LAPORAN KERJA PRAKTIK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI DOCUMENT
ARCHIEVING PADA PT. JAWA POS KORAN
SURABAYA
Disusun oleh :
Nama : Aldy Hafil Ananda
NIM : 11.41010.0042
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM
SURABAYA
ix
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Sejarah Perusahaan ... 5
2.2 Struktur Organisasi ... 10
2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 10
2.4 Kegiatan Perusahaan ... 10
BAB III LANDASAN TEORI ... 14
3.1 Konsep Dasar Sistem ... 14
3.2 Konsep Dasar Informasi ... 16
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17
3.4 Dokumen ... 17
3.5 Arsip ... 17
3.6 System Flow ... 19
3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 21
3.8 CDM (Conceptual Data Model) ... 23
3.9 PDM (Physical Data Model) ... 24
3.10 Database ... 25
BAB IV METODE DAN RANCANGAN SISTEM ... 27
4.1 Metodologi Penelitian ... 27
4.2 Analisa Sistem ... 27
4.3 Perancangan Sistem ... 28
4.3.1 System Flow ... 28
4.4 Desain Sistem ... 34
4.4.1 Context Diagram ... 34
4.4.2 DFD Level 0 ... 35
4.4.3 DFD Level 1 ... 36
4.4.4 Conceptual Data Model (CDM) ... 41
4.4.5 Physical Data Model (PDM) ... 42
4.4.6 Struktur Basis Data dan Tabel ... 43
4.4.7 Desain Input/Output ... 46
4.5 Implementasi Sistem ... 51
4.5.1 Spesifikasi Perangkat ... 51
4.5.2 Penjelasan Program ... 52
x
5.1 Kesimpulan ... 58
5.2 Saran ... 58
DAFTAR PUSTAKA ... 59
LAMPIRAN ... 60
Lampiran 1 Biodata Penulis ... 60
Lampiran 2 Surat Balasan Perusahaan ... 61
Lampiran 3 Kartu Bimbingan ... 62
Lampiran 4 Acuan Kerja ... 64
Lampiran 5 Log Harian Kerja Praktik ... 66
Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktik ... 68
1
BAB I
1.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis. Berkembangnya
teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.
Selain menuntut ilmu di bangku kuliah, mahasiswa juga dituntut untuk dapat mengamalkan ilmunya dalam kehidupan nyata. Kerja praktik
diselenggarakan agar mendapat pengalaman di dunia kerja serta dapat berkecimpung langsung di dalamnya. Hal ini merupakan bagian dari perkuliahan
yang menjadi suatu kewajiban untuk diambil oleh seluruh mahasiswa Institut Teknologi dan Informatika Stikom Surabaya. Dengan kerja praktik diharapkan mahasiswa lebih mampu mempersiapkan dirinya untuk bisa terjun ke dunia kerja
yang sebenarnya. Adapun bagi perusahaan sebagai instansi yang menyediakan sarana dan prasarana merupakan suatu bentuk pengabdian terhadap kemajuan
pendidikan di Indonesia, selain itu juga akan mendapatkan masukan-masukan yang bersifat saran dari para generasi muda.
Berkaitan dengan hal tersebut maka penulis melaksanakan kerja praktik
di PT Jawa Pos Koran, yang mana merupakan salah satu perusahaan yang telah menerapkan Teknologi Informasi secara kompleks dan modern. Pemanfaatan
2
operasional dan proses produksi serta sebagai sarana pendukung lainnya seperti sarana informasi dan komunikasi.
Information Technology (IT) Department merupakan salah satu
departemen PT Jawa Pos Koran yang menangani segala macam hal yang berhubungan dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan, komunikasi.
Departemen IT melaksanakan sistem pengolahan data diseluruh departemen, pengadaan sistem komunikasi dan lain sebagainya.
PT Jawa Pos Koran memiliki pengeluaran tiap bulannya untuk
mendukung kinerja perusahaan di semua bidang department, maka perusahaan membutuhkan rekap data pengeluaran yang nantinya akan diarsip untuk diklaim
ke bagian kasir perusahaan. Dan apabila suatu saat terjadi masalah pada keuangan, seperti salah hitung atau ada uang yang hilang, arsip data tersebut dapat digunakan sebagai bukti yang valid.
Dalam pelaksanaannya, selama ini arsip data pengeluaran perusahaan hanya sebatas rekap manual saja, maka disini penulis diberikan sebuah tugas untuk membuat aplikasi yang berguna untuk arsip data pengeluaran perusahaan
agar lebih tertata dengan baik dibandingkan dengan manual.
