1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Kemajuan di bidang teknologi informasi mengakibatkan dan membawa
dampak yang cukup luas di masyarakat. Secara umum dampak positif yang dapat
di terima oleh masyarakat dan kalangan akademik adalah yang mampu merubah
pola pikir yang cenderung menerima teknologi.
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) salah satu Universitas yang
mampu memberikan sarana dan prasarana untuk menunjang pola pikir masyarakat
dalam menghadapi teknologi. Karena pada dasarnya UNIKOM menerapkan ilmu
pendidikan yang diimbangi dengan penggunaaan aplikasi media elektronik.
Universitas Komputer Indonesia membawahi beberapa Fakultas salah satu
diantaranya yaitu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dimana di dalam Fakultas
tersebut terdapat beberapa Program studi diantaranya yaitu Program studi
Sekretaris Eksekutif yang mempunyai kurikulum dimana dalam pelaksanaannya
seorang sekretaris dituntut untuk bisa menyelesaikan tugas – tugas rutin sekretaris
dengan baik khususnya dalam menerima telepon, menelepon, dan membantu
melayani keluhan publik dengan baik.
Kurikulum Program Studi Sekretaris Eksekutif terdapat mata kuliah kerja
praktek sebagai salah satu syarat untuk memenuhi Tugas Akhir. Untuk
▸ Baca selengkapnya: tugas sekretaris persit
(2)salah satu instansi atau perusahaan baik swasta maupun milik pemerintah. Penulis
memilih PT. POS INDONESIA KP II BANDUNG 40000 untuk melaksanakan
kerja praktek salah satu mata kuliah Progran Studi Sekretaris Eksekutif. PT. POS
INDONESIA KP II BANDUNG 40000 merupakan salah satu perusahaan milik
Negara yang bergerak di bidang Jasa dan perdagangan. Penulis ditempatkan di
bagian Customer Service.
Dimana peranan Sekretaris dalam membantu pimpinan sangat dibutuhkan,
dan berhubungan dengan humas PT. POS INDONESIA KP II BANDUNG 40000
merupakan salah satu bagian manajemen, yang turut serta melaksanakan dan
menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional
pada umumnya, khususnya bidang pelayanan pos dan jasa giro di Dalam Negeri
maupun di Luar Negeri dengan menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas.
Dalam hal ini humas selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, serta berupaya
memberikan solusi terbaik atas berbagai macam keluhan dari pelanggan dimana
seorang sekretaris berperan membantu tu gas-tugas pimpinan khususnya dalam
melayani tamu dan menerima telepon (keluhan publik).
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut diatas maka penulis tertarik
1.2 Tujuan Kerja Praktek
Tujuan dilaksanakanya kerja praktek bagi penulis adalah ;
1. Untuk mengetahui apa saja Tugas Rutin Sekretaris yang dilakukan pada
bagian Customer service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000.
2. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada bagian
Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan
tugas rutin sekretaris pada bagian Customer Service dan upaya-upaya yang
sudah dilakukan oleh sekretaris pada bagian Customer Service di PT. Pos
Indonesia KP II Bandung 40000.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Kegunaan dalam kerja praktek adalah ;
1. Bagi Penulis
Kerja Praktek berguna untuk menambah pengalaman dan ilmu pengetahuan
agar penulis dapat menerapkan ilmu yang diperoleh selama masa kuliah
dengan dunia kerja yang sebenarnya khususnya dalam pelaksanaan Tugas
Rutin Sekretaris dan khususnya dalam pelaksanaan menerima Tamu dan
menerima Telepon.
2. Bagi Perusahaan
Dapat menjadi masukan untuk karyawan dan perusahaan dalam pelaksanaan
Tugas Rutin Sekretaris khususnya dalam menerima Tamu dan menerima
3. Bagi Universitas
Dapat menjadi bahan pertimbangan dan masukan antara yang didapat dari
universitas dengan pengalaman-pengalaman yang didapat dilapangan kerja
selama melaksanakan kerja praktek.
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Penulis melaksanakan Kerja Praktek di salah satu Perusahaan milik
Negara. Yaitu PT. POS INDONESIA KP II BANDUNG 40000. Yang berlokasi
di Jalan Asia Afrika nomor 49 Bandung.
