RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
INVENTORY PADA PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA
KERJA PRAKTEK
Disusun oleh :
Nama : HARRISTA A H NIM : 09.39010.0034 Program : DIII (Diploma)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
iv ABSTRAK
PT. Astha Beribis Grafika yang terletak di JL. Ngagel No.29 Surabaya adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang advertising/periklanan yang memanfaatkan teknologi informasi secara luas untuk meningkatkan mutu dan kualitas barang dan jasa.
Dalam penanganan masalah inventory masih menggunakan sistem manual yaitu dengan menggunakan kertas sebagai media pencatatan inventory. Hal ini menyebabkan proses pengolahan dan pencarian data membutuhkan waktu beberapa menit.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibutuhkan pembuatan sistem informasi antara bagian penjualan dan bagian gudang. Sehingga diharapkan dapat membuat kinerja karyawan di PT. Astha Beribis Grafika menjadi lebih efisien dan efektif, dapat menghasilkan laporan-laporan yang lebih valid dan terjamin, serta dapat membantu perusahaan tersebut dalam mengambil keputusan untuk pengembangan perusahaan.
vii DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Manfaat ... 2
1.6 Sistematika Penulisan... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Uraian Tentang Perusahaan... 5
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 6
2.4 Visi Perusahaan ... 7
2.5 Misi Perusahaan ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1 Penjualan ... 9
3.2 Pembelian ... 9
3.3 Sistem Persediaan... 10
3.4 Konsep Dasar Sistem ... 10
viii
3.5.1 Blok Masukan ... 12
3.5.2 Blok Model ... 12
3.5.3 Blok Keluaran ... 12
3.5.4 Blok Teknologi ... 12
3.5.5 Blok Basis Data ... 12
3.5.6 Blok Kendali ... 13
3.6 Analisa dan Perancangan Sistem ... 13
BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 15
4.1 Analisis Sistem ... 15
4.2 Dokumen Flow Manual... 15
4.3 Identifikasi Masalah ... 20
4.4 Desain Sistem ... 20
4.4.1 Context Diagram ... 25
4.4.2 Hierarchy Input Output (HIPO) ... 26
4.4.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 26
4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 31
4.4.5 Struktur Tabel ... 32
4.4.6 Desain Input Output ... 37
4.4.7 Implementasi dan Evaluasi ... 44
4.4.8 Pengoperasian Program ... 44
BAB V PENUTUP ... 55
5.1 Kesimpulan ... 55
5.2 Saran ... 55
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Supplier ... 33
Tabel 4.2 Tabel Barang ... 33
Tabel 4.3 Tabel Detil Masuk ... 33
Tabel 4.4 Tabel Barang Masuk ... 34
Tabel 4.5 Tabel Barang Keluar ... 34
Tabel 4.6 Tabel Jenis Biaya ... 35
Tabel 4.7 Tabel Jenis Produk ... 35
Tabel 4.8 Tabel Karyawan ... 35
Tabel 4.9 Tabel Penjualan ... 36
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 6
Gambar 4.1 Document Flow Pembelian ... 16
Gambar 4.2 Document Flow Barang Keluar ... 17
Gambar 4.3 Document Flow Penjualan ... 18
Gambar 4.4 Document Flow Persediaan Barang ... 19
Gambar 4.5 System Flow Pembelian ... 21
Gambar 4.6 System Flow Penjualan ... 22
Gambar 4.7 Sytem Flow Barang Keluar ... 23
Gambar 4.8 System Flow Persediaan Barang ... 24
Gambar 4.9 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA... 25
Gambar 4.10 Hierarchy Input Output ... 26
Gambar 4.11 DFD Level 0 ... 27
Gambar 4.12 DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Master ... 28
Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi ... 29
Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan ... 30
Gambar 4.15 CDM ... 31
Gambar 4.16 PDM ... 32
Gambar 4.17 Form Utama ... 37
Gambar 4.18 Form Login ... 38
Gambar 4.19 Form Master Barang ... 38
xi
Halaman
Gambar 4.21 Form Master Jenis Produk ... 39
Gambar 4.22 Form Master Jenis Biaya ... 40
Gambar 4.23 Form Master Karyawan ... 41
Gambar 4.24 Form Transaksi Barang Masuk ... 41
Gambar 4.25 Form Transaksi Penjualan ... 42
Gambar 4.26 Form Transaksi Barang Keluar ... 43
