PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S. IP)
Akhmat Nur Jawahir 1110025000058
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Sla'ipei
Diajukan Kepada Fa,lcultas Adab dan Humaniora Untuk Me$enuhi Petoyaratan Memporoleh
Selnr Sa4jana Ilmu FprpuptaksaR (S,lF)
0lehl
Akhsat
l$$,rJqlvshi.r NIM: 1110025000058JURUSAN ILMU I'ERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN I{UMANIORA
UNIVBRSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
1435H/?014M
Di Bawah Birnbingan:
Judul Skripsi : Pemanfaatan Software I(oha dalam Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
Ujian Skripsi : Rabu, 19 November 2014
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai sarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Setara Satu (Sl) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, l9 November 2014 Nama
NIM
1.
Ketua Sidang2.
Sekretaris Sidang3.
Penguji I4.
Pengui IITanggal
4r-
Lot+'
za/rz
f
zot
41r4.t)4
/T
Lembar
Pengesahan PanitiaUjian
Skripsi
: Akhmat Nur Jawahrr : I 1 10025000058
Pungki Purnomo. MLIS NIP. 19614215 199903 I 005
Mukmin Suprayogi M. Si NrP. 19620301 199903
l
00rIda Farida. MLIS
NIP. 19700407 200003 2 003
Mukmin Supra)rogi M. Si NrP. 19620301 199903 I 001
SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA
FAKULTAS
ADAB DANHUMANIORA
il. lr. H. Juanda No. 95, Ciputat t54!2, Jakarla, lndonesia Ielp. (021) 7443329, Fax. (021) 7493364
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
Mahasiswa
: AKHMAT NUR JAWAHIR NIMProgram Studi
: 1110025000058 : llmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi iniadalah hasil karya saya sendiriyang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk rnenyusun skripsi baru dan kelulusan serta gelarnya dibata lka n.
Demikian pernyataan inidibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari menjadi tanggungjawab saya.
a. 6.lan,tari 2o15
RIBIJ RUPI
AKHMAT NUR J HIR
w
i ABSTRAK
Akhmat Nur Jawahir
Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi Perpustakan Kementerian Kesehatan RI
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan software Koha pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan deskriptif. Data-data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka, yang bersumber dari staf perpustakaan yang menggunakan software Koha.
Dari hasil penelitian dapat diketahui pertimbangan dipilihnya software Koha diantaranya adalah; ekonomis; mudah digunakan; mudah melakukan migrasi dari
software lain, memiliki fitur yang lengkap, dan rekomendasi dari WHO. Selain hal tersebut juga diketahui bahwa software Koha memiliki modul yang lengkap namun modul-modul tersebut sebagian ada yang tidak digunakan. Adapun modul yang digunakan adalah modul katalogisasi, OPAC, laporan, dan modul yang tidak digunakan adalah modul pengadaan, sirkulasi, serial. Pada modul-modul software
Koha yang digunakan juga terdapat fungsi-fungsi didalamnya. Tidak seluruhnya fungsi-fungsi pada modul tersebut dipakai seperti fungsi cetak barcode dan call number pada modul katalogisasi.
ii
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang
telah memberikan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, dengan judul
“PEMANFAATAN SOFTWARE KOHA DALAM SISTEM OTOMASI
PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI” ini dengan baik dan lancar. Topik sebuah skripsi ini dipilih atas pertimbangan penulis terhadap
pentingnya pemanfaatan software otomasi perpustakaan. Hasil penelitian ini
diharapkan dapat dimanfaatkan untuk kemajuan dan perkembangan perpustakaan
dalam upaya meningkatkan pemanfaatan software Koha sebagai otomasi
perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.
Dalam proses penyusunan skripsi ini, Penulis mendapatkan bantuan,
petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu pada
kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini, diantaranya yaitu
kepada
1 Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum., selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
2 Bapak Pungki Purnomo, MLIS dan Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si
selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan selaku sekretaris Jurusan
Ilmu Perpustakaan
3 Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah
iii
skripsi dan seluruh dosen dari Jurusan Ilmu Perpustakaan yang
penulis sayangi.
4 Ibu Siwi Rastanti, selaku Kasubag Perpustakaan Kementerian
Kesehatan RI, yang telah membantu penulis dalam mendapatkan
data-data dan informasi yang penulis butuhkan.
5 Bapak Agus Supriadi, Bapak Parna, SIP, Bapak Teguh, S.Sos dan
semua pegawai Kasubag Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi.
6 Kedua orang tua, Bapak H. Subkhan dan Ibu Hj. Siti Solikah yang
selalu memberi semangat dan doa dalam penyelesaian skripsi ini. Tak
lupa kedua paman Nur Habibi dan Jamroji yang selalu memotivasi.
7 Semua mahasiswa JIP dan JIP angkatan 2010 yang selalu menemani.
Pastikan kita selalu terikat dengan tali persaudaran yang ada diantara
kita kan tetap indah terjaga.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Besar harapan penulis
iv DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... ... . iv
DAFTAR TABEL ... ... . vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
D. Metode Penelitian ... 7
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 7
2. Sumber Data ... 7
3. Informan Penelitian ... 8
4. Teknik Pengumpulan Data ... 8
5. Teknik Analisi Data ... 10
E. Definisi Istilah ... 11
F. Sistematika Penulisan ... 12
BAB II TINJAUAN LITERATUR ... 14
A. Perpustakaan Khusus ... 14
1. Pengertian Perpustakaaan Khusus ... 14
v
B. Sistem Otomasi Perpustakaaan ... 22
1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaaan ... 22
2. Tujuan Otomasi Perpistakaan ... 24
3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaaan ... 25
4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan ... 31
5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaaan ... 35
C. Penelitian Terdahulu ... 36
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI ... 39
A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 39
B. Visi dan Misi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 39
C. Struktur Organisasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 40
D. Koleksi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 41
E. Layanan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 42
F. Unsur-unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 43
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 50
A. Pelaksanaan Penelitian ... 50
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 50
1. Kriteria Pemilihan Software Koha sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 50
vi
a. Modul-modul Koha 3.0 yang Digunakan dan Dimanfaatkan
dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian
Kesehatan ... ... 52
b. Modul-modul Koha 3.0 yang Tidak Digunakan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan ... ... 61
c. Analisa Pemanfaatan Modul Software Koha Sebagai Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan ... 69
3. Kendala-kendala yang Dialami dalam Pemanfaatan Software Koha di Perpustakaan Kementerin Kesehatan RI ... 70
BAB V PENUTUP ... 72
A. Kesimpulan ... 72
B. Saran ... 74
DAFTAR PUSTAKA ... 75
LAMPIRAN-LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1 Literatur Review ... 15
2. Tabel 2 Jumlah Koleksi ... 55
1 A. Latar Belakang
Dengan meledaknya informasi diberbagai bidang, membuat manusia
untuk selalu meningkatkan kebutuhan informasinya agar terpenuhi. Hal ini
membuat masyarakat lebih selektif untuk mencari informasi yang dibutuhkan.
