.2.1 Teknik Pengumpulan Data...29
3.2.2 Sumber Data...31
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian...33
4.1.1 Gambaran Umum Perusahaan...33
4.1.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan...34
4.1.1.2 Struktur Organisasi...38
4.1.1.3 Uraian Tugas...41
viii
pada PT. KAI (Persero) Kantor Pusat
4.1.2.2Dokumen/Formulir yang terkait...60
dengan sistem pengendalian intern persediaan pada PT.KAI (Persero) Kantor Pusat 4.2Pembahasan...61
4.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan ...62
pada PT. KAI (Persero) Kantor Pusat 4.2.2 Analisis Dokumen yang Terkait dengan Sistem...68
Pengendalian Intern Persediaan Pada PT. KAI (Persero) Kantor Pusat BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...69
5.2 Saran...70
DAFTAR PUSTAKA...72
LAMPIRAN – LAMPIRAN...73
72
DAFTAR PUSTAKA Buku Referensi :
Buku kumpulan ringkasan juklak akuntansi (accounting guidance 2010 – Kantor Pusat) PT. Kereta Api Indonesia (Persero) .
Carls Warren, James M. Reeve dan Philip E. Fess 2009. Accounting – Pengantar Akuntansi.
Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini. 2008. Pengantar Akuntansi II. Bandung : UNIKOM.
Husein, Umar. 2008. Metode Penelitian. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Mulyadi. 2008. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Narimawati, Umi. 2010. Penulisan Karya Ilmiah. Bekasi: Genesis.
Ristono, Agus. 2009. Manajemen persediaan, edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.
Sukrisno, Agoes. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, struktur-pengendalian resiko pengembangan. Bandung: Lingga Jaya.
Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati. 2009. Auditing Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Bandung: Graha Ilmu.
Widjajanto, Nugroho. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu system yang artinya adalah
himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai
tujuan bersama. Berikut ini merupakan pengertian Sistem menurut Mulyadi (2008:5)
dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Sedangkan pengertian Sistem menurut Widjajanto (2008:2) adalah :
“Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan
output”.
Selanjutnya pengertian Sistem menurut Azhar Susanto (2008:22) adalah sebagai
berikut :
“Kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik
phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Dari ketiga pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah
kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama untuk
9
2.2 Pengertian Pengendalian Intern
Pada perusahaan yang baik dalam ukuran maupun dalam operasinya, pimpinan
perusahaan tidak akan mungkin lagi untuk mengawasi lagi setiap tahap dalam
kegiatan operasi. Keadaan ini mendorong pimpinan untuk melimpahkan sebagian
wewenangnya kepada manajer bagian agar dapat membantu sebagian wewenangnya
dan membantu melaksanakan tugasnya dengan baik. Namun dalam proses
pelimpahan wewenangnya tersebut, manager bagian tetap harus mendapatkan
pengawasan dari manager puncak agar tidak terjadi penyelewengan atau
penyalahgunaan kekuasaan yang diberikan. Ada berbagai macam definisi mengenai
Pengendalian Intern diantaranya sebagai berikut :
Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati(2009:221) menyatakan bahwa :
“Pengendalian intern adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan
komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai guna mencapai tujuan. Tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) menjaga kekayaan dan catatan organisasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan, (d) efektivitas dan efisien operasi”.
Sedangkan menurut Sukrisno Agoes (2008:79) pengendalian internal adalah :
“Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan
komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, seperti keandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”.
Pengendalian intern juga mempunyai dua arti. Dalam arti sempit, pengendalian
intern merupakan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun
pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen
untuk mengadakan pengendalian.
Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern meliputi
kebijakan dan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan
mengarahkan aktivitas organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat
tercapai.
2.2.1 Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008:181), “Tujuan
pengendalian intern adalah sebagai berikut :
“a. Keandalan informasi keuangan,
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, c. Efektifitas dan efisiensi operasi”.
Sedangkan menurut Rama dan Jones (2008:134-135), “Tujuan
pengendalian internalmencakup berikut ini :
“1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Keandalan pelaporan keuangan
3. Ketaatan terhadap terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 4. Pengamanan asset
(Tujuan ini dimasukkan dalam laporan, meskipun tidak ditempat dimana ketiga lainnya dicantumkan)”.
2.2.2 Komponen Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern mencakup 5 komponen dasar kebijakan dan
prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan
11
Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati(2009:224) :
“Komponen pengendalian intern adalah :
1. Lingkungan pengendalian 2. Penentuan risiko manajemen 3. Aktifitas pengendalian
4. Sistem informasi dan komunikasi akuntansi 5. Pemantauan”.
Komponen diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Lingkungan pengendalian, berkenaan dengan tindakan-tindakan,
kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur yang merefleksikan semua
keseluruhan sikap manajemen, dewan komisaris, pemilik, dan pihak
lainnya terhadap pentingnya pengendalian intern bagi entitas.