Gambar 4.27 Form Utama ... 45
Gambar 4.28 Form Login ... 45
Gambar 4.29 Form Master Barang ... 46
Gambar 4.30 Form Jenis Biaya ... 47
Gambar 4.31 Form Master Jenis Produk ... 48
Gambar 4.32 Form Master Karyawan ... 49
Gambar 4.33 Form Master Supplier ... 50
Gambar 4.34 Form Barang Masuk ... 51
Gambar 4.35 Form Penjualan ... 52
Gambar 4.36 Form Barang Keluar ... 53
Gambar 4.37 Persediaan Barang ... 54
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Acuan Kerja ... 57
Lampiran 2 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 58
Lampiran 3 Kehadiran Bimbingan Kerja Praktek ... 59
Lampiran 4 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 60
Lampiran 5 Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 61
Lampiran 6 Formulir Akhir Masa Kerja Praktek ... 62
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pesatnya perkembangan dunia teknologi informasi telah berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk bidang advertising/periklanan. Pemanfaatan teknologi di dunia advertising akan sangat membantu dalam meningkatkan mutu dan kinerja karyawan dalam menjalankan proses bisnis yang telah ditentukan.
PT. Astha Beribis Grafika merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang advertising/periklanan. Perusahaan tersebut menangani hal-hal yang berhubungan dengan periklanan, seperti : indoor promotion, outdoor
promotion dan pajak iklan. Penggunaan teknologi informasi untuk PT. Astha
Beribis Grafika tidak hanya untuk membuat iklan, tetapi dapat juga untuk melakukan transaksi bisnis. Sehingga sangat tepat bila teknologi informasi diterapkan di perusahaan itu.
Untuk proses penjualan, pembelian, pengadaan barang, pencatatan barang masuk maupun baarang keluar serta penggunaan barang digudang untuk proses produksi, yang dinilai proses rekapnya kurang maksimal. Akibatnya dalam hal efisiensi kerja sangatlah minim.
GRAFIKA, dapat membantu memberikan informasi yang berguna dan akurat bagi para pengguna aplikasi ini, serta menangani permasalahan yang ada.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasar uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan bagaimana merancang dan membangun sistem informasi penjualan dan persediaan barang yang terjadi di perusahaan tersebut agar membantu dan meningkatkan proses penjualan dan persediaan barang di perusahaan tersebut. 1.3 Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem informasi ini diberikan batasan-batasan sebagai berikut :
a. Sistem informasi tersebut meliputi transaksi penjualan cash/tunai dan persediaan barang
b. Ruang lingkup hanya dapat dipakai di PT. Astha Beribis Grafika Surabaya c. Sistem ini tidak membahas keamanan/security jaringan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem informasi ini yaitu dapat membantu meningkatkan proses pencataan penjualan, pembelian, pengadaan barang, pencatatan barang masuk maupun baarang keluar serta penggunaan barang digudang untuk proses produksi. Sehingga dapat memberikan laporan yang cepat dan akurat serta dapat segera mengambil keputusan untuk perusahaan tersebut 1.5 Manfaat
Sistem informasi ini dapat dipakai oleh : a. Bagian penjualan
3
b. Bagian Gudang
Dapat mengetahui stok barang yang ada, terpakai dan sisa barang. Karena tercatat di sistem informasi ini
c. Owner/Pemilik
Bermanfaat untuk mengetahui laporan posisi keuangan perusahaan dan dapat. 1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahsannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan yang menjelaskan bagaimana hingga timbul permasalahan tersebut, inti dari permasalahan seperti yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan dari pemasalahan sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang dicapai.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi tentang gambaran umum dan struktur organisasi pada PT. Astha Beribis Grafika Surabaya serta sejarah dari perusahaan tersebut.
