LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pejualan Pada UD Stardus Surabaya.

(1)

KERJA PRAKTEK

Oleh :

Nama : Mada Wisnu Mintyawan

NIM : 10.41011.0001

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Komputerisasi Akuntansi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

(2)

iii

Seiring dengan perkembangan bisnis UD Stardus Surabaya yang memiliki banyak pelanggan, perusahaan perlu melakukan pemantauan terhadap penjualan.

Dengan adanya kebutuhan ini maka dikembangkan sebuah sistem yang bisa digunakan untuk mengetahui alur penjualan sampai membuat laporan penjualan. Dengan adanya sistem informasi penjualan ini diharapkan dapat menyimpan dan mengolah data-data penjualan yang ada secara efektif dan efisien.

Dari permasalahan tersebut, penulis membuat sistem informasi penjualan yang menghasilkan laporan-laporan berupa laporan pembayaran, laporan penjualan, dan laporan persediaan barang yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi penjualan oleh pihak manajemen UD Stardus Surabaya.

Kata Kunci_{: Sistem Informasi Penjualan.}

STIKOM

(3)

vi

ABSTRAK ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR BAGAN ... x

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah... 4

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Kontribusi... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 7

2.1 Sejarah Singkat UD.STARDUS Surabaya... 7

2.2 Lokasi Perusahaan... 8

2.3 Visi dan Misi Perusahaan... 9

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan ... 9

BAB III LANDASAN TEORI... 10

3.1 Sistem Informasi ... 10

STIKOM

(4)

vii

3.1.3 Documen Flow Diagram ... 14

3.1.4 Contex Diagram ... 14

3.1.4.1 Data Flow diagram level 0……….. 15

3.1.4.2 Data Flow diagram level 1……… 15

3.1.4.3 Entity Relationship Diagram…….………... 15

3.2 Sistem Informasi Penjualan... 17

3.2.1 Sistem Informasi Persediaan ... 18

3.2.2 Metode Pencatatan Persediaan ... 20

3.3.1 Visual Basic.NET2010... 24

3.3.2 Power Designer ... 25

3.3.3 Microsoft Office Visio ... 25

3.3.4 SQL Server 2008... 26

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 27

4.1 Menganalisis Sistem ... 28

4.1.1 Document Flow... 28

4.2 Merancang Database ... 34

4.2 Desain System... 34

4.2.1 System Flow... 34

4.2.2 Contex Diagram... 39

4.2.3 Data Flow Diagram... 40

STIKOM

(5)

viii

4.3 DesainInput/Output... 49

4.3.1 DesainInput... 49

4.3.2 DesainOutput... 53

4.4 Implementasi Sistem ... 55

4.4.1 Kebutuhan Sistem ... 56

4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi... 56

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 77

5.2 Saran... 77

DAFTAR PUSTAKA ... 78

STIKOM

(6)

1 1.1 Latar Belakang

Teknologi Informasi merupakan teknologi yang dibangun dengan basis utama teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer yang terus berlanjut membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data yang berujung pada informasi. Hasil keluaran dari teknologi komputer merupakan komponen yang lebih berguna dari sekedar tumpukan data, sehingga membuat teknologi komputer dan teknologi pendukung proses operasinya mendapat julukan baru, yaitu teknologi informasi.

Penemuan teknologi komputer dan informatika sejak awal dimaksudkan untuk membantu meringankan pekerjaan manusia agar lebih efektif dan efisien. Berdasarkan hal ini kami mencoba untuk menerapkan perkembangan teknologi dan informatika ke dalam sistem akuntansi khususnya sistem penjualan yang dapat membawa kemudahan dalam perolehan informasi akuntansi dan memberikan internal control pada sistem penjualan yang terdapat pada UD Stardus Surabaya .

UD Stardus Surabaya merupakan sebuah perusahaan berkembang yang menaungi bisnis penjualan beraneka macam plastik kemasan makanan dan minuman. Perusahaan ini berkantor pusat di Jl. Simorejo No 103 Surabaya.

Walaupun perusahaan ini sedang berkembang namun masih banyak proses penjualan yang menggunakan proses manual dan belum memiliki

STIKOM

(7)

penjualan yang mengacu pada sistem pengolahan barang dagangan yang akan menghasilkan sebuah internal control yang terdapat pada UD Stardus Surabaya.

Pada perusahaan ini sistem penjualan masih sangat sederhana dan belum terkontrol dengan baik. Perusahaan ini memang telah menggunakan proses komputerisasi dengan program Ms.Excel, namun proses tersebut masih dirasakan belum cukup praktis dan masih tergolong tradisional untuk sebuah perusahaan yang sedang berkembang ini.

Dengan adanya aplikasi sistem penjualan yang baru, diharapkan akan menambah kualitas internal control yang berfokus pada persediaan barang dagangan, penjualan barang dagangan, serta pelaporan penjualan barang dagangan yang lebih baik dan praktis sehingga dapat memberikan informasi yang lebih cepat dan tepat bagi perusahaan. Aplikasi ini berfungsi untuk menghasilkan laporan penjualan barang dagangan dan laporan persediaan barang dagangan.

Dengan adanya sistem ini maka diharapkan tingkat penjualan suatu barang dagangan tercatat dengan baik karena sistem ini menghubungkan antara berapa banyaknya penjualan dengan persediaan barang dagangan. Untuk mengetahui berapa banyaknya penjualan maka diperlukan beberapa sistem yang terkait seperti: sistem pendataan barang , sistem penjualan , dan sistem persediaan barang dagangan di gudang perusahaan. Dari sistem-sistem tersebut maka akan diketahui berapa banyak omzet dari penjualan barang

STIKOM

(8)

akan menghasilkaninternal controlantara hasil penjualan dan persediaan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang perusahaan di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat sistem informasi yang tepat untuk pendataan barang dagangan agar dapat terkontrol dengan baik sehubungan dengan pengendalian terhadap laporan penjualan per hari dan pengendalian persediaan barang dagangan.

2. Bagaimana membuat sistem informasi untuk proses pencatatan hasil penjualan dan pelaporan hasil penjualan barang dagangan oleh UD Stardus Surabaya

3. Bagaimana membuat sistem informasi yang baik untuk proses pencatatan

penerimaan dan pengeluaran barang dagangan oleh UD Stardus Surabaya

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah, kami membatasi masalah sebagai berikut:

1. Aplikasi ini dikhususkan yang berhubungan dengan penjualan dan persediaan pada jenis perusahaan dagang.

STIKOM

(9)

beraneka macam plastik makanan dan minuman yang terdapat di UD Stardus Surabaya.

1.4 Tujuan

1. Menganalisa dan memperbaiki sistem pendataan barang dagangan sehingga tercipta suatu internal control yang baik dari sistem penjualan per hari yang dilakukan oleh UD Stardus Surabaya.

2. Membuat sistem informasi untuk mengetahui data barang dagangan sehubungan dengan pengendalian persediaan barang dagangan dan laporan penjualan.