Data dan informasi yang telah tersimpan baik yang cetak maupun elektronik
harus mudah ditemukan dengan relevan dan akurat sehingga dapat terhindar
dari informasi yang tidak diperlukan. Perpustakaan adalah salah satu unit yang
mendukung kemajuan instansi sebagai sarana pengumpulan, pengolahan dan
penyebaran informasi.
Untuk mencapai hal tersebut sangat dibutuhkan paradigma baru yang
menempatkan perpustakaan sebagai pusat sumber daya informasi yang sangat
penting, karena dapat memberikan kemudahan untuk melakukan fungsi dan
peran agar pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan berkualitas. Teknologi
informasi merupakan wujud nyata dari kebutuhan informasi masyarakat masa
kini dengan memberikan kemudahan dan kecepatan dalam mengakses
informasi.
Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan
karena daya efektivitasnya dan efisiensi yang sudah terbukti mampu
mempercepat kinerja, kecepatan kinerja pada akhirnya akan meningkatkan
keuntungan atau omset yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan.1
1
Perkembangan teknologi informasi ini pun memberikan dampak positif bagi
perpustakaan untuk lebih maju. Kemajuan ini terlihat pada penggunaan
teknologi informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi yang
cepat dan dilakukan secara otomatis pada perpustakaan.
Tidak dapat disangkal bahwa teknologi informasi telah banyak
mengubah fungsi perpustakaan. Teknologi telah menghantarkan perpustakaan
untuk lebih pro aktif menawarkan jasa informasinya. Otomasi perpustakaan
merupakan salah satu unsur penerapan teknologi informasi di perpustakaan.
Otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk menunjang
kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan penggunaan pangkalan data
ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan
dengan faslitas utama dalam hal penyimpanan, menemukan dan menyajikan
informasi.2
Otomasi perpustakaan dapat difungsikan sebagai bentuk sistem
informasi manajemen perpustakaan seperti pengadaan, inventarisasi,
katalogisasi, sirkulasi, pengolahan data anggota dan statistik fungsi tersebut
dapat di istilahkan dengan otomasi perpustakaan. Dapat juga berfungsi sebagai
sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu
pengetahuan dalam bentuk digital, dapat disebut dengan perpustakaan digital.3
Penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan baik hardware atau
software dapat memberikan kemudahan manajemen perpustakaan yang lebih
baik disamping keefektifan dan efisiensi waktu, biaya hingga sumber daya
manusia (SDM).
2
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital; dari A sampai (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008), h. 222.
3
Perpustakaan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang
berkedudukan di Ibukota Negara ini merupakan perpustakaan khusus yang
dikelola oleh kementerian itu sendiri. Perpustakaan ini memiliki tugas untuk
menunjang visi dan misi serta tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan
informasi bagi seluruh staf Kementerian Kesehatan dan institusi yang ada di
dalamnya serta pengguna dikalangan tidak terbatas. Oleh karena itu
keefektifan dan efisiensi layanan perpustakaan sangat diperlukan guna
memenuhi kebutuhan informasi seluruh staf atau pegawai di lingkungan
Kementerian Kesehatan. Dalam melakukan kegiatan pelayanan perpustakaan
memperlukan sarana penunjang yang bisa dipergunakan secara maksimal.
Software otomasi perpustakaan merupakan alternatif bagi salah satu
pustakawan dan pengelola sumber-sumber informasi dalam melakukan
kegiatan kepustakawanan. Software otomasi perpustakaan dapat difungsikan
untuk melakukan pekerjaan operasional perpustakaan yang bersifat rutinitas,
mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC,
pengolahan terbitan berkala, sirkulasi dan pekerjaan lain dalam lingkup
oprasional perpustakaan4.
Sebuah software untuk perpustakaan dibuat sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan. Untuk membuat software perpustakaan haruslah ada kerja sama
antara pustakawan yang mengetaui semua kebutuhan perpustakaan dengan
programmer yang membuat script pemrograman software perpustakaan,
tentunya pembuatan software perpustakaan ini tidak mudah untuk dilakukan.
Karena pembuatan atau pembelian software banyak mengeluarkan biaya,
4
waktu dan tenaga yang ekstra.
Untuk mendapatkan software sistem otomasi perpustakaan sekarang
tidaklah sulit. Hanya dengan mengunduh (download) yang tersedia di internet
perpustakaan sudah bisa menginstall dan memanfaatkan software otomasi
perpustakaan tersebut. Sebelum menggunakan software otomasi perpustakaan,
pengguna software dapat memilah-memilih terlebih dahulu sesuai dengan
kebutuhan perpustakaannya. Hal ini dilakukan mengingat banyaknya software
perpustakaan yang gratis dan bebas untuk digunakan seperti, Greenstone,
Imelda, OpenBiblio, Koha, PhpMyLibrary, Evergreen, SliMS dan lain-lain.
Koha merupakan salah satu sistem manajemen perpustakaan terpadu
yang telah digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di penjuru dunia.
Lisensi software Koha berbasis Open Source, open source adalah perangkat
lunak yang dikembangkan secara gotong-royong tanpa koordinasi resmi,
menggunakan kode program (Source Code) yang tersedia secara bebas serta
didistribusikan melalui internet.5 Koha meliputi modul untuk akuisisi,
sirkulasi, katalogisasi, manajemen serials, otoritas, pelaporan fleksibel,
pencetakan label, multi-format pemberitahuan, dan banyak lagi.6
Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yang biasa di sebut
Perpustakaan Kemenkes merupakan salah satu perpustakaan yang telah
menggunakan software otomasi perpustakaan Koha di Perpustakaan
Kementerian Kesehatan untuk mengefektifkan kegiatan penyelenggaraan
pelayanan perpustakaan, baik pelayanan pubik maupun pelayanan teknis dan
dapat membantu aktifitas yang bersifat rutinitas di perpustakaan seperti
5
Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi (Jakarta: Bumi Aksara. 2009), h. 169.
6
pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan anggota, laporan
dan sebagainya. Maka sangat disayangkan apabila fasilitas-fasilitas pada
software Koha seperti modul pengadaan, sirkulasi laporan dan lain-lain tidak
dimanfaatkan secara maksimal oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.
Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis ingin membahas
tentang optimalisasi sistem otomasi Koha di Perpustakaan Kementerian
Kesehatan yang selanjutnya disebut Perpustakaan Kemenkes untuk
mengetahui sejauh mana pemanfaatan aplikasi sistem otomasi perpustakaan
tersebut dalam penyelenggaraan pelayanan. Maka penulis membahas hal
tersebut dalam skripsi yang berjudul “Pemanfaatan Software Koha dalam
Sistem Otomasi di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Adapun fokus yang diberikan oleh penulis untuk membatasi agar
penjelasan tidak meluas adalah menjelaskan mengenai pemilihan software
manajemen perpustakaan, pemanfaatan atau penggunaan modul-modul
software Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.
