SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jurusan Manajemen Informatika Jenjang Strata I
Oleh
1.05.04.274 NUNUN NURAENI
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
baik untuk melayani kebutuhan masyarakat. Pengolahan data siswa baru dan administrasi keuangan siswa di SMA Negeri 2 Subang masih bersifat manual dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku besar karena proses tersebut dapat menyita waktu, dan penyimpanan data masih berupa arsip. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi administrasi pembayaran spp dan dsp yang sedang berjalan di SMA Negeri 2 Subang. Sedangkan kegunaan dari penelitian ini adalah untuk menambah pengetahuan dan wawasan dibidang teknologi informasi khususnya yang berhubungan dengan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP dan DSP Siswa.
Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dibuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Metode penelitian yang penulis gunakan yaitu metode deskriptif dengan penelitian studi kasus di SMAN 2 Subang. Serta metode pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara. Sedangkan metodologi pengembangan sistemnya menggunakan Prototype. Alat bantu analisis dan perancangan yang penulis gunakan adalah data terstruktur, diantaranya Flowmap, Diagram konteks, Data flow diagaram, Kamus data, Normalisasi, Tabel relasi, dan Entity Relationship Diagram. Program aplikasi yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dengan menggunakan database SQL Server.
Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung kegiatan pembayaran administrasi diantaranya sistem input siswa baru, sistem input pembayaran DSP, sistem input pembayaran SPP sehingga mempermudah dalam pencarian data siswa yang diperlukan dan dalam hal pembuatan laporan bulanan menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
ii
ABSTRAC
An education institute needs right administration management to serve society needed. New students data processing and finance administration in SMA Negeri 2 Subang still manual where data registry is done into general ledger because the process may waste the times, and data storage still as files. This research aims to know the SPP and DSP fee administration information system which is running in SMA Negeri 2 Subang. Whereas, the purpose of this study is to increase the knowledge and perception of information technology especially which related with SPP and DSP Fee Administration Information System of Students.
To settle this problem needs to be made a computerized information system. The method of this research is descriptive method and also data collecting system with observation and interview. Whereas, the system development method use Prototype. The analysis aids and design which are used by the writer is structured data, among other things Flowmap, context Diagram, Diagram flow Data, data Dictionary, Normalization, relation Table, and Entity Relationship Diagram. The application program which is used is Visual Basic 6.0 with using SQL Server Database.
The system which is built is expected may support administration fee activity among other things new students input system, DSP fee input system, SPP fee input system so that make easier in searching of student data which is needed and in making monthly report become more faster and well in time.
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kepada ALLAH SWT yang telah memberikan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini. Adapun tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan pada jurusan Manajemen Informatika Jenjang Strata I.
Penulis menyadari bahwa penulisan Skripsi ini tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya tanpa adanya bantuan dari segenap pihak, baik berupa dorongan moril, bimbingan, pengarahan, maupun penyediaan sarana penunjang.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang secara langsung atau tidak langsung membantu kelancaran dalam penyusunan Skripsi ini, terutama kepada :
1. Kepada Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayahnya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Skripsi.
2. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.
3. Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultan Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung.
4. Dadang Munandar S.E, M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung.
iv
7. Seluruh Staf dan para Guru SMA Negeri 2 Subang, yang telah memberikan bimbingan dan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian tugas akhir/skripsi.
8. Keluarga tercinta yang selalu memberikan doa dan dukungannya, Ibunda dan Ayahanda tercinta yang memberikan dukungan doa dan semangat, kakak-kakakku, dan seluruh keluarga besar yang selalu mendoakan dan memberikan semangat, tanpa kalian mungkin noe tidak dapat melanjutkan penyusunan skripsi ini dengan baik.
9. Buat Matahari dan Malaikat kecilku. Noe sayang kalian.
10. Teman-teman MI-6 seperjuangan.. ayoo semangat. Best friends aku V3, Izha,
Elly, Ley, Nhie, n a’Seblu.
Penulis berharap semoga seluruh bantuan yang telah diberikan tersebut akan mendapatkan balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Akhirnya penulis berharap semoga hasil penulisan Skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis berharap kepada semuanya untuk dapat memberikan masukan kritik dan saran kepada penulis.
Bandung, Februari 2009
vi
2.1.2 Definisi Informasi ……… 11
2.1.3 Definisi Sistem Informasi ... 12
2.2 Definisi Dari Kasus yang Dianalisis ... 14
2.2.1 Definisi Administrasi ... 14
2.2.2 Definisi SPP ... 15
2.2.3 Definisi DSP ... 15
2.3 Arsitektur Jaringan ... 15
2.3.1 Definisi Jaringan Komputer ... 16
2.3.2 Jenis-jenis Jaringan Komputer ... 16
2.3.3 Topologi Jaringan Komputer ... 17
2.3.4 Manfaat Jaringan Komputer ... 21
2.4 Definisi Client Server ... 23
2.4.1 Definisi Client ... 23
2.3.2 Definisi Server ... 24
2.5 Perangkat Lunak Pendukung ... 25
2.5.1 Microsoft SQL Server ... 26
2.6.2 Sekilas Tentang Visual Basic 6.0 ... 28
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ... 32
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 32
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 33
vii
3.1.4 Deskripsi Tugas... 36
3.2 Metode Penelitian ... 38
3.2.1 Desain... 38
3.2.2 Sumber dan Metode Pengumpulan Data... 38
3.2.2.1 Sumber Data Primer... 39
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder... 39
3.2.3 Metode Pendekatan/Pengembangan Sistem... 40
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 40
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ... 41
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis Dan Perancangan ... 43
3.2.3.3.1 Flowmap... 43
3.2.3.3.2 Diagram Kontek ... 44
3.2.3.3.3 Data Flow Diagram ... 44
3.2.3.3.4 Kamus Data... 44
3.2.3.3.5 Perancangan Basis Data ... 45
3.3 Faktor Pengujian Software... 51
BAB IV ANALISIS SISTEM INFORMASI 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan... 52
4.1.1 Analisis Dokumen... 52
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 53
4.1.2.1 Flowmap... 55
viii
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 57
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 58
4.2 Perancangan Sistem ... 59
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 59
