TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN ETIKA PROFESI SEKRETARIS PADA PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Oleh:
BETARIA SONATA
062103011
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur, hormat dan kemuliaan hanya bagi Tuhan Yesus Kristus, atas anugerah yang terbesar yang telah Tuhan berikan, nafas kehidupan, kesehatan, dan ilmu pengetahuan kepada saya sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Program DIII Kesekretariatan.
Penulisan tugas akhir ini dengan judul “Pelaksanaan Etika Profesi
Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan merupakan penerapan
dari teori yang diperoleh selama masa perkuliahan. Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan, masukan dan motivasi dari berbagai pihak dan doa yang terus mengalir.
Dalam kesempatan ini penulis mengucapakan terima kasih banyak kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumareta Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakulatas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sekaligus dosen pembimbing yang telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Bapak pimpinan beserta karyawan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan riset di perusahaan tersebut.
6. Teristimewa buat kedua orang tua saya A. Pakpahan dan M. Simanjuntak yang menjadi saluran berkat selama hidup.
7. Buat adik-adikku Desi, Riko, & Binsar (handai tolan dimanapun berada) 8. Buat teman-teman Koordinasi UKM KMK USU UP FEDITA (Ester, Siska,
Sri, Tika, Yosi, Uli, Rianda) dan seluruh komponen pelayanan tetap semangat dalam melayani Tuhan Yesus.
9. Buat POC (Kak Leni, Naomi, Murni, Sondang, Yunita, Tina, Lasria)
10. Buat adik-adik kelompok (Ningsih, Yenni, Sulastri & Ropeska), buat PanHut Fedita 09.
11. Buat teman- teman satu kos “Galibels” dan anak-anak sekretaris 06 yang tidak dapat aku sebutkan namanya satu persatu.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh kerena itu penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang bersifat membagun unutk skripsi minor ini. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 26 Juni 2009 Penulis
DAFTAR ISI
BAB I: PENDAHULUAN A. Latar belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 6
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ... 6
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7
B. Jenis Usaha Perusahaan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 12
D. Uraian Tugas ... 14
E. Kinerja Usaha Terkini... 19
F. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 21
BAB III: PEMBAHASAN A. Latar Belakang Diperlukannya Sekretaris Perusahaan ... 22
B. Jenis-Jenis Sekretaris ... 23
C. Pengertian Etika ... 24
D. Pengertian Profesi ... 24
E. Pelaksanaan Etika ... 26
F. Unsur-Unsur dalam Etika Profesi... 31
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 33
B. Saran ... 34
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Etika didefenisikan sebagai suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Etika tidak membahas keadaan manusia, melainkan membahas bagaimana seharusnya manusia itu berlaku. Etika juga membantu mencari orientasi , tujuannya membantu kita agar kita tidak hidup dengan cara ikut- ikutan saja terhadap berbagai pihak yang mau menetapkan bagaimana kita harus hidup melainkan agar kita dapat mengerti sendiri mengapa kita harus bersikap begini dan begitu dan kita lebih mampu mempertanggungjawabkan kehidupan kita.
Berkaitan dengan bidang pekerjaan yang telah dilakukan seseorang sangatlah perlu untuk menjaga profesi dikalangan masyarakat atau terhadap konsumen (klien atau objek). Dengan kata lain orientasi utama profesi adalah untuk kepentingan masyarakat dengan menggunakan keahlian yang dimiliki. Jika tidak disertai suatu kesadaran diri yang tinggi, profesi dapat dengan mudahnya disalahgunakan oleh seseorang seperti pada penyalahgunaan profesi seseorang dibidang komputer misalnya pada kasus kejahatan komputer yang berhasil mengcopi program komersial untuk diperjualbelikan lagi tanpa ijin dari hak pencipta atas program yang dikomersilkan itu, sehingga perlu pemahaman atas etika profesi dengan memahami kode etik profesi. Menurut Surna (1990:56) kode etik ibarat kompas yang menunjukkan arah moral bagi suatu profesi sekaligus sebagai sarana untuk membantu para pelaksana seseorang sebagai seseorang yang professional supaya tidak dapat merusak etika profesi. Ada tiga hal pokok yang merupakan fungsi kode etik profesi yaitu:
1. Kode etik profesi memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang prinsip profesionalitas yang digariskan. Maksudnya bahwa dengan kode etik profesi, pelaksana profesi mampu mengetahui suatu hal yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan.