Dari permasalahan diatas, penulis berencana membuat sebuah aplikasi
document archieving berbasis dekstop, dimana aplikasi ini nantinya diharapkan
bisa mengarsip bukti-bukti pengeluaran perusahaan dengan cara scan bukti pengeluaran ke dalam aplikasi, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
3
1.2 Perumusan Masalah
Dalam uraian latar belakang diatas, maka dapat diperoleh perumusan masalah seperti berikut :
a. Bagaimana rancang bangun aplikasi document archieving pada PT Jawa
Pos Koran ini mempermudah arsip dokumen pengeluaran tiap
departemen ?
b. Bagaimana rancang bangun aplikasi document archieving pada PT Jawa
Pos Koran ini mempermudah untuk pencarian dokumen ?
1.3 Batasan Masalah
Beberapa hal yang termasuk dalam ruang lingkup sistem pengarsipan dokumen pada PT. Jawa Pos Koran meliputi :
a. Hanya untuk arsip dokumen pengeluaran per-departemen b. Menggunakan database SQL Server.
c. Hanya dijalankan pada sistem operasi Windows.
1.4 Tujuan
Mampu membantu proses arsip dokumen pengeluaran tiap departemen yang ada pada PT. Jawa Pos Koran, dan juga dapat dengan mudah mencari
4
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penyusunan laporan praktik kerja lapangan ini dibagi menjadi beberapa bab, seperti dijelaskan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang latar belakang pembuatan laporan,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan yang digunakan pada laporan ini.
BAB II TINJAUAN PERUSAHAAN
Pada bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, profil perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, dan kegiatan perusahaan.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang beberapa teori yang berhubungan dengan permasalahan yang digunakan dalam penyusunan laporan kerja praktik.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Berisi tentang metodologi penelitian, analisa sistem, system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi sistem
berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V PENUTUP
5
BAB II
2.
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
Jawa Pos didirikan oleh The Chung Shen pada 1 Juli 1949 dengan
nama Djawa Post. Saat itu The Chung Shen hanyalah seorang pegawai bagian
iklan sebuah bioskop di Surabaya. Karena setiap hari dia harus memasang iklan
bioskop di surat kabar, lama-lama ia tertarik untuk membuat surat kabar sendiri.
Setelah sukses dengan Jawa Pos-nya, The Chung Shen mendirikan pula koran
berbahasa Mandarin dan Belanda. Bisnis The Chung Shen di bidang surat kabar
tidak selamanya mulus. Pada akhir tahun 1970-an, omzet Jawa Pos mengalami
kemerosotan yang tajam. Tahun 1982, oplahnya hanya tinggal 6.800 eksemplar
saja. Koran-korannya yang lain sudah lebih dulu pensiun. Ketika usianya
menginjak 80 tahun, The Chung Shen akhirnya memutuskan untuk menjual Jawa
Pos. Dia merasa tidak mampu lagi mengurus perusahaannya, sementara tiga orang
anaknya lebih memilih tinggal di London, Inggris.
Pada tahun 1982, Eric FH Samola, waktu itu adalah Direktur Utama
PT Grafiti Pers (penerbit majalah Tempo) mengambil alih Jawa Pos. Dengan
manajemen baru, Eric mengangkat Dahlan Iskan, yang sebelumnya adalah Kepala
Biro Tempo di Surabaya untuk memimpin Jawa Pos. Eric Samola kemudian
meninggal dunia pada tahun 2000. Dahlan Iskan adalah sosok yang menjadikan
Jawa Pos yang waktu itu hampir mati dengan oplah 6.000 eksemplar, dalam
6
Lima tahun kemudian terbentuklah Jawa Pos News Network (JPNN),
salah satu jaringan surat kabar terbesar di Indonesia, dimana memiliki lebih dari
80 surat kabar, tabloid, dan majalah, serta 40 jaringan percetakan di Indonesia.
Pada tahun 1997, Jawa Pos pindah ke gedung yang baru berlantai 21, Graha Pena,
salah satu gedung pencakar langit di Surabaya. Tahun 2002 dibangun Graha Pena
di Jakarta. Dan, saati ini bermunculan gedung-gedung Graha Pena di hampir
semua wilayah di Indonesia. Tahun 2002, Jawa Pos Group membangun pabrik
kertas koran yang kedua dengan kapasitas dua kali lebih besar dari pabrik yang
pertama. Kini pabrik itu, PT Adiprima Sura Perinta, mampu memproduksi kertas
koran 450 ton/hari. Lokasi pabrik ini di Kabupaten Gresik, hanya 45 menit
bermobil dari Surabaya.