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 60
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 61
4.2.3.1 Flowmap... 62
4.2.3.2 Diagram Konteks ... 63
4.2.3.3 Data Flow Diagram ... 63
4.2.3.4 Kamus Data... 64
4.2.4 Perancangan Basis Data ... 73
4.2.4.1 Normalisasi ... 73
4.2.4.2 Relasi Tabel... 76
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram... 77
4.2.4.4 Struktur File ... 77
4.2.4.5 Kodifikasi... 81
4.2.5 Perancangan Antar Muka... 83
4.2.5.1 Struktur Menui ... 83
4.2.5.2 Perancangan Input... 84
4.2.5.3 Perancangan Output ... 90
ix
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1 Implementasi ... 95
5.1.1 Batasan Implementasi ... 95
5.1.2 Implementai Perangkat Lunak ... 96
5.1.3 Implementai Perangkat Keras ... 96
5.1.4 Implementai Basis Data ... 97
5.1.5 Implementasi Antar Muka... 100
5.1.6 Implementasi Instalasi Program... 123
5.2 Pengujian... 125
5.2.1 Rencana Pengujian ... 126
5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian... 126
5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 129
BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan ... 130
6.2 Saran... 131
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem ... 8
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi... 14
Gambar 2.3 Topologi Bus ... 18
Gambar 2.4 Topologi Star... 19
Gambar 2.5 Topologi Ring ... 20
Gambar 2.6 Sistem Jaringan Client Server... 25
Gambar 3.1 Struktur Organisasi... 35
Gambar 3.2 Model Perancangan Prototype ... 42
Gambar 4.1 Flowmap Yang Sedang Bejalan ... 56
Gambar 4.2 Diagram Kontek ... 57
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Level 1 ... 57
Gambar 4.4 Flowmap Yang Diusulkan... 62
Gambar 4.5 Diagram Kontek Yang Diusulkan ... 63
Gambar 4.6 Data Flow Yang Diusulkan ... 64
Gambar 4.7 Relasi Tabel Yang Diusulkan... 76
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram Yang Diusulkan... 77
Gambar 4.9 Struktur Menu ... 84
Gambar 4.10 Perancangan Input Login ... 85
Gambar 4.11 Perancangan Form Pendaftaran Siswa Baru dan Pindahan... 86
Gambar 4.12 Perancangan Form Transaksi Pembayaran SPP... 88
Gambar 4.13 Perancangan Form Transaksi Pembayaran DSP ... 89
xi
Gambar 4.15 Perancangan Laporan SPP ... 91
Gambar 4.16 Perancangan Laporan DSP... 92
Gambar 4.17 Perancangan Bukti Pembayaran SPP ... 92
Gambar 4.18 Perancangan Bukti Pembayaran DSP ... 93
Gambar 5.1 Login ... 100
Gambar 5.2 Data Admin ... 101
Gambar 5.3 Ubah Password... 101
Gambar 5.4 Menu Utama... 102
Gambar 5.5 Data Siswa... 103
Gambar 5.6 Form Input Data Siswa... 104
Gambar 5.7 Form Ubah Data Siswa ... 105
Gambar 5.8 Kotak Pesan Untuk Hapus Data ... 105
Gambar 5.9 Kotak Pesan Untuk Pencarian ... 106
Gambar 5.10 Kotak Pesan Pencarian Berhasil... 106
Gambar 5.11 Form Pencarian Data... 107
Gambar 5.12 Form Transaksi Pembayaran SPP Siswa... 108
Gambar 5.13 Form Data Siwa... 108
Gambar 5.14 Form Input Data Pembayaran SPP Siswa ... 109
Gambar 5.15 Bukti Pembayaran SPP Setiap Bulannya ... 110
Gambar 5.16 Form Transaksi Pembayaran DSP Siswa ... 110
Gambar 5.17 Form Pencarian Data Pembayaran Siswa... 111
Gambar 5.18 Bukti Pembayaran DSP Secara Tunai... 111
xii
Gambar 5.20 Form Laporan SPP ... 112
Gambar 5.21 Laporan Penerimaan SPP ... 113
Gambar 5.22 Form Laporan DSP... 113
Gambar 5.23 Laporan Penerimaan DSP ... 114
Gambar 5.24 Form Laporan Data Siswa Baru dan Pindahan Angkatan 2008.... 115
Gambar 5.25 Laporan Data Siswa Baru dan Siswa Pindahan angkatan 2008 .... 116
Gambar 5.26 Form Laporan Data Siswa Untuk Status Pembayaran DSP... 117
Gambar 5.27 Laporan Data Siswa Untuk DSP Baik Yang Sudah Lunas Maupun Yang Belum Lunas... 118
Gambar 5.28 Form Laporan Data Siswa Untuk Status Pembayaran SPP... 119
Gambar 5.29 Laporan Data Siswa Untuk SPP Baik Yang Sudah Lunas Maupun Yang Belum Lunas... 120
Gambar 5.30 Form About Program ... 121
Gambar 5.31 Form About Sekolah ... 121
Gambar 5.32 Form About Penulis ... 122
Gambar 5.33 Tampilan Konfirmasi ... 122
Gambar 5.34 Tampilan Mulai Penginstallan ... 123
Gambar 5.35 Tampilan Change Directory... 123
Gambar 5.36 Tampilan Program Group... 124
Gambar 5.37 Tampilan Penginstallan ... 124
Gambar 5.38 Tampilan Setelah Penginstallan ... 124
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian... 6
Tabel 2.1 Komponen Microsoft SQL Server ... 27
Tabel 4.1 Struktur Data Siswa Baru... 66
Tabel 4.2 Struktur Data Data Siswa... 67
Tabel 4.3 Struktur Data Pembayaran DSP... 68
Tabel 4.4 Struktur Data Pembayaran SPP... 69
Tabel 4.5 Struktur Data Bukti Pembayaran DSP ... 70
Tabel 4.6 Struktur Data Bukti Pembayaran SPP... 70
Tabel 4.7 Struktur Data Laporan Pembayaran DSP... 71
Tabel 4.8 Struktur Data Laporan Pembayaran SPP ... 72
Tabel 4.9 Struktur Data Laporan Data Siswa... 72
Tabel 4.10 Struktur File Siswa... 78
Tabel 4.11 Struktur File SPP... 79
Tabel 4.12 Struktur File Detail DSP ... 79
Tabel 4.13 Struktur File DSP ... 80
Tabel 4.14 Struktur File Status... 81
Tabel 5.1 Rencana Pengujian Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP dan DSP Siswa... 126
Tabel 5.2 Pengujian Login ... 127
Tabel 5.3 Pengujian Data Masukan Tabel Siswa... 128
xiv
DAFTAR SIMBOL
Daftar Simbol Entity Relationship Diagram
Daftar Simbol Data Flow Diagram
Simbol Nama Simbol Keterangan
Entitas
Proses
Alir Data
File
Menunjukan bagian luar dari sistem yang mempunyai hubungan dengan sistem.
Menunjukan proses data.
Menunjukan alir data yang terjadi.
xv
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang semakin pesat, maka suatu instansi atau perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dalam menjalankan setiap kegiatannya. Hal ini disebabkan karena suatu sistem yang sudah terkomputerisasi mempunyai banyak kelebihan dibandingkan dengan sistem yang masih manual.
Suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan manajemen yang baik untuk melayani kebutuhan masyarakat. Untuk itu proses pendaftaran siswa baru yang benar serta administrasi keuangan siswa sangatlah berperan di lembaga pendidikan tersebut.
Pada dasarnya pekerjaan pengolahan data keuangan siswa untuk membuat laporan data keuangan bulanan bukan tidak mungkin dilakukan secara manual, akan tetapi mengingat permasalahannya adalah media penyimpanan data tidak terkomputerisasi dan masih berupa arsip, sehingga dalam pencarian data membutuhkan waktu yang lama karena harus mencari dan mencocokan arsip-arsip. Untuk itu, perlu suatu sistem yang terintegrasi dengan pemakaian teknologi komputer guna mencapai dan mempercepat proses pemasukan data dan pelaporan. Dilihat dari sistem yang berjalan mulai dari proses pendaftaran siswa hingga pembayaran keuangan siswa ini masih kurang efektif dan kurang efisien dimana dalam pencatatan terutama dalam pembayaran SPP dan DSP dilakukan secara berulang-ulang sehingga menyebabkan proses yang lama dalam mengolah data-data dan dapat menghabiskan waktu terutama untuk menentukan sebuah keputusan dalam menindaklanjuti informasi yang di dapat dari siswa.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
Permasalahan-permasalahan tidak terjadi dengan sendirinya, tetapi ada yang menyebabkannya. Sistem Informasi Administrasi Pembayaran DSP dan SPP Siswa sangat dibutuhkan oleh petugas dalam menjalankan tugasnya dan sebagai salah satu sarana bagi siswa dalam peningkatan kualitas pelayanan dan penyajian informasi yang cepat dan akurat.