Adapun pelaksanaan Kerja Praktek dimulai sejak tanggal 02 Agustus
sampai dengan 31 Agustus 2010, dengan waktu kerja praktek mulai pukul 08.00
WIB sampai dengan pukul 14.00 WIB. Beberapa kegiatan yang dilakukan oleh
2.1 Sejarah PT. Pos Indonesia
Kedatangan bangsa Belanda di Bumi Indonesia merupakan awal
timbulnyah hubungan surat menyurat dengan Negeri Belanda, hal ini ditandai
dengan kedatangan empat kapal Belanda di bawah pimpinan Cornelis De
Houtman pada tahun 1596 dengan membawa surat yang ditunjukan kepada raja
Banten dan Jakarta.
Kantor Pos yang pertama didirikan di Jakarta pada tanggal 26 agustus
1746 oleh Gubernur jendral. G.w Van Inhoff bersama dengan ditemukannya
Telegraf dan Telepon, maka dibentuklah Dinas Pos Telegraf dan Telepon (PTT).
Pada tahun 1922-1923 Kantor Pusat PTT yang pada awalnyah berkedudukan di
Welevraden (Gambir-Jakarta) kemudian pindah ke “Burgelijke Openbar werken”
(BWO/Dinas Pekerjaan Umum) Bandung.
Selama masa pendudukan Jepang, jawatan PTT terpecah-pecah mengikuti
organisasi pemerintah militer Jepang, sehingga pada masa itu terdapat jawatan
PTT Sumatra, PTT Jawa dan PTT Sulawesi. Pada tanggal 27 September 1945
sekelompok pemuda yang tergabung dalam Angkata Muda PTT (AMPIT) dengan
gagah berani merebut kekuasaan atas jawatan PTT RI. Hari Bakti PARPOSTEL.
Sebagai Kepala Jawatan PTT diangkaylah Mas Soeharto didampingi oleh R. Dijar
Dalam perkembangan selanjutnyan pada tahun 1960 keluar UU No. 19
Tahun 1960 yang menyatakan bahwa semua perusahaan yang modal seluruhnya
merupakan kekayaan Negara maupun karena Nasionalisasi berdasarkan UU No. 8
Tahun 1958 menjadi Perusahaan Negara.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No. 240 tahun 1961 Perusahaan
Negara Pos Telegraf dan Telepon yang kedudukannya di Bandung, dilebur
menjadi Perusahaan Negara Pos Telekomunikasi (PN PONSEL). Dalam
peleburan ini segala hak dan kewajiban, perlengkapan dan kekayaan, serta usaha
dari jawatan Pos Telegraf dan telepon pada PN PONSEL.
Melihat perkembangan ini, keluarlah Peraturan Pemerintah No. 240 Tahun
1965 untuk mengganti Peraturan pemerintah No. 240 Tahun 1961. Pada Peraturan
Pemerintah yang baru dinyatakan PN PONSEL dipisah menjadi Perusahaan
Negara (PN) Telekomunikasi dan PN Pos dan Giro yang masing-masing diatur
dalam Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1965.
PN Pos dan Giro merupakan Perusahaan Badan Hukum yang berhak
melakukan usaha-usaha dalam hal laporan penyelenggaraan Pos dan Giro, dan
berkantor pusat di Bandung. Tujuan pendirian PN Pos dan Giro adalah untuk turut
serta membangu Ekonomi nasional dengan mengutamakan kebutuhan rakyat dan
ketentraman serta ketenangan kerja dalam perusahaan menuju masyarakat adil dan
Untuk lebih memanfaatkan perusahaan-perusahaan Negara maka pada
tanggal 28 Desember 1967 keluarlah Instruksi Presiden No. 17 Tahun 1967 yang
membedakan atau menggolongkan usaha-usaha Negara dalam tiga bentuk yaitu
Perusahaan Jawatan (PERJAN), Perusahaan Persero (PERSERO), dan Perusahaan
Umum (PERUM).
Sebagai kelanjutan Dari Inpres (Instruksi Presiden) Bo. 17 Tahun 1967
ditetapkan UU No. 19 Tahun 1969. Dengan adanya UU ini maka PN Pos dan Giro
ditetapkan menjadi bentuk usaha yang bersifat Perusahaan Umum (PERUM).
Sebagai dasar pertimbangan mengapa bentuk ini digunakan adalah bahwa
Dinas Pos dan Giro merupakan cabang produksi jasa yang penting serta
mempunyai fungsi yang fital sebagai prasarana pembangunan Nasional,
disamping itu juga lebih menyempurnakan dan mendayagunakan Perusahaan dan
pengelolaan Dinas Pos dan Giro.