Setelah sukses mengembangkan media cetak di seluruh Indonesia, pada
tahun 2002 Jawa Pos Grup mendirikan stasiun televisi lokal JTV di Surabaya,
yang kemudian diikuti Batam TV di Batam, Riau TV di Pekanbaru, Fajar TV di
Makassar, Palembang TV di Palembang, Parijz van Java TV di Bandung, Radar
Cirebon Televisi (RCTV) di Cirebon.
Memasuki tahun 2003, PT. Jawa Pos Group merambah bisnis baru, yaitu
Independent Power Plant (IPP). Proyek pertama adalah 1 x 25 MW di Kab.
Gresik, yakni dekat pabrik kertas. Proyek yang kedua 2 x 25 MW, didirikan di
Kalimantan Timur, bekerja sama dengan perusahaan setempat. Pada tahun 2008,
PT. Jawa Pos Group menambah stasiun televisi baru, yaitu Mahkamah Konstitusi
Televisi (MKTV) yang berkantor di Gedung Mahkamah Konstitusi Jakarta. Pada
tahun 2009, PT. Jawa Pos Group menambah data center baru, yaitu Fangabian
7
Sirkulasi Jawa Pos menyebar hinggak ke seluruh provinsi Jawa Timur, Bali, dan Sebagian Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Jawa Pos terbit dalam beberapa edisi. Jawapos edisi Surabaya beredar di daerah Kota Surabaya dan
sekitarnya (Kabupaten Sidoarjo dan Kabupaten Gresik), terbit dengan tiga seksi utama :
a. Jawa Pos (utama), berisi berita-berita utama, politik, ekonomi/bisnis,
Jawa Timur, nasional, internasional, dan rubrik-rubrik tematik lainnya. b. Metropolis, berisi berita Kota Surabaya dan sekitarnya (Sidoarjo dan
Gresik), Deteksi (halaman untuk remaja, salah satunya berisi polling harian), hiburan, kesehatan, teknologi, dan rubrik-rubrik "ringan"
lainnya serta rubrik mingguan
c. Sportainment, berisi berita-berita olahraga, terutama ulasan mengenai
sepak bola dan balap (Formula 1, MotoGP). Seksi ini juga berisi iklan
baris.
d. DetEksi berisi berita tentang kehidupan remaja, mulai dari otomotif,
style, techno, hingga anime. terdiri dari 3 halaman yang disisipkan pada
bagian Metropolis. Hingga kini detEksi Jawa Pos aktif mengadakan event seperti DetEksi Basketball League, Dan MAding Championship.
Halaman ini kini telah menjadi bacaan wajib bagi remaja di Surabaya. Seksi ini semua crew-nya masih berstatus mahasiswa, mulai dari reporter, editor, hingga fotografer.
Hal yang membedakan Jawa Pos edisi Surabaya dan luar Surabaya adalah seksi "Metropolis" diganti dengan seksi yang lebih regional, dengan
8
Rubrik-rubrik Metropolis (seperti di Jawa Pos edisi Surabaya) sebagian masih dipertahankan. Seksi Jawa Pos utama dan Seksi Sportainment sama persis dengan edisi Surabaya. Saat ini Jawa Pos memiliki 15 "Radar", yang masing-masing
memiliki redaksi sendiri di kotanya yakni :
- Radar Banyuwangi (Banyuwangi), beredar di Banyuwangi dan
Situbondo.
- Radar Jember (Jember), beredar di Jember, Lumajang dan Bondowoso. - Radar Bromo (Kota Pasuruan), beredar di Pasuruan dan Probolinggo.
- Radar Malang (Kota Malang), beredar di Malang dan Batu.
- Radar Mojokerto (Kota Mojokerto), beredar di Mojokerto dan
Jombang.
- Radar Gresik (Gresik), beredar di Gresik, Surabaya, dan Lamongan. - Radar Kediri (Kota Kediri), beredar di Kediri dan Nganjuk. Kantor di
Jalan Brawijaya Kota Kediri.
- Radar Tulungagung (Tulungagung), beredar di Tulungagung,
Trenggalek, dan Blitar.
- Radar Bojonegoro (Bojonegoro), beredar di Bojonegoro, Tuban,
Lamongan, dan Blora.
- Radar Madiun (Kota Madiun), beredar di Madiun, Ngawi, Magetan,
Ponorogo, dan Pacitan.
- Radar Madura (Bangkalan), beredar di Pulau Madura.
9
Redaksi Radar-Radar ini berada di sejumlah kota. Isi berita Radar bersifat lokal, dan memuat iklan yang juga bersifat lokal, serta seksi Sportainment lokal.
