LAPORAN KERJA PRAKTEK
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SMK NEGERI 11 SURABAYA
Oleh:
Wildan 07390100073
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
STIKOM
vi
ABSTRAKSI ……… . iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Profil SMK Negeri 11 Surabaya ... 6
2.2 Visi dan Misi ... 8
2.2.1 Visi Sekolah ... 8
2.2.2 Misi Sekolah ... 9
2.3. Struktur Organisasi ... 9
2.4 Pembagian Tugas... ... 10
BAB III LANDASAN TEORI ... 11
3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... 11
STIKOM
vii
3.1.1 Sistem Informasi ... 11
3.1.2 Sistem Informasi Manajemen ... 11
3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan . ... 12
3.3 Klasifikasi ... 12
3.4 Pengkatalogan ... 13
3.5 Alat Analisis dan Rancangan ... 14
3.5.1 Block Chart ... ... 14
3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)... 15
3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18
3.5.4 Power Desainer ... ... 19
3.5.5 Visual Basic .Net ... ... 19
3.5.6 Crystal Report ... ... 20
3.5.7 Microsoft SQL Server 2005... ... 20
3.5.8 Database ... ... 21
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 23
4.1 Menganalisa Sistem ... 24
4.1.1 Prosedur Pendaftaran Anggota ... 26
4.1.2 Prosedur Peminjaman Buku ... 27
4.1.3 Prosedur Pengembalian Buku ... 29
4.1.4 Prosedur Perpanjangan Buku ... 30
4.1.2 Prosedur Pemesanan Buku ... 31
4.2 Mendesain Sistem ... 32
4.2.1 Sistem Flow ... 33
4.2.2 Context Diagram ... 39
4.2.3 Diagram Berjenjang ... 39
STIKOM
viii
4.2.6 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi ... 42
4.2.7 DFD Level 1 Cetak Laporan ... 43
4.2.8 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota ... 44
4.2.9 DFD Level 2 Proses Peminjaman Buku ... 45
4.2.10 DFD Level 2 Proses Pengembalian Buku ... 46
4.2.11 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku ... 47
4.2.12 DFD Level 2 Katalog ... 48
4.2.13 Entity Relational Diagram ... 49
4.2.14 Struktur dan Penjelasan Tabel ... 51
4.2.15 Desain Input/Output ... 59
4.3 Mengimplementasikan Sistem ... 77
4.3.1 Kebutuhan Sistem ... 77
4.3.2 Hasil Implementasi ... 78
4.4 Melakukan Pembahasan Terhadap Hasil Implementasi Sistem 78
4.4.1 Instalasi Program ... 78
4.4.2 Penjelasan Pemakaian Program ... 83
BAB V PENUTUP ... 105
5.1 Kesimpulan ... 105
5.2 Saran ... 105
DAFTAR PUSTAKA ... 106
LAMPIRAN ... 107
STIKOM
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 9
Gambar 3.1 Notasi Entitas Luar ... 16
Gambar 3.2 Notasi Proses ... 17
Gambar 3.3 Notasi Simpanan Data ... 17
Gambar 3.4 Notasi Arus Data ... 17
Gambar 4.1 Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota ... 27
Gambar 4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku ... 28
Gambar 4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku ... 29
Gambar 4.4 Dokumen Flow Lama Perpanjangan Buku ... 30
Gambar 4.5 Dokumen Flow Lama Pemesanan Buku ... 31
Gambar 4.6 Sistem Flow Pendaftaran Anggota ... 34
Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman Buku ... 35
Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Buku ... 36
Gambar 4.9 Sistem Flow Perpanjangan Buku ... 37
Gambar 4.10 Sistem Flow Pemesanan Buku... 38
Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 39
Gambar 4.12 HIPO Sistem Informasi Perpustakaan ... 40
Gambar 4.13 DFD Level 0 ... 41
Gambar 4.14 DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk ... 42
Gambar 4.15 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi ... 43
Gambar 4.16 DFD Level 1 Cetak Laporan ... 44
Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota ... 45
STIKOM
x
Gambar 4.20 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku ... 48
Gambar 4.21 DFD Level 2 Katalog ... 49
Gambar 4.22 Conceptual Data Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 50
Gambar 4.23 Physical Data Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 51
Gambar 4.24 Desian Form Utama ... 59
Gambar 4.25 Desain Form Login ... 61
Gambar 4.27 Desain Form Aturan Pinjam ... 61
Gambar 4.28 Desain Form Petugas Perpustakaan ... 62
Gambar 4.29 Desain Form Setting DDC... 63
Gambar 4.30 Desain Form Setting Jurusan ... 63
Gambar 4.31 Desain Form Setting Rak ... 64
Gambar 4.32 Desain Form Setting Background ... 64
Gambar 4.33 Desain Form Input Buku ... 65
Gambar 4.34 Desain Form Lihat Data Buku ... 66
Gambar 4.35 Desain Form Input Anggota ... 66
Gambar 4.36 Desain Form Lihat Data Anggota ... 67
Gambar 4.37 Desain Form Peminjaman ... 68
Gambar 4.38 Desain Form Pengembalian ... 69
Gambar 4.39 Desain Form Perpanjangan ... 70
Gambar 4.40 Desain Form Sejarah Peminjaman ... 70
Gambar 4.41 Desain Form Katalog ... 71
Gambar 4.42 Desain Form Detil Katalog ... 71
STIKOM
xi
Gambar 4.43 Desain Form Pemesanan ... 72
Gambar 4.44 Desain Form Usulan Buku ... 72
Gambar 4.45 Desain Form Kritik dan Saran ... 73
Gambar 4.46 Desain Form Absensi ... 73
Gambar 4.47 Desain Laporan Peminjaman Buku ... 74
Gambar 4.48 Desain Grafik Statistik Peminjaman Buku ... 74
Gambar 4.49 Desain Laporan Data Buku ... 75
Gambar 4.50 Desain Grafik Buku Paling Populer ... 75
Gambar 4.51 Desain Grafik Anggota Paling Aktif ... 76
Gambar 4.52 Desain Grafik Absensi Pengunjung ... 76
Gambar 4.53 Kotak dialog Welcome to The SIPERPUS v2.0 Setup Wizard .. 79
Gambar 4.54 Kotak dialog Licence Agreement ... 79
Gambar 4.55 Kotak dialog SIPERPUS v2.0 Information ... 80
Gambar 4.56 Kotak dialog Installing SIPERPUS v2.0 ... 80
Gambar 4.57 Kotak dialog Connect to Server ... 81
Gambar 4.58 Klik kanan Databases pilih Attach ... 81
Gambar 4.59 Pilih SIPERPUS.mdf... 82
Gambar 4.60 Database SIPERPUS berhasil di-Attach ... 82
Gambar 4.61 Form Login ... 83
Gambar 4.62 Pesan Kesalahan jika Username atau Password salah ... 84
Gambar 4.63 Pesan Kesalahan jika Login lebih dari 3x salah ... 84
Gambar 4.64 Pesan Berhasil Login ... 84
Gambar 4.65 Form Menu Utama ... 85
Gambar 4.66 Form Setting Aturan Peminjaman ... 86
STIKOM
xii
Gambar 4.69 Form Setting Jurusan... 89
Gambar 4.70 Form Setting Rak ... 90
Gambar 4.71 Form Setting Background ... 91
Gambar 4.71 Form Input Buku Baru ... 92
Gambar 4.73 Pesan jika kode buku sudah ada ... 93
Gambar 4.74 Pesan jika input buku berhasil ... 93
Gambar 4.75 Form Input Data Anggota ... 94
Gambar 4.76 Form Sirkulasi Peminjaman ... 95
Gambar 4.77 Pesan jika kode anggota tidak terdaftar... 96
Gambar 4.78 Pesan jika kode buku tidak terdaftar ... 96
Gambar 4.79 Form Pengembalian ... 97
Gambar 4.80 Tab Pengembalian ... 97
Gambar 4.81 Pesan buku dikembalikan ... 97
Gambar 4.82 Form Perpanjangan ... 98
Gambar 4.83 Tab Perpanjangan ... 98
Gambar 4.84 Pesan Buku gagal diperpanjang ... 98
Gambar 4.85 Form Katalog ... 99
Gambar 4.86 Pesan jika buku tidak ditemukan ... 100
Gambar 4.87 Tampilan detil buku ... 100
Gambar 4.88 Form denah Lokasi... 101
Gambar 4.89 Laporan Peminjaman Buku ... 101
Gambar 4.90 Laporan Data Buku ... 102
STIKOM
xiii
Gambar 4.91 Laporan Data Anggota ... 103 Gambar 4.92 Laporan Statistik Peminjaman ... 104
STIKOM
xiv
Tabel 3.1 Tabel Simbol Block Chart ... 14
Tabel 3.2 Simbol-simbol DFD ... 16