Lingkungan pengendalian menetapkan corak dan suasana suatu
organisasi, mampengaruhi kesadaran pengendalian personil dalam
organisasi. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua
komponen pengandalian intern yang lainnya dengan menciptakan dan
menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penentuan risiko manajemen, proses penafsiran risiko entitas
mempertimbangkan kejadian eksternal dan internal serta situasi yang
mampu mempengaruhi kesanggupan manajemen untuk melakukan
prosedur yang konsisten dengan asersi manajemen. Sekali risiko dapat
diidentifikasi, manajemen mempertimbangkan signifikan atau
tidaknya, kemungkinan terjadinya dan bagaimana hal itu akan dikelola.
mempengaruhi risiko yang dapat menyebabkan tujuan organisasi tidak
tercapai.
3. Aktifitas pengendalian, merupakan kebijakan dan prosedur yang
membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
Aktifitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam mencapaian tujuan
entitas. Aktifitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan
diterapkan diberbagai fungsi, dan pemrosesan data serta diintegrasikan
dalam kompenen-komponen pengendalian lainnya. Aktifitas
pengendalian mencakup: pemisahan tugas, pengendalian pengolahan
informasi pengendalian fisik.
4. Informasi dan komunikasi, untuk berfungsi secara efisien dan efektif,
organisasi memerlukan informasi relevan yang disediakan bagi orang
dan pada saat yang etpat. Selain itu informasi harus pula andal dalam
akurasi dan kelengkapannya. Komunikasi meliputi penyediaan
deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur
pengendalian intern. Komunikasi dapat mengambil berbagai bentuk
seperti panduan kebijakan, akuntansi, dan panduan memorandum.
Komunikasi juga dapat dilakukan secara lisan dan melalui tindakan
manajemen.
5. Pemantauan, adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian
intern sepanjang waktu, berkenaan dengan penilaian efektivitas
13
manajemen, untuk melihat apakah telah dilaksanakan dengan
semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.
2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern sangat diperlukan dalam suatu perusahaan yaitu
untuk pengembangan sumber daya yang efektif dan efisien dan untuk menghindari
terjadinya penggelapan, persekongkolan, pencurian terhadap aset perusahaan yang
menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan kemampuan
seorang manager yang berpengalaman untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen yang merupakan tujuan dari sistem pengendalian intern.
Adapun definisi dari sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008:163)
adalah :
“Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen”.
Sedangkan pengertian Sistem Pengendalian Intern menurut Permendagri No. 4
Tahun 2008 Pedoman Pelaksanaan Reviu Atas Laporan Keuangan Daerah Pasal
1(10) adalah :
“Sistem pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh
Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang terkoordinasi dan
ditetapkan dalam perusahaan untuk melindungi kekayaan organisasi seperti menjaga
kerahasiaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, menjaga aktiva perusahaan dan
meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
Oleh karena itu, tujuan dari sistem pengendalian intern menurut Mulyadi dalam
Sistem Akuntansi (2008:164) adalah :
“1. Menjaga Kekayaan Organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan”.
Sistem pengendalian internal ini sangat penting di dalam pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan, karena dengan adanya sistem pengendalian internal, maka
kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan dapat diminimalisasi.
Pentingnya sistem pengendalian internal tercantum dalam Peraturan Pemerintah (PP)
nomor 60 tahun 2008 yaitu :
“Proses yang penting pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan perusahaan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien (operating), keandalan pelaporan keuangan (financial reporting), pengamanan aset negara (safeguarding), dan ketaatan terhadap peraturan undang-undang (compliance)”.
2.3.1 Penggolongan Sistem Pengendalian Intern
Dilihat dari tujuan sistem pengendalian intern, maka kita dapat
15
1. Pengendalian intern akuntansi
Pengendalian Intern akuntansi menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely
suhayati (2009 : 222) adalah :
“Pengendalian intern akuntansi, meliputi rencana organisasi serta prosedur dan catatan yang relevan dengan pengamana aktiva, yang disusun untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan pimpinan . b. Transaksi dicatat sehingga dapat dibuat ikhtisar keuangan
sesuai prinsip akuntansi yang berlaku serta menekankan pertanggung jawaban atas harta perusahaan.
c. Penguasaan atas aktiva diberikan hanya dengan persetujuan dan otorisasi pimpinan.
d. Jumlah aktiva dalam catatan dicocokan dengan aktiva yang ada pada waktu tepat dan tindakan yang sewajarnya jika
terjadi perbedaan”.
2. Pengendalian intern administratif
Pengertian Pengendalian intern administratif Menurut Mulyadi
(2001:102) adalah :
“Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi,
metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk
mendorong efisiensi dan dipatuhinnya kebijakan manajemen”.
2.3.2 Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern
Dalam menciptakan suatu sistem pengendalian intern yang baik
terdapat beberapa unsur pokok yang harus ada dalam perusahaan agar
perusahaan dapat mencapai tujuannya. Dalam buku Mulyadi (Sistem
Akuntansi 2008:163) menyebutkan empat unsur utama sistem pengendalian
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan yang pembagiannya berdasarkan
prinsip-prinsip yang berlaku, antara lain :
1. Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan harus dipisahkan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam prusahaan. Setiap kegiatan
memerlukan otorisasi dan manajer fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah
fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva-aktiva
perusahaan, sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk mencatat keuangan perusahaan.
