PENERAPAN SISTEM OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN
FAKULTAS USHULUDDIN DAN FILSAFAT UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh
INDRA GIANTONI ROSSI
NIM. 104025000863
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
ABSTRAK
Indra Giantoni Rossi
Penerapan Sistem Otomasi Pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Sistem otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-hari perpustakaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut.
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan rasa syukur kehadirat Allah SWT atas berkah,
rahmat, dan nikmatnya yang diberikan olehNya dan diiringi doa restu dari
berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Adapun maksud dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi
sebagian persyaratan untuk mendapatkan gelar sarjana dalam bidang Ilmu
Perpustakaan dan Informasi pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah
membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, diantaranya adalah :
1. Bapak DR. Abdul Chair, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Rizal Saiful Haq, MA selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi, serta Bapak Pungki Purnomo, M.LIS selaku Sekretaris Jurusan
Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
3. Bapak Ade Abdul Haq, M.Hum selau dosen pembimbing yang telah
membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Bapak Agus Rifai, SS, S.IP selaku Kepala Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat, beserta staf-staf lainnya tempat penulis melakukan
penelitian skripsi.
5. Keluarga penulis, papa, mama, mbak ninda, mas Hendri, dan si kecil
6. Retna Endah Kusma Dewi, yang telah mengisi setiap inchi kehidupan
penulis, yang selalu menemani penulis dan memberikan dukungan tiada
henti, terima kasih, semoga kisah ini berakhir indah untuk kita.
7. Teman-teman Jurusan IPI angkatan 2004, Aje, Gigih, Lesdi, Tedi, Yono,
Mulki, Gunaevi, Ichal, Yasser, Sahal, Barna, Ijul, Agil, Dian, Ihsan, Retna,
Puji, Wiwi, Ien, Meti, Hani, Putri, Muji, dan Jurusan IPI angkatan 2003,
sungguh berteman dengan kalian dapat memberi warna tersendiri dalam hati
penulis.
8. Dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih
atas semua bantuannya.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna,
oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak dalam rangka perbaikan
skripsi ini sangat diharapkan, untuk itu penulis mengucapkan banyak terima
kasih.
Ciputat, Oktober 2008
DAFTAR ISI
B. Perumusan dan Pembatasan
Masalah……… 5
C. Tujuan dan Manfaat
Penelitian………. 6
D. Sistematika
Penulisan……… 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Sistem Layanan dan Perpustakaan Peguruan
Tinggi…………. 9
1. Sistem
Layanan……….. 9
a. Layanan
b. Layanan Pengguna
4. Unsur-Unsur Sistem Otomasi
5. Cakupan Sistem Otomasi
Perpustakaan………. 34
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Metode
BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS
USHULUDDIN DAN FILSAFAT
A. Sejarah Singkat Perpustakaan
FUF……… 41
B. Visi dan Misi Perpustakaan
FUF……… 42
C. Struktur Organisasi Perpustakaan
FUF……….. 43
D. Koleksi Perpustakaan
FUF………. 44
E. Layanan Perpustakaan
F. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan
FUF……….. 46
BAB V HASIL PENELITIAN
A. Penerapan sistem otomasi di Perpustakaan
FUF……… 50
B. Manfaat sistem otomasi Perpustakaan FUF bagi
pengguna….... 66
C. Masalah-Masalah yang dihadapi dalam penerapan sistem
otomasi di Perpustakaan
FUF………..
7
7
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan………
…. 79
B. Saran………
… 80
DAFTAR
PUSTAKA……….. 82
DAFTAR GAMBAR
Gambar 6 & Gambar 12. Menu Penelusuran……….55
& 59
Gambar 7. Menu Penelusuran
Peminjam……….. 56
Gambar 8. Menu Item Cadangan Untuk
Peminjam……….. 56
Gambar 9 & Gambar 20. Menu
Berita………. 57
Gambar 10. Menu Kontrol
Pemesanan………. 58
Gambar 11. Menu Item
Details……… 58
Gambar 13. Menu Penelusuran kata
kunci……….. 60
Gambar 14. Menu Penelusuran
Judul……….. 61
Gambar 15. Menu Penelusuran
Gambar 16. Menu Penelusuran
Pengarang……….. 62
Gambar 17. Menu Penelusuran
Subjek……… 63
Gambar 18. Menu Penelusuran
Barcode……….. 63
Gambar 19. Menu Penelusuran
Konten……… 64
Gambar 21. Menu Program
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Keadaan Koleksi Utama Program
Studi………. 44
Tabel 2. Koleksi
Pendukung………. 45
Tabel 3. Jenis Kelamin
Responden……….. 67
Tabel 4. Jenjang Semester
Responden………. 68
Tabel 5. Metode pengguna dalam melakukan penelusuran bahan
pustaka………. 69
Tabel 6. Jenis Katalog Yang Digunakan
Pengguna………. 70
Tabel 7. Pengetahuan pengguna mengenai sistem otomasi perpustakaan………..