BAB III : LANDASAN TEORI
bangku kuliah, serta disiplin ilmu yang didapat dari literatur-literatur tambahan.
BAB IV : ANALISA, DESAIN, IMPLEMENTASI, DAN PEMBAHASAN Didalamnya diuraikan tentang desain yang dibuat beserta dengan skema yang ada, serta implementasi dari desain ke program. Didalamnya disajikan model dari form-form yang telah dibuat dan bagaimana cara set program dan penjelasan tentang pemakaian RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil implementasi kerja praktek di PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA.
5 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Uraian Tentang Perusahaan
PT. Astha Beribis Grafika yang adalah perusahaan yang bergerak di bidang advertising atau periklanan khususnya jasa pembuatan dan pemasangan media iklan. Perusahaan tersebut didirikan pada tahun 2001, beralamat di JL. Ngagel No.29, Surabaya dan berpusat di JL. Anggrek Cakra No.15 Sukabumi Utara-Kebun Jeruk-Jakarta Barat. Produk yang dikerjakan di perusahaan tersebut antara lain yaitu outdoor promotion, indoor, material promotion, pengurusan pajak reklame, penempatan lokasi reklame. Outdoor promotion meliputi pembuatan Billboard, Signboard, Signage, Neon Box, Huruf Timbul, Car Panel, dll. Indoor meliputi Display (Acrylic, Steorofoam), Signage dan Standing Sign. Perusahaan ini juga membantu pengurusan pajak lama dan pajak baru serta penempatan lokasi reklame.
Sampai saat ini PT. Astha Beribis Grafika telah menjalin kerja sama dengan beberapa perusahaan ternama. Antara lain :
a. PT. Asuransi Jiwa Sraya b. Bank Bukopin
c. PT. Indomarco Prisamtama d. PT. Gramedia Asri Media e. PT. Bumilindo
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 2.1 di bawah ini adalah struktur organisasi pada PT. Astha Beribis Grafika Surabaya.
Owner
Sekretaris Designer Marketing Pembelian Penjualan Pergudangan
Designer
: Garis Komando
: Garis Konsultasi
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi 2.3 Deskripsi Tugas
a. Sekretaris
Bertugas untuk mencatat kepegawaian dan mengatur jadwal meeting owner. b. Designer
7
c. Marketing
Bertugas untuk memasarkan atau memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat umum.
d. Pembelian
Bertugas untuk membeli barang yang telah habis. e. Penjualan
Bertugas mencatat hasil penjualan dari customer. f. Pergudangan
Bertugas memantau dan mengendalikan persediaan barang di gudang. g. Owner
Meng-handle setiap proses bisnis yang terjadi di perusahaan. 2.4 Visi Perusahaan
2.5 Misi Perusahaan
9 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Penjualan
Penjualan barang dagang oleh sebuah perusahaan dagang biasanya hanya
disebut “penjualan” begitu saja. Jumlah transaksi penjualan yang terjadi biasanya
cukup besar disbanding dengan jenis transaksi lainnya. Beberapa perusahaan hanya menjual barangnya secara tunai, perusahaan yang lain hanya menjualnya secra kredit dan yang lain lagi menjual barangnya denga kedua syarat jual-beli tersebut.
Penjualan barang dagang secara tunai dicatat sebagai debit pada akun kas kredit pada akun penjualan. Dalam praktik, biasanya penjualan secara tunai ini dicatat dalam buku penerimaan kas. Transaksi ini dicatat dalam buku penjualan.