Jawa Pos edisi Jawa Tengah/DIY sedikit berbeda dengan edisi Jawa Timur. Meski berita utama (headline) dan sebagian besar isi beritanya adalah
sama, Jawa Pos edisi Jawa Tengah/DIY berisi rubrik tambahan yang bersifat lokal (seperti rubrik Ekonomi Bisnis, Jawa Tengah), serta tidak termasuk iklan baris (yang mana hanya beredar di Jawa Timur). Jawa Pos di Jawa Tengah dan DIY
juga terdiri atas sejumlah Radar, yakni:
- Radar Semarang (Kota Semarang), beredar di Semarang, Salatiga,
Demak, Kendal, Batang, dan Pekalongan.
- Radar Solo (Kota Surakarta), beredar di eks Karesidenan Surakarta
(Surakarta, Boyolali, Klaten, Sukoharjo, Karanganyar, Sragen).
- Radar Kudus (Kudus), beredar di Kudus, Pati, Jepara, Grobongan,
Rembang, dan Blora.
- Radar Jogja (Yogyakarta), beredar di Provinsi DIY, Magelang,
Purworejo, Kebumen, Temanggung, dan Wonosobo.
Dari sisi manajemen, Radar-Radar yang ada ini dikelola secara otonom.
Rekrutmen karyawan dan wartawan dilakukan sendiri oleh masing-masing manajemen Radar. Grup Jawa Pos atau Jawa Pos Group atau Jawa Pos National Network (JPNN) adalah perusahaan yang menaungi lebih dari 151 surat kabar
10
2.2 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos Koran
2.3 Visi dan Misi Perusahaan
Menjadikan perusahaan media yang berkembang, kokoh dan membawa manfaat agar Indonesia tidak hanya maju di Ibukotanya, dengan
menyelenggarakan pers yang bebas dan bertanggung jawab di seluruh Indonesia.
2.4 Kegiatan Perusahaan
Kegiatan utama PT. Jawa Pos Koran adalah prosuksi koran dengan detil sebagai berikut :
a. Pencarian Topik Berita
Tidak semua berita merupakan berita yang di rencanakan, karena ada berita yang didapat dari kejadian langsung dan tidak direncanakan.
11
wartawan masing2 tempat kerja lewat telepon, demikian juga penugasan kepada perwakilan-perwakilan di Jakarta atau tempat lain. Sore Hari (18.00-19.00) dilakukan listing berita, dimana berita yang didapat dibuat
daftarnya dan dilihat sampai seberapa bagus dan akan ditempatkan di halaman mana.
b. Editing Berita
Setelah berita didapat dari wartawan-wartawan maka kemudian dikirim ke redakturnya masing2, Redaktur kemudian mengetes apakah berita
tersebut punya nilai tinggi hingga disebut sebagai berita.
Redaktur memeriksa, apakah berita mempertimbangkan keamanan dan
tidak menimbulkan gejolak di masyarakat. Redaktur mempertimbangkan juga apakah berita tersebut merugikan seseorang sudah ditulis secara seimbang (cover both side) atau belum. Apakah berita sudah cukup
lengkap datanya, kalau tidak akan diberikan informasi tambahan. Juga akan memotong tulisan wartawan yang keluar dari konteksnya. Redaktur mengedit tulisan wartawan agar benar logikanya maupun bahasanya, agar
tidak menimbulkan penafsiran ganda bagi pembaca.
c. Pemuatan Berita
Tergantung kualitas beritanya, karena berita yang masuk di Jawa Pos banyak sekali. Oleh karenanya berita yang ada tidak semuanya dimuat, sehingga banyak berita yang tidak terpakai. Seleksi menjadi semakin
ketat bila jumlah iklan yang akan dimuat menjadi semakin banyak. Berita-berita yang lolos dalam seleksi kemudian di lay-out menjadi
12
mempertimbangkan bagaimana halaman menjadi terlihat bagus, Di Jawa Pos halaman harus seimbang foto-foto/gambanya. Tidak boleh terlalu kosong dari foto, namun juga tidak boleh terlalu banyak
foto-foto/gambarnya. Bagian grafislah yang merancang model-model halaman di Jawa Pos.
d. Proses Percetakan
Jika Tata Muka sudah selesai, maka hasilnya kemudian di cetak dalam bentuk film sebesar halaman koran. Film ini kemudian diserahkan bagian
percetakan untuk kemudian dibuat hal yang sama tapi dalam bentuk plat aluminium, dan plat ini akan dilekatkan di mesin cetak untuk mencetak
kertas korannya.
