TA : Rancang Bangun Sistem Penjadwalan Produksi Dengan Menggunakan Metode Earliest Due Date Pada Kasus CV Tidar Jaya.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN PRODUKSI

DENGAN MENGGUNAKAN METODE EARLIEST DUE DATE

PADA KASUS CV TIDAR JAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

CITRA PRASETYA 12.41010.0062

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

viii

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABLE ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah... 4

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sistem ... 7

2.2 Proses Produksi ... 7

2.2.1 Pentingnya Perencanaan Produksi ... 8

2.3 Penjadwalan Produksi ... 8

2.4 Istilah-Istilah Dalam Penjadwalan Produksi ... 10

2.5 Metode Earliest Due Date ... 12

2.6 Perbandingan Metode... 14

2.7 Diagram Alir Dokumen (Document Flowchart) ... 15

(3)

ix

2.9 Diagram Konteks (Context Diagram) ... 17

2.10 Data Flow Diagram (DFD) ... 18

2.11 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 22

2.12 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) ... 28

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 32

3.1 Identifikasi Masalah, Peluang dan Tujuan ... 32

3.1.1 Analisis Tugas Bagian Penjualan ... 36

3.1.2 Analisis Tugas Bagian Pembelian ... 36

3.2 Elisitasi Kebutuhan Informasi ... 37

3.2.1 Kebutuhan Informasi Untuk Manajer ... 37

3.2.2 Kebutuhan Informasi Untuk Bagian Penjualan... 38

3.2.3 Kebutuhan Informasi Untuk Bagian Produksi ... 39

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem ... 40

3.3.1 Manajer ... 41

3.3.2 Bagian Penjualan ... 45

3.3.3 Bagian Produksi ... 52

3.4 Merancang Sistem yang Direkomendasikan ... 55

3.4.1 Data Flow Diagram ... 58

3.4.2 Entity Relationship Diagram ... 64

3.4.3 Struktur Tabel... 66

3.4.4 Desain Antar Muka ... 69

3.5 Mengembangkan dan Merekomendasikan Perangkat Lunak ... 85

3.6 Menguji dan Mempertahankan Sistem... 85

(4)

x

4.1 Implementasi Sistem ... 90

4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 90

4.1.2 Instalasi Program ... 91

4.2 Uji Coba dan Evaluasi Sistem ... 91

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Halaman Login ... 91

4.2.2 Evaluasi Hasil Uji Coba Menu Master... 94

4.2.3 Evaluasi Hasil Uji Coba Menu Transaksi ... 102

4.2.4 Evaluasi Hasil Uji Coba Menu Penjadwalan ... 106

4.2.5 Evaluasi Hasil Uji Coba Menu Laporan ... 108

4.3 Perbandingan Perhitungan Manual dengan Perhitungan Aplikasi ... 112

4.4 Perhitungan Kepuasan Pelanggan ... 114

BAB V PENUTUP ... 117

5.1 Kesimpulan ... 117

5.2 Saran ... 117

DAFTAR PUSTAKA ... 119

(5)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

CV Tidar Jaya adalah sebuah perusahaan jasa yang berdiri pada tahun

1989. Perusahaan yang beralamatkan Jl Petemon II A No. 136-138 A Surabaya ini

bergerak pada bidang percetakan buku, undangan dan brosur dengan hanya

melayani cetakan dalam jumlah banyak (minimal pemesanan 50 buah/cetakan).

Perusahaan ini tergolong perusahaan yang maju dan berkembang, hal ini dapat

dilihat dari banyaknya pesanan yang masuk kepada perusahaan dan omset

perusahaan yang didapat sekitar 30 juta rupiah setiap bulannya. Dalam

menjalankan usahanya CV Tidar Jaya menggunakan 2 buah mesin cetak dengan

kapasitas yang berbeda, (1) mesin besar dengan kapasitas cetak warna maupun

hitam putih sebanyak 500 lembar per-jamnya; (2) mesin kecil dengan kapasitas

cetak warna sebanyak 200 lembar per-jam dan hitam putih sebanyak 300 lembar

per-jam.

Proses bisnis yang ada pada perusahaan ini dimulai dari pelanggan

mengirimkan pesanan kepada perusahaan, setelah perusahaan menerima pesanan

tersebut pihak perusahaan memberikan tanggal jatuh tempo penyelesaian pesanan

kepada pelanggan untuk digunakan sebagai tanggal pengambilan pesanan. Proses

selanjutnya yaitu tahap produksi cetak, dalam tahap produksi memiliki 3 proses

yaitu desain, cetak dan penjilitan. Dalam tahap produksi tidak semua pesanan

melalui 3 tahap didalamnya, terkadang pihak perusahaan menerima pesanan yang

telah siap cetak tanpa melalui proses desan dan penjilitan. Setelah proses produksi

(6)

2

melakukan pengepakan pesanan tanpa melihat banyaknya jumlah pesanan. Tahap

terakhir yaitu tahap pengiriman pesanan, pesanan yang telah selesai tahap

pengepakan selajutnya dilakukan proses pengiriman kepada pelanggan, proses

pengiriman tidak selalu dilakukan oleh pihak perusahaan tekadang pihak

pelanggan melakukan pengambilan pesanan sendiri sesuai dengan tanggal jatuh

tempo yang telah disepakati saat order pesanan.

Dalam pelaksanaan proses bisnisnya, perusahaan ini memiliki beberapa

permasalahan yaitu dalam menerima pesanan pelanggan dan menentukan waktu

penyelesaian pesanan selalu memperkirakan berapa lama waktu pekerjaan produk

dapat diselesaikan serta seringnya mendahulukan pesanan lain yang memiliki

prioritas khusus tanpa memikirkan pesanan-pesanan yang datang lebih dulu.

Prioritas khusus yang dimaksud yaitu terkadang pelanggan menginginkan waktu

penyelesaiaan yang lebih cepat dari yang lain dengan jumlah/banyaknya pesanan

yang sama dan pelanggan tersebut berani untuk membayar lebih mahal, secara

otomatis pihak perusahaan menerima pesanan tersebut dan mendahulukan proses

produksi tanpa memperhitungkan pesanan-pesanan yang lain.

Permasalahan di atas disebabkan karena: (1) belum adanya perhitungan

dalam menentukan waktu penyelesaian pesanan; (2) tidak adanya penjadwalan

produksi yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Kedua hal tersebut berdampak

pada perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Tanpa adanya perhitungan

dalam menentukan waktu penyelesaian dan tidak adanya menjadwalan produksi

yang dilakukan mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam

(7)

3

wawancara keterlambatan yang dihasilkan sekitar 70% dari total pesanan yang

masuk dengan rata-rata pesanan 25-30 pesanan setiap minggu.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka CV Tidar Jaya membutuhkan

suatu sistem penjadwalan produksi yang dapat menentukan waktu penyelesaian

pesanan (due date) serta memperkirakan atau menghitung waktu keterlambatan

minimum setiap pemrosesan pesanan dan jika terlambat, keterlambatan tersebut

harus seminimal mungkin. Dari kedua kondisi diatas, didapatkan suatu metode

penjadwalan yang dapat meminimalkan keterlambatan maksimum (maximum

tardiness) yaitu metode Earliest Due Date (EDD). Dengan menggunakan metode

EDD, pekerjaan yang memiliki saat jatuh tempo paling awal dijadwalkan terlebih

dahulu daripada pekerjaan dengan saat jatuh tempo paling akhir hal ini bertujuan

untuk meminimalkan keterlambatan maksimum.