3. Membuat sistem informasi yang baik untuk proses penerimaan dan pengeluaran barang dagangan di gudang agar dapat diketahui mutasi dan saldo persediaan barang dagangan di gudang.

1.5 Kontribusi

Sesuai dengan tujuan yang diharapkan, aplikasi sistem informasi penjualan ini akan memberikan kontribusi dalam hal:

1. Aplikasi sistem informasi untuk proses pendataan, penerimaan dan pengeluaran barang dagangan pada proses penjualan barang dagangan UD Stardus Surabaya .

STIKOM

(10)

barang dagangan, laporan persediaan barang dagangan, serta laporan pembayaran barang dagangan UD Stardus Surabaya.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, kontribusi, dan sistematika penulisan kerja praktek.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta visi dan misi perusahaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan. Menjelaskan tentang sistem-sistem yang terkait.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini dibahas mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari metodologi penelitian, perancangan sistem berupa Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity

STIKOM

(11)

Input/Output sampai dengan implementasi sistem berupa capturedari setiap form aplikasi.

BAB VI : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.

STIKOM

(12)

7

2.1 Sejarah Singkat UD STARDUS SURABAYA

Berdirinya usaha dagang beraneka macam kemasan makanan dan

minuman plastik berawal dari pengalaman Gatot Sutarto ketika menjadi sebuah

karyawan di perusahaan. Di sana banyak sekali dijual beraneka macam plastik

makanan dan minuman yang banyak digunakan sehari-hari oleh masyarakat. Dari

pengalaman pribadi beliau sebagai karyawan perusahaan hingga menjadi

manager di perusahaan tersebut akhirnya beliau memunculkan ide bisnis untuk

membawa produk tersebut secara independen. Ternyata tidak sia-sia, keputusan

yang diambil oleh Bapak Gatot Sutarto tersebut sangat tepat karena konsumen

dalam negeri dapat langsung menerima dengan baik.

Pada awal tahun 1997 Bapak Gatot Sutarto mulai mendirikan usaha

rumah tangga dengan produk kemasan makanan dan minuman plastik di sebuah

outlet yang dioperasikan di dekat tempat tinggal beliau yaitu di daerah

Jl.Simorejo No 103 Surabaya, yang merupakan lokasi perkampungan padat

penduduk serta pasar tradisional dengan ribuan siswa dan diproyeksikan sebagai

pasar utama usaha kemasan makanan dan minuman plastik. Selama dua belas

tahun usaha dilakukan secara mandiri / pribadi sebagai strategi pengembangan

usaha.

STIKOM

(13)

2.2 Lokasi Perusahaan

UD.Stardus Surabaya berlokasi di Jalan Simorejo 103 Surabaya. Untuk

lebih detilnya, peta alamat perusahaan dapat dilihat dari gambar 2.1 di bawah ini.

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan

2.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari UD.Stardus Surabaya adalah menjadi perusahaan distributor

beraneka macam plastik makanan minuman dan lain-lain menjadi yang

terpercaya dan unggul di Indonesia . Sedangkan misi perusahaan adalah sebagai

berikut :

1. Menjalin hubungan baik dengan supplier dan kustomer.

2. Meningkatkan pemasaran produk di seluruh Indonesia.

STIKOM

(14)

3. Memberdayakan seluruh karyawan sebagai asset yang berharga untuk

memberikan pelayanan terbaik.

4. Memberikan produk-produk berkualitas terhadap mitra bisnis.

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap organisasi atau perusahaan pasti terdapat struktur organisasinya

begitu pula dengan UD Stardus Surabaya. Adapun struktur organisasi dari UD

Stardus Surabaya akan dijelaskan pada bagan 2.2 berikut ini:

Bagan 2.2 Struktur Organisasi UD Stardus Surabaya

STIKOM

(15)

10 3.1 Sistem Informasi

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto HM (2001) dalam mendefinisikan sistem

ada dua pendekatan yaitu pendekatan pada prosedur dan pendekatan pada elemen

atau komponen. Pendekatan prosedur menurut Jerry FitzGerald dalam (Jogiyanto,

2001:1), sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

dalam menyelesaikan tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan elemen atau komponen,

Menurut Richard F. Neuschel dalam (Jogiyanto, 2001:2) sistem merupakan

urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan

bagaimana(how)mengerjakannya.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai

komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran (output), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Menurut Robert dalam (Jogiyanto, 2001:8), informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data

merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga

perlu diolah lanjut dimana data diolah dengan menggunakan suatu model untuk

STIKOM

(16)

dihasilkan informasi yang bermanfaat (Jogiyanto,1999:50). Informasi dapat

dihasilkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga processing system atau information processing system atau information generation system.

Sedangkan pengertian Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu

menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

Menurut Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis dalam (Jogiyanto, 2001,11),

sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan untuk proses pengambilan

keputusan.

Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan

informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem terintegrasi atau sistem

manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen

dalam suatu organisasi.

3.1.1 Analisa dan Perancangan Sistem

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya.

STIKOM

(17)

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem

planning) dan sebelum tahap desain sistem (sistem design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan

menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.

3.1.2 Sistem Flow

Sistem flowatau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Sistem flow menunjukkan urutan-urutan

STIKOM

(18)

dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.

Simbol-simbol yang digunakan dalamsistem flowditunjukkan pada Gambar 3.1.

SIMBOL KETERANGAN

Menunjukkan dokumen input dan output

baik untuk proses manual atau komputer.

Menunjukkan pekerjaan manual.

Menunjukkan file non-komputer yang

diarsip.

Menunjukkan kegiatan proses dari

operasi program komputer.

Menunjukkan tempat untuk menyimpan

data hasil operasi komputer.

Menunjukkan arus dari proses.

Menunjukkan penghubung ke halaman

STIKOM

(19)

yang masih sama.

Menunjukkan penghubung ke halaman

lain.

Gambar 3.1Simbol-simbol pada Sistem Flow

3.1.3 Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan

pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan

arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

3.1.4 Context Diagram

Context Diagrammerupakan langkah pertama dalam pembuatanData Flow Diagram. Pada context diagramdijelaskan sistem apa yang dibuat dan entityapa saja yang digunakan. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus

data yang keluar.

STIKOM

(20)

3.1.4.1 Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem informasi penjualan.

3.1.4.2 Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini

dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD

level 0.

3.1.4.3 Entity Relational Diagram

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang

mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan

struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek. Dengan ERD

kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan. ERD

dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary

key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan

keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya

STIKOM

(21)

mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh

satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberaparecordpada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan.Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen

saja.Namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan

sekaligus.

3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa recordpada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu

departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat

ditangani oleh banyak departemen.

Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD,

digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan

kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk

untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun

elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:

1. Entityatan entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar 3.2

STIKOM

(22)

.

Ent_1

Gambar 3.2Entity

2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas.