Adapun aspek yang akan dibahas adalah mengenai Pemanfaatan Sistem
Otomasi Koha pada Perpustakaan Kemenkes dan dirumuskan sebagai berikut:
1. Mengapa software Koha dipilih sebagai aplikasi dalam sistem otmasi
perpustakaan Kementerian Kesehatan.
2. Bagimana pemanfaatan modul-modul sistem otomasi perpustakaan Koha
pada perpustakaan Kementerian Kesehatan
otomasi Koha pada Perpustakaan Kementerian Kesehatan.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan skripsi tentang pemanfaatan sistem
otomasi Koha ini diantaranya adalah:
1. Mengetahui alasan mengapa software Koha dipilih sebagai aplikasi dalam
sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan.
2. Mengetahui pemanfaatan dari modul-modul yang disediakan oleh sistem
otomasi Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan.
3. Mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan Kementerian
Kesehatan dalam pemanfaatan sistem otomasi Koha.
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah
a) Menambah pengetahuan penulis tentang bagaimana penerapan sistem
otomasi terhadap sebuah perpustakaan secara nyata dengan berbagai
kelebihan dan kekurangannya.
b) Memberikan masukan atau saran kepada pihak manajemen perpustakaan
sebagai salah satu pedoman dalam pengembangan sistem otomasi
perpustakaan.
c) Menambah khasanah ilmu pengetahuan dibidang perpustakaan khususnya
D. Metode Penelitian
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Metode merupakan upaya yang dapat dilakukan Penulis dalam
mengumpulkan data-data dan mencari kebenaran masalah yang diteliti.
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode
penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang bertujuan mendeskripsikan
atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.7
Pendekatan penelitian dilakukan dengan metode kualitatif, suatu
pendekatan yang juga disebut pendekatan investigasi karena biasanya
peneliti mengumpulkan data dengan cara bertatap muka langsung dan
berinteraksi dengan orang-orang di tempat penelitian.
2. Sumber data
a) Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara
atau langsung dari sumbernya.8 Data ini diperoleh langsung dari lokasi
penelitian yaitu dengan wawancara para pustakawan yang dipilih
sebagai informan dan melakukan observasi dengan melakukan
penelitian langsung di lapangan untuk memperoleh data-data yang
diperlukan.
b) Data Skunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung
dari sumbernya. Data ini bersumber dari kepustakaan, yang terdiri dari
7
Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.
8
literatur-literatur dan artikel-artikel yang berkaitan dengan masalah
yang diteliti.
3. Informan Penelitian
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan
informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.9 Pada penelitan ini
peneliti memilih informan yang berhubungan dengan topik dan memahami
topik penelitian yaitu seorang staf penanggung jawab dalam hal otomasi
perpustakaan dan bagian penglolahan koleksi, seorang pustakawan bidang
pelayanan publik. Serta seorang pustakawan yang menjabat sebagai
pengembangan SDM dan jejaring, dengan jumlah 3 (tiga) informan.
4. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan metode
sebagai berikut:
a) Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tujuan tertentu oleh
pewawancara dengan memberikan pertanyaan dan diberikan jawaban
oleh yang diwawancarai atas pertanyaan tersebut.10 Pertanyaan dan
jawaban diberikan secara verbal, biasanya komunikasi ini dilakukan
dalam keadaan saling berhadapann namun komunikasi juga dapat
dilaksanakan dengan menggunakan telepon.11 Cara ini digunakan untuk
mendapatkan informasi dan data yang berkaitan dengan alasan mengapa
software KOHA digunakan sebagai aplikasi otomasi perpustakaan
9
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.132.
10
Lexy J. Meleong, Metodelogi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri,2009), h. 135
11
Kementerian Kesehatan, pemanfaatan modul-modul software KOHA
dan kendala-kendala yang di alami dalam pemanfaatan software KOHA
pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. Peneliti
akan memwawancarai seluruh stakeholder yang diwakili oleh kepala
urusan (kaur) yang memanfaatkan software KOHA di Perpustakaan
Kementerian Kesehatan RI.
b) Observasi
Observasi dilakukan agar peneliti dapat memahami dan
menyingkap permasalahan yang sebenarnya secara utuh dalam konteks
yang tepat, baik yang menyangkut perasaan, emosi, pikiran,
penghayatan, pandangan atau pemikiran dari partisipan.12 Observasi
dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan keadaan yang
dipelajari dan aktifitas-aktifitas yang tengah berlangsung. Untuk
memperloleh data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan
penelitian peneliti juga melakukan Pada metode ini penulis
pengamatan secara langsung pada pemanfaatan software KOHA pada
sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan.
c) Kajian kepustakaan
Kajian kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil
terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel
laporan dan seterusnya)13. Dalam teknik pencarian data pada kajian
kepustakaan, penulis mengumpulkan bahan-bahan dan data-data dengan
12
Ibid., h. 72.
13
bersumber pada buku panduan, rekaman arsip, dokumen dan sumber
lainnya yang bersangkutan dengan pokok masalah.
5. Teknik Analisis Data
Teknis analisis data penelitian ini menggunakan analisis
kualitatif. Analisis kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung
secara terus-menerus selama penelitian.14 Analisis data dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
a) Reduksi Data
Data yang diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian
pustaka dicatat dengan rinci menglompokkan atau memilah-milah
dan memfokuskan pada hal yang penting. Penataan data mengacu
kepada kegiatan yang dilakukan oleh penelitian untuk mengatur
dan mengorganisasikan data mentah yang terkumpul dari
[image:21.595.163.514.308.542.2]lapangan.15 Dengan demikian data yang didapat akan memberi
gambaran yang jelas.
b) Penyajian data
Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam
bentuk teks yang bersifat naratif. Prinsip peyajian data berproses
secara indukasi interprestasi kemudian kesimpulan. Dalam proses
ini peneliti mulai melakukan penyederhanaan data menjadi
beberapa unit informasi terinci tapi sudah terfokus, dalam
ungkapan asli informan.
c) Penarikan kesimpulan
14
Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2005), h. 206.
15
Laporan yang didapat dari lapangan secara detail (induksi)
dapat berupa data yang mudah di pahami, sehingga dapat
diciptakan sesuatu kesimpulan tentang pemanfaatan sistem otomasi
di Perpustakan Kementerian Kesehatan RI. Mem-verifikasi
data-data yang terangkum dan disajikan dalam bentuk naratif. Hasil
verifikasi di gunakan untuk untuk menjawab rumusan masalah.