Potongan tunai (cash discount) adalah potongan harga yang diberikan apabila pembayaran dilakuakan lebih cepat dari jangka waktu kredit. Dari sudut penjual, potongan ini disebut potongan penjualan (sales discount), sedangkan dari segi pembeli disebut potongan pembelian (purchase discount).(Soemarso S.R, 2004)
3.2 Pembelian
Pembelian (purchase) adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu (Alimsyah dan Padji, 2003 : 450). Menurut Soemarso S.R, di dalam sebuah perusahaan dagang terjadi beberapa kegiatan pembelian, yaitu :
1. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
2. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. 3. Membeli barang dan jaasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.
Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian merupakan perkiraan. Perkiraan tersebut digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode tertentu.
3.3 Sistem Persediaan
Persediaan adalah barang yang dimiliki untuk diproses selanjutnya dijual. Berdasarkan pengertian di atas maka perusahaan jasa tidak memiliki persediaan, perusahaan dagang hanya memiliki persediaan barang dagag,sedangkan untuk perusahaan industry memiliki 3 macam pesediaan yaitu: persediaan barang baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi.
Sistem informasi persediaan sebuah sistem manusia ataupun mesin yang terpadu untuk menyajikan suatu informasi yang berguna mendukung sistem pengendalian persediaan.(http://www.ksap.org)
3.4 Konsep Dasar Sistem
11
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut:
“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis),
biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel, adalah sebagai berikut:
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.”
3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
3.5.1 Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
3.5.2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.5.3 Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
3.5.4 Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
3.5.5 Blok Basis Data
13
penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
Systems).
3.5.6 Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.6 Analisa dan Perancangan Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
15 BAB IV DESKRIPSI SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang diperlukan oleh PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA adalah sebuah sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses yang ada secara terkomputerisasi sehingga setiap kebutuhan akan informasi dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat. Bagi staff sistem ini berguna dalam proses maintenance data master, seperti master barang, master supplier dan master karyawan. Dan dapat juga mempermudah penanganan penjualan dan persediaan sehingga membantu bagian owner dalam melakukan pencarian secara cepat, tepat, dan akurat.
4.2 Dokumen Flow Manual
A. Dokumen Flow Manual Pembelian
Document Flow Pembelian Barang
Bagian Gudang Pemilik Bagian Pembelian Supplier
START
17
Gambar 4.1 Menjelaskan tentang bagian gudang melakukan pengecekan persediaan barang. Jika persediaan barang masih ada maka tidak melakukan proses pembelian. Jika persediaan tidak ada bagian gudang membuat daftar permintaan barang yang digunakan dalam proses pembelian.
B. Dokumen Flow Manual Barang Keluar
Document Flow Barang Keluar
Pemilik
Gambar 4. 2 Dokumen Flow Manual Barang Keluar
C. Dokumen Flow Manual Penjualan
Gambar 4. 3 Dokumen Flow Manual Penjualan
19
D. Dokumen Flow Manual Persediaan Barang
Document Flow Persediaan Barang
Bagian Gudang Pemilik
START
CEK PERSEDIAAN
MEMBUAT LAPORAN PERSEDIAAN
BARANG
LAPORAN PERSEDIAAN
BARANG
LAPORAN PERSEDIAAN
BARANG
END
Gambar 4. 4 Dokumen Flow Manual Persediaan Barang
4.3 Identifikasi Masalah
Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada sistem ini adalah data barang PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA masih tidak dapat diolah dikarenakan data-data yang di butuhkan masih terpisah antara data satu dengan yang lainnya sehingga informasi yang di peroleh tidak akurat.
Solusi untuk permasalahan-permasalahan di atas adalah agar dapat mengolah data-data penjualan dan persediaan PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA dengan baik maka dibutuhkan adanya program yang dapat mengelolah, memaintenance, dan memanage data-data tersebut.