Terdapat beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti one, one-to-many, many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil dapat dilihat pada gambar 3.3.

Relation_12 Relation_11 Relation_10

Relation_9

Ent_1 Ent_2

Ent_3 Ent_4

Ent_5 Ent_6

Ent_7 Ent_8

Gambar 3.3Relation Of Entity

3.2 Sistem Informasi Penjualan

Menurut Mulyadi (2001), penjualan tunai adalah penjualan dengan cara

pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang

diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan,

STIKOM

(23)

barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian

dicatat oleh perusahaan. Selain penjualan tunai, jenis penjualan lainnya adalah

penjualan kredit. Menurut Mulyadi(2001), penjualan kredit dilaksanakan oleh

perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari

pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada

pembeli tersebut.

Menurut Soemarso (2004), pada saat perusahaan menjual barang

dagangannya, maka akan diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada

pembeli untuk barang dagangan yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan

yang bersangkutan. Untuk perusahaan dagang, rekening yang digunakan untuk

mencatat penjualan barang dagangan disebut penjualan. Penjualan akan diikuti

dengan penerimaan uang. Seperti halnya pembelian, penerimaan uang dari suatu

penjualan, tergantung pada syarat jual beli yang telah ditetapkan. Piutang Usaha

(Account Receivable) timbul akibat adanya penjualan kredit. Sebagian besar

perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa.

Menurut Soemarso (2004:338), yang dimaksud dengan Piutang merupakan

kebiasaan bagi perusahaan untuk memberikan kelonggaran-kelonggaran kepada para

pembeli pada waktu melakukan penjualan. Kelonggaran-kelonggaran yang diberikan

biasanya dalam bentuk memperbolehkan para pembeli tersebut membayar kemudian

atas penjualan barang atau jasa yang dilakukan.

Pengakuan piutang usaha sering berhubungan dengan pengakuan pendapatan.

Karena pengakuan pendapatan pada umumnya dicatat ketika proses menghasilkan

laba telah selesai dan kas terealisasi atau dapat direalisasi, maka piutang yang berasal

STIKOM

(24)

dari penjualan barang umumnya diakui pada waktu hak milik atas barang beralih ke

pembeli. Karena saat peralihan hak dapat bervariasi sesuai dengan syarat-syarat

penjualan, maka piutang lazimnya diakui pada saat barang dikirimkan ke pembeli.

Penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh

pihak penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang dan jasa yang

ditawarkan. Jadi, dengan adanya penjualan maka akan tercipta suatu proses

perputaran jasa antara pembeli dan penjual itu sendiri. Penjualan adalah proses

dimana sang penjual memastikan, mengaktivasi dan memuaskan kebutuhan atau

keinginan sang pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun bagi

sang pembeli yang berkelanjutan dan menguntungkan. Penjualan merupakan jumlah

yang dibebankan kepada pembeli dalam penjualan barang dan jasa dalam suatu

periode tertentu”.

Dari beberapa definisi tentang penjualan yang telah dikemukakan sebelumnya

dapat disimpulkan bahwa dengan adanya penjualan maka akan tercipta proses

pertukaran barang dan jasa. Penjualan atau menjual adalah ilmu dan seni

mempengaruhi orang lain agar membeli barang dan jasa yang ditawarkan sehingga

memberikan kepuasan timbal balik antara penjual dan pembeli. Perusahaan yang

menjual produk atau jasa, tentunya akan memperoleh pendapatan dari jumlah yang

dibebankan kepada pembeli untuk produk atau jasa yang ditawarkan.

Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang

mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk

STIKOM

(25)

menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi untuk

mendukung dalam pengambilan keputusan mengenai penjualan.

3.2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Persediaan

Menurut Jusup (2005), persediaan pada perusahaan disebut persediaan barang

dagangan atau kadang-kadang disingkat persediaan adalah terdiri atas barang-barang

yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen selama periode normal kegiatan

perusahaan.

Persediaan adalah barang-barang yang dibeli perusahaan dengan maksud untuk

dijual lagi (barang dagangan), atau masih dalam proses produksi yang akan diolah

lebih lanjut menjadi barang jadi kemudian dijual (barang dalam proses), atau akan

dipergunakan dalam proses produksi barang jadi yang kemudian dijual (bahan

baku/pembantu). Persediaan barang dagangan terdapat pada jenis perusahaan

perdagangan yang kegiatan utamanya membeli dan menjual barang dagangan.

Sedangkan persediaan bahan baku/pembantu, barang dalam proses dan barang jadi

terdapat pada jenis perusahaan manufaktur yang mempunyai kegiatan utama

mengolah bahan baku menjadi barang jadi.

3.2.2 Metode Pencatatan Persediaan

Metode pencatatan yang dapat menetapkan nilai persediaan pada akhir periode

terdapat 2 macam, yaitu:

STIKOM

(26)

1) Metode Periodik (Fisik)

Menurut Jusup (2005), metode persediaan periodik pada umumnya

digunakan pada perusahaan yang menjual barang yang harganya relatif murah, tetapi

frekuensi penjualannya sangat sering. Apabila perusahaan menggunakan metode

persediaan periodik, maka rekening persediaan tidak didebet untuk mencatat

pembelian, dan tidak dikredit apabila terjadi penjualan. Dalam metode ini, pembelian

dicatat dengan mendebet rekening Pembelian (dan dikredit ke rekening Kas atau

Hutang Dagang), sedangkan jika terjadi penjualan maka yang didebet adalah rekening

Kas atau Piutang Dagang dan dikredit ke rekening Penjualan. Jadi dalam metode

persediaan periodik, rekening Persediaan tidak digunakan untuk mencatat

pertambahan persediaan karena adanya transaksi pembelian, dan tidak digunakan

untuk mencatat pengurangan persediaan karena adanya transaksi penjualan. Informasi

mengenai persediaan yang ada pada suatu saat tertentu, tidak dapat diperoleh dari

rekening Persediaan, demikian pula harga pokok barang yang dijual tidak dapat

diketahui untuk setiap transaksi penjualan yang terjadi.

Kelemahan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan

metode periodik yaitu jika diinginkan menyusun laporan jangka pendek, sedangkan

persediaan memiliki jenis dan jumlah yang banyak, maka perhitungan fisik akan

memakan waktu yang lama.

Kelebihan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan

metode periodik:

a. Praktis dan sederhana dalam pencatatan pembelian dan penjualan.

STIKOM

(27)

b. Cocok jika digunakan oleh perusahaan dimana omzet maupun persediaannya

tidak begitu besar.

2) Metode Perpetual

Dalam metode ini, mutasi persediaan dicatat dalam rekening persediaan.

Dengan demikian baik pembelian maupun penjualan akan mempengaruhi pencatatan

persediaan, sehingga jumlah dan harga pokok persediaan yang ada setiap saat dapat

diketahui tanpa harus mengadakan stok opname.

