RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI GUDANG PT. PEWETE SURABAYA
Disusun oleh :
Nama : MOCH. REZA PAHLEVIE NIM : 08.41010.0159
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
ABSTRAK
PT. PEWETE Surabaya adalah perusahaan yang bergerak di jasa pergudangan. Proses administrasi gudang pada PT. PEWETE Surabaya sebelumnya sudah menggunakan aplikasi adminisitrasi gudang. Pada penggunaan aplikasi tersebut muncul beberapa masalah yaitu, aplikasi yang dibuat sangat tidak efisien dalam proses penginputan datanya, serta aplikasi tersebut tidak dapat menghasilkan laporan administrasi gudang yang sesuai dengan kebutuhan gudang. Sistem informasi administrasi gudang ini adalah merupakan salah satu solusi dari masalah tersebut. Sistem yang telah dibuat ini menyesuaikan dengan kebutuhan real administrasi gudang. Sistem ini menangani administrasi semen dengan model input yang menggunakan cara multiple row insert. Kemudian sistem ini juga menangani administrasi pallet dan pembuatan 4 laporan administrasi gudang antara lain, laporan penerimaan semen, laporan pengiriman semen, laporan pallet dan laporan tagihan pallet.
Dengan adanya sistem yang dibuat ini, proses administrasi semen menjadi lebih efisien daripada sebelumnya dan sistem ini dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan administrasi gudang yang menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan administrasi gudang.
Kata kunci: Sistem informasi administrasi gudang, Multiple row insert, efisien.
STIKOM
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Permasalahan ... 1
1.2. Perumusan Masalah... 2
1.3. Batasan Masalah ... 2
1.4. Tujuan... 3
1.5. Manfaat... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 6
2.1. Kilas Sejarah PT. PEWETE ... 6
2.2. Visi dan Misi ... 7
2.2.1. Visi... 7
2.2.2. Misi ... 7
2.3. Logo PT. PEWETE ... 7
2.4. Struktur Organisasi PT. PEWETE ... 8
2.5. Tugas dan Tanggung Jawab ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 13
3.1. Konsep Dasar Sistem ... 13
3.2. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 13
STIKOM
Halaman
3.2.1. Blok Masukan ... 14
3.2.2. Blok Model ... 14
3.2.3. Blok Keluaran ... 14
3.2.4. Blok Teknologi ... 14
3.2.5. Blok Basis Data ... 14
3.2.6. Blok Kendali ... 15
3.3. Analisa dan Perancangan Sistem... 15
3.4. Pergudangan ... 16
3.4.1. Tipe-Tipe Gudang ... 17
3.4.2. Operasi-Operasi Pergudangan ... 19
3.5. System Flow ... 20
3.6. Data Flow Diagram (DFD) ... 22
3.6.1. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD ... 22
3.6.2. Context Diagram ... 23
3.6.3. Data Flow Diagram Level 0 ... 23
3.6.4. Data Flow Diagram Level 1 ... 24
3.6.5. Entity Relational Diagram ... 24
3.7. Konsep Dasar Basis Data ... 24
3.7.1. Sistem Basis Data ... 25
3.7.2. Database Management System ... 26
3.8. Tool Pemrograman dan Tool Database ... 28
3.8.1. Definisi .NET... 28
3.8.2. VB .NET ... 28
3.8.3. Microsoft Access 2007 ... 29
3.9. Interaksi Manusia dan Komputer ... 29
STIKOM
Halaman
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 31
4.1. Prosedur Kerja Praktek... 31
4.2. Analisa Sistem ... 32
4.2.1. Proses Administrasi Semen ... 32
4.2.2. Proses Administrasi Pallet ... 33
4.3. Perancangan Sistem... 33
4.3.1. System Flow ... 34
4.3.2. Data Flow Diagram ... 40
4.4. Perancangan Database ... 43
4.5. Struktur Basis Data dan Tabel ... 45
4.6. Desain Input/Output ... 53
4.7. Implementasi Sistem ... 69
4.8. Pengoperasian Program ... 69
BAB V PENUTUP ... 92
5.1. Kesimpulan... 92
5.2. Saran ... 92
DAFTAR PUSTAKA ... 93
LAMPIRAN ... 94
STIKOM
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Semen………...46
Tabel 4.2 Tabel Stock_Pallet……….46
Tabel 4.3 Tabel Trans_IN………..47
Tabel 4.4 Tabel Distributor………47
Tabel 4.5 Tabel Trans_OUT………..48
Tabel 4.6 Tabel Truck_OUT………..48
Tabel 4.7 Tabel Pinjaman_Pallet_Trans_IN………..49
Tabel 4.8 Tabel Penerimaan_Semen………..50
Tabel 4.9 Tabel Pengiriman_Semen………..51
Tabel 4.10 Tabel Input_Pallet_Baru……….52
Tabel 4.11 Tabel Cek_Fisik_Pallet………52
Tabel 4.12 Tabel Perbaikan_Pallet....………53
STIKOM
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Logo PT. PEWETE………..7
Gambar 2.2 Logo PT. PEWETE Gudang Surabaya………8
Gambar 2.3 Struktur Organisasi PT. PEWETE………...8
Gambar 3.1 Simbol-simbol pada System Flow………..21
Gambar 4.1 System Flow Administrasi Master………..34
Gambar 4.2 System Flow Administrasi Pallet………35
Gambar 4.3 System Flow Peminjaman Pallet Trans In………...36
Gambar 4.4 System Flow Penerimaan Semen………37
Gambar 4.5 System Flow Pengiriman Semen………37
Gambar 4.6 System Flow Pengembalian Pallet………. 38
Gambar 4.7 System Flow Pembuatan Laporan………..39
Gambar 4.8 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Gudang………....40
Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Gudang………...41
Gambar 4.10 DFD Level 1 Administrasi Master………...42
Gambar 4.11 DFD Level 1 Administrasi Pallet………….………42
Gambar 4.12 DFD Level 1 Pembuatan Laporan…………..………..43
Gambar 4.13 CDM Sistem Informasi Administrasi Gudang..………...44
Gambar 4.14 PDM Sistem Informasi Administrasi Gudang….………....45
Gambar 4.15 Desain Form Login………..……….54
Gambar 4.16 Desain Form Menu Utama………..……….55
Gambar 4. 17 Desain Form Dashboard………..…………...55
Gambar 4.18 Desain Form Master Semen………...………..56
STIKOM
Gambar 4.19 Desain Form Master Pallet………...……....57
Gambar 4.20 Desain Form Master Trans In……….…..57
Gambar 4.21 Desain Form Master Distributor………..58
Gambar 4.22 Desain Form Master Trans Out………58
Gambar 4.23 Desain Form Master Truck Out………...59
Gambar 4.24 Desain Form Ganti Password………...59
Gambar 4.25 Desain Form Penerimaan Semen………...60
Gambar 4.26 Desain Form Pengiriman Semen………..61
Gambar 4.27 Desain Form Pinjaman Pallet Trans IN………61
Gambar 4.28 Desain Form Pengembalian Pallet………...62