71
Tabel 8. Tanggapan pengguna tentang keberadaan sistem otomasi di
perpustakaan………
. 72
Tabel 9. Tanggapan pengguna tentang proses sirkulasi dengan menggunakan
sistem otomasi
perpustakaan……… 73
Tabel 10. Persepsi pengguna tentang tingkat kemudahan menggunakan katalog
komputer (OPAC)………
74
Tabel 11. Persepsi pengguna tentang manfaat katalog komputer (OPAC) dalam
menemukan bahan
Tabel 12. Persepsi pengguna mengenai hasil penelusuran dengan menggunakan
katalog komputer
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era
informasi saat ini, membuat manusia terus berlomba meningkatkan
kesejahteraan akan berbagai kebutuhan dalam hidupnya, baik itu kebutuhan
primer seperti sandang, pangan, dan papan maupun kebutuhan sekunder dan
tertier yang berupa hiburan, kemewahan, dll. Begitupun dengan kebutuhan akan
informasi, yang merupakan keterkaitan antara manusia sebagai makhluk sosial
dengan lingkungan disekitarnya. Ada fenomena baru yang tengah berkembang
saat ini, dimana informasi telah menjadi bagian penting dalam kehidupan
manusia sehari-hari. Oleh karena itu perpustakaan sebagai salah satu lembaga
informasi yang berperan menyebarluaskan informasi jauh-jauh hari telah
menyiapkan solusi akan tuntutan masyarakat yang menginginkan kemudahan
dalam mengakses informasi.
Informasi kini telah berkembang sehingga dapat tersimpan dalam
berbagai bentuk, baik yang tercetak, tidak tercetak maupun elektronik.
Keberadaan teknologi informasi berperan penting terhadap lahirnya berbagai
macam bentuk informasi. Dalam hal ini perpustakaan memiliki posisi yang
krusial, yaitu sebagai penyedia, pengelola, serta penyebarluasan informasi
kepada masyarakat. Perpustakaan dan pustakawannya tidak bisa lagi hanya
lebih pro aktif menawarkan jasa pelayanan informasinya, tentunya dengan
bantuan teknologi informasi berupa perangkat komputer dan aplikasinya yang
menghadirkan berbagai kemudahan baik untuk pustakawan ataupun pemakai
(user). Aplikasi komputer yang terintegrasi dengan layanan diperpustakaan
yang selanjutnya diterapkan pada semua bidang pekerjaan perpustakaan dapat
menjadi inti yang mendasari dimulainya era sistem layanan perpustakaan
terautomasi.
Tentunya hal ini berhubungan erat dengan kemajuan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) perpustakaan, penggunaan perangkat
teknologi informasi baik keras (hardware) maupun lunak (software) mutlak
dibutuhkan dalam sebuah lembaga informasi baik itu perpustakaan, pusat
penelitian, maupun pusat informasi saat ini. Aplikasi TIK pada perpustakaan
dapat memberikan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik, disamping
keefektifan dan keefisienan dari segi waktu, biaya hingga sumber daya manusia
(SDM). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dapat
diaplikasikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan kepada
pustakawan dan pemakai (user) dalam melakukan berbagai kegiatan
perpustakaan, seperti entri katalog dan sistem temu kembali secara online
(OPAC).
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai unit kerja penyedia layanan
informasi merupakan perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan
mencapai tujuannya1. Tujuan atau visi dan misi masing-masing perguruan tinggi
tentu berbeda-beda, sebagai contoh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki
target yang harus dicapai yakni menjadi Universitas Riset yang dimana seluruh
civitas akademikanya harus memiliki kompetensi keilmuan, keislaman, dan
keindonesiaan. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi yang dimaksud adalah
Univeristas, tingkat fakultas, tingkat jurusan, institut, sekolah tinggi, dan
akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian2.