E. Definisi Istilah
1. Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan oleh
lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang
khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan. Perpustakaan khusus
memiliki fungsi kegiatan diantaranya adalah pengadaan, pengelolahan,
pemeliharaan, pelayanan, administrasi dan sosialisasi sumber daya
informasi. Untuk menjalankan fungsi perpustakaan tersebut akan dapat
dimudahkan dengan melakuan otomasi pada perpustakaan khusus tersebut.
2. Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan
oleh perpustakaan untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan
dengan bantuan komputer atau mesin lainnya. Otomasi perpustakaan
dilakukan dengan tujuan meningkatkan beban kerja pustakawan khususnya
pekerjaan yang bersifat rutinitas. Dengan adanya system otomasi pada
perpustakaan pustakawan dapat menghemat waktu dan tenaga, sehingga
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur
atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna,
perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data dan manual.
Perangkat lunak pada otomasi perpustakaan atau system otomasi
perpustakaan merupakan salah satu unsur terpenting pada otomasi
perpustakaan. Pustakawan akan lebih terbantu untuk melakukan fungsi
kegiatan perpustakaan seperti pengadaan, penglelolahan dan sirkulasi.
Maka darinya fungsi-fungsi system otomasi perpustakaan harus
dipertimbangkan dahulu oleh pustakawan, sebelum system otomasi
perpustakaan tersebut diimplementasikan oleh pustakawan.
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi adalah sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi tentang, latar belakang, rumusan dan pembatasan
masalah, tujuan, metode penelitian serta teknik pengumpulan data,
dan teknik analisis data serta sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini berisi tentang, fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya
adalah fungsi layanan teknis dan layanan pemustaka; definisi
sistem otomasi perpustakaan; tujuan otomasi perpustakaan;
unsur-unsur otomasi perpustakaan; cakupan sistem otomasi; prangkat
Bab IV Gambaran Umum Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Bab ini berisi gambaran umum perpustakaan Kementerian
Kesehatan, yang terdiri dari sejarah singkat perpustakaan
Kementerian Kesehatan, visi dan misi, struktur organisasi, koleksi,
layanan dan sistem otomasi yang digunakan perpustakaan
Kementerian Kesehatan.
Bab V Hasil Penelitian dan Pembahasan
Membahas tentang pertimbangan-pertimbangan perpustakaan
Kemenkes untuk memilih software perpustakaan dan pemanfaatan
modul-modul software KOHA pada fungsi-fungsi kegiatan
Perpustakaan Kementerian Kesehatan dan kendala-kendala dalam
pemanfaattan sistem otomasi Perpustakaaan Kementerian
Kesehatan.
Bab VI Penutup
Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang diambil oleh penulis
setelah melakukan penelitian dan saran atas permasalahan yang
14
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Perpustakaan Khusus
Definisi perpustakaan khusus sangat banyak, dan pada
perkembangannya selalu berubah dari waktu ke waktu. Hal ini dapat terjadi
dikarenakan pengaruh kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan, serta
pengaruh dari perkembangan perpustakaan itu sendiri dalam memberikan
pelayanan kepada pengguna dan anggotanya, penjelasan ini diterangkan oleh
Karmidi Martoatmodjo dalam karyanya yang berjudul Manajem
Perpustakaan Khusus.16 Soekarman Kartosedono berpendapat didalam
artikelnya bahwa Perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis
perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah swasta) atau asosiasi
yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk
memenuhi kebutuhan bahan pustaka informasi dilingkungannya dalam
rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun
kemampuan SDM.17 Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang
menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain
yang berhubungan.18 Melalui pengertian-pengertian mengenai perpustakaan
khusus di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan khusus
16
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1997), h. 116
17
Soekarman Kartosedono, “Gambaran proses pembentukan dan pendirian Perpustakaan Nasional Indonesia” Visi Pustaka. [Online] tersedia di http://www.pnri.go.id/MajalahOnlineAdd.aspx?id=42 diakses pada 15 Feb 2014.
18
merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang
menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain
yang berhubungan.
2. Fungsi kegiatan perpustakaan
Kegiatan perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan tersebut
tergantung dengan jenis perpustakaan dan ruang ruang lingkup organisasinya.
Sebuah perpustakaan yang besar membagi tugas dan pekerjaan kepada
berbagai bidang, bagian, sub bagian dan lain-lain. Sedangkan perpustakaan
yang kecil dapat menyederhanakan pembagian tugasnya kedalam orang dan
jabatan yang terbatas pula. Namun semua memiliki persamaan, kegiatan
tersebut meliputi, pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan, layanan,
administrasi dan sosialisasi.
a) Pengadaan
Pengadaan atau akuisi koleksi bahan pustaka merupakan proses
awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber daya informasi.
Pengadaan terdiri atas pembelian, tukar menukar, penerbitan berkala yang
dihasilkan oleh perpustakaan.19 Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau
didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria
koleksi perpustakaan dan membentuk koleksi awal. Sedangkan untuk
perpustakan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan
melengkapi koleksi yang sudah ada. Menurut Sutarno NS pada buku yang
berjudul Manajemen Perpustakaan hal-hal pokok yang harus dilakukan
berkaitan dengan pengadaan koleksi adalah;20
19
Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 7
20
1) Penyusunan rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang
meliputi
a) Perumusankan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman,
peraturan, penekanan dan penyediaan anggaran.
b) Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, mengumpulkan semua
sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses
penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan
seperti, katalog penerbit, bibliografi dan lain sebagainya.
2) Survei minat pemakai, membuat instrumen, mengumpulkan, mengolah
dan menganalisis data hasil survei untuk mengetahui bahan pustaka
yang diminati oleh pemustaka. survei minat pemakai dapat dilakukan
dengan mewawancarai pemutaka yang potensial rajin menggunakan
perpustakaan, atau menyediakan formulir untuk pengunjung
perpustakaan. Perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi informasi
untuk melakukan tugas survai minat pemakai ini, misalhnya dengan
memanfaatkan e-mail, website, sosial media, SMS dan lain
sebagainya. Pemustaka dipersilahkan untuk memberikan informasi
bahan pustaka seperti judul, pengarang, subjek, penerbit tahun terbit,
yang mungkin perlu untuk diadakan oleh perpustakaan.
3) Survei bahan pustaka, merupakan kegiatan mengamati keberadaan
bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan lain.
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui buku apa saja yang ada,
bahan pustaka yang harus ada dalam perpustakaan, mengetahui fisik,
harga dan informasi lainnya seperti terbitan terbaru, edisi dan lainnya.
4) Membuat dan menyusun desiderata, Membuat deskripsi bahan
pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun dengan menurut
aturan tertentu untuk digunakan sebagai seleksi bahan pustaka dalam
proses pengadaan bahan pustaka.