Gambar 4.29 Desain Form Input Pallet Baru……….62
Gambar 4.30 Desain Form Cek Fisik Pallet………...63
Gambar 4.31 Desain Form Perbaikan Pallet………..63
Gambar 4.32 Desain Form Laporan Penerimaan Semen………...64
Gambar 4.33 Desain Form Laporan Pengiriman Semen………...65
Gambar 4.34 Desain Form Laporan Pallet……….65
Gambar 4.35 Desain Form Laporan Tagihan Pallet……….………..66
Gambar 4.36 Desain Laporan Penerimaan Semen……….66
Gambar 4.37 Desain Laporan Pengiriman Semen………...67
Gambar 4.38 Desain Laporan Tagihan Pallet………68
Gambar 4.39 Desain Laporan Rekapitulasi Pallet………...68
Gambar 4.40 Menu Awal………...70
Gambar 4.41 Menu Strip Login……….70
Gambar 4.42 Form Login………...71
STIKOM
Gambar 4.43 Menu Utama……….71
Gambar 4.44 Menu Strip………72
Gambar 4.45 Form Dashboard………..72
Gambar 4.46 Menu Strip Master………73
Gambar 4.47 Master Semen………...74
Gambar 4.48 Update dan Delete Master Semen………74
Gambar 4.49 Master Pallet………...75
Gambar 4.50 Message Box Create New Data………75
Gambar 4.51 Input New Data Pallet………..76
Gambar 4.52 Master Trans IN………...76
Gambar 4.53 Update dan Delete Master Trans IN………...77
Gambar 4.54 Master Distributor………...78
Gambar 4.55 Update dan Delete Master Distributor………...78
Gambar 4.56 Master Trans OUT………...79
Gambar 4.57 Update dan Delete Master Trans OUT………...80
Gambar 4.58 Master Truck Out………...81
Gambar 4.59 Ganti Password……….82
Gambar 4.60 Menu Strip Transaksi………...82
Gambar 4.61 Penerimaan Semen………...83
Gambar 4.62 Pengiriman Semen………84
Gambar 4. 63 Input Pallet Baru………..84
Gambar 4.64 Peminjaman Pallet Trans In……….85
Gambar 4.65 Pengembalian Pallet Trans Out………...86
Gambar 4.66 Cek Fisik Pallet………86
STIKOM
Gambar 4.67 Perbaikan Pallet………87
Gambar 4.68 Menu Strip Laporan………..88
Gambar 4.69 Laporan Penerimaan Semen………...88
Gambar 4.70 Laporan Pengiriman Semen………...89
Gambar 4.71 Laporan Pallet………..89
Gambar 4.72 Laporan Tagihan Pallet……….………...90
Gambar 4.73 Menu Strip Logout……….………..90
Gambar 4.74 Message Box Logout……….………..91
Gambar 4.75 Menu Strip Keluar……….………...91
Gambar 4.76 Message Box Keluar……….…………91
STIKOM
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Biodata Penulis………...94
Lampiran 2 Kartu Bimbingan………95
Lampiran 3 Acuan Kerja………96
Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek………...98
Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek………..100
STIKOM
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Permasalahan
PT. PEWETE adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa persewaan gudang yang bekerja sama dengan perusahaan semen yaitu PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk. PT. PEWETE mengelola 4 gudang sesuai kontraknya dengan PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk. PT. PEWETE Gudang Surabaya merupakan salah satu gudang tersebut yang menangani penitipan semen. Transaksi yang ada didalamnya ialah penerimaan semen, pengiriman semen dan administrasi pallet.
Pada awalnya, perusahaan menggunakan aplikasi Ms. Excel sebagai pencatatan administrasi gudangnya. Admin gudang dan Kepala Sie Gudang sering mengalami kendala ketika Direktur perusahaan meminta laporan khusus mengenai administrasi gudang. Kemudian dengan adanya masalah tersebut dibuat sebuah aplikasi pencatatan administrasi gudang. Aplikasi tersebut menggunakan Ms. Access 2007. Setelah penggunaan aplikasi tersebut, ternyata masih belum dapat membuat laporan khusus dan justru masalah semakin bertambah. Aplikasi tersebut menggunakan cara input data single row insert, yang berakibat pada kurangnya efisiensi proses administrasi.
Hal ini disebabkan oleh 2 hal yaitu, yang pertama adalah, aplikasi yang dibuat tidak berdasarkan kondisi real pada proses pencatatan administrasi gudang yang membutuhkan pencatatan yang efisien waktu dan yang kedua adalah, beberapa hal yang dibutuhkan untuk proses administrasi gudang justru tidak dibuat. Karena hal ini mempengaruhi kinerja admin dan kepala sie gudang, maka
STIKOM
masalah ini merupakan hal yang perlu untuk dicari solusinya. Salah satu solusinya adalah dengan membuat sebuah sistem informasi administrasi gudang yang baru, dengan menyesuai kebutuhan administrasi gudang, serta dilengkapi dengan fitur-fitur sesuai dengan spesifikasi kebutuhan proses real pada pencatatan administrasi gudang, yang didalamnya terdapat fitur pembuatan laporan khusus dan cara inputnya menggunakan cara multiple row insert.
Sistem yang dibuat akan memberikan kemudahan untuk proses penginputan data administrasi gudang, baik pencatatan penerimaan semen, pengiriman semen hingga kontrol pallet dan memberikan informasi yang tepat mengenai administrasi gudang sesuai dengan kebutuhan, sampai dengan pelaporan pada pimpinan/direktur perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi administrasi gudang ini, diharapkan administrasi gudang dapat dipercepat proses transaksinya dan memudahkan admin dan kepala sie gudang dalam kinerjanya sehingga dapat membawa dampak dalam kemajuan perusahaan.
1.2. Perumusan Masalah
1. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi administrasi gudang yang dapat mempercepat proses administrasi gudang.
2. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi yang mampu memberikan laporan mengenai administrasi gudang.
1.3. Batasan Masalah
Implementasi kerja praktek ini dalam pembuatan sistem informasi administrasi gudang dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
STIKOM
1. Sistem yang dibangun disesuaikan dengan proses administrasi yang telah berjalan di PT. PEWETE Surabaya
2. Sistem yang dibangun ini, pada proses penginputan data transaksi utamanya menggunakan Multiple row insert.
3. Sistem ini meliputi proses input penerimaan semen, input pengiriman semen, administrasi pallet, peminjaman pallet, penagihan pallet dan pelaporan data administrasi gudang.