Mengingat permasalahan diatas maka penulis mengidentifikasikan penyebab masalah-masalah yang terjadi pada SMA Negeri 2 Subang sebagai berikut :
1. Pengolahan data siswa baru dan administrasi keuangan siswa di SMA Negeri
2 Subang masih bersifat manual dimana pencatatan data dilakukan kedalam buku besar karena proses tersebut dapat menyita waktu.
2. Penyimpanan data masih berupa arsip, dimana dalam pencarian data siswa baru dan data pembayaran spp dan dsp membutuhkan waktu yang lama serta data yang disimpan sangat berisiko akan terjadinya kerusakan bahkan bisa sampai hilang.
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah dan identifikasi yang telah diajukan, maka permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP dan DSP siswa
yang sedang berjalan di SMA Negeri 2 Subang.
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Adminstrasi Pembayaran SPP dan
DSP siswa di SMA Negeri 2 Subang
3. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP dan
DSP siswa di SMA Negeri 2 Subang.
4. Bagaimana analisis dan pengujian Sistem Informasi Administrasi Pembayaran
SPP dan DSP siswa di SMA Negeri 2 Subang.
1.3 Maksud dan Tujuan
Mengacu pada permasalahan yang ada di SMA Negeri 2 Subang. Maka maksud dari diadakannya penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Administrasi Pembayaran DSP dan SPP Siswa di SMA Negeri 2 Subang berbasis komputerisasi sebagai sarana untuk meningkatkan efektivitas kerja petugas dalam mengolah data keuangan siswa.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP dan DSP siswa yang sedang berjalan di SMA Negeri 2 Subang.
2. Untuk membuat perancangan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP
3. Untuk mengetahui implementasi Sistem Informasi Administrasi Pembayaran SPP dan DSP siswa di SMA Negeri 2 Subang.
4. Untuk mengetahui analisis dan pengujian Sistem Informasi Administrasi
Pembayaran SPP dan DSP siswa di SMA Negeri 2 Subang.
1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis bagi SMA Negeri 2 Subang yaitu, dengan adanya system ini diharapkan dapat mengefisiensikan waktu dalam proses penginputan data siswa baru serta proses pembayaran DSP dan SPP siswa sehingga dapat lebih cepat, tepat dalam penyimpanan serta pembuatan laporan dapat teratur dengan baik.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis ini diharapkan dapat menambah pengetahuan serta wawasan dibidang teknologi informasi khususnya yang berhubungan dengan system informasi administrasi pembayaran SPP dan DSP siswa.
1.5 Batasan Masalah
masalah tersebut. Penulis hanya membahas mengenai penginputan siswa baru, pembayaran dana sumbangan pembangunan, pembayaran iuran bulanan, serta laporan bulanan administrasi keuangan siswa saja. Dimana dalam proses pembayaran DSP sebesar 600.000 (Enam ratus ribu) dapat diangsur tiga kali. Setiap angsuran ke 1 sampai angsuran ke 3 besar angsurannya sama yaitu 200.000 (Dua ratus ribu).
1.6 LOKASI DAN WAKTU/JADWAL PENELITIAN
Penelitian dilakukan di SMA Negeri 2 Subang yang beralamat di Jl. Dangdeur Km. 5 Kotak Pos 05, Telp. (0260) 412569 Subang 41212.
Adapun waktu pelaksanaan penelitian yaitu selama 5 bulan. Terhitung dari tanggal 8 Agustus 2008 sampai akhir Desember 2008.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
Tahun 2008 / 2009
Agustus September Oktober November Desember
7
Untuk memahami lebih jelas dari definisi Sistem Informasi, kita harus lebih memahami terlebih dahulu dari definisi susunan Sistem Informasi. Sistem Informasi tersusun dari 2 kata yaitu sistem dan informasi. Masing-masing kata tersebut memiliki pengertian tersendiri yang akan dijelaskan secara terperinci di sub bab Definisi Sistem dan Informasi.
2.1.1 Definisi Sistem
Inti dari sebuah sistem adalah adanya bagian-bagian yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk menghasilkan tujuan. Keberadaan dan keterkaitan antar komponen atau bagian tersebut mutlak diperlukan dalam membentuk sebuah sistem. Karena semua sistem baik itu sistem besar yang kompleks maupun sistem kecil yang sederhana pasti memiliki subsistem yang terbentuk dari beberapa bagian atau elemen atau komponen yang saling bekerjasama.
Definisi sistem menurut [Har02], “Sistem sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan sasaran tertentu”.
Menurut [Har01] pengertian sistem yang menekankan pada pendekatan elemen, “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Karakteristik atau sifat-sifat suatu sistem dapat kita lihat seperti pada gambar berikut ini:
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem Sumber : [Har01]
Adapun karakteristik ataupun sifat-sifat dari sistem tertentu yaitu : 1. Komponen Sistem (Components)
Komponen-komponen ini saling berhubungan dan bekerja sama sehingga tercipta satu kesatuan fungsi dari sistem. Sehingga sistem dapat mencapai tujuannya.
2. Batas Sistem (Bundary)
membedakan satu sistem dengan sistem yang lainnya maupun sistem dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar (Environment)
Segala sesuatu yang berada diluar batas sistem, namun jika terdapat ketidak-serasian antara lingkungan luar sistem dengan sistem maka dapat menyebabkan terganggunya fungsi sistem tersebut. Oleh karena itu haruslah senantiasa tercipta keharmonisan antara sistem dengan lingkungan luarnya 4. Penghubung Sistem (System Interface)
Media perantara antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lain. Melalui penghubung sistem ini, maka dapat saling memberi dan menerima sumber daya sehingga terjalin kerja sama dan dapat membentuk satu kesatuan fungsi dari sistem.
5. Masukan Sistem (Input)
Bahan atau energi yang dimasukan kedalam sistem. Energi ini dimasukan kedalam sistem untuk diproses oleh sistem sesuai dengan fungsi dari sistem agar dapat menghasilkan proses keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari proses pengolahan input. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan Sistem (Proces)
8. Sasaran dan Tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, yang harus dicapai oleh sistem. Suatu sistem dapat diakatakan berhasil menjalankan fungsinya jika berhasil mencapai sasaran dan tujuan sistem tersebut.
Sistem juga dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan menusia adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machinesystem atau ada yang menyebut dengan machine system.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tidak Tentu
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku dengan tingkah laku yang sudah banyak diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
2.1.2 Definisi Informasi
Definisi lain informasi menurut [Har02], “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”.
Beberapa hal yang mempengaruhi kualitas informasi, yaitu: a) Akurat (accuracy).