5) Menyeleksi bahan pustaka, dengan menggunakan daftar desiderata,
laporan hasil survei minat pemakai, dan laporan hasil survei maka
diadakan penyeleksian bahan pustaka untuk menentukan bahan
pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode
anggaran pengadaan.
b) Pengolahan
Pengolahan merupakan pekerjaan yang diawali sejak koleksi masuk dan
diterima oleh perpustakaan sampai dengan penempatan di rak yang telah
ditentukan dan disediakan.21 Proses pengolahan terdiri dari:
1) Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi merupakan kegiatan yang dilakukan setelah
bahan pustaka yang telah diadakan tiba di perpustakaan. Dalam buku
yang berjudul Pengantar Majanemen Perpustakaan Madrasah
menjelaskan bahwa Inventarisasi dilakukan dengan cara memeriksa
bahan pustaka, memberikan stempel sebagai tanda kepemilikan pada
halaman judul, halaman rahasia, dan bagian lainnya, dan setiap buku
dicatat pada buku induk dan diberikan nomer induk.22
2) Klasifikasi
Menurut Pawit M. Yusuf MS, klasifikasi adalah mengelompokkan
21
Ibid., h. 151.
22
seluruh koleksi berdasarkan subyek atau isi bahan pustaka yang
bersangkutan.23 Tujuannya adalah semua subyek yang sama pemberian
nomor kode (kelas) atas semua informasi menurut sistem tertentu.
Klasifikasi dilakukan agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan
baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah
penentuan nomor kelas koleksi informasi menurut isi dan subyek.
Pedoman standar UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk
subyek.
3) Katalogisasi
Merupakan kegiatan pembuatan entri di setiap koleksi dengan
memuat deskripsi atas fisik buku atau bahan pustaka secara lengkap
mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman,
ukuran buku, ilustrasi dan lainnya, yang sesuai dengan ISBD
(International Standar Book Description). Deskripsi entri katalog bisa
berupa entri katalog kartu atau entri katalog komputerize Online Public
Access Catalog (OPAC). Katalog merupakan wakil koleksi bahan
pustaka. Menurut Sutarno NS ada tiga macam katalogisasi diantaranya
adalah;24
(a) Katalog sederhana, kegiatan katalogisasi yang hanya
mencantumkan informasi data bibliografi tingkat (level) 1
berdasarkan AACR2 yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit,
tempat terbit, nomor standar bahan pustaka seperti ISBN.
(b) Katalogisasi kompleks, merupakan kegiatan katalogisasi tingkat
23
Pawit M. Yusuf MS, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah (Jakarta: Kencana, 2007), h. 40.
24
(level) 2 dengan ditambah judul paralel, judul-judul seri, judul
terjemah dan pengarang tambahan.
(c) Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan
pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tidak menambah
informas yang diperlukan.
4)Pembuatan kelengkapan pustaka
Kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan bustaka agar
pustaka siap dipakai, mudah digunakan dan untuk memelihara agar
koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan diantaranya adalah
pembuatan label buku (call number), kartu buku, slip tanggal kembali
buku dan sampul buku, pemasangan RFID dan lain sebagainya.
5)Penyusunan kartu katalog
Menyajikan kartu katalog perpustakaan agar dapat digunakan oleh
pemakai perpustakaan untuk mencari dan menemukan dan menentukan
lokasi suatu buku yang dikehendakinya.25 Katalog disusun berdasarkan
abjad judul, pengarang atau penanggung jawab, subjek dan penerbit,
agar dapat mudah ditemukan oleh pemustaka.
6)Penyusunan Buku di rak
penyusunan buku dirak merupakan kegiatan menempatkan dan
menjajarkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan dan dilengkapi
dengan label ke dalam rak atau lemari buku sesuai dengan nomer urut
label agar mudah ditemukan.
c) Pemeliharaan
Kegiatan yang bertujuan agar setiap informasi yang ada dalam
25
perpustakan yang berupa bahan pustaka cetak, digital, database
perpustakaan dapat terjaga dan terpelihara sehingga usianya menjadi
panjang, dan daya pakainya lama. Kegiatan ini dilakukan mengingat bahan
informasi cetak yang mudah rusak dan bahan informasi digital yang
mudah hilang atau terhapus.
d) Layanan Pemakai
Layanan pemakai merupakan pemberian pelayanan perpustakaan
kepada pemustaka dalam menggunakan bahan-bahan pustaka yang
terdapat dalam perpustakaan, pelayanan pemakai meliputi dua yaitu
layanan sirkulasi dan layanan referensi.26
a) Layanan Sirkulasi
Kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku
perpustakaan. Bagian ini terutama meja sirkulasi, seringkali dianggap
sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang
pertama kali berhubungan dengan pemakai dan paring sering digunakan
oleh pemustaka.27 Tugas pokok sirkulasi adalah melayani pemakai yang
akan meminjam, mengembalikan dan memperpanjang pinjaman buku
perpustakaan serta membuat laporan kegiatan sirkulasi. Ada beberapa
laparan yang harus dibuat untuk mengevaluasi sejauh mana layanan
digunakan. Beberapa laporan tersebut adalah:
(a) Laporan anggota perpustakaan
(b) Laporan pengunjung perpustakaan
26
Rizal Saiful Haq, dkk., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. UIN Press/Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, h 102.
27
(c) Laporan peminjaman.
b)Referensi
Menurut American Library Association layanan refrensi merupakan
sebagai layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan
dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan
perpustakaan untuk kepentingan study dan riset.28 Pelayanan yang
berhubungan dengan pelayanan yang membantu pemusta yang
menemukan kesulitan dalam memperoleh informasi atau bahan pustaka
dan memberikan petunjuk agar informasi atau bahan pustaka yang
diperlukan dapat secepatnya ditemukan.29 Apabila perpustakaan
mempunyai cukup banyak staf tugas layanan referensi ditangani oleh
petugas khusus layanan referensi dan memiliki meja sendiri.
e) Administrasi
Menurut kamus istilah perpustakaan dan dokumentasi, administrasi
adalah kegiatan pelengkap di samping pekerjaan rutin perpustakaan
yang semuanya berkaitan dengan rencana memajukan dan
mengembangkan perpustakaan, kegunaan pekerjaan ini mencakup
pengawasan dan pengembangan pekerjaan di semua bagian dan
pemecahan bermacam masalah yang timbul, pekerjaan administrasi
perpustakaan harus dapat memenuhi semua keperluan yang
berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.30
28
Tri septianto, umar sidik, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007), h. 226.
29
Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, h 111.
30
Nurhaidi Magetsari, dkk., Kamus Istilah Perpustakaan Dan Dokumentasi (1992), [online] Kamus Istilah Perpustakaan, Perpustakaan Nasional.