Tabel 4.1 Struktur Tabel DDC ... 52
Tabel 4.2 Struktur Tabel Rak... 52
Tabel 4.3 Struktur Tabel Jurusan ... 53
Tabel 4.4 Struktur Table Petugas ... 53
Tabel 4.5 Struktur Tabel Aturan Pinjam ... 54
Tabel 4.6 Struktur Tabel Buku ... 54
Tabel 4.7 Struktur Tabel Anggota ... 55
Tabel 4.8 Struktur Tabel Pinjam ... 56
Tabel 4.9 Struktur Tabel Absensi ... 56
Tabel 4.10 Struktur Tabel Pesan ... 57
Tabel 4.11 Struktur Tabel Usulan ... 57
Tabel 4.12 Struktur Tabel Saran ... 58
STIKOM
iv
ABSTRAKSI
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan sistem informasi yang sangat
diperlukan dalam pengelolaan proses peminjaman buku, khususnya bagi
perpustakaan. Transaksi pendaftaran anggota, peminjaman, dan pengembalian
buku menjadi lebih terintegrasi, sehingga membantu bagian-bagian di dalam
sistem untuk saling bertukar informasi dan mengambil keputusan dengan cepat.
Permasalahan yang dihadapi perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya
selama ini adalah belum tersedianya informasi yang up to date, misalnya informasi buku yang sedang dipinjam dan buku yang dipesan. Belum adanya
otomatisasi perhitungan denda, pencatatan absensi pengunjung perpustakaan, serta
informasi lengkap yang memadai.
Solusi yang dapat diambil adalah membuat catatan informasi sementara
tentang peminjaman dan pengembalian buku pada saat itu. Tentu saja, hal tersebut
kurang memberikan efisiensi dan efektifitas kerja yang berarti. Perlu alat bantu
yang mampu mewujudkan hal tersebut.
Berdasarkan solusi diatas, maka perlu adanya sebuah program yang dapat
memudahkan pengguna dalam mengelola informasi secara maksimal. Program
sistem informasi perpustakaan merupakan aplikasi berbasis komputer yang
mampu memberikan efisiensi dan efektifitas dalam menyelesaikan semua
pekerjaan, khususnya pada Perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya.
Kata kunci: Perpustakaan, informasi, efektifitas, memudahkan.
STIKOM
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Peran sistem informasi terhadap kemajuan organisasi sudah tidak
diragukan lagi. Dengan dukungan sistem informasi yang baik maka sebuah
organisasi akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif sehingga mampu
bersaing dengan organisasi yang lain.
Pemanfaatan komputer sebagai alat kerja bantu, khususnya sebagai media
pengolah data, baik yang berskala besar maupun yang skala kecil, terus
berkembang dengan pesat. Itu semua berkat kemajuan teknologi yang didorong
oleh keinginan manusia untuk dapat melakukan pekerjaan dengan cepat, tepat dan
aman.
Perpustakaan merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi
pendidikan, khususnya pada SMK Negeri 11 Surabaya. Perpustakaan merupakan
salah satu penyedia informasi yang lengkap dan akurat. Untuk itu, perpustakaan
harus mempersiapkan sistem yang baik untuk mengolah dan menyediakan
informasi dengan cepat dan tepat.
Namun demikian harus diakui bahwa saat ini perpustakaan SMK Negeri
11 Surabaya masih mengelola datanya secara manual, dimana data-data disimpan
dalam bentuk buku. Cara ini kurang begitu efektif dan efisien, terbatas, lambat
proses pencarian datanya. Laporan peminjaman yang dikerjakan secara manual
sering tidak akurat. Kepala perpustakaan seringkali kesulitan untuk mengetahui
dengan pasti kondisi perpustakaannya.
STIKOM
2
Memang perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya sudah berusaha untuk
mengimplementasikan sebuah sistem informasi perpustakaan pada kegiatannya,
dengan membeli program yang banyak beredar di masyarakat. Persoalannya,
sistem informasi perpustakaan yang diperlukan oleh perpustakaan biasanya
memiliki sifat-sifat khusus, yang tidak dimiliki oleh aplikasi perpustakaan yang
umum. Perpustakaan memerlukan sistem informasi perpustakaan khusus yang
benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan tersebut.
Oleh alasan seperti itulah penulis terdorong untuk membuat sebuah sistem
informasi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan pada SMK
Negeri 11 Surabaya, sehingga dapat membantu kegiatan perpustakaan untuk
memenuhi kebutuhan anggotanya akan informasi.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yaitu, bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan pada SMK Negeri 11
Surabaya yang meliputi:
1. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi untuk transaksi
peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan buku, dan pengaturan
denda keterlambatan pengembalian?
2. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi yang dapat menangani
pengadaan dan pengolahan bahan pustaka?
3. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi yang mampu untuk
menghasilkan laporan anggota, buku, transaksi peminjaman sampai statistik
peminjaman per periode?
STIKOM
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam kerja praktek yang akan kami buat adalah:
1. Sistem menangani proses transaksi peminjaman, pengembalian, pemesanan,
perpanjangan dan pengaturan denda.
2. Sistem menangani proses pengolahan bahan pustaka, pencarian bahan
pustaka, absensi pengunjung dan usulan buku.
3. Sistem memberikan laporan terkait dengan transaksi peminjaman buku biasa
dan buku paket, data anggota, data buku, absensi, dan statistik peminjaman.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah merancang sebuah sistem
informasi perpustakaan yang dapat digunakan untuk menyelesaikan
masalah-masalah yang terkait dengan perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya.
1.5 Konstribusi
Kontribusi dari sistem informasi perpustakaan ini bagi perpustakaan SMK
Negeri 11 Surabaya, yaitu :
1. Memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola data koleksi dan
pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian.
2. Memudahkan anggota dan tamu untuk mencari koleksi beserta lokasi koleksi
dengan menggunakan katalog.
3. Memudahkan kepala perpustakaan dan pimpinan sekolah untuk melihat
laporan-laporan kemajuan perpustakaan.
STIKOM
4
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang
dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan,
sedangkan inti dari permasalahan di gambarkan dalam
perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan
batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari
ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa
harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem
tersebut.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai
perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya beserta sejarah
berdirinya dan struktur organisasi yang terdapat didalamnya.
BAB III : TEORI PENUNJANG
Bab ini menjelaskan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan
pelaksanaan kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi
penulis untuk menyelesaikan masalah.
BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini menguraikan tentang prosedur dan langkah-langkah
sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini juga
berisi tentang perancangan sistem dengan menggunakan Data
Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).