Dengan adanya sistem penjadwalan ini diharapkan mampu menghasilkan

keputusan waktu penyelesaian pesanan dan mempercepat proses produksi

sehingga keterlambatan dapat diminimalkan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang ada, maka perumusan masalah dalam

tugas akhir ini yaitu:

1. Bagaimana membangun sistem penjadwalan produksi dengan menggunakan

metode Earliest Due Date (EDD) dalam lingkup produksi percetakan.

2. Bagaimana merancang dan membangun sistem penjadwalan produksi

(8)

4

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang dibahas dalam perancangan ini:

1. Objek penelitian hanya dibatasi pada penjadwalan produksi percetakan saja,

sedangkan kualitas produk tidak dibahas.

2. Sistem penjadwalan produksi percetakan dirancang berdasarkan sistem yang

ada pada CV Tidar Jaya dengan memperhatikan variable-variable sebagai

berikut: (1) jumlah keterlambatan maksimum; (2) waktu pemrosesan setiap

pesanan; (3) tanggal jatuh tempo masing-masing pesanan.

3. Faktor non teknis yang juga dijadikan variable dalam sistem penjadwalan

produksi ini yaitu jika terjadinya lampu mati (adanya idle time).

4. Permasalahan dibatasi pada proses penjadwalan produksi percetakan dan

tidak menyangkut masalah inventory, sehingga diansumsikan material selalu

tersedia.

5. Penjadwalan akan dilakukan setiap 1 hari sekali.

6. Proses penjadwalan hanya menangani penjadwalan cetak tidak menyangkut

mengenai proses desain dan penjilitan.

1.4Tujuan

Tujuan dari sistem ini yaitu:

1. Merancang dan membangun sebuah sistem penjadwalan produksi percetakan

pada CV Tidar Jaya.

2. Menerapkan metode Earliest Due Date untuk melakukan proses penjadwalan

(9)

5

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyususan laporan ini

dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan

yang dihadapi CV Tidar Jaya, perumusan masalah, batasan

masalah, tujuan dan sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II: LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi pembahasan landasan teori tentang

sistem penjadwalan produksi, metode Earliest Due Date

(EDD), sistem informasi dan perancangan sistem.

BAB III: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini membahas tentang analisis dan perancangan

sistem, mulai dari melakukan identifikasi masalah dan

melakukan pengumpulan data dengan cara wawancaara

pemilik perusahaan CV Tidar Jaya dan observasi,

menentukan kebutuhan informasi untuk pemilik perusahaan

dan bagian produksi, melakukan perancangan sistem yang

baru meliputi document flow, system flow, flowchart EDD,

data flow diagram, entity relationship diagram. Selain itu

juga melakukan pembuatan desain antar muka, melakukan

pembuatan sistem sesuai rancangan yang telah dibuat,

melakukan uji coba menggunakan metode blackbox

(10)

6

yang akan dibuat nanti melakuakn perhitungan EDD

dengan benar.

BAB IV: IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini akan dibahas tentang kebutuhan minimal

perangkat lunak dan perangkat keras, melakukan pengujian

sistem yang dibuat dengan cara membandingkan hasil

perhitungan aplikasi dengan perhitungan menggunakan

excel serta membandingkan perhitungan menggunakan

metode EDD dengan metode SPT. Selain itu juga dilakukan

evaluasi terhadap sistem yang telah dibuat apakah setiap

fungsi berjalan dengan baik atau tidak.

BAB V: PENUTUP

Pada bab ini akan dibahas tentang kesimpulan dari hasil uji

coba terhadap sistem penjadwalan produksi pada CV Tidar

Jaya dan saran yang dapat disampaikan untuk

(11)

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Menurut Badri (2007) Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan

dengan prosedur yang membantu pancapain tujuan. Pada saat prosedur diperlukan

untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang

aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskanya.

2.2 Proses Produksi

Proses produksi yaitu suatu kegiatan perbaikan terus-menerus (continuos

improvment), yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk

menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi, sampai

distribusi kepada konsumen (Gaspersz, 2004).

Secara umum, proses produksi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu proses

produksi yang terus-menerus (countinous processes) dan proses produksi yang

terputus-putus (intermittent processes). Perbedaan dari kedua proses produksi

tersebut adalah berdasarkan pada panjang tidaknya waktu persiapan untuk

mengatur (set up) peralatan produksi yang digunakan untuk memproduksi suatu

produk atau beberapa produk tanpa mengalami perubahan. Pada proses produksi

yang terus-menerus, perusahaan atau pabrik menggunakan mesin-mesin yang

dipersiapkan (set up) dalam jangka waktu yang lama dan tanpa mengalami

perubahan. Sedangkan untuk proses produksi yang terputus-putus menggunakan

mesin-mesin yang dipersiapkan dalam jangka waktu yang pendek, dan kemudian

(12)

8

countinous processes dan intermittent processes juga terdapat proses produksi

yang bersifat proyek, di mana kegiatan produksi dilakukan pada tempat dan waktu

yang berbeda – beda, sehingga peralatan produksi yang digunakan ditempatkan di

lokasi di mana proyek tersebut dilaksanakan dan pada saat yang direncanakan.

2.2.1 Pentingnya Perencanaan Produksi

Pentingnya perencanaan produksi (Tersine dalam Pangestu, 2005)

dimaksudkan untuk mengadakan persiapan produksi, sehingga proses produksi

dapat berjalan dengan lancar. Persiapan tersebut meliputi persiapan bahan baku,

tenaga kerja, mesin-mesin dan peralatan lainnya yang dibutuhkan untuk

memproduksi barang.

Dengan adanya perencanaan produksi, maka kita dapat mengatehui

beberapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan beraa lama waktu penyelesaian

suatu produk sehingga tidak terjadi keterlambatan serta proses produksi berjalan

dengan lancar.

Adapun tujuan dari perencanaan prosuksi adalah:

1. Menentukan jumlah persediaan bahan baku yang optimal.

2. Dapaat memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat.

3. Menentukan persiapan-persiapan yang dibutuhkan untuk produksi secara

tepat.

2.3 Penjadwalan Produksi

Menurut Arman, dkk (2008), penjadwalan produksi dapat didefinisikan

sebagai proses pengalokasian sumber daya dan mesin yang ada untuk

(13)

9

ada. Pada saat merencanakan suatu jadwal produksi, ketersediaan sumber daya

yang dimiliki harus dipertimbangkan dengan baik.

Menurut Arman, dkk (2008), tujuan dari penjadwalan produksi adalah:

1. Meningkatkan penggunaan sumber daya atau mengurangi waktu tunggunya,

sehingga total waktu proses dapat berkurang dan produktivitasnya dapat

meningkat.

2. Mengurangi persediaan barang setengah jadi atau mengurangi sejumlah

pekerjaan yang menunggu dalam antrian ketika sumber daya yang ada masih

mengerjakan tugas yang lain.