Dikatakan bekualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan (Completeness), seluruh pesan telah benar/sesuai (Correctness), serta pesan yang disampaikan sudah lengkap atau hanya sistem yang diinginkan oleh user (Security). b) Tepat waktu (timelines).
Berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu.
c) Ekonomis (Economy).
d) Efisien (Efficiency).
Informasi yang berkualitas memiliki sintaks atau kalimat yang sederhana, namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam.
e) Dapat dipercaya (Reliability).
Informasi berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut telah teruji tingkat kejujurannya.
f) Kesesuaian (relevancy).
Informasi yang berkualitas akan mampu memberikan manfaat bagi pemakainya.
2.1.3 Definisi Sistem Informasi
Beberapa pengertian Sistem Informasi menurut [Lad05] antara lain : 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
Sistem Informasi yang menggunakan komputer merupakan alat kebutuhan utama organisasi untuk mencapai kemajuan. Tanpa menggunakan pemakaian komputer, organisasi akan kalah bersaing pada semua sektor kegiatan karena keterlambatan-keterlambatan yang terjadi pada kegiatan informasi.
Selain itu, keuntungan pemakaian alat pengolah komputer dalam organisasi antara lain tingkat efisiensi lebih tinggi, pengawasan kegiatan dapat dilakukan dengan tertib, biaya lebih rendah, kesalahan lebih sedikit dan meningkatkan pelayanan pelanggan.
Komponen-komponen dari sistem informasi :
1. Perangkat Keras (hardware) dan perangkat Lunak (software).
Software merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Hardware adalah peralatan di sistem komputer yang secara phisik terlihat dan dapat dijamah.
2. People dan procedures.
People adalah orang-orang yang terlibat dalam kegiatan sistem informasi. Procedures berupa dokumen uang didokumentasikan yang dapat menghubungkan berbagai perintah, dan aturan yang akan menentukan rancangan dan penggunaan sistem informasi.
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi Sumber : [Lad05]
Sedangkan komponen sistem informasi terdiri dari :
1. Perangkat keras (hardware), terdiri dari komputer, printer, jaringan. 2. Perangkat lunak (software).
3. Data, merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).
2.2 Definisi Dari Kasus Yang Di Analisis 2.2.1 Definisi Administrasi
Administrasi pada umumnya dan administrasi pada khususnya dengan inti manajemen berupaya untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dan produktifitas yang tinggi. Dengan adanya administrasi yang berintikan manajemen pada lembaga pendidikan bertujuan agar lembaga pendidikan dapat dikelola secara profesional.
Pengertian administrasi menurut TAR [2] adalah :
Tujuan administrasi :
1. Untuk memenuhi target waktu agar sesuai dengan yang ditentukan. 2. Memperkecil kemungkinan penyimpangan pelaksanaan dari perencanaan.
2.2.2Definisi SPP
Pengertian SPP menurut TAR [2]:
SPP merupakan iuran rutin sekolah yang mana pembayarannya dilakukan setiap sebulan sekali. SPP merupakan salah satu bentuk kewajiban setiap siswa yang masih aktif disekolah tersebut.
Dana iuran bulanan tersebut akan dialokasikan oleh sekolah yang bersangkutan untuk membiayai berbagai keperluan atau kebutuhan sekolah supaya kegiatan belajar mengajar disekolah dapat berjalan lancar dengan adanya bantuan dari dana iuran tersebut.
2.2.3 Definisi DSP
Pengertian DSP menurut TAR [2]:
“Dana sumbangan pembangunan adalah iuran wajib yang harus dibayar oleh setiap siswa pada saat registrasi ulang penerimaan siswa baru.”
2.3 Arsitektur Jaringan
luas maka pemasangan maupun perawatan jaringan menjadi lebih mudah. Dengan arsitektur fisik jaringan, pengguna jarinngan dapat menentukan topologi mana saja yang cocok untuk digunakan dalam jaringan.
Arsitektur aplikasi terdiri dari pengertian jaringan komputer, Jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer, dan manfaat jaringan komputer.
2.3.1 Definisi Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah sekumpulan komputer autonomous berjumlah banyak yang terpisah-pisah akan tetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya. Secara sederhana, jaringan komputer dapat didefinisikan sebagai hubungan yang terintegrasi secara share antara dua komputer atau lebih.
Tujuan dibangunnya suatu jaringan komputer adalah membawa informasi secara tepat dan tanpa adanya kesalahan dari sisi pengirim (transmisi) menuju ke sisi penerima (receiver) melalui media komunikasi.
TCP/ IP (Trasmission Control Protocol/ Internet Protocol) merupakan protokol standard internet yang digunakan untuk melakukan koneksi ke internet protokol. TCP/ IP memiliki beberapa subyek protocol yang berbeda yang beroperasi pada lapisan yang berbeda dan mempunyai tugas masing-masing.
2.3.2 Jenis-Jenis Jaringan Komputer 1. LAN
2. MAN
MAN (Metropolitan Area Network) merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanyamemakai teknologi yang sama dengan LAN.
3. WAN
WAN (Widel Area Network) merupakan sebuah jaringan yang memiliki jarak yang sangat luas, karena radiusnya mencakup sebuah negara dan benua.
4. Jaringan tanpa kabel.
2.3.3 Topologi Jaringan Komputer
Topologi Jaringan adalah gambaran secara fisik dari pola hubungan antara komponen-komponen jaringan, yang meliputi server, workstation, hub dan pengkabelannnya. Terdapat tiga macam topologi jaringan umum digunakan, yaitu Bus, Star dan Ring.
1. Topologi Bus
Pada tipe ini, masing-masing server dan workstation dihubungkan pada sebuah kabel yang disebut bus. Kabel untuk menghubungkan jaringan ini biasanya menggunakan kabel coaxial. Setiap server dan workstation yang disambungkan pada bus menggunakan konektor T.
bekerja secara maksimal dalam melayani jaringan sehingga akses client menjadi menurun.
Kelebihan :
1. Penggunaan kabel yang sedikit sehingga terlihat lebih sederhana 2. Pengembangan jaringannya mudah
Kekurangan :
1. Membutuhkan repeater untuk jarak jaringan yang terlalu jauh. 2. Jaringan akan terganggu apabila salah satu komputer mengalami
kerusakan.
3. Apabila terjadi gangguan yang serius maka jaringan tidak dapat
digunakan dan pengaruhnya adalah proses pengiriman data akan lambat dikarenakan lalu lintas jaringan penuh dan padat akibat tidak adanya pengontrolan user.
4. Deteksi kesalahan sangat kecil sehingga apabila terjadi gangguan akan sangat sulit mendeteksi kesalahan.
2. Topologi Star
Pada tipe jaringan ini workstation dihubungkan ke server menggunakan suatu konsentrator. Masing-masing workstation tidak saling berhubungan. Jadi setiap user yang terhubung ke server tidak akan dapat berinteraksi dan melakukan apa-apa sebelum komputer server dihidupkan.
Kelebihan :
1. Mudah dalam mendeteksi jaringan karena kontrol jaringan
terpusat.
2. Fleksibel dalam hal pemasangan jaringan baru tanpa
mempengaruhi jaringan yang lain.