Kantor Perum Pos dan Giro dipimpin oleh seorang Direktur, untuk tingkat
Pusat dibantu lima kantor, yaitu :
1. Kantor Pusat Kepegawaian
2. Kantor Pusat Niaga
3. Kantor Pusat Perlengkapan
4. Kantor Pusat Keuangan
Sedangkan untuk tingkat Daerah, dibantu oleh 14 Kantor Wilayah Pos,
yang salah satunya adalah Kantor Wilayah V untuk kawasan Jawa Barat. Kantor
Wilayah Pos membawahi ratusan Kantor Pos. Salah satunya Kantor Pos yang
berada di bawah naungan Kantor Wilayah V adalah Kantor Pos dan Giro Kelas II
Bandung.
Dengan Peraturan Pemerintah No. 3 Tahun 1983 ditetapkan tatacara
pengawasan dan pembinaan PERJAN, PERUM, dan PERSERO. Untuk
menyesuaikan dengan ketentuan yang baru yaitu peraturan Pemerintah No. 9
tahun 1978 yang mengatur tentang Perusahaan Umum Pos dan Giro telah diganti
dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5/165 Tanggal 27 Februari 1995.
Perum Pos dan Giro berubah status menjadi PT. POS INDONESIA
(PERSERO), yaitu sejak tanggal 20 Juni 1995 dengan Akte Notaris Soejipto SH
No. 177.
2.2 Visi dan Misi PT. POS Indonesia
PT. Pos Indonesia, merupakan lembaga Pemerintahan yang menyediakan
jasa layanan yang mempunyai tujuan berorientasi kepada kepuasan pelanggan,
komitmen terhadap pelayanan umum serta berupaya memberikan hasil terbaik
bagi stakeholdernyah. Dalam membantu terciptanyah usaha tersebut PT. Pos
Indonesia dibantu oleh bagian Humas yang dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya selalu mengacu pada rumusan visi dan misi PT. Pos Indonesia.
Berdasarkan Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) No : KD
Visi
“Menjadi Perusahaan Pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik
dan menjadi pilihan utama stakeholder domestic maupun global dalam
mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan, yang didukung oleh
sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai”.
Misi
“Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah dan individu melalui
penyediaan system bisnis dan laynan komunikasi tulis dan logistik, transaksi
keuangan dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif di
pasar domestic dan global”.
2.3 Fungsi dan Tugas Pokok
Berdasarkan denagan usaha untuk menciptakan keberhasilan dari
Perusahaan, Humas PT. Pos Indonesia mempunyai tugas pokok yaitu :
1. Menjaga Brand Image dari Perusahaan.
2. Membantu meningkatkan profit Perusahaan.
3. Mengunpulkan data atau informasi tentang PT. Pos Indonesia, dan
informasi lain baik melalui laporan kegiatan instansi, terbitan, media masa.
4. Memberikan saran kepada manajemen tentang semua perkembangan
internal dan eksternal yang mungkin dapat mempengaruhi hubungan
manajemen dengan publiknyah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, maka Humas PT. Pos Indonesia mempunyai
fungsi :
1. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang hubungan masyarakat.
2. Memberikan kepuasan kepada public, seputar jasa pelayanan produk dan
berkaitan dengan kebijakan perusahaan.
3. Pelaksanaan publikasi dan promo
4. Menerima pengaduan dari pelanggan dan memberikan solusinya
5. Membantu manajemen dalam membangun dan memelihara komunikasi timbal
balik, pengertian dan kerjasama antara organisasi dan publiknya.
2.4 Struktur Organisasi
2.4.1 Pengertian Organisasi dalam arti Formal
Adalah merupakan pola hubungan yang diciptakan berdasarkan hirarki
atau jenjang secara resmi yang menghubungkan manusia yang satu dengan
manusia yang lain dalam organisasi tersebut. Hubungan ini bisa dalam bentuk
vertical (dari atasan dengan bawahan) dan horizontal (antar sejawat).
2.4.2 Pengertian Organisasi dalam arti Informal
Adalah merupakan pola hubungan yang gerjadi atau berlangsung antara
manusia yang berada di dalam organisasi itu disebabkan karena adanya kesamaan
seperti kepentingan, perasaan, tugas dan pekerjaan, kegemaran. Dengan demikian
dapatlah disimpulkan bahwa pola hubungan dalam organisasi, baik secara formal
social yang kompleks sifatnya, tetapi mempunyai pola hubungan yang sistematis.