3. Mengurangi beberapa keterlambatan pada pekerjaan yang mempunyai batas

waktu penyelesaian sehingga akan meminimaliasi biaya keterlambatan.

4. Membantu pengambilan keputusan mengenai perencanaan kapasitas pabrik

dan jenis kapasitas yang dibutuhkan sehingga penambahan biaya dapat

dihindarkan.

Penjadwalan produksi memiliki beberapa metode dalam penyelesaiannya,

adapun metode-metode tersebut yang digunakan antara lain:

1. Metode Shortest Processing Time (SPT), metode ini memprioritaskan operasi

atau pekerjaan yang waktu prosesnya terpendek. Metode ini meminimalkan

work in proces, rata-rata keterlambatan (mean latenes) dan waktu

penyelesaian rata-rata (mean flow time) produk.

2. Metode Longest Processing Time (LPT), metode ini memprioritaskan operasi

atau pekerjaan yang mempunyai waktu proses yang terlama dulu yang akan

(14)

10

3. Metode Earliest Due Date (EDD), metode ini memprioritaskan operasi atau

pekerjaan yang batas penyelesaiannya (Due Date) terpendek. Metode ini

berjalan baik pada pekerjaan yang waktu prosesnya relatif sama.

4. FCFS (First Come First Server), metode yang memprioritaskan operasi atau

pekerjaan yang datang terlebih dahulu. Pekerjaan atau proses yang datang

akan langsung diproses terlebih dahulu. Metode ini sangat cocok untuk

perusahaan atau organisasi yang pelanggannya lebih mementingkan waktu

pelayanan.

5. Algoritma Hodgson, digunakan untuk meminimalkan jumblah pekerjaan

yang terlambat.

Adapun kriteria-kriteria yang dapat digunakan sebagai dasar pemilihan

metode penjadwalan yang sesuai antara lain (Arman, dkk, 2008):

1. Mean Flow Time: rata-rata waktu tinggal pekerjaan dalam sistem.

2. Makespam: waktu penyelesaian semua pekerjaan.

3. Tardiness: keterlambatan.

4. Maximum Tardiness: keterlambatan maksimum.

5. Mean Tardiness: rata-rata waktu keterlambatan.

6. Number of Tardy Job: jumlah pekerjaan yang terlambat.

2.4 Istilah-istilah dalam Penjadwalan Produksi

Beberapa istilah umum yang digunakan dalam penjadwalan produksi

antara lain:

1. Processing time (waktu proses), merupakan perkiraan waktu penyelesaiaan

suatu pekerjaan atau waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu proses

(15)

11

2. Due Date (batas waktu), merupakan batas waktu yang ditetapkan untuk suatu

pekerjaan. Jika pekerjaan diselesaikan dengan waktu lebih lama dari due

date, maka pekerjaan dianggap terlambat. Diassumsikan bahwa beberapa

jenis penalty akan terjadi jika pekerjaan terlambat. Due date dinotasikan

sebagai di.

3. Lateness (keterlambatan), merupakan Selisih antara waktu penyelesaian

pekerjaan dengan batas waktunya (due date). Suatu pekerjaan dapat memiliki

kelambatan positif, dalam hal pekerjaan selesai setelah batas waktunya atau

kelambatan negatif, dimana pekerjaan selesai sebelum batas waktu yang

ditetapkan. Lateness dinotasikan sebagai Li.

4. Tardiness (ukuran keterlambatan), merupakan kuran kelambatan positif. Jika

pekerjaan selesai lebih awal dari batas waktu, pekerjaan ini akan memiliki

Lateness negatif tetapi Tardiness positif. Tardiness dinotasikan sebagai Ti

dimana Ti ialah maksimum (0,Li).

5. Slack (kelonggaran), merupakan ukuran selisih antara waktu yang tersisa

antara saat selesainya pekerjaan dengan batas waktu yang ditetapkan. Slack

dinotasikan sebagai Sli = di– ti.

6. Completion Time (waktu penyelesaian), merupakan rentang antara awal

pekerjaan pada pekerjaan pertama, dimana pekerjaan dinotasikan sebagai t =

0 dan saat dimana pekerjaan ke-i diselesaikan. Rentang ini dinotasikan

sebagai Ci.

7. Flow Time (waktu alir), merupakan, Rentang waktu antara saat suatu

(16)

12

time sama dengan waktu pemrosesan ditambah dengan waktu menunggu

sebelum diproses. Waktu alir dinotasikan sebagai Fi.

8. Idle Time (waktu tunggu), merupakan durasi waktu di saat sebuah mesin

dalam kondisi statis. Dengan kata lain mesin itu hidup atau aktif, tetapi tidak

dapat dipakai untuk bekerja.

2.5 Metode Earliest Due Date (EDD)

Menurut Bedworth dalam Pangestu (2005) Metode Earliest Due Date

menjelaskan bahwa pengurutan pekerjaan berdasarkan batas waktu (Due Date)

tercepat. Pekerjaan dengan saat jatuh tempo paling awal harus dijadwalkan

terlebih dahulu daripada pekerjaan dengan saat jatuh tempo paling akhir. Metode

ini dapat digunakan untuk penjadwalan pada satu mesin (single machine) maupun

untuk penjadwalan pada beberapa mesin (pararel machine). Metode ini bertujuan

untuk meminimasi kelambatan maksimum (Maximum Lateness) atau meminimasi

ukuran kelambatan maksimum (Maksimum Tardiness) suatu pekerjaan.

Parameter-parameter yang diperlukan dalam penjadwalan dengan metode

Earliest Due Date ini adalah waktu pemrosesan dan due date tiap pekerjaan.

Langkah-langkah penggunaan petode ini antara lain:

Langkah 1: Urutkan pekerjaan berdasarkan tanggal jatuh tempo terdekat.

Langkah 2: Ambil pekerjaan satu persatu dari urutan berdasarkan tanggal jatuh

tempo itu lalu jadwalkan pada mesin dengan beban yang paling

minimum. Jika ada 2 mesin atau lebih yang memiliki beban paling

minimum, jadwalkan pekerjaan pada salah satu mesin secara

(17)

13

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mendapatkan order 10 buah pesanan

dengan data sebagai berikut:

Tabel 2.1 Contoh Data Pesanan

pekerjaan waktu proses ti

(jam)

due date di

(jam)

1 3 10

2 3 15

3 3 20

4 4 10

5 2 10

6 5 15

7 3 8

8 3 40

9 2 50

10 4 35

Urutkan pekerjaan berdasarkan tanggal jatuh tempo terdekat.

Tabel 2.2 Perhitungan EDD

(jam)

Completion Time ci

(jam)

due date di

(jam) lateness Li

7 3 3 8 3-8 = -5

1 3 3+3 = 6 10 6-10 = -4

4 4 6+4 = 10 10 10-10 = 0

5 2 10+2 = 12 10 12-10 = 2

(18)

14

(jam)

Completion Time ci

(jam)

2.6 Perbandingan Metode

Perbandingan ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah metode EDD

menghasilkan keterlambatan maksimum lebih kecil dari pada metode-metode

yang lain atau tidak. Perbandinga tersebut dapat dilihat pada tabel 2.3, tabel 2.4

dan tabel 2.5.