4. Sistem ini tidak membahas penghitungan biaya handling dan rent gudang. 5. Sistem ini menggunakan hanya 1 user saja, yaitu Administrator.
6. Proses administrasi pallet meliputi input pallet baru, cek fisik pallet dan perbaikan pallet.
7. Pada proses cek fisik pallet, hanya digunakan untuk pengecekan kondisi kerusakan pallet.
8. Sistem ini menghasilkan informasi berupa laporan yang terdiri dari 4 macam laporan, yaitu laporan penerimaan semen, laporan pengiriman semen, laporan rekapitulasi pallet dan laporan tagihan pallet.
9. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan tools Microsoft Visual Basic 2008 dan Microsoft Access 2007, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1.4. Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
1. Membangun sebuah sistem informasi administrasi gudang yang dapat mempercepat proses administrasi gudang sehingga dapat memberikan efisiensi
STIKOM
waktu pada proses administrasi gudang dengan cara input data menggunakan
multiple row insert.
2. Membangun sebuah sistem informasi yang mampu memberikan laporan yang dibutuhkan administrasi sesuai dengan kondisi real pada gudang sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dan cepat bagi kelancaran transaksi perusahaan, khususnya pembuatan laporan administrasi gudang.
1.5. Manfaat
Manfaat dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:
1. Mempercepat kinerja proses administrasi gudang dengan aplikasi yang telah dibuat.
2. Mempermudah admin dan kepala sie gudang dalam proses administrasi gudang dengan aplikasi yang telah dibuat.
3. Mempermudah admin dan kepala sie gudang dalam pelaporan kepada manajer logistik dengan aplikasi yang telah dibuat.
1.6. Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu : BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, dan profil prodi tempat kerja praktek.
STIKOM
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi. BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran untuk perbaikan sistem untuk ke depannya.
STIKOM
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1. Kilas Sejarah PT. PEWETE
PT. PEWETE merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa persewaan pergudangan yang didirikan tanggal 23 November 1979. PT. PEWETE mulai aktif beroperasi sejak tahun 1984 dimulai dengan kekuatan armada berjumlah 75 unit truk engkel merk Hino dengan daya angkut 2 (dua) DO PT. PEWETE berkedudkan di Ruko Putri Indah Blok A 22-23 Jl.Raya Tlajung Raya Udik , Gunung Putri, Bogor, Jawa Barat.
PT. PEWETE yang kemudian bergerak di bidang usaha angkutan semen bekerjasama dengan PT.Indocement Tunggal Perkasa,Tbk dalam pendistribusian semen, angkutan botol produksi PT. Kangar Consolidate Industries, dan Unit Aneka Angkutan. PT.PEWETE mengelola 4 Gudang semen sesuai kontrak dengan PT. Indocement Tunggal Perkasa,Tbk (PT.ITP) yaitu Gudang Semarang ,Gudang Sukabumi, Gudang Pemalang dan Gudang Surabaya. Disamping itu,masih berjalan pula angkutan ke Purwokerto dan Magelang dari Plant Palimanan.Pengoperasian Delivery Order (DO) yang diterima PT.PEWETE dari PT.Indocement Tunggal Perkasa,Tbk (PT.ITP) didukung oleh armada milik PT.PEWETE sejumlah 40 unit dan armada milik mitra kerja 33 unit. Berikut ini adalah zona operasi usaha PT. PEWETE:
1. Jabodetabek 2. Serang –Banten
3. Pelabuhan Pasar Ikan dan Gudang Pasar Ikan 4. Sukabumi
STIKOM
5. Plant Palimanan ( Jawa Tengah)
2.2. Visi dan Misi
2.2.1. Visi
Untuk menjadikan PT.PEWETE ini dikenal masyarakat menjadi perusahaan besar yang dapat dibanggakan dan dapat memberikan kesejahteraan bathin khususnya kepada para pemegang saham dan para pelaksana manajemen perusahaan serta stakeholder pada umumnya.
2.2.2. Misi
1. Melaksanakan operasional perusahaan secara efektif dan efisien untuk memperoleh margin optimal dengan menekan risiko
2. Bermitra dengan para stakeholder untuk mewujudkan kesejahteraan bersama yang lebih baik.
3. Menyediakan dan menyalurkan barang-barang industri dengan kualitas layanan yang paling prima sehingga menjadi pilihan utama pelanggan
2.3. Logo PT. PEWETE
Logo dari PT. PEWETE dapat dilihat pada Gambar 2.1 dan Gambar 2.2.
Gambar 2.1 Logo PT. PEWETE
STIKOM
Gambar 2.2 Logo PT. PEWETE Gudang Surabaya
2.4. Struktur Organisasi PT. PEWETE
Struktur organisasi dari PT. PEWETE dapat dilihat pada gambar 2.3.
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR
MANAJER
KEUANGAN MANAJER HRD
MANAJER LOGISTIK
KASIE GUDANG
KRANI OPERATOR SECURITY
STAFF
KEUANGAN STAFF HRD
ADMIN GUDANG GUDANG
Gambar 2.3 Struktur Organisasi PT. PEWETE
STIKOM
2.5. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Kasie Gudang
a. Bertanggung jawab atas kelancaran gudang secara keseluruhan. b. Memonitor aktivitas bongkar muat demi kelancaran operasional.
c. Memonitor kondisi semen dan segera merespon apabila menemukan adanya kerusakan.
d. Memonitor pengeluaran keuangan gudang.
e. Memonitor kondisi kebersihan gudang dan merespon apabila kondisinya kotor.
f. Mengawasi pekerjaan seluruh staff Gudang dan mengarahkan demi efektifitas kerja.
g. Berkewajiban mengisi absensi setiap hari.
h. Berkomunikasi aktif dengan delivery gudang demi kebaikan dan kelancaran gudang.
i. Bertanggung jawab atas kerjasama, kekompakan dan kerukunan antar karyawan gudang.
2. Admin Gudang
a. Membuat laporan harian keuangan.
b. Input data penerimaan dan pengeluaran semen.
c. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran semen.
d. Membuat paloran harian (Daily Report) handling dan rent. e. Membuat laporan harian rekapitulasi pallet.
f. Membuat laporan mingguan keuangan dan dikirim ke kantor pusat. g. Membuat laporan bulanan handling dan rent berdasarkan daily report.