STIKOM
BAB V : PENUTUP
Bab ini tentang kesimpulan dari keseluruhan bab-bab
sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk
peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem
sebelumnya.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1
Profil SMK Negeri 11 Surabaya
SMK Negeri 11 Surabaya dahulu dikenal dengan sebutan SMSR ( Sekolah
Menengah Seni Rupa ) yang merupakan sekolah seni yang berada di Jawa Timur dan
termasuk tujuh sekolah seni rupa yang ada di Indonesia. SMK Negeri 11 Surabaya
dahulu merupakan sekolah pecahan dari SMKI yang sekarang bernama SMKN 9
Surabaya (SMKI). Kemudian sebagian guru dari SMKI ingin mendirikan sekolah
sendiri yang berlokasi di belakang SMK Negeri 9 Surabaya. Karena pada saat itu
guru-guru tersebut ingin mempunyai batas-batas antara seni pertunjukan dengan seni
terapan. Pada tahun 1989 SMK Negeri 11 Surabaya berdiri. Dan sejak saat itu pula
SMK Negeri 9 Surabaya memfokuskan diri pada seni pertunjukan saja.
Pada waktu itu SMK Negeri 11 Surabaya hanya mempunyai 1 (satu) program
keahlian yang dipecah menjadi 2 (dua) yaitu seni Rupa dan Grafis. Oleh karena itu
SMK Negeri 11 Surabaya dikenal dengan nama SMSR. Setelah itu pada tahun 1994
berdiri program keahlian Kriya Tekstil. Kemudian berturut-turut berdiri program
keahlian Kriya yang baru yaitu Kriya Kayu (pada tahun ajaran 1995 - 1996) dan
Kriya Logam (pada tahun ajaran 1996 - 1997). Pada tahun 2001, pemerintah
Surabaya telah memiliki otonomi daerah sendiri, sehingga masing-masing sekolah
dibebaskan dalam membuka program keahlian baru maupun mengatur masalah intern
di dalam sekolah itu sendiri. Oleh karena itu SMKN 11 Surabaya membuka 2 (dua)
program keahlian baru yaitu, program keahlian Teknologi Informatika dan Desain
STIKOM
Komunikasi Visual Dua program keahlian baru tersebut banyak diminati dan
mendapat respon positif dari masyarakat, baik yang ada di Surabaya maupun yang
ada diluar Surabaya.
Sehingga di tahun ajaran berikutnya SMK Negeri 11 Surabaya kembali
membuka program keahlian baru yaitu program keahlian Teknik Mesin Industri.
Tidak kalah dengan dua jurusan sebelumnya, program keahlian Mesin Industri juga
disambut antusias oleh masyarakat, dan sekarang muncul Program Kria Kulit (yang
memang sejak awal telah memiliki peralatan yang di import dari Spanyol), juga
Program Desain interior sebagai tantangan untuk menjawab kebutuhan masyarakat
akan desainer-desainer unggul. Hingga kini SMK Negeri 11 Surabaya memiliki 10
kompetensi keahlian, serta tetap eksis dalam mendidik siswa-siswinya dalam bidaang
sains, seni dan teknologi untuk menjadi manusia yang handal dan mampu
berkompetisi dan mengembangkan diri di Era Globalisasi sesuai Visi dan Misi SMK
Negeri 11 Surabaya.
2.2
Visi dan Misi
1.
Mewujudkan tamatan yang memiliki imtaq dan berbudi luhur qualified, jiwa
enterpreneur dan mampu melnjutkan ke tingkat yang lebih tinggi.
2.
Meningkatkan fungsi SMK sebagai PPKT pada era otonomi daerah dan
Renstra Dimenjur 2006 – 2010.
3.
Mengembangkan visi dan misi pemerintah daerah dalam pengembangan
potensi sumber daya dengan semangat otonomi daerah.
STIKOM
8
4.
Menjadikan bahasa asing terutama bahasa Inggris di SMK sebagai budaya
Language Conversation Club (LCC)
5.
Menjadikan SMK Negeri 11 Surabaya sebagai sekolah yang bernilai seni dan
budaya.
2.3
Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
STIKOM
2.4
Pembagian Tugas
A. Tugas Kepala Perpustakaan
1.
Memimpin Perpustakaan.
2.
Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan yang ada di perpustakaan.
3.
Menerima laporan dan menganalisa laporan dari masing-masing bagian yang
ada di bawahnya.
4.
Melakukan pengadaan buku-buku baru untuk perpustakaan.
B.
Tugas Petugas Perpustakaan
1.
Bertanggung jawab atas atas transaksi peminjaman, pengembalian, dan
pemesanan buku.
2.
Bertanggung jawab untuk memelihara koleksi perpustakaan.
3.
Melayani anggota perpustakaan.
4.
Menyerahkan laporan peminjaman kepada Kepala Perpustakaan.
STIKOM
11
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
3.1.1 Sistem Informasi
Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem
informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K.Roscoe
Bavis sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Difinisi umum sistem informasi adalah: “Sebuah sistem yang terdiri atas
rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan dataa untuk menghasilkan
informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.”
3.1.2 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang mampu
menyediakan informasi (merupakan hasil dari proses transaksi yang terjadi) di
mana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh manajemen.
Sistem informasi manajemen mempunyai karateristik sebagai berikut:
1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang
telah mendefinisikan prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan dan arus
informasi secara tegas dan jelas.
2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
STIKOM
3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan
keputusan, dimana manajer akan menggunakan laporan dan informasi untuk
membuat berbagai kesimpulan dan akhirnya mengambil keputusan.
3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan
Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan
perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang
diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan
pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan
secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada
masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya.
Sedangkan Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota, sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan.
3.3 Klasifikasi
Salah satu tujuan utama semua perpustakaan adalah agar semua pengunjung dapat secara mudah dan langsung memperoleh bahan yang diperlukan.
Salah satu diantara alat-alat yang diciptakan orang untuk maksud tersebut adalah klasifikasi. Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari
STIKOM
13
sejumlah objek, gagasan, buku, atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama.
Di dalam klasifikasi bahan pustaka digunakan penggolongan berdasarkan beberapa ciri tertentu, misalnya oleh karena bentuk fisik berbeda, maka penempatan buku perpustakaan dipisahkan dari surat kabar, majalah, piringan hitam, maupun slides. Ada pula penggolongan berdasarkan penggunaan bahan pustaka, seperti koleksi referensi dipisahkan dengan koleksi buku lain, koleksi buku anak-anak atau buk bacaan ringan. Akan tetapi yang menjadi dasar utama penggolongan berdasarkan isi atau subjek buku. Ini berarti bahwa buku-buku yang membahas subjek yang sama akan dikelompokan bersama-sama.
3.4 Pengkatalogan
Pemakai perpustakaan menggunakan koleksi perpustakaan untuk mencari bacaan rekreasional atau informasi dan melakukan penelitian sebagai alat bantu belajar maupun kegiatan lainnya. Mungkin saja pemakai tidak menemukan buku yang diinginkan dalam rak. Untuk mengetahui buku apa saja yang dimiliki perpustakaan diperlukan alat bantu yang disebut katalog perpustakaan. Jadi, katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu.
Menurut pustakawan Cutter pada tahun 1876, adapun tujuan katalog atau objek katalog, ialah :
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan :
a) Pengarang
STIKOM
b) Judul c) Subjek
2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan a) Oleh pengarang tertentu
b) Berdasarkan subjek tertentu c) Dalam jenis literatur tertentu 3. Membantu dalam pemilihan buku
a) Berdasarkan edisinya
b) Bedasarkan karakternya(sastra atau topik)
3.5 Alat Analisis dan Rancangan
3.5.1 Block Chart
Block chart berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. Pembuatan block chart harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari system atau transaksi.