Tabel 2.3 Metode Shortest Processing Time (SPT)

Pekerjaan Waktu Proses ti (jam)

Completion Time ci

(jam)

Tabel 2.4 Metode Longest Processing Time (LPT)

Completion Time ci

(19)

15

Completion Time ci

(jam)

Tabel 2.5 Metode FCFS (First Come First Server)

Completion Time ci

(jam)

EDD menghasilkan keterlambatan maksismum paling kecil dengan keterlambatan

sebesar 8 jam, dibandingkan dengan metode SPT dengan keterlambatan sebesar

17 jam, LPT dengan keterlambatan sebesar 20 jam dan FCFS dengan

keterlambatan sebesar 15 jam.

2.7 Diagram Alir Dokumen (Document Flowchart)

Menurut Jogiyanto (2005), diagram alir dokumen atau paperwork

flowchart merupakan diagram alir yang menunjukkan arus laporan dan formulir

(20)

16

diagram alir dokumen adalah diagram yang menggambarkan aliran seluruh

dokumen. Diagram alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama

dengan diagram alir sistem. Diagram alir dokumen digambar dengan

menggunakan simbol-simbol yang ada pada gambar berikut (Jogiyanto, 2005):

(21)

17

2.8 Diagram Alir Sistem (System Flowchart)

Diagram alir sistem merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu

sistem peralatan komputer yang digunakan untuk mengolah data dan

menghubungkan antar peralatan tersebut (Oetomo, 2002). Diagram alir sistem ini

tidak digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah dalam memecahkan

masalah tetapi hanya menggambarkan prosedur pada sistem yang dibentuk.

Diagram alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Ada

dua jenis simbol yang digunakan untuk menggambar diagram alir sistem, yaitu:

1. Flow Direction Symbols

Flow direction symbols digunakan untuk menghubungkan antara satu

simbol dengan simbol lainnya.

2. Processing Symbols

Processing symbols merupakan simbol yang menunjukkan jenis operasi

pengolahan data dalam suatu proses. Simbol-simbol tersebut dijelaskan pada tabel

di bawah ini:

2.9 Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan sebuah model proses yang digunakan untuk

mendokumentasikan ruang lingkup dari sebuah sistem (Whitten, 2004). Menurut

Oetomo (2002), terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat

diagram konteks, diantaranya:

1. Kelompok pemakai, baik internal maupun eksternal perusahaan.

2. Identifikasi kejadian-kejadian yang mungkin terjadi dalam penggunaan

(22)

18

3. Arah anak panah yang menunjukkan aliran data.

4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk yang sederhana dan mudah

dipahami oleh pembuat sistem.

Suatu diagram konteks hanya mengandung satu proses saja, biasanya

diberi nomor proses 0. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem dengan

dunia luarnya. Simbol-simbol yang digunakan dalam membuat diagram konteks

digambarkan pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.6 Simbol-simbol Context Diagram

No Nama Simbol Fungsi

1. External Entity

Simbol ini digunakan

untuk berkomunikasi

dengan sistem aliran data.

2. Process 1

Process_1

Simbol ini berfungsi untuk

mewakili suatu aktifitas

yang ada pada sistem.

3. Flow (Aliran data)

Simbol ini digunakan

untuk menunjukkan arah

dari aliran data.

2.10 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Whitten (2004), Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang

menggambarkan aliran data melalui sistem. Dalam pembuatan DFD, terdapat

(23)

19

Tingkatan tersebut dimulai dari tingkatan tertinggi ke bentuk yang lebih rinci.

Tingkatan DFD terdiri atas:

1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan sebuah model proses yang digunakan untuk

mendokumentasikan ruang lingkup dari sebuah sistem (Whitten, 2004).

2. Diagram level 0

Diagram level 0 merupakan diagram aliran data yang menggambarkan

sebuah event konteks. Diagram ini menunjukkan interaksi antara input, output,

dan data store pada setiap proses yang ada.

3. Diagram rinci

Diagram rinci menggambarkan rincian dari proses yang ada pada

tingkatan sebelumnya. Diagram ini merupakan diagram dengan tingkatan paling

rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.

DFD terdiri atas empat simbol. Simbol-simbol tersebut digambarkan pada

tabel di bawah ini:

Tabel 2.7 Simbol-simbol DFD

1. External Entity

External entity merupakan

kesatuan di lingkungan

luar sistem yang dapat

berupa orang, organisasi,

atau sistem lainnya yang

akan memberikan input

(24)

20

2. Process 1

Process_1

Proses adalah kegiatan

yang dilakukan oleh orang

atau komputer dari arus

data yang masuk untuk

menghasilkan arus data

yang keluar.

3.

Data Flow (Aliran

data)

Data flow atau aliran data

yang mengalir diantara

proses. Aliran data dapat

digambarkan dari bawah

ke atas, kiri ke kanan,

maupun sebaliknya.

4. Data Store 1 Data Store_1

Data store merupakan

tempat penyimpanan data

yang berupa file maupun

database di dalam sistem

komputer.

Setiap simbol memiliki aturan tersendiri dalam penggunaannya.

Aturan-aturan tersebut antara lain:

1. External Entity (Entitas Luar)

(25)

21

a. Data harus bergerak melalui proses, selama data tersebut berhubungan

dengan sistem. Jika data tidak berhubungan dengan proses, maka aliran data

tidak perlu ditampilkan pada DFD.

b. Entitas luar diberi label dengan sebuah frase kata benda.

2. Process

Aturan penggunaan untuk Process antara lain:

a. Sebuah proses tidak hanya memiliki output. Jika sebuah objek hanya

memiliki output, maka objek tersebut adalah source.

b. Sebuah proses tidak hanya memiliki input. Jika sebuah objek hanya memiliki

sebuah input, maka objek tersebut adalah entitas luar.

c. Sebuah proses diberi label dengan sebuah frase kata kerja.

3. Data Flow (Aliran Data)

Aturan penggunaan untuk Data Flow (Aliran Data) antara lain:

a. Sebuah aliran data hanya menggunakan satu arah antar simbol.

b. Sebuah cabang pada aliran data memiliki arti data yang sama dari satu lokasi

menuju ke satu atau lebih proses, tempat penyimpanan data, serta entitas luar.

c. Sebuah aliran data tidak dapat bergerak ke proses asalnya sehingga

membutuhkan proses lain untuk menangani, menghasilkan, dan

mengembalikan aliran data ke proses asal.

d. Aliran data atau data flow diberi label dengan frase kata benda.

4. Data Store

Aturan penggunaan untuk Data Store antara lain:

a. Data harus bergerak melalui proses dimana data diterima melalui suatu

(26)

22

b. Data tidak dapat bergerak langsung dari data source menuju external entity.

c. Data store diberi label dengan frase kata benda.