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
17
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
Dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan
menghasilkan informasi yang tepat dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.
c. Praktek yang sehat
Pembagian tanggungjawab fungsional dalam sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan
baik jika tidak diciptakan car-cara untuk menjamin praktek yang sehat
dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya diterapkan oleh
perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
1. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang. Formulir
merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi,
maka pengendalian pemakaiannya dengan nomor urut cetak, sehingga
dapat menetapkan pertanggungjawaban telaksananya transaksi.
2. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih
dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dan dengan jadwal yang
tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan
mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan
yang telah diterapkan.
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari
orang lain atau unit organisasi lain.
4. Perputaran jabatan, jika perputaran jabatan dilakukan secara rutin
maka akan menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan
tugasnya sehingga tidak terjadi persekongkolan.
5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
sebagai kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi
haknya. Selama menjalani cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan
digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga bila terjadi
kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat
diungkap oleh pejabat yang menggantikan.
6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan
mengecek keandalan catatan akuntansinya.
7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit
organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa
19
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Dari ke 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut, unsur mutu karyawan
merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek
yang sehat semuanya tergantung kepada sumber daya manusia yang
melaksanakannya.
Jika perusahan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas yang
minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung
jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli
dibidangnya yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan
pekerjaannya secara efektif meskipun hanya sedikit unsur sistem
pengendalian intern yang mendukungnya. Namun, karyawan yang
kompeten saja tidak cukup menjadi satu-satunya unsur sistem
pengendalian intern.
2.3.2Prinsip – Prinsip Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:560), adapun prinsip-prinsip dari sistem
pengendalian intern persediaan adalah sebagai berikut :
“Prinsip-prinsip sistem pengendalian intern adalah :
1. Perlu diadakan pemisahan fungsi 2. Prosedur pemberian wewenang 3. Prosedur dokumentasi
5. Pengawasan fisik
6. Pemeriksaan internal secara bebas”.
Adapun penjelasan mengenai prinsip-prinsip sistem pengendalian internal
adalah sebagai berikut :
a. Pemisahan fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan
segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi
untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
b. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah
diotorisir oleh orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem
pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar
penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d. Prosedur dan catatan akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan –
catatan akuntansi yang diteliti secara cepat dan data akuntansi dapat
dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis
21
f. Pemeriksaan intern secara bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang
betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan
mengadakan perhitungan kembali mengenai persediaan. Ini bertujuan
untuk mengadakan pengawasan kebenaran data.
2.4 Pengertian Persediaan
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan dagang ataupun perusahaan industri.
Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa
perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang
memerlukan atau meminta barang atau jasa.
Pengertian persediaan berbeda untuk setiap perusahaan, tergantung dari jenis
usaha dan aktivitas dari perusahaan tersebut. Berikut ini merupakan beberapa
pengertian persediaan menurut perusahaan juga menurut para ahli.
Menurut Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2008:79) mengungkapkan
bahwa :
“Persediaan merupakan aktiva lancar yang ada dalam suatu
perusahaan,apabila perusahaan tersebut perusahaan dagang maka persediaan diartikansebagai barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan. Sedangkan apabila perusahaan merupakan perusahaan manufaktur maka persediaan diartikan sebagai bahan baku yang terdapat dalam proses produksi / yang disimpan untuk tujuan tersebut (proses produksi)”.
Menurut Juklak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat (2010:61)
“Persediaan adalah barang persediaan milik perusahaan yang ada
digudang, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan pada pihak lain yang bebas dipergunakan dalam kegiatan operasi perusahaan”.
Definisi persediaan menurut Warren Reeve Fess dalam buku yang berjudul
Accounting - Pengantar Akuntansi mendefinisikan bahwa :
“Persediaan merupakan barang dagang yang disimpan untuk kemudian
dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan untuk bahan yang digunakan
dalam proses produksi yang disimpan untuk tujuan itu”.(398:2008)
Sedangkan Pengertian persediaan menurut Agus Ristono (2009:1) menyatakan
bahwa :
“Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi”.
Kesimpulan dari persediaan adalah aktiva lancar atau barang yang digunakan
sebagai bahan baku yang selanjutnya digunakan untuk kegiatan usaha, baik
digunakan dalam usaha dagang maupun industri untuk menunjang tercapainya tujuan
perusahaan.
2.4.1Pengendalian Persediaan
Dalam suatu perusahaan pengendalian persediaan sangat diperlukan karena
dapat menentukan kemajuan suatu perusahaan. Tujuan dari pengendalian
persediaan agar persediaan barang yang terdapat dalam suatu perusahaan tidak
23
sehingga perusahaan tidak kehilangan penjualan atau laba yang didapatkan
Pengertian pengendalian persediaan menurut Agus Ristono (2009) :
“Pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan
menentukan tingkat komposissi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektivitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan”.
Pengendalian tingkat persediaan bertujuan untuk mencapai efisiensi dan
efektifitas optimal dalam penyediaan meterial. Usaha yang perlu dilakukan
dalam manajemen persediaan secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :
1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi
2. Membatasi nilai seluruh investasi
3. Membatasi jenis dan jumlah material
4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada.