Adapun symbol-simbol yang sering digunakan dalam block chart dapat dilihat pada table 2.1 dibawah:
Tabel 3.1 Simbol block chart
Simbol Keterangan
Menandakan dokumen , bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan.
STIKOM
15
Multi Dokumen
Proses Manual
Simbol Keterangan
Proses yang dilakukan oleh computer Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual).
Data penyimpanan (data storage)
Proses apa saja yang tidak terdefinisi termasuk aktivitas fisik.
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain.
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang sama.
Terminasi yang menandakan awal dan akhir dari suatu aliran.
Pengambilan keputusan (decision).
Layar peraga (monitor).
Pemasukan data secara manual.
3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari
STIKOM
system, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data dan menunjukan hubungan antara data pada system dan proses pada system. (Andri Kristanto, 2003:1-2).
Tabel 3.2 Simbol-simbol DFD
SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN PADA DFD
DeMarco and Yourdon
Symbols KETERANGAN
Gane and Sarson Symbols
Anggota Source
(Kesatuan Luar) Anggota
1
SIPERPUS PROSES
1
SIPERPUS
DATA FLOW (Arus Data)
Buku DATA FLOW
(Arus Data) 1 Buku
Keterangan:
a. External Entity/Entitas Luar.
Anggota
Gambar 3.1 Notasi Entitas Luar
STIKOM
17
External Entity merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat berupa orang, organisasi, dan sebagainya yang akan memberikan masukan atau menerima keluaran dari sistem.
b. Proses
0
Sistem Informasi Perpustakaan
+
Gambar 3.2 Notasi Proses
Proses merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.
c. Data Store/Simpanan Data
1 Buku
Gambar 3.3 Notasi Simpanan Data
Data Store merupakan simpanan dari data yang berupa file atau database dari
komputer, arsip dan catatan manual.
d. Data Flow/Arus Data
Gambar 3.4 Notasi Arus Data
STIKOM
Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini mengalir diantara proses data store dan external entity.
3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.
Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus
dilakukan.
ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary
key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan
keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya
mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan
oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung
dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang
paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu
departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa
macam pekerjaan sekaligus.
STIKOM
19
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record
pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya
satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan
dapat ditangani oleh banyak departemen.
3.5.4 Power Designer
Power designer merupakan salah satu macam software yang digunakan
untuk mengembangkan aliran data yang terjadi sehingga dapat dengan mudah
diketahui alur yang akan digunakan. Software lain yang juga dapat digunakan
adalah Microsoft Visio. Dengan Visio dapat dilakukan proses desain alur aliran
data, tetapi hanya terbatas penggambaran saja dan tidak ada proses lanjuyan.
Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh Power Designer jika dibandingkan dengan
software sejenis lainnya adalah adanya proses pengecekan terhadap kesalahan alur
analisa aliran data dan juga dapat dilakukan proses generate untuk dilakukan
proses selanjutnya
Power Designer dapat digunakan untuk membuat berbagai macam
diagram, pada umumnya adalah diagram aliran data (DFD) dan diagram relasi
dari tabel entity (ERD). Proses lanjutan yang dapat di-generate adalah penjabaran
aliran data menjadi lebih mendetil, serta merubah relasi antar table yang masih
berupa konsep menjadi ke berupa fisik.
3.5.5 Visual Basic .Net
Visual Basic.Net merupakan salah satu produk untuk pengembang
aplikasi dari Microsoft. Aplikasi yang dapat dikembangkan dengan Visual
STIKOM
Basic.Net salah satunya adalah aplikasi database. Untuk aplikasi database ini,
Visual Basic.Net mempunyai komponen pendukung, yaitu ADO.NET.
ADO.NET adalah teknologi akses data universal terbaru berdasarkan
prinsip tanpa koneksi (connectionless principle) yang didesain untuk
mempermudah batasan koneksi yang dahulunya harus diperhatikan ketika
membuat aplikasi terdistribusi (Iyan, 2005). Aplikasi hanya terhubung ke database
untuk beberapa saat guna mengakses atau update data, kemudian diputus. Data
yang diakses dapat disimpan pada salah satu objek ADO.NET, yaitu pada DataSet
atau DataView. Keuntungan dari disconnected architecture ialah mampu
menangani lebih banyak pengguna. Kelebihan lain data yang disimpan di DataSet
berada di memori dan berformat XML.
Dalam ADO.NET tersedia beberapa provider yang dapat digunakan
unutk mengakses suatu database, contohnya SQL Data Provider untuk mengakses
database SQL Server, Oledb Data Provider untuk mengakses database Microsoft
Access, Oracle Data Provider untuk mengakses database Oracle.
3.5.6 Crystal Report
Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan
cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan
data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang
diinginkan.
3.5.7 Microsoft SQL Server 2005
Microsoft SQL Server 2005 adalah perangkat lunak relational database
management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi
database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2005
STIKOM
21
merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya
dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat
RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator.
3.5.8 Database
“Database adalah sekumpulan data / informasi yang teratur berdasarkan
kriteria tertentu yang saling berhubungan” (Yuswanto & Subari, 2005). Dalam
dunia komputer, database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi
hal utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan. Ternyata ada
alasan tersendiri mengapa database menjadi prioritas utama dalam kinerja
manajemen perusahaan, antara lain :
• Database tidak hanya berisi data tetapi juga berisi rencana atau model data.
• Database dapat menjadi sumber utama yang digunakan secara bersama-sama
oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai dengan kebutuhan.
Pada sekitar tahun 1970 untuk pertama kalinya E.F Codd memperkenalkan
suatu database yang disebut dengan database relasional. Pada model relasional,
data dipresentasikan dalam tabel-tabel yang terbentuk dari baris-baris dan kolom-
kolom informasi. Tabel itu sendiri dibentuk dengan mengelompokan data-data
yang mempunyai subjek yang sama. Pada model ini, membuat database berarti
membuat suatu himpunan tabel dan menentukan hubungan antar tabel. Seluruh
operasi yang dikenakan atas database didasarkan atas tabel-tabel dan
hubungannya (Irpanirawan,2008). Dalam model relasional dikenal antara lain :
1. Tabel
Sebuah tabel atau entity dalam model relasional digunakan unutk mendukung
antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer. Dalam
STIKOM
tabel itu sendiri sebenarnya merupakan matriks dari item – item data yang
diorganisir menjadi baris dan kolom.
2. Record
Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih suatu field. Pada
setiap baris – baris ini tersimpan data – data dari subyek tabel yang
bersangkutan. Disamping itu data – data yang ada dalam suatu record bisa
terdiri dari bermacam–macam tipe data.
3. Field
Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan
fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada tabel.
4. Indeks
Indeks merupakan tipe dari suatu tabel tertentu yang berisi nilai nilai field
kunci atau field(yang ditetapkan oleh pemakai) dan pointer ke lokasi record
yang sebenarnya. Nilai – nilai dari pointer ini disimpan dalam urutan tertentu
dan dapat digunakan untuk menyajikan data dalam urutan database.
5. Query
Query merupakan sekumpulan perintah SQL yang dirancangkan untuk
memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk
melakukan operasi pada tabel. Meskipun SQL dapat dijalankan langsung dari
program, query mengijinkan Anda menamai perintah dan menyimpannya
dalam database itu sendiri.
STIKOM
[image:32.612.58.564.144.648.2]23 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Petugas perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya selama ini masih
menggunakan buku untuk mencatat semua transaksi yang ada. Karena terbatasnya
sarana, maka adanya sistem komputer sangat dibutuhkan. Sistem komputer ini
meliputi sistem pendaftaran anggota, sirkulasi (peminjaman, pengembalian,
perpanjangan), absensi pengunjung dan katalog. Jadi untuk melakukan pencatatan
transaksi petugas perpustakaan hanya perlu memasukkan data-data yang
diperlukan dalam suatu basis data dan menyimpannya.