Perpustakaan perguruan tinggi umumnya berada didalam lingkungan
kampus, pemakainya adalah civitas akademika perguruan tinggi tersebut, tugas
dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat yang termaktub dalam Tri Dharma Perguruan
Tinggi. Dalam pengelolaan dan tanggung jawabnya adalah perguruan tinggi
yang bersangkutan3. Untuk tingkat Universitas disebut Unit Pelaksana Teknis
(UPT) perpustakaan selanjutnya perpustakaan Fakultas, perpustakaan Jurusan,
Perpustakaan Program Pasca Sarjana, dan sebagainya4. Salah satu hal yang
sangat penting bagi keberadaan sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan
perguruan tinggi adalah koleksinya. Koleksi yang memadai akan berpengaruh
pada tingkat keefektifan peminjaman terhadap bahan pustaka. Perpustakaan
juga harus memiliki berbagai subjek dari bahan pustaka dengan bermacam
bentuk dan jenisnya. Oleh sebab itu, perpustakaan harus meiliki metode-metode
1 Sulistyo Basuki,
Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994), h. 65.
2
Ibid, h. 65. 3
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan:suatu pendekatan prktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 38.
4
guna mengatasi tuntutan tersebut, diantaranya dengan melakukan migrasi sistem
layanan perpustakaan yang sebelumnya masih bersifat manual menjadi sebuah
sistem yang terotomasi.
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin sebagai sebuah perpustakaan fakultas
berada pada ruang lingkup perpustakaan perguruan tinggi memiliki tanggung
jawab dan tugas memenuhi layanan informasi kepada seluruh civitas
akademika. Oleh karena itu keefektifan sistem layanan yang diterapkan
perpustakaan Fakultas Ushuluddin menjadi faktor yang paling penting dalam
mencapai tujuan dan tugas perpustakaan tersebut. Layanan pembaca menjadi
tolak ukur bagi keberhasilan kerja suatu perpustakaan, namun tugas layanan
tidak mungkin berdiri sendiri, tetapi harus didukung oleh tugas pembinaan
koleksi, yang menyangkut pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan koleksi.
Oleh karena itu, pengukuran keberhasilan kerja suatu perpustakaan tidak boleh
hanya dengan melihat dari sisi pelayanannya saja, tetapi juga pembinaan
koleksinya. Secara umum layanan pemakai didefinisikan sebagai aktifitas
perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan,
khususnya kepada anggota perpustakaan yang ada dilingkungannya. Layanan
perpustakaan yang baik dapat dilihat dari kemampuannya memberikan
informasi yang tepat kepada pemakai pada saat informasi itu dibutuhkan.
Dari uraian diatas penulis tertarik untuk mencoba melakukan penelitian
mengenai penerapan dan penggunaan sistem otomasi perpustakaan di
perpustakaan Fakultas ushuluddin sebagai sebuah perpustakaan fakultas yang
baik fakultas maupun Universitas, serta pengaruhnya terhadap pelayanan teknis
perpustakaan dan kinerja staf perpustakaan (pustakawan) dan para penggunanya
(user). Untuk itu, judul yang diangkat dalam penelitian ini adalah “Penerapan Sistem Otomasi Pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”
B. Perumusan dan Pembatasan Masalah
Dalam perumusan masalah ini penulis membuat beberapa pertanyaan
penelitian (Research Question) sebagai berikut :
1. Bagaimana cakupan sistem otomasi yang diterapkan di perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat serta pengaruhnya terhadap kinerja staf
perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna
(user)?
2. Apakah manfaat yang dapat dirasakan oleh pengguna Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat dengan diterapkannya sistem otomasi
perpustakaan?
3. Masalah-masalah apa saja yang dihadapi oleh pihak perpustakaan dalam
menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi pada perpustakaan Fakultas
Ushuluddin?