System ini kita namakan system organisasi. Karena adanya kemauan untuk
bekerja sama, kehendak untuk mencapai tujuan ilmiah iklim organisasi yang di
ciptakan oleh kepemimpinan yang terdapat di dalam organisasi tersebut akan
menentukan interpersonal relationship atau hubungan antar pribadi yang berlaku
disitu.
2.4.3 Tipe Struktur Organisasi yang digunakan pada bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000
Tipe struktur organisasi yang di gunakan pada bagian customer service di
PT. Pos Indonesia KP II adalah menggunakan Tipe Organisasi Lini dan Staf
karena mereka yang terlibat secara langsung pada pelaksanaan tugas-tugas pokok
yang bersifat operasional dari organisasi tersebut. Mereka berada di garis
komando atau hirarki untuk menerima perintah dan menjalankan tugas serta
tanggung jawabnya masing-masing. Orang-orang dalam kelompok staf ini adalah
mereka yang melaksanakan tugas penunjang berarti membantu tugas pokok
berupa nasihat atau saran, pemberian konsep atau disebut dengan tugas auxiliary
(untuk memberikan kepuasan, jasa/pelayanan). Yang melatarbelakangi lahirnya
organisasi lini dan staf ini adalah organisasi militer di Eropa waktu Perang Dunia
Kebaikan :
a. Dalam organisasi lini dan Staf terdapat pembagian tugas yang jelas di
antara para anggotanya, yaitu tugas pokok dan tugas penunjang.
b. Spesialisasi, di sini di kembangkan sampai pada tingkat yang maksimum.
c. Promosi jabatan dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan.
d. Pengambilan keputusan berdasarkan perencanaan yang matang dapat
dilakukan
e. Koordinasi dapat dilakukan dengan baik.
f. Disiplin dan moral kerja yang tinggi.
g. Prinsip Organisasi The rightman on the right place, artinya penempatan
orang yang sesuai dengan kemampuan, latar belakang pendidikan,dan
pengalaman kerja.
Kelemahan :
Sering manusia-manusia yang ada di dalamnya sukar membedakan nama
yang dimaksudkan hanya sebagai nasihat dan mana yang sudah berwujud perintah
harus dikerjakan, tidak bisa tidak. Pembagian tugas dan wewenang serta
mekanisme kerja yang jelas merupakan hal yang terpenting dalam suatu
organisasi. Tujuan dari semua itu adalah untuk memperoleh kemudahan,
sumberdaya manusia yang berpotensi, kelancaran dan ketertiban dalam
kejelasan dalam melaksakan pemberian tugas, juga untuk memudahkan dalam
pengaturan data manajemen perusahaan.
Kantor Pos KP II Bandung 40000 memiliki struktur organisasi tersendiri
dengan maksud untuk memberikan gambaran tentang tanggung jawab dan
wewenang tiap bagian dalam melaksanakan aktifitas di kantor Pos ini. Sehingga
diharapkan pelayanan Pos dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnyah dapat
mencapai tujuan yaitu tercapainyah kepuasan para pemakai jasa Pos dan Giro.
Adapun struktur Organisasi dapat dilihat di lihat pada gambar 2.1 pada halaman
2.5 Job Description 1. Supervisor ( Spv )
a. Koordinator seluruh kegiatan bagian pemasaran, seperti halnya :
Pembinaan atau prospecting pelanggan.
Administrasi ( Adm ).
Kehumasan dan Customer Service.
b. Pengawasan operasional bagian pemasaran serta pembinaan atau
pengembangan SDM.
2. Assisten Supervisor Adm & Koordinator PLP a. Pelaksanaan dan pengawasan administrasi.
b. Coordinator kegiatan PLP I, II, III serta I 10 PLP.
3. PLP I
a. Pembinaan pelanggan lama, administrasipiutang, tagihan, dan
pick-up service.
b. Propecting terhadap seluruh produk pos untuk pelanggan baru di
wilayah Bandung Tengah.
4. PLP II
a. Pembinaan pelanggan lama, administrasi piutang,tagihan, dan
pick-up service.
b. Propecting terhadap seluruh produk pos untuk pelanggan baru di
5. PLP III
a. Pembinaan pelanggan lama, administrasi piutang,tagihan, dan
pick-up service.
b. Propecting terhadap seluruh produk pos untuk pelanggan baru di
wilayah Bandung Barat.