Sistem pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual berlangsung lama dan butuh ketelitian, karena anggota perpustakaan berjumlah sangat banyak.
Sedangkan petugas perpustakaan yang ada sangat sedikit. Oleh karena itu
dibutuhkan sebuah sistem yang praktis dan cepat untuk membantu kegiatan
petugas perpustakaan.
Kegiatan petugas perpustakaan yang perlu diperbaiki meliputi prosedur
pendaftaran anggota, absensi pengunjung, transaksi peminjaman, pengembalian,
dan perpanjangan buku, serta pencarian buku yang lebih efektif.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah
yaitu:
a. Menganalisa sistem
b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.
STIKOM
Keempat langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan solusi dari
permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.
4.1 Menganalisa Sistem
Analisis sistem di SMK Negeri 11 Surabaya terdiri dari tiga tahap, yaitu
pengumpulan data yang diperlukan melalui survei, permasalahan yang dihadapi
pada pemakaian sistem yang lama, dan pemecahan masalah dengan sistem yang
baru. Adapun tahap-tahapnya adalah:
1. Survey
Survey dilakukan pada saat pertama kali datang ke SMK Negeri 11 Surabaya
dengan meminta data pada petugas perpustakaan tentang prosedur pendaftaran anggota, sirkulasi (peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan),
absensi dan katalog yang selama ini dipakai dan mewawancarai petugas tentang
jalannya sistem yang sudah ada. Survei juga meliputi penelitian terhadap keadaan
perpustakaan. Penelitian yang dilakukan adalah dengan mengamati cara
pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam melayani
anggota yang melakukan transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan,
pemesanan dan absensi. Sedangkan data yang diberikan oleh petugas
perpustakaan meliputi daftar koleksi perpustakaan, daftar anggota perpustakaan,
data absensi pengunjung, data peminjaman, laporan-laporan dan data dari sistem lain yang berlaku di perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya pada saat itu.
2. Permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada
Adapun permasalahan yang dihadapi perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya
dari pemakaian sistem yang lama adalah sebagai berikut:
STIKOM
25
a. Dari segi keandalan
Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem peminjaman yang
dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan
menjadi sangat besar. Hal itu juga menyebabkan transaksi peminjaman
menjadi lama dan tidak efektif.
b. Dari segi teknologi
SMK Negeri 11 Surabaya masih belum menggunakan sistem yang
terintegrasi, pencatatan masih dilakukan secara manual yang kemudian dicatat
kembali di Microsoft Excel. Hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang
cukup lama dan menghabiskan banyak tenaga.
c. Dari segi dokumen
Dokumen-dokumen yang ada semakin hari semakin menumpuk sehingga
kemungkinan terjadinya kerusakan menjadi semakin tinggi. Dokumen tersebut
terdiri dari dokumen peminjaman, daftar anggota perpustakaan, daftar koleksi
perpustakaan, daftar absensi pengunjung, dan laporan-laporan.
d. Dari segi laporan
Laporan data anggota, data buku, transaksi peminjaman serta laporan lain
tidak dapat digunakan sebagai sarana mengambil keputusan. Belum adanya
laporan anggota yang sedang sudah mengembalikan maupun yang belum
mengembalikan buku, laporan absensi anggota per hari, dan grafik peminjaman masih belum ada mengakibatkan kepala perpustakaan sulit untuk
mengetahui kondisi perpustakaan yang sebenarnya.
STIKOM
3. Pemecahan dengan sistem baru
Permasalahan yang ada dapat diatasi dengan sistem yang baru yaitu sistem
komputer. Jadi setiap transaksi yang terjadi, data buku yang ada serta data
anggota yang ada disimpan dalam suatu database. Laporan yang dibutuhkan
akan ditampilkan secara otomatis tanpa harus membuat secara manual lagi.
4.1.1 Prosedur Pendaftaran Anggota
Proses pendaftaran anggota hanya berlaku mahasiswa yang bersangkutan
(berstatus aktif di SMK Negeri 11 Surabaya) dan telah melengkapi persyaratan
untuk menjadi anggota perpustakaan berupa pas foto dan uang pendaftaran.
Pertama kali, petugas perpustakaan akan mendata siswa melalui daftar absensi kelas. Setelah itu petugas akan menetapkan syarat-syarat menjadi anggota
perpustakaan lalu mengumumkan persyaratan keanggotaan kepada siswa tiap
kelas. Setiap siswa wajib menyerahkan pas foto dan membayar uang anggota
perpustakaan. Petugas perpustakaan akan mencatat nama anggota, nomor anggota,
dan kelas dalam kartu anggota dan kartu peminjaman. Kemudian menyerahkan
kartu anggota perpustakaan kepada siswa yang bersangkutan.
Kartu anggota tersebut diserahkan kepada anggota sebagai bukti bahwa
telah terdaftar dalam keanggotaan perpustakaan. Terlihat pada gambar 4.1
STIKOM
27
Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota.
Gambar 4.1 Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota
4.1.2 Prosedur Peminjaman Buku
Prosedur peminjaman buku diawali dari siswa mencari dan memilih
buku yang dikehendaki lalu membawa buku ke petugas perpustakaan untuk
dicatat sebagai transaksi peminjaman buku. Petugas akan melakukan beberapa
pengecekan antara lain cek keanggotaan, cek transaksi peminjaman sebelumnya
apakah ada yang terlambat, cek jumlah buku yang dipinjam apakah kurang dari
maksimal peminjaman atau tidak. Setelah semua pengecekan selesai baru petugas
STIKOM
akan mencatat kode buku, judul buku, nomor anggota, tanggal peminjaman dan
tanggal pengembalian buku kemudian menyimpannya sebagai arsip peminjaman.
Setiap anggota diberi kesempatan untuk meminjam buku dengan jumlah total 3
buku. Terlihat pada gambar 4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku
[image:38.612.53.562.153.673.2]dibawah.
Gambar 4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku
STIKOM
29
4.1.3 Prosedur Pengembalian Buku
Sistem pengembalian buku dapat dilakukan bila peminjam
mengembalikan buku yang telah dipinjamnya. Pengembalian tidak dicatat lagi
sebagai transaksi, melainkan hanya mencoret transaksi peminjaman. Dari
transaksi peminjaman inilah petugas perpustakaan mengetahui apakah
pengembalian buku itu melebihi batas waktu yang telah ditentukan, jika melebihi
batas waktu maka peminjam akan dikenai denda. Terlihat pada gambar 4.3
[image:39.612.57.547.144.678.2]Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku dibawah.
Gambar 4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku
STIKOM
4.1.4 Prosedur Perpanjangan Buku
Sistem perpanjangan buku dapat dilakukan jika peminjam ingin
memperpanjang peminjaman buku. Peminjam mengajukan permohonan
perpanjangan buku kepada petugas. Jika petugas menyetujui permohonan
tersebut, maka petugas akan memperpanjang peminjaman buku tersebut dengan
cara mengubah catatan peminjaman. Bila petugas tidak menyetujui, maka
permohonan perpanjangan akan ditolak dan buku harus dikembalikan. Terlihat
[image:40.612.54.541.124.675.2]pada gambar 4.4 Dokumen Flow Lama Perpanjangan Buku dibawah.