Dalam Metode Perpetual, pada waktu membeli barang dibuat jurnal yang

men-debet rekening Persediaan Barang Dagangan dan meng-kredit rekening Hutang

atau Kas. Pada waktu menjual barang dibuat jurnal yang mendebet rekening Harga

Pokok Penjualan (HPP) dan mengkredit rekening Persediaan sehingga rekening

Persediaan akan menunjukkan harga pokok dari persediaan yang ada di gudang. Serta

jurnal yang mendebet rekening Kas untuk penjualan tunai atau Piutang Dagang

untuk penjualan kredit, dan mengkredit rekening Penjualan.

Metode pencatatan persediaan ada tiga macam model yaitu:

1. FIFO (First In First Out): Barang yang dibeli lebih awal dianggap akan dijual

lebih awal pula. Oleh karena itu, harga perolehan barang yang dibeli lebih awal

akan dibebankan lebih dahulu sebagai HPP.

2. LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir masuk dianggap yang pertama kali

keluar, sehingga persediaan akhir terdiri dari pembelian yang paling awal.

3. Rata-rata(Everage), pengeluaran barang secara acak dan harga pokok barang yang

sudah digunakan maupun yang masih ada ditentukan dengan cara dicari

rata-ratanya.

STIKOM

(28)

Kelemahan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan

metode perpetual yaitu lebih banyak waktu, tenaga, dan biaya yang diperlukan untuk

melakukan pencatatan persediaan. Namun, dengan metode ini diharapkan kelemahan

apabila menggunakan metode periodik bisa teratasi.

Kelebihan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan

metode perpetual:

a. Berguna untuk memutuskan kapan dan berapa barang yang harus dipesan,

b. Laporan keuangan dapat disusun tanpa melakukan stock opname,

c. Dapat mengetahui besarnya laba kotor atas penjualan setiap terjadi transaksi,

d. Berguna untuk mengawasi persediaan yang dimiliki.

Dari kedua metode ini, metode persediaan perpetual yang lebih tepat

digunakan karena dilihat dari segi ketepatan dan kecepatan informasi yang dihasilkan,

atau dengan kata lain metode persediaan perpetual lebih unggul.

3.2.3 Kartu Stock

Pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item barang diperlukan

adanya kartu stok. Kumpulan dari kartu stok, untuk semua jenis barang yang ada,

disebut buku stok atau buku persediaan (inventory subsidiary ledger). Buku stok, seperti halnya buku piutang atau buku hutang, merupakan buku tambahan, yang

dalam hal ini untuk rekening persediaan barang dagangan. Kartu stok digunakan

untuk mencatat penambahan, pengurangan, dan saldo akhir dari setiap jenis

persediaan. Setiap transaksi pembelian barang dagangan harus dicatat, dalam kartu

stok maupun rekening persediaan di buku besar. Apabila digunakan buku pembelian,

STIKOM

(29)

maka setiap transaksi pembelian barang di catat di kartu stok, sedangkan total kolom

yang disediakan untuk pembelian barang dagangan, dicatat di rekening persediaan

barang dagangan di buku besar. Demikian juga jika terjadi pengurangan, yang

sebagian besar disebabkan oleh penjualan.

3.3 Program yang Digunakan 3.3.1 Visual Basic .NET

Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan

membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem .NET Fremawork, dengan menggunakan bahasa basic.Dengan menggunakan alat ini, para pembuat program dapat membangun aplikasi Windows Forms.Alat ini dapat diperoleh secara terpisah

dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau visual j#) atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft visual Studion .NET.

Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa pemrograman

berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsot Visual Basicversi sebelumnya yang dimplementasikan di atas .NET Framework. Peluncurannya

mengundang kontrovensi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh

Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.

3.3.2 Power Designer

Power designer merupakan suatu tool berupa software untuk mendesain

sistem dan rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh

Sybase Inc. Ada dua model data, yaitu :Entity Relationship Diagram (ERD) dan

STIKOM

(30)

model relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskripsikan perancangan

basis data pada peringkat logika.

1. Model ERD atau Conceptual Data Model (CDM) : model yang di buat

berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar

yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu.

2. Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data

tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom dimana setiap kolom memiliki

nama yang unik.

3.3.3 Microsoft Visio 2007

Microsoft Office Visio 2007 adalah salah satu program yang dikeluarkan oleh

Microsoft untuk membantu perancangan aliran kerja suatu sistem. Microsoft Office

Visio merupakan sebuah program grafis untuk mempermudah pembuatan gambar

diagram secara cepat dan praktis.

Item-item yang terdapat dalam Visio antara lain :

1.Menu bar

Berisikan fungsi untuk menggunakan Visio.

2.Shape

Tombol-tombol yang berisikan bentuk dokumen, proses, tampilan, masukan

data manual, komputer dan lain sebagainya.

STIKOM

(31)

3.Drawing Pane

Adalah daerah gambar dalam visio, daerah ini merupakan daerah tempat

melakukan penggambaran diagram ataupun pengeditan.

4.Ruller

Penggaris keterangan untuk area gambar.

5.Stensil

Templatestensil biasanya adalah kumpulan objekshape(master) siap pakai. 6.Page Job

Visio dapat membuat lebih dari satu halaman kerja (page) dimana setiappage

dapat menyimpan diagram berbeda.

3.3.4 SQL Server 2008

Database merupakan tempat penyimpanan data, yang memudahkan pengolahan dan pencarian data. SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database

Management System) yang digunakan untuk mengolah data. Di samping memiliki

user interface yang mudah digunakan,. SQL Server 2008 juga memiliki fitur

tambahan yang bisa diimplementasikan untuk meningkatkan performa dan

mengurangi tempat penyimpanan.

STIKOM

(32)

27

Selama kurun waktu kurang lebih tiga minggu penulis melakukan kerja

praktek di UD Stardus Surabaya dan melakukan berbagai kegiatan antara lain

merekap data penjualan barang dagangan yang digunakan untuk pencatatan

penjualan,mengambil barang dari bagian gudang yang sudah di packing dan siap

untuk dikirim kepada pelanggan, serta melakukan pencatatan kode barang dan

mengelompokkan sesuai dengan jenis barang.

Kegiatan selanjutnya, selama seminggu terakhir ditugaskan membantu

merekap data penjualan di divisi marketing yang bertempat di kantor UD Stardus

Surabaya. Selama disana banyak sekali kegiatan yang dijalankan yakni melayani

pembeli yang kebanyakan pembeli dari luar kota Surabaya. Dalam beberapa

kesempatan penulis juga ditugaskan untuk mengikuti ekspedisi pengiriman ke luar

kota tepatnya di kota Gresik, yakni mengantarkan barang pesanan pelanggan.

Selama melakukan kerja praktek di UD Stardus Surabaya penulis

menerapkan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Mempelajari sistem.