2.4.2 Tujuan Pengelolaan Persediaan
Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan
sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang
dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal
sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut. Hal
inilah yang dianggap penting untuk dilakukan perhitugan persediaan sehingga
dapat menunjukan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat
menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau pengeluaran biaya yang
Tujuan pengelolaan persediaan menurut Agus Ristono (2009:4) adalah :
1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan
cepat (memuaskan konsumen).
2. menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak
mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya
proses produksi, hal ini dikarenakan :
a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka
sehingga sulit diperoleh.
b. supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan.
3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan
laba perusahaan.
2.4.3 Fungsi yang terkait dengan sistem persediaan
Menurut Mulyadi (2008:579), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
persediaan : Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan perhitungan fisik
persediaan umumnya bersifat sementara, yang terbiasanya terbentuk panitia atau
komite, yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan
catatan akuntansi persediaan yang tidak melaksanakan fungsi gudang.
Dengan demikian fungsi yang terkait dalam pengelolaan persediaan adalah :
a. Panitia perhitungan fisik persediaan
b. Fungsi akuntansi
25
2.5 Pengertian Dokumen/Formulir
Menurut Mulyadi dalam bukunya sistem akuntansi (2008) mengatakan bahwa
pengertiaan formulir yaitu :
“Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan”.
Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi adalah :
1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran
persediaan menurut Mulyadi (2008:579) :
1. Bukti penerimaan barang gudang
Bukti ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk mengawasi berapa
barang yang diterima agar dapat terawasi dengan baik. Bukti ini juga
digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan persediaan ke
dalam jurnal.
2. Bukti pengeluaran barang gudang
Bukti ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk mengawasi berapa
digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan persediaan ke
dalam jurnal.
3. Kartu Persediaan
Kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga
pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi
sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh
bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan
rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku
27
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan suatu hal yang dijadikan sasaran penelitian
dengan tujuan untuk mengetahui kebenaran dan fakta tentang suatu hal tersebut.
Menurut Sugiyono (2009:38) pengertian objek penelitian adalah sebagai berikut :
“Suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang
mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk di pelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya”.
Sedangkan Objek Penelitian menurut Husein Umar dalam (Narimawati,
2010:29) mengemukakan bahwa :
“Objek penelitian menjelaskan tentang apa dan atau siapa yang menjadi
objek penelitian. Juga dimana dan kapan penelitian dilakukan. Bisa juga ditambahkan hal-hal lain jika dianggap perlu”.
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa objek penelitian adalah
suatu sasaran ilmiah dengan tujuan dan kegunaan tertentu untuk mendapatkan
data tertentu yang mempunyai nilai, skor atau ukuran yang berbeda.
Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh data-data yang berkaitan dengan
objek penelitian. Dimana yang menjadi objek penelitian ini yaitu Sistem
Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh,
mengumpulkan atau mencatat data, baik yang berupa data primer maupun data
sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan
kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok
permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang akan
diperoleh.
Pengertian metode penelitian menurut Sugiyono (2008:4), menyatakan bahwa
metode penelitian adalah sebagai berikut :
“Metode Penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid dengan tujuan dapat ditemukan, dibuktikan, dan dikembangkan suatu pengetahuan sehingga pada gilirannya dapat
digunakan untuk memahami, memecahkan dan mengantisipasi masalah”.
Cara ilmiah disini berarti kegiatan penelitian ini didasarkan pada ciri-ciri
keilmuan yaitu rasional, empiris, dan sistematik. Rasional berarti kegiatan
penelitian dilakukan dengan cara-cara masuk akal, sehingga terjangkau oleh
penalaran manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui
cara-cara yang digunakan. Sedangkan sistematis artinya proses yang digunakan dalam
penelitian menggunakan langkah yang bersifat logis.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa metode penelitian
merupakan suatu cara untuk dapat memahami suatu objek penelitian dengan
memandu penulis dengan urutan-urutan bagaimana penelitian dilakukan yang
meliputi teknik dan prosedur yang di gunakan dalam penelitian.
Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penyusunan tugas akhir ini
29
sebenarnya tentang objek yang diteliti, menurut keadaan yang sebenarnya pada
saat penelitian berlangsung.
Pengertian metode deskriptif menurut Sugiyono (2009:21) adalah sebagai
berikut:
“Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk
menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas”.
Berdasarkan definisi diatas dapat diketahui bahwa metode penelitian yang
digunakan untuk dapat menggambarkan serta menganalisis hasil dari penelitian yang
telah dilakukan oleh penulis. Metode penelitian deskriptif digunakan penulis untuk
mengambarkan sistem pengendalian intern persediaan yang terjadi pada PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.
3.2.1 Teknik Pengumpulan Data
Menurut (Narimawati,2010:39) menyatakan bahwa metode
pengumpulan data adalah :
“Metode pengumpulan data adalah penelitian lapangan (Field Research), dilakukan dengan cara mengadakan peninjauan langsung pada instansi yang menjadi objek untuk mendapatkan data primer dan data sekunder”.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis untuk
mendapatkan dan mengumpulkan data adalah sebagai berikut :
1. Studi Lapangan (field research)
Studi lapangan adalah melakukan peninjauan secara langsung untuk
memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan tugas akhir.