Gambar 4.4 Dokumen Flow Lama Perpanjangan Buku
STIKOM
31
4.1.5 Prosedur Pemesanan Buku
Sistem pemesanan buku ditujukan bagi anggota yang ingin meminjam
buku tetapi buku yang dimaksud sedang dipinjam oleh anggota lain. Anggota
mencatatkan data buku yang ingin dipesan yaitu judul buku dan nama pengarang
di dalam buku pemesanan bahan pustaka. Pemesan diharapkan mengecek
keberadaan buku yang dipesan tersebut kepada petugas perpustakaan setiap hari.
Pemberian pinjaman buku yang dipesan diberikan sesuai dengan nomor urut
pemesanan. Terlihat pada gambar 4.5 Dokumen Flow Lama Pemesanan Buku
[image:41.612.48.552.141.663.2]dibawah.
Gambar 4.5 Dokumen Flow Lama Pemesanan Buku
STIKOM
4.2 Mendesain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem
dilakukan. Desain sistem dilakukan oleh dua orang. Satu orang merancang sistem
flow, Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel. Satu orang lagi mendesain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.
Sistem flow dibuat dengan mengembangkan dokumen flow lama. Pada
sistem flow ini terdapat beberapa perubahan dari sistem yang lama ke dalam
sistem yang baru. Proses tersebut juga membutuhkan database yang tepat untuk
penyimpanan data. Database yang dibutuhkan antara lain, Anggota, Jurusan,
Aturan Pinjam, Rak, Usulan, Saran, Absensi, Petugas, Pesan, Buku, Pinjam, dan DDC.
Langkah selanjutnya adalah membuat Context Diagram. External Entity
dan proses-proses yang terjadi pada Context Diagram didapat dari sistem flow yang telah dibuat. Pendesain kemudian menyusun secara lengkap masing-masing
proses beserta tabel-tabel yang dibutuhkan pada DFD. Context Diagram yang
telah dibuat, digunakan sebagai acuan pembuatan HIPO. File yang terdapat pada
DFD digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel.
Langkah terakhir adalah mendesain input dan output. Diperlukan beberapa
pertimbangan dalam mendesain input dan output yang baik yaitu, bagaimana
membuat desain yang simple dan lengkap tapi mudah digunakan. Desain input
dan output meliputi form Sirkulasi, form Menu utama, form Aturan pinjam, form
Rak, form Petugas, form Jurusan, form Input Anggota, form Input Data Buku, dan desain Laporan-laporan.
STIKOM
33
4.2.1 Sistem Flow
Sistem Flow merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan.
Dalam Sistem Flow, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi. Proses
yang dikembangkan meliputi, proses pendaftaran anggota, proses peminjaman,
pengembalian buku, proses perpanjangan buku serta proses pemesanan buku.
A. Sistem Flow Pendaftaran Anggota
Sistem Flow Pendaftaran Anggota dilakukan secara komputerisasi.
Dimulai dengan petugas perpustakaan melakukan input data siswa dari daftar
absensi per kelas ke dalam database dengan status masih non aktif. Setelah itu
petugas akan menetapkan persyaratan keanggotaan dan mengumumkan pada
siswa. Petugas perpustakaan akan mengaktifkan keanggotaan siswa yang telah
menyerahkan persyaratan. Bagi yang belum menyerahkan persyaratan maka
statusnya tetap non aktif. Dengan status non aktif tersebut maka siswa yang
bersangkutan tidak akan bisa melakukan transaksi peminjaman di perpustakaan. Petugas akan memberikan kartu anggota kepada siswa yang berstatus aktif. Kartu
anggota ini sebagai pertanda bahwa siswa telah menjadi anggota perpustakaan.
STIKOM
Sistem Flow Pendaftaran Anggota dapat dilihat pada gambar 4.6 dibawah ini.
Gambar 4.6 Sistem Flow Pendaftaran Anggota
STIKOM
35
B. Sistem Flow Peminjaman Buku
Sistem flow peminjaman buku yang telah terkomputerisasi, diawali dengan
siswa mencari data buku yang akan dipinjam melalui katalog atau langsung
mencari di rak buku. Kemudian menyerahkan kartu anggota perpustakaan beserta
buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. Petugas memasukkan
kode anggota dan kode buku yang dipinjam. Sistem kemudian akan melalukan
pengecekan keanggotaan. Apabila keanggotaan aktif atau terdaftar maka sistem
akan melakukan pengecekan peminjaman sebelumnya. Apabila pada peminjaman
sebelumnya peminjam masih memiliki tanggungan. Dalam hal ini adalah
terlambat mengembalikan buku atau masih ada denda yang belum terbayar. Jika
tidak ada tanggungan, sistem akan mengecek status buku jika buku masih ada dan belum dipesan maka sistem akan melakukan pengecekan jumlah buku yang
dipinjam, apakah sudah melampaui batas peminjaman atau belum. Jika belum,
maka sistem akan menyimpan data transaksi peminjaman tersebut dan
meng-update status buku menjadi keluar. Sistem Flow Peminjaman Buku dapat dilihat pada gambar 4.7 dibawah ini.
STIKOM
! "
# $
% & '
! ( ! !
$ $
" $
)
# $
$
Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman Buku
STIKOM
37
C. Sistem Flow Pengembalian Buku
Sistem flow pengembalian buku dimulai dari peminjam menyerahkan buku
yang ingin dikembalikan kepada petugas. Petugas akan menginputkan kode
anggota dan kode buku yang dikembalikan. Sistem akan mengecek apakah buku
tersebut dipinjam oleh anggota tersebut, dengan cara mencocokkan kode anggota
dan kode buku yang dimasukkan dengan data pada tabel peminjaman. Jika data
sesuai maka sistem akan mengecek waktu pengembalian, apakah tepat waktu atau
tidak. Jika tepat waktu sistem akan meng-update catatan peminjaman menjadi
dikembalikan dan status buku menjadi ada. Jika terlambat maka sistem akan
menghitung denda keterlambatan. Sistem Flow Peminjaman Buku dapat dilihat
pada gambar 4.8 dibawah ini.
STIKOM
! !
% #
!
!
#
* ! %
" !
Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Buku
STIKOM
39
D. Sistem Flow Perpanjangan Buku
Sistem flow perpanjangan buku merupakan pengembangan dari dokumen flow
lama perpanjangan buku. Pertama-tama anggota menyerahkan buku yang
ingin diperpanjang kepada petugas. Petugas akan memasukkan kode buku
yang akan diperpanjang. Sistem akan mengecek peminjaman sebelumnya dari
anggota tersebut, jika tidak ada tanggungan sistem akan mengecek pemesanan
dan waktu pengembalian. Jika waktu pengembalian masih lama maka sistem
akan menolak perpanjangan. Jika semua terpenuhi maka sistem akan
men-update catatan peminjaman dan status buku.
STIKOM
! "
$
$
% !
% ! "
+
+ ,
Gambar 4.9 Sistem Flow Perpanjangan Buku
STIKOM
41
E. Sistem Flow Pemesanan Buku
Pertama-tama anggota mencari data buku yang dicari di katalog. Jika buku
yang dicari ada, maka anggota dapat mengetahui status buku yang dicarinya
pada detil pencarian di katalog. Jika buku masih dipinjam, maka anggota
dapat memesan buku yang dipinjam tersebut. Jika nanti buku yang dipesan
tersebut sudah dikembalikan anggota lain, maka sistem akan otomatis
memberitahu kepada anggota yang memesan buku tersebut bahwa buku yang
dipinjam sudah ada. Sistem Flow Pemesanan Buku dapat dilihat pada gambar
4.10 dibawah ini.
STIKOM
Gambar 4.10 Sistem Flow Pemesanan Buku
4.2.2 Context Diagram
Pada Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ini terdiri dari 3
entitas (bagian), yaitu anggota, petugas, dan kepala perpustakaan. Ketiga entitas
tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagai
contoh, Anggota memberikan input berupa usulan buku kepada Petugas. Setelah
STIKOM
43
itu, Petugas memberikan informasi usulan tersebut kepada kepala perpustakaan
dalam bentuk laporan.