STIKOM
h. Membuat laporan bulanan rekapitulasi pallet.
i. Membuat BAP semen setiap akhir bulan sesuai jenis semen. j. Membuat surat permintaan ATK ke kantor pusat.
k. Membuat laporan lembur karyawan setiap tanggal 21 setiap bulan. l. Membuat form UMT (Uang Makan dan Transport).
m.Menyimpan dan merawat arsip-arsip gudang. n. Membuat dan mencetak form absensi karyawan. o. Berkewajiban mengisi absensi setiap hari kerja.
p. Entry data D/O surat jalan penerimaan dan pengeluaran semen.
q. Mengirimkan BAP semen, Daily Report dan Rekapitulasi pallet setiap bulan ke kantor pusat.
3. Krani
a. Mengatur dan mengarahkan aktivitas Operator forklift dalam bongkar muat. b. Bertanggung jawab atas antrian kendaraan saat muat dan bongkar semen. c. Mengecek kondisi semen, dan membuat laporan harian semen pecah dan
laporan harian pallet diserahkan setiap hari ke kasie gudang.
d. Mengajukan permintaan kantong ke delivery dan melakukan over zak semen yang pecah.
e. Mengatur posisi semen yang lama dan yang baru dan menghitung stok semen setiap bulannya.
f. Merapikan, apabila ditemukan tumpukan semen yang tidak bisa ditumpuk pallet.
STIKOM
g. Menerima dan stempel DO transfer untuk selanjutnya mengatur pembongkaran semen, mencocokkan DO dengan nomor truk dan jenis semen.
h. Menerima dan stempel DO delivery untuk selanjutnya mengatur pemuatan semen, mencocokkan DO dengan nomor truk dan jenis semen.
i. Bertanggung jawab atas kerapian dan kebersihan gudang.
j. Bertanggung jawab apabila ditemukan pallet yang rusak untuk segera merespon dan berkoordinasi dengan operator forklift untuk segera memisahkan ke tempat penyimpanan pallet.
k. Berkewajiban mengisi absensi setiap hari kerja. l. Mengutamakan kerjasama dengan karyawan lain.
4. Operator Forklift
a. Melakukan aktivitas bongkar muat semen, dengan prinsip memprioritaskan pemuatan semen.
b. Berkoordinasi aktif dengan kerani dalam setiap aktivitas bongkar muat semen.
c. Menempatkan semen sesuai dengan susunan dan jenis semen.
d. Dalam melaksanakan tugas harus mengutamakan kehati-hatian dan kecepatan.
e. Dalam pemuatan semen menggunakan sistem FIFO, yaitu mendahulukan semen yang lama untuk dimuat terlebih dahulu.
f. Berkoordinasi aktif dengan kerani apabila ditemukan semen yang rusak. g. Berkewajiban mengisi absensi setiap hari kerja.
h. Mengutamakan kerjasama dengan karyawan lain.
STIKOM
5. Security
a. Bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban areal gudang.
b. Mencatat keluar masuknya semen berdasarkan tanggal DO, Nomor kendaraan, nama pengemudi, tonase, jumlah pallet dan jenis semen.
c. Mengatur dan mengarahkan truk yang akan muat dan bongkar semen sesuai dengan tonase dan jenis semen.
d. Membuat laporan harian keluar masuknya semen dan laporan harian pallet sesuai dengan point 1 kepada Kasie gudang.
e. Mengatur dan mengamankan kendaraan yang akan keluar masuk areal gudang.
f. Membuka dan menutup gudang serta menyimpan kunci gudang. g. Berkewajiban mengisi absensi setiap hari kerja.
h. Berkoordinasi estafet tugas dengan penjaga malam. i. Siap menerima tugas yang diberikan kasie gudang.
STIKOM
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem yaitu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Menurut Neuschel (1976:4), prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel (1976:5), sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
3.2. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Leitch dan Davis (1983), sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
STIKOM
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.2.1. Blok Masukan
Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
3.2.2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.2.3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
3.2.4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
3.2.5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
STIKOM
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
Systems).
3.2.6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.3. Analisa dan Perancangan Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis
STIKOM
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
3.4. Pergudangan
Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik yang berupa raw material, barang work in process atau finished good. Dari kata gudang maka didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan gudang. Menurut Yunarto dan Santika (2005), kegiatan tersebut dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), storage (penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).
STIKOM
3.4.1. Tipe-Tipe Gudang
Menurut Yunarto dan Santika (2005) dalam bukunya menyebutkan beberapa macam tipe gudang, yaitu:
1. Manufacturing plant warehouse
Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang ada di pabrik. Transaksi
di dalam gudang ini meliputi penerimaan dan penyimpanan material, pengambilan material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution
warehouse, atau langsung ke konsumen. Menurut Warman (1997),
manufacturing plant warehouse dapat dibagi-bagi lagi menjadi:
Gudang Operasional
Gudan operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan
sparepart yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi. Dalam
gudang operasional ini dapat pula disimpan barang-barang work in process.
Gudang Perlengkapan
Gudang perlengakapan merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan perlengkapan yang akan digunakan untuku memeperlancar proses produksi. Perlengkapan merupakan barang yang digunakan untuk proses produksi tetapi tidak akan ditemui di finished good, karena barang ini hanya berfungsi membantu proses produksi. Setelah proses produksi berakhir barang ini akan dikembalikan ke gudang perlengkapan. Biasanya berada dekat dengan line produksi.
STIKOM
Gudang Pemberangkatan
Gudang pemberangkatan adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan barang yang telah menjadi finished good. Dari gudang inilah nantinya
finished good akan dikirimkan keluar, baik ke distributor atau retailer.
Gudang ini dapat juga disebut gudang finished good.
Gudang Musiman
Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil dan hanya ada pada saat gudang-gudang baik operasional dan pemberangkatan penuh. Gudang ini biasanya bukan milik pabrik, tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu tertentu. Di gudang ini disimpan apa saja mulai dari raw material hingga finished good.
2. Central warehouse
Central warehouse adalah gudang pokok. Transaksi di dalam central
warehouse meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing warehouse,
langsung dari pabrik, atau dari supplier), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman barang jadi ke distribution warehouse.
3. Distribution warehouse
Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini
meliputi penerimaan barang jadi (dari central warehouse, pabrik atau supplier), penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan dan persiapan barang yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen. Terkadang
distribution warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.
STIKOM
4. Retailer warehouse
Retailer warehouse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain dapat
dikatakan gudang yang dimiliki toko yang menjual barang langsung ke konsumen.
3.4.2. Operasi-Operasi Pergudangan
Pergudangan terdapat tiga fungsi utama yaitu movement (perpindahan),
storage (penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).
1. Movement (Perpindahan)
Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran inventory dan mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman utama.