2. Identifikasi sistem.

3. Menganalisis sistem.

4. Pembahasan terhadap implementasi sistem.

STIKOM

(33)

Langkah-langkah diatas ditujukan untuk dapat menemukan solusi dari

permasalahan yang ada pada UD Stardus Surabaya, yang untuk lebih jelasnya dapat

diuraikan pada sub bab dibawah ini.

4.1 Identifikasi Sistem

Menganalisa sistem adalah langkah awal untuk pembenaran dan

pengembangan sistem yang telah ada.Dalam langkah ini penulis melakukan analisis

terhadap permasalahan yang ada di UD Stardus Surabaya khususnya mengenai

penjualan.Untuk dapat membuat sistem, penulis harus mengetahui alur penjualan

yang terdapat di UD Stardus Surabaya yang masih digunakan pada saat ini.Maka

dibuatlah dokumenflowpenjualan yang penjelasan lebih detailnya sebagai berikut.

4.1.1 DokumenflowPenjualan

Dalam proses penjualan di UD Stardus Surabaya terdapat dua proses yakni

penjualan tunai dan penjualan kredit.dimulai penjualan kredit, proses pertama

salesman menawarkan barang kepada pelanggan serta mencatat pemesanan

barang dari pelanggan kemudian menghasilkan daftar pemesanan barang rangkap

tiga, selanjutnya daftar pemesanan barang diserahkan kepada bagian penjualan

guna membuat nota penjualan yang akan menghasilkan nota kredit yang

diserahkan kepada pelanggan dan kasir.

Proses selanjutnya setelah pelanggan mendapatkan nota kredit dari bagian

penjualan, diteruskan dengan melakukan pembayaran kredit ke kasir. Setelah itu

bagian kasir akan merekap data pembayaran dari pelanggan yang menghasilkan

STIKOM

(34)

dokumen pembayaran rangkap tiga.Rangkap bukti pembayaran pertama untuk

pelanggan, rangkap bukti pembayaran kedua disimpan sebagai arsip pembayaran,

dan rangkap bukti pembayaran ketiga diserahkan ke bagian penjualan sebagai

acuan untuk membuat nota pengeluaran barang pesanan di gudang, (nota

konfirmasi produk rangkap dua), rangkap pertama disimpan sebagai arsip bagian

penjualan dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian gudang. Proses

selanjutnya bagian gudang berdasarkan nota konfirmasi produk dari bagian

penjualan menyiapkan barang berikut dengan nota barang. Selanjutnya nota

barang dan barang akan diserahkan kepada bagian penjualan kemudian bagian

penjualan akan membuat nota kirim barang rangkap tiga yang pertama di simpan

sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan terhadap pelanggan berikut dengan

barang pesanan pelanggan setelah itu rangkap ketiga diserahkan ke bagian gudang

sebagai acuan bagian gudang untuk memperbaharui persediaan barang di gudang

sampai menghasilkan laporan persediaan barang rangkap dua, rangkap pertama

disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua diserahkan kepada manager akuntansi.

Setelah bagian kasir merekap pembayaran dari pelanggan proses selanjutnya

bagian kasir mencatat pendapatan penjualan yang menghasilkan dokumen jurnal

penjualan yang disimpan sebagai arsip bagian kasir dan sebagai acuan pembuatan

laporan piutang yang akan diserahkan kepada manager akuntansi untuk acuan

membuat surat penagihan yang akan menghasilkan dokumen surat tagihan

piutang rangkap dua, surat tagihan piutang rangkap pertama disimpan sebagai

arsip bagian manager akuntansi, surat tagihan piutang rangkap kedua diserahkan

STIKOM

(35)

ke bagian penjualan sebagai acuan untuk melakukan penagihan piutang kepada

pelanggan.

Penjualan Tunai, proses pertama salesman menawarkan barang kepada

pelanggan serta mencatat pemesanan barang dari pelanggan kemudian

menghasilkan daftar pemesanan barang rangkap tiga, selanjutnya daftar

pemesanan barang diserahkan kepada bagian penjualan guna membuat rekap

daftar pemesanan yang akan menghasilkan nota tunai yang diserahkan kepada

pelanggan dan kasir.

Proses selanjutnya setelah pelanggan mendapatkan nota tunai dari bagian

penjualan, diteruskan dengan melakukan pembayaran tunai ke kasir. Setelah itu

dokumen pembayaran rangkap tiga. Rangkap bukti pembayaran pertama untuk

STIKOM

(36)

laporan penjualan yang akan diserahkan kepada manager akuntansi.

STIKOM

(37)

Page 1

Document Flow Penjualan kredit

Kasir Sales.Marketing Penjualan Gudang

Pelanggan Manager Mulai Menawarkan barang Daftar Barang Melakukan pemesanan Daftar pesanan Barang Daftar Barang Mnrima dftr pemesanan Melakukan Pengecekan barang cek A Tdkada Membuat rekap daftar pesanan Daftar pesanan Daftar pesanan Daftar pesanan Membuat Nota Penjualan

Nota tunai Nota kredit

Menyerahk an nota Nota Nota B B

Nota tunai / kredit Pilih nota bayar kredit Melakukan pembayaran uang ada C Membuat nota pengeluaran Barang Konfirmasi produk Konfirmasi Produk Menyiapkan Barang Membuat Nota pengiriman barang Nota barang Nota barang +Barang D D Nota barang+Barang Kirim barang pesanan barang Barang E Laporan piutang C uang Rekap pembayaran Pembayaran kredit Pembayaran kredit Mencatat pendapatan penjualan J.penjualan Nota Rekap kiriman Barang Nota Rekap kiriman Barang Memperbarui persediaan barang Laporan Persediaan barang Persediaan barang tersedia selesai G Laporan Persediaan barang G G A Nota Rekap kiriman

Barang faktur piutangMembuat

Laporan piutang

E

Barang B

Nota tunai / kredit Membuat surat penagihan Surat tagihan piutang H H

Gambar 4.1DokumenFlowPenjualan kredit

STIKOM

(38)

Page 1

Document Flow Penjualan Tunai

Pelanggan Manager Mulai Menawarkan barang Daftar Barang Melakukan pemesanan Daftar pesanan Barang Daftar Barang Mnrima dftr pemesanan Melakukan Pengecekan barang cek A Tdkada Membuat rekap daftar pesanan Daftar pesanan Daftar pesanan Daftar pesanan Membuat Nota Penjualan

Nota tunai / kredit Pilih nota bayar tunai Melakukan pembayaran uang ada C Membuat nota pengeluaran Barang Konfirmasi produk Konfirmasi Produk Menyiapkan Barang Membuat Nota pengiriman barang Nota barang Nota barang +Barang D D Nota barang+Barang Kirim barang pesanan barang Barang E Laporan penjualan C uang Rekap pembayaran Pembayaran tunai Pembayaran tunai Mencatat pendapatan penjualan J.penjualan Nota Rekap kiriman Barang Nota Rekap kiriman Barang Memperbarui persediaan barang Laporan Persediaan barang Persediaan barang tersedia selesai G Laporan Persediaan barang G G A Nota Rekap kiriman Barang Membuat laporan penjualan Laporan penjualan E Barang B

Nota tunai / kredit

Gambar 4.2 DokumenFlowPenjualan tunai

STIKOM

(39)

4.2 Desain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem.

Dalam desain sistem ini beberapa proses masih dilakukan secara manual, penulis

akan mendokumentasikan sistem yang telah terkomputerisasi. Langkah-langkah yang

dilakukan dalam desain sistem ini adalah :

4.2.1 SystemFlowPenjualan

Penjualan Kredit, proses pertama salesman menawarkan barang kepada pelanggan

serta mencatat pemesanan barang dari pelanggan kemudian menghasilkan daftar

pemesanan barang rangkap tiga, selanjutnya daftar pemesanan barang diserahkan

kepada bagian penjualan guna membuat nota penjualan yang akan menghasilkan

nota kredit yang diserahkan kepada pelanggan dan kasir.