6. PLP IV
a. Pembinaan pelanggan lama, administrasi piutang,tagihan, dan
pick-up service.
b. Propecting terhadap seluruh produk pos untuk pelanggan baru di
wilayah Bandung Selatan.
7. PLP V
a. Pembinaan pelanggan lama, administrasi piutang,tagihan, dan
pick-up service.
b. Propecting terhadap seluruh produk pos untuk pelanggan baru di
wilayah Bandung Selatan.
8. PLP VI
a. Pembinaan pelanggan lama dan prospecting logistic di seluruh
wilayah Bandung
9. PLP VII
a. Pembinaan pelanggan lama dan prospecting Giro Pos di seluruh
10. Staff Umum
a. Administrasi, Surat menyurat, Laporan program aksi, pengawasan
piutang, atau tagihan serta kepegawaian.
b. Membantu mendampingi Spv. Atau PLP dalam pembinaan dan
prospecting pelanggan.
11. Assisten Supervisor Humas
a. Sumber informasi untuk pihak eksternal maupun internal, melalui
koordinasi denga bagian terkait seperti halnya Spv. Pemasaran, Manager
Operasi, serta KTP ( Media Massa, Brosur, Spanduk, dll ).
12. CS I, II, III
a. Penanganan ataupun complain pelanggan secara tuntas dan
mencatat dalam buku pengawasan.
b. Koordinasi dengan bagian terkait dan Spv untuk penyelesaian
3.1 Aspek Pelaksanaan Kerja Praktek
PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000 merupakan suatu perusahaan
milik Negara dimana PT. Pos Indonesia KP II merupakan Perusahaan yang
bergerak di bidang jasa dan perdagangan, dan Perum PT. Pos Indonesia KP II
mempunyai tujuan yaitu ikut turut serta melaksanakan dan menunjang program
pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasiaonal pada umumnya,
khususnya bidang pelayanan pos dan giro di dalam maupun di luar negeri
dengan menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas.
3.2 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Dibentuknya bagian Customer Service pada PT. Pos Indonesia
dikarenakan adanya factor-faktor tertentu yang membedakan dengan kantor pos
lain. Melihat KP II Bandung 40000 merupakan kantor pos percontohan dan
posisinya pun dekat dengan kantor pusat serta dilihat dari letaknya sangat
strategis dimana terdapat gedung-gedung bertingkat, berupa perkantoran dan
setra bisnis sebagai target market petensi bagi layanan jasa pos dalam meraih
pendapatan. Selain itu, pentingnya pembentukan reputasi perusahaan perlu
ditingkatkan dan upaya menciptakan hubungan harmonis antara public dan
yang mendorong manajemen PT. Pos Indonesia untuk membentuk bidang ynag
mempunyai fungsi strategis dalam manajemen yang menjembatani komunikasi
antara publik.
Pada pelaksanaan kerja praktek PT. Pos Indonesi KP II, penulis
ditempatkan di bagian Customer Service dan ikut membantu dalam Tugas Rutin
Sekretaris dalam menerima tamu dan menerima telepon guna membantu
pimpinan untuk menangani keluhan publik.
3.3 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Dalam pelaksanaan kerja praktek pada bagian Customer Service di PT.
Pos Indonesia KP II terlebih dahulu penulis di perkenalkan kepada para staf
karyawan oleh pembimbing kerja praktek di perusahaan lalu penulis di
tempatkan di bagian Customer Service dan melakukan tugas kerja praktek
sebagai berikut :
1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3.4 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
Pelaksaan Tugas Rutin sekretaris yang penulis laksanakan selama kerja
praktek di bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung
3.4.1 Tugas Rutin Sekretaris pada bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000
1. Menerima Tamu
Menerima Tamu merupakan tugas rutin sekretaris yang biasa
dilakukan seorang sekretaris pada bagian Customer Service di
PT. Pos Indonesia KP II guna untuk membantu tugas Pimpinan
dalam melayani keluhan tamu yang datang langsung ke bagian
Customer Service dengan prosedur melayani tamu yang baik.
2. Menerima Telepon
Sama seperti menerima tamu, menerima telepon pun untuk
membantu menangani keluhan public melalui telepon yang
datang ke bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II.