2.11 Entity Relationship Diagram (ERD)

Pengertian Entity Relation Diagram (ERD) menurut Jogiyanto (2001)

adalah suatu komponen himpunan entitas dan relasi yang dilengkapi dengan

atribut yang mempresentasikan seluruh fakta. ERD digunakan untuk

menggambarkan model hubungan data dalam sistem yang di dalamnya terdapat

hubungan entitas berserta atribut relasinya serta mendokumentasikan kebutuhan

sistem untuk pemrosesan data. ERD memiliki 4 jenis objek, antara lain:

1. Entity

Entitas adalah kelompok orang, tempat, objek, kejadian atau konsep

tentang apa yang diperlukan untuk menyimpan data (Whitten, 2004). Setiap

entitas yang dibuat memiliki tipe untuk mengidentifikasi apakah entitas tersebut

bergantung dengan entitas lainnya atau tidak. Tipe entitas merupakan kumpulan

objek yang memiliki kesamaan properti yang teridentifikasi oleh perusahaan dan

memiliki keberadaan yang independen (Connolly & Begg, 2002). Tipe entitas

terdiri atas dua jenis, yaitu:

a. Strong Entity

Strong Entity adalah tipe entitas yang tidak bergantung pada keberadaan

jenis entitas lainnya. Suatu entitas dikatakan kuat apabila tidak tergantung pada

entitas lainnya.

b. Weak Entity

Weak Entity adalah tipe entitas yang bergantung pada keberadaan jenis

(27)

23

entitas occurrence yang tidak dapat teridentifikasi secara unik. Entitas occurrence

adalah sebuah objek yang secara unik dapat teridentifikasi dengan tipe entitas

(Connolly & Begg, 2002).

2. Attribute

Menurut Connolly dan Begg (2002) atribut adalah deskripsi data yang

mengidentifikasikan dan membedakan suatu entitas dengan entitas lainnya. Setiap

atribut memiliki domain untuk mendefinisikan nilai-nilai potensial yang dapat

menguatkan atribut. Atribut domain adalah kumpulan nilai-nilai yang

diperbolehkan untuk satu atau lebih atribut (Connolly & Begg, 2002). Atribut

dapat dibedakan menjadi 5 jenis, yaitu:

a. Simple Attribute adalah atribut yang terdiri dari komponen tunggal. Simpel

atribut tidak dapat dibagi menjadi komponen yang lebih kecil.

Gambar 2.2 Simbol Simple Attribute

b. Composite Attribute adalah atribut yang terdiri dari beberapa komponen yang

bersifat independen.

Gambar 2.3 Simbol Composite Attribute

c. Single-value Attribute adalah atribut yang memegang nilai tunggal dari suatu

(28)

24

Gambar 2.4 Simbol Single-value Attribut

d. Multi-value Attribute adalah atribut yang dapat memegang nilai lebih dari

suatu entitas.

Gambar 2.5 Simbol Multi-value Attribut

e. Derived Attribute adalah atribut yang mewakili turunan nilai sebuah atribut

yang saling berkaitan dan belum tentu dalam tipe entitas yang sama.

Gambar 2.6 Simbol Derived Attribut

f. Stored Attribute adalah atribut yang menyimpan nilai yang harus disimpan

Gambar 2.7 Simbol Stored Attribut

g. Key Attribute adalah atribut yang menyimpan nilai unik dari setiap entity dari

(29)

25

Gambar 2.8 Simbol Key Attribut

h. Partial Attribute adalah atribut yang menyimpan sebagian nilai dari key

attribute, atribut ini dimiliki oleh weak entity.

Gambar 2.9 Simbol Partial Attribut

3. Keys

Beberapa elemen data memiliki nilai yang diperoleh dari entitas tertentu.

Elemen penentu dari suatu entitas disebut elemen kunci (key) (Kadir, 2008).

Menurut Connolly dan Begg (2002) keys terdiri atas beberapa jenis, yaitu:

a. Candidate Key

Candidate key merupakan set minimal dari suatu atribut yang secara unik

mengidentifikasi setiap occurrence dari tipe entitas. Candidate key tidak boleh

null (kosong).

b. Primary Key

Sebuah candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasi secara unik tiap

kejadian pada suatu entitas. Primary key harus bernilai unique dan tidak boleh

(30)

26

c. Composite Key

Sebuah candidate key yang mempunyai dua atribut atau lebih. Suatu

atribut yang membentuk composite key bukanlah kunci sederhana karena

composite key tidak membentuk kunci senyawa.

d. Alternate Key

Sebuah candidate key yang tidak menjadi primary key. Key ini biasa

disebut dengan secondary key.

e. Foreign Key

Himpunan atribut dalam suatu relasi yang cocok dengan candidate key

dari beberapa relasi lainnya. Foreign key mengacu pada primary key suatu tabel.

Nilai foreign key harus sesuai dengan nilai primary key yang diacunya.

4. Relationship

Menurut Whitten (2004) relationship adalah asosiasi bisnis alami antara

satu entitas atau lebih. Dalam suatu relasi, entitas yang saling berelasi memiliki

kata kerja aktif yang menunjukan bahwa keduanya saling berelasi satu sama lain.

Relasi dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu:

a. General Relationship

Sebuah relasi yang menghubugkan entitas secara umum, seperti strong

entity  strong entity atau weak entity  weak entity.

(31)

27

b. Identyfying Relationship

Relasi yang digunakan untuk menghubungkan stong entity dengan weak

entity.

Gambar 2.11 Simbol Identyfying Relationship

c. Recursive Relationship

Relasi yang digunakan untuk menghubungkan entity yang sama.

Gambar 2.12 Simbol Recursive Relationship

Dalam sebuah relasi antara entity dengan entity yang lain memiliki sebuah

rasio kardinalitas. Rasio kardinalitas memiliki 6 jenis, yaitu:

a. One to One (1 : 1)

Relasi one to one berarti setiap entitas himpunan A hanya berhubungan

dengan satu entitas himpunan B, begitu juga sebaliknya.

Gambar 2.13 Simbol One to one

b. One to Many (1 : n)

Relasi one to many berarti suatu entitas himpunan A dapat berhubungan

dengan banyak entitas pada entitas himpunan B, namun tidak sebaliknya.

1 1

1

(32)

28

Gambar 2.14 Simbol One to Many

c. Many to Many (m : n)

Relasi many to many berarti setiap entitas himpunan A dapat berhubungan

dengan entitas pada himpunan B, begitu juga sebaliknya.

Gambar 2.15 Simbol Many to Many

d. Relasi rekursif one to one

Relasi rekursif one to one adalah sebuah tipe relasi yang dimana entitasnya

mempartisipasi lebih dari satu peran.

e. Relasi superclass/subclass

Untuk setiap relasi superclass/subclass, entitas superclass diidentifikasikan

sebagai entitas induk dan entitas subclass sebagai anggotanya.

f. Relasi kompleks

Relasi kompleks adalah tipe relasi yang dimana satu entitas berhubungan

dengan entitas lainnya yang dapat membentuk sirkulasi dalam relasi tersebut.

2.12 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)

Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau Software Development Life

Cycle (SDLC) merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan

tahapan utama dan langkah–langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses

1

n

1

m

n

(33)

29

pengembangannya. Kegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai

kegiatan membangun sistem baru untuk mengganti, memperbaiki atau

meningkatkan fungsi sistem yang sudah ada. (Kusrini & Koniyo, 2007)

Menurut Kendall dan Kendall (2010) system development life cycle terdiri

dari tujuh fase yaitu:

1. Identifikasi masalah, peluang dan tujuan

Dalam tahap pertama, seorang sistem analis mengidentifikasi masalah,

pulang dan tujuan yang akan dicapai. Tahap ini merupakan langkah penting

karena menyangkut pengumpulan informasi mengenai kebutuhan

konsumen/pengguna.

