ii
Attendance is important matter for a resort or company. Attendance be said important because can influence salary magnitude or wage a employee and from also can see performance one employee often present also absent. Therefore, in attendance process the execution very need accuracy in the execution so that doesn't retard performance companies.
Watchfulness method that used in system this official work presence information descriptive watchfulness method, while for the system development uses waterfall that cover survey system, systems analysis, system design, system maker, system implementation, and supposed system treatment can help in this official work presence system development. this application program maker uses visual microsoft basic 6.0 with database sql server 2000 and crystal report 8.5 as supporter software in report maker.
In this system is data processing process is effectiveer and efficient. in data livelihood even also be guaranteed easier. aim from this watchfulness will design a supposed employee attendance information system will help performance will company especially human resource area will be quicker and practise.
i ABSTRAK
Absensi merupakan hal penting bagi suatu instansi atau perusahaan. Absensi dikatakan penting karena dapat mempengaruhi besarnya gaji atau upah seorang karyawan dan dari absensi juga dapat melihat kinerja satu karyawan yang sering hadir maupun tidak hadir. Oleh karena itu, dalam pelaksanaannya proses absensi sangat diperlukan ketelitian dalam pelaksanaannya agar tidak menghambat kinerja perusahaan.
Metode penelitian yang digunakan dalam sistem informasi absensi karyawan ini adalah metode penelitian deskriptif, sedangkan untuk pengembangan sistemnya menggunakan waterfall yang meliputi survey sistem, analisis sistem, desain sistem, pembuatan sistem, implementasi sistem, dan perawatan sistem yang diharapkan bisa membantu dalam pembangunan sistem kehadiran kerja pegawai ini. Pembuatan program aplikasi ini menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database SQL Server 2000 dan Crystal Report 8.5 sebagai software pendukung dalam pembuatan laporan.
Dalam sistem ini proses pengolahan data menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam pencarian data pun dijamin akan lebih mudah. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi absensi karyawan yang diharapkan akan membantu kinerja perusahaan khusunya Bidang Sumber Daya Manusia menjadi lebih cepat dan praktis.
78 5.1.Implementasi
Implementasi merupakan kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk di operasikan dan dapat dipandang sebagai usaha untuk mewujudkan sistem yang telah di rancang. Langkah-langkah dalam tahap implementasi ini adalah urutan kegiatan awal sampai akhir yang harus dilakukan dalam mewujudkan sistem yang telah di rancang.
5.1.1. Implementasi Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak yang dimaksud yaitu program yang dibuat dengan bahasa pemrograman dan akan di implementasikan pada sebuah sistem operasi.
Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan yaitu :
1. Sistem operasi dengan menggunakan Windows 2000/XP/FD/ME.
2. Microsoft Visual Basic 6.0
3. Microsoft SQL Server 2000
79
5.1.2. Implementasi Perangkat Keras
Kebutuhan sistem ini meliputi kebutuhan perangkat yang akan menunjang berjalannya sistem yang terbentuk.
Adapun spesifikasi kebutuhan perangkat keras tersebut adalah :
1. Harddisk
2. RAM (min. 128 MB, diusulkan 256 MB)
3. Processor Pentium IV, AMD Athlon 64
4. Monitor
5. Mouse
6. Keyboard
7. Printer
5.1.3. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL)
Adapun implementasi Basis Data (Sintaks SQL) yang penulis buat yaitu sebagai berikut :
1. Tabel Bidang
[kode_bidang] [char] (3) COLLATE SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NOT NULL ,
[nama_bidang] [varchar] (50) COLLATE SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NULL ,
CONSTRAINT [PK_bidang] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
[kode_bidang]
) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]
GO
2. Tabel Absen
CREATE TABLE [absen] (
[nik] [varchar] (9) COLLATE
SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NOT NULL ,
[tanggal] [datetime] NULL ,
81
[lama_terlambat] [datetime] NULL ,
[jam_pulang] [datetime] NULL ,
[ket] [varchar] (15) COLLATE SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NULL ,
CONSTRAINT [FK_absensi_karyawan] FOREIGN KEY
(
[nik]
) REFERENCES [karyawan] (
[nik]
)
) ON [PRIMARY]
GO
3. Tabel Karyawan
CREATE TABLE [karyawan] (
[nik] [varchar] (9) COLLATE
SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NOT NULL ,
[tmpt_lhr] [varchar] (30) COLLATE
CONSTRAINT [PK_karyawan] PRIMARY KEY CLUSTERED
83
[nik]
) ON [PRIMARY] ,
CONSTRAINT [FK_karyawan_bidang] FOREIGN KEY
(
[kode_bidang]
) REFERENCES [bidang] (
[kode_bidang]
)
) ON [PRIMARY]
GO
4. Tabel Rekapabsen
CREATE TABLE [rekapabsen] (
[nik] [varchar] (9) COLLATE
SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NOT NULL ,
[hari_kerja] [int] NULL ,
[cuti] [int] NULL ,
[sakit] [int] NULL ,
[tanpa_berita] [int] NULL ,
[jml_hadir] [int] NULL ,
CONSTRAINT [FK_ketidakhadiran_karyawan] FOREIGN KEY
(
[nik]
) REFERENCES [karyawan] (
[nik]
)
) ON [PRIMARY]
GO
5. Tabel Cuti
if exists (select * from dbo.sysobjects where id =
object_id(N'[dbo].[cuti]') and OBJECTPROPERTY(id, N'IsUserTable') = 1)
drop table [dbo].[cuti]
GO
85
[nik] [varchar] (9) COLLATE SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NOT NULL ,
[ket_cuti] [varchar] (50) COLLATE SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS NULL ,
[max_cuti] [int] NULL ,
[sisa_cuti] [int] NULL ,
[jumlah_cuti_diambil] [int] NULL
) ON [PRIMARY]
GO
5.1.4. Perancangan Antar Muka
Form yang akan pertama muncul ketika progam aplikasi ini di running, apabila kita tidak mengetahui kata kunci, maka kita tidak akan bisa masuk ke system atau menu utama.
Diharuskan mengisi kata kunci dengan benar untuk bisa masuk menu utama (gambar 5.2), jika tidak diisi maka akan keluar sebuah pemberitahuan pesan (gambar 5.3) jika salah dalam pengisian ada peringatan pesan (gambar 5.4). Pilihan “Masuk” untuk menginput user name dan password sampai benar
Gambar 5.2 Menu Utama
87
Gambar 5.4 Peringatan Kata Kunci yang di inputkan salah
Jika kita benar dalam penginputan kata kunci maka akan tampil menu utama seperti (gambar 5.2). dalam menu utama pilihlah salah satu menu sesuai yang di butuhkan.
Gambar 5.5 Sub menu Input Absen
Gambar 5.6 form absen masuk
Jika kita telah memasukkan NIK yang sama dalam penginputan absen masuk maka akan muncul peringatan pesan seperti pada (gambar 5.7) .
Gambar 5.7 Peringatan jika NIK sudah di inputkan
89
Gambar 5.8 form absen pulang
Jika akan menginputkan karyawan yang tidak hadir maka dapat dipilih sub menu input rekap absen sperti gambar di bawah.