3.4.2 Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris pada bagia Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000
1. Menerima Tamu
Beberapa hal yang dilakukan dalam pelaksanaan menerima Tamu
di bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung
40000 adalah :
Menerima dengan ramah setiap tamu yang datang ke bagian
Selalu memberikan salam hangat dan menegur dengan ramah
kepada setiap tamu yang datang.
Menanyakan dengan segera keperluan tamu datang ke bagian
Customer Service.
Melayani langsung keluhan dari Tamu atau pelanggan.
Segera memproses keluhan dari Tamu.
Dan mengusahakan agar tamu tidak menunggu terlalu lama
dalam memproses keluhannya.
2. Menerima Telepon
Beberapa hal yang dilakukan dalam menerima telepon di bagian
Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000
adalah :
Mengangkat telepon dengan tangan kiri setelah telepon berdering
dan tangan kanan memegang alat tulis serta buku penerima
telepon untuk mencatat keperluan pelanggan yang menelepon ke
bagian Customer Service.
Menjawab telepon dengan segera dan tidak lupa memberi ucapan
salam dengan hormat (Pagi/Siang/Malam), menyebutkan nama
instansi perusahaan.
Menanyakan dengan siapa berbicara kepada penelepon.
Menanyakan keperluan penelepon atau menanyakan keluhan apa
Segera memproses keluhan dari pelanggan, dan apabila kurang
memahami langsung menanyakan kepada pimpinan di bagian
Customer Service di PT. Pos Indonesia Bandung 40000.
Menjawab dengan segera keluhan atau pertanyaan dari
penelepon.
Mengucapkan terima kasih telah menghubungi bagian Customer
service dan memberikan salam kembali.
3.4.3 Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas rutin sekretaris dan Upaya yang Sudah dilakukan oleh Sekretaris pada bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000
Dalam hal melayani tamu secara langsung dalam memproses keluhan
dari pelanggan yaitu terlalu lama membiarkan tamu menunggu dalam
proses penyelesaian keluhannya.
Tidak tersedianya buku Tamu dalam proses penanganan keluhan
public sehingga tidak dapat menganalisa kembali keluhan yang telah
tertangani.
Dalam hal sarana dan prasarana yaitu kursi untuk pegawai Customer
Service sudah dalam kondisi tidak baik sehingga menghambat
kinerja pegawai.
Tidak tersedianya bacaan untuk Tamu untuk menunggu di prosesnya
Di bawah ini beberapa Upaya Penanganan Keluhan Publik yang
dilakukan bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II Bandung
40000 :
Upaya Penanganan Keluhan Publik
Pada dasarnya pemegang kendali dalam penanganan keluhan public
adalah humas. Dalam pelaksanaan hal ini humas dibantu oleh Customer Service
yang pada fungsinya sebagai tangan kanan dari humas. Dalam upaya untuk
memberikan kepuasan kepada pelanggan, CS atau Customer Service
ditempatkan pada ruangan khusus yang berada di ruangan umum. Hal ini
dimaksudkan agar terjadinya satu kendali dalam penanganan informasi dan
pengaduan.
Dalam memperlancar pelaksanaan layanan informasi dan pengaduan, CS
dilengkapi 2 (Dua) perangkat computer yang terkoneksi dengan layanan
internet, internet Kodepos.
Keluhan Publik yang banyak dihadapi :
1. Pengaduan suratpos (baik Dalam maupun Luar Negeri) yang
belum sampai pada si alamat
2. Pengaduan Peketpos (baik Dalam maupun Luar Negeri) yang
belum sampai pada si alamat
3. Pengaduan keuangan Weselpos (baik Dalam maupun Luar
4. Ritel atau keagenan masalah pelayanan.
5. Pengaduan tentang ketidakpuasan pelanggan terhadap pelayanan
yang diberikan oleh perusahaan, misalnya berkaitan dengan
kinerja pegawai.
Format Pengaduan Publik
Secara pengaduan konsumen baik dating secara langsung maupun
melalui telepon, ditulis kedalam buku pengawasan oleh petugas. Untuk
memudahkan pelacakan, buku pengawasan dibagi menjadi 4 antara lain :
1. CS/161
Pencatatan di buku ini apabila public menyampaikan keluhannya
melalui telepon.
2. CS
Apabila public mengadu langsung datang ke kantor pos dan
mengadu ke CS.
3. Surat Tercatat Luar Negeri dan Luar Negeri
Surat tercatat merupakan surat yang biayanya tidak tunai atau
memakai perangko.