3
3. Kode etik profesi mencegah campur tangan pihak diluar organisasi profesi tentang hubungan etika dalam keanggotaan profesi. Arti tersebut dapat dijelaskan bahwa para pelaksana profesi pada suatu instansi atau perusahaan yang lain tidak boleh mencampuri pelaksanaan profesi di lain instansi atau perusahaan.
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan professional. Sekretaris merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas pimpinan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki, tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etika sesuai dengan panggilannya sebagai seorang sekretaris.
Di dalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu di kantor maupun di luar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Oleh karena itu sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etika profesi apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikitpun tidak diwarnai dengan nilai idealisme dan ujung-ujungnya akan beakhir dengan tidak adanya lagi respek maupun kepercayaan yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.
Munculnya etika profesi sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggungjawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.
Menurut Bambang (2007:45) ada tiga alasan mengapa orang memilih tindakan-tindakan tidak etis yaitu:
a. Orang akan berbuat apa yang paling leluasa bisa diperbuatnya. b. Orang akan berbuat demi suatu kemenangan.
5
Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika tidak dilaksanakan dengan bai, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Untuk itulah penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan etika seorang sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian latar belakang masalah maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah bagaimana Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
C. TUJUAN PENELITIAN
D. MANFAAT PENELITIAN
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai pelaksanaan etika Profesi sekretaris dalam perusahaan.
2. Bagi perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk mengambil perbandingan ke masa yang akan datang.
3. Bagi pembaca dapat menambah pengetahuan dan sebagai referensi tentang etika profesi sekretaris.
E. JADWAL KEGIATAN PENELITIAN
Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan pelaksanaan survei, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahaan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di tabel jadwal kegiatan berikut ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian
Kegiatan Maret April Mei
Minggu Minggu Minggu
I II III IV I II III IV I II III IV
A. Persiapan
Pengajuan Judul tugas akhir kepada √ B. Pelaksanaan.
Survei/riset keperusahaan untuk mengambil data
√
C. Pelaporan
Bimbingan tugas akhir √
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan
PT Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Pembentukan perusahaan ini mempunyai lintasan sejarah yang diawali dengan proses “Nasionalisme” perusahaan perkebunan asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN), embrio yang turut membentuk perusahaan berasal dari
NV. Rubber Cultuur Maatschappij Amterdam dan NV Cultuur Mij’de Oekust
(CMO) yang merupakan perusahaan pekebunan Belanda yang beroperasi di
Indonesia sejak Jawa Kolonial Belanda.
Langkah awal perusahaan dimulai pada tahun 1985 dengan nama perusahaan Perkebunan Negara Baru Cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk atau status otar sesuai dengan UU dan Peraturan Pemerintah. Tahun 1968 PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP). Tahun 1974 status otar PNP diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan III (Persero).
Provinsi Sumatera Utara digabung menjadi satu perusahaan dengan nama PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan otaries Harun Kamil, SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dan mendapat pengesahan dari Mentri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No.C2.8331.HT.96 tanggal 08 Agustus 1996 serta diumumkan dalam berita Negara Republik Indonesia No.81 tahun 1996 tambahan No.8674/1996.