Gambar 5.9 Input Rekap Absen
91
Gambar 5.11 Tambah Data Karyawan
Gambar 5.13 Laporan Data Karyawan
93
Gambar 5.15 Laporan Rekap Absen Karyawan
5.1.5. Implementasi Instalasi Program
Dalam menjalankan program aplikasi ini, diperlukan beberapa program pendukung yang dapat menunjang berjalannya proses Absensi.
Program pendukung itu diantaranya adalah : 5.1.5.1. SQL Server 2000
Pertama yang harus dilakukan adalah membuka file instalasi SQL Server 2000 yang berekstensi.exe (autorun)
5.17 SQL Server 2000 Components
Setelah mengklik “SQL Server 2000 Components”, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
95
Dilanjutkan dengan memilih “Install Database Server”, maka akan keluar tampilan seperti berikut :
Gambar 5.19 Tahapan ketiga Install SQL Server 2000
Lalu klik “Next”, maka akan muncul tampilan berikut :
Pilih Local Computer, lalu pilih tombol “Next” maka akan muncul tampilan berikut :
Gambar 5.21 Tahapan kelima Install SQL Server 2000
Pilih “Create a new instance of SQL Server, or install Client Tools” lalu pilih tombol “Next”, maka akan muncul tampilan berikut :
Gambar 5.22 Tahapan keenam Install SQL Server 2000
97
Gambar 5.23 Tahapan ketujuh Install SQL Server 2000
Gambar 5.24 Tahapan kedelapan Install SQL Server 2000
Pilih “Server and Client Tools” kemudian pilih tombol “Next” Dilanjutkan dengan menekan tombol “Next”, maka akan muncul tampilan berikutnya seperti Gambar 5.26
Gambar 5.26 Tahapan kesepuluh Install SQL Server 2000
Pilih “Typical” untuk jenis setup yang diinginkan kemudian tekan tombol “Next”
99
Pilih “Use the same account for each service. Auto start SQL Server Service” dan “Use the Local System account”, dilanjutkan dengan menekan tombol “Next”
Gambar 5.28 Tahapan kedua belas Install SQL Server 2000
Kemudian pilih “Windows Authentication Mode” dilanjutkan dengan memilih tombol “Next”
Gambar 5.30 Tahapan keempat belas Install SQL Server 2000
Pilih “Next” maka akan muncul tampilan berikut :
Gambar 5.31 Tahapan kelima belas Install SQL Server 2000
Tunggu beberapa saat sampai proses instalasi selasai 100%, setelah proses selesai 100% maka akan muncul tampilan sebagai berikut , lalu Pilih “Finish” untuk mengakhiri instalasi SQL Server 2000.
5.1.5.2. Pembuatan User DSN (Data Source Name) Tahapan Pembuatan User DSN antara lain :
101
Kemudian pilih ” Administrative Tools”
Lalu pilih “Data Sources (ODBC)”, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
:
Gambar 5.32 Tampilan Setting ODBC
Gambar 5.33 Tampilan Pemilihan Driver setup
Pilih “SQL Server”, lalu klik “Finish”, akan muncul tampilan berikut :
103
Isi nama server, kemudian pilih “Next” maka akan muncul tampilan berikut :
Gambar 5.35 Tampilan Configurasi
Kemudian pilih “Next” maka akan muncul tampilan berikut :
Pilih “Change the default database” dan pilih database yang dibutuhkan, Kemudian pilih “Next” maka akan muncul tampilan sebagai
berikut :
Gambar 5.37 Tampilan Finish Setting ODBC
105
Gambar 5.38 Tampilan setup Absen PDK
Gambar 5.40 Tampilan Choose Progam absen PDK
107
5.2.Pengujian
Pengujian dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui seberapa jauh program aplikasi yang dibuat sudah benar-benar baik dalam melakukan proses persediaan.
5.2.1. Rencana Pengujian
Adapun rencana pengujian yang dilakukan yaitu :
1. Pengujian Login
2. Pengujian Input rekap absen
3. Pengujian Input Absen
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian
109
2. Pengujian Input rekap absen
Tabel 5.2. Pengujian Input rekap absen
Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan
3. Pengujian Input Absen
Tabel 5.3. Pengujian Input Absen
Kasus Yang diharapkan Hasil Kesimpulan
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Era globalisasi saat ini ditandai dengan arus informasi yang mengalir begitu pesat sejalan dengan teknologi informasi yang berkembang begitu cepat. Teknologi informasi seperti perkembangan perangkat keras komputer (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan teknologi informasi lainnya yang telah membuat tujuan suatu organisasi dapat dicapai secara maksimal.
Teknologi Informasi sangat berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi atau Perusahaan. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.
Komputer akan sangat banyak membantu dari segi waktu dan semakin mempersempit masalah yang ada dalam proses pengolahan absensi tersebut untuk mengetahui informasi-informasi berapa banyak jumlah karyawan yang masuk dan yang tidak setiap harinya pada perusahaan tersebut, sehinga kita saling dapat berkomunikasi antara perusahaan dengan karyawan sehingga jika terjadi proses absensi maka operator akan langsung menginput kedalam database. Selain itu masih banyak manfaat lainnya yang dapat kita peroleh, oleh karenanya kita membutuhkan ilmu pengetahuan yang lebih tinggi lagi untuk tercapainya tujuan tersebut.
3
tersebut tidak efisien karena membutuhkan waktu lama. Dan setelah mengalami proses tersebut akan menghasilkan laporan absensi bulanan setiap tengah bulan yaitu setiap tanggal 15 untuk diproses lebih lanjut sebagai informasi dalam proses penggajian karyawan. Untuk meningkatkan kinerja sumber daya manusia yang efektif dan efisien dibutuhkan suatu mekanisme, maksudnya adalah suatu kinerja dari sumber daya manusia yang tepat waktu dan tepat guna (menghemat waktu dan tenaga) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis mengidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Sistem absensi yang sedang berjalan masih kurang efektif
karena karyawan masih menandatangani daftar hadir karyawan sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan dalam proses absensi, dan dalam sistem yang berjalan karyawan dapat pulang kapan saja
2. Proses pencarian daftar hadir karyawan yang tidak efisien, karena masih mencari berkas-berkas daftar hadir karyawan dalam tumpukkan arsip sehingga dalam pencariannya akan membutuhkan waktu yang lama
3. Memungkinkan terjadi kesalahan dalam pembuatan rekap absen dikarenakan masih menghitung secara manual satu per satu data absen karyawan sehingga membutuhkan waktu yang lama Penulis merumuskan beberapa rumusan masalah, di antaranya :
1. Bagaimana sistem informasi absensi karyawan di Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung?
2. Bagaimana perancangan sistem informasi absensi karyawan di Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung?
5
4. Bagaimana pengujian sistem informasi absensi karyawan di Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung?
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dilakukan penelitian adalah untuk lebih memahami mengenai seberapa besar pengaruh sistem informasi pada suatu organisasi/perusahaan, khususnya Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung dan untuk mengetahui masalah apa saja yang ada dengan berjalannya sistem yang telah ada.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem informasi absen karyawan yang berjalan di Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung
2. Untuk Membuat progam aplikasi yang bertujuan untuk mempermudah proses absen karyawan serta mempercepat proses pencarian data
3. Untuk mengetahui implementasi absen karyawan di Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung
1.4. Kegunaan penelitian
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengharapkan agar dapat berguna bagi semua pihak, diantaranya :
1.4.1.Kegunaan Praktis
Hasil penelitian ini diiharapkan dapat dijadikan sebagai informasi mengenai masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan dan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan penelitian yang penulis lakukan.