4. EMS (Ekspres Mail Service)
EMS merupakan layanan pos kilat, layanan cepat kiriman Luar
Negeri, layanan kiriman dan ekspress dengan jangkauan lebih
Berkaitan dengan keluhan jasa layanan yang tersedia, dan untuk memudahkan
pelacakan biasanya CS membutuhkan data sebagai berikut :
1. Tanggal kirim
2. No Resi
3. No barkot
4. Alamat tujuan
5. Alamat pengirim
6. No telepon public yang complain
Mekanisme Penyelesaian Keluhan Publik :
1. Dengan menggunakan fasilitas IRC (Chatting)
Dengan nick name : CS(finia)
2. Dengan menggunakan e-mail : www.posindonesia.co.id
3. Dengan melalui fax (022) 4205703
4. Dengan menggunakan telepon (022) 4214050
5. Dengan surat dinas
Apabila pengaduan publik tidak terselesaikan lagi, maka jalan
terakhir humas menggunakan pilihan terakhir berupa surat dinas
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 KESIMPULAN
Dari hasil pelaksanaan kerja praktek di PT. Pos Indonesia KP II Bandung
40000, penulis dapat menyimpulkan bahwa peran sekretaris dalam membantu
pimpinan di bagian Customer Publik itu mutlak sangat diperlukan karena guna
membantu pimpinan dalam menangani keluhan public baik melalui telepon maupun
datang secara langsung. Dan beberapa hal yang penulis dapatkan selama
melaksanakan kerja praktek pada bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP
II Bandung 40000 adalah sebagai berikut :
1. Pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada bagian Customer Service di PT. Pos
Indonesia KP II Bandung 40000 adalah :
Menerima Tamu
Menerima telepon
2. Proses pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris pada bagian Customer Service di
PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000 khususnya dalam menerima tamu
telah dilakukan sesuai prosedur dalam melayani tamu, dan dalam menerima
3. Hambatan-hambatan yang di hadapi dalam pelaksaan Tugas Rutin Sekretaris
dan Upaya yang sudah dilakukan oleh sekretaris pada bagian Customer
Service di PT. Pos Indonesia KP II 40000 adalah dalam hal sarana dan
prasarananya yaitu kursi pegawai yang dalam kondisi tidak baik sehingga
menghambat kinerja pegawai, dan tidak tersedianya buku tamu untuk
mencatat keluhan tamu yang datang secara langsung. Dan upaya yang telah
dilakukan pada bagian Customer service sudah cukup baik dan Pengaduan
yang datangpun dilakukan dengan berbagai cara diantanya adalah :
1. Melalui Telepon
2. Datang langsung ke bagian Customer Service
3. Melalui Email : www.posindonesia.co.id
dalam pelaksaannya guna untuk memberikan kepusaan kepada public dalam
4.2 SARAN
Agar pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris pada bagian Customer Service di
PT. Pos Indonesia KP II Bandung berjalan dengan baik, penulis menyarankan:
1. Sebagai seorang Sekretaris harus lebih meningkatkan kinerja dalam
membantu kinerja pimpinan dalam menangani keluhan dari public
yang datang ke bagian Customer Service di PT. Pos Indonesia KP II
Bandung 40000 terutama dalam hal menerima Tamu dan menerima
Telepon.
2. Dalam hal menerima tamu dan menerima telepon harus lebih
mengutamakan kualitas dan kuantitas dalam menangani keluhan dari
public agar menciptakan kepuasan kepada pelanggan.
3. Agar proses upaya dalam penanganan keluhan public lebih maksimal
dan dalam hal sarana dan prasarana lebih di utamakan agar tidak
menghambat kinerja para pegawai. Dalam menangani keluhan public
yang datang langsung ke bagian Customer service di upayakan agar
tamu tidak terlalu menunggu lama dalam proses penanganan keluhan
pelanggan. Dan dalam hal sarana dan prasarana harus lebih di
tingkatkan agar tidak menghambat kinerja pegawai yang sedang
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Di Ajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi Diploma III
ISNIAWATI AGUSTIN 43407002
PROGRAM STUDI SEKRETARIS EKSEKUTIF FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
KATA PENGANTAR ………. i
DAFTAR ISI ……… iii
DAFTAR GAMBAR ………... v
DAFTAR TABEL ………
DAFTAR LAMPIRAN ………
vi
vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1
1.2
1.3
1.4
Latar Belakang Kerja Praktek ………...