Pada saat ini PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) mengelola komoditi utama tanaman karet dan kelapa sawit dan didukung dengan pabrik pengolahan untuk masing-masing komoditi. Lahan perkebunan terbesar di 5 daerah Provinsi Sumatera Utara yaitu Kabupaten Deli Serdang, Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, dan Tapanuli Selatan. Luas lahan keseluruhan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) tahun 2005 seluas 186.179,83 Ha yang terdiri dari kebun sendiri 166.625,89 Ha dan kebun plasma 19.553,94 Ha.
Sebagai BUMN, pengurusan dan pengawasan perusahaan mengacu kepada Peraturan Pemerintah yang berlaku. Adapun dasar pengangkatan dan pemberhentian manajemen perseroan ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Mentri Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesaia No.KEP-213/M-MBU/2003 tanggal 05 Juni 2003.
9
Peluncuran Logo Baru PTPN III
Pada tanggal 23 Maret 2004, bertempat di Grand Melia Hotel Jakarta, PT. Perkebunan Nusantara III telah meluncurkan logo baru. Logo ini dimaksudkan agar PT. Perkebunan Nusantara III siap menghadapi perubahan dan tantangan dunia bisnis yang kompetitif. Logo perusahaan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2.1 Logo PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Penjelasan Mengenai Logo PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Makna yang terkandung dalam logo tersebut terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut:
1. Gambar 12 helai daun kelapa sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat daun karet berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis, yang saling mendukung agar tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III yaitu selalu menjadi perusahaan Perkebunan terbaik dalam team work yang solid dan inovatif serta ditunjang dengan
2. Gambar 5 garis lintang Horizontal dan Vertikal yang berwarna biru melingkari bola dunia, melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III memiliki 5 tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang.
3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka 3 melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunannya sedangkan berwarna orange produksi CPO beserta turunannya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Negara BUMN Republik Indonesia No.KEP–183/MBU/2008 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Anggota-Anggota Dewan Komisaris Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan Nusantara III tanggal 24 September 2008, susunan anggota Komisaris Perseroan adalah sebagai berikut:
Komisaris Utama: Achmad Mangga Barani Komisaris : Deddy Suardi
11
VISI DAN MISI
VISI
Menjadi perusahaan Agrobisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola terbaik.
MISI
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.
3. Memberlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
4. Menjadikan perusahaan terpilih yang memberikan “ imbal hasil “ terbaik bagi para investor.
5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.
6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
B. Jenis Usaha
Perseroan adalah Minyak Sawit (CPO) dan Inti Sawit (Kernel) dan produk hilir karet.
C. Struktur Organisasi
Dalam setiap perusahaan manajemen mempunyai hubungan yang erat dengan organisasi. Struktur organisasi merupakan susunan pembagian kerja, wewenang dan sistem komunikasi dalam mewujudkan tujuan kantor atau organisasi. Dengan demikian kegiatan yang beranekaragam dalam suatu perusahaan disusun secara teratur sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik.
13
KEPALA BAGIAN KBL
KEPALA BAGIAN
D. Uraian Tugas
Direktur Utama
Berfungsi untuk mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah dan terpadu.
Tugas dan wewenang Direktur Utama:
1. Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan, sesuai yang diatur dalam anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atau Mentri Pertanian selaku kuasa pemegang saham dan dewan Komisaris.
2. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan pemerintah perusahaan di bidang produksi teknik, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran.
3. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum
4. Bersama-sama anggota direksi lainnya mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan
5. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Komisaris
Tanggung jawab Direktur Utama:
15
Direktur Produksi
Berfungsi dalam mengelola bidang tanaman, produksi, teknik, pengolahan dan lainnya yang berkaitan dengan fungsi tersebut di atas.
Tugas dan wewenang Direktur Produksi:
1. Menyusun perencanaan di bidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijaksanaan Direksi
2. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha dan sarana pendukungnya mencakup tanaman
3. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kebijaksanaan direksi
4. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi di bidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit- unit usaha yang telah ada
Tanggung jawab Direktur Produksi:
Direktur Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
Direktur Keuangan
Berfungsi mengelola khusus di bidang keuangan perusahaan. Tugas dan wewenang Direktur keuangan:
1. Menyusun perencanaan di bidang keuangan
3. Mengelola administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu
4. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidangnya. Tanggung jawab Direktur Keuangan:
Direksi Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan RUPS melalui Dewan Komisaris.