Menurut Yunarto dan Santika (2005) fungsi movement dibagi menjadi aktivitas-aktivitas yang meliputi:
Receiving (Penerimaan)
Merupakan aktivias penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan, penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang digudang
Putaway
Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan.
Customer Order Picking
Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang ke penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman.
STIKOM
Packing
Proses packing merupakan proses pengepakan barang yang akan dikirim ke konsumen.
Cross Docking
Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang.
Shipping
Aktivitas ini merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirim.
2. Storage (Penyimpanan)
Storage merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang merupakan barang
baku ataupun barang hasil produksi. Penyimpanan barang dilakukan di dalam gedung gudang. Gudang finished good dan sparepart dapat menjadi satu atau dapat dipisahkan.
3. Information Transfer (Transfer Informasi)
Aktivitas ini adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi mengenai stok barang yang ada di gudang atau informasi-informasi lain yang berguna, informasi ini dapat merupakan informasi untuk pihak diluar gedung atau pihak gudang sendiri.
3.5. System Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang
STIKOM
dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 3.1.
1. Simbol Dokumen
2. Simbol Kegiatan Manual
3. Simbol Simpanan Offline
4. Simbol Proses
5. Simbol Database
6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama
8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain
Gambar 3.1 Simbol-simbol pada System Flow
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database
STIKOM
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
3.6. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
3.6.1. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD A. External Entity atau Boundary
External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.
B. Arus Data
Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
STIKOM
C. Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.
D. Simpanan Data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:
1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
3.6.2. Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.
Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan external entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
3.6.3. Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.
STIKOM
3.6.4. Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.
3.6.5. Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan
antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.
3.7. Konsep Dasar Basis Data
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
STIKOM
3.7.1. Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
A. Kelebihan Sistem Basis Data
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).
STIKOM
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
B. Kekurangan Sistem Basis Data
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
3.7.2. Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
A. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
STIKOM
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
B. Fungsi DBMS
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.
STIKOM
3.8. Tool Pemrograman dan Tool Database
Dalam pengembangan suatu sistem informasi, tentunya membutuhkan suatu tool atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah satu tool dalam bahasa pemrograman yang sekarang dipakai adalah keluarga Microsoft Visual Studio 2008 yang menggunakan teknologi .NET. Kemudian untuk tool database yang digunakan ialah Microsoft Access 2007.
3.8.1. Definisi .NET
.NET framework adalah suatu platform baru di dalam pemrograman untuk lingkungan yang terdistribusi luas (internet). Istilah .NET sering diasosiasikan dengan proses yang berjalan pada platform .NET.
Salah satu bentuk keunggulan dari platform ini terrefleksi pada kompilasi sumber kode program, dimana semua sumber kode program akan dikompilasi menjadi Microsoft Intermediate Language (MSIL). Selanjutnya MSIL akan dikompilasikan oleh .NET Compiler menjadi bahasa mesin pada saat akan digunakan.
.NET merupakan alat untuk mewujudkan visi Microsoft pada jaringan
internet dengan membentuk jaringan global yang saling berinteraksi agar dapat
memberi pelayanan dan pertukaran data dengan cara yang lebih efisien dan terjamin dari segi keamanan.
3.8.2. VB .NET
Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai
platform sistem operasi dan perangkat keras. Konsep pemrograman ini
STIKOM
menggunakan engine .NET framework yang terdiri atas 2 komponen utama, yaitu
Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari
framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek
dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.
Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic .NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam .NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu, agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang konsep dari OOP itu sendiri.
3.8.3. Microsoft Access 2007
Menurut Sadeli (2011:2) Microsoft Access merupakan suatu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk mengolah database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System). Access akan menyusun informasi yang banyak secara sistematis dan disimpan kedalam komputer dalam bentuk tabel pada sebuah database.
3.9. Interaksi Manusia dan Komputer
Suatu Sistem Informasi yang baik tentunya harus mempertimbangkan interaksi antara pengguna dan program yang dibuat. Di sinilah pentingnya penerapan ilmu Interaksi Manusia dan Komputer.
Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem
STIKOM
komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.
STIKOM
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1. Prosedur Kerja Praktek
Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini, pendekatan terhadap permasalahan yang dilakukan adalah dengan mempelajari data dan informasi yang sesuai dengan aplikasi yang dibuat. Data dan informasi yang di perlukan, diperoleh dari berbagai sumber untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini. Data yang dikumpulkan sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Dengan mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh PT. PEWETE Surabaya, ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya.
2. Wawancara
Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dengan admin yang bersangkutan kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi.
3. Collect Document
Mencari tahu apa saja arsip atau tanda bukti yang digunakan, selain itu mengetahui langkah-langkah dokumen itu diberikan kepada siapa dan digunakan untuk apa dalam perusahaan
STIKOM
4. Studi kepustakaan
Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi.
4.2. Analisa Sistem
Berdasarkan hasil survey dan pengamatan yang dilakukan di bagian administrasi gudang PT. PEWETE Surabaya, maka didapatkan proses-proses yang terjadi dalam administrasi gudang. Proses-proses tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu : proses administrasi semen dan proses administrasi pallet.
4.2.1. Proses Administrasi Semen
Proses yang terdapat pada administrasi semen adalah sebagai berikut:
Penerimaan Semen
Pada proses ini, admin gudang melakukan penginputan data penerimaan semen dari pabrik ke gudang (semen masuk) yang diangkut oleh pihak angkutan
transfer. Penerimaan semen ini mengacu pada DO dari PT. Indocement
Tunggal Prakarsa.
Pengiriman Semen
Dalam proses ini, admin gudang melakukan penginputan data pengiriman dari gudang ke pihak sub-distributor (semen keluar) yang melakukan DO kepada PT. Indocement Tunggal Prakarsa. Penginputan data pengiriman semen akan dilakukan apabila proses DO dan proses pengisian semen pada angkutan
delivery telah selesai.
STIKOM
4.2.2. Proses Administrasi Pallet
Proses-proses pada administrasi pallet ini, meliputi:
Input Pallet Baru
Pada proses ini, admin gudang melakukan penginputan data pallet baru yang diberikan oleh kantor pusat kepada gudang surabaya.
Peminjaman Pallet kepada Pihak Angkutan Transfer (Trans In Semen)
Pada proses ini, admin gudang mencatat data pinjaman/debit kepada pihak angkutan transfer.
Peminjaman dan Pengembalian Pallet terhadap Pihak Angkutan Delivery
Pada proses ini, admin gudang mencatat dan menginput proses peminjaman dan pengembalian pallet dari pihak angkutan delivery.