Tujuan Kerja Praktek ………
Kegunaan Kerja Praktek ………
Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ……….. 1
3
3
4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1
2.2
2.3
2.4
Sejarah Singkat Perusahaan ………...
Visi, Misi dan Sasaran Perusahaan ………...
Fungsi dan Tugas Pokok ………...
Struktur organisasi …..………...
2.4.1 Pengertian organisasi dalam arti Formal ……… 6
9
10
11
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1
3.2
3.3
3.4
Aspek Pelaksanaan Kerja Praktek ………...
Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ………...
Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ………
Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ………... 19 19 20 20 3.4.1 3.4.2 3.4.3
Tugas Rutin sekretaris di bagian CS ………...
Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris di Bagian CS ……….
Hambatan dan Upaya yang dihadapi ……….. 21
21
23
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1
4.2
Kesimpulan ……… 27
Saran ………... 29
LAMPIRAN ………. 30
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
di PT. Pos Indonesia KP II Bandung
Photocopy Kartu Peserta Bimbingan Kerja Praktek
Penilaian Kerja Praktek
Kehadiran Kerja Praktek
Nama Lengkap : Isniawati Agustin Nama Panggilan : Isni
Tempat Tanggal Lahir : Bandung, 21 November 1989 Jenis Kelamin : Perempuan
Status : Belum Menikah
Agama : Islam
Anak ke : 3 dari 5 bersaudara
Orang Tua
Nama Ayah : Jully Sutisna Pekerjaan : Pegawai Swasta Nama Ibu : Etty Cahyati Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga
Alamat : Komp. Riung Bandung Permai Jln. Kemakmuran IVe No. 59
No. Telp : 022-7537213
II. RIWAYAT PENDIDIKAN :
1. Tahun 1994-1995 : TK Shandy Putra 2. Tahun 1995-2001 : SD. Cisaranten Kidul 04 3. Tahun 2001-2004 : SMP. BPI I Bandung 4. Tahun 2004-2007 : SMA. BPI I Bandung
5. Tahun 2007 diterima di Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Studi Sekretaris Eksekutif di Universitas Komputer Indonesia ( UNIKOM ) Bandung sampai sekarang.
III. RIWAYAT ORGANISASI :
Demikian Riwayat Hidup saya dan ditulis dengan sebenar-benarnya.
Bandung, Desember 2010
KATA PENGANTAR
Bismillahirohmannirohhim,
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya, dan kepada kedua orang tua yang penulis
saying dan keluarga besar yang selalu memberikan meteri dan dorongan sehingga
penulis dapat menyelesaikan laporan kerja Praktek dengan judul “PELAKSANAAN TUGAS RUTIN SEKRETARIS PADA BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI
PT. POS INDONESIA KP II BANDUNG 40000”. Alhamdulillah penulis dapat
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini yang merupakan salah satu syarat mata
kuliah kerja praktek pada Universitas Komputer Indonesia.
Sekalipun penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk mendapatkan
hasil yang memuaskan, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan, baik
dalam penulisan, penyajian materi maupun dalam sisitematika dan lain-lainnya,
karena keterbatasan waktu, pengetahuan dan kemampuan yang penulis miliki.
Dalam menyelesaikan laporan ini penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada
yang terhormat :
1. Bapak DR. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer
2. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., MA. Selaku Dekan FISIP
UNIKOM Bandung yang telah mengijinkan penulis melaksanakan kerja
praktek.
3. Ibu isniar Budiarti, SE., M.Si selaku Ketua program studi dan sekaligus
sebagai Dosen Pembimbing Program Studi Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
4. Ibu Poni Sukaesih. K., S.ip., M.Si selaku Dosen Kemahasiswaan Program
Studi Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Komputer Indonesia.
5. Seluruh Staf Dosen dan secretariat Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
6. Seluruh Staf PT. Pos Indonesia KP II Bandung 40000.
7. Teman-teman seperjuangan angkatan 2008 yang selalu memberikan masukan.
8. Dan pihak-pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis berharap Laporan ini bisa bermanfaat bagi Penulis khususnya dan
Pembaca pada umumnya. Tiada kesempurnaan di dunia ini kecuali Tuhan YME,
maka untuk mendekati kesempurnaan itu mohon kiranya kepada Pembaca untuk
memberikan kritik dan saran yang membangun guna memperbaiki Laporan ini di
masa yang akan datang.
Bandung, Desember 2010