1.4.2. Kegunaan Akademis a. Bagi Pengembangan Ilmu
Dapat memberikan informasi terbaru pada pengembangan ilmu, terutama tentang absen karyawan pada suatu instansi atau perusahaan.
b. Bagi peneliti lain
7
c. Bagi penulis
Agar dapat menambah wawasan dan meningkatkan pengetahuan serta dapat mengaplikasikan teori tersebut ke dalam dunia kerja
1.5. Batasan Masalah
Agar penelitian ini dapat dilakukan secara terarah dan tercapai tujuannya, maka peneliti menetapkan batasan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu :
1. Aplikasi ini menampilkan daftar hadir karyawan, waktu kedatangan, waktu pulang dan lama keterlambatan karyawan maupun ketidakhadiran karyawan dikarenakan izin, sakit, cuti dan tanpa berita dan serta laporan absensi mingguan dan bulanan.
2. Aplikasi ini tidak melakukan penghitungan penggajian karyawan. 3. Aplikasi ini diterapkan pada Direktur Umum yang membawahi
Bagian Sumber Daya Manusia, Bidang Perlengkapan dan Tata Usaha, Bidang Humas dan Hukum, Bidang Keuangan dan Bidang Penagihan.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Pelaksanaan penelitian ini dilakukan di Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung yang bertempat di Jl. Jalan Surapati no. 126 Telp. (022) 7207889 Bandung 40122.
Tabel1.1 Jadwal Penelitian Tugas Akhir
No Rincian
Kegiatan
2009
September Oktober November Desember
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem itu sendiri banyak pakar yang mendefinisikan sistem dengan pendapatnya masing – masing, akan tetapi dari definisi - definisi tersebut tetap memiliki pengertian yang sama dan tujuan yang sama. Seperti yang telah dikemukakan oleh Andri Kristanto (2008 : 1) : “ Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. ”
2.1.1. Elemen Sistem
a) Hardware
Hardware/Perangkat keras adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dipegang. Hardware terdiri dari peralatan penyimpanan data, peralatan input, peralatan output, dan peralatan komunikasi data.
b) Software
c) Brainware
Brainware adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem informasi seperti operator, pemimpin dan sebagainya.
d) Data
Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dengan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data .
e) Prosedur
Prosedur merupakan penghubung berbagai perintah dan aturan yang akan menentukan rancangan dan penggunaan sistem informasi.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005: 3) berpendapat : “ Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolahan, dan sasaran atau tujuan. “
a) Komponen Sistem (Components)
11
Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut suprasistem.
b) Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan ataupun merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d) Penghubung Sistem (Interface)
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem merupakan masukkan bagi subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan melalui penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e) Masukkan Sistem (Input)
Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa masukkan perawatan dan masukkan sinyal.
f) Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem.
g) Pengolahan Sistem (Process)
13
h) Sasaran Sistem (Objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan atau sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto, bahwa sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, adapun beberapa klasifikasi sistem adalah sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, sedangkan sistem buatan manusia sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan system tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran (output) dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem kondisi masa depan yang tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
15
tertutup, tidak benar- benar tertutup). Sistem terbuka dalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem ini menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.
2.2. Pengertian Informasi
Banyak orang menggunakan istilah data dan informasi secara bergatian, hal ini biasa dimaklumi bila terjadi dalam percakapan informal karena saat percakapan sulit untuk mengatakan apakah ini informasi atau data , akan tetapi dalam dunia komputer pada saat tertentu kita harus membedakan antara data dan informasi.
Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data biasa berupa bahan untuk diskusi pengambilan keputusan, perhitungan atau pengukuran. Saat ini data tidak harus selalu dalam bentuk kumpulan huruf-huruf dalam bentuk kata ataupun kalimat tapi bisa juga dalam bentuk suara atau tiga dimensi.
1. Informasi merupakan hasil pengolahan data 2. Memberikan makna atau arti bagi pengguna/user. 3. Berguna atau bermanfaat bagi pengguna/user. 2.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem sebagai kumpulan/grup dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapi tujuan. Sedangkan informasi didefinisikan sebagai hasil pengolahan data yang berarti dan bermanfaat. Jadi sistem informasi adalah sebagai kumpulan/grup dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik atau non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan bermanfaat bagi pengguna/user.
2.4. Pengertian Absensi dan Karyawan
2.4.1 Pengertian Absensi
Berdasarkan kamus besar Bahasa Indonesia, absensi adalah tidak bekerjanya seorang karyawan pada hari kerja, karena sakit, izin, alpha atau cuti. Absensi adalah daftar administrasi ketidakhadiran seorang pegawai.
17
Absensi merupakan pencatatan daftar kehadiran seorang yang nantinya akan menghasilkan laporan-laporan terkait, ketidakhadiran, kerja lembur dan jam masuk kerja karyawan atau pegawai.
2.4.2 Pengertian Karyawan
Karyawan berasal dari kata dasar "karya" yang berarti pekerja, seringkali di sebuah pabrik atau kantor besar. Oleh pemerintah Orde Baru kata ini digunakan untuk menggantikan istilah buruh yang sejak 1965 ditabukan di Indonesia. Karyawan yang baik adalah karyawan yg mampu memberikan kontribusi terhadap perusahaan tempat dia bekerja, tidak hanya terbatas pada tenaga tapi juga pikiran dan ide agar semua yg mereka kerjakan bisa mendapatkan hasil maksimal baik dari segi kualitas, kuantitas dan efisiensi waktu.
2.5 Sekilas tentang Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 (VB6) merupakan salah satu aplikasi pemrogaman visual yang dibuat oleh Microsoft. Visual Basic berjalan dalam operasi Windows dan tergabung dalam suite aplikasi Microsoft Visual Studio 6.0 yang dikeluarkan pada akhir tahun 1998.
berikan. Versi Visual Basic yang terbaru adalah Visual Basic.NET yang dirilis pada tahun 2002.
Visual Basic 6.0 terdiri atas tiga buah edisi, yaitu :
1) Standart Edition, merupkan produk dasar
2) Profesional Edition. Berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine dan pembuatan server OLE Automation
3) Enterprise Edition, merupakan edisi untuk membuat progam aplikasi client server
Visual Basic 6.0 memanfaatkan pendekatan visual / GUI ( General User Interface ) dalam proses pembangunannya. Dengan GUI, proses pembuatan aplikasi akan menjadi lebih mudah.