Pemesanan Buku Data Absensi
Informasi Peminjaman Buku Kartu Anggota
Data Anggota
Data Jurusan Data Rak Buku Data Aturan Peminjaman Data Klasifikasi DDC
Informasi Pemesanan Buku Informasi Kritik dan Saran Informasi Usulan Buku
Data Login Petugas Daftar Buku Baru Data Perpanjangan Buku
Data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku
Data Calon Anggota
Laporan Anggota Paling Aktif Laporan Absensi Pengunjung
Laporan Buku Terpopuler
Laporan Statistik Peminjaman Laporan Peminjaman Buku
Laporan Daftar Anggota Laporan Daftar Buku Informasi Denda
Informasi Perpanjangan Buku Informasi Pengembalian Buku
Data Buku Dicari
Informasi Katalog Buku
Kritik dan Saran Usulan Buku
0
Sistem Informasi Perpustakaan
+ Anggota
Petugas
Kepala Perpustakaan
Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan
4.2.3 Diagram Berjenjang (HIPO)
Diagram berjenjang merupakan merupakan diagram urutan proses yang
terjadi dalam Sistem Informasi Perpustakaan. Urutan proses dimulai dari pemeliharaan file induk, pemeliharaan file transaksi, dan cetak laporan.
4.2.4 DFD Level 0
DFD level 0 ini, berisi tiga proses. Proses tersebut antara lain,
Pemeliharaan File Induk, Pemeliharaan File Transaksi, dan Cetak Laporan.
STIKOM
Lihat Data Pemesanan
Pemesanan Buku
Lihat kritik dan saran Lihat daftar usulan Data Buku
Data Buku Data Buku
Data Absensi
Informasi Peminjaman Buku
Input Data Anggota Input Data Anggota
Data Jurusan
Kartu Anggota
Laporan Anggota Paling Aktif
Laporan Absensi Pengunjung Laporan Buku Terpopuler
Laporan Statistik Peminjaman Laporan Peminjaman Buku Laporan Daftar Anggota Laporan Daftar Buku
Lihat Peminjaman Lihat Absensi Lihat Data Anggota Lihat Data Buku Informasi Denda
Informasi Perpanjangan Buku Informasi Pengembalian Buku
Data Buku Dicari Informasi Katalog BukuKritik dan Saran
Usulan Buku Data Anggota
Data Transaksi Lihat Data Peminjaman
Data Absensi
Lihat Data AbsensiData Kritik dan Saran Data Usulan
Data Pemesanan
Data Anggota Data Buku Data Buku Baru Lihat Data Buku
Data Anggota Baru Lihat Data Anggota Lihat Data Rak
Data Rak Baru
Data Jurusan Baru Lihat Data Jurusan Data DDC
Lihat Data DDC
Data Petugas Lihat Data Petugas
Data Aturan Pinjam Lihat Data Aturan Pinjam
Data Jurusan Data Rak Buku
Data Aturan Peminjaman Data Klasifikasi DDC
Informasi Pemesanan Buku Informasi Kritik dan Saran Informasi Usulan Buku Data Login Petugas
Daftar Buku Baru
Data Perpanjangan Buku Data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku
Data Calon Anggota
Anggota AnggotaAnggota Anggota AnggotaAnggotaAnggota AnggotaAnggota Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Petugas Petugas Petugas PetugasPetugasPetugas PetugasPetugasPetugas PetugasPetugasPetugasPetugas
1
Pemeliharaan File Induk
+
2
Pemeliharaan File Transaksi
+
3
Cetak Laporan
+ Anggota
1 Aturan Peminjaman 2 Petugas 3 DDC 4 Rak 5 Jurusan 6 Anggota 7 Buku 8 Pinjam 9 Pesan 10 Usulan 11 Absensi 12 Kritik Dan Saran
Anggota Anggota AnggotaAnggotaAnggota
Gambar 4.13 DFD Level 0
4.2.5 DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk
DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk ini menggambarkan proses
Pengelolaan Data Anggota, Data Buku, Data Aturan Peminjaman, Data Petugas,
Data Klasifikasi, Data Jurusan dan Data Rak pada Perpustakaan SMK Negeri 11
STIKOM
45
Surabaya. Sistem ini membutuhkan tabel Anggota, Buku, dan Aturan
Peminjaman, Petugas, DDC, Jurusan, dan Rak untuk menyimpan data.
Data Buku BaruLihat Data Buku Data Anggota Baru
Lihat Data Anggota
Lihat Data RakData Rak Baru Data Jurusan BaruLihat Data Jurusan
Data DDC Lihat Data DDC Data Petugas Lihat Data Petugas Data Aturan Pinjam Lihat Data Aturan Pinjam
Data Jurusan
Data Rak Buku Data Klasifikasi DDC Data Aturan Peminjaman
Data Login Petugas Daftar Buku Baru
Data Calon Anggota
PetugasPetugasPetugas PetugasPetugasPetugasPetugas
1 Aturan Peminjaman 1 Aturan
Peminjaman
22 PetugasPetugas
3 DDC
3 DDC
5 Jurusan 5 Jurusan
44 RakRak 6 Anggota 6 Anggota 7 Buku 7 Buku 1 Pengelolaan Data Anggota 2 Pengelolaan Data Buku 3 Pengelolaan Data Aturan Peminjaman 4 Pengelolaan Data Petugas 5 Pengelolaan Data Klasifikasi 6 Pengelolaan Data Jurusan 7 Pengelolaan Data Rak
Gambar 4.14 DFD Level 1 Pemeliharaan File Induk
4.2.6 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi
DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi meliputi enam transaksi yang
sering terjadi di dalam Perpustakaan SMK Negeri 11 Surabaya. Enam transaksi
diantaranya adalah, transaksi Pendaftaran Anggota, Katalog Buku, Peminjaman
buku, Pengembalian Buku, Perpanjangan Buku, dan Absensi. Transaksi tersebut
membutuhkan tabel untuk memasukkan data, seperti tabel Anggota, Buku,
Pinjam, Pesan, Usulan, Jurusan, Kritik dan Saran, dan Absensi.
STIKOM
Lihat Data Pemesanan
Pemesanan Buku Cek Data Anggota
Lihat kritik dan saran Lihat daftar usulan
Data Kritik dan Saran Data Usulan
Data Absensi Data Absensi
Lihat Data Absensi Lihat Data Peminjaman
Data Transaksi Data Pemesanan
Informasi Peminjaman Buku
Informasi Denda Informasi Pengembalian Buku
Informasi Perpanjangan Buku Input Data Anggota
Data Buku Dicari
Informasi Katalog Buku
Data Buku
Data Buku
Data Buku
Data Anggota
Input Data Anggota Kartu Anggota Data Jurusan
Kritik dan Saran
Usulan Buku
Data Anggota Data Buku
Informasi Pemesanan Buku Informasi Kritik dan Saran Informasi Usulan Buku
Data Perpanjangan Buku
Data Pengembalian Buku Data Peminjaman Buku
Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas 7 Buku 6 Anggota 9 Pesan 10 Usulan
12 Kritik Dan Saran
11 Absensi 11 Absensi 8 Pinjam 8 Pinjam Anggota AnggotaAnggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota 2 Katalog + 3 Peminjaman + 4 Pengembalian + 5 Perpanjangan + Anggota 1 Pendaftaran Anggota + 5 Jurusan Petugas 6 Anggota Anggota 6 Absensi Anggota 10 Usulan
12 Kritik Dan Saran
Anggota 9 Pesan
Gambar 4.15 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi
4.2.7 DFD Level 1 Cetak Laporan
DFD Level 1 Cetak Laporan merupakan gambaran proses pencetakan
laporan dalam memberikan informasi kepada Kepala Perpustakaan. Terdiri dari
Empat proses cetak laporan, yaitu Cetak Laporan Anggota, Laporan Buku,
Laporan Peminjaman (Laporan Buku Terpopuler, Laporan Anggota paling Aktif, Laporan Peminjaman Buku, Laporan Statistik Peminjaman), dan Laporan
Absensi. Laporan tersebut diambil dari data yang terdapat pada database, dengan
menggunakan tabel Anggota, Buku, Pinjam, dan Absensi.