3. Apabila salah satu kabel koneksi terputus, maka hanya user yang bersangkutan saja yang tidak akan berfungsi.
Kekurangan :
1. Boros dalam pemakaian kabel jika kita hubungkan dengan jaringan yang lebih besar dan luas.
3. Topologi Ring
Pada tipe ini semua jaringan yang terhubung dari satu komputer ke komputer lain berkeliling membentuk suatu lingkaran(loop). Pada topologi ini komputer server dapat diletakkan sesuai keinginan. Apabila kabel jaringan disalah satu komputer terputus maka hubungan dalam jaringan topologi ring tidak akan berfungsi. Hal ini dapat diatasi dengan Multistation Access Unit (MAU). MAU yaitu sebuah perangkat yang berfungsi menutup hubungan jaringan secara otomatis apabila hubungan kabel jaringan terputus pada suatu workstation.
Kelebihan : 1. Hemat kabel
2. Dapat mengisolasi kesalahan dari suatu workstation. Kekurangan :
1. Sangat peka terhadap kesalahan jaringan walaupun sekecil apapun. 2. Sukar untuk mengembangkan jaringan sehingga jaringan tersebut
menjadi terlihat kaku.
3. Biaya pemasangan lebih besar.
Adapun metode yang saat ini digunakan adalah topologi star dimana topologi ini mempunyai ciri yaitu control terpusat, semua link harus melewati pusat yang menyalurkan data tersebut kesemua simpul/ client yang dipilihnya. Simpul pusat dinamakan stasiub primer atau server dan lainnya dinamakan stasiun sekunder atau client server. Setelah hubungan jaringan dimulai oleh server maka setiap client-server sewaktu-waktu dapat menggunakan hubungan jaringan tersebut tanpa menunggu perintah dari server.
2.3.4 Manfaat Jaringan Komputer
Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut:
1. Sharing Resources
Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/ periperal lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai. Dengan kata lain, seorang pemakai yang letaknya jauh sekalipun dapat memanfaatkan data maupun informasi yang lainnya tanpa mengalami kesulitan.
2. Media Komunikasi
3. Integrasi Data
Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan satu komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ke tempat lainnya oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat. 4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya. Misalnya untuk memberikan perlindungan serangan virus maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada harddisk yang ada di komputer pusat. 5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan data tersebut di berikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
2.4 Definisi Client Server
Istilah client / server dapat digunakan untuk merunjuk kepada konsep yang sangat umum atau hal spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau simber daya ke komponen sistem lainnya. Sistem client/ server dirancang untuk memisahkan layanan database dari client, dengan penghubungnya menggunakan jalur komunikasi data. Layanan database di implementasikan pada sebuah computer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya. Oleh karena itu, server dalam client/ server adalah database dan layanannya. Aplikasi-aplikasi client di implementasikan pada berbagai platform menggunakan berbagai kakas pemrograman.
2.4.1 Definisi Client
Pengertian client menurut FAT : “Client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server”.
Selain dari pengertian diatas client dapat didefinikan sebagai komputer yang menginduk pada komputer server.
2.4.2 Definisi Server
Pengertian server menurut FAT :
“Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain didalam jaringan dan Server dijaringan tipe client-server disebut dengan Dedicated Server karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation”.
Sistem client-server biasanya berjalan pada setidaknya dua sistem yang berbeda. Satu komputer bertindak sebagai client dan lainnya sebagai server, tetapi client dan server juga bisa berada pada satu sistem computer. Biasanya sebuah server melayani beberapa komputer client walaupun mungkin juga hanya melayani satu client.
Fungsi client / server biasanya dilakukan oleh file server, kecuali apabila dibutuhkan kinerja yang maksimal maka digunakanlah server yang khusus. Client biasanya berupa komputer dekstop yang terhubung dalam jaringan. Apabila pemakai ingin mengambil atau menyimpan informasi bagian aplikasi client akan mengeluarkan permintaan yang akan dikirim ke server, server kemudian menjalankan permintaan dan mengirimkan informasi kepada client.
Keunggulan :
2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.
3. Sistem back-up data lebih baik, karena pada jaringan client-server back-up
dilakukan terpusat di server, yang akan melakukan back-up seluruh data yang digunakan di dalam jaringan.
Kelemahan :
1. Biaya operasional relatif lebih mahal.
2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.
3 Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.
Gambar 2.6 Sistem Jaringan Client-Server Sumber :[ FAT]
aplikasi dalam yang menyediakan fasilitas operasi untuk memasukan, melacak, dan memodifikasi data kedalam database, mendefinisikan data baru, serta mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan, penulis menggunakan Visual Basic 6.0, sebagai program aplikasinya.
2.5.1 Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server merupakan salah satu database relational yang banyak digunakan oleh dunia baik perusahaan besar maupun menengah. SQL Server mendukung penggunaan perintah SQL (Structur Query Language). SQL Server dirancang untuk penggunaan client-server.
Microsoft SQL Server memiliki 3 interface utama, masing-masing sebagai berikut :
1. Service Manager
Merupakan salah satu group program yang berfungsi untuk mengatur service-service yang terdapat pada SQL Server.
2. Enterpise Manager
Merupakan program utama dari Microsoft SQL Server. Enterpise Manager memiliki beberapa Tools dan fungsi-fungsi pokok dalam mengelola database server.
3. Query Manager
Tabel 2.1 Komponen Microsoft SQL Server
No Komponen Keterangan
1 Database Mengandung objek-objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan, pengelolaan dan pengaksesan data.
2 Tabel Untuk menyimpan record-record data.
3 Database Diagram
Untuk menampilkan relasi struktur tabel secara grafis.
4 Indeks Untuk menambahkan file-file yang berfungsi menambah kecepatan akses dari tabel.
5 View Tabel virtual yang isinya diambil dari perintah query, sehingga dapat menampilkan data dari beberapa tabel. 6 Stored Procedure Perintah-perintah transact-SQL yang tersimpan pada
2.5.2 Sekilas Tentang Visual Basic 6
Microsoft Visual Basic 6 atau yang sering disebut dengan Visual Basic adalah sebuah aplikasi pemograman, selain itu Visual Basic sering disebut juga sebagai sarana (Tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows. Bahasa Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan kata-kata bahasa inggris yang umum digunakan, sehingga bagi penggunanya tidak perlu lagi menghapalkan sintaks-sintaks maupun format-format bahasa yang bermacam-macam, didalam Visual Basic objek-objek dalam pemograman semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang dapat diambil sesuai dengan kebutuhan penggunaannya. Selain itu, sarana untuk perkembangannya yang bersifat Visual memudahkan penggunaannya untuk mengembangkan program aplikasi berbasis windows. Visual Basic juga bersifat Mouse-Driver (Digerakan dengan mouse) dan berdaya guna tinggi.
VB 6 juga merupakan sebuah program aplikasi yang berbasis windows. Didalam VB terdapat objek-objek yang digunakan untuk membantu penggunanya dalam membuat suatu program aplikasi. Onjek-objek tersebut diantaranya adalah: 1. Form
Form merupakan sebuah objek di dalam aplikasi VB. Form ini biasa disebut dengan objek ayah (Parent Object) karena form tempat untuk meletakan objek-objek lainnya dalam aplikasi, form inilah yang nantinya akan menjadi latar belakang dari program aplikasi yang dibuat oleh pengguna (user).