Proses selanjutnya setelah pelanggan mendapatkan nota kredit dari bagian

penjualan, diteruskan dengan melakukan pembayaran kredit ke kasir. Setelah itu

dokumen pembayaran rangkap tiga.Rangkap bukti pembayaran pertama untuk

STIKOM

(40)

laporan piutang yang akan diserahkan kepada manager akuntansi untuk acuan

membuat surat penagihan yang akan menghasilkan dokumen surat tagihan

piutang rangkap dua, surat tagihan piutang rangkap pertama disimpan sebagai

arsip bagian manager akuntansi, surat tagihan piutang rangkap kedua diserahkan

ke bagian penjualan sebagai acuan untuk melakukan penagihan piutang kepada

pelanggan.

Penjualan Tunai, proses pertama salesman menawarkan barang kepada pelanggan

serta mencatat pemesanan barang dari pelanggan kemudian menghasilkan daftar

pemesanan barang rangkap tiga, selanjutnya daftar pemesanan barang diserahkan

kepada bagian penjualan guna membuat rekap daftar pemesanan yang akan

menghasilkan nota tunai yang diserahkan kepada pelanggan dan kasir.

STIKOM

(41)

Proses selanjutnya setelah pelanggan mendapatkan nota tunai dari bagian

penjualan, diteruskan dengan melakukan pembayaran tunai ke kasir. Setelah itu

dokumen pembayaran rangkap tiga. Rangkap bukti pembayaran pertama untuk

laporan penjualan yang akan diserahkan kepada manager akuntansi.

STIKOM

(42)

Page 1

System Flow Penjualan Kredit

Pelanggan Manager Mulai Menawarkan barang Daftar Barang Melakukan pemesanan Daftar pesanan Barang Daftar Barang A Tdkada Daftar pesanan Daftar pesanan

Nota tunai / kredit Pilih nota bayar kredit Melakukan pembayarn uang C Konfirmasi barang Nota barang D

D barangNota

Kirim barang pesanan Barang&no ta Barang & nota E lapran.penj ualan C uang Pembayaran kredit Pembayaran kredit lapran.penj ualan E nota kiriman Barang Nota Rekap kiriman Barang Laporan Persediaan barang Persediaan barang tersedia selesai G Laporan Persediaan barang G G A Nota Rekap kiriman Barang H H Faktur piutang I I Faktur piutang Membuat rekap daftar pesanan Daftar pesanan input dftr pemesanan Melakukan Pengecekan barang Membuat nota penjualan Nota tunai Nota kredit Rekap pembayaran Pembayaran kredit Konfirmasi Produk Nota harga&produk Cek barang Membuat Nota pengiriman barang Memperbarui persediaan barang Mencatat piutang

dalam buku besar

B.besar piutang Membuat laporan

penjualan

input dftr barang terkirim

Membuat nota barang terkirim

H

input nota barang terkirim input pembayaran

input nota bayar

Konfirmasi barang ada Ada ? Menyiapkan barang barang Input fakturPiutang Mencetak surat tagihan j.tempo Surat tagihan J J Surat tagihan B Nota

Gambar 4.3 SistemFlowPenjualan kredit

STIKOM

(43)

Page 1

System Flow Penjualan Tunai

Pelanggan Manager Mulai Menawarkan barang Daftar Barang Melakukan pemesanan Daftar pesanan Barang Daftar Barang A Tdkada Daftar pesanan Daftar pesanan

Nota tunai / kredit Pilih nota bayar tunai Melakukan pembayarn uang C Konfirmasi brang Nota barang D

D barangNota

Kirim barang pesanan Barang&no ta Barang & nota E lapran.penj ualan F C uang Pembayaran tunai Pembayaran tunai lapran.penj ualan E nota kiriman Barang Nota Rekap kiriman Barang Laporan Persediaan barang Persediaan barang tersedia selesai G Laporan Persediaan barang G G A H Membuat rekap daftar pesanan Daftar pesanan input dftr pemesanan Melakukan Pengecekan barang Membuat nota penjualan Nota tunai Nota kredit Rekap pembayaran Pembayaran tunai Konfirmasi produk Nota harga&produk Cek barang Membuat Nota pengiriman barang Ba ra n g N o ta ki ri m Memperbarui persediaan barang Pe rd ia n b a ra n g Membuat laporan penjualan Pe n d p tn ju a l

input dftr barang terkirim Membuat nota barang terkirim Brg .t rki ri m H

input nota barang terkirim input pembayaran

input nota bayar

Konfirmasi barang D a ft a r b a ra n g ada Ada ? Menyiapka n barang Barang B Nota

Gambar 4.4 SistemFlowPenjualan Tunai

STIKOM

(44)

4.2.2 Context Diagram

Context Diagram menunjukkanaliran data untuk menggambarkan asal

data.Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan pada UD Stardus

Surabaya yang terdiri dari external entity.

Laporan Keuangan Penjualan

Data Piutang Baru

Laporan Data Barang Data Persediaan Baru

Bukti Pengiriman Daftar Barang Dikirim

Daftar Barang Dikirim

Bukti Pengiriman

Bukti Pengiriman Bukti Pengiriman

Nota Produk dan Harga

Nota Produk dan Harga Data Pembayaran

Nota Penjualan

Data Pembayaran Nota Penjualan

Nota Penjualan Daftar Pesanan

Daftar Pesanan 0

Penjualan Kredit

+ Gudang

Bag Penjualan

Pelanggan

Kasir

Manager

Gambar 4.5 Konteks Diagram

STIKOM

(45)

4.2.3 Data Flow Diagram(DFD)

Dibawah ini merupakan data flow diagram pada sistem informasi penjualan

pada UD Stardus Surabaya. Dalam data flow diagram level 0 digambarkan secara

global proses yang terdapat dalam sistem. Sedangkan data flow diagram level 1

digambarkan secara detil lagi proses yang ada dalam flow diagram level 0. Berikut

data flow diagram level0 akan dijelaskan diabawah ini.