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka penulis
membatasi masalah penelitian agar tidak meluas dan dapat lebih fokus pada
1. Penelitian dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah penerapan sistem
otomasi dilihat dari aspek cakupan, manfaat, dan pengaruh atau dampak
yang ditimbulkan setelah sistem otomasi tersebut diterapkan.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan pengaruhnya
terhadap kinerja staf perpustakaan/pustakawan dalam memberikan
layanan kepada pengguna (user).
b. Untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat
dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan
Filsafat
c. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak
perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi
atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik
guna mengatasi masalah-masalah tersebut.
2. Manfaat Penelitian
a. Memberikan informasi mengenai kondisi riil perpustakaan Fakultas
b. Menambah pengetahuan penulis tentang bagaimana penerapan
sistem otomasi terhadap sebuah perpustakaan secara nyata dengan
berbagai kelebihan dan kekurangannya.
c. Memberikan masukan atau saran kepada pihak manajemen
perpustakaan sebagai salah satu pedoman dalam pengembangan
sistem pengelolaan perpustakaan terotomasi.
d. Menambah khazanah ilmu pengetahuan dibidang perpustakaan
khususnya yang terkait dengan sistem otomasi perpustakaan.
D. Sistematika Penulisan
Untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan lebih terarah mengenai
permasalahan yang dijadikan pokok pembahasan skripsi ini, maka penulis
memberikan sistematika penulisan sebagai berikut :
Bab Pertama, merupakan bab pendahuluan yang menerangkan tentang latar belakang masalah, perumusan dan pembahasan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab Kedua, tinjauan literatur, yang mencoba memaparkan landasan teoritis penelitian, yang terdiri dari definisi dan jenis layanan perpustakaan,
pengertian perpustakaan perguruan tinggi, pengertian sistem otomasi
perpustakaan, unsur-unsur sistem otomasi perpustakaan, dan cakupam sistem
Bab Ketiga, merupakan metodologi penelitian, yaitu metode penelitian yang digunakan penulis, teknik pengumpulan data, jumlah populasi dan sampel,
sumber data yang diperoleh, teknik pengolahan data, serta analisa data.
Bab Keempat, berisi tentang gambaran umum perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, yang terdiri dari sejarah singkat perpustakaan FUF,
visi dan misi, struktur organisasi, koleksi perpustakaan FUF, layanan
perpustakaan FUF, dan unsur-unsur sistem otomasi perpustakaan FUF.
Bab Kelima, adalah hasil penelitian yang meliputi penerapan sistem otomasi di perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, manfaat sistem
otomasi perpustakaan Fakultas Ushuluddin pengguna (user), masalah-masalah
yang dihadapi dalam penerapan sistem otomasi di perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat
Bab Keenam, yaitu penutup tersiri dari kesimpulan dan saran-saran, skripsi ini juga dilengkapi dengan lampiran
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Sistem Layanan dan Perpustakaan Perguruan Tinggi 1. Sistem Layanan
Sistem layanan merupakan kerangka dasar kegiatan atau aktifitas yang
dilakukan perpustakaan. Selain infrastruktur fisik dan pengembangan
koleksinya, kualitas sebuah perpustakaan juga bisa diukur melalui kinerja
sistem layanan yang ada didalamnya. Secara umum sistem layanan pada sebuah
perpustakaan terbagi menjadi dua bagian, yaitu :
a. Layanan Teknis
Layanan teknis merupakan kegiatan utama pada sebuah perpustakaan.
Variasi kegiatan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang
lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas
dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian, divisi, urusan seksi,
subseksi dan lain sebagainya. Sedangkan perpustakaan yang relatif kecil dapat
menyederhanakan pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula.
Namun pada prinsipnya ada beberapa hal yang memiliki kesamaan5. Kegiatan
itu meliputi :
5
1) Pengadaan koleksi bahan pustaka
Menurut Soeatminah, pengadaan koleksi atau akuisisi adalah proses
menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu
perpustakaan, kolaksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya
relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar
tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani6. Sutarno NS dalam
bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan berpendapat bahwa
pengadaan atau akuisisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam
mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Bagi perpustakaan
yang baru terbentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi
pekerjaan penentuan kriteria koeksi perpustakaan dan pembentukan koleksi
awal. Sedangkan untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan
pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada7.