Pencetakan dilakukan menggunakan mesin cetak dengan sistem web, sistem ini mencetak koran dari bahan kertas yang masih
gulungan/gelondongan. Dari mesin ini kemudian akan dicetak sejumlah koran yang telah di pesan oleh bagian sirkulasi/pemasaran.
e. Pendistribusian
Koran yang sudah dicetak sebanyak yang dipesan bagian sirkulasi/pemasaran itu kemudian diserahkan ke bagian sirkulasi dalam
bentuk kemasan per 150/200 eksemplar. Kemudian akan diberi label & nota kirim sesuai pesanan dan dikirim ke agen, pengecer lewat darat. Para Agen dan pengecer itulah yang kemudian akan membagikan sampai
pada pelanggan.
Agar supaya pembaca di luar kota bisa menerima koran sama paginya
13
Jauh (SCJJ). SCJJ ini berupa pengiriman file-file jadi yang sudah dibuat oleh lay-out man ke daerah-daerah yang sudah terhubung network-nya dengan Jawa Pos Surabaya. Kemudian file-file tersebut sama seperti
disini, akan di pindah dalam bentuk alumunium, kemudian dicetak. Dengan sistem ini maka selisih waktu yang terbuang di jalan
14
BAB III
3.
LANDASAN TEORI
Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal – hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang
membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.
3.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut (Kendall & Kendall, 2010) sistem adalah Serangkaian sub
system yang saling terkait dan tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah di tetapkan sebelumnya.
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk
sebuah sistem :
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan
15
b. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa
hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan
contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai,
misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.Pada rumah sakit, proses dapat berupa
aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya
e. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
16
gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan
dapat mengurangi keterbasatan dana.
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya
adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang
merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
3.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut (Jogiyanto, 2005) informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan data tersebut bisa menjadi
17
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut (Jogiyanto H. , 2005) terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
3.4 Dokumen
Menurut (Hariyanto, 2009), dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan
bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Dokumen sangat penting, baik dalam kehidupan sehari- hari, organisasi, maupun bisnis.
3.5 Arsip
a. Pengertian Arsip
Menurut (Wursanto, 2001) arsip adalah kumpulan warkat yang
18
b. Manajemen Arsip
Dalam manajemen kearsipan atau Record Management terdapat 4 tahap daur hidup arsip, yaitu :
1. Tahap Penciptaan (Record Creation)
Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari
bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini
tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.
2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Maintenance)
Pada tahap ini arsip digunakan untuk berbaga keperluan informsasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil
keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Untuk dapat berfungsi dengan baik, arsip pada tahap ini perlu ditata
secara logis dan sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip perlu dilakukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun
19
3. Tahap Penyusutan
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena umumnya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses
penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi :
- Pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan - Pemusnahan arsip
- Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI
4. Tahap Penyimpanan
Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis (permanen) yaitu
arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggunjawaban nasional.
3.6 System Flow
Menurut (Jogiyanto, 2005) bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang
20
Gambar 3.1 Simbol System Flow
a. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau
komputer.
b. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan. c. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. d. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. e. Simbol penghubung di dalam halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama. f. Simbol penghubung di lain halaman
21
g. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan h. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.7 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kendall & Kendall, 2003), data flow diagram adalah grafik
yang menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai input, proses dan output sistem, yang berhubungan dengan input, proses dan output dari model
sistem secara umum.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
a. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD:
1. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Arus Data
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa
22
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: a. Suatu file atau database di sistem komputer
b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu tabel acuan manual
e. Suatu agenda atau buku
b. Level DFD
Ketentuan-ketentuan dalam penggambaran DFD yaitu :
1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi
nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari
sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar
yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di
23
3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
c. Fungsi DFD
1. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
2. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering
digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian
yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
3. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.8 CDM (Conceptual Data Model)
Menurut (Elmasri & Navathe, 2010) CDM mempresentasikan struktur
24
Aturan CDM sebagai berikut :
a. Mempresentasikan pengorganisasian data dalam format grafis. b. Memverifikasi validasi desain data
c. Menghasilkan PDM dimana menspesifikasikan implementasi secara fisik pada database.
3.9 PDM (Physical Data Model)
Menurut (Elmasri & Navathe, 2010) PDM menspesifikasikan
implmentasi secara fisik pada database. Dengan menggunakan PDM, harus mempertimbangkan secara detil implementasi fisik, serta juga harus memperhitungkan target software maupun struktur data storagenya.