Basis bahasa pemrogaman yang digunakan dalam VB6 adalah BASIC ( Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code ) . Bahasa BASIC merupkan
salah satu bahas pemrogaman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah untuk dipelajari.
19
2.6 Sekilas tentang SQL Server 2000
MS SQL Server adalah salah satu produk Relational Database Management System (RDBMS) populer saat ini. Fungsi utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Popularitas SQL Server akhir-akhir ini mulai menanjak dan setara dengan pesaing terdekatnya yaitu Oracle 9i dan Oracle 10g. Saat ini versi terbaru adalah SQL Server 2000, sedangkan SQL Server 2005 masih dalam tahap Beta version. Versi 2000 memiliki feature-feature lengkap untuk membangun aplikasi mulai skala kecil sampai dengan tingkat enterprise.
MS SQL Server 2000 memiliki beberapa versi antara lain : 1. SQL Server Personal Edition
2. SQL Server Developer Edition 3. SQL Server Enterprise Edition 4. SQL Server Standard Edition 5. SQL Server Desktop Engine
6. SQL Server For Windows CE Edition
21
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Dalam upaya Pemerintah Kota Bandung untuk bisa melayani masyarakatnya di bidang kebersihan secara lebih baik dan lebih profesional, dipandang perlu dibentuknya institusi tersendiri agar bisa memberi pelayanan yang memadai di bidang kebersihan.
Artinya penanganan kebersihan tidak dapat disatukan dengan unit kerja lain walaupun unit kerja yang dimaksud menangani pekerjaan yang hampir sama tugasnya, dengan kata lain Pemerintah Daerah menghendaki penanganan kebersihan dikelola secara profesional oleh institusi khusus yang terstruktur dalam Lembaga Pemerintah Daerah.
Oleh karena itu dibentuklah Perusahaan Dinas Kebersihan Kota Bandung, dengan dikeluarkannya Peraturan Daerah Kota Bandung nomor 02/PD/1985.
fase-fase penganganan kebersihan dari mulai periode tahun 1960 sampai dengan saat ini. Fase-fase tersebut secara garis besar terbagi dalam lima periode, yaitu :
1. Periode tahun 1960 sampai dengan tahun 1967
Pengelolaan dan penaganan kebersihan sudah menjadi perhatian pemerintah daerah yang kurun waktu tersebut ditangani dan menjadi tanggung jawab sebuah tim, yaitu Tim Pembersihan dan Pertaman Kota (TPPK) yang menginduk pada unit kerja Dinas Teknik A.
2. Periode tahun 1967 sampai dengan tahun 1972
Pengelolaan dan penaganan kebersihan dan pertamana kota ditambah beban tugasnya dengan bergabungnya Bagian Saluran Terbuka dari Dinas Pekerjaan Umum. Lalu semuanya disatukan kedalam suatu unit kerja dari Dinas Teknik Penyehatan (sekarang PDAM).
3. Periode tahun 1972 sampai dengan tahun 1983
23
mengembangakan institusi dengan memisahkan pengananan kebersihan, pertamanan dan saluran terbuka dari Dinas Teknik Penyehatan. Dengan pemikiran tersebut maka pada tahun 1972 dibentuk unit kerja baru yaitu Dinas Kebersihan dan Keindahan Kota (DK3).
4. Periode tahun 1983 sampai dengan tahun 1985
Dengan bobot pekerjaan yang semakin meningkat maka volume pekerjaan DK3 bertambah padat dan kompleks, sejalan dengan laju tuntutan warga kota yang terus meningkat baik pelayanan kebersihan, terpeliharanya sungai dan saluran disertai dengan meningkatnya biaya unuk kepreluan tersebut diatas yang menyerap anggaran pemerintah daerah cukup besar sehingga tumbuh pemikiran untuk mencari dana masyarakat guna mendanai penanganan kebersihan sebagai wujud kebersamaan dalam memelihara kebersihan kota.
5. Periode tahun 1985 sampai dengan sekarang
modern walalpun diperlukan dana yang tidak sedikit untuk pengadaan sarana dan prasarananya. Atas pertimbangan tersebut, maka di bentuklah Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
PD Kebersihan Kota Bandung mempunyai Visi dan Misi guna untuk kemajuan dan pengembangan perusahaan.
Visi : Terwujudnya Kota Bandung bersih dari sampah melalui pengembangan sistem pengelolaan sampah ramah lingkungan dan berkelanjutan
Misi : 1. Mengembangkan kemampuan sumber daya manusia dengan basis kompetensi pengelolaan sampah kota
2. Mengembangkan sistem pengelolaan sampah dengan basis teknologi tepat guna dan mengarah kepada teknologi tinggi sesuai dengan tuntutan perkembangan
3. Mengembangakan sistem pembiayaan pengelolaan sampah yang mampu mendukung penyelenggaraan pelayanan secara optimal
25
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PD Kebersihan Kota Bandung
3.1.4. Deskripsi Tugas
Karena yang akan diteliti oleh penulis adalah Bidang Sumber Daya Manusia, maka Bidang Sumber Daya Manusia mempunyai tugas pokok menyusun dan mengkoordinasi kegiatan perencanaan dan pengembangan sumber daya menusia. Dan mempunyai tugas sebagai berikut :
2. Merencanakan kebutuhan dan melaksanakan proses penerimaan serta penempatan pegawai.
3. Menyusun dan mengusulkan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun dan pesangon pegawai.
4. Menyusun rencana pengembangan pegawai pegawai, pendidikan dan latihan,rotasi dan mutasi pegawai.
5. Menyusun rencana peningkatan kesejahteraan pegawai, keselamatan, dan kesehatan kerja pegawai.
6. Melaksanakan administrasi kepegawaian.
7. Mengusulkan dan melaksanakan pembinaan pegawai, penegakan disiplin pegawai, penghargaan, pemberian sanksi, dan pemberhentian pegawai.
3.2. Metode Penelitian
3.2.1. Desain Penelitian
27
lukisan secara sistematis, fakual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang penulis lakukan untuk penelitian ini yaitu menggunakan data primer dan data sekunder, berikut penjelasannya :
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Yaitu data atau segala informasi yang diperoleh dan didapat oleh penulis langsung dari sumber – sumber pertama baik individu atau sekelompok bagian dari objek penelitian, seperti hasil wawancara dan observasi langsung pada objek yang diteliti dalam hal ini pihak pegawai PD Kebersihan Kota Bandung.
3.2.2.1.1. Wawancara
Yaitu proses memperoleh informasi yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dengan cara tanya jawab dengan karyawan di perusahaan.
3.2.2.1.2. Observasi
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang digunakan untuk mendukung data primer, merupakan jenis data yang sudah diolah terlebih dahulu oleh pihak pertama. Data tersebut dapat kita gunakan sebagai pemicu untuk memehami persoalan yang muncul dalam perusahaan tersebut dan yang akan kita gunakan sebagai masalah penelitian. Oleh karena itu metode pengumpulan datanya adalah melalui dokumentasi.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem yang penulis gunakan dalam perancangan sistem yaitu pendekatan terstruktur. Pendekatan terstruktur mempunyai alat bantu (tools) seperti Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Normalisasi, Tabel Relasi, Entity Relationship Diagram (ERD).