4.4 Desain Sistem
21
A. Dokumen Flow Komputerisasi Pembelian
System Flow Pembelian Barang
Pemilik
Gambar 4. 5 Dokumen Flow Komputerisasi Pembelian
pembelian di berikan kepada pemilik untuk melakukan proses ACC. Bila dokumen pembelian terACC maka di berikan kepada bagian pembelian.
B. Dokumen Flow Komputerisasi Penjualan
System Flow Penjualan
Gambar 4. 6 Dokumen Flow Komputerisasi Penjualan
23
C. Dokumen Flow Komputerisasi Barang Keluar
System Flow Barang Keluar
Aplikasi
Gambar 4. 7 Dokumen Flow Komputerisasi Barang Keluar
D. Dokumen Flow Komputerisasi Persediaan Barang
System Flow Persediaan Barang
Aplikasi
Bagian Gudang Pemilik
START
Data Persediaan
CEK PERSEDIAAN
BARANG
BARANG
DATA BARANG
MENCETAK DATA BARANG
LAPORAN PERSEDIAAN
BARANG
LAPORAN PERSEDIAAN
BARANG
END
Gambar 4. 8 Dokumen Flow Komputerisasi Persediaan Barang
25
4.4.1 Context Diagram A. Context Diagram
Gambar 4. 9 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA
Gambar 4.9 context diagram dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA. Context diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada sistem informasi Penjualan dan Persediaan Barang. Pada context diagram tersebut, mempunyai 6 entity, yaitu bagian gudang, pemilik, pembelian, karyawan,
4.4.2 Hierarchy Input Output (HIPO)
0
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENGADAAN BARANG PADA PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA
1
Gambar 4. 10 Hierarchy Input Output
Gambar 4.10 adalah Hierarchy Input Output dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT. ASTHA BERIBIS GRAFIKA SURABAYA Fungsi dari Hierarchy Input Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada.
4.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
27
Pada Gambar 4.11 adalah gambar DFD level 0 dari sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada PT. Astha Beribis Grafika Surabaya. Pada DFD level 0 menjelaskan proses yang terjadi dalam sistem informasi penjualan dan persediaan barang secara lebih detil dibandingkan dengan contex diagram.
B. DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Master
Gambar 4.12 adalah DFD level 1 subproses maintenance master. DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari prose maintenance master yang ada pada level 0. Pada proses ini juga terdapat tabel barang dan supplier.
jenis biaya
29
C. DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
Gambar 4.13 adalah DFD level 1 subproses transaksi. DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari proses transaksi yang ada pada level 0. Pada proses ini juga terdapat tabel barang, barang masuk, detil masuk, barang keluar dan
Surat Pengambilan Barang ACC Surat Pengambilan Barang
D. DFD Level 1 Laporan
Gambar 4.14 adalah DFD level 1 subproses laporan. DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari proses laporan yang ada pada level 0. Pada proses ini juga terdapat tabel barang, barang keluar, barang dan penjualan.
Detil Biaya barang keluar
detil masuk barang masuk
penjualan
Laporan Persediaan Barang laporan penjualan Pemilik
Pemilik
6 Penjualan
7 barang masuk
8 detil masuk
9 barang keluar 1
Laporan
10 detil biaya
31
4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) A. Conceptual Data Model (CDM)
B. Pysical Data Model (PDM)
Gambar 4. 16 PDM 4.4.5 Struktur Tabel
Database yang digunakan adalah database SQLServer. Pada aplikasi ini, diperlukan sepuluh tabel, yaitu tabel supplier, tabel barang, tabel barang masuk, tabel detil masuk, tabel karyawan, tabel penjualan, tabel detil biaya penjualan, tabel barang keluar, tabel produk dan tabel biaya. Tabel tersebut memiliki atribut masing-masing. Berikut ini penjelasan serta gambar relasi antar keempat tabel tersebut.