Aktivitas dalam tahap ini meliputi observasi atau wawancara kepada

narasumber yang berkepentingan, menyimpulkan pengetahuan yang telah

diperoleh, mengestimasi cakupan permasalahan/proyek, dan

mendokumentasikan hasil-hasil yang telah didapat pada proses sebelumnya.

2. Menentukan kebutuhan informasi

Pada tahap kedua ini, sistem analis menentukan apa saja kebutuhan informasi

yang dibutuhkan oleh pengguna/konsumen. Tahap ini berfokus pada

menentukan sample dan memeriksa data mentah, wawancara, observasi

pembuat keputusan dan lingkungan perusahaan, serta membuat prototyping.

3. Menganalisis kebutuhan sistem

Tahap ketiga yaitu menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan

digunakan nantinya sebelum proses coding. Perangkat yang digunakan dalam

tahap ini ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun input, proses

(34)

30

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap ini, sistem analis akan merancang prosedur data entry

sedemikian rupa sehingga data yang dimasukan kedalam sistem benar-benar

sesuai dengan kebutuhan informasi yang telah dibuat sebelumnya. Proses ini

berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi

interface, dan detail (algoritma) prosedural.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Pada tahap ini merupakan proses membuat kode (code generation). Coding

atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa

dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang

diminta oleh user, serta menerjemahkan rancangan sistem yang telah dibuat

oleh sistem analis sebelumnya.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Sebelum sebuah sistem dapat digunakan, pada tahap ini akan dilakukan

pengujian terlebih dahulu. Tujuan dari testing/pengujian adalah menemukan

kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut yang kemudian bisa segera

diperbaiki.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam pengembangan sistem, yang

melibatkan pelatihan bagi pemakai agar dapat menggunakan sistem dengan

baik. Selain itu juga, dalam tahap ini sistem analis perlu merencanakan

pengembangan sistem untuk kedepannya. Proses ini mencakup pengubahan

(35)

31

Dari penjelassan fase-fase SDLC diatas dapat digambarkan sebagai

berikut:

(36)

32

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Identifikasi Masalah, Peluang dan Tujuan

Tahap pertama yaitu melakukan identifikasi masalah dan melakukan

pengumpulan data dengan cara wawancara pemilik perusahaan CV Tidar Jaya dan

observasi. Setiap perusahaan atau sebuah organisai memiliki struktur organisasi

begitu pula dengan CV Tidar Jaya. Adapun struktur organisasi dari CV Tidar Jaya

dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini:

Pemilik Perusahaan

Bagian Penjualan Bagian Produksi Bagian Pembelian

Divisi Cetak

Divisi Desain Divisi

Penjilidan

Bagian Pengiriman

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Dari hasil wawancara diperoleh permasalahan yaitu seringnya terjadi

keterlambatan penyelesaian pekerjaan. Keterlambatan tersebut diakibatkan oleh

datangnya pesanan dengan prioritas khusus yang harus didahulukan proses

produksinya tanpa memikirkan atau melihat pesanan lain. Selain itu, pihak

perusahaan saat menerima pesanan tidak dapat menentukan secara akurat kapan

pesanan tersebut dapat diselesaikan, mereka selalu memperkirakan kapan pesanan

(37)

33

Tabel 3.1 Rule Penerimaan Pesanan dan Proses Produksi

Stakeholder Proses Rule Policy

Pelanggan Mengirimkan

Pesanan - -

Bagian Penjualan

Menerima pesanan berprioritas

Bagian penjualan

setelah menerima

pesanan,

menentukan apakah

pesanan tersebut

merupakan pesanan khusus atau tidak.

Dalam artian

pesanan khusus

adalah pesanan

yang tanggal jatuh

tempo ditentukan

oleh pelanggan

sesuai dengan

kebijakan yang ada.

[R1]

Pihak perusahaan

akan menerima

pesanan yang

berprioritas khusus apabilah pelanggan menerima

kesepakatan dengan

membayar lebih

besar dari pesanan

lainnya yang

memiliki jumlah dan jenis pesanan yang sama. Selain itu juga tanggal jatuh tempo yang diberikan oleh

pelanggan masih

memungkinkan

untuk dilakukan

produksi.

Bagian produksi

memeriksa faktur

yang didapat dari

bagian penjualan

apakah ada pesanan

yang berprioritas

khusus atau tidak.

Jika terdapat

pesanan yang

berprioritas khusus

akan didahulukan

proses produksinya dengan

menghentikan proses normal yang telah berjalan. Jika

tidak, maka

dilakukan proses

produksi

berdasarkan nomor faktur. [R2]

(38)

34

Docflow Penerimaan dan Proses Produksi

Bagian Produksi

Gambar 3.2 Document Flow Penerimaan Pesanan dan Proses Produksi

Penjelasan document flow penerimaan pesanan dan proses produksi pada

(39)

35

Tabel 3.2 Penjelasan Document Flow Penerimaan Pesanan dan Proses Produksi

Nama Proses Keterangan Output

Mengirimkan Pesanan

Pelanggan melakukan

pengiriman pesanan

secara langsung atau

melalui kurir yang

tersedia

Pesanan cetak (detail

pesanan)

Memperkirakan tanggal jatuh tempo

Berdasarkan pesanan

yang datang, pihak

perusahaan

memperkirakan tanggal

jatuh tempo penyelesaian pesanan. Kemudian pihak perusahaan membuat 2 rangkap faktur, faktur pertama diberikan kepada

pelanggan untuk

digunakan sebagai bukti

pengambilan pesanan.

Faktur berikutnya

diberikan pada bagian produksi sebagai acuan kerja.

Faktur pesanan

Mendahulukan produksi berprioritas

Produksi yang memiliki

prioritas khusus

dilakukan terlabih dahulu dan jika terdapat pesanan

yang sedang diproses

maka pesanan terebut

dihentikan proses

produksinya.

-

Proses produksi

Proses produksi pesanan

normal dilakukan

berdasarkan nomor faktur (urutan kedatangan), jika terdapat pesanan khusus maka proses produksi dilakukan setelahnya.

-

Setelah menjelaskan document flow penerimaan pesanan dan proses

produksi, Tabel 3.3 merupakan tugas dan tanggung jawab dari bagian penjualan

(40)

36

Tabel 3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Penjualan dan Bagian Produksi

Pengguna Tugas Tanggung Jawab

Bagian Penjualan

1. Mencatat data transaksi

2. Menentukan tanggal jatuh

tempo (due date)

3. Membuat faktur penjualan

1. Bertanggung jawab

terhadap proses

pencatatan data transaksi

2. Bertanggung jawab

terhadap proses

penentuan tanggal jatuh tempo

Bagian Produksi

1. Menentukan daftar produksi

2. Proses produski

Bertanggung jawab terhadap

daftar prosuksi pesanan

yang mana akan diprosuksi terlebih dahulu

Setelah mengetahui tugas bagian pembelian dan bagian produksi,

tugas-tugas tersebut akan dianalisis agar bisa mengurangi permasalahan keterlambatan

dalam penyelesaian pesanan.