PDM mengikuti aturan-aturan sebagai berikut :
a. Mempresentsaikan pengorganisasian data secara fisik dalam format
grafis.
b. Menghasilkan script pembuat dan pemodifikasi database.
c. Mendefinisikan referential integrity triggers and constraints Ada beberapa derajat relasi yang dapat terjadi, yaitu :
a. One to One Relationship
Menggambarkan bahwa antara satu entity hanya dapat berhubungan dengan satu entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan
25
b. One to Many Relationship
Menggambarkan bahwa satu entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari satu entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan
simbol 1-N.
c. Many to Many Relationship
Menggambarkan bahwa lebih dari satu entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari satu entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol N-N.
3.10 Database
Menurut (Elmasri & Navathe, 2010) basis data (database) adalah aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data yang bisa mencari secara menyeluruh
dan secara sistematis memelihara dan mengambil informasi.
Istilah basis data pada umumnya juga menyiratkan serangkaian sifat, berikut ini adalah sifat-sifat basis data :
a. Berbagi Data
Data yang disimpan dalam basis data tidak secara umum digunakan
oleh seseorang. Suatu basis data secara normal diharapkan bisa diakses oleh lebih dari satu orang, dan mungkin pada waktu yang sama.
b. Integrasi Data
Salah satu bentuk tanggung jawab pemakaian basis data yang utama adalah memastikan bahwa data terintegrasi. Suatu basis data harus menjadi
26
dikatakan redundansi bila suatu atribut memiliki dua atau lebih nilai yang sama.
c. Integritas Data
Tanggung jawab lain yang timbul sebagai konsekuensi dari data bersama adalah bahwa basis data perlu menunjukkan integritas. Dengan
kata lain, basis data perlu secara akurat mencerminkan seluruh bidang yang mencoba model.
d. Keamanan Data
Salah satu cara untuk memastikan integritas basis data adalah dengan melakukan pembatasan akses yaitu pengamanan basis data.
e. Abstraksi Data
Suatu basis data dipandang sebagai model nyata. Informasi yang disimpan dalam basis data pada umumnya merupakan sebuah usaha untuk
menyajikan sifat dari beberapa objek sesungguhnya. Oleh karena itu, suatu basis data adalah suatu abstraksi dari dunia nyata.
f. Independensi Data
27
BAB IV
4.
METODE DAN RANCANGAN SISTEM
4.1 Metodologi Penelitian
Pelaksanaan kerja praktik pada PT. Jawa Pos Koran yang berlokasi di
Gedung Graha Pena Surabaya dilakukan dengan meninjau langsung proses kegiatan yang terjadi sehingga dapat mengetahui masalah yang ada. Selain itu
data dan informasi yang didapat selama kerja praktik sangat membantu dan berguna untuk memecahkan masalah.
4.2 Analisa Sistem
Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek
kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis. Berkembangnya teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia
untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.
PT Jawa Pos Koran memiliki pengeluaran tiap bulannya untuk
mendukung kinerja perusahaan di semua bidang department, maka perusahaan membutuhkan rekap data pengeluaran yang nantinya akan diarsip untuk diklaim
ke bagian kasir perusahaan. Dan apabila suatu saat terjadi masalah pada keuangan, seperti salah hitung atau ada uang yang hilang, arsip data tersebut dapat
28
Hal yang pertama dilakukan untuk mulai merancang sistem informasi baru yaitu harus memahami jalannya proses arsip dokumen manual yang ada dalam PT Jawa Pos Koran. Proses manual dari PT Jawa Pos Koran yaitu,
karyawan yang memiliki bukti dokumen pengeluaran seperti pembelian bensin, penggunaan jasa transportasi, dll, diserahkan kepada bagian keuangan yang ada
pada masing-masing departemen di mana karyawan yang mengajukan tersebut bekerja. Jika pengeluaran tersebut dianggap benar untuk pengeluaran kantor, karyawan akan diberi uang pengganti sesuai dengan yang tertera di bukti
dokumen tersebut. Dan pencatatan pada keuangan perusahaan berupa bon kas keluar akan disimpan dalam arsip beserta lampiran asli.
4.3 Perancangan Sistem
4.3.1 System Flow
System Flow merupakan alur yang menggambarkan sistem aplikasi
document archieving secara menyeluruh sesuai urutan prosedur-prosedur yang
29
a. System Flow Login
30
b. System Flow Mengelola Master Pengguna
31
c. System Flow Mengelola Master Bagian
32
d. System Flow Mengelola Master Dokumen
33
e. System Flow Lihat Dokumen
34
4.4 Desain Sistem
4.4.1 Context Diagram
Context diagram pada aplikasi document archieving ini terdiri dari 2
external entity yaitu admin dan keuangan bagian yang menunjang jalannya
sistem.