Direktur Sumber Daya Manusia
Berfungsi dalam mengelola bidang ketenagakerjaan dan umum serta pembuatan usaha kecil dan koperasi.
Tugas dan wewenang:
1. Menyusun perencanaan di bidang ketenagakerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan
2. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan di bidang yang dikelolanya 3. Mengelola Sumber Daya Manusia yang ada secara umum
4. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang yang dikelolanya.
Tanggung jawab Direktur Sumber Daya Manusia:
17
Direktur Pemasaran
Berfungsi dalam mengelola bidang pemasaran perusahaan yang mencakup pengadaan dan penjualan barang.
Tugas dan wewenang:
1. Menyusun perencanaan di bidang pemasaran 2. Menetapkan ketentuan di bidang pemasaran
3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bagian tersebut di atas.
Tanggung jawab:
Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan RUPS melalui Dewan Komisaris.
Sekretaris
Fungsi sekretaris perusahaan membantu Direksi melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang tugas yang berhubungan dengan pengaturan arus informasi antara perusahaan dengan investor dan stakeholder lain.
Tugas dan Wewenang:
1. Meneliti atau mengkaji dan mempersiapkan bahan-bahan yang berkaitan dengan aspek hukum dan peraturan perundang-undangan secara berkala kepada Direksi
3. Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukkan dalam daftar rekanan aktif dalam menyiapkan daftar yang akan dimasukkan dalam daftar hitam perusahaan untuk diserahkan kepada Direksi
4. Memberikan masukan dan analisis atas pengembangan usaha serta mewakili perusahaan dalam rangka pengembangan dan kerjasama operasi perusahaan
5. Mengelola informasi termasuk dampak hukumnya dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait
6. Memantau kepatuhan Distrik, unit dan bagian terhadap hukum dan peraturan
7. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya
8. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar
9. Mencari dan mengumpulkan informasi tentang apa yang dibutuhkan, diinginkan stakeolder dari perusahaan
10. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan stakeholder dengan akurat dan objektif secara tepat waktu
11. Membuat jadwal dan agenda rapat yang harus dihadiri
12. Membuat rencana tahunan yang disetujui komisaris atas beberapa pelatihan dan seminar
19
E. Kinerja Usaha Terkini
Tabel 1.2 Perkembangan Kinerja Perusahaan dari Tahun ke Tahun 2. Produktivitas Kelapa Sawit Produksi TBS
21
F. Rencana Kegiatan Perusahaan
Hingga saat ini PT. Perkebunan Nusantara III telah banyak menerima penghargaan baik karena kategori produk yang baik maupun kinerja pegawai diantaranya adalah sertifikat ISO, Assesment Penerapan GCG, BUMN AWARD, Peluncuran Buku Beyond Book Value: Lesson Learned From PTPN III in
Creating Value, Penghargaan Peduli K3, Dari banyaknya penghargaan yang
diterima akan terus menunjang perusahaan untuk terus maju menjadi BUMN yang paling unggul dengan melakukan berbagai usaha atau kegiatan ke depan seperti: a. Pelaksanaan program Competency Based Human Resourse Management
(CBHRM) yang artinya semua aktivitas manajemen SDM berorientasi pada
pengembangan dan pemanfaatan kompetensi karyawan.
b. Membangun Team Work dan Integritas melalui sistem kerja yang di landasi dengan values/tata nilai organisasi yang di sepakati bersama.
c. Meningkatkan kompetensi personil melalui suatu system pelatihan yang selaras dengan kompetensi dari posisi masing-masing sesuai dengan yang diharapkan.
d. Membangun suatu iklim kerja yang sehat melalui pembinaan konsisi internal dan lingkungan usaha.
e. Membangun suatu sistem informasi manajemen yang efektif dan efesien.