Pengadaan koleksi dapat berasal dari berbagai macam sumber, seperti
hadiah, tukar-menukar, titipan, dan pembelian. Pengadaan koleksi terbagi
atas dua tahap kegiatan, yaitu yang pertama pembentukan koleksi pertama,
ketika perpustakaan baru dibentuk sebagai dasar untuk pengembangan lebih
lanjut yang didasarkan kepada kebijakan dan rencana ketika akan
membangun sebuah perpustakaan. Pembentukan dan pengisian koleksi
tersebut yang merupakan dasar pembinaan dan pengembangan selanjutnya,
kemudian yang kedua adalah pembinaan dan pengembangan sebagai
6
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 71.
7
kelanjutan pengadaan agar sumber informasi bertambah lengkap dan
memadai8
2) Pengolahan pustaka
Pengolahan atau “processing” adalah pekerjaan yang diawali sejak
koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau
di tempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai
oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak
(printed matter) dan yang terekam (recorded matter) dibedakan dan
dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan9. Tahapan
kegiatan kerja pengolahan meliputi :
a) Inventarisasi, yaitu mencatat setiap eksemplar buku dalam buku
induk, kemudian memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar
buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
b) Klasifikasi, yaitu kegiatan mengelompokkan buku: buku yang
subjek/isinya sama dikumpulkan dan yang berbeda dipisahkan.
Sistem klasifikasi yang dipakai diantaranya adalah DDC (Dewey
Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification),
LC (Library of Congress Classification).
c) Katalogisasi, yaitu membuat katalog untuk semua judul buku milik
perpustakaan, kemudian menyusun kartu katalog yang telah dibuat
sesuai dengan susunan yang ditentukan oleh perpustakaan.
8
Sutarno NS, Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan masyarakat informasi (Jakarta: Panta Rei, 2005), h.101
9
d) Memberi label buku, yaitu memberi label sandi buku yang ditempel
pada punggung buku, kemudian membuat kartu buku untuk setiap
eksemplar dan disimpan dalam kantong yang ditempel di dalam
buku.
e) Penyusunan kartu katalog adalah kegiatan menyajikan katalog
perpustakaan agar dapat digunakan oleh peakai perpustakaan untuk
mencari dan menemukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya.
f) Penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku yang
sudah selesai diolah dan elah dilengkapi dengan label di dalam
rak/lemari buku, buku diatur sesuai dengan sandi buku, yang
merupakan kode kelompok subjek/isi buku.
3) Pemeliharaan koleksi (Maintenance)
Pemeliharaan dan perwatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan
menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yangdimiliki oleh
perpustakaan awet dan terawat dengan baik. Tugas ini meliputi10:
a) Reproduksi, yaitu bahan pustaka yang langka dan harus dilestarikan
perlu dibuatkan fotokopi, pustaka aslinya disimpan sementara
fotokopinya untuk dipinjamkan.
b) Penjilidan, perpustakaan perlu menjilid majalah yang sudah lengkap
satu volume atau satu tahun agar tidak berserakan sehingga mudah
rusak atau hilang, kemudian buku-buku yang jilidannya rusak dan
10
masih mungkin untuk dijilid ulang, sehingga tetap dapat
dimanfaatkan.
c) Laminasi, yaitu proses pengawetan dengan cara menyemprotkan
bahan kimia berbagai manuskrip, naskah, dokumen yang kuno,
terutama yang kertasnya sudah lapuk sehingga mudah hancur.
d) Penyiangan bahan pustaka, yaitu mengurangi koleksi yang umurnya
sudah tua, isinya sudah kadaluwarsa dan tidak cocok untuk dibaca,
kemudian buku-buku yang rusak dan tidak mungkin diperbaiki lagi,
serta buku yang jumlah kopinya terlalu banyak.
4) Administrasi perpustakaan
Sutarno NS mengungkapkan bahwa kegiatan administrasi perpustakaan
disini adalah kegiatan yang berada di sekretariat (ketatausahaan). Ada
yang menyatakan bahwa kegiatan administrasi ini merupakan kegiatan
penunjang kegiatan pokok seperti pengadaan, pengolahaan dan
pemeliharaan bahan pustaka.11. Kegiatan yang dimaksud dan bersifat
administrasi meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan dan
kerumahtanggaan. Kegiatan administrasi yang termasuk kedalam
ketatausahaan antara lain12 :
• Urusan surat-menyurat.