Gambar 4.6 Context Diagram Aplikasi Document Archieving
Data Interface Lihat Dokumen pada PT Jawa Pos Koran
35
4.4.2 DFD Level 0
Gambar 4.7 DFD Level 0 Aplikasi Document Archieving
Data Request Form Master Dokumen Data Request Form Melihat Dokumen
Data Keuangan Sukses Admin Data Request Form Master User
Data Request Form Master Bagian Data Admin Sukses Login
36
4.4.3 DFD Level 1
a. Login
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Login
[Notif Login Keuangan]
1 Pengguna Data Form Pilihan Admin
37
b. Mengelola Master User
Gambar 4.9 DFD Level 1 Mengelola Master User
[Input Master Pengguna]
[Data Request Form Master User]
38
c. Mengelola Master Bagian
Gambar 4.10 DFD Level 1 Mengelola Master Bagian
Verifikasi Bagian Atribut Bagian
[Atribut Master Bagian] [Input Data Bagian]
[Notif Input Bagian] [Data Request Form Master Bagian]
39
d. Mengelola Master Dokumen
Gambar 4.11 DFD Level 1 Mengelola Master Dokumen
Verifikasi Inputan
[Data Request Form Master Dokumen]
40
e. Lihat Dokumen
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Lihat Dokumen
Data yang Ing in Ditampilkan Input Pencarian
[Atribut Data Login] [Input Tang g al Pencarian]
[Tampilan Pencarian] [Form Lihat D okumen]
[Data Req uest Form Melihat Dokumen]
Keuang an
Data Form Pilihan Keuang an
41
4.4.4 Conceptual Data Model (CDM)
Di bawah ini merupakan Conceptual Data Model (CDM) dari struktur database aplikasi document archieving.
42
4.4.5 Physical Data Model (PDM)
Di bawah ini merupakan Physical Data Model (PDM) dari struktur
database aplikasi document archieving.
43
4.4.6 Struktur Basis Data dan Tabel
1. Tabel Pengguna
Nama tabel : pengguna
Primary key : id_user Foreign key : id_bagian
Fungsi : Menyimpan data user
Tabel 4.1 Tabel Pengguna
No Field Name Data Type Length Constraint
Primary key : id_bagian Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan bagian
Tabel 4.2 Tabel Bagian
No Field Name Data Type Length Constraint
Foreign Key
On Field On Table
1 id_bagian int PK
44
3. Tabel Dokumen
Nama tabel : dokumen
Primary key : id_dokumen Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dokumen
Tabel 4.3 Tabel Dokumen
No Field Name Data Type Length Constraint
4. Tabel Kategori Dokumen
Nama tabel : kategori_dokumen
Primary key : id_kategori Foreign key : id_dokumen
Fungsi : Menyimpan kategori dokumen
Tabel 4.4 Tabel Kategori Dokumen
No Field Name Data
Type Length Constraint
Foreign Key
On Field On Table
45
No Field Name Data
Type Length Constraint
Foreign Key
5. Tabel Dokumen Pengguna
Nama tabel : dokumen_pengguna Primary key : id_dokumen, id_user Foreign key : id_dokumen, id_user
Fungsi : Merelasikan data dokumen dengan pengguna
Tabel 4.5 Tabel Dokumen Pengguna
No Field Name Data Type Length Constraint
Foreign Key
On Field On Table
1 id_dokumen int PK, FK id_dokumen Dokumen
46
6. Tabel Dokumen Bagian
Nama tabel : dokumen_bagian Primary key : id_dokumen, id_bagian
Foreign key : id_dokumen, id_bagian
Fungsi : Merelasikan data dokumen dengan bagian
Tabel 4.6 Tabel Dokumen Bagian
No Field Name Data Type Length Constraint
Foreign Key
On Field On Table
1 id_dokumen int PK, FK id_dokumen Dokumen
3 id_bagian int PK, FK id_bagian Bagian
4.4.7 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan berupa form sebelum menjadi
sebuah program. Desain ini berfungsi sebagai inputan program dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan oleh program dari pengolahan data. Desain ini
juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun sebuah sistem.
1. Desain Input
Desain Input ini merupakan sebuah perancangan form yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan input-an ke dalam aplikasi
47
a. Desain Master User
Gambar 4.15 Form Master User
Form ini berfungsi untuk mencatat user yang diberikan wewenang
48
b. Desain Master Bagian
Gambar 4.16 Form Master Bagian
Form ini berfungsi untuk mencatat bagian. Fungsinya untuk
49
c. Desain Master Dokumen
Gambar 4.17 Form Master Dokumen
Form ini berfungsi untuk mencatat data dokumen sekaligus scan
lampiran semua bukti yang masuk ke bagian keuangan.