Menurut Sutarno NS pada karyanya, Kegiatan administrasi
perpustakaan mencakup antara lain adalah; konsep surat, pengetikan,
surat masuk, surat keluar, menata arsip dan dokumen, membuat
peraturan tata tertib, penyusunan anggaran, pembuatan laporan,
penyusunan program kegiatan perpustakaan, dan lain-lain.31 Dapat
disimpulkan bahwa administrasi yang lakukan di perpustakaan
merupakan sebuah dokumentasi yang dilakukan pada kegiatan-kegiatan
pokok perpustakaan.
f) Sosialisasi
Promosi perpustakan merupakan metode yang digunakan untuk
menginformasikan dan mengingatkan pemustaka tentang institusi
berserta sumber-sumber yang ada di dalamnya dan juga layanan yang
digunakan. Selain itu kegiatan promosi berguna untuk menjaring minat
dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan
sesuatu yang berguna dan mengembangan upaya membangun media
penghubung antara perpustakaan dengen pemustaka.
B. Sistem Otomasi Perpustakaan
1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan
Pada buku Sistem Informasi Manajemen yang ditulis oleh Jr
Raymond McLeod menerangkan bahwa, Sistem adalah sekumpulan
elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai tujuan. Setiap
sistem memiliki tujuan (goal), tujuan iniliah yang menjadi motivasi yang
mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak
terkendalai. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi
31
dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.32
Dalam kamus besar bahasa Indonesia istilah otomasi atau automasi
dijelaskan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara
otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan
lagi pengawasan manusia.33 Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki yang
dijelaskan didalam karyanya yang berjudul Preodisasi Perpustakaan
Indonesia, pengertian otomasi merupakam konsep proses atau hasil
membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan
campur tangan manusia dalam proses tersebut.34 Dapat disimpulkan bahwa
sistem otomasi merupakan proses pengalihan kegiatan dari tenaga manusia
ke tenaga mesin yang didalamnya terdapat elemen-elemen yang terkait
untuk melakukan kegiatan tersebut.
Sulistiyo-Basuki guru besar Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia
menjelaskan secara singkat bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan
teknologi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga
ke jasa informasi bagi pembaca.35 Sedangkan menurut Putu Laxman
Pendit berpendapat bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan
seperangkat aplikasi komputer untuk membantu kegiatan perpustakaan
yang terutama bercirikan pengguna pangkalan data terbesar, dengan
kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama
32
Raymond McLeod, Jr. Et. Al., Sistem Informasi Manajemen (Jakarta PT. Indeks, 2004), h.9.
33
Tim penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan pengembangan Bahasa. “Otomasi” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. (Jakarta: Balai Pustaka, 1988), h. 631.
34
Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia, (Bandung: Remaja Rosdakarya), h. 96.
35
dalam hal menyimpan, menemukan dan meyajikan informasi.36
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi
perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan
untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan
komputer atau mesin lainnya.
2. Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapan sistem otomasi dalam sebuah perpustakaan pastinya
mempunyai tujuan. Menurut John Corbin, bahwa tujuan utama dari
diterapkanya sistem otomasi perpustakaan adalah:37
a) Meringankan beban kerja, khususnya yang rutin dan berulang-ulang.
Perangkat lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan
pekerjaan bersifat administratif, misalnya pengisian data anggota
perpustakaan, pembuatan statistik pelayanan, pengisian data bibliografi
untuk pembuatan katalog, dan sejenisnya.
b)Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi
kerja.
c) Komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada
pengolahan secara manual.
d)Meningkatkan kerjasama antar layanan atau bagian ataupun antar
perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan memungkinkan adanya
hubungan dan kerja sama (networking) baik secara lokal (antar bagian
di satu perpustakaan) maupun atar perpustakaan.
36
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z (Jakarta; Cita Kami, 2008), h. 222.
37
e) Penggunaan komputer dapat mengurangi resiko kesalahan manusia
dalam mengerjakan pekerjaan rutinnya, karena komputer tidak
dipengaruhi oleh kondisi fisik maupun emosi.
f) Memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai.
g)Pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin kepada
komputer dan dapat lebih mengkonsentrasikan diri kepada
pengembangan jasa perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan
sebaik mungkin kepada pemakai.
h)Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten.
3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa
unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya.
Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data
dan manual merupakan unsur-unsur atau sarat terbentuknya otomasi
perpustakaan, hal ini disampaikan oleh Wahyu Supriyanto dalam
karyanya, diantaranya adalah:38
a) Pengguna
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem
automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan
hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan
pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan atau staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi. Tenaga-tenaga pengguna
dilatih untuk menjadi oprator, teknisi dan administrator yang
38
terlatih.
b) Perangkat Keras
Yang disebut perangkat keras seperti, komputer, printer,
barcode scanner, dan lain sebagainya. Tanpa adanya perangkat
keras, perangkat lunak tidak dapat dijalankan. Sebuah komputer
sudah cukup ntuk digunaka diperpustakaan yang kecil. Sedangkan
untuk perpustakaan besar diperlukan beberapa prangkat lain seperti
server, perangkatjaringan, maupun web.
c) Perangkat Lunak
Pendapat Sutarman pengarang buku Pengantar Teknologi
menjelaskan bahwa Prangkat lunak merupakan Program komputer
yang berisi sekumpulan intruksi yang dibuat dengan menggunakan
bahasa khusus yang memberi perintah kepada komputer untuk
melakukan berbagai pemprosesan terhadap data yang terdapat
dalam program tersebut atau data yang dimasukan oleh pengguna
komputer.39 Perangkat lunak dapat diartikan suatu metode atau
prosedur untuk menjalankan komputer agar sesuai dengan
permintaan pemakai. Dijelaskan di dalam buku Perpustakaan
Digital Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia
menjelaskan bahwa perangkat lunak dapat didapatkan dengan tiga
cara diataranya adalah;40
1)Membangun sendiri secara internal, perpustakaan dapat
membangun software untuk oprasional perpstakaan dengan staf
39
Sutarman, Pengantar Teknologi Informasi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h. 144.
40
internal perpustakaan yang mampu membangun perangkat
lunak. Pilihan ini bisa diambil oleh perpustakaan yang
mempunyai staf programmer yang mampu membangun
prangkat lunak.
2)Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan software (alih
daya atau outsourcing). Pilihan ini tepat untuk perpustakaan
yang tidak memiliki staf yang mampu untuk mengembangkan
perangkat lunak.
3)Membeli perangkat lunak yang sudah jadi. Jika menginginkan
sistem yang lebih cepat terpasang, pilihan ini sesuai untuk itu.