3.1.1 Analisi tugas bagian penjualan

Bagian penjualan dalam menentukan tanggal jatuh tempo hanya

berdasarkan perkiraan karena perusahaan CV Tidar Jaya tidak memiliki sistem

yang mampu menghitung tanggal jatuh tempo berdasarkan pesanan yang masuk.

3.1.2 Analisi tugas bagian penjualan

Bagian pembelian melihat faktur yang diberikan oleh bagian penjualan

untuk digunakan sebagai acuan kerja. Jika dalam pesanan yang masuk terdapat

pesanan dengan prioritas khusus, maka pesanan tersebut dilakukan produksi

terlebih dahulu dan pesanan yang tidak berprioritas dihentikan menunggu sampai

pesanan berprioritas selesai diproduksi. Jika tidak terdapat pesanan yang

berprioritas khusus, maka produksi akan dilakukan berdasarkan waktu kedatangan

(41)

37

Setelah melakukan analisis tugas masing-masing pengguna, maka

ditemukan beberapa kelemahan yang harus diselesaikan. Solusi yang diberikan

yaitu membuat sistem penjadwalan produksi dengan menggunakan metode

earliest due date (EDD) yang akan memudahkan dalam penentuan tanggal jatuh

tempo dan penjadwalan produksi.

3.2 Elisitasi Kebutuhan Informasi

Sistem Penjadwalan Produksi dengan menggunakan metode Earliest Due

Date (EDD) membutuhkan data produk, data transaksi (pesanan), data jenis

mesin, data karyawan, data pelangan, data produksi dan laporan pesanan yang

akan dijadwalkan. Berikut ini penjelasan mengenai data-data yang dibutuhkan

oleh manajer, bagian penjualan dan bagian produksi:

3.2.1 Kebutuhan informasi untuk manajer

Berikut ini adalah kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajer:

a. Data Karyawan

Data karyawan merupakan data-data yang berisi informasi mengenai

karyawan perusahaan yang digunakan oleh perusahaan dalam memenuhi

kegiatan oprasional.

b. Data Jenis Mesin

Data jenis mesin merupakan data-data yang berisi informasi mengenai jenis

mesin yang digunakan oleh perusahaan dalam memenuhi kegiatan oprasional.

c. Data Produk

Data produk merupakan data-data yang berisi informasi mengenai produk apa

(42)

38

3.2.2 Kebutuhan informasi untuk bagian penjualan

Berikut ini adalah kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh bagian

penjualan:

a. Data produk

Data produk merupakan data-data yang berisi informasi mengenai produk apa

saja yang dijual oleh perusahaan dalam memenuhi kegiatan oprasional.

b. Data Pelanggan

Data pelanggan merupakan data-data yang berisi informasi mengenai

pelanggan tetap yang dimiliki oleh perusahaan dalam memenuhi kegiatan

oprasional.

c. Data transaksi

Data transaksi merupakan data-data yang berisi informasi mengenai pesanan

yang masuk pada pihak perusahaan. Data transaksi yang digunakan oleh

bagian penjualan yaitu (1) jumlah pesanan; (2) jenis pesanan.

d. Data jenis mesin

Data jenis mesin merupakan data-data yang berisi informasi mengenai jenis

mesin yang digunakan oleh perusahaan dan kemampuan setiap mesin dalam

melakukan proses cetak.

e. Data produksi

Data produksi merupakan data-data yang berisi informasi mengenai pesanan

yang sedang diproduksi. Data produksi yang digunakan oleh bagian

penjualan yaitu due date pesanan terakhir yang sedang diproes.

Dengan sistem yang baru, bagian penjualan menggunakan fungsi-fungsi

(43)

39

1. Pencatatan transaksi

2. Menentukan atau perhitungan tanggal jatuh tempo (due date)

3. Membuat laporan pesanan yang akan dijadwalkan

4. Membuat faktur penjualan

3.2.3 Kebutuhan informasi untuk bagian produksi

Berikut ini adalah kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh bagian

produksi:

a. Laporan pesanan yang akan dijadwalakan

Laporan pesanan yang akan dijadwalkan merupakan laporan yang berisi

informasi mengenai jenis pesanan yang masuk, jumlah pesanan dan tanggal

jatuh tempo setiap pesanan.

b. Data jenis mesin

Data jenis mesin yang digunakan oleh bagian produksi yaitu waktu mesin

menunggu dan kemampuan setiap mesin dalam melakukan proses cetak.

Dengan sistem yang baru, bagian produksi menggunakan fungsi-fungsi

sebagai berikut:

1. Menghitung waktu proses

2. Melakukan penjadwalan

Sesuai dengan hasil menentukan kebutuhan informasi yang sudah

dijabarkan diatas, terdapat beberapa fungsi yang tidak perlu dilakukan dan

penambahan fungsi baru pada sistem yang akan dibuat. Perbandingan

(44)

40

Tabel 3.4 Perbandingan Fungsi-Fungsi Saat Ini dengan Fungsi-Fungsi Baru

Pengguna Fungsi Keterangan

Saat Ini Baru

Fungsi mencatat data transaksi

dilakukan secara manual.

Fungsi ini digantikan dengan mencatat data transaksi pada database

Fungsi menentukan tanggal jatuh

tempo dilakukan dengan

memperkirakan tanpa adanya

perhitungan. Fungsi ini diganti dengan fungsi perhitungan due date

Membuat

Fungsi membuat faktur penjualan dilakukan secara manual. Fungsi ini digantikan dengan pembuatan faktur penjualan secara otomatis dari sistem

Fungsi membuat laporan pesanan yang akan dijadwalkan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan penjadwalan.

1. Menghitung waktu proses

2. Penjadwalan produksi

Bagian

Fungsi ini menggantikan fungsi menentukan daftar produksi

- Penjadwalan

produksi

Fungsi ini menggantikan fungsi menentukan daftar produksi

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem yaitu melakukan identifikasi kebutuhan

fungsional dan nonfungsional sistem penjadwalan produksi untuk dapat

(45)

41

3.3.1 Manajer

Manajer perusahaan memiliki 3 fungsi yaitu mencatat data produk,

mencatat data jenis mesin dan mencatat data karyawan. Adapun penjelasan setiap

fungsi dapat dilihat sebagai berikut:

a. Fungsi mencatat data produk

Keterangan dari fungsi mencatat data produk oleh manajer dapat dilihat

pada tabel 3.5.

Tabel 3.5 Keterangan Fungsi Mencatat Data Produk

Nama Fungsi Mencatat Data Produk

Stakeholder Manajer

Deskripsi Mencatat data produk yang akan digunakan untuk proses

transaksi

Kondisi Awal -

Alur Normal

Aksi Pengguna Respon Sistem

Mengisi Data Produk

1. User memilih menu produk.

1. Sistem Menampilkan

menu produk. 2. User memasukan data

produk, lalu menekan tombol insert.