BAB III PEMBAHASAN
A. Latar Belakang Diperlukannya Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan
Nusantara III
Perkembangan bisnis yang terjadi di dalam dan di luar perusahaan mendorong PT. Perkebunan Nusantara III untuk meningkatkan pengelolaan hubungan dengan para stakeholders kearah yang lebih baik. Adanya perbedaan kepentingan antara stakeholders dengan perusahaan memerlukan penanganan yang berbeda, agar diperoleh keseimbangan hubungan antara perusahaan dengan para stakeholder dengan memperhatikan kepatuhan terhadap peraturan perundang undangan, hukum dan prinsip-prinsip Good Coorporate Governance.
Pengelolaan hubungan sangat memerlukan penyediaan dan penyajian informasi yang tepat, akurat, dan objektif berkaitan dengan kebijakan dan aktivitas perusahaan yang menjadi kebutuhan stakeholders agar terhindar dari kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Sejalan dengan hal tersebut di atas perlu dibentuk bagian sekretaris perusahaan yang bertugas mengelola informasi dan bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan stakeholders.
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan 2. Menangani informasi untuk pimpinan
23
B. Jenis-Jenis Sekretaris
Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan menjadi 2 macam yaitu:
1. Sekretaris Instansi (organisasi)
Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi menejer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.
C. Pengertian Etika
Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethos” yang berarti kebiasaan
(custom) atau karakter (character). Etika bagi seseorang terwujud dalam
kesadaran moral yang memuat keyakinan benar dan tidak atas sesuatu. Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect (menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk mengatur tata krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar- benar sekretaris yaitu mereka yang mampu menumbuhkan citra (image) yang baik dan menyenangkan dan bukan saja dari atasannya, tetapi juga citra dari seluruh pimpinan perusahaan
D. Pengertian Profesi
25
Menurut Erni (2007:73) dalam bekerja setidaknya kita bisa mendasarkan pada prinsip etis yaitu:
a) Bekerja dengan iklas. Bekerja dengan iklas berarti bekerja dengan penuh kerelaan. Setiap pekerja harus menyadari bahwa pekerjaan yang dilaksanakannya adalah karena kemauannya sendiri, bukan paksaan.
b) Bekerja dengan tekun dan bertanggung jawab. Bekerja dengan ketekunan, serumit apapun jenis pekerjaannya pasti akan terselesaikan dengan baik. Bertanggung jawab atas hasil kerja, tindakan dan keputusan yang dibuat. Pekerja yang bertanggung jawab akan melaksanakan tugasnya dengan bersungguh sungguh, bertindak berdasarkan profesioalisme, serta patuh dan setia dalam melaksanakan tugas.
c) Bekerja dengan semangat dan disiplin. Bersemangat berarti mempunyai dorongan yang tinggi untuk senantiasa meningkatkan prestasi dan bersedia menerima nasehat dan teguran. Disiplin berarti tertib dalam tindakan, patuh dan taat kepada peraturan dan undang-undang, dengan disiplin akan menjamin produktivitas kerja.
d) Bekerja dengan kejujuran dan dapat dipercaya, memenuhi janji dan secara tetap memenuhi patokan kejujuran, ketulusan hati atas segala tindakan dan pernyataan kita.
arti terbuka dan responsive kepada perubahan, sanggup menerima dan memberi kritikan yang membangun, membuat pertimbagan yang teliti sebelum memutuskan sesuatu tindakan, bersabar dalam menghadapi masalah dan tenang dalam menangani tekanan.
f) Bekerja dengan berpasangan. Kita bekerja tentu saja tidak bisa sendiri, pasti memerlukan orang lain, maka itu kita bekerja wajib saling membantu, saling berdiskusi untuk menambah wawasan kita. Sifat kerjasama juga dapat mengeratkan hubungan antara anggota.
g) Bekerja dengan memperhatikan kepentingan umum, artinya kita mendukung peraturan hukum dan memenuhi tanggung jawab kita kepada masyarakat, kita tidak boleh merugikan kepentingan umum.