• Penyusunan agenda pimpinan.
• Penyusunan agenda kegiatan masing-masing bidang, bagian, seksi
atau bagian atau urusan dan seterusnya.
11 Sutarno,
Manajemen Perpustakaan, h. 168. 12
• Penyiapan dan pengaturan rapat/pertemuan.
• Penghimpunan data statistic.
• Pengetikan dan pengolahan data.
• Evaluasi dan pelaporan
b. Layanan Pengguna
Sebagai pusat informasi, perpustakaan memiliki tujuan menciptakan
masyarakat yang terdidik, terpelajar, terbiasa membaca dan berbudaya tinggi.
Masyarakat yang demikian senantiasa mengikuti peristiwa dan perkembangan
mutakhir karena menguasai sumber informasi dan ilmu pengetahuan13.
Masyarakat sebagai pengguna perpustakaan perlu diberikan pelayanan (service)
yang memadai guna memenuhi kebutuhan merekaakan informasi. Layanan
perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan.
Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan
masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan
perpustakaan. Oleh karena itu dari sana akan dikembangkan gambaran dan citra
13
perpustakaan, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan
terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana
dikehendaki oleh masyarakat pemakai. Layanan yang baik adalah yang dapat
memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai14. Layanan pengguna yang
umumnya ada di perpustakaan adalah :
1) Layanan sirkulasi
Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman
buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman dan pengembalian ini sering
dikenal dengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering
kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah
yang pertama kali berhubungan dengan pamakai serta paling sering
digunakan pemakai. Karenanya untuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh
terhadap citra perpustakaan15. Untuk melayani peminjaman dapat dipilih
salah satu sistem peminjaman yang kiranya sesuai dengan situasi dan
kondisi perpustakaan. Sistem peminjaman ada 2 yaitu16 :
a) Sistem Layanan Terbuka
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memperbolehkan
pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat-lihat,
membuka-buka pustaka, dan mengambilnya dari tempat penyimanan
untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang. Dalam
bahasa Inggris sistem layanan ini dosebut “open access”.
14
Sutarno, Tanggung Jawab Perpustakaan, h.70-71. 15
Sulistyo Basuki, Pengantar lmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h. 257.
16
b) Sistem Layanan Tertutup
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak
memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi.
Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog
perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat minta kepada
petugas untuk mengambilkannya. Dalam bahasa Inggris sistem
pelayanan ini disebut “close access”
.
2) Jasa Layanan Rujukan (Referens)
Menurut Soeatminah, pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa
pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan
informasi. Bantuan tersebuat berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan
menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaan sendiri
maupun perpustakaan lain, di dalam maupun di luar negeri17. Pelayanan
referensi merupakan layanan lansung, karena ada komunikasi antara petugas
dan penanya. Oleh karena itu, petugas referensi dituntut memiliki kecakapan
dan keterampilan menganlisa pertanyaan, karena kadang-kadang
penyampaian pertanyaannya tidak jelas, sedang petugas referensi
diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar.
Layanan referensi merupakan layanan yang hanya dapat diberikan terbatas
di perpustakaan, hal ini dilakukan karena beberapa pertimbangan, misalnya
keterbatasan koleksi, menurut isi dan sifatnya hanya dibaca pada bagian
17
tertentu, tidak semua isinya (dari halaman depan sampai yang terakhir),
pertimbangan keselamatan dan keutuhan koleksi, dan untuk kepentingan
orang banyak, serta penelitian18. Yang merupakan bahan pustaka referensi
diantaranya adalah kamus, ensiklopedia, almnak, direktori, buku pedoman
dan petunjuk, dan buku tahunan.
2. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Keberadaan perpustakaan pada sebuah perguruan tinggi merupakan
suatu kebutuhan primer yang harus dipenuhi guna menunjang kegiatan
perkuliahan dan penelitian. Bahkan eksistensi sebuah perpustakaan di perguruan
tinggi menjadi salah satu bahan pertimbangan wajib dalam proses akreditasi
yang dilakukan Departemen Pendidikan Nasional pada perguruan tinggi
tertentu.