Penelitian ini dilakukan terhadap kegiatan dari seluruh objek penelitian
a. Observasi Lapangan Langsung
Dengan menggunakan metode observasi lapangan
langsung, penulis melakukan pengamatan secara langsung
mengenai kegiatan dan kondisi perusahaan tempat penulis
melakukan penelitian pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Kantor Pusat dan mencatat semua informasi yang ada yang
mendukung dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
b. Wawancara (Interview)
Dalam proses pengumpulan data - data, Penulis
mengadakan tanya jawab secara langsung baik secara formal
maupun non formal dengan pihak-pihak yang terkait dengan
permasalahan yang sesuai dengan judul yang penulis ambil.
c. Dokumentasi (Documentation)
Pengumpulan, pemilihan dan pengolahan bukti-bukti serta
data-data yang berhubungan dengan bidang kajian laporan tugas
akhir yang disusun oleh penulis.
2. Studi Kepustakaan (Library Research)
Dalam mengumpulkan data, penulis juga mencari data yang
mencakup hal-hal yang berhubungan dengan judul melalui media
buku-buku atau sumber kepustakaan lainnya yaitu dengan mendatangi
perpustakaan dan mencari buku-buku literatur yang sesuai dengan
masalah yang diangkat, dan informasi yang didapat digunakan untuk
memecahkan masalah yang berkaitan dengan sistem pengendalian
31
adalah sumber informasi yang telah ditemukan oleh para ahli yang
kompeten dibidangnya masing-masing sehingga relevan dengan
pembahasan yang sedang diteliti, dalam melakukan studi kepustakaan
ini penulis berusaha mengumpulkan data sebagai berikut :
a. Mempelajari konsep dan teori dari berbagai sumber yang
berhubungan dan mendukung pada masalah yang sedang diteliti.
b. Mempelajari materi kuliah dan bahan tertulis lainnya.
3.2.2Sumber Data
1. Data Primer
Sumber data primer menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan
bahwa :
“Sumber primer adalah sumber data yang langsung
memberikan data kepada pengumpul data”.
Penulis menggunakan data primer yang berasal dari hasil
wawancara, yaitu pengumpulan data dilakukan dengan tanya jawab
secara langsung dengan pihak yang berwenang memberikan
informasi dan data sesuai dengan masalah yang akan diteliti.
2. Data Sekunder
Sumber data sekunder menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan
bahwa:
“Sumber yang tidak langsung memberikan data kepada
Data sekunder ini dapat penulis peroleh dari studi kepustakaan dan
pengumpulan data dari literature-literature serta sumber lain yang
1
TINJAUAN ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) KANTOR PUSAT
Mirna Mardania
Universitas Komputer Indonesia
Abstrak
Penelitian ini dilakukan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat yang bergerak dibidang jasa transportasi yang mempunyai tujuan untuk melayani masyarakat umum, Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui sistem pengendalian intern persediaan dan dokumen yang terkait dengan sistem pengendalian intern persediaan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan metode deskriptif untuk menggambarkan pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan yang dilakukan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat. Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara, dokumentasi dan kepustakaan.
Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa didalam sistem pengendalian intern persediaan sudah cukup baik namun masih ada kendala dalam pelaksanaannya seperti kurangnya sumber daya manusia dan kegunaan dari program aplikasi yang ada.
Kata Kunci : Sistem, Pengendalian Intern, Persediaan.
Abstract
This research was conducted at the headquarters of the PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat engaged in transport services has the purpose to serve the general public, this research was conducted with the aim to find out the internal control system and the inventory of documents related to the internal control system of the inventory.
The methods used in this research i.e. by the method descriptive to describe the implementation of the internal control system of the inventory carried out by PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat. This research is carried out by means of direct observation, interview, documentation and libraries.
The result of this research show that in a system of internal control supplies has been good enough but there are still in practice obstacles such as lack of human resources and usefulness of application program that exist.
Key Words : System, Internal Control, Inventory
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Seiring perkembangan zaman,
perusahaan baik milik negara
maupun swasta sebagai suatu pelaku ekonomi tidak bisa lepas dari kondisi globalisasi ekonomi dewasa ini. Era
globalisasi akan mempertajam
persaingan-persaingan diantara
perusahaan, sehingga perlu
pemikiran yang makin kritis atas
pemanfaatan secara optimal
penggunaan berbagai sumber dana dan daya yang ada dalam setiap perusahaan.
Dengan semakin berkembangnya
perusahaan maka kegiatan dan
masalah yang dihadapi perusahaan semakin kompleks, sehingga semakin sulit bagi pihak pimpinan untuk
2
yang profesional sesuai dengan bidang yang ada dalam organisasi
misalnya bidang pemasaran,
produksi, keuangan dan lain-lain. Perlu adanya struktur organisasi yang memadai, yang akan menciptakan suasana kerja yang sehat, nyaman dan terkendali karena setiap staf bisa mengetahui dengan jelas dan pasti
apa wewenang dan tanggung
jawabnya serta pada siapa ia
bertanggung jawab.