STIKOM
47
Laporan Anggota Paling Aktif
Laporan Absensi Pengunjung
Laporan Buku Terpopuler
Laporan Statistik Peminjaman Laporan Peminjaman Buku Laporan Daftar Anggota
Laporan Daftar Buku
Lihat Peminjaman
Lihat Absensi Lihat Data Anggota
Lihat Data Buku
7 Buku 6 Anggota 11 Absensi 8 Pinjam Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan 1 Cetak Laporan Anggota 2 Cetak Laporan Buku 3 Cetak Laporan Peminjaman 4 Cetak Laporan Absensi
Gambar 4.16 DFD Level 1 Cetak Laporan
4.2.8 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota
Pada DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota ini merupakan gambaran
secara terkomputerisasi proses-proses yang ada pada sistem Pendaftaran Anggota.
Mulai dari proses pendataan anggota, cek persyaratan, proses mengaktifkan
anggota sampai proses cetak kartu anggota yang nantinya diberikan kepada
anggota perpustakaan. Tabel yang diperlukan antara lain tabel Jurusan dan tabel
Anggota.
STIKOM
Info Persyaratan Persyaratan tidak valid
Anggota aktif
Status Aktif Persyaratan Ok
Pendataan OK
Kartu Anggota
Input Data Anggota Data Jurusan Input Data Anggota
5 Jurusan Anggota 6 Anggota Petugas 1 Pendataan Anggota 2 Cek Persyaratan 3 Aktifkan Anggota 4 Cetak Kartu Anggota 5 Informasi Persyaratan
Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Pendaftaran Anggota
4.2.9 DFD Level 2 Proses Peminjaman Buku
Pada DFD Level 2 Proses Peminjaman dijelaskan secara terkomputerisasi
bagaimana proses peminjaman buku berlangsung, mulai dari melakukan beberapa
pengecekan antara lain cek keanggotaan, cek peminjaman sebelumnya, cek buku,
cek pemesanan, cek jumlah buku dipinjam, simpan peminjaman dan update status
buku dari ada menjadi keluar. Tabel yang dibutuhkan antara lain tabel Anggota,
Pinjam, Buku, Pesan. Sedangkan yang terlibat dalam sistem ini adalah Anggota dan Petugas.
STIKOM
49
Status Buku terupdate Informasi Peminjaman Buku
Data Peminjaman Buku
Simpan Data Berhasil
Jumlah Dipinjam OK Data Buku ok
Data Pesan ok Data Peminjaman ok Anggota Terdaftar
Status Buku Data Transaksi Lihat Jumlah Peminjaman Lihat Data Peminjaman
Data Anggota
Lihat Data Pemesanan Data Buku Data Anggota Petugas Anggota 6 Anggota 7 Buku Anggota 8 Pinjam 8 Pinjam 1 Cek Keanggotaan 2 Cek Peminjaman Sebelumnya 3 Cek Pemesanan 9 Pesan 4 Cek Buku 5 Cek Jumlah Buku Dipinjam 6 Simpan Peminjaman 7 Update Status Buku 8 Informasi Peminjaman Berhasil
Gambar 4.18 DFD Level 2 Proses Peminjaman Buku
4.2.10 DFD Level 2 Proses Pengembalian Buku
Pada DFD Level 2 Proses Pengembalian dimulai dari petugas
menginputkan data pengembalian buku pada sistem. Data tersebut yaitu kode
buku yang dikembalikan dan kode anggota peminjam buku. Kemudian sistem
akan melakukan beberapa proses pengecekan antara lain cek buku, cek
keterlambatan. Jika pengembalian terlambat maka akan menuju proses hitung
denda, jika tidak maka sistem akan langsung meng-update catatan peminjaman
pada tabel Pinjam yaitu dari dipinjam menjadi dikembalikan. Selanjutnya sistem
akan merubah status buku menjadi ada.
STIKOM
Informasi Denda
Informasi Pengembalian Buku Data Pengembalian Buku
Data Buku
Update Peminjaman OK Data Denda
Tidak Terlambat Cek Buku OK
Terlambat
Petugas 7 Buku
Anggota Anggota 1 Cek Buku 2 Cek Keterlambatan 3 Update Peminjaman 4 Hitung Denda 5 Update Status Buku
Gambar 4.19 DFD Level 2 Proses Pengembalian Buku
4.2.11 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku
DFD Level 2 Proses Perpanjangan menjelaskan secara terkomputerisasi proses demi proses pada sistem perpanjangan buku. Dimulai dari petugas yang
memasukkan data perpanjangan buku. Data perpanjangan buku meliputi kode
buku dan kode anggota. Sistem akan mulai melakukan proses pengecekan. Setelah
semua pengecekan terpenuhi sistem akan memperpanjang buku. Proses
memperpanjang buku disini adalah menambah tanggal peminjaman buku sesuai
dengan maksimal waktu peminjaman buku. Misalnya, waktu peminjaman buku
adalah 3 hari maka setelah 3 hari pengembalian, peminjaman buku tersebut akan
diperpanjang 3 hari lagi secara otomatis.
STIKOM
51
Tidak ada Keterlambatan Masih ada Keterlambatan
Cek Buku OK
Informasi Penolakan Informasi Perpanjangan Buku Data Buku Data Perpanjangan Buku
Petugas 7 Buku
Anggota 1
Cek Buku
2 Cek Peminjaman
Sebelumnya
3
Perpanjang Buku 4
Tolak Perpanjangan
Gambar 4.20 DFD Level 2 Proses Perpanjangan Buku
4.2.12 DFD Level 2 Katalog
DFD Level 2 Katalog merupakan gambaran proses pencarian buku dalam
perpustakaan. Proses tersebut dibagi menjadi empat, yaitu proses pencarian buku,
proses pemesanan buku, proses pengusulan buku, dan proses pengiriman kritik
dan saran. Empat proses yang terdapat pada DFD level 2 katalog ini
membutuhkan tabel-tabel untuk menyimpan data pemesanan, pengusulan, dan
kritik dan saran. Terlihat pada gambar 4.21, tabel Buku, tabel Usulan, tabel Saran, dan tabel Pesan yang digunakan untuk penyimpanan data.
STIKOM
buku kosong
Data Katalog OK
Pemesanan Buku Lihat daftar usulan
Lihat kritik dan saran Data Kritik dan Saran Data Usulan
Data Pemesanan
Data Buku Dicari Informasi Katalog Buku
Kritik dan Saran Usulan Buku Data Buku
Informasi Pemesanan Buku PetugasPetugasPetugas
7 Buku AnggotaAnggota AnggotaAnggota 9 Pesan 9 Pesan 10 Usulan
12 Kritik Dan Saran 12 Kritik Dan Saran 1 Pencarian Buku + 2 Pengusulan Buku + 3 Pengiriman Kritik dan Saran 4 Pemesanan + 10 Usulan
12 Kritik Dan Saran Anggota
Gambar 4.21 DFD Level 2 Katalog
4.2.13 Entity Relational Diagram
Untuk perancangan basis data sistem informasi perpustakaan digunakan