2. Label
Label berfungsi untuk menampilkan text pada program aplikasi yang akan dibuat. Label biasa digunakan untuk menampilkan judul text, penjelas disebelah kotak teks (text box) keterangan dan sebagainya.
3. Command Button
Tombol perintah dalam penampilannya tampak seperti sebuah segi empat dengan teks diatasnya. Fungsi dari tombol biasanya untuk mengeksekusi perintah tertentu seperti :
1. Menyetujui atau menjalankan suatu perintah (Tombol Ok). 2. Keluar dari aplikasi (Tombol Exit).
3. Membatalkan perintah (Tombol Cancel).
4. Membatalkan File (Tombol Open) dan lain sebagainya. 4. Text Box
objek ini digunakan untuk memasukan informasi-informasi tertulis seperti misalnya : nama, alamat, kota.
5. Combo Box
Sebagian kotak combo merupakan daftar terbuka (Drop down list) yang baru akan menampilkan daftar nilainya apabila di klik, tombol panah bawah yang terdapat disebelah kanan daftar tersebut.
6. Ficture
Ficture berfungsi menampilkan file gambar pada pembuatan sebuah aplikasi seperti misalnya untuk tujuan hiasan, logo, perlengkapan data dan sebagainya. File-file gambar yang dapat ditampilkan picture adalah file-file yang mempunyai format BMP, CUR, EMF, GIF, ICO, JPG, WMF.
7. Data Control
Data control dapat digunakan untuk menampilkan record-record database pada sebuah program aplikasi yang dibuat. Data control menyediakan tombol penggulung yang dapat membantu pengguna melewati record didalam sebuah file database. Data control biasa menampilkan atau memunculkan database yang mempunyai format file selain format file Visual Basic misalnya : Access (mdb), Dbase (dbi), Foxpro (dbf), Excel (xls), Lotus (wh*), Paradox (db) dan Dbase berbasis teks (txt).
8. Frame
9. Menu Editor
Menu Editor adalah kontrol yang membuat serangkaian pilihan-pilihan yang dapat dipilih atau diklik untuk melakukan tugas tertentu. Menu ini biasanya terdapat dibagian atas suatu program aplikasi yang dibuat.
10. Status Bar
Status Bar adalah baris status yang biasanya terdapat dibawah program aplikasi yang dibuat yang berfungsi memberikan keterangan. Pada status bar akan muncul teks yang menyatakan keterangan yang dapat berisikan tanggal, jam, tombol-tombol keyboard yang ditekan (Tombol caps, Num, Insert) dan lain sebagainya.
11. DB Combo
DB Combo adalah kontrol data bound dengan sebuah daftar drop down yang secara otomatis di isikan dengan suatu field yang diambil dari suatu database. DB combo mendukung untuk pencarian otomatis untuk mendapatkan item dari daftar tanpa menambahkan sedikitpun kode pencarian.
12. DB Grid
32 3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian yang sedang penulis teliti adalah sebuah lembaga pendidikan sekolah menengah atas, yaitu di SMA Negeri 2 Subang. Khususnya dibagian Tata Usaha dan Bagian Keuangan.
3.1.1. Sejarah Singkat
SMA Negeri 2 Subang merupakan salah satu sekolah lanjutan tingkat atas (SLTA) yang ada di kabupaten Subang. SMA Negeri 2 Subang terletak di Jalan Dangdeur Km 5 Kelurahan Dangdeur, Kecamatan/Kabupaten Subang.
SMA Negeri 2 Subang pada awal berdirinya merupakan Sekolah Menengah Pembangunan Persiapan (SMPP) yang pembukaannya didasarkan pada Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0236/O/1973 tanggal 18 Desember 1973.
Sejalan dengan perkembangan pendidikan di Kabupaten Subang serta tuntutan kebutuhan di masyarakat status SMPP Negeri 2 Subang diganti menjadi Sekolah Menengah Umum Tingkat Atas (SMA) Negeri 2 Subang dengan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0353/U/1985 tanggal 9 Agustus 1985.
dipakai sebagai sarana olahraga, 9.012 meter persegi berupa halaman dan taman, dan sisanya 25.537 meter persegi berupa tanah kebun.
3.1.2 Visi dan Misi SMA Negeri 2 Subang a. Visi Sekolah :
Unggul dalam prestasi, beriman, terampil, dan berbudaya. Indikator :
1. Unggul Dalam Prestasi Akademik.
2. Unggul Dalam Aplikasi Ilmu Pengetahuan. 3. Unggul Dalam Disiplin.
4. Unggul Dalam Kegiatan Seni dan Olah Raga. 5. Unggul Dalam Aktivitas Keagamaan.
b. Misi Sekolah :
1. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar secara efektif dengan mengarah kepada pemberdayaan siswa dalam mengembangkan potensi yang dimiliki;
2. Menumbuhkan motivasi/semangat unggul kepada seluruh warga sekolah; 3. Menumbuhkan kemampuan berkreativitas dalam kegiatan ilmiah remaja,
seni, dan olahraga dengan didasari disiplin yang tinggi;
4. menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran agama, serta budaya bangsa
5. Menerapkan manajemen partisipasif yang melibatkan seluruh warga sekolah, masyarakat sekitar serta orang tua siswa.
c. Strategi Sekolah :
1. Memberdayakan SDM yang mencakup semua warga sekolah;
2. Mengembangkan potensi, kreatifitas, dan wawasan berfikir semua warga
sekolah;
3. Memanfaatkan dan mengembangkan sarana dan prasarana pendidikan
sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yangn dimiliki;
4. Melaksanakan konsep ”Long Life Learning” dengan didasarkan pada 4
pilar :
a. Belajar untuk mengenal; b. Belajar untuk berkarya;
c. Belajar untuk hidupdalam kebersamaan; d. Belajar untuk membentuk jati diri.
K e p a la S e k o la h
Untuk menyambut harapan, tumpuan dan sekaligus tantangan yang refresentatif, membanggakan dan layak untuk dibanggakan, maka semua pihak terutama pihak sekolah harus mampu mempersiapkan diri dengan program-program yang rasional, universal dan realistis dengan kemauan dan kemampuan yang tersedia dan yang dimungkinkan harus tersedia. SMA Negeri 2 Subang dalam perkembangannya tidak boleh hanya dengan apa yang telah dicapai, melainkan harus mampu mencapai lebih dari apa yang telah dicapai.