Selain itu pimpinan perusahaan juga membutuhkan suatu alat untuk mengawasi jalannya tugas yang dipercayakan kepada bawahan serta untuk mengetahui kemajuan yang akan dicapai perusahaan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang lebih dikenal dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik terhadap struktur organisasi yang didalamnya terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, seperti pemisahan fungsi operasional,
fungsi penyimpanan dan fungsi
akuntansi. Salah satu yang harus dikendalikan oleh perusahaan yaitu
persediaan. Karena persediaan
merupakan aset yang memegang peranan penting pada perusahaan. Sehingga jika tidak ada pengendalian
maka kegiatan operasional
perusahaan tidak akan berjalan
sesuai dengan tujuan yang
diharapkan. Hal ini juga dapat direalisasikan dengan melakukan pemilihan pimpinan yang professional dalam mengawasi berbagai kegiatan perusahaan. Salah satunya pada
proses pelaporan dokumen
penerimaan dan pengeluaran
persediaan agar dapat lebih akurat.
Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern sebagai
karena jenis dan bentuk perusahaan
yang berbeda-beda. Sistem
pengendalian intern yaitu suatu
sistem yang meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2008:163).
PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang jasa
yaitu memberikan pelayanan
transportasi kepada masyarakat yang
berhubungan langsung dengan
masyarakat umum. Sebagai salah satu perusahaan yang bertujuan
untuk mengutamakan pelayanan
terhadap masyarakat maka PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat membutuhkan individu yang dapat dipercaya serta dapat memberikan informasi atau data kepada pemimpin. Bahwa apa yang dilaporkan itu benar sesuai dengan kenyataannya dan dapat dipercaya
serta mendorong adanya suatu
efisiensi usaha yang terus menerus memonitor bahwa prosedur yang
ditetapkan memang dijalankan
sebagaimana mestinya.
Berdasarkan latar belakang dan fenomena yang sudah dikemukakan,
maka penulis tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul
“Tinjauan Atas Sistem
Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang
maka dapat dirumuskan masalah – masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem
3
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian
Adapun maksud dari
penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem
Pengendalian Intern atas
Persediaan pada PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Kantor
Pusat.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui
bagaimana sistem
pengendalian intern atas
persediaan pada PT.
Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat.
2. Untuk mengetahui
dokumen/formulir yang
digunakan dalam sistem
pengendaliaan intern
persediaan pada PT.
Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Kajian Pustaka
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu system
yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling
berhubungan secara teratur
untuk mencapai tujuan bersama. Berikut ini merupakan pengertian Sistem menurut Azhar Susanto (2008:22) adalah sebagai berikut :
harmonis untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”.
2.1.2 Pengertian Sistem
Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern sangat diperlukan dalam suatu
perusahaan yaitu untuk
pengembangan sumber daya yang efektif dan efisien dan untuk menghindari terjadinya penggelapan, persekongkolan,
pencurian terhadap aset
perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh
karena itu dibutuhkan
kemampuan seorang manager
yang berpengalaman untuk
menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi,
mendorong efesiensi dan
dipatuhinya kebijakan
manajemen yang merupakan tujuan dari sistem pengendalian intern. Adapun definisi dari
sistem pengendalian intern
menurut Mulyadi (2008:163)
adalah :
“Sistem pengendalian
intern adalah struktur
organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan
organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong
dipatuhinya kebijakan
manajemen”.
Tujuan dari sistem
pengendalian intern menurut Mulyadi dalam Sistem Akuntansi (2008:164) adalah :
“1. Menjaga Kekayaan Organisasi.
4
2.1.2.1 Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern
Dalam menciptakan
suatu sistem pengendalian intern yang baik terdapat beberapa unsur pokok yang
harus ada dalam
perusahaan agar
perusahaan dapat mencapai
tujuannya. Dalam buku
Mulyadi (Sistem Akuntansi
2008:163) menyebutkan
empat unsur utama sistem pengendalian intern, antara lain :
a. Struktur organisasi
yang memisahkan
2.1.3 Pengertian Persediaan
Pengertian persediaan
berbeda untuk setiap
perusahaan, tergantung dari jenis usaha dan aktivitas dari perusahaan tersebut. Berikut ini merupakan beberapa pengertian persediaan menurut perusahaan juga menurut para ahli.
“Persediaan merupakan aktiva lancar yang ada dalam suatu perusahaan,
apabila perusahaan
tersebut perusahaan
dagang maka persediaan
diartikansebagai barang
dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi
normal perusahaan.
Sedangkan apabila
perusahaan merupakan
perusahaan manufaktur
maka persediaan diartikan sebagai bahan baku yang
terdapat dalam proses
produksi / yang disimpan
untuk tujuan tersebut
(proses produksi)”.
2.1.4 Pengertian Dokumen/Formulir
Menurut Mulyadi dalam
bukunya sistem akuntansi (2008) mengatakan bahwa pengertiaan formulir yaitu :
“Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini data yang bersangkutan
dengan transaksi yang
direkam pertama kali
dijadikan dasar dalam
pencatatan”.
Manfaat formulir bagi
perusahaan menurut Mulyadi adalah :
1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan
kesalahan dengan cara
menyatakan semua
kejadian dalam bentuk
tulisan.