Cek Fisik Pallet
Dalam proses ini, krani gudang melakukan pengecekan lapangan terhadap pallet yang ada digudang. Khususnya ialah pengecekan kondisi pallet. Pallet yang rusak, akan dicatat oleh krani untuk diberikan kepada admin gudang. Kemudian admin gudang akan menginputkan data pallet rusak kedalam sistem.
Perbaikan Pallet
Setelah adanya cek fisik dan ditemukannya pallet yang rusak, maka akan diperbaiki pallet yang rusak tersebut. Pallet yang telah diperbaiki, datanya akan dimasukkan kedalam sistem oleh admin gudang.
4.3. Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat berupa System
Flow dan Data Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem.
STIKOM
4.3.1. System Flow
System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh
dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem
A. System Flow Administrasi Master
System Flow Administrasi Semen
Trans IN Distributor Admin Gudang Kasie Gudang START FINISH Data Semen Data Pallet Input Data Semen Semen Input Data Pallet Pallet Data = benar ? Cek Kesesuaian Data = benar ? Cek Kesesuaian Input Data Trans IN Data = benar ? Cek Kesesuaian Trans IN
Data Trans In Y T Y T Y T Data Distributor Data Trans Out
Data Truck Out Data = benar ? Distributor Cek Kesesuaian Input Data Distributor Input Data Trans Out Trans Out Cek Kesesuaian Data = benar ? Cek Kesesuaian Data = benar ?
Truck Out Input Data
[image:45.595.46.553.178.718.2]Truck Out T Y Y T T Y
Gambar 4.1 System Flow Administrasi Master
STIKOM
B. System Flow Administrasi Pallet
System Flow Administrasi Pallet
Database Kasie Gudang(PWT) Admin(PWT) Krani(PWT) START Cek Fisik Pallet Cek Fisik Pallet Cek Fisik Pallet Input Data Pallet Rusak Perbai kan Pallet Perbaikan Pallet Perbaikan Pallet Input Perbaikan Pallet Data Pallet
Baru Input Data
[image:46.595.65.550.105.708.2]Pallet Baru FINISH Input Pallet Baru Cek Fisik Pallet Perbaikan Pallet Pallet Update Pallet Update Pallet Update Pallet Pallet Pallet
Gambar 4.2 System Flow Administrasi Pallet
STIKOM
C. System Flow Peminjaman Pallet Trans In
System Flow Peminjaman Pallet
Trans IN Admin Gudang
START
FINISH Data Pinjam
Pallet
Data Pinjam Pallet
Input Data pinjam pallet
Pinjaman Pallet
Update Data
[image:47.595.44.558.104.702.2]Pallet Trans In
Gambar 4.3 System Flow Peminjaman Pallet Trans In
STIKOM
D. System Flow Penerimaan Semen
System Flow Penerimaan Semen
Staff PT. ITP Admin Gudang
START
MDO IN
MDO IN
Input Data Penerimaan Semen
Penerimaan Semen
Pallet
FINISH Semen
Trans In
Update Data
Gambar 4.4 System Flow Penerimaan Semen
E. System Flow Pengiriman Semen
System Flow Pengiriman Semen
Staff PT. ITP Admin Gudang
START
MDO OUT
MDO OUT
Input Pengiriman Semen
Pengiriman Semen
Semen
Distributor
Pallet Update Data
[image:48.595.47.555.102.717.2]FINISH
Gambar 4.5 System Flow Pengiriman Semen
STIKOM
F. System Flow Pengembalian Pallet
System Flow Pengembalian Pallet
Distributor
Admin Gudang
START
Data Pallet Kembali
Data Pallet Kembali
Proses Pengembalian
Pallet
Pengiriman Semen
Pallet
Distributor
[image:49.595.87.557.110.705.2]FINISH
Gambar 4.6 System Flow Pengembalian Pallet
STIKOM
G. System Flow Pembuatan Laporan
System Flow Pembuatan Laporan
Admin Gudang Kepala Sie
Gudang START Cetak Laporan Penerimaan Semen Penerimaan Semen Laporan Penerimaan Semen Laporan Penerimaan Semen Laporan Penerimaan Semen Pengiriman
Semen Cetak Laporan
[image:50.595.38.562.103.702.2]Penerimaan Semen Trans In Semen Semen Distributor Laporan Penerimaan Semen Laporan Pallet Cetak Laporan Pallet Input Pallet Baru Cek Fisik Pallet Pallet Perbaikan Pallet Laporan Pallet Cetak Laporan Tagihan Pallet Laporan Tagihan Pallet Pallet Distributor Pengiriman Semen FINISH Laporan Tagihan Pallet
Gambar 4.7 System Flow Pembuatan Laporan
STIKOM
4.3.2. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.
A. Context Diagram
Data Pinjaman Pallet Trans IN
Laporan Tagihan Pallet
Laporan Peng iriman Semen Laporan Pallet
Laporan Penerimaan Semen
Data Pallet Baru
Data Perbaikan Pallet Data Cek Fisik Pallet
Data Truck OUT Data Trans OUT
MDO OUT MDO IN
Data Distributor Data Trans IN
Data Pallet
Data Semen
0
Sistem Informasi Administrasi Gudang
+
Distributor Ang kutan Transfer IN
Krani
Staff PT ITP Kasie Gudang
Gambar 4.8 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Gudang
Context diagram sistem ini memiliki empat external entity yang menunjang jalannya sistem, yaitu admin, kasie gudang, krani dan staff PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk.
STIKOM
B. DFD Level 0
LData Trans IN LData Truck Out LData Trans Out LData Distributor
LData Perbaikan Pallet LData Cek Fisik Pallet
LData Input Pallet Baru LData Semen
LData Penerimaan Semen LData Pallet
EData Pallet
EData Truck Out EData Trans Out
EData Distributor
EData Semen Data Pinjaman Pallet Trans In
DData Pallet CData Pallet
DData Semen DData Trans IN CData Trans IN BData Stock Pallet
AData Truck Out AData Trans Out
AData Distributor AData Trans In
AData Stock Pallet
AData Semen
Laporan Tagihan Pallet
Laporan Peng iriman Semen Laporan Pallet
Laporan Penerimaan Semen
LData Pengiriman Semen
Data Peng iriman Semen MDO OUT
Data Penerimaan Semen DData Pinjaman Pallet Trans IN
MDO IN CData Pinjaman Pallet Trans IN
BData Perbaikan Pallet
BData Cek Fisik
BData Pallet Baru
Data Trans OUT Data Distributor
Data Truck OUT
Data Trans IN
Data Pallet Baru
Data Cek Fisik Pallet Data Perbaikan Pallet
Data Pallet Data Semen Kasie Gudang Ang kutan Transfer IN Distributor
Staff PT ITP Krani 1 Administrasi Master + 2 Administrasi Pallet + 3
Peminjaman Pallet ke Ang kutan IN
4
Penerimaan Semen
5
Peng iriman Semen
6
Pembuatan Laporan
+
1 Semen 2 Stock_Pallet
3 Trans IN 4 Distributor
5 Trans OUT
6 Truck OUT
7 Input Pallet Baru
8 Cek Fisik Pallet
9 Perbaikan Pallet
10 Pinjaman Pallet Trans IN
11 Penerimaan Semen
12 Peng iriman Semen
2 Stock_Pallet
Ang kutan Transfer IN
2 Stock_Pallet
4 Distributor
5 Trans OUT
6 Truck OUT
11 Penerimaan Semen
1 Semen
8 Cek Fisik Pallet
9 Perbaikan Pallet
7 Input Pallet Baru
4 Distributor
6 Truck OUT 5 Trans OUT
3 Trans IN
Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Gudang
Dalam DFD level 0 ini terdapat 6 proses dan 3 external entity. Proses tersebut antara lain: Administrasi Master, Peminjaman Pallet ke Angkutan IN,
STIKOM
Penerimaan Semen, Pengiriman Semen, Administrasi Pallet dan Pembuatan Laporan.