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : SMA Negeri 2 Subang
3.1.4 Deskripsi Tugas a. Tugas Dewan Sekolah
Menilai kemajuan sekolah. b. Tugas Kepala Sekolah
1. Sebagai penangung jawab pelaksanaan pendidikan di sekolah termasuk
dalam pelaksanaan administrasi sekolah;
2. Mengatur kegiatan sekolah dengan mengevaluasi atau memberikan
instruksi ( secara langsung ) berupa peraturan kepada pihak guru atau staff dan siswanya;
3. Penyusunan program kegiatan sesuai dengan kalender pendidikan. c. Tata Usaha
Mempunyai tugas mengurusi masalah penerimaan administrasi siswa baik yang diperoleh dari iuran bulanan maupun dari dana sumbangan pendidikan siswa.
d. Tugas Pelaksana
Melaksanakan program perencanaan proses belajar. e. Tugas Pembantu Pelaksana
Sebagai pembantu pelaksana dalam program perencanaan membangun sekolah.
f. Tugas Pembantu Kepala Sekolah ( PKS ) Urusan Kurikulum
1. Membuat program tahunan tentang proses kegiatan belajar mengajar
2. Mengkoordinir guru-guru dalam membuat kurikulum tingkat satuan pendidikan ( KTSP );
3. Membantu kepala sekolah untuk mengatur dalam kepanitiaan pada
kegiatan ulangan umum dan ujian nasional;
4. Membantu kepala sekolah dalam fasilitas kebutuhan duru-guru untuk
kegiatan belajar mengajar;
5. Mendokumentasikan semua nilai hasil belajar siswa, seperti daya serap
siswa, rata-rata NEM, jumlah siswa yang masuk ke PTN/PTS dll. g. Tugas Pembantu Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan
1. Membantu kepala sekolah yang menyangkut masalah penerimaan
siswa baru, menerbitkan kegiatan-kegiatan siswa selama berada di SMA Negeri 2 Subang;
2. Membantu mengembangkan bakat baik akademis maupun non akademis.
h. Tugas Pembantu Kepala Sekolah Urusan Sarana
Pengadaan perlengkapan sekolah, tanah, gedung, taman lapangan olahraga, dan sebagai alat-alat yang digunakan untuk administrasi siswa, kegiatan belajar dengan penelitian.
j. Tugas Guru-Guru
Bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
k. Tugas Siswa-Siswi
Bertanggung jawab dan melakukan proses belajar.
3.2 Metode Penelitian 3.2.1 Desain
Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, maka metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Metode Deskriptif disini maksudnya adalah suatu metode penelitian yang meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang dengan penelitian studi kasus di SMA Negeri 2 Subang, untuk memperoleh gambaran tentang sistem informasi administrasi pembayaran SPP dan DSP siswa, kendala yang dihadapi serta pemecahan masalahnya.
3.2.2 Sumber Dan Metode Pengumpulan Data
3.2.2.1 Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah biasanya data kualitatif yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi. Data kualitatif adalah data yang tidak dihitung dengan hitungan bilangan, tetapi diukur dengan kata-kata bernilai, misalnya banyak, sedikit, kecil, rendah, manis, cantik, mahal, tinggi, panjang, berat dan sebagainya.
Data yang diperlukan adalah data primer dan data sekunder. Kedua jenis data tersebut akan dikumpulkan melalui teknik sebagai berikut :
1. Wawancara
Yaitu dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada bagian administrasi keuangan mengenai data – data yang dibutuhkan seperti bagaimana sistem informasi yang sedang berjalan di SMA Negeri 2 Subang mulai dari proses pendaftaran siswa baru, hingga pembayaran DSP dan Iuran bulanan, cara penginputan data, cara pembuatan laporan bulanan yang akan dilaporkan pada kepala sekolah.
2. Observasi
Yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pencatatan secara cermat dan sistematis langsung dilokasi penelitian yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan oleh petugas administrasi keuangan.
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder
catatan/laporan dan dokumen-dokumen lain yang ada kaitannya dengan penulisan skripsi ini.
Adapun dokumen-dokumen yang penulis peroleh yaitu berupa : 1. Formulir data siswa baru
2. Kartu DSP 3. Kartu SPP
4. Laporan penerimaan DSP dan SPP
3.2.3 Metode Pendekatan Dan Penyelesaian 3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Tahapan analisis digunakan oleh analisis sistem untuk membuat keputusan. Apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfunngsi secara baik, dan hasil anlisisnya digunakan sebagai bahan dasar untuk memperbaiki sistem.
Kegiatan yang dilakukan pada tahap analisis ini adalah : 1. Deteksi masalah.
2. Penelitian/ Investigasi awal. 3. Analisa kebutuhan sistem. 4. Mensortir kebutuhan sistem. 5. Memilih sistem yang baik.
dari alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini meliputi perancangan output, input dan file.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode prototype. Penulis beranggapan bahwa prototype merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang efektif, karena prototype bertindak sebagai mekanisme untuk menuliskan kebutuhan sistem, tidak menutup kemungkinan jika ide dasar ini lebih dikembangkan menjadi suatu perangkat lunak yang lebih efektif dan efisien. Selain itu, dalam pendefinisian pemakai menjadi lebih baik karena keterlibatan pemakai yang lebih intensif, meningkatkan kepuasan pemakai, mempersingkat waktu, kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai, pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam menerima perubahan-perubahan dan tentunya menghemat biaya.
Gambar 3.2 Model Perancangan Prototype Sumber : Raymond Mc. Leod, Jr. 1995
Adapun uraian tahapan – tahapan pengembangan perangkat lunak metode Prototype sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi kebutuhan si pemakai. Pada tahap ini, analisis sistem
akan melakukan studi kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pemakai, baik yang meliputi model interface, teknik prosedural, maupun dalam teknologi yang akan digunakan.
2. Mengembangkan prototype. Pada tahap kedua ini, analis sistem
3. Menentukan prototype. Apakah akan diterima oleh pemesan atau pemakai. Analisis sistem pada tahap ini akan mendeteksi dan mengidentifikasi sejauh mana pemodelan yang dibuatnya dapat diterima oleh pemesan. Perbaikan – perbaikan apa yang diinginkan pemesan atau bahkan harus merubah secara keseluruhan.
4. Penggunaan prototype. Pada tahap ini, analis sistem akan menyerahkan
kapada pemogram untuk mengimplementasikan pemodelan yang dibuatnya menjadi suatu sistem.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Model analisis harus dapat mencapai tiga sasaran utama yaitu menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh pelanggan, membangun dasar bagi bagi pembuatan desain perangkat lunak, membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi begitu perangkat lunak dibangun. Ada berbagai alat yang digunakan oleh seorang analis sistem untuk melakukan kegiatan analisis dan perancangan sistem, diantaranya bagan arus dokumen, bagan arus olah dan diagram arus data.
3.2.3.3.1 Flowmap
3.2.3.3.2 Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus – putus). Di dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut.”
3.2.3.3.4 Kamus Data
Kamus data merupakan suatu teknik untuk memodelkan data dalam sistem informasi. Maka bisa dikatakan bahwa kamus data merupakan tempat penyimpanan semua struktur data dan elemen datayang ada dalam sistem.
3.2.3.3.5 Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
Langkah – langkah pembentukan normalisasi, sebagai berikut : 1. Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1-NF)
Dalam tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifatnya induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya.
Syarat normal kesatu (1-NF) antara lain :
a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record nilai dari field berupa “atomic value”.
b. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda. c. Telah ditentukan primary key untuk tabel/relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.
2. Bentuk Normal ke Dua (Second Normal Form/2-NF)
Suatu relasi yang memiliki single atribut untuk primary keynya secara otomatis pada akhirnya menjadi 2-NF.
Syarat normal kedua (2-NF) sebagai berikut :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. b. Atribut bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantung
fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunci utama/primary key.
Dengan demikian untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan primary keynya. Primary key tersebut haruslah lebih sederhana, lebih unik, dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya, dan lebih sering digunakan pada tabel/relasi tersebut.
3. Bentuk Normal ke Tiga (Third Normal Form/3-NF)
Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut.
Syarat normal ketiga (3-NF) sebagai berikut :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua. b. Atribut bukan kunci (non key) haruslah tidak memiliki
4. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Boyce- Codd Normal Form (BCNF) didasari pada beberapa ketergantungan fungsional dalam suatu relasi yang melibatkan seluruh candidate key di dalam relasi tersebut. Jika suatu relasi hanya memiliki satu candidate key, maka hasil uji normalisasi sampai ke bentuk normal ketiga sudah identik dengan Boyce-Codd Normal Form (BCNF).
Suatu relasi dikatakan telah memenuhi kriteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF), jika dan hanya jika setiap determinan adalah suatu candidate key.
Boyce-Codd Normal Form (BCNF) tidak mengharuskan suatu relasi harus sudah dalam bentuk normal ketiga (3-NF), baru bisa dibuatkan ke dalam BCNF. Untuk melakukan uji BCNF hanya mengidentifikasi seluruh determinan yang ada pada suatu relasi, lalu pastikan determinan–determinan tersebut adalah candidat key. Dengan demikian, bisa dikatakan BCNF lebih baik dari bentuk normal ketiga (3-NF), sehingga setiap relasi dalam 3-NF, tetapi tidak sebaliknya, suatu relasi di dalam 3-NF belum tentu merupakan relasi di dalam BCNF.
b. Tabel Relasi
c. Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis.
Adapun elemen-elemen diagram hubungan entitas, sebagai berikut : a. Entity
Pada E-R diagram, entity diganbarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak di mana data tersimpan atau di mana terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkam dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu di dalamya.
b. Relationship
Pada E-R diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung diberi nama dengan kata kerja dasar sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya.
c. Relationship Degree
Derajat Relationship yang sering dipakai dalam ERD : 1) Unary Relationship
Model Relationship yang terjadi diantara entitas yang sama. Disebut juga Recursive Relationship.
2) Binary Relationship
Model Relationship antara instance-instance dari suatu tipe entitas (dua entity yang berasal dari entity yang sama). 3) Ternary Relationship
Relationship antara instance-instance dari tiga tipe entitas secara sepihak.
d. Atribut
Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap Relationship. Sering dikatakan juga bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas dan Relationship.
e. Kardinalitas
Kardinalitas Relasi menunjukkan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Kardinalitas Relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.
Terdapat 3 macam kardinalitas relasi, yaitu sebagai berikut : 1. One to One
mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
2. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.
a. One to Many (satu ke banyak)
Yang berarti satu tupel pada entitas A dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas B, tetapi tidak sebalik, dimana setiap tupel pada entitas B berhubungan dengan paling banyak satu tupel pada entitas A.
b. Many to One (banyak ke satu)
Yang berarti setiap tupel pada entitas A dapat berhubungan dengan paling banyak satu tupel pada entitaa B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas A berhubungan dengan paling banyak satu tupel pada entitas B.
3. Many to many
3.3 Faktor Pengujian Software
Faktor pengujian adalah hal-hal yang diperhatikan selam pengujian. Faktor pengujian yang akan diterapkan pada aplikasi ini adalah diantaranya yaitu :
1. Realibility
Faktor pengujian yang menekankan bahwa aplikasi dapat melakukan validasi proses secara benar. Dengan pelaksanaan pengujian diantaranya: desain control dan integritas data, Implementasi control dan Integritas data, Pengujian regresi, Verifikasi dan ketepatan serta kelengkapan instalasi dan update ketepatan kebutuhan.
2. Ease of Use
52 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada yaitu sistem informasi pembayaran dsp dan spp siswa, sistem ini meliputi analisa prosedur sistem informasi pembayaran dsp dan spp siswa, flowmap sistem informasi pembayaran dsp dan spp, dan analisa dokumen data.
4.1.1 Analisis Dokumen
Dokumen yang ada pada SMA Negeri 2 Subang adalah sebagai berikut : 1. Nama dokumen : Form data siswa baru
Sumber : Tata Usaha Rangkap : 2
Deskripsi : Untuk melakukan registrasi dan daftar ulang
Elemen Data : No induk siswa, Nama, Tempat tanggal lahir, Alamat, data orang tua, tanggal pendaftaran.
2. Nama dokumen : Kartu DSP Sumber : Bagian Keuangan Rangkap : 1
Elemen Data : No induk siswa, Nama siswa, tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, sisa pembayaran, total pembayaran.
3. Nama dokumen : Kartu SPP Sumber : Bagian Keuangan Rangkap : 1
Deskripsi :Bukti untuk melakukan pembayaran iuran bulanan Elemen Data :No induk siswa, Nama siswa, Tanggal pembayaran, bulan
pembayaran, jumlah pembayaran, paraf petugas.
4. Nama dokumen : Laporan penerimaan DSP dan SPP Sumber : Tata usaha
Rangkap : 2
Deskripsi : Untuk mengetahui hasil penerimaan dana sumbangan pembangunan.
Elemen Data : Tanggal laporan, Nama pembuat laporan, TTD pembuat laporan, TTD kepala sekolah, Jumlah, Nama siswa yang belum melakukan pembayaran DSP maupun SPP.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
memecahkan masalah. Adapun prosedur administrasi keuangan siswa yang berjalan pada SMA Negeri 2 Subang adalah sebagai berikut :
1. Siswa melakukan daftar ulang dan melakukan pembayaran registrasi ke
bagian tata usaha.
2. Bagian tata usaha mencatat pembayaran DSP siswa. Kemudian bagian
tata usaha membuat bukti pembayaran DSP tersebut menjadi 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian keuangan dan rangkap yang satunya lagi diserahkan kepada siswa sebagai bukti pembayaran.
3. Rangkap pertama yang diterima bagian keuangan kemudian diperiksa
cap dan paraf yang terdapat pada bukti pembayaran DSP tersebut. Jika telah sesuai maka dicatat ke dalam jurnal keuangan oleh bagian keuangan.
4. Kemudian bagian keuangan membuat kartu SPP dan DSP yang diserahkan kepada siswa untuk melakukan pembayaran iuran setiap bulannya. Dan untuk membayar sisa cicilan DSP.
5. Setelah siswa mendapatkan kartu SPP, siswa tersebut melakukan pembayaran SPP ke bagian keuangan sebagai iuran wajib setiap bulannya.
6. Bagian keuangan mencatat pembayaran SPP dan DSP siswa dibuku harian penerimaan iuran.
7. Bagian keuangan melakukan pengumpulan dan pengolahan data SPP
melakukan pengecekan data siswa yang sudah membayar SPP dan DSP tersebut ataupun yang belum melakukan pembayaran.
8. Untuk siswa yang belum melakukan pembayaran diberikan surat
teguran. Dan bagi siswa yang sudah melakukan pembayaran dicatat ke dalam buku besar dan dimasukan dalam arsip yang kemudian akan dibuat laporan administrasi penerimaan siswa perbulan.
9. Hasil laporannya akan diberikan kepada kepala sekolah.
4.1.2.1 Flowmap
!
!
"
"
!
Gambar 4.1 Flowmap Yang Sedang Berjalan Ket :