Dengan membeli perangkat lunak yang bersifat masal tentunya
sudah melewati pengujian beberapa kali dan oleh karena itu
sistem lebih besar kemungkinan untuk berjalan sempurna
dibanding pilihan sebelumnya.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan
pengadaan perangkat lunak adalah lisensi. Lisensi dari database
yang digunakan perpustakaan tentunya menjadi tanggung jawab
perpustakaan. Oleh karenanya perpustakaan perlu
mempertimbangkan rincian biaya yang besar. Adapun alternatif
yang bisa dipilih diantaranya adalah:41
1) Perangkat lunak proprietary, perangkat lunak yang hak
ciptanya di miliki perusahaan atau individu yang dipasang
secara komersil dan biasanya source code tidak diberikan
secara penuh.
41
2) Prangkat lunak yang bersifat OSS/FS (Open Source
Software/Free Software). Lisensi perangkat lunak ini dapat
digunakan, dikembangkan dan didistribusikan kembali.
Perpustakaan dapat memperoleh software perpustakaan dengan
hanya mengunduh (download) software misalnya SLiMS,
OpenBliblo, Evergreen, Greenstone, Koha, PhpMyLibrary
sebagainya. Sebagai
3) Perangkat lunak gratis (freeware), untuk software seperti ini
seringkali source cede tidak diberikan dan software tidak
memiliki kekuatan legal untuk mengubah dan menstribusikan
kembali.
4) Perangkat lunak yang bersifat publik domain, merupakan
prangkat lunak yang tidak memiliki hak cipta namun juga tidak
memberikan source code untuk dikembangkan.
Dalam buku Teknologi Informasi Perpustakaan menjelaskan
bahwa pemilihan software otomasi perpustakaan dapat dinilai
dengan keriteria sebagai berikut;42
1) Kegunaan, fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu
(realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
2) Ekonomis, biaya yang dikeluarkan sebanding untuk
mengaplikasikan perangkat lunak sesuai dengan hasil yang
didapatkan.
42
3) Keandalan, mampu menangani operasi pekerjaan dengan
frekuensi besar dan terus-menerus.
4) Fleksibel, dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem
operasi dan institusi, serta memiliki potensi untuk
dikembangkan lebih lanjut.
5) Sederhana, menu-menu yang disediakan dapat dijalankan
dengan mudah dan interaktif dengan pengguna.
d) Perangkat jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi
perpustakaan karena perkembangan yang terjadi dalam teknologi
Informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan
sumber daya secara bersama-sama. Jaringan akan memudahkan
komputer-komuter yang ada dalam maupun luar perpustakaan
dapat saling tukar menukar data, sehingga penyelenggaraan
pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan
efisien. Dalam buku yang berjudul Buku Pintar Penanganan
Jaringan menjelaskan bahwa Komponen-komonen perangkat keras
jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network
Interface Card yang biasa disebut LAN Card atau hub (peng
hubung komputer, Head Up Butt), media komunikasi
(pengkabelan) concentrator dan sistem operasi jaringan.43
e) Perangkat data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan
sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas,
43
fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Sebuah sistem informasi
dapat berkerja bila dimasuki oleh data, data akan diproses sesuai
perintah dan mengeluarkan hasil.
Dalam buku teknologi informasi perpustakaan dijelaskan
bahwa, suatu data memiliki susunan organisasi diantaranya adalah;
Bit, merupakan kombinasi dari 0 dan 1, bentuk data yang paling
dasar; Byte, merupakan kombinasi bit-bit, biasanya unit terkecil
terdiri dari 8 bit; Field, kumpulan dari byte-byte yang membentuk
suatu arti, misalnya no urut; Record, kumpula field yang
membentuk informasi, misalnya data pegawai; file, kumulan
record misalnya file dari pegawai di berbagai departemen;
database merupakan kumpulan file yang sling berhubungan
membentuk informasi.44
Menurut wahyu supriyanto, metadata merupakan bentuk
dari pengidentifikasian suatu atribut dan struktur dari sebuah data
atau informasi. Menurut Wayu Supriyanto metadata merupakan
bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data Secara sederhana
metadata dapat dikatakan dengan “datanya data”. Misalnya
metadata dari data katalog sebuah buku yang terdiri dar judul,
penanggung jawab, subjek, penerbit dan lain sebagainya. Marc dan
Dublin Core merupakan metadata yang dikenal di kalangan
perpustakaan.
f) Manual
Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan
44
bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu
perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan
aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras
adan perangkat lunak. Manual harus dubaca dan dimengerit walau
serumit apapun karena Manual merupakan kunci kelancaran
sistem, keterangan tersebut diutarakan oleh Sismanto dalam
bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan Digital.45 Dapat
disimpulkan bahwa manual merupakan hal yang penting dan harus
ada untuk memberikan informasi, cara dan aturan software, agar
software dapat mudah digunakan secara maksimal.
4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan,
Adapun cakupan-cakupan yang dilakukan dalam pengolahan
perpustakaan dengan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah:
a) Pengadaan koleksi
Kegiatan ini berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka baik
melalui cara membeli, pertukaran, maupun dari hadiah. Modul
pengadaan ini terdapat database manajemen vendor dan database
sistem keuangan dan mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran
yang ditentukan. Marshall Breeding berpendapat bahwa tugas-tugas
modul akuisisi diantaranya adalah:46
1) Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan
2) Mengelola rencana pengadaan dengan mendaftar dan memilih
vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan
45
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Jakarta: Afifa Pustaka, 2007), h. 152.
46Marshall Breeding, “Library Technology Reports”
vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya.
3) pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan
menyetujui pembayaran.
b) Katalogisasi
Salah satu tugas utama perpustakaan adalah katalogisasi. Dalam
panduan kataloisasi menjelaskan bahwa katalog kartu membutuhkan
berbagai entri yaitu, entri pengarang, entri judul, entri subjek, dan
lainnya, hal ini merupakan pekerjaan yang berulang-ulang yang
harus dikerjaakan. Modul katalogisasi diharapkan mampu untuk
melakukan katalogisasi sesuai dengan pedoman aslinya, membuat
entri katalog dengan menggunakan Machine Readable Cataloging
(MARC). Menurt Gavali Vandana Santosh modul katalogisasi dapat
fungsi sebagai berikut;47
1)Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman
bibliografi dan index.