5
orang lain didalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan menurut
3. Kartu persediaan
III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan
suatu hal yang dijadikan sasaran penelitian dengan tujuan untuk mengetahui kebenaran dan fakta tentang suatu hal tersebut. Menurut Sugiyono (2009:38) pengertian objek penelitian adalah sebagai berikut :
“Suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang mempunyai
variasi tertentu yang
ditetapkan oleh peneliti
untuk di pelajari dan
kemudian ditarik
kesimpulannya”.
Penelitian ini dilakukan untuk
memperoleh data-data yang
berkaitan dengan objek penelitian.
Dimana yang menjadi objek
penelitian ini yaitu Sistem
Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.
3.2 Metode Penelitian
3.2.1 Teknik Pengumpulan
Data
“Sumber primer adalah
sumber data yang
langsung memberikan
data kepada pengumpul data”.
Penulis menggunakan data primer yang berasal dari hasil wawancara, yaitu pengumpulan data dilakukan dengan tanya jawab secara langsung dengan
pihak yang berwenang
memberikan informasi dan data sesuai dengan masalah yang akan diteliti.
B. Data Sekunder
Sumber data sekunder
menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan bahwa: kepustakaan dan pengumpulan data dari literature-literature serta sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti oleh penulis.
IV. HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian 4.1.1 Analisis Deskriptif
4.1.1.1 Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pada PT. Kereta
Api Indonesia (Persero)
Kantor Pusat
6
digunakan, serta prosedur dan unsur pengendalian intern. a. Dalam struktur organisasi
fungsi yang terkait untuk
memisahkan tanggung
jawab fungsional secara
tegas, dibagi menjadi
beberapa fungsi yaitu : 1. Fungsi gudang
Fungsi ini bertugas untuk menyimpan persediaan yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
2. Fungsi administrasi gudang
Fungsi ini bertugas untuk
mencatat berapa
penerimaan maupun
pengeluaran persediaan. 3. Fungsi akuntansi pusat
Fungsi ini bertugas untuk
membuat jurnal dari
semua dokumen
penerimaan dan
pengeluaran persediaan yang telah dibuat oleh administrasi gudang dan
fungsi ini juga
mengawasi setiap
dokumen yang masuk dan keluar.
b. Sistem Otorisasi dan
Prosedur pencatatan serta dokumen yang digunakan
dalam penerimaan dan
pengeluaran persediaan
3. Analisa Penerimaan
Persediaan.
4. Analisa Pengeluaran Persediaan.
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, agar tidak terjadi kesalahan pencatatan maka prosedur yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Kantor Pusat adalah
sebagai berikut :
1. Prosedur penerimaan persediaan.
2. Prosedur pengeluaran persediaan.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Dalam menyeleksi
penerimaan pegawai baru PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat, memprioritaskan keahlian berdasarkan bidang atau
bagian yang tercantum
dalam struktur organisasi perusahaan, dengan tujuan agar setiap tugas-tugas
yang dilakukan dapat
terlaksana dengan baik dan maksimal. Selain keahlian dimasing-masing bidang PT.
Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat juga lebih mengutamakan calon
pegawainya yang
mempunyai pribadi yang jujur, ulet, kerja keras dan terampil.
4.1.1.2 Dokumen/Formulir yang
terkait dengan sistem
pengendalian intern
persediaan pada PT. Kereta
Api Indonesia (Persero)
Kantor Pusat.
1. Bukti penerimaan
persediaan.
2. Bukti pengeluaran
persediaan.
3. Analisa penerimaan
7
4. Analisa pengeluaran
persediaan. 5. Kartu persediaan.
4.1 Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diketahui bagaimana sistem pengendalian intern persediaan yang terjadi di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat untuk semua elemen sistem pengendalian intern yang meliputi :
4.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.
a. Struktur organisasi yang
memisahkan tanggung
jawab fungsional secara tegas.
Fungsi yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat ini telah sesuai dengan teori
yang dikemukakan oleh
Mulyadi (2008:163) bahwa
setiap fungsi harus
dipisahkan, fungsi gudang
menjalankan tugasnya
dengan menyimpan semua persediaan milik PT. Kereta Api Indonesia (persero) dan fungsi administrasi gudang mencatat semua transaksi penerimaan persediaan dan pengeluaran persediaan ke
dalam dokumen bukti
penerimaan persediaan dan bukti pengeluaran persediaan juga kartu persediaan yang setiap satu bulan sekali
diserahkan kepada unit
akuntansi pusat dan fungsi akuntansi pusat menjalankan tugasnya dengan membuat jurnal umum dari semua dokumen bukti penerimaan dan pengeluaran persediaan yang diberikan oleh pihak balaiyasa/gudang kepada unit akuntansi.
b. Sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap
kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya.
Penerimaan persediaan
dan pengeluaran persediaan diotorisasi oleh bagian yang berwenang yaitu kepala dari masing – masing balaiyasa.
Setiap dokumen
ditandatangani oleh pembuat
(pelaksana akuntansi
balaiyasa) dan pemeriksa (Asisten manajer balaiyasa), Setelah itu pihak balaiyasa
mengirimkan dokumen
kepada unit akuntansi.