E. Pelaksanaan Etika
Dalam hal tersebut pelaksanaan etika dapat dilihat dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh para sekretaris perusahaan yang ada di PT. Perkebunan Nusantara III, diantaranya:
27
seorang sekretaris adalah karena panggilannya dan adapula yang hanya sekedar menambah pengalaman saja, dengan demikian sekretaris ini akan benar-benar mengerjakan tugasnya sebagai seorang sekretaris dengan iklas dan melaksanakan tugasnya karena kemauannya sendiri bukan dari paksaan orang lain. Bukan berarti jika memilih menjadi seorang sekretaris untuk menambah pengalaman tidak mengerjakannya dengan iklas, tetapi akan lebih sungguh-sungguh dikerjakan apabila itu adalah panggilan dari hatinya. Dia akan lebih fokus dengan profesinya dan akan memberikan yang terbaik bagi perusahaan dan mengabdikan dirinya bagi perusahaan itu.
Ketepatan waktu sekretaris perusahaan dalam memuhi jam kerja. Dalam memenuhi jam kerja, sekretaris perusahaan cukup baik dalam melaksanakannya, ini terlihat dari kedatangan sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan jam keluar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jika ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka mereka terlebih dahulu minta izin kepada atasannya dan setelah itu kembali pada jam yang ditentukan. Jam kerja yang telah ditentukan tidak boleh silanggar, jika dilanggar maka akan diberi sanksi. Kebanyakan sekretaris memberi jawaban yang sama yaitu dalam memenuhi jam kerja mereka baik. Ini menunjukkan bahwa cukup tingginya kedisiplinan waktu yang dilakukan oleh para sekretaris.
seragam yang berbeda juga dan hal itu mereka kerjakan, dan tidak ada sekretaris yang berbeda seragamnya dari yang lain. Dalam menggunakan fasilitas kantor, sekretaris juga menggunakannya jika ada keperluan pekerjaan seperti telepon, computer, dan lain-lain. Dalam hal ini sebagian besar sekretaris perusahaan mengatakan bahwa dalam menaati peraturan sangat baik dan sebagian kecil mengatakan baik. Ini juga menunjukkan tingginya kedisiplinan sekretaris terhadap peraturan perusahaan.
Ketepatan sekretaris perusahaan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan para sekretaris dapat menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu. Jika ada pekerjaan yang diberikan mereka akan langsung mengerjakannya dengan waktu yang telah ditentukan dapat selesai dengan baik. Pekerjaan itu dilakukan dengan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting dan harus diselesaikan dalam beberapa waktu, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa yang tidak begitu serius. Ketepatan ini juga menunjukkan bahwa mereka tahu dan paham apa yang mereka kerjakan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang disediakan seperti komputer dan alat teknologi yang lain yang dapat mempermudah dan mempercepat mereka dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Dalam hal ini sebagian besar sekretaris perusahaan mengatakan bahwa dalam menyelesaikan pekerjaan mereka cukup baik dalam ketepatan waktunya dan sebagian kecil mengatakan baik sekali dan tidak ada yang mengatakan kurang baik.