1. Nama tabel : Supplier
Fungsi : Menyimpan Data Supplier Primary key : ID_Supplier
Foreign key : -
I D_BARANG = I D_BARANG
I D_BARANG = I D_BARANG
I D_JENIS_BI AYA = I D_JENI S_BI AYA
I D_PRODUK = I D_PRODUK I D_KARYAWAN = I D_KARYAWAN
I D_KARYAWAN = I D_KARYAWAN
I D_KARYAWAN = I D_KARYAWAN
I D_SUPPLI ER = I D_SUPPLIER
I D_TRANS_MASUK = I D_T RANS_MASUK I D_PENJUALAN = I D_PENJUALAN
SUPPLIER ID_TRANS_M ASUK varc har(20) JUM LAH int
HARGA int
33
Tabel 4. 1 Tabel Supplier
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Supplier Varchar(10) Primary Key
2. Nama_Supplier Nvarchar(50) NotNull
3. Alamat_Supplier Nvarchar(100) NotNull
4. Telpon_Seluler1 Nvarchar(50) NotNull
5. Telpon_Seluler2 Nvarchar(50) NotNull
2. Nama tabel : Barang
Fungsi : Menyimpan data Data Barang Primary key : ID_Barang
Foreign key : -
Tabel 4. 2 Tabel Barang
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Barang Varchar(10) Primary Key
2. Nama_Barang Nvarchar(50) NotNull
3. Jumlah Nvarchar(18,0) NotNull
4. Harga Nvarchar(18,0) NotNull
3. Nama tabel : Detil Masuk
Fungsi : Menyimpan Data Barang Primary key : -
Foreign key : ID_Trans_Masuk, ID_Barang Tabel 4. 3 Tabel Detil Masuk
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Trans_Masuk Varchar(10) Foreign Key
2. ID_Barang Nvarchar(50) Foreign Key
3. Jumlah Numeric(18,0) NotNull
4. Nama tabel : Barang Masuk
Fungsi : Menyimpan Data Barang Masuk Primary key : ID_Trans_Masuk
Foreign key : -
Tabel 4. 4 Tabel Barang Masuk
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 ID_Trans_Masuk Varchar(20) Primary Key
2. Tanggal Datetime NotNull
3. ID_Supp Nvarchar(50) NotNull
4. No_Nota Nvarchar(50) NotNull
5. Total_Harga Numeric(18,0) NotNull
5. Nama tabel : Barang Keluar
Fungsi : Menyimpan Data Barang Keluar Primary key : ID_Trans_Keluar
Foreign key : ID_Barang
Tabel 4. 5 Tabel Barang Keluar
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Trans_Keluar Varchar(20) Primary Key
2. Tanggal_Keluar Datetime NotNull
3. ID_Barang Varchar(50) Foreign Key
4. Jumlah Int Not Null
5. Keterangan Varchar(100) NotNull
6. Nama tabel : Jenis Biaya
Fungsi : Menyimpan Data Master Jenis Biaya Primary key : ID_Jenis_Biaya
35
Tabel 4. 6 Tabel Jenis Biaya
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Jenis_Biaya Varchar(10) Primary Key
2. Jenis_Biaya Nvarchar(5) NotNull
7. Nama tabel : Jenis Produk
Fungsi : Menyimpan Data Master Jenis Produk Primary key : ID_Produk
Foreign key : -
Tabel 4. 7 Tabel Jenis Produk
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Produk Varchar(20) Primary Key
2. Nama_Produk Nvarchar(50) NotNull
8. Nama tabel : Karyawan
Fungsi : Menyimpan Data Master Karyawan Primary key : ID_Karyawan
Foreign key : -
Tabel 4. 8 Tabel Karyawan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Karyawan Varchar(20) Primary Key
2. Nama_Karyawan Varchar(100) NotNull
3. Alamat Varchar(50) NotNull
4. Tempat_Lahir Varchar(50) NotNull
5. Tanggal_Lahir Datetime NotNull
6. Jenis_Kelamin Varchar(50) NotNull
7. No_Telp Varchar(20) NotNull
8. Bagian Varchar(50) NotNull
9. Nama tabel : Penjualan
Fungsi : Menyimpan Data Penjualn Primary key : ID_Penjualan
Foreign key : -
Tabel 4. 9 Tabel Penjualan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Penjualan Varchar(20) Primary Key
2. Tanggal Datetime NotNull
3. Customer Varchar(50) NotNull
4. Lokasi Varchar(50) Not Null
5. ID_Produk Varchar(10) NotNull
6. Ukuran Varchar(50) NotNull
7. Expired_Awal Datetime NotNull
8. Expired_Akhir Datetime NotNull
9. Spesifikasi Varchar(50) NotNull
10. Total_Biaya Int NotNull
10.Nama tabel : Detil_Biaya_Penjualan
Fungsi : Menyimpan Data Detil Biaya Penjualan Primary key : -
Foreign key : ID_Penjualan, ID_Jenis_Biaya
Tabel 4. 10 Tabel Detil Biaya Penjualan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1. ID_Penjualan Varchar(20) Foreign Key
2. ID_Jenis_Biaya Varchar(10) Foreign Key
37
4.4.6 Desain Input Output
Desain input output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.