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
29
Adapun langkah-langkah yang dilakukan, diantaranya :
a. Survey, yaitu mengumpulkan fakta dan data dari sistem yang sedang berjalan.
b. Analisis, yaitu menganalisis kebutuhan sistem informasi kehadiran kerja pegawai serta mencari solusi dari permasalahan yang muncul dalam pengolahan data kehadiran kerja pegawai. c. Desain, yaitu mempresentasikan hal analisis kedalam bentuk
rancangan sistem informasi yaitu berupa program aplikasi kehadiran kerja pegawai.
d. Pembuatan sistem, yaitu merubah hasil perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya kedalam bentuk program.
e. Implementasi, yaitu menerapkan atau menguji hasil program yang telah dibuat.
Gambar 3.2. Tahap-Tahap Metode Waterfall
(Sumber : Azhar Susanto, Sistem Informasi Manajemen, 2000, Linggajaya: Bandung)
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
1. Flowmap
Flow Map disebut juga diagram prosedur kerja atau
Functional Flowchart (Diagram Alir Fungsional). Flow
Map/Functional FlowChart merupakan diagram alir yang
menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang
berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari
31
kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem
infomasi.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Flow Map :
1. Dokumen
Dokumen adalah data-data yang mengalir di
dalam sistem informasi. Dokumen dengan dokumen
dalam satu kolom, tidak dihubungkan secara
langsung.
2. Proses pengolahan data (komputerisasi)
Proses yang terjadi dengan menggunakan
perangkat komputer (komputerisasi).
3. Disk atau database
Kumpulan data yang saling berhubungan
yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan
tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,
untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
2. Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan langkah awal dari
analisis struktur dan level teratas dari diagram arus data dan
merupakan penggambaran sistem secara garis besar.
Diagram konteks menggambarkan hubungan aliran-aliran
terletak diluar sistem (output) atau menerima data dari
sistem tersebut (input). Satu hal yang perlu diperhatikan,
diagram konteks hanya menggunakan satu lingkungan
proses yang mewakili proses dari semua sistem.
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan
model yang memungkinkan profesional sistem untuk
menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur
yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem
merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari
pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain,
DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan
penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan
alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk
33
mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada
pemakai maupun pembuat program.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan luar (external entity)
dilingkungan luar sistem dapat berupa orang,
organisasi atau sistem yang lainnya yang menerima
input atau memberi input dari sistem kesatuan luar
digambarkan dalam bentuk kotak.
2. Arus Data (Data Flow)
Menuju dari data yang dapat berupa input
bagi sistem disimbolkan dalam bentuk panah.
3.Proses (Process)
Kegiatan yang dilakukan oleh sistem dari
arus data yang masuk untuk menghasilkan arus data
keluaran.
4.Data Simpanan (Data Store)
Data simpanan merupakan simpanan dari
data yang dapat berupa suatu file atau database pada
sistem komputer.
4. Kamus Data
Kamus data adalah daftar organisasi dari semua
definisis yang baku user dan analisis sistem akan memiliki
pengertian sama untuk input, output, komponen
penyimpanan dan perhitungannya.
5. Perancangan Basis Data
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan
lain dalam membangun desain logic basis data
relasional yang tidak secara langsung berkaitan
dengan model data, tetapi dengan menerapkan
sejumlah aturan dan kriteria standar untuk
menghasilkan struktur tabel yang normal.
b. Tabel Relasi
Relasi Tabel secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang didalamnya terdapat tabel-tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar satu tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu.
c. Entity Relationship Diagram
35
proyek ke dalam entitas – entitas dan menentukan hubungan antar entitas.
3.2.4. Pengujian Software
3.2.4.1 Teknik Pengujian Kotak Hitam / Black Box Testing Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian ini memungkinkan analis sistem memperoleh kumpulan kondisi input yang akan mengerjakan seluruh keperluan fungsional program. Metode ini tidak terfokus pada struktur kontrol seperti pengujian white-box tetapi pada domain informasi.
Memungkinkan perancang untuk memperoleh sekumpulan kondisi-kondisi input yang secara penuh menguji semua kebutuhan fungsional suatu program. Metode ini berusaha menemukan kesalahan yang termasuk kategori di bawah ini :
1. Fungsi-fungsi yang hilang atau tidak benar 2. Kesalahan pada antarmuka
3. Kesalahan pada struktur data atau pengaksesan database eksternal
4. Kesalahan pada performance
36
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk mempelajari serta
mengevaluasi suatu bentuk permasalahan yang ada pada sebuah sistem. Dalam
analisis sistem akan ditemukan masalah yang mungkin akan mempengaruhi kerja
sistem. Agar sistem yang dirancang dapat berjalan sebagaimana mestinya, perlu
dilakukan analisis terhadap kinerja sistem yang pada akhirnya bertujuan untuk
pengembangan sistem. Oleh karena itu, penulis akan melakukan analisis dokumen,
prosedur dan menyajikannya ke dalam bentuk Flow Map, Diagram Konteks dan DFD
(Data Flow Diagram) yang sedang berjalan di PD Kebersihan Kota Bandung.
4.1.1. Analisis Dokumen
Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dulu
adalah analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan
data untuk diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang
37
Dokumen yang digunakan dalam proses absensi adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Daftar Hadir
Sumber : Bidang Sumber Daya Manusia
Rangkap : 1
Tujuan : Karyawan
Bentuk : Dokumen
Elemen : No_Absen, NIK, Nama, Jabatan, Bidang, Tanggal,
Bulan, Tahun, Cuti, Sakit, Izin, Tanpa Berita
Fungsi : Sebagai absensi kehadiran kerja pegawai
Periode : setiap hari kerja
2. Nama Dokumen : Surat Pemberitahuan Cuti Batal
Sumber : Bidang SDM
Rangkap : 1
Tujuan : Karyawan
Bentuk : Dokumen
Elemen : NIK, Nama, Bidang, Tanggal, Bulan, Tahun
Fungsi : sebagai keterangan pemberitahuan cuti yang batal
Periode : setiap ada karyawan yang mengajukan cuti
3. Nama Dokumen : Surat Cuti
Sumber : Karyawan
Rangkap : 1
Tujuan : Bidang Sumber Daya Manusia
Bentuk : Dokumen
Elemen : NIK, Nama, Bidang, Tanggal, Bulan, Tahun
Lama_cuti, fKeterangan, ttd_karyawan
Fungsi : sebagai data pengambilan cuti karyawan
Periode : setiap ada karyawan yang mengajukan cuti
4. Nama Dokumen : Surat Sakit
Sumber : Karyawan
Rangkap : 1
Tujuan : Bidang Sumber Daya Manusia
39
Elemen : Nama, Umur, Tanggal, Bulan, Tahun, lama_sakit,
yKeterangan, Nama_Dokter, ttd_dokter
Fungsi : sebagai data keterangan sakit karyawan
Periode : setiap ada karyawan yang sakit
5. Nama Dokumen : Surat Izin
Sumber : Karyawan
Rangkap : 1
Tujuan : Bidang Sumber Daya Manusia
Bentuk : Dokumen
Elemen : NIK, Nama, Bidang, Tanggal, Bulan, Tahun,
lama_izin, Keterangan, ttd bidang.SDM
Fungsi : sebagai data pengambilan izin karyawan
4.1.2 Analisis Prosedur yang Berjalan
Prosedur merupakan langkah – langkah yang dilakukan oleh sistem
sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram.
a. Analisis Prosedur Kehadiran Karyawan di PD Kebersihan Kota
Bandung yang sedang berjalan :
1. Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) memberikan Daftar Hadir
kepada karyawan
2. Karyawan mengisi Daftar Hadir dengan memaraf menggunakan tinta
hitam di setiap bidangnya masing-masing.