4.2.3.1 DFDLevel0 Sistem Penjualan

Laporan Keuangan Penjualan Data Piutang Baru

Laporan Data Barang

Data Persediaan Baru Bukti Pengiriman

Daftar Barang Dikirim

Bukti Pengiriman _{Bukti Pengiriman}

Bukti Pengiriman Nota Produk dan Harga

Nota Produk dan Harga

Data Pembayaran Data Pembayaran

Nota Penjualan Nota Penjualan

Nota Penjualan Daftar Pesanan

Daftar Pesanan Pelanggan

Bag Penjualan

Kasir

Gudang Manager

1

Pemesanan

2

Pembayaran

3

[image:45.612.53.552.140.637.2]

Pembuatan Laporan

Gambar 4.6 DFD Level 0 Sistem Penjualan

STIKOM

(46)

4.2.4 PerancanganDatabase

Dari analisis sistem diatas dapat dibuat perancangan database yakni Entity

Relationalship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem

penjualan pada UD Stardus Surabaya yang terdiri dari Conceptual Data Model

(CDM) danPhysical Data Model(PDM).

1. Conceptual Data Model(CDM)

Conseptual Data Model (CDM) menggambarkan relasi antara tabel. Berikut

merupakan tabel-tabel yang terdapat dalamConsceptual Data Model(CDM) :

STIKOM

(47)

Gambar 4.7Conseptual Data Model

2. Physical Data Model(PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conseptual

Data Model (CDM). Perancangan PDM ini menggambarkan ciri fisik dari database

yang akan digunakan. PDM menghubungkan antara sejumalah tabel untuk

menggambarkan hubungan antara data-data.Untuk selengkapnya PDM ada dibawah

ini. Relationship_1 Relationship_2 Relationship_3 Relationship_4 Relationship_5 Relationship_6 Relationship_7 PELANGGAN ID_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_tlp_plgn Kota_Pelanggan

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (30) Identifier_1 ... <pi> Sales ID_Sales Nama_Sales Alamat_Sales NO_TLP_Sales

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (20) Identifier_1 ... <pi> Pembayaran no_Bukti_pembayaran Tanggal_Pembayaran cash Piutang_Pelanggan selisih keterangan_bayar

<pi> Variable characters (10) Date & Time Integer Integer Integer

Variable characters (10) Identifier_1 ... <pi> Barang ID_Barang Nama_Barang Keterangan Stock_Min jumlah_barang Harga_Beli Harga_Jual

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (15) Integer Integer Integer Integer <M> Identifier_1 ... <pi> Transaksi_Penjualan NO_Nota_Penjualan Jumlah_Penjualan

<pi> Variable characters (10) Integer Identifier_1 <pi> Divisis_Penjualan ID_Divisi_Penjualan Nama_penjualan Alamat_penjualan NO_tlp_penjualan Attribute_46

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (20) <Undefined> <M> Identifier_1 ... <pi> Kasir ID_Kasir Nama_Kasir Alamat_kasir NO_TLP_Kasir

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (20)

<M> Identifier_1 <pi> persediaan ID_Persediaan Saldo_Awal saldo_akhir

(48)

(49)

4.2.5 Struktur Tabel

Struktur tabel pada sistem informasi penjualan padaUD Stardus Surabaya

adalah sebagai berikut:

a. Tabel Pelanggan

Nama Tabel : Pelanggan

Primary Key : ID_Pelanggan

Foreig Key :

-Fungsi : Tabel untuk mencatat data-data pelanggan

Tabel 4.1 Pelanggan

No. Field Type Length Key

1. ID_Pelanggan Varchar 10 Primary Key

2. Nama Varchar 50

3. Alamat VarChar 50

5. No_Telp VarChar 20

6. Kota VarChar 30

b. Tabel Sales

Nama Tabel : Sales

Primary Key :ID_Sales

Foreign Key :

-Fungsi : Tabel untuk memasukkan data Sales

STIKOM

(50)

[image:50.612.67.565.90.624.2]

Tabel 4.2 Pegawai

No. Field Type Length Key

1. ID_Sales Varchar 10 Primary Key

2. Nama_ Sales VarChar 50

3. Alamat VarChar 50

4. No_Telp Varchar 20

c. Tabel Barang

Nama Tabel : Barang

Primary Key : ID_Barang

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data barang

Tabel 4.3 Barang

1. ID_Barang Varchar 10 Primary Key

2. Nama_Barang Varchar 50

3. Jumlah_Barang Integer

5. Stock_Min Integer

6. Keterangan Varchar 15

7. Harga_Beli Integer

8. Harga_Jual Integer

STIKOM

(51)

d. Tabel Divisi_Penjualan

Nama Tabel : Divisi Penjualan

Primary Key :ID_Divisi_Penjualan

Foreign Key :

-Fungsi : Tabel untuk memasukkan data Divisi Penjualan

Tabel 4.4 Divisi Penjualan

No. Field Type Length Key

1. ID_Divisi_Penjualan Varchar 10 Primary Key

2. Nama VArChar 50

3 Alamat Varchar 50

4 NO_Tlp Varchar 20

e. Tabel Pembayaran

Nama Tabel : Pembayaran

Primary Key :NO_Bukti_Pembayaran

Foreign Key : ID_divisi_Penjualan dan ID_Pelanggan

Fungsi : Tabel untuk mencatat transaksi pembayaran

Tabel 4.5Pembayaran

No. Field Type Length Key

1. No_Bukti_Pembayaran Varchar 10 Primary Key

2. ID_Pelanggan Varchar 10 Foreign Key

STIKOM

(52)

3. Selisih Integer

4. ID_Divisi_Penjualan Varchar 10 Foreign Key

5 Tanggal_pembayaran DateTime

6. cash Integer

7. Piutang Integer

f. Tabel Transaksi Penjualan

Nama Tabel : Penjualan

Primary Key : No_Nota_Penjualan

Foreign Key : ID_Barang ,ID_Divisi_Penjualan,ID_Sales dan ID_Kasir

Fungsi : Tabel untuk mencatat data penjualan

Tabel 4.6 Penjualan

No. Field Type Length Key

1. No_Nota_Penjualan Varchar 10 Primary Key

2. ID_Barang Varchar 10 Foreign Key

3. ID_Divisi_Penjualan Varchar 10 Foreign Key

4. ID_Kasir Varchar 10 Foreign Key

5. Jumlah_Penjualan Intenger

6 ID_Sales Varchar 10 Foreign Key

STIKOM

(53)

g. Tabel Kasir

Nama Tabel : Kasir

Primary Key : ID_Kasir

Foreign Key :

-Fungsi : Tabel untuk mencatat data jual

Tabel 4.7 Tabel Kasir

No. Field Type Length Key

1. ID_Kasir Varchar 10 Primary Key

2. Nama Varchar 50

3 Alamat Varchar 50

4 No_Tlp Varchar 20

h. Tabel Persediaan

Nama Tabel : Transaksi Persediaan

Primary Key : ID_Persediaan

Foreign Key : ID_Barang,

Fungsi : Tabel untuk mencatat Persediaan

Tabel 4.8 Tabel Persediaan Penjualan

1. ID_Persediaan Varchar 10 Primary Key

2. ID_Barang Varchar 10 Foreign Key

3. Saldo_awal Integer

4 Saldo_Akhir Integer

STIKOM

(54)

4.3 DesainInput/Output

4.3.1 Desain Input

Berikut ini adalah desain input yang terdapat pada aplikasi sistem penjualan

pada UD Stardus Surabaya :

1. Form Login

Berikut ini merupakan tampilan dariform login yang berfungsi untuk

validasi useryang menggunakan aplikasi.