1. Menu Utama
UTAMA UTAMA
Otentifikasi Login Logout Exit
Barang Master
Karyawan
Supplier Jenis Produk Jenis Biaya
Transaksi Pembelian Penjualan Barang Keluar
Penjualan Persediaan Barang Laporan
Gambar 4. 17 Form Utama
2. Form Login
Gambar 4. 18 Form Login
Agar dapat masuk ke dalam sistem penjualan dan persediaan barang, user harus melakukan login dengan memasukan username, password dan bagian di dalam tampilan login.
3. Master Barang
Master Barang
Cari Berdasar Nama Barang
Nama Barang
BARU SIMPAN UBAH HAPUS Enter Text
Enter Text Enter Text
Enter Text
Enter Text CARI
ID BARANG NAMA BARANG JUMLAH HARGA MASTER BARANG
Gambar 4. 19 Form Master Barang
39
4. Master Supplier
Master Supplier
Cari Berdasar Nama
Nama Barang
BARU SIMPAN UBAH HAPUS Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text CARI
ID Supplier Nama Supplier Alamat No Telp 1 MASTER SUPPLIER
No Telp 2 Enter Text
No Telp 2
Gambar 4. 20 Form Master Guru
Dalam menu supplier ini user menginputkan data supplier yang kemudian data supplier tersebut disimpan dalam database.
5. Master Jenis Produk
Master Jenis Produk
ID Produk Nama Produk
Gambar 4. 21 Form Master Jenis Produk
6. Master Jenis Biaya
Master Jenis Biaya
Master Jenis Biaya
Data Jenis Produk
ID Jenis Biaya
Nama Biaya
NEW SIMPAN UBAH
Enter Text
Enter Text
ID Jenis Biaya Nama Biaya
Gambar 4. 22 Form Master Jenis Biaya
41
7. Master Karyawan
Master Karyawan
BARU SIMPAN UBAH HAPUS
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text
Enter Text
ID Supplier Nama Supplier Alamat No Telp 1 Master Karyawan
Gambar 4. 23 Form Master Karyawan
Dalam menu ini user menginputkan data karyawan yang kemudian data karyawan tersebut disimpan dalam database.
8. Transaksi Barang Masuk
Transaksi Barang Masuk
ID Barang Nama Barang Harga Beli Jumlah Beli Jumlah Stok
BATAL
Jumlah Stok Enter Text
Total Enter Text
Stok Akhir Enter Text Total Harga Enter Text Tambah Batal
List Detil Pembelian
Total Stok Akhir
Dalam menu ini user menginputkan data barang yang masuk ke gudang yang kemudian data tersebut disimpan dalam database.