C. DFD Level 1 Administrasi Master
AData Truck OUT Data Truck OUT
AData Trans OUT Data Trans OUT
AData Dis tributor Data Distributor
AData Trans IN Data Trans IN
AData Pallet Data Pallet AData Semen Data Semen Kasie Gudang Ang kutan Trans fer IN
Distributor
Distributor
Distributor
1 Semen
2 Stock_Pallet
3 Trans IN
4 Distributor
5 Trans OUT
6 Truck OUT 1 Administrasi Master Semen 2 Administrasi Master Pallet 3 Administrasi Master Trans IN 4 Administrasi Master Distributor 5 Administrasi MasterTrans OUT 6 Administrasi Master Truck OUT
Gambar 4.10 DFD Level 1 Administrasi Master
D. DFD Level 1 Administrasi Pallet
BData Pallet 3 BData Pallet 2
BData Stock Pallet
Data Perbaikan Pallet
BData Perbaikan Pallet BData Cek Fisik Data Cek Fis ik Pallet
BData Pallet Baru Data Pallet Baru
Krani Kasie
Gudang 7 Input Pallet Baru
8 Cek Fisik Pallet
9 Perbaikan Pallet 2 Stock_Pallet
1
Input Pallet Baru
2
[image:53.595.58.544.158.709.2]Input Cek Fisik Pallet 3 Input Perbaikan Pallet 2 Stock_Pallet
Gambar 4.11 DFD Level 1 Administrasi Pallet
STIKOM
E. DFD Level 1 Pembuatan Laporan
KData Truck Out KData Trans Out
KData Distributor LData Trans IN
LData Truck Out LData Trans Out
LData Distributor LData Cek Fisik Pallet LData Input Pallet Baru
LData Pallet 2 LData Pallet
LData Perbaikan Pallet
LData Pengiriman Semen 2
LData Semen 2 LData Semen LData Penerimaan Semen
Laporan Tagihan Pallet Laporan Pallet
Laporan Peng iriman Semen
Laporan Penerimaan Semen
LData Pengiriman Semen
Kasie Gudang
12 Peng iriman Semen 1 Pembuatan Laporan Penerimaan Semen 2 Pembuatan Laporan Peng iriman Semen 3 Pembuatan Laporan Pallet 4 Pembuatan Laporan Tagihan Pallet 2 Stock_Pallet 11 Penerimaan Semen 1 Semen
7 Input Pallet Baru
8 Cek Fisik Pallet
9 Perbaikan Pallet
4 Distributor
5 Trans OUT
6 Truck OUT 3 Trans IN
4 Distributor
5 Trans OUT
6 Truck OUT
Gambar 4.12 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
4.4. Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.
STIKOM
A. Conceptual Data Model (CDM)
Berikut ini dapat dilihat CDM dari sistem informasi administrasi gudang pada Gambar 4.13.
meminjamkan_pallet Dipinjami_pallet memperbaiki mengecek menginput_baru dimiliki milik pinjam meminjam mengeluarkan mengirim mengirimkan meminta mengantarkan memasukkan Semen ID_semen Nama_semen Bobot Total_Semen_Ton Total_Semen_Zak Distributor ID_dis Nama_dis pallet_dis Truck_out no_pol_t_out jenis_truck tonase_truck nama_supir fungsi Penerimaan_semen KD_PS Tgl_terima no_pol_T_in tgl_do_in tgl_kirim_in Jam_bongkar MSDO zak_in Ton_in Pallet_pinjam_in Transportasi_OUT KD_trans_out Nama_trans_out Stock_pallet id_pallet Total_pallet pallet_isi_semen pallet_standby pallet_rusak_bd pallet_afkir pallet_angkutan_IN pallet_rima Pengiriman_semen KD_KS Tgl_DO_out MDO_out Tgl_terima_DO_out zak_out Ton_out pallet_pinjam_out Status_pallet_out tgl_kplt Transportasi_IN KD_trans_in Nama_trans_in pallet Peminjaman_Pallet_TransIN KD_PPT TGL_PPT Nopol_TruckPPT Supir jumlah_pallet ket_PPT pallet_baru kd_input_pb pallet_baru tgl_pallet_baru keterangan Cek_fisik_pallet id_cek check_date pallet_rusak_bp Perbaikan_pallet kd_pp pallet_dpb pallet_afkir_pp tgl_perbaikan
Gambar 4.13 CDM Sistem Informasi Administrasi Gudang
STIKOM
B. Physical Data Model (PDM)
Berikut ini dapat dilihat PDM dari sistem informasi administrasi gudang pada Gambar 4.14.