3. Daftar Hadir tersebut diserahkan kepada Kepala Bidang pada setiap
bidangnya masing-masing untuk di acc
4. Daftar Hadir yang telah di acc oleh Kepala Bidang tersebut, diserahkan
kepada Bidang SDM
5. Bidang SDM membuat rekap absen bulanan, lalu diarsipkan oleh
41
b. Analisis Prosedur Ketidakhadiran Karyawan di PD Kebersihan Kota
Bandung yang sedang berjalan :
1. Untuk karyawan yang tidak hadir karena cuti, karyawan menyerahkan
surat pengajuan cuti ke Bidang SDM, maka Bidang SDM akan
mengecek data cuti karyawan dan apabila karyawan tersebut telah
mengambil cuti lebih dari ketentuan yang ditetapkan dalam setahun
maka karyawan tersebut tidak bisa mengambil cuti tersebut dan
dibuatkan surat pemberitahuan pembatalan cuti, namun jika karyawan
belum mengambil cuti kurang dari ketentuan yang ditetapkan dalam
setahun maka karyawan tersebut dapat mengambil cuti, lalu oleh
Bidang SDM dibuatkan surat cuti.
2. Untuk karyawan yang tidak hadir karena izin, karyawan menyerahkan
Surat Izin kepada Bidang SDM.
3. Untuk karyawan yang tidak hadir dikarenakan sakit, karyawan harus
menyerahkan Surat Dokter kepada Bidang SDM.
4. Oleh Bidang SDM, Surat Cuti, Surat Dokter dan Surat Izin diserahkan
kepada Kepala Bidang untuk di verifikasi.
5. Setelah diverifikasi oleh Kepala Bidang kemudian Bidang SDM
membuat daftar ketidakhadiran karyawan sebanyak dua rangkap, satu
dijadikan arsip di Bidang SDM dan rangkap salinannya akan disatukan
4.1.2.1. Flow Map
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah
dan urut-urutan prosedur dari suatu program.. Pada sistem ini penulis
mengidentifikasi entitas pada sistem yang sedang berjalan, yang
digambarkan dengan flowmap seperti gambar.
a. Flowmap Kehadiran Karyawan di PD Kebersihan Kota
Bandung yang sedang berjalan
Gambar 4.1
43
b. Flowmap Ketidakhadiran di PD Kebersihan Kota Bandung
yang sedang berjalan
Gambar 4.2
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan diagram yang menggambarkan sistem
secara umum atau global. Diagram kontek digambarkan sebagai aliran
informasi dan data yang masuk ke dalam sistem dan keluar sistem.
Gambar 4.3
Diagram Kontek Absensi Karyawan di PD. Kebersihan yang berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah sebuah representasi grafik dari sebuah
sebuah sistem. DFD menggambarkan sebuah sistem beserta
45
a. Data Flow Diagram (DFD) level 1
Entitas Dalam : Karyawan dan Kepala Bagian
Entitas Luar : Bidang SDM terbagi dalam dua proses, antara lain
proses mengolah kehadiran karyawan, proses mengolah cuti, sakit dan
izin karyawan.
Gambar 4.4
b. Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 1
DFD level2 proses 1 ini terbagi dari dua proses yaitu, isi daftar
hadir dan proses membuat rekap absen.
Gambar 4.5
DFD Level 2 untuk proses 1 Absensi Karyawan di PD. Kebersihan yang berjalan
c. Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 2
DFD level2 proses 2 ini terbagi dari enam proses yaitu, proses
pengecekan data cuti karyawan, proses pembatalan cuti, proses
membuat surat cuti, pengecekan surat dokter, proses pengecekan surat
47
DFD Level 2 untuk proses 2 Absensi Karyawan di PD. Kebersihan yang berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Pada sistem informasi yang sedang berjalan, telah dijelaskan bahwa
sebagian besar kendala yang memperlambat unjuk kerja sistem adalah sistem
absensi karyawan yang masih manual dan masih menggunakan Microsoft
ketidakhadiran karyawan. Setelah melihat kelemahan-kelemahan yang ada
pada aliran sistem informasi absensi karyawan yang sedang berjalan pada
Perusahaan Daerah Kebersihan Kota Bandung maka selanjutnya penulis
melakukan pengusulan suatu sistem yang baru untuk menanggulangi
kelemahan-kelemahan sistem yang lama tersebut. Adapun dalan aliran sistem
informasi yang baru ini penulis melakukan perubahan dalam proses sistem
informasi absensi karyawan dengan membentuk suatu database DBabsensi.
Sedangkan bagian-bagian yang berperan dalam proses sistem informasi
absensi karyawan masih seperti seperti yang lama.
4.2. Perancangan Sistem
Sistem yang dirancang merupakan usulan perancangan sistem untuk
memperbaiki sistem informasi absensi karyawan yang sedang berjalan sebelumnya.
Sistem ini memiliki peranan yang sangat penting dalam menyediakan informasi
tentang data absensi karyawan.
Informasi yang tersedia dalam Sistem Absensi Karyawan meliputi data
kehadiran karyawan, data ketidakhadiran karyawan, data cuti, sakit, izin karyawan,
dan juga membantu penyajian atau pencetakan laporan setiap bulannya.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan gambaran
49
berjalan. Sistem yang berjalan secara keseluruhan dilakukan menggunakan
aplikasi Ms.Excel, sedangkan sistem yang diusulkan menggunakan sistem yang
sudah terkomputerisasi agar pengelolaan data absensi karyawan menjadi lebih
optimal, baik dari pencarian data, pengolahan cuti, sakit, dan izin karyawan
serta dalam pembuatan laporan rekap absen karyawan.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem informasi yang disulkan memiliki beberapa keunggulan dan
perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah
terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan
memakan waktu yang lama dalam mengolah data kehadiran kerja pegawai,
Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan, dan fasilitas
lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur dari sistem informasi kehadiran kerja pegawai
a. Prosedur Absensi Karyawan di PD Kebersihan Kota Bandung yang
diusulkan
Prosedur yang diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Karyawan menginputkan NIK yang secara otomatis langsung tercatat
jam masuk kerja karyawan dan masuk kedalam database absensi
2. Untuk karyawan yang tidak hadir karena cuti, karyawan menyerahkan
surat pengajuan cuti ke Bidang SDM, maka Bidang SDM akan
mengecek data cuti karyawan dari database absensi dengan cara
menginputkan NIK karyawan tersebut dan jika karyawan tersebut telah
mengambil cuti lebih dari ketentuan yang ditetapkan dalam setahun
maka karyawan tersebut tidak bisa mengambil cuti tahunan dan
pengajuan cutinya dibatalkan, lalu Bidang SDM membuatkan surat
pemberitahuan cuti batal yang akan diserahkan kepada karyawan yang
bersangkutan. Tapi jika karyawan belum mengambil cuti kurang dari
ketentuan yang ditetapkan dalam setahun, maka karyawan tersebut
dapat mengambil cuti dan dibuatkan surat cuti yang kemudian di simpan
di database absen.