29
sangat serius, ini terlihat dari bagaimana mereka mengerjakannya seperti yang dikatakan di atas, mereka terlebih dahulu mengerjakan hal yang penting dengan tepat waktu, ketepatan waktu itu menunjukkan bahwa mereka benar-benar serius dalam bekerja. Setelah pekerjaan mereka selesai baru mereka boleh santai mengerjakan yang lainnya. Banyaknya aktivitas yang mereka kerjakan juga menunjukkan bahwa mereka bekerja dengan sungguh-sungguh, kadang-kadang jika ada suatu pekerjaan yang harus cepat diselesaikan, mereka akan memakai waktu istirahat makan siang mereka untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris ini adalah pekerjaan yang berhubungan dengan urusan kantor atau perusahaan, tidak ada pekerjaan yang diberikan dari atasan yang bersifat pribadi. Dalam hal ini sebagian besar sekretaris perusahaan mengatakan bahwa keseriusan mereka dalam menyelesaikan tugas sangat baik, dan sebagian kecil mengatakan baik.
tidak mengerti dengan suatu hal, maka dia dapat bertanya kepada temannya yang lain yang mungkin lebih mengerti tenteng hal itu. Jika ada suatu pekerjaan yang cukup berat, mereka dapat meminta bantuan kepada yang lain agar pekerjaan itu terasa lebih ringan dan cepat selesai. Orang yang diminta bantuanpun tidak akan segan-segan untuk memberikan pertolongan semampunya. Dengan kerjasama yang baik maka segala pekerjaan akan dengan mudah dapat mereka kerjaan. Dalam hal ini sebagian besar sekretaris mengatakan bahwa dalam bekerja sama mereka cukup mampu untuk saling membantu rekan sekerjanya.
31
bukan hanya ketika ada perlu saja. Itu menunjukkan adanya hubungan yang mereka jalin dengan pegawai lain. Dalam hal ini sebagian besar sekretaris perusahaan mengatakan bahwa hubungan mereka dengan pegawai lain cukup baik dan sebagian kecil mengatakan baik sekali.
F. Unsur-Unsur Dasar dalam Etika Profesi
Menurut Surna (1990:37) ada empat unsur dasar yang termuat dalam etika profesi ketika kita melaksanakannya, yaitu:
a. Etika profesi memberikan wawasan agar kita mampu berpikir kritis terhadap norma moral yang berlaku pada sebuah profesi agar kita memiliki pegangan, pedoman untuk melaksanakan profesi dengan penuh tanggung jawab sehingga keseluruhan tuntutan moral yang terkena pada pola pelaksanaan sebuah profesi dapat dilaksanakan.
b. Etika porfesi tidak membatasi diri pada norma-norma formal yang berlaku dalam lingkungan suatu bidang pekerjaan, melainkan mencakup pula suatu prinsip dan nilai yang pelaksanaan dan perwujudannya mengantar sang pelaku kepada pemanusiaannya yang semakin sempurna.
c. Berkaitan erat dengan unsur pertama, etika profesi tidak hanya memperhatikan kewajiban-kewajiban dasar dan umum yang harus dilaksanakan demi sesama melainkan menjembatani kewajiban-kewajiban itu dengan tuntutan-tuntutan fungsional tertentu.
melaksanakan norma-norma etika profesi identitasnya seorang sekretaris akan diakui bukan hanya bos, partner dank lien tetapi semua orang misalnya mereka yang hanya mendengar mengenai cara kerja dan pengabdian sang sekretaris.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis mencoba untuk menarik kesimpulan. Adapun kesimpulan yang penulis kemukakan adalah:
1. Pelaksanaan etika profesi sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan terlihat dari kedisiplinan sekretaris terhadap jam kerja, mematuhi peraturan kantor, hubungan kerjasama antara satu dengan yang lainnya terlihat baik, cara dan sikap mereka bekerja dengan serius.
2. Dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris, mereka mampu bekerja dengan baik dan penuh tanggung jawab serta mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat.
B. Saran
Sesuai dengan kesimpulan yang penulis kemukakan, maka penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan bisa berguna bagi PT. Perkebunan Nusantara III.
Adapun saran-saran yang ingin dikemukakan adalah:
1. Agar sekretaris perusahaan meningkatkan pelaksanaan etika dengan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan kantor dan kedisiplinan jam kerja untuk menigkatkan kualitas kerja.
35
DAFTAR PUSTAKA
Surna, Nyoman. Makalah 1990. Etika Profesi.