ID_PALLET = ID_PALLET
KD_TRANS_IN = KD_TRANS_IN
ID_PALLET = ID_PALLET
ID_PALLET = ID_PALLET ID_PALLET = ID_PALLET
ID_DIS = ID_DIS
KD_TRANS_OUT = KD_T RANS_OUT ID_PALLET = ID_PALLET
ID_PALLET = ID_PALLET
ID_SEMEN = ID_SEMEN
ID_TRUCK = ID_TRUCK
KD_TRANS_OUT = KD_T RANS_OUT ID_DIS = ID_DIS
KD_TRANS_IN = KD_TRANS_IN
ID_SEMEN = ID_SEMEN SEMEN ID_SEMEN Text(10) NAMA_SEMEN Text(20) BOBOT Integer TOTAL_SEMEN_TON Integer TOTAL_SEMEN_ZAK Integer DISTRIBUTOR ID_DIS Text(10) NAMA_DIS Text(20) PALLET_DIS Integer TRUCK_OUT ID_TRUCK Text(10) KD_TRANS_OUT Text(10) NO_POL_T_OUT Text(10) JENIS_TRUCK Text(20) TONASE_TRUCK Integer NAMA_SUPIR Text(25) PENERIMAAN_SEMEN KD_PS Text(25) ID_SEMEN Text(10) KD_TRANS_IN Text(10) ID_PALLET Text(7) TGL_TERIMA DateTime NO_POL_T_IN Text(10) TGL_DO_IN DateTime TGL_KIRIM_IN DateTime JAM_BONGKAR DateTime MDO Text(25) ZAK_IN Integer TON_IN Integer PALLET_PINJAM_IN Integer TRANSPORTASI_OUT KD_TRANS_OUT Text(10) ID_DIS Text(10) NAMA_TRANS_OUT Text(25) STOCK_PALLET ID_PALLET Text(7) TOTAL_PALLET Integer PALLET_TERSEDIA Integer PALLET_STANDBY Integer PALLET_RUSAK_BD Integer PALLET_AFKIR Integer PALLET_ANGKUTAN_IN Integer PALLET_RIMA Integer PENGIRIMAN_SEMEN KD_KS Text(25) ID_DIS Text(10) KD_TRANS_OUT Text(10) ID_TRUCK Text(10) ID_SEMEN Text(10) ID_PALLET Text(7) TGL_DO_OUT DateTime MDO_OUT Text(25) TGL_TERIMA_DO_OUT DateTime ZAK_OUT Integer TON_OUT Integer PALLET_PINJAM_OUT Integer STATUS_PALLET_OUT Text(20) TGL_KPLT DateTime TRANSPORTASI_IN KD_TRANS_IN Text(10) NAMA_TRANS_IN Text(25) PALLET Integer PEMINJAMAN_PALLET_TRANSIN KD_PPT Text(10) KD_TRANS_IN Text(10) ID_PALLET Text(7) TGL_PPT DateTime NOPOL_TRUCKPPT Text(10) SUPIR Text(20) JUMLAH_PALLET Integer KET_PPT Text(50) PALLET_BARU KD_INPUT_PB Text(10) ID_PALLET Text(7) PALLET_BARU Integer TGL_PALLET_BARU DateTime KETERANGAN Text(50) CEK_FISIK_PALLET ID_CEK Text(10) ID_PALLET Text(7) CHECK_DATE DateTime PALLET_RUSAK_BP Integer PERBAIKAN_PALLET KD_PP Text(10) ID_PALLET Text(7) PALLET_DPB Integer PALLET_AFKIR_PP Integer TGL_PERBAIKAN DateTime
Gambar 4.14 PDM Sistem Informasi Administrasi Gudang
4.5. Struktur Basis Data dan Tabel
Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan Microsoft Access 2007. Sistem informasi Administrasi Gudang ini menggunakan satu buah
file basis data bernama PWT1.accdb.
1. Nama tabel : Semen
Fungsi : Menyimpan data semen Primary key : ID_Semen
Foreign key : -
STIKOM
Tabel 4.1 Tabel Semen
Nama Field Tipe Ukuran Field Deskripsi
ID_SEMEN Text 10 ID Semen
NAMA_SEMEN Text 20 Nama Semen
BOBOT Integer - Bobot Semen
TON Integer - Jumlah tonase semen
ZAK Integer - Jumlah zak semen
2. Nama tabel : Stock_Pallet
Fungsi : Menyimpan data Pallet Primary key : ID_Pallet
Foreign key : -
Tabel 4.2 Tabel Stock_Pallet
Nama Field Tipe Ukuran Field Deskripsi
ID_Pallet Text 7 ID Pallet
Pallet_Isi Integer - Jumlah pallet isi
Pallet_sb Integer - Jumlah pallet standby
Pallet_rbd Integer - Jumlah pallet rusak
Pallet_afkir Integer - Jumlah pallet afkir Pallet_angkutan_in Integer - Jumlah pallet angkutan in
Pallet_Rima Integer - Jumlah pallet PT. RIMA
STIKOM
3. Nama tabel : Trans_IN
Fungsi : Menyimpan data angkutan in Primary key : KD_Trans_IN
Foreign key : -
Tabel 4.3 Tabel Trans_IN
Nama Field Tipe
Ukuran
Field Deskripsi
KD_TRANS_IN Text 10 Kode Angkutan transfer
NAMA_TRANS_IN Text 25 Nama Angkutan transfer
PALLET Integer -
Pallet di Angkutan
transfer
4. Nama tabel : Distributor
Fungsi : Menyimpan data Distributor Primary key : ID_Dis
Foreign key : -
Tabel 4.4 Tabel Distributor
Nama Field Tipe Ukuran Field Deskripsi
ID_DIS Text 10 ID Distributor
NAMA_DIS Text 20 Nama Distributor
PALLET_DIS Integer - Pallet di Distributor
STIKOM
5. Nama tabel : Trans_OUT
Fungsi : Menyimpan data angkutan delivery Primary key : KD_Trans_Out
Foreign key : ID_DIS
Tabel 4.5 Tabel Trans_OUT
Nama Field Tipe
Ukuran
Field Deskripsi
KD_TRANS_OUT Text 10 Kode angkutan delivery
NAMA_TRANS_OUT Text 25 Nama angkutan delivery
ID_DIS Text 10
Foreign Key dari Tabel
Distributor
6. Nama tabel : Truck_Out
Fungsi : Menyimpan data Truck out Primary key : ID_Truck
Foreign key : KD_Trans_Out
Tabel 4.6 Tabel Truck_OUT
Nama Field Tipe Ukuran Field Deskripsi
ID_TRUCK Text 10 ID Truck Out
NO_POL_T_OUT Text 10 No Polisi Truck Out
KD_TRANS_OUT Text 10 Foreign Key dari Tabel Trans_Out
JENIS_TRUCK Text 20 Jenis/tipe Truck
TONASE_TRUCK Integer - Jumlah muat truck
STIKOM
Nama Field Tipe Ukuran Field Deskripsi
NAMA_SUPIR Text 25 Nama supir truck out
7. Nama tabel : Pinjaman_Pallet_Trans_IN
Fungsi : Menyimpan data peminjaman pallet angkutan in Primary key : KD_PPT
Foreign key : KD_Trans_IN, ID_Pallet
Tabel 4.7 Tabel Pinjaman_Pallet_Trans_IN
Nama Field Tipe
Ukuran
Field Deskripsi
KD_PPT Text 10 Kode Pinjaman pallet
TGL