3. Untuk karyawan yang tidak hadir dikarenakan kecelakaan atau sakit,
maka karyawan harus menyerahkan Surat Dokter. Kemudian dari Surat
51
secara otomatis akan tersimpan ke dalam database absensi sebagai
pemberitahuan bahwa karyawan tersebut tidak hadir karena sakit.
4. Dan untuk karyawan yang tidak hadir karena izin, maka karyawan harus
menyerahkan surat izin. Lalu dari Surat Izin tersebut, Bidang SDM
menginputkan NIK karyawan yang bersangkutan dan akan otomatis
tersimpan ke dalam database absensi sebagai pemberitahuan bahwa
karyawan tersebut tidak hadir dikarenakan karena izin.
5. Dari database absensi tersebut kemudian dicetak daftar hadir, yang
nantinya daftar hadir tersebut akan diserahkan kepada Kepala Bidang
untuk diverifikasi.
6. Oleh Bidang SDM, daftar hadir yang telah diverifikasi oleh Kepala
Bidang tersebut akan dibuatkan laporan rekap absen yang dibuat
rangkap dua, rangkap yang pertama akan diberikan kepada kepala
bidang dan satunya akan dijadikan arsip laporan absennantinya akan
tersimpan ke dalam database absensi
4.2.3.1. Flow Map
Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan
proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan
kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi yang
diusulkan.
a. Flowmap Absensi Karyawan di PD Kebersihan Kota Bandung
yang diusulkan
Gambar 4.7
53
4.2.3.2. Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis yang
menggambarkan sistem secara umum. Sistem informasi yang dibuat
akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan
informais yang dihasilkan.
Gambar 4.8
Diagram Kontek Absensi Karyawan di PD. Kebersihan yang diusulkan
4.2.3.3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram) merupakan alat pada metodologi
pengembangan sistem secara terstruktur, yang menggambarkan alur data
a. Data Flow Diagram (DFD) level 1
Entitas dalam : Karyawan dan Kepala Bidang. Entitas Luar :
Bidang SDM terbagi dalam lima proses, antaralain proses
mengolah absen karyawan, proses mengolah ketidakhadiran
karyawan, proses menghitung jam waktu keterlambatan, mencetak
kehadiran karyawan dan membuat laporan rekap absen.
Gambar 4.9
55
b. Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses 1
Pada DFD level 2 proses 1 terdiri dari tiga proses yaitu, proses
input data karyawan, proses input data sakit karyawan dan proses
input data izin karyawan.
Gambar 4.10
DFD Level 2 Untuk Proses 1 Absensi Karyawan di PD. Kebersihan yang diusulkan
c. Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses 2
Pada DFD level 2 proses 2 terdiri dari lima proses yaitu, proses cek
data cuti karyawan, proses buat surat cuti, proses buat pembatalan
Gambar 4.11
DFD Level 1 Untuk Proses 2 Absensi Karyawan di PD. Kebersihan yang diusulkan
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan lengkap. Keterangan
lebih lanjut tentang struktur data suatu arus data di DFD secara lebih
terperinci dapat dilihat di kamus data.
1 Nama Arus Data : Data Karyawan
Alur Data : Karyawan Proses 1.0, F. Karyawan
Proses 1.0
57
jenis_kelamin, pendidikan, gol, status ,
alamat, telepon, bidang
2 Nama Arus Data : Surat Pengajuan Cuti
Alur Data : Karyawan Proses 2.0, F.Ketidakhadiran
Atribut : NIK, nama, bidang, jenis_kelamin, alamat,
telepon, bidang, keterangan, tgl
3 Nama Arus Data : Surat Izin
Alur Data : Karyawan Proses 2.0, F.Ketidakhadiran
Atribut : NIK, nama, bidang, jenis_kelamin, alamat,
telepon, bidang, keterangan, tgl
4 Nama Arus Data : Surat Sakit
Alur Data : Karyawan Proses 2.0,
F.Ketidakhadiran
Atribut : Nama, Umur, Tanggal, Bulan, Tahun,
5 Nama Arus Data : Daftar Hadir
Alur Data : Proses 1.0 F.Absen Proses 4.0
Kepala Bidang
Proses 1.0 F.Absen Proses 5.0
Proses 1.0 Proses 3.0 F.Absen
Atribut : NIK, nama, bidang, tgl, jam_masuk,
lama_terlambat, jam_pulang, keterangan
6 Nama Arus Data : Data Ketidakhadiran Karyawan
Alur Data : Proses 2.0 F.Ketidakhadiran
Proses 1.0
Atribut : NIK, nama, bidang, cuti, sakit, izin,
tanggal
7 Nama Arus Data : Laporan Rekap Absen
Alur Data : Proses 5.0 Kepala Bidang
Atribut : NIK, nama, bulan, tahun, cuti,
59
4.2.4. Perancangan Basis Data
4.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi memberikan panduan yang sangat membantu bagi
pengembang untuk mencegah penciptaaan struktur tabel yang kurang
fleksibel atau mengurangi ketidak efisienan.
1. Unnormal : NIK, nama, bidang, tempat_lahir, tanggal_lahir,
umur, jenis_kelamin, pendidikan, gol, status , alamat, telepon,
NIK, nama, jenis_kelamin, alamat, telepon, kode bidang,
bidang, keterangan, tgl, NIK, nama, bidang jenis_kelamin,
alamat, telepon, bidang, keterangan, tgl, Nama, Umur,
Tanggal, bulan, Tahun, Keterangan, NIK, nama, bidang,
jenis_kelamin, alamat, telepon, bidang, keterangan, tgl, NIK,
nama, bidang, tgl, jam_masuk, lama_terlambat, jam_pulang,
keterangan, NIK, nama, cuti, sakit, izin, no_absen, NIK, nama,
bulan, tahun, cuti, sakit, izin, tanpa_berita, jml hadir
2. Normal 1 : NIK*, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir,
jenis_kelamin, pendidikan, gol, status, alamat, telepon, kode
lama_terlambat, jam_pulang, cuti, sakit, izin, tanpa_berita, jml
hadir
3. Normal 2 :
a. Karyawan : NIK*, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir,
umur, jenis_kelamin, pendidikan, gol, status, alamat,
telepon, kode bidang**
b. Absen : jam_masuk, lama_terlambat, jam_pulang,
keterangan, hari, tanggal, NIK**
4. Normal 3 :
a. Karyawan : NIK*, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir,
umur, jenis_kelamin, pendidikan, gol, status, alamat,
telepon, kode_bidang**
b. Absen : jam_masuk, lama_terlambat, jam_pulang,
keterangan, tgl, bulan, tahun, NIK**
c. Rekap Absen : cuti, sakit, izin, tanpa_berita, jumlah hadir,
NIK**
d. Bidang : Kode_bidang*, Nama_bidang
61
4.2.4.2. Relasi Tabel
Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara
tabel-tabel yang terdapat pada database kepegawaian, yang dimana
di dalam tabel tersebut terdapat field kunci (primary key), dan
terdapat kunci tamu (foreign key). Kedua kunci (key) ini
igunakan untuk menghubungkan antara tabel.
Gambar 4.12
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram
Diagram hubungan entitas atau di kenal dengan
diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau
sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang
tersimpan dari sebuah sistem.
Gambar 4.13
ERD Absensi Karyawan di PD. Kebersihan
4.2.4.4. Struktur File
Untuk perancangan basis data, organisasi file yang
digunakan adalah organisasi file database. Dalam pembuatan data
63
Tabel 4.1 Karyawan
1. Nama File : karyawan
Fungsi : sebagai data karyawan
Media Penyimpanan : Harddisk
Media Pengolahan Data : File
No Nama Data Type Lebar Keterangan
1 NIK Varchar 9 Nomor Induk Karyawan
2 nama Varchar 50 Nama Karyawan
3 tmpt_lhr Varchar 30 Tempat Lahir Karyawan
4 tgl_lhr Datetime 8 Tanggal lahir Karyawan
5 jk Varchar 20 Jenis Kelamin Karyawan
6 pendidikan Varchar 20 Pendidikan Terakhir Karyawan
7 gol Varchar 5 Golongan Karyawan
8 status Varchar 20 Status Perkawinan Karyawan
9 alamat Varchar 50 Alamat Karyawan
10 Telp Varchar 12 Nomor Telepon Karyawan
Tabel 4.2 Absen
4 lama_terlambat DateTime 8 Keterangan Waktu Terlambat
5 jam_pulang DateTime 8 Jam_Keluar Pegawai
6 ket Varchar 15 Keterangan Absensi Karyawan
65
Tabel 4.4 RekapAbsen
4. Nama File : rekapabsen
Fungsi : sebagai data rekap absen karyawan Media Penyimpanan : Harddisk
Media Pengolahan Data : File
No Nama Data Type Lebar Keterangan
1 NIK Varchar 9 Nomor Induk Karyawan
2 hari_kerja Int 4 Keterangan Banyaknya Hari Kerja
Karyawan Dalam Satu Bulan
3 cuti Int 8 Keterangan Banyaknya Cuti
Karyawan
4 sakit Int 4 Keterangan Banyaknya Sakit
Karyawan
5 izin Int 4 Keterangan Banyaknya Izin
Karyawan
6 tanpa_berita Int 4 Jam_Lembur Pegawai
7 jml_hadir Int 4 Keterangan Banyaknya Jumlah
Tabel 4.5 Cuti
karyawan (cuti melahirkan, cuti tahunan, cuti pernikahan, cuti kematian)
3 Max_cuti Int 4 Keterangan maksimal banyaknya
cuti yang dapat diambil karyawan
4 Sisa_cuti Int 4 Keterangan Banyaknya sisa cuti
yang belum diambil Karyawan 5 Jml_cuti_diambil Int 4 Keterangan Banyaknya cuti yang
telah diambil Karyawan
4.2.4.5. Kodifikasi
Tahap kodifikasi ini berguna untuk mengklasifikasikan
data, guna memudahkan dalam pengelompokkan data
pemrosesannya. Selain itu kodifikasi dapat membantu dalam
mengidentifikasi suatu objek, sehingga kesalahan dalam
67
Kodifikasi dapat diuraikan sebagai berikut :
NIK = xx xx xxxxx
A B C
Keterangan :
A adalah tahun berdiri Perusahaan Daerah Kebersihan Kota
Bandung
B adalah tahun pengangkatan karyawan
C adalah nomor urut karyawan
Contoh : 850500123, artinya karyawan tersebut diangkat
menjadi karyawan tetap pada tahun 2005, dengan nomor
urutan ke - 123.
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka dibuat guna untuk mempermudah dalam
pembuatan program, perancangan antar muka juga merupakan suatu bentuk
yang dapat memberikan informasi yang terbagi menjadi beberapa bagian.
Perancangan yang dibuat terdiri dari struktur menu, perancangan input dan
4.2.5.1. struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan
program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program
sehingga pada saat menjalankan program komputer, pemakai (user)
tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang
diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat
mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan
instrukasi yang ada pada pilihan menu tersebut.
Struktur menu tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
69
4.2.5.2. Perancangan Input
1. Login
Masuk
Logo Kota Bandung
Logo PD Kebersihan
Masukan Kata Kunci
Batal Untuk dapat masuk kedalam sitem ini harap
masukan kata kunci yang benar
Gambar 4.15 Perancangan Login
Tabel 4.5 Keterangan Perancangan Login
Nama Fungsi
Masuk Untuk masuk ke dalam menu utama
Batal Untuk keluar dari login ini
Text1 Sebagai Tempat untuk memasukkan kata
2. Desain Input Absen Untuk Absen Masuk
Masuk Nama Karyawan Masukkan NIK
Absensi Karyawan PD Kebersihan Kota Bandung
Hari, tanggal JAM
Gambar 4.16 Perancangan Input Absen Untuk Absen Masuk
Tabel 4.6 Keterangan Perancangan Input Absen Untuk Absen Masuk
Nama Fungsi
Masuk Tombol untuk menyimpan data absen
karyawan yang hendak melakukan absensi masuk
Text_NIK Tempat untuk menginputkan NIK karyawan
yang hendak akan melakukan absen
71
3. Desain Input Absen Untuk Absen Pulang
Pulang
Nama Karyawan Masukkan NIK
Absensi Karyawan PD Kebersihan Kota Bandung
JAM
Hari, tanggal
Gambar 4.17 Perancangan Input Absen Untuk Absen Pulang
Tabel 4.7 Keterangan Perancangan Input Absen Untuk Absen Pulang
Nama Fungsi
Pulang Tombol untuk menyimpan data absen
karyawan yang hendak melakukan absensi absensi
Text_NIK Tempat untuk menginputkan NIK karyawan
yang hendak akan melakukan absen
4. Desain Tambah Data Karyawan
NIK
Nama
Alamat Tempat,
Pendidikan Jenis Kelamin
Bidang Golongan
BATAL SIMPAN
Tambah Data Karyawan
Tanggal Lahir
Status M enikah
Telepon