Gambar 4.9 Desain FormLogin User

STIKOM

(55)

2. Form Menu Utama

Gambar 4.10 Desain Form Menu Utama

3. Form Barang

Gambar 4.11 Desain Form Barang

STIKOM

(56)

4. Form Pelanggan

Gambar 4.12Desain Form Pelanggan

5. Form Sales

Gambar 4.13 Desain Form Sales

6. Form Kasir

Gambar 4.14 Desain Form Kasir

STIKOM

(57)

7. Form Divisi Penjualan

Gambar 4.15 Desain Form Divisi Penjualan

8. Form Transaksi Pembayaran

Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Pembayaran

STIKOM

(58)

9. Form Transaksi Penjualan

Gambar 4.17 Desain Form Transaksi Penjualan

10. Form Transaksi Persediaan

Gambar 4.18 Desain Form Transaksi Persediaan

4.3.2 Desain Output

Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam aplikasi penjualan

pada UD Stardus Surabaya.

STIKOM

(59)

1. Laporan Pembayaran

Berikut ini merupakan desain output dari laporan pembayaran barang yang

berfungsi untuk memberi informasi mengenai pembayaran dari barang yang telah

terjual:

Gambar 4.19 Desain Form Laporan Pembayaran

2. Laporan Penjualan Barang

Berikut ini merupakan desain output dari laporan penjualan barang yang

[image:59.612.61.564.143.685.2]

berfungsi untuk memberi informasi mengenai penjualan barang yang laku terjual.

Gambar 4.20 Desain Form Laporan Penjualan

STIKOM

(60)

3. Laporan Persediaan Barang

Berikut ini merupakan desain output dari laporan persediaan barang yang

berfungsi untuk memberi informasi mengenai persediaan barang dagangan di gudang.

Gambar 4.21 Desain Form Persediaan

4.4 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat

berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk

mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan.

STIKOM

(61)

4.4.1 Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan

lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal

pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:

1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 Ghz

2. Memory 512 MB RAM

3. VGA 64 GB

4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi sistem penjualan pada

UD.Stardus Surabaya. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:

1. Form Home

Form Home merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini

terdapat menu yaitu menu utama. Menu utama disini berisi login untuk user yang

ingin menjalankan aplikasi ini. Selain itu dalam menu utama terdapat menu keluar

yang bertujuan untuk membatalkan masuk ke aplikasi.

STIKOM

(62)

Gambar 4.22TampilanFormHome

2. Form Login

Form login ini terdapat pada form Home yaitu pada menu utama. Userharus

menginputkanusernamedanpasswordyang sesuai agar dapat masuk ke menu utama

dari aplikasi ini.Form Loginini untuk mengontrol agar hanya orang yang berhak saja

yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang tersebut tidak memiliki wewenang,

maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga keamanan

data. Tampilan dariform loginini dapat dilihat sebagai pada gambar berikut ini:

Gambar 4.23TampilanForm Login

Jikausernamedanpasswordbenar yang diinputkanusersesuai maka akan muncul

message boxseperti pada gambar 4.24

STIKOM

(63)

Gambar 4.24Message BoxpadaFormLoginbenar

Jikausernamedanpasswordsalah yang diinputkanusertidak sesuai maka akan

munculmessage boxseperti pada gambar 4.25

Gambar 4.25Message BoxpadaFormLoginSalah

3. Form Data Barang

Implementasi pada form data barang ini dapat dilihat pada gambar berikut ini:

STIKOM

(64)

Gambar 4.26 Form Data Barang

Pada form ini user dapat maintenance data barang. Pada textbox ID_barang

akan terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah yang ada di database . Kemudian

textbox nama_barang diinputkan sesuai nama barang. Dalam form ini terdapat

beberapabutton, yaitu:

1. Buttonsimpan, berfungsi untuk menyimpan data yang dientry olehuser

2. Buttoncari, berfungsi untuk mencari data yang ingin dientry olehuser

3. Buttonubah, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

4. Buttonhapus, berfungsi untuk menghapus data barang yang tidak diperlukan lagi.

5. Buttonkeluar, berfungsi untuk keluar dari form data barang.

Gambar 4.27Message BoxpadaButtonSimpan

STIKOM

(65)

Pada saat tekan button ubah atau button hapus maka muncul message box

yang menanyakan apakah data benar-benar ingin diubah atau dihapus.

Gambar 4.28Message BoxpadaButtonUbah

Gambar 4.29Message BoxpadaButtonHapus

4. Form Data Pelanggan

Implementasi pada form data pelanggan ini dapat dilihat pada gambar 4.30.

STIKOM

(66)

Gambar 4.30 Form Pelanggan

Form data pelanggan berfungsi untuk mencatat data pelanggan yang telah

melakukan pembelian pada UD Stardus tersebut. Dalam form ini terdapat beberapa

button,yaitu:

8. Buttonubah, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate oleh user

9. Buttonhapus, berfungsi untuk menghapus data barang yang tidak diperlukan lagi.

Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan button

simpan maka munculmessage boxseperti gambar 4.31data akan disimpan

STIKOM

(67)

Gambar 4.31 Message BoxpadaButtonSimpan

Pada saatbuttonubah maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.32

Gambar 4.32Message BoxpadaButtonubah

Jika pada saatbuttonhapus di tekan akan munculmessage boxseperti dibawah ini

Gambar 4.33Message BoxpadaButtonhapus

STIKOM

(68)

5. Form Data Sales

Implementasi pada form data sales ini dapat dilihat pada gambar 4.34

Gambar 4.34 Form Sales

Form data pelanggan berfungsi untuk mencatat data pelanggan yang telah

melakukan pembelian pada UD Stardus tersebut. Dalam form ini terdapat beberapa

button,yaitu:

12. Buttonubah, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diupdate olehuser

13. Button hapus, berfungsi untuk menghapus data barang yang tidak diperlukan

lagi.

Pada saat tekan button baru maka data akan diubah dan saat menekan button

simpan maka munculmessage boxseperti gambar 4.35data akan disimpan

STIKOM

(69)

Gambar 4.35Message BoxpadaButtonSimpan

Pada saatbuttonubah ma