Para ahli di bidang ilmu perpustakaan memiliki pemahaman
masing-masing mengenai pengertian perpustakaan perguruan tinggi. Sutarno NS
mengemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berada dilingkungan
kampus, pemakainya adalah civitas akademika perguruna tinggi tersebut, tugas
dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat (tercantum dalam Tri Dharma perguruan tinggi),
pengelola dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang
18 Sutarno,
bersangkutan, untuk tingkat universitas disebut Unit Pelaksana Teknis (UPT)
perpustakaan19.
Lain lagi yang dikemukakan oleh Profesor Sulistyo Basuki yaitu
perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah
pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu
perguruan tinggi mencapai tujuannya20. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi
adalah Universitas, fakultas, jurusan, institute, sekolah tinggi dan akademi serta
berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian.
Pada Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang didirikan disetiap fakultas atau jurusan di
lingkungan perguruan tinggi; dikelola oleh Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dengan memperhatikan secara serius
hal-hal seperti pembinaan koleksi, pembinaan sumber tenaga, standarisasi dan
pembiayaan21.
Berdasarkan beberapa uraian pengertian perpustakaan perguruan tinggi
diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi baik
universitas, institut, akademi, maupun sekolah tinggi yang bertugas memenuhi
kebutuhan informasi seluruh civitas akademika dimana pengawasan dan
pengelolaannya berada ditangan perguruan tinggi yang bersangkutan.
19
Ibid,. h. 28 20
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994), h. 65
21 Save M. Dagun,
B. Sistem Otomasi Perpustakaan 1. Definisi Sistem
Definisi sistem terbagi menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada
prosedur dan penekanan pada komponen22, definisi sistem yang lebih
menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Definisi lain dari sistem
berdasarkan penekanan komponennya adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam Kamus Besar Ilmu Pengetahuan yang ditulis oleh Save M.
Dagun, sistem diuraikan sebagai kumpulan bagian-bagian atau hal-hal yang
bersifat konsisten, teratur, saling terkait, interaktif dan saling tergantung;
terbentuk atas dasar prinsip, rencana, skema dan metode yang rasional dan
dapat dimengerti23. Konsep sistem juga dijelaskan oleh Bonar Simangunsong
yang mengungkapkan bahwa sistem adalah suatu totalitas yang terdiri dari
komponen-komponen dan unsur-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu
tujuan tertentu yang terdiri dari beberapa subsistem yang berdiri sendiri namun
saling berkaitan atau bagian dari supersistem yang merupakan induknya,
semuanya terpadu membentuk totalitas24.
22
Syopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi (Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006), h. 25 - 26
23 Dagun,
Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, h. 24
Sistem memiliki beberapa karakteristik, yaitu25:
a) Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli
betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat – sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam
suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana
mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau
mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan
sistem tersebut tidak tercapai.
b) Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut.
c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)
25
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari
sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d) Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input)
untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
e) Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
f) Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau
kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g) Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain
menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah
data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h) Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem
tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran
dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup
yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau
subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat.
Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.
Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian
dan tidak dibedakan.
Berdasarkan penjabaran pengertian sistem diatas, maka penulis
menyimpulkan bahwa sistem merupakan suatu bentuk sempurna jaringan kerja
yang memiliki komponen-komponen sebagai pendukungnya dalam mencapai
sasaran (objectives) atau tujuan (goal) tertentu.
2. Definisi Otomasi (Automation)
Peter Salim mengemukakan pengertian otomasi (automation) yakni
merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat
serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan tenaga
manusia26. Salim kemudian memberikan pengertian otomasi dalam kamusnya
yang lain yaitu, otomasi (automation) merupakan perkembangan dan
26 Peter Salim,
penggunaan peralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem
pengawasan otomatis atau terotomatis27.
Otomasi perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah penerapan
teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau
hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan
campur tangan manusia dalam proses tersebut28. Penulis memberikan suatu
kesimpulan tentang otomasi perpustakaan dengan merujuk pada definisi-definisi
sebelumnya yakni otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan
teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan
maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi
manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan
sehari-hari perpustakaan.
3. Sistem Otomasi Perpustakaan
Sistem otomatisasi perpustakaan (library automation system) adalah
seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama
bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan
cantuman tekstual yang dominant, dan dengan fasilitas utama dalam hal
menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi29
27
Peter Salim, The Contemporary English – Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English Press, 1991),
28
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 96 29 Putu Laxman Pendit,
4. Unsur – Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur
atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur
atau syarat tersebut adalah30 :
a) Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi
perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi
pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota
perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ?
Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah
pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab
dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi
Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik
staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi
perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan
kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang
dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang
bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat
30
dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa
juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan
dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan
untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk
menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan
dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
b) Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah
data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa
komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang
memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah
sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang
mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf
yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum
mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk
yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi
produk dari vendor penyedia komputer.
c) Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam
berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam
waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih
handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar
maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga
yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS,
WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari
beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan
mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di
UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi
pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang
tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan
operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi,
keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu
sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak
kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa kriteria untuk menilai software
adalah sebagai berikut :
• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk
proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan
software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar
dan terus-menerus.
• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan
kemampuan temu kembali yang cepat.
• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah
dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan
institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses
tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan
pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah
satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat
lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna
subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan
masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan
minimum operasi perangkat lunak.
d) Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan
karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta
adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan
klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan
telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer
adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
e) Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai
kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan,
benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet,
angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits,
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan
informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam
periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data
file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu,
kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah
dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Model dasar sistem informasi
Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Info
Penyimpanan
f) Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di
dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada
dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang
data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi
tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan
suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan
metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan
sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan
Dublin Core.
1) INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan
juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka
perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan
pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar
manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai
perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut
mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya
masing-masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International
untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media
yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi
biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan
deskripsi fisik.
Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat
lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik
kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK),
manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar
tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan
Jurnal Buku Langka.
2) Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan
untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru
agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang
dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti
oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam
web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam
bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa
abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber
informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang
mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11.Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi
lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
g) Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana
memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral
perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena
dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang
disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual
adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan
khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data
membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin
perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan
standar-standar dan prosedur-prosedur.
5. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan
Sebuah sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa aspek bidang
kerja pada perpustakaan. Dengan penerapan otomasi perpustakaan, aspek
bidang kerja perpustakaan tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efisien dalam
kaitannya dengan pelayanan terhadap pengguna (user). Sistem otomasi pada
perpustakaan mencakup diantaranya :
a) Pengadaan (acquisition), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan
pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian,
pertukaran maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan
pengecekan bibliografi (pre order bibliographic checking) yang dilakukan
sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan, faktur, dan
b) Pengatalogan (cataloguing), yaitu semua kegiatan yang dilakukan dalam
rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembutan
katalog yang digunakan sebagai sarana temu balik informasi.
c) Pengawasan Informasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang
berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya
untuk penggunaan diluar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini
berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
d) Pengawasan serial (serials control), yaitu kegiatan pengawasan koleksi
terbitan berkala seperti majalah, jurnal, dan bulletin.
e) Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan administrative pengelolaan
perpustakaan, yang meliputi kegiatan penerimaan layanan keanggotaan,
pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan
lain-lain.
f) Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi
perpusakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Metode Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini
adalah dengan menggunakan pendekatan deskriptif-analitis, yaitu pendekatan
penelitian untuk mengeksposisi atau menggambarkan kondisi lapangan secara
apa adanya31.
Untuk mendukung penelitian ini penulis membagi jenis data yang akan
diolah menjadi 2 bagian, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer
berupa data kualitatif wawancara dan data kuantitatif berbentuk angket. Data
sekunder merupakan data yang didapat dengan membaca buku-buku sebagai
literature.
B. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut
:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research), bertujuan untuk
mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam
material yang terdapat diruangan perpustakaan, seperti buku, majalah,
dokumen, catatan dan kisah-kisah sejarah dan lain-lainnya. Pada
hakekatnya data yang diperoleh dengan penelitian perpustakaan ini
31
dapat dijadikan landasan dasar dan alat utama bagi pelaksanaan
penelitian lapangan32.
2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu teknik pengumpulan data
dengan cara mendatangi langsung kepada objek yang sedang diteliti,
dengan cara :
a. Observasi, merupakan pengamatan langsung untuk mengumpulkan
data yang diperlukan. Dalam metode ini penulis akan mengamati
secara langsung penggunaan sistem otomasