TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan
Pada Program Studi Diploma III Jurusan Manajemen Informatika
YUGO TRI ATMODJO 10907118
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
sekretariat, umum, perancanaan dan pelaporan. Karena banyak bagian itulah sering kali terjadi kecurangan dalam proses absensi pegawai yang digunakan.
Adapun metode pengembangan sistem yang digunakan menggunakan metode waterfall dengan metode pendekatan sistem berupa pendekatan analisis dan pemrograman terstruktur sebagai alat bantu proses, sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai basis data.
Dari hasil pengembangan sistem ini maka pengolahan data absensi pegawai dan pembuatan laporan absensi bisa lebih cepat dan dapat mengurangi kesalahan dalam proses pencatatan data.
ii
Because much of the district available makes it difficult enough in the process of employee attendance are being used.
This system development used a waterfall method with approach of system analysis and structured programming approach as a tool in the process, while appliance database application development using Visual Basic 6.0 programming language and Microsoft SQL Server 2000 as a database.
From the results of the development of this system, employee attendance data and preparing reports to be more faster and can reduce errors in data
recording process.
iii
Illahi Robbi, atas segala rahmat, hidayah dan magfirahnya, akhirnya penulis dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir ini. Tidak lupa salawat serta salam senantiasa tercurah kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabatnya.
Adapun maksud dari penyusunan laporan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan program D3 Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.
Pada kesempatan ini penulis mengambil judul “ SISTEM INFORMASI ABSENSI DI KELURAHAN SETIAMANAH”.
Dengan kemampuan dan pengetahuan penulis, penulis berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan uraian-uraian yang jelas agar dapat dimengerti oleh pembaca. Kritik dan saran yang membangun sangatlah penulis harapkan karena penulis sadar akan banyaknya kekurangan dalam penyusunan tugas akhir ini.
iv Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Dadang Munandar, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.
4. Deasy Permatasari, S.Si, MT. selaku Pembimbing yang telah memberikan
bimbingan dan masukan yang sangat berguna bagi penulis.
5. Wartika, S.KOM, MT selaku Dosen Wali yang telah memberikan dukungan
penuh dan saran yang berguna bagi penulis.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff di Universitas Komputer Indonesia. 7. Bapak Eddy Sofyan selaku Lurah di Kelurahan Setiamanah.
8. Ibu dan Bapak tercinta atas do’a, pengorbanan, dorongan dan bantuan secara moral dan materil dalam pengerjaan tugas akhir ini.
9. Semua keluarga besar penulis yang tidak bisa disebutkan satu per satu yang
telah mendukung dan berdo’a untuk kelancaran penulis menyelesaikan tugas
akhir ini.
10. Buat semua anak-anak kelas MI-20 maupun teman-teman kampus yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu selaku teman seperjuangan yang telah memberikan bantuan, motivasi, dorongan serta do’a dari segala segi.
v telah mereka berikan kepada penulis.
Bandung, Desember 2010 Penulis
1 1.1. Latar Belakang Penelitian
Perkembangan sistem informasi yang berbasis komputerisasi saat ini berkembang dengan sangat pesat, sehingga komputer sudah merupakan suatu sarana yang banyak digunakan di instansi pemerintah atau perusahaan swasta juga sampai ke rumah-rumah. Komputer merupakan pengolah data yang dapat bekerja secara cepat dan akurat, bekerja secara otomatis untuk menyimpan dan mengolah data, memproses dan menghasilkan informasi sesuai dengan program yang diberikan kepadanya.
Komputer mampu:
a. Bekerja terus menerus
b. Bekerja sesuai yang diperintahkan c. Bekerja secara cepat dan teliti
d. Mampu menyimpan data dalam jumlah yang besar
manual (tetapi ada juga yang menggunakan komputerisasi) sebagai salah satu contoh proses absensi pegawai. Karena banyak proses yang dikerjakan secara manual, sehingga proses absensi bias mengakibatkan menumpuknya file-file dan mempunyai kemungkinan untuk hilang. Dan apabila file-file tersebut dibutuhkan sewaktu-waktu hal itu akan memakan waktu yang cukup lama untuk mencarinya kembali. Sehubungan dengan kondisi tersebut, maka muncul gagasan untuk membuat suatu sistem aplikasi, khususnya yang menyangkut absensi pegawai. Berdasarkan uraian dan kondisi diatas maka hasil rancangan tersebut dituangkan
dalam bentuk Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI ABSENSI DI
KELURAHAN SETIAMANAH “ yang berlokasi di jl. Ubed no 1 kota Cimahi.
1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah
Klasifikasi permasalahan yang terdapat pada Kelurahan Setiamanah antara lain :
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat diketahui permasalahannya adalah
1. Untuk proses absensi masih menggunakan dokumen berupa form absensi sehingga bisa menyebabkan terjadinya perbedaan data absensi 2. Untuk proses input absensi yang masih menggunakan Ms. Excel untuk
3. Untuk proses pembuatan laporan yang masih menggunakan buku, dimana data - data tentang laporan sering mengalami ketidakcocokan. 1.2.2 Rumusan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan diatas maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem absensi karyawan yang berjalan saat ini di Kelurahan Setiamanah.
2. Bagaimana merancang sistem informasi absensi karyawan agar dapat berjalan dengan baik, efektif dan dapat mengurangi tingkat sulitnya pencarian data hasil input absensi Kelurahan Setiamanah.
3. Bagaimana mengimplementasikan sistem informasi absensi karyawan agar dapat berjalan dengan baik.
1.3. Maksud Dan Tujuan Penelititan
1.3.1. Maksud Penelitian
Maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini yaitu merancang suatu aplikasi dengan kemampuan mengelola data menyajikannya kepada pihak yang membutuhkan. Proses sistem ini menghasilkan suatu sistem informasi yang digunakan untuk membantu memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang seringkali timbul dalam pengolahan data yang terjadi pada bagian administrasi SDM terutama di Kelurahan Setiamanah.
1.3.2. Tujuan Penelitian
Penelitian ini memeiliki beberapa tujuan antara lain sebagai berikut:
1. Membuat sebuah sistem absensi pegawai di kantor Kelurahan Setiamanah
2. Menghindari terjadinya kesalahan dan duplikasi data yang disebabkan
oleh human error
3. Membantu meningkatkan kinerja pegawai pada bagian administrasi
terkait
1.4. Kegunaan Penelitian
1.4.1. Kegunaan Praktis
1. Bagi Perusahaan
Meningkatkan kinerja dan dapat membantu karyawan dalam melakukan kegiatan nya di perusahaan
1.4.2. Kegunaan Akademis
1. Bagi Penulis
Untuk menambah wawasan serta pengetahuan penulis serta dapat membandingkan ilmu yang diperoleh dibangku kuliah dengan aplikasi di lapangan.
2. Bagi Pengembangan Ilmu
Memberikan masukan ilmu bagi jurusan Manajemen Informatika tentang aplikasi pengolahan data.
3. Bagi Peneliti Lain
1.5. Batasan Masalah
Pembatasan masalah berisi tentang batasan pembahasan masalah terhadap
penelitian yang dilakukan. Bertujuan agar dalam pembahasannya lebih terarah dan
sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.
Permasalahan yang ada di Kelurahan Setiamanah cukup luas, sehingga akan dibatasi permasalahannya hanya dalam hal absensi pegawai saja, supaya pembahasan tidak menyimpang dan lebih terarah. Cakupan ruang lingkup yang dianalisis dan perancangan sistem informasi yaitu:
1. Hanya difokuskan membahas bagian absensi karyawan 2. Laporan yang di buat berupa laporan absensi karyawan
3. Sistem informasi hanya bisa dilakukan di Kelurahan Setiamanah 4. Menggunakan program visual basic 6.0
Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan software pembangun Visual Basic 6.0. Dengan database yang dipakai adalah Ms. Access. Sistem Informasi ini supaya bisa dijalankan dengan baik, maka harus dijalankan di komputer dengan spesifikasi minimum Pentium III dan memory 128MB.
1.6. Lokasi Dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian penulis yaitu di Kelurahan Setiamanah yang berlokasi di jalan
Ubed No. 1 Cimahi.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Testing (uji coba aplikasi)
Penyelesaian
9 2.1 Definisi Sistem
Definisi sistem menurut buku sistem teknologi informasi sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai satu tujuan tertentu. Dapat dilihat dari dua kelompok pendekatan yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“ Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan sesuatu kkegiatan atau untuk
ment\yelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto, H.M, 2003:34)
Pendekatan sistem yang lebih menekankanpada komponen pada komponen atau elemnnya definisikan sistem sebvagai berikut :
“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu “ (Jogiyanto, H.M,2003:34)
“Sistem adalah jaringan kerja dengan segala aktifitas yang saling
terkait yang dilakukan oleh objek uang saling berhubungan dalam suatu wadah yang sama untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran yang telah ditentukan”.
2.1.1. Karakteristik Sistem
Suatu sistem yang mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang
tertentu, yaitu mempnyai komponen=komponen (component), batas sistem
(boundary), lingkungan luar sistem environments), penghubung
(interface), tujuan (goals). (Jogiyanto, H.M, 2003:54)
Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrack system)
dan sistem fisik (phisycal system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide_ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik meruakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)
dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan sitem buatan manusia adalah yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem si klasifikasin sebagai sistem tertentu (determinetic system)
sedangkan yang tak tentu sistem yang kondisi masa depannya tidak bisa di prediksi karena mengandung unsure probabilitas.
4. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem terutup ialah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar sedangkan yang terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar.
2.2. Definisi Informasi
Infirmasi merupakan salah satu bagian terpenting dalam suatu organisasi, tanpa informasi suatu sistem menjadi tidak berjalan. Kualitas informasi ditentukan oleh bagaimana informasi tersebut memotifasi manusia untuk bertindak dan memberikan kontribusi (sumbangan) terhadap pembelian keputusan yang efeltif.
“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi
para pemakainya “ (Jogiyanto, H.M, 2003:36)
2.3. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Adapun tiga aktifitas yang terjadi pada sistem informasi adalah input,
a. Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun luar organisasi untuk di proses dalam suatu sistem informasi.
b. Processing adalah konversi atau pemindahan, manipulasi dan analisa input
mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
Informasi dalam hal ini juga membutuhkan umpan balik (feedback) yaitu output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang berkepntingan untuk membantu mengevaluasi atau memperbaiki input.
2.4. Definisi Absensi
Dari http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/pengertian-absensi.pdf/28 Maret 2010 berpendapat bahwa absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.
2.4.1. Jenis-Jenis Absensi
1. Absensi manual
Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan)
2. Absensi non manual (dengan menggunakan alat)
Absensi non manual adalah suatu cara pengentrian kehadiran dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan mengentrikan nip dan sebagainya.
2.4.2. Pengelolaan Absensi
Pengelolaan absensi dengan memanfaatkan kelebihan teknologi informasi adalah:
1. Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat 2. Informasi hasil pencarian yang disajikan lebih lengkap 3. Mempermudah dalam melakukan Entry absensi 4. Memudahkan pembuatan laporan absensi
2.5. Dokumentasi Sistem
Dokumentasi sistem akan sangat bermanfaat / membantu dalam pemahaman dan pengevaluasian suatu informasi dari sebuah sistem. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam dokumentasi sistem yaitu dengan menggunakan diagram konteks, DF (Data Flow Diagram) serta penggunaan kamus data, file dan proses dalam sebuah sistem informasi.
2.5.1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah level teratas dari diagram arus data, yaitu diagram yang tidak detail dari sebuah sistem informasi yang menggunakan aliran-aliran data kedalam dan keluar entitas eksternal. Diagram konteks memberikan batasan yang jelas mengenai besaran-besaran entitias yang berada di luar sebuah sistem yang sedang dibuat, artinya diagram ini menggambarkan secara jelas batasan-batasan dari sebuah sistem yang sedang dibuat.
2.5.2. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2.5.3. Kamus Data
Kamus data atau disebut juga dengan istilah data dictionary dari suatu sistem informasi. Kamus data mengidentifikaiskan :
a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran c. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
d. Mendeskripsikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan data
aliran baru
e. Mendeskripsikan hubungan detail antara penyimpanan yang akan menjadikan titik perhatian dalam ERD.
2.6. Basis Data
Basis data adalah suatu kumpulan data dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya. Tersimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa suatu kerangka data dengan cara-cara tertentu sehingga midah untuk digunakan atau ditampilkan kembali.
2.6.1. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah diagram yang menggambarkan model relasi antar rancangan data tersimpan. Model ini deperlukan untuk menggambarkan struktur dari relasi antar rancangna data tersimpan. Model ini diperlukan untuk menggambarkan model relasi antar rancangan data tersimpan. Model ini diperlukan untuk menggambarkan struktur dari relasi antar data (yang mungkin sangat kompleks). Model ERD ini dibentuk dari empat komponen dasar yaitu :
a. Entitas
Adalah sesuatu yang dapat dibedakan. Entitas ini dapat berupa orang, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau mengandung informasi.
b. Relasi
Hubungan antar entitas. Jenis relasi yang ada didalam database adalah sebagai berikut :
c. Atribut
Elemen – elemen data yang merincikan entitas tersebut d. Atribut Kunci
Sebuah atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam set entitas
2.6.2. Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya, dimana relasi dapat dipecah lagi menjadi beberapa tabel. Teknik normalisasi ini untuk menghindari masalah pada penyusunan data. Sedangkan keuntungan dari normalisasi itu sendiri adalah untuk menghindari terjadinya redudansi atau duplikasi data dan inkonsistensi data (data yang tidak konsisten).
Bentuk-bentuk normalisasi adalah sebagai berikut :
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam dengan tdak ada keharusan mengikuti format tertentu. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangan.
b. Bentuk Normal Pertama (1st Normal Form)
Syarat dari normal pertama adalah tidak adanya data yang berulang atau bernilai ganda secara kolom (field) ataupun secara baris
c. Bentuk Normal Kedua (2nd Normal Form)
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika :
1. Berada pada bentuk normal pertama
2. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer
d. Bentuk Normal Ketiga (3rd Normal Form)
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika :
1. Berada pada bentuk normal pertama
2. Semua atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer
e. Bentuk Normal Boyce Codd / BCNF
Suatu relasi disebut memenuhi bentuk Boyce Codd jika dan hanya jika suatu penetu (determinan) adalah kunci kandidat (atrbut yang bersifat unik)
f. Konsep-konsep pada normalisasi
1. Atribut Kunci / Key Field / Key Attribute
Adalah suatu kunci field yang dapat mewakili record / tuple 2. Kunci Kandidat / Kandidat Key
3. Kunci Primer / Primary Key
Adalah suatu atribut / satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik dan mewakili setiap kejadian pada suatu entity
4. Kunci Alternatif / Alternate Key
Adalah kunci yang tidak dipakai sebagai kunci primer 5. Kunci Tamu / Foreign Key
Adalah suatu atribut / satu set atribut dan melengkapi hubungan yang menunjukan ke induknya (hubungan 1 ke banyak)
2.7. Tinjauan Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan dalam membuat program aplikasi ini adalah MySql sebagai pengolah database dan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0.
2.8. Pemrograman Visual Basic 6.0
Visual Basic memiliki kemampuan yang berguna untuk membantu pengguna dalam membuat atau mengerjakan sebuah aplikasi, kemampuan itu antara lain :
a. Membuat program aplikasi yang berbasis Windows
b. Membuat objek-objek yang berfungsi untuk membantu program utama, seperti file Help, control ActiveX dan sebagainya
c. Mengetes program serta membuat program final bereksistensi EXE
sehingga dapat langsung dijalankan.
2.9 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.
22 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian yang di ambil penulis adalah Kantor Kelurahan Setiamanah yang beralamat di jl. Ubed No. 1 Kota Cimahi.
3.1.1. Sejarah Singkat perusahaan
Kota Cimahi terbentuk berdasarkan Undang-undang no. 9 tahun 2001, Kelurahan Setiamanah adalah sebagian dari Pemerintah Kota Cimahi dengan merumuskan Visi Kecamatan Cimahi Tengah.
Terwujudnya Kelurahan Setiamanah yang bersih dan berwibawa pada tahun 2009, serta mempunyai tujuan yang ingin dicapai dengan memberikan pelayanan kepada Masyarakat, meningkatkan sarana dan prasarana peningkatan kemapuan aparatur, peran serta masyarakat dalam pembangunan dari sasaran yang ingin dicapai dapat memberikan pelayanan prima, sehingga pelayanan dapat dirasakan masyarakat.
diantaranya kualitas sumber daya manusia kurang memadai dan terbatasnya anggaran, kendala tersebut adalah peningkatan kualitas SDM, serta sarana prasarana Kantor yang ada dan mengusulkan penambahan dan perbaikan, perubahan anggaran satuan kerja tahun berikutnya semoga lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya.
Adapun landasan hukum yang menjadi latar belakang terbentuknya suatu Kelurahan adalah berdasar kepada undang - undang tersebut di bawah ini :
1. Undang-undang Nomor 9 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Cimahi 2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional
3. Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
4. Undang-undang Nomor 33 tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara
Pusat dan daerah
5. Undang-undang Nomor 17 tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka
Panjang Nasional Tahun 2005 – 2025
6. Peraturan Presiden nomor 7 Tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan jangka Menengah Nasional Tahun 2004 - 2009
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan oleh perusahaan sedangkan misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh perusahaan agar tujuan perusahaan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik.
3.1.2.1 Visi
Visi Kelurahan Setiamanah adalah “Menciptakan Kelurahan Setiamanah yang Handal, Prima, Profesional dan Berwawasan Lingkungan”. Maksud kata “Handal” adalah Sumberdaya aparatur yang sigap,piawai dan siap pakai. Maksud kata “Prima” adalah
memberikan pelayanan yang nyaman, aman, mudah, cepat dan tepat. Maksud kata “ Profesional ” mampu melaksanakan tugas dalam kondisi apapun sesuai dengan aturan/tatanan yang berlaku. Maksud kata “ Berwawasan Lingkungan ” memiliki tingkat kepedulian terhadap lingkungan sekitar.
3.1.2.2Misi
Untuk mewujudkan visi tersebut Kelurahan Setiamanah menetapkan misi sebagai berikut:
a. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi publik guna
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam mewujudkan program dengan professional
c. Meningkatkan kualitas lingkungan yang ramah, bersih dan asri dengan titik berat pada partisipasi masyarakat
d. Meningkatkan keamanan dan ketertiban lingkungan diwilayah Kelurahan Setiamanah
e. Meningkatkan perekonomian berbasis kerakyatan dan ekonomi
mikro guna mendongkrak daya beli masyarakat
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Adanya struktur organisasi dapat mempermudah sebuah perusahaan dalam pembagian tugas dibidangnya masing-masing. Untuk penelitian ini, lebih dikhususkan pada bagian absensi, karena setiap data yang dibutuhkan dalam penelitian ini ada di bagian tersebut, karena disesuaikan dengan setiap data dan informasi yang ada di Kelurahan Setiamanah tersebut.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelurahan Setiamanah
Sumber : Dokumen Kelurahan
3.1.4. Deskripsi Tugas
Lurah mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan serta melaksanakan urusan pemerintah yang dilimpahkan oleh Walikota.
Lurah sebagaiamana dimaksud di atas menyelengarakan fungsi sebagai berikut :
3. Pelayanan Masyarakat
4. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
5. Pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum, dan pembinaan lembaga kemasyarakatan
Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris, yang mempunyai tugas pokok membantu Lurah melaksanakan tugas-tugas ke-Tata Usahaan yang meliputi administrasi , kepegawaian, keuangan, umum, perlengkapan , prencanaan , evaluasi dan pelaporan
Sekretariat mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas dan fungsi Lurah
2. Penyelenggaraan koordinasi dan pengendalian atas pelaksanaan
kebijakan yang ditetapkan oleh Lurah
3. Pelaksanan pengurusan surat menyurat dan kearsipan 4. Pelaksanaan pengurusan administrasi kepegawaian 5. Pengelolaan administrasi keuangan
6. Pelaksanaan urusan perlengkapan dan kerumahtanggaan kelurahan
8. Pelaksanaan Koordinasi perencanaan, evaluaasi dan pelaporan tugas-tugas seksi dan kelompok jabatan fungsional
9. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Lurah sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
Seksi Pemerintahan, dipimpin oleh seorang kepala seksi yang mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan program dan kegiatan pemerintah kelurahan 2. Pelaksanaan program dan kegiatan pemerintah kelurahan
3. Pemberian pelayanan kepada masyarakat di bidang pemerintahan 4. Pengumpulan dan pengolahan data administrasi pemerintahan
5. Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan, pengangkatan dan pemberhentian
Kepala Lingkungan, Ketua RW dan Ketua RT 6. Pelaksanaan administrasi pertanahan
7. Pelaksanaan fasilitas kegiatan dalam rangka Kepala Daerah dan Pemilihan Umum
8. Pelaksanaan evaluasi dan pengendalian penyelenggaraan pemerintahan
kelurahan
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas
Seksi Ekonomi dan Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Pemberian pelayanan kepada masyarakat di bidang ekonomi dan pembangunan
2. Pelaksanaan fasilitas kegiatan ekonomi pembangunan serta swadaya masyarakat
3. Perencanaan pembangunan fisik baik program kelurahan maupun atas
prakarsa masyarakat
4. Pelaksanaan pembinaan terhadap koperasi, UMKM dan lembaga
Keuangan Mikro formal maupun lembaga keuangan pembiayaan informal 5. Memfasilitasi pelaksanaan pembinaan pengelolaan lingkungan hidup
Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Kesejahteraan Rakyat dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan program pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan rakyat 2. Penyusunan rencana program dan kegiatan dalam rangka pemberdayaan
masyarakat dan kesejahteraan rakyat
3. Pengkoordinasian upaya pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan rakyat
5. Pelaksanaan pemberian pelayanan terhadap kegiatan-kegiatan pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan rakyat
Seksi Keterntraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan dan pelaksanaan program kegiatan pembinaan ketentraman dan ketertiban umum;
2. Penyelenggaraan penegakan Peraturan Daerah, Peraturan Walikota, Keputusan Kepala Daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya Kelurahan
3. Pelaksanaan pembinaan dan perlindungan kepada masyarakat dan anggota LINMAS di Kelurahan
4. Pelaksanaan penertiban terhadap gangguan sosial
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
3.2. Metode Penelitian
3.2.1. Desain Penelitian
Dalam penulisan ini penulis memakai metode Water Fall, dengan metode deskriptif yang berusaha untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan dan menganalisa data secara langsung untuk mendapatkan keterangan yang jelas dan dapat memberikan gambaran yang cukup jelas. Berikut ini dapat dilihat bagian dari tahapan penelitian :
a. Rekayasa sistem : Mendefinisikan kebutuhan sistem, baik perangkat
pendukung maupun data yang mengalir dalam sistem.
b. Analisis : Identifikasi masalah, kebutuhan informasi pemakai,
memahami sistem yang ada dan menganalisis hasil penelitian.
c. Perancangan (design) : Program, Program struktur data, Teknik software, Prosedur detail, Proses gambaran dari software sebelum proses pengkodean.
d. Pengkodean (coding) : Programing atau tahap penerjemahan
rancangan dalam bentuk bahasa komputer.
e. Pengujian : Pengujian rincian logika software yang telah teruji dan menghasilkan hasil yang sesuai dengan permintaan.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Didalam penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka suatu metode yang digunakan sebagai alat atau sarana pengambilan data-data. Metode yang dimaksud adalah sebagai berikut.
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Data primer adalah data yang deperoleh langsung dari sumber,
diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”. Data primer disini
merupakan hasil interview dan observasi langsung yang berupa
tatacara proses absensi serta gambaran umum dan struktur organisasi
Kelurahan Setiamanah.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri
pengumpulannya oleh peneliti, sehingga data sekunder telah melewati
satu atau lebih pihak yang bukan peneliti. Data sekunder tersebut
diperoleh dari studi pustaka terhadap beberapa buku-buku mengenai
informasi tentang proses absensi yang sudah terkomputerisasi dan
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan penulis sebagai berikut.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal tahun 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. Jogiyanto H.M (2005 : 56)
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
George M. Scott dalam bukunya, mendefinisikan bahwa desain sistem sebagai berikut:
Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah installasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. Jogiyanto H.M (2005 : 196)
penelitian ini model sistem yang digunakan adalah model sistem air terjun (waterfall).
Gambar 3.2 Model Sistem Waterfall
Sumber : http://modelwaterfall.wordpress.com
Model sistem ini menuntut cara yang teratur dari suatu rangkaian yang mendekati perkembangan perangkat lunak, yang dimulai dengan suatu tingkatan, melalui pemodelan sistem, analisis, perancangan, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan. Model tersebut meliputi kegiatan aktifitas sebagai berikut.
System Engineering
Analysis
Design
Coding
Testing
1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem (System Engineering)
Pekerjaan awal dimulai dengan menentukan tahap untuk menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem, dan mengalokasikannya ke dalam pembentukan perangkat lunak.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Analysis)
Proses analisis yang menunjang akan kebutuhan spesifik pada perangkat lunak, dan untuk mengetahui sifat dari perangkat lunak yang akan dibangun.
3. Perancangan (Design)
Langkah proses yang berfokus pada program struktur data, teknik, prosedur, dan penggolongannya. Proses perancangan menjelaskan data ke dalam gambaran dari perangkat lunak yang telah ditentukan.
4. Pengkodean (Coding)
Penerjemahan data ke dalam bahasa pemrograman tertentu. Perancangan dilakukan dengan lebih detail, dan dilakukan dengan bantuan perangkat lunak lain.
5. Pengujian (Testing)
6. Pemeliharaan (Maintenance)
Tahap akhir dimana perangkat lunak yang dibangun sudah selesai dan dirawat dengan semestinya. Melakukan perbaikan jika ada kesalahan (error), pemasangan keamanan pada perangkat lunak, dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan.
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Alat tersebut diantaranya adalah:
1) Flow Map
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari simbol-simbol untuk menggambarkan secara urut dari arus data dan dokumen baik yang diperlukan maupun yang dihasilkan.
2) Diagram Konteks
3) Data Flow Diagram
Diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
4) Kamus Data
Kamus data atau data dictionary atau disebut juga dengan
systems data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan pada tahap perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data dugunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan database.
5) Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.
b. Tabel Relasi
Tabel adalah himpunan elemen-elemen data yang diorganisasikan menggunakan model kolom vertikal dan baris horizontal. Tabel juga merupakan ekuivalensi dari sebuah entitas dalam Entity Relationship Diagram (ERD). ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar penyimpanan datastore yang terdapat pada DFD.
3.2.4. Pengujian Software
Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan. Metode pengujiaan perangkat lunak yang dipakai dalam pengujiaan perangkat lunak disini adalah metode Black Box Testing.
Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa
didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dijalankan, dieksekusi pada perangkat lunak, dan kemudian hasil dari perangkat lunak akan dicek, sesuai tidaknya dengan apa yang diharapkan.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut.
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
4. Kesalahan kinerja
40
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan pada bagian koperasi simpan pinjam, sistem yang digunakan semuanya masih dilakukan secara manual atau tulis tangan. Analisis sistem ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas dari cara kerja sistem tersebut, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kekurangannya.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen digunakan untuk menganalisis dokumen - dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi pengolahan data absensi di Kelurahan Setiamanah adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : File Karyawan
Sumber : Karyawan
Fungsi : Sebagai informasi data karyawan Period Pembuatan : 1 Tahun
Item Data : NIP, Nama, Pendidikan, Jabatan, Golongan, TTL, Alamat, Telepon
Fungsi : Sebagai bukti absensi karyawan Period Pembuatan : 1 Tahun
Item Data : Kode_absensi, Tanggal, Jam_masuk, Jam_keluar, Keterangan
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi absensi di Kelurahan Setiamanah Kota cimahi, bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang di hadapi sistem untuk dapat di jadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang di lakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan kejadian tersebut dapat di buat diagram aliran document ( flowmap), prosedur sistem informasi absensi di deskripsikan sebagai berikut :
1. Karyawan memberikan kartu absensi ke bagian kekaryawanan
2. Bagian kekaryawanan menginputkan data absen karyawan yang berisi tanggal, jam masuk dan keluar karyawan yang berupa data Ms. Excel 3. Bagian kekaryawanan membuat rekap data absen. Jika jumlah absen
4. Jika jumlah absen tidak kurang bagian kekaryawanan membuat laporan absen yang nantinya diberikan pada bagian keuangan dan Lurah
5. Bagian keuangan menerima laporan absensi dari bagian kekaryawanan 6. Bagian keuangan dan Lurah melakukan Acc laporan absensi
7. Lurah menerima laporan absensi dari bagian kekaryawanan
4.1.2.1. Flow Map
FLOW MAP BERJALAN A : ARSIP LAPORAN ABSENSI B : ARSIP SURAT PERINGATAN
A
Acc Laporan Absensi Laporan Absensi Rekap Absen
kurang
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram tingkat atas yaitu diagram global dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran dari entitas luar dan entitas dalam.
KARYAWAN
SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN
LURAH
ADMINISTRASI FORM ABSENSI
LAPORAN ABSENSI
SURAT PERINGATAN LAPORAN ABSENSI
DIAGRAM KONTEKS YANG SEDANG BERJALAN
Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD YANG SEDANG BERJALAN
Gambar 4.3 DFD Yang Sedang Berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
No Permasalahan Penyelesaian
1 Untuk proses absensi masih menggunakan dokumen berupa form absensi sehingga bisa menyebabkan terjadinya perbedaan data absensi
Dengan adanya komputerisasi media penyimpanan sudah berupa database sehingga lebih meminimalisir perbedaan data absensi
2 Untuk proses input absensi yang masih menggunakan Ms.
Excel untuk media
penginputan dari form absensi yang telah diisi oleh karyawan
Dengan adanya aplikasi sistem informasi pengolahan data absensi mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data absensi
4.2. Perancangan Sistem
kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari system yang diusulkan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut :
1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dipergunakan oleh pemakai sistem.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Perancangan prosedur ( Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data). 2. Perancangan Basis Data ( Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File,
Kodifikasi ).
3. Perancangan antar muka ( Struktur Menu, Perancangan Input dan Output ).
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.
4.2.3.1. Flow Map
Adapun flow map sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
DBAK : DATABASE ABSENSI KARYAWAN A : ARSIP LAPORAN ABSENSI KET
4.2.3.2. Diagram Kontek
Diagram konteks ini sering juga disebut data alir diagram level 0. Gambar di bawah ini adalah gambar diagram konteks usulan program Absnsi Kelurahan Setiamanah
SISTEM INFORMASI ABSENSI
KARYAWAN LURAH
KARYAWAN
ADMINISTRASI LAPORAN ABSENSI ABSENSI MASUK
DAN TIDAK MASUK
LAPORAN ABSENSI DIAGRAM KONTEKS YANG DIUSULKAN
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Berdasarkan flow map yang telah diusulkan maka DFD yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1.0
Gambar 4.6 DFD Yang Diusulkan
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data yang dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data : Absensi masuk dan tidak masuk
Alias : -
Aliran Data : - Karyawan - Proses 1
Struktur Data : { Kode_absensi, NIP, Nama, Tanggal, Jam_masuk, Jam_keluar, Keterangan }.
2. Nama Arus Data : Data absensi masuk dan tidak masuk
Alias : -
Aliran Data : - Proses 1 - Proses 2
- Proses 1 - File data absensi masuk dan tidak masuk
- File data absensi masuk dan tidak masuk - Proses 2
3. Nama Arus Data : Hasil Perhitungan Absensi
Alias : -
Aliran Data : - Proses 2 - Proses 3
Struktur Data : { NIP, Nama, Jabatan, Golongan, Tanggal, Jhadir, Jsakit, Jizin, Jalpa, Jterlambat, Jlembur }.
4. Nama Arus Data : Data Laporan Absensi
Alias : -
Aliran Data : - Proses 3 - Keuangan
- Proses 3 - Laporan Absensi
- Proses 3 - Lurah
Struktur Data : { NIP, Nama, Tanggal, Jabatan, Jhadir, Jsakit, Jizin, Jalpa, Jterlambat, Jlembur }.
4.2.4. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dapat diartikan yaitu menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan disimpan secara bersama - sama. Basis data itu sendiri dapat diartikan sebagai:
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan satu sama lain.
2. Kumpulan data yang disimpan secara bersama - sama untuk
memenuhi berbagai kebutuhan.
4.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengindefikasikan tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya.
Unnormal
Bentuk Normal Ke- 1
{ NO-urut, Kode_absensi, NIP, Nama, Pendidikan, Jabatan, Golongan, TTL, Alamat, Telepon, Tanggal, Jam_masuk, Jam_keluar, Keterangan, J_hadir, Jsakit, Jizin, Jalpa, Jterlambat, Jlembur }.
Bentuk Normal Ke- 2
Karyawan : { NIP, Nama, Pendidikan, Jabatan, Golongan, TTL, Alamat, Telepon }
Absensi : { Kode_absensi, Tanggal, Jam_masuk, Jam_keluar, Keterangan }
Perhitungan : { No_urut, Jhadir, Jsakit, Jizin, Jalpa, Jterlambat, Jlembur }.
Bentuk Normal Ke- 3
Karyawan : { *NIP, **Kode_absensi, Nama, Pendidikan, Jabatan, Golongan, TTL, Alamat, Telepon }
Absensi : { *Kode_absensi, Tanggal, Jam_masuk, Jam_keluar, Keterangan }
Perhitungan : { *No_urut, **Kode_absensi, Jhadir, Jsakit, Jizin, Jalpa, Jterlambat, Jlembur }
4.2.4.2. Relasi Tabel
diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorgaisasikan file yang untuk menunjukan entity dan relasinya yang berfungsi untuk mengakses data item sedemikian rupa sehingga database tersebut mudah dimodifikasi.
Relasi antar tabel untuk sistem informasi pengolahan data nilai adalah sebagai berikut ini :
Tabel Karyawan
Gambar 4.7 Tabel Relasi pengolahan data absensi yang diusulkan
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram
ERD adalah bentuk bagan yang menggunakan relasi entitas suatu informasi. Entitas relasi diagram dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas. Derajat keterhubungan antar entitas pada suatu relasi tersebut dengan kardinalitas. Terdapat tiga jenis kardinalitas diantaranya:
3. N-N : Menunjukan hubungan banyak ke banyak
Untuk lebih jelas ERD sistem informasi persediaan barang (perlengkapan kantor) pada bagian logistik adalah sebagai berikut:
MENGISI KARYAWAN
PERHITUNGAN ABSENSI
DILAKUKAN
1 N
N
1
No urut Kode
absensi NIP
Gambar 4.8 ERD pengolahan data absensi yang diusulkan
4.2.4.4. Struktur File
Nama File : Data Karyawan
Primary Key : NIP
Tabel 4.2 Struktur File Karyawan
Nama Field Type Ukuran Keterangan
NIP Text 25 Primary Key
Kode_absensi Text 25 Foreign Key
Nama Text 50 Atribut
Pendidikan Text 10 Atribut
Jabatan Text 25 Atribut
Golongan Text 10 Atribut
TTL Text 100 Atribut
Alamat Char 100 Atribut
Telepon Int Atribut
Nama File : Data Absensi
Primary Key : Kode_absensi
Media Penyimpanan : Harddisk
Tabel 4.3 Struktur File Absensi
Nama Field Type Ukuran Keterangan
Kode_absensi Text 25 Primary Key
Tanggal Date 15 Atribut
Jam_keluar Date 25 Atribut
Keterangan Text 20 Atribut
Nama File : Data Perhitungan
Primary Key : No_urut
Media Penyimpanan : Harddisk
Tabel 4.4 Struktur File Perhitungan
Nama Field Type Ukuran Keterangan
No_urut Text 25 Primary Key
Kode_absensi Text 25 Foreign Key
Jhadir Text 25 Atribut
Jsakit Text 25 Atribut
Jizin Text 25 Atribut
Jterlambat Text 25 Atribut
Jlembur Text 25 Atribut
4.2.4.5.Kodifikasi
Kodifikasi merupakan suatu proses mempermudah dalam pengelompokan dan pemrosesan data yang terdapat dalam basis data, selain itu juga dapat menghindarkan dari kesalahan dalam penginputan data. Kodifikasinya adalah sebagai berikut:
1. Nomor Induk Karywan
Nomor Induk Karyawan ( NIP ) pada perancangan ini menggunakan type numeric dengan lebar 19, dimana 8 digit menyatakan tahun, bulan dan tanggal lahir, 6 digit menyatakan tahun dan bulan pengangkatan karyawan, 1 digit menyatakan jenis kelamin (1 =perempuan, 2 = laki-laki), dan 3 digit terakhir menyatakan no urut pengangkatan karyawan.
Adapun pengkodeannya yaitu :
Contoh : 20101001
Ket : 2010 = tahun 10 = bulan 01 = tanggal
XXXX – XX – X X
Tanggal pengangkatan Bulan pengangkatan
2. Kode Absensi
Kode absensi pada perancangan ini menggunakan type numeric dengan lebar 4, dimana 1 digit menyatakan kode , dan 3 digit terakhir menyatakan no urut absen. Adapun pengkodeannya yaitu :
Contoh : K-001
Ket : K = menunjukan kode absensi 001 = no urut absen ke 1
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah dibuat.
4.2.5.1. Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user
x- xxx
No urut absen
tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu - menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut.
Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
Gambar 4.9 Struktur Menu MENU UTAMA
FILE PROSES CETAK KELUAR
INPUT ABSENSI MASUK DAN
KELUAR DATA
KARYAWAN
INPUT ABSEN TIDAK MASUK
4.2.5.2. Perancangan Input
Rancangan masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan masukan data ini harus dapat memberikan penjelasan dari pemakai, baik dari bentuk maupun dari masukan –masukan yang harus di isi. Untuk lebih jelasnya bentuknya dapat dilihat berikut :
Gambar 4.10 Form Login
Tabel 4.5 Fungsi dan Keterangan Login
No Nama Objek Keterangan
1 User Name Edit.Text Untuk input Username
2 Password Edit.text Untuk input password
3 Login Button Untuk masuk ke aplikasi
4 Cancel Button Untuk membatalkan masuk ke aplikasi LOGIN
User Name
Password
1. Tampilan Form Utama
Berikut Tampilan Menu Utama :
Gambar 4.11 Tampilan Menu Utama
2. Tampilan Data Karyawan
Berikut Rancangan Tampilan Data Karyawan Kelurahan Setiamanah.
Gambar 4.12 Tampilan Input Data Karyawan INPUT DATA
NIP
ALAMAT GOLONGAN JABATAN PENDIDIKAN TTL
NAMA KARYAW
TELEPON
TAMBAH SIMPAN EDIT HAPUS TUTUP
CARI PENCARIAN
Tabel 4.6 Fungsi dan Keterangan Input Karyawan
No Nama Objek Keterangan
1 NIP Edit.Text Untuk input Nomor Induk Karyawan
2
Nama Karyawan
Edit.text Untuk input Nama Karyawan
3 TTL Edit.text Untuk input Tempat, Tanggal , Lahir 4 Pendidikan Combo box Untuk memilih Pendidikan Terakhir 5 Jabatan Combo box Untuk memilih Jabatan
6 Golongan Combo box Untuk memilih Golongan
7 Alamat Edit.Text Untuk input Alamat
8 Telepon Edit.Text Untuk input Nomor Telepon 9 Tambah Button Untuk menambah Data Karyawan 10 Simpan Button Untuk menyimpan Data Karyawan 11 Edit Button Untuk mengubah Data Karyawan 12 Hapus Button Untuk menghapus Data Karyawan 13 Tutup Button Untuk Keluar dari Aplikasi
14 Pencarian Combo box Untuk memilih Krtiteria Pencarian 15 Pencarian Edit.Text Untuk input Pencarian
16 Cari Button Untuk mencari Data Karyawan
17
Next Button Untuk Pindah ke Data Karyawan
Berikutnya
Sebelumnya
19 First Button Untuk Pindah ke Data Karyawan Pertama 20 Last Button Untuk Pindah ke Data Karyawan Terakhir
3. Tampilan Input Data Absen Masuk dan Keluar
Berikut Rancangan Tampilan Data Absen Masuk dan Keluar Kelurahan Setiamanah.
Gambar 4.13 Tampilan Input Data Absen Masuk dan Keluar
KODE ABSENSI
KETERANGAN
INPUT DATA ABSEN MASUK DAN KELUAR
JAM KELUAR JAM MASUK TANGGAL NAMA
TAMBAH SIMPAN BATAL
JAM LEMBUR
Tabel 4.7 Fungsi dan Keterangan Input Data Absen Masuk dan Keluar
No Nama Objek Keterangan
1
Nama Karyawan
Edit.Text Untuk input Nama Karyawan
2 NIP Edit.text Untuk input Nomor Induk Karyawan 3 Tanggal Edit.text Untuk input Tempat Absensi
4 Jam Masuk Edit.text Untuk input Jam Masuk Absensi
5 Jam Keluar Edit.text Untuk input Jam Keluar Absensi
6
Keterangan Combo box
Untuk memilih Keterangan Masuk dan Keluar
7 Simpan Button Untuk menyimpan Data Absensi 8 Batal Button Untuk membatalkan Penyimpanan
4. Tampilan Input Data Absen Tidak Masuk
Berikut Rancangan Tampilan Data Absen tidak masuk Kelurahan Setiamanah
Gambar 4.14 Tampilan Input Data Absen Tidak Masuk
Tabel 4.8 Fungsi dan Keterangan Input Data Absen Tidak Masuk
No Nama Objek Keterangan
1
NIP Edit.Text Untuk input Nomor Induk
Karyawan
2 Nama Karyawan Edit.text Untuk input Nama Karyawan 3 Tanggal Tidak Masuk Edit.text Untuk input Tanggal Tidak Masuk
4 Keterangan Combo box Untuk memilih Keterangan Tidak
NIP
NAMA
TANGGAL TIDAK MASUK
KETERANGAN
INPUT DATA ABSEN TIDAK MASUK
KODE ABSENSI
SIMPAN BATAL TUTUP
Masuk
5
Simpan Button Untuk menyimpan Data Absen
Tidak Masuk
6 Batal Button Untuk membatalkan Penyimpanan
7 Tutup Button Untuk menutup Aplikasi
8 Kode Absensi Button Untuk input Kode Absensi
4.2.5.3.Perancangan Output
Rancangan keluaran yaitu informasi yang dihasilkan oleh sistem berupa laporan dari hasil proses masukan yang diterima oleh sistem informasi.
Laporan Absensi
Gambar 4.15 Tampilan Laporan Absensi LAPORAN ABSENSI
PERIODE : XX-XX-XXXX
S/D XX-XX-XXXX
NIP : XXXX
NAMA : XXXX
JABATAN : XXXX
TANGGAL ABSENSI TANGGAL TIDAK MASUK JAM MASUK JAM KELUAR
01/01/10
02/02/10
09.00
09.35
12.00
12.15
20.00
21.00
MENGETAHUI LURAH
CIMAHI,XX-XX-XXXX
72 5.1. Pengujian
Pengujian dan impelementasi sistem merupakan bagian yang sangat penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak. Pengujian ini dilakukan untuk menjamin kualitas sistem yang di bangun dan juga mengetahui kelemahan dari sistem yang di bangun. Tujuan dari pengujian sistem ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang memiliki kualitas yang baik yang mampu untuk mempersentasikan kajian pokok dari spesifikasi, analisis, perancangan dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.
5.1.1. Rencana Pengujian
Rencana dari Pengujian Perangkat lunak adalah sebagai berikut :
1. Pengujian Login
2. Pengujian File Data Pegawai
5.1.2. Kasus Dan Hasil Pengujian
Berikut adalah kasus dari bentuk pengujian perangkat lunak:
5.1.2.1. Pengujian Login
Tabel 5.1 Pengujian Login
Requirement Skenareo uji Hasil Peng
ujian
5.1.2.2. Pengujian File Data Pegawai
Tabel 5.2 Pengujian File Data Pegawai
Kasus dan Hasil Uji (Data normal)
Requirement Skenareo uji Hasil Pengujian
File data
Simpan disimpan di ubah jika terjadi kesalahan dalam penginputan
ada maka muncul
Keluar dari form Dapat melakukan sesuai dengan yang sudah diharapkan
Sesuai
Kasus dan Hasil Uji (Data salah) Klik Tombol
5.1.2.3. Pengujian Proses Input Absen Masuk dan Keluar
Tabel 5.3 Pengujian Proses Input Absen Masuk dan Keluar
Requirement Skenareo uji Hasil Pengujian
Proses Input dengan data yang di inputkan
Data bertambah sesuai dengan yang diharapkan
Klik Tombol
Keluar dari form Dapat melakukan sesuai dengan yang diharapkan
Sesuai
5.1.2.4. Pengujian Proses Input Absen Tidak Masuk
Tabel 5.4 Pengujian Proses Input Absen Tidak Masuk
Requirement Skenareo uji Hasil Pengujian
disimpan
Keluar dari form Dapat melakukan sesuai dengan yang diharapkan
Sesuai
5.1.2.5. Pengujian Proses Cetak Laporan Absensi
Tabel 5.5 Pengujian Proses Cetak Laporan Absensi
Requirement Skenareo uji Hasil Pengujian
Proses Cetak dengan di inputkan
Dapat melakukan
Kembali utama sesuai dengan yang diharapkan
5.1.3. Kesimpulan Hasil Pengujian
Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sample di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perangkat lunak bebas dari kesalahan sintaks dan secara fungsional mengeluarkan hasil output sesuai dengan yang diharapkan.
5.2. Implementasi
Implementasi adalah suatu proses penerapan rancangan program yang telah dibuat ke dalam sebuah aplikasi pemrograman sesuai dengan tujuan yang diharapkan dari program aplikasi tersebut. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar yang telah direncanakan dalam tahap perancangan.
5.2.1. Batasan Implementasi
Dalam mengimplementasikan perangkat lunak pemantauan dan pengendalian aplikasi ini ada beberapa hal yang menjadi batasan implementasi yaitu
1. Basis data yang digunakan dalam mengimplementasikan sistem informasi absensi adalah Microsoft SQL Server 2000.
5.2.2. Implementasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang harus disiapkan dalam implementasi sistem informasi penjualan barang di Kelurahan Setiamanah yaitu melakukan development tools yang di lakukan di antaranya :
1. Visual Basic
Untuk membuat sistem informasi absensi pegawai di Kelurahan Setiamanah ini penulis menggunakan bahasa pemograman Visual Basic (VB).
2. Data Base Server
Data base yang digunakan oleh penulis adalah database Microsoft SQL Server 2000 untuk menyimpan sumber data Aplikasi.
3. Crystal Reports 8.5
5.2.3. Implementasi Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan di sistem informasi absensi pegawai di Kelurahan Setiamanah ini berdasarkan spesifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi untuk menjalankan sistem informasi tersebut diantaranya :
a. PC
b. Processor : Pentium(R) Dual-core CPU T4200 @2,00GHz c. RAM 2.00 GB
d. Mouse e. Printer f. Flash Disk
5.2.4. Implementasi Basis Data
Perancangan basis data dilakukan berdasarkan hasil dari tahap analisis. Basis data
yang diperlukan untuk menyimpan adalah karyawan, absensi, dan perhitungan.
a. Deskripsi Tabel Karyawan
Tabel karyawan merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data karyawan. Untuk lebih jelas, atribut - atribut dari tabel karyawan dan datanya dapat di lihat di srtuktur file.
b. Deskripsi Tabel Absensi
c. Deskripsi Tabel Perhitungan
Tabel perhitungan merupkan tabel yang digunakan untuk menyimpan perhitungan absensi karyawan. Untuk lebih jelas, atribut – atribut dari tabel perhitungan dan datanya dapat dilihat di struktur file.
5.2.5. Implementasi Antar Muka
Berikut ini penjelasan tampilan antar muka (interface) dari sistem informasi absensi (studi kasus di lakukan di Kelurahan Setiamanah).
1. Implementasi Menu Utama
Pada form menu utama ini terdapat beberapa sub - sub menu pilihan, sub tersebut dapat dilihat pada tabel 5.6 berikut :
Tabel 5.6 Implementasi Menu Utama
Sub Menu Deskripsi Nama File
File Untuk menginput data barang
Form4 Proses Untuk proses transaksi permintaan barang, penjualan,
dan pembelian
Cetak Untuk mencetak laporan penjualan dan pembelian
About Untuk masuk ke form profil
2. Implementasi Menu File
Pada form menu file ini terdapat beberapa sub - sub menu pilihan, sub tersebut dapat dilihat pada tabel 5.7 berikut :
Tabel 5.7 Implementasi Menu file
Sub Menu Deskripsi Nama File
Data Pegawai Untuk mengisi data karyawan Form1
3. Implementasi Menu Proses
Pada form menu proses ini terdapat beberapa sub - sub menu pilihan, sub tersebut dapat dilihat pada tabel 5.8 berikut :
Tabel 5.8 Implementasi Menu Proses
Sub Menu Deskripsi Nama File
Input Absen Masuk dan Keluar
Untuk mengisi absensi masuk dan keluar karyawan
Form2
Input Absen Tidak Masuk
Untuk mengisi absensi tidak masuk karawan Form3
4. Implementasi Menu Cetak
Tabel 5.9 Implementasi Menu Cetak
Sub Menu Deskripsi Nama File
Laporan Absensi Untuk mencetak laporan absensi Form5
5.2.6. Implementasi Instalasi Program
Bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini adalah Visual Basic 6.0. Langkah-langkah untuk instalasi aplikasi ini adalah double klik pada setup
5.2.7. Penggunaan Program
Kegiatan ini bertujuan untuk menerangkan secara singkat penggunaan program sistem informasi penjualan barang. Adapun tampilannya adalah sebagai berikut :
1. Tampilan form login
Gambar 5.1 Form Login 2. Tampilan Menu Utama
Tampilan menu utama program merupakan sebuah tampilan utama untuk pengguna. Tampilan form ini adalah sebagai berikut :
3. Tampilan form data karyawan
Digunakan untuk mengisi semua data karyawan. Tampilan form ini adalah sebagai berikut :
Gambar 5.3 Form Data Karyawan
4. Tampilan form input absen masuk dan keluar
Gambar 5.4 Form Input Absen Masuk dan Keluar
5. Tampilan form absen tidak masuk
Digunakan untuk mengisi absensi karyawan tidak masuk. Tampilan form ini sebagai berikut :
6. Tampilan form laporan absensi
Digunakan untuk mencetak laporan absensi karyawan. Tampilan form ini sebagai berikut :
7. Tampilan cetak laporan absensi
Tampilan nya sebagai berikut :
89
Pada bab ini akan diulas tentang kesimpulan yang berisi hasil - hasil yang diperoleh setelah dilakukan analisis, desain, dan implementasi dari perangkat lunak yang dibangun dan telah dikembangkan serta saran - saran yang akan memberikan catatan penting dan kemungkinan perbaikan yang perlu dilakukan untuk pembangunan perangkat lunak selanjutnya.
6.1. Kesimpulan
Setelah merancang sistem informasi absensi karyawan yang dibuat dalam sebuah program, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi absensi karyawan lebih efektif dan mengurangi terjadinya perbedaan data absensi.
2. Proses input sudah lebih efektif karena sudah terkomputerisasi dan menggunakan database sebagai media penyimpanan
3. Pembuatan laporan absensi berdasarkan proses input yang ada pada perangkat
6.2. Saran
Adapun saran terhadap penggunaan sistem yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
1. Perancangan sistem bisa dikembangkan oleh menjadi proses penggajian
karyawan.
2. Pada tahap pengembangan selanjutnya diharapkan dapat menambahkan fasilitas pengelolaan data penggajian karyawan.
Abdul kadir.2003. pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi offset. AL - Bahra Bin Ladjamudin Analisis dan Desain Sistem Informasi Tangerang : Graha Ilmu
Andi.2007.Rumus dan fungsi Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta : Andi Offset
Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi. Yogyakarta.
Nazir Muhammad.Metode Penelitian.Graha Indonesia.Jakarta
http://theitpower.blogspot.com/flowmap-dan-data-flow-diagram.html/28 Maret 2010
http://theitpower.blogspot.com/flowmap-dan-data-flow-diagram.html/28 Maret 2010
http://erddankamusdata.blogspot.com/28 Maret 2010 http://erddankamusdata.blogspot.com/28 Maret 2010
http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/pengertian-absensi.pdf/28 Maret 2010
http://edipurwanto1988.blogspot.com/2009/06/keamanan-sistem-informasi-absensi.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Kelurahan