2)Fasilitas impor dan ekpor
3) Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan aturan
seperti MARC dan AACR.
c)Sirkulasi dan Manajemen Anggota
Modul sirkulasi pada software otomasi perpustakaan diharuskan
mampu memberikan kemudahan dalam melakukan transaksi
pelayanan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan. Untuk
melakukan transaksi peminjaman bahan koleksi perpustakaan, mudul
47
sirkulasi membutuhkan database koleksi dan database pemustaka
untuk melakukan pencatatan yang berupa peraturan transaksi
peminjaman seperti jadual pengembalian, jumlah koleksi yang dapat
dipinjam, denda pada peminjam koleksi yang sudah melewati batas,
memberikan laporan peminjaman yang akurat dan manajemen
anggota input edit dan delete hal tersebut disampaikan oleh Marshall
Breeding.48 Lourdes T. David juga berpendapat modul sirkulasi juga
harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian,
perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota
pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota.49
d)Pengelolahan Tenerbitan Berkala
Modul terbitan berkala harus memberikan efektifitas dan efisiensi
pustakawan dalam mengatur koleksi terbitan berkala seperti jurnal,
buletin dan sejenisnya. Tugas modul serial adalah melakukan,
Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi, dan mencatat
frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus
menghasilkan klaim sebagai status informasi koleksi serial yang
ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang
telat, tidak terbit, pembaruan dan dapat menghasilkan laporan
pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan
daftar vendor.50
e) Penyediaan katalog (OPAC)
48Marshall Breeding, “Library Technology Reports”
Major Open Source ILS Products (November/ December 2008), h 29.
49
Lourdes T. David, Introduction To Integrated Library System Module 2 (Information and Informatics Unit UNISCO, Bangkok, 2001), h. 9.
50
Modul katalog, Online Public Access Catalog (OPAC)
merupakan salah satu memungkinkan pengguna untuk mencari
koleksi perpustakaan dan memanfaatkan layanan online. Fungsi dasar
dari modul ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk
melakukan pencarian atau menelusuri koleksi dan melihat informasi
deskriptif dan status koleksi pada setiap item yang diberikan.51
Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna
perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat
daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka,
memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan
layanan serupa lainnya.52
Penjelasan cakupan-cakupan otomasi perpustakaan diatas secara singkat
dapat digambarkan pada literatur review sebagai berikut:
Modul Fungsi Pengarang
Akuisisi -Memilih koleksi yang akan diadakan
-Manajemen vendor,
-Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan pembayaran.
Marshall Breeding
Katalogisasi -Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index.
-Fasilitas impor dan ekpor
-Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR.
Gavali Vandana Santosh
Sirkulasi -Harus mampu melakukan kegiatan
peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota
Lourdes T. David
Manajemen Serial
-Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi,
-Manajemen frekuensi pelangganan.
Marshall Breeding
51
Ibid., h. 29.
52Marshall Breeding, “Library Technology Reports”
-Klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan.
-Menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.
OPAC Sebagian banyak katalog online
menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya.
[image:46.595.146.516.84.619.2]Marshall Breeding
Tabel, 1 Literatur review
5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan
Adapun tahap-tahap yang harus di perhatikan untuk perencanaan
penerapan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah53:
a) Pemilihan hardware, proses penyusunan daftar perangkat keras yang
akan dipilih sesuai kreteria yang diinginkan dan digunakan untuk
menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Spesifikasi hardware
harus mampu untuk menjalankan perangkat lunak yang nanti
digunakan sebagai sistem aplikasi otomasi perpustakaan.
b) Pemilihan software, merupakan proses pemilihan software,
pendesainan software, apakah perangkat lunak tersebut mampu untuk
membantu malaksanakan kegiatan teknis perpustakaan.
c) Training, kegiatan pemberian pelatihan kepada staf perpustakaan
agar staf tidak kesulitan untuk mengoprasikan perangkat dan juga
perangkat dapat dimanfaatkan oleh staf secara maksimal dan dapat
53
membantu kegiatan pustakawan
d) Data conversion, proses konversi data entri atau data perpustakaan
lain agar dapat dimasukan dan diolah dengan menggunakan sistem
otomasi yang ditentukan.
e) Melakukan test dan menelusuri sistem yang terpasang pada
perpusatakaan dan mamastikan bahwa sistem yang terpasang sudah
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
f) Laporan, merupakan proses dokumentasi yang dilakukan selama
pelaksanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan.
C. Penelitian Terdahulu
Pada penelitian ini, peneliti mengemukakan hubungan antara
penelitian-penelitian terdahulu yang berkaitan dengan topik pembahasan.
Skripsi yang ditulis oleh Indra Giantoni Rossi Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta yang diterbitkan pada tanggal 5 Oktober 2012. Tujuan dari penelitian
yang berjudul “Penerapan Sistem Otomasi Pada Fakultas Usuludin dan
Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta” ini adalah
untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi
perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas
ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang
dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan
sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi
terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut. Penelitian ini menggunakan
apa adanya. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi
perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran
bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan manfaat yang
cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui
katalog online (komputer). Masalahmasalah yang dihadapi pengelola
perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya
kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan,
minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan
perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit dikembangkan karena
masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu Bookmark, dan belum
adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang
sistem otomasi.
Skripsi yang ditulis Andyta Astiputri S.B Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syaraf Hidayatullah
Jakarta ini berjudul “Perpustakaan Penerapan Sistem Otomasi Lontar di
Perpustakaan MAN Insan Cendekia Serpong” Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode kualitatif dengan menggunakan purposive sample
(sampel bertujuan). Hasil penelitian melalui wawancara, dan observasi
menunjukan bahwa fungsi layanan teknis dalam sistem otomasi Lontar versi
3.0 ialah memudahkan kegiatan rutin pustakawan dalam pembuatan
katalogisasi, layanan yang diberikan kepada pemustaka lebih maksimal, untuk
sementara pemeliharaan bahan pustaka hanya dilakukan dengan cara mengkopi
bahan pustaka yang rusak dan menjilid bahan pustaka. Menurut pustakawan
dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 dan berdasarkan pengamatan penulis
terdapat hambatan lain seperti kerja pustakawan yang mencetak barcode dalam
jumlah banyak kemudian melakukan penginputan bibliografi ke dalam sistem
Lontar versi 3.0, dan tidak adanya authority control (kontrol tetap cantuman
bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya seperti pengarang,
39
A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
Pada tauhn 2005 dikeluarkan peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor:
1575/MENKES/PER/XI/2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen
Kesehatan, kedudukan perpustakaan telah muncul dalam struktur Sub Bidang
Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Pusat Komunikasi Publik.
Sebelum Menteri kesehatan RI mengeluarkan peraturan ini, Kementerian
Kesehatan RI menggunakan peraturan Nomor: 1277/MENKES/SK/XI/2001
perpustakaan hilang dalam struktur organisasi Departemen Kesehatan RI, pada
saat itu perpustakaan dipimpin oleh Ny. Kayes Lumatauw, Mls. Meskipun
tidak ada dalam struktur perpustakaan tetap menyelenggarakan sesuai dengan
fungsinya dengan baik teknis maupun administarsi dibawa Biro Hukum dan
Organisasi Kementerian Kesehatan RI.
Pada tahun 2010 keluar Peraturan Menteri Kesehatan Nomor:
1144/MENKES/PER/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Kesehatan ada perubahan na