2. Sistem melakukan

pemeriksaan terhadap

inputan masing-masing

field.

a. Jika ada kesalahan

input, maka sistem

akan memberitahukan kesalahan yang terjadi.

b. Sistem akan

menyimpan data

produk tersebut dalam database. Setelah data

berhasil tersimpan,

akan muncul pesan bahwa proses simpan berhasil dilakukan.

c. Sistem menampilkan

data produk yang telah dicatat.

(46)

42

User salah memasukan

username/password.

Sistem menampilkan pesan "Username/Password Salah" dan sistem tetap berada di menu login.

User salah mengisi data

produk.

Sistem menampilkan pesan

peringatan yang

memberitahukan kesalahan

yang sedang terjadi.

User belum mengisi semua field dan menekan tombol insert.

Sistem menampilkan pesan "Data tidak lengkap"

Kondisi

Akhir Data Produk tersimpan

Kebutuhan

Non-Fungsional

Peformance

Respon Time Sistem menampilkan hasil

request oleh user dalam waktu

maksimal 2 detik.

Security

Otentikasi user Sistem melakukan otentikasi

terhadap user dengan cara

pengecekan username dan

password yang dimasukan oleh user.

Correctness

Pengecekan input di setiap

field oleh sistem

Sistem melakukan

pemeriksaan untuk setiap input

pada masing-masing field.

Pemeriksaan dilakukan untuk

mendeteksi kesalahan

pengisian data.

b. Fungsi Mencatat Data Jenis Mesin

Keterangan dari fungsi mencatat data jenis mesin oleh manajer dapat

dilihat pada tabel 3.6.

Tabel 3.6 Keterangan Fungsi Mencatat Data Jenis Mesin

Deskripsi Mencatat data jenis mesin yang akan digunakan untuk proses

(47)

43

Kondisi Awal -

Alur Normal

1. User memilih menu jenis mesin.

menu jenis mesin. 2. User memasukan data

jenis mesin, lalu

menekan tombol insert.

2. Sistem melakukan

field.

input, maka sistem

b. Sistem akan

menyimpan data

berhasil tersimpan,

akan muncul pesan bahwa proses simpan berhasil dilakukan.

Alur Eksepsi

produk.

peringatan yang

Kondisi

Akhir Data Jenis Mesin Tersimpan

Kebutuhan

Non-Fungsional

Peformance

maksimal 2 detik.

Security

(48)

44

Correctness

field oleh sistem

Sistem melakukan

pengisian data.

c. Fungsi Mencatat Data Karyawan

Keterangan dari fungsi mencatat data karyawan oleh manajer dapat dilihat

pada tabel 3.7.

Tabel 3.7 Keterangan Fungsi Mencatat Data Karyawan

Deskripsi Mencatat data karyawan yang akan digunakan untuk proses

transaksi

Kondisi Awal -

Alur Normal

1. User memilih menu produk.

menu produk. 2. User memasukan data

produk, lalu menekan tombol insert.

2. Sistem melakukan

field.

input, maka sistem

b. Sistem akan

menyimpan data

berhasil tersimpan,

(49)

45

bahwa proses simpan berhasil dilakukan.

Alur Eksepsi

produk.

peringatan yang

Kondis Akhir Data Karyawan tersimpan

Kebutuhan

Non-Fungsional

Peformance

maksimal 2 detik.

Security

Correctness

field oleh sistem

Sistem melakukan

pengisian data.

3.3.2 Bagian Penjualan

Bagian penjualan memiliki 4 fungsi yaitu mencatat data transaksi,

(50)

46

yang akan dijadwalkan. Adapun penjelasan setiap fungsi dapat dilihat sebagai

berikut:

a. Fungsi mencatat data transaksi

Keterangan dari fungsi mencatat data transaksi oleh bagian penjualan dapat

Tabel 3.8 Keterangan Fungsi Mencatat Data Transaksi

Nama Fungsi Mencatat Data Trasnsaksi

Stakeholder Bagian Penjualan

Deskripsi Mencatat data transaksi yang akan digunakan untuk proses

produksi

Kondisi Awal 1. Sudah mencatat data produk

2. Sudah mencatat data karyawan

Alur Normal

Mengisi Data Transaksi

1. User memilih menu transaksi.

1. Sistem Menampilkan menu

transaksi.

2. User memasukan data

transaksi, lalu menekan tombol insert.

2. Sistem melakukan

field.

input, maka sistem

b. Sistem akan

menyimpan data

transaksi tersebut

dalam database. Setelah data berhasil tersimpan,

akan muncul pesan

bahwa proses simpan berhasil dilakukan.

data transaksi yang

telah dicatat.

(51)

47

Nama Fungsi Mencatat Data Trasnsaksi

transaksi.

peringatan yang

Kondisi

Akhir Data Transaksi tersimpan

Kebutuhan

Non-Fungsional

Peformance

maksimal 2 detik.

Security

Correctness

field oleh sistem

Sistem melakukan

pengisian data.

b. Fungsi perhitungan due date

Keterangan dari fungsi perhitungan due date oleh bagian penjualan dapat

Tabel 3.9 Keterangan Fungsi Perhitungan Due Date

Nama Fungsi Perhitungan Due Date

Deskripsi Melakukan perhitungan due date yang akan digunakan untuk

(52)

48

Kondisi Awal

1. Sudah mencatat data produk

2. Sudah mencatat data jenis mesin

3. Sudah mencatat data transaksi

Alur Normal

Perhitungan Due Date

1. User memilih menu transaksi.

transaksi. 2. User memilih button

“normal” atau “prioritas khusus”.

2. Jika memilih “normal”, text

box jumlah item akan

tampil dan sistem akan

melakukan perhitungan

berdasarkan jumlah item

pesanan. Jika memilih

“prioritas khusus”, user

hanya perlu memasukan

due date pada text box due date.

User salah memasukan username/password.

transaksi.

peringatan yang

User salah mengisi jumlah

item pesanan dan due date.

Sistem menamppilkan pesan

peringatan yang

User memasukan due date

khusus dan menekan button “cek

Sistem akan melakukan

pemeriksaan apakah due date

yang dimasukan dapat

diproduksi atau tidak. Jika tidak dapat dilakukan produksi,

sistem akan menampilkan

pesan “Pesanan tidak dapat diproduksi”. Sebaliknya jika

due date yang dimasukan dapat

diproduksi maka sistem akan menampilkan pesan “pesanan

(53)

49

Kondisi

Akhir Hasil perhitungan due date tersimpan

Kebutuhan

Non-Fungsional

Peformance

maksimal 2 detik.

Security

Correctness

field oleh sistem

Sistem melakukan

pengisian data.

c. Fungsi membuat faktur penjualan

Keterangan dari fungsi membuat faktur penjualan oleh bagian penjualan

dapat dilihat pada tabel 3.10.

Tabel 3.10 Keterangan Fungsi Membuat Faktur Penjualan

Nama Fungsi Membuat Faktur Penjualan

Deskripsi Mencetak data transaksi yang telah berhasi disimpan

Kondisi Awal

1. Sudah mencatat data produk

2. Sudah mencatat data transaksi

3. Sudah melakukan perhitungan due date

Alur Normal

Mencetak Faktur Penjualan 1. User memilih menu

transaksi.

2. User memilih button

cetak.

2. Sistem akan mnampilkan