9. Transaksi Penjualan
Transaksi Penjualan
ID Penjualan Jenis Biaya Jumlah Jumlah Beli
Ukuran
Expired Awal Expired Akhir Enter Text
Enter Text s/d Enter Text
Nama Produk Lokasi
Nama Customer
ID Penjualan Spesifikasi
BARU HAPUS BATAL
Gambar 4. 25 Form Transaksi Penjualan
43
10. Transaksi Barang Keluar
Transaksi Barang Keluar
Transaksi Barang Keluar
Data Barang Keluar
ID Trans ID Barang Nama Barang
SIMPAN Enter Text
Enter Text Enter Text
ID Transaksi ID Barang Nama Barang Jumlah Keterangan BARU
Jumlah Keterangan
Enter Text Enter Text
Tanggal Enter Text
Gambar 4. 26 Form Transaksi Barang Keluar
4.4.7 Implementasi dan Evaluasi
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada PT. Astha Beribis Grafika Surabaya, yaitu :
a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut : 1.Processor Intel Pentium IV atau lebih tinggi
2.Memory/RAM 256 MB atau lebih besar
3.VGA 64MB dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi 4.Hardisk 10 GB
b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. OS Microsoft Windows XP atau lebih baru 2. .NET Framework 2.0 atau lebih tinggi
4.4.8 Pengoperasian Program
Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah pengoperasian program aplikasi sistem informasi pembelian dan penjualan.
1. Form Utama
45
Gambar 4. 27 Form Utama
Agar bisa masuk ke dalam sistem informasi penjualan dan persediaan barang, user harus melakukan Login dengan memasukkan username dan
password di dalam tampilan login. Untuk menampilkan tampilan login, harus
menekan tombol login di form utama sehingga akan muncul form login seperti gambar 4.28.
2. Form Master a. Master Barang
Gambar 4. 29 Form Master Barang
47
b. Master Jenis Biaya
Gambar 4. 30 Form Jenis Biaya
c. Master Jenis Produk
Gambar 4. 31 Form Master Jenis Produk
49
d. Master Karyawan
Gambar 4. 32 Form Master Karyawan
e. Master Supplier
Gambar 4. 33 Form Master Supplier
Pada gambar 4.33 form master supplier, user menginputkan ID supplier, nama supplier, alamat, no telp 1 dan no telp 2. Setelah itu disimpan ke dalam database. Pada gambar di atas terdapat tombol Baru, Simpan, Uba dan Hapus. Tombol Baru digunakan untuk mengisi ID supplier secara otomatis, tombol simpan digunkan untuk menyimpan data supplier, tombol ubah digunakan untuk mengubah data supplier, tombol hapus digunakan untuk menghapus data supplier.
51
3. Form Transaksi a. Form Barang Masuk
Gambar 4. 34 Form Barang Masuk
b. Form Penjualan
Gambar 4. 35 Form Penjualan
53
c. Form Barang Keluar
Gambar 4. 36 Form Barang Keluar
4. Form Laporan
a. Laporan Persediaan Barang
Gambar 4. 37 Lapoaran Persediaan Barang b. Laporan Penjualan
55 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dengan selesainya kerja praktek ini, maka sistem penjualan dan persediaan barang ini dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Aplikasi dapat membantu mengolah data master dan transaksi penjualan dan persediaan barang serta pembuatan laporan secara periodik pada PT.ASTHA BERIBIS GRAFIKA.
2. Aplikasi ini dapat membantu bagian gudang, penjualan dan pemilik untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan.
5.2 Saran
Berhubung keterbatasan waktu dalam mengerjakan aplikasi ini yang hanya satu bulan, maka saran kami untuk user dari PT. Astha Beribis Grafika yang selanjutnya adalah dimana software ini memiliki potensi yang bagus dalam perkembangannya. Berikut adalah saran-saran dalam pengembangan aplikasi : 1. Penambahan fitur dalam proses pembayaran Sekolah yang lainnya.
56
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan
terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta
Kendall & Kendall, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo, Jakarta,2003.
Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Gramedia, Jakarta, 2003.