2. Desain Output
Desain output ini merupakan rancangan berupa form laporan yang diproses menjadi suatu informasi berguna bagi penggunanya, yaitu keuangan
50
a. Desain Halaman Utama
Gambar 4.18 Tampilan Halaman Utama
Form ini digunakan untuk melihat dokumen terakhir yang di masukkan kedalam aplikasi sekaligus menjadi halaman utama aplikasi
51
b. Desain Lihat Dokumen
Gambar 4.19 Output Lihat Dokumen
Form ini digunakan untuk melihat dokumen yang telah di masukkan
sebelumnya oleh keuangan bagian.
4.5 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini berisi tentang detil aplikasi document archieving mulai dari spesifikasi yang dibutuhkan oleh sistem dan juga form-form yang ada pada aplikasi.
4.5.1 Spesifikasi Perangkat
1. Perangkat Keras
52
a. Prosesor 1 Ghz b. RAM sebesar 256MB c. Monitor resolusi 1024 x 768
d. Keyboard + Mouse 2. Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan aplikasi ini yaitu dengan detil sebagai berikut:
a. Sistem Operasi Windows XP/7
b. SQL Server 2008 c. .NET Framework
4.5.2 Penjelasan Program
Pada sub bab ini akan dijelaskan langkah-langkah menjalankan aplikasi document archieving.
1. Form Login
Gambar 4.20 Form Login
53
Jika login sukses akan langsung masuk ke halaman utama seperti Gambar
4.21. Jika login gagal maka akan muncul notif gagal seperti Gambar 4.22.
Gambar 4.21 Halaman Utama
54
2. Form Master Dokumen
Gambar 4.23 Input Dokumen
Form ini berfungsi untuk input dokumen dengan cara mengisikan nomor dokumen, tanggal dokumen, kategori dokumen, keterangan dokumen. Lalu scan lampiran dokumen yang akan dimasukkan ke sistem. Lalu klik “Simpan”. Dan akan muncul notif verifikasi seperti Gambar 4.24. Jika data sudah benar klik “Yes” jika belum klik “No” dan akan kembali ke halaman
input dokumen.
55
3. Form Lihat Dokumen
Gambar 4.25 Lihat Dokumen
Form ini digunakan untuk melihat data yang telah tersimpan sebelumnya di database. Untuk mencari data dokumen yang telah tersimpan, pengguna memasukkan rentang tanggal pencarian yang diinginkan. Setelah
56
4. Form Master Pengguna
Gambar 4.26 Master Pengguna
Form ini digunakan untuk memberikan hak akses baru bagi pengguna aplikasi pada keuangan bagian dengan mengisi user, password, dan memilih bagian untuk hak akses sesuai bagiannya. Lalu klik “Simpan”. Jika ada user
57
Gambar 4.27 Notif Master Pengguna
5. Form Master Bagian
Gambar 4.28 Master Bagian
Form ini hanya berfungsi untuk menginputkan bagian dengan mengisi pada kolom bagian. Jika ada bagian yang sama, maka akan muncul notif seperti pada Gambar
4.29.
58
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Aplikasi
Document Archieving pada PT. Jawa Pos Koran Surabaya adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktik ini dapat membantu proses
rekap dokumen pengeluaran pada PT. Jawa Pos Koran. Aplikasi ini terdiri dari input dokumen dan pencarian dokumen. Serta penambahan user dan bagian yang ada dalam sistem ini.
2. Aplikasi ini dapat mempermudah penggunanya untuk mencari dokumen
yang sudah dimasukkan sebelumnya. Sangat memudahkan penggunanya
untuk mencari arsip-arsip lama yang ingin dilihat kembali.
5.2 Saran
Sistem Aplikasi Document Archieving pada PT. Jawa Pos Koran
Surabaya ini hanya terbatas pada sistem operasi Windows saja. Sehingga saran untuk kedepannya mungkin bisa menjadi multi platform agar dapat digunakan
59
DAFTAR PUSTAKA
Elmasri, R., & Navathe, S. B. (2010). Fundamentals of Database Systems (6th Edition).
Hariyanto, B. (2009). Sistem Operasi. Bandung.
Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2003). Analisa dan Perancangan Sistem, Jilid 1 dan Jilid 2. Jakarta: PT. Prenhallindo.
Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2010). System Analysis and Design (8th Edition). New Jersey: Prentice Hall.