Setelah unit akuntansi
mendapat laporan berupa
dokumen persediaan dari
ketiga balaiyasa yaitu
balaiyasa kiaracondong,
balaiyasa punjakan cirebon, dan balaiyasa sintelis unit akuntansi membuat jurnal
dari semua dokumen
persediaan yang diperoleh
dari masing-masing
balaiyasa. Kemudian setelah unit akuntansi memeriksa dan menurutnya benar maka unit akuntansi
menandatanganinya selaku
pembuat dan junior manajer
juga menandatanganinya
sebagai pemeriksa. Dalam
hal ini otorisasi yang
dilakukan pihak balaiyasa dan unit akuntansi sudah cukup baik. Hal ini sudah sesuai
dengan teori yang di
kemukakan oleh Mulyadi
(2008:163) bahwa dalam
suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat
yang memiliki wewenang
untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan
fungsi setiap unit
organisasi.
Sebaiknya Flowchart
prosedur penerimaan dan
8
itu masyarakat umum
maupun pegawai dapat
memahami prosedur
penerimaan dan
pengeluaran persediaan.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Menyeleksi tenaga kerja,
perusahaan menerima
pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidangnya, dengan tujuan agar setiap tugas-tugas yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik dan maksimal. Dan
dalam penerimaannya
perusahaan selalu melihat keterampilan, ketekunan,
Berdasarkan hasil penelitian dan
pembahasan mengenai “Sistem
Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Kantor Pusat”, maka penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem pengendalian intern
persediaan dalam struktur
organisasinya sudah cukup baik
karena semua fungsi
menjalankan fungsinya masing – masing, dalam sistem wewenang dan posedur pencatatannya pun sama karena setiap dokumen di
tandatangani oleh karyawan
yang memiliki wewenang untuk itu, sedangkan dalam praktek yang sehat masih ada hal yang memicu untuk karyawan berbuat kecurangan karena dari unit akuntansi tidak bisa melihat
kelengkapan dari dokumen
persediaan yang diberikan oleh pihak balaiyasa dan penggunaan
penerimaan pegawai sudah
cukup bagus karena sesuai dengan masing - masing bidang yang dimilikinya, dan untuk flowchart prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat masih kurang bisa dipahami.
2. Dokumen yang terkait dengan
sistem pengendalian intern
persediaan pada PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Kantor
Pusat sudah bagus dan lengkap, terdiri dari : bukti penerimaan
persediaan digunakan untuk
pencatatan penerimaan
persediaan, bukti pengeluaran
persediaan digunakan untuk
pencatatan pengeluaran
persediaan, analisa bukti
penerimaan persediaan
digunakan untuk pencatatan
penerimaan persediaan selama
1 bulan, analisa bukti
pengeluaran persediaan
digunakan untuk pengeluaran persediaan selama 1 bulan dan
kartu persediaan digunakan
untuk pencatatan penerimaan
dan pengeluaran persediaan
yang dipegang oleh pihak
gudang. tetapi dalam hal
penyampaian informasinya
masih terlambat sehingga
menyebabkan unit akuntansi
pusat harus menunggu
datangnya dokumen dan
pelaporan yang dibuat oleh unit akuntansi pusat menjadi tidak akurat dan tidak sesuai dengan bulan sebenarnya.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan
diatas, penulis mencoba
memberikan saran kepada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat, dan saran yang
9
memberikan manfaat. Salah satu manfaat dari saran adalah untuk
memberi informasi-informasi
atau masukan-masukan dalam mencapai tujuan yang akan dicapai. Adapun saran yang
disampaikan penulis adalah
sebagai berikut :
1. Dalam hal pencatatan
persediaan dari pihak
balaiyasa harus lebih teliti dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi karena setiap transaksi
yang terjadi dapat
mempengaruhi pembuatan laporan jurnal yang dibuat
unit akuntansi pusat
sehingga sistem
pengendalian intern yang
dilakukan oleh pihak
akuntansi dapat berjalan
dengan baik. Dan
penggunaan formulirnya
dengan bernomor urut cetak agar tidak ada ruang untuk
karyawan berbuat
kecurangan dan dapat
menetapkan
agar diperjelas lagi sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku agar dapat
mudah dipahami oleh
pembacanya dan setiap
proses dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Sebaiknya Program aplikasi
yang ada dipergunakan
sesuai dengan fungsinya agar keterlambatan tidak terjadi lagi, dan sumber
daya manusianya perlu
ditambahkan lagi agar tidak terjadi keterlambatan dalam
penyampaian informasi
mengenai dokumen
persediaan.
VI. DAFTAR PUSTAKA
Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini. 2008. Pengantar Akuntansi II. Bandung : UNIKOM.
Mulyadi. 2008. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.
10
INISIATOR GUDANG AKUNTANSI
Gambar 4.1
Flowchart Usulan Prosedur Penerimaan Persediaan
Barang Barang
Membuat A.14/SAB
4. A.14/SAB 4
3 2
A.14/SAB 1
2. A.14/SAB
1. Kartu Persediaan
3. Membuat B.19/SAB
B.19/SAB
11
INISIATOR GUDANG BALAIYASA AKUNTANSI
Gambar 4.2
Flowchart Usulan Prosedur Pengeluaran Persediaan
Barang Barang Mengisi
A.15/SAB
4. A.15/SAB 4
3 2
A.15/SAB 1
2. A.15/SAB
Kartu Persediaan
1.Membuat B.20/SAB
B.20/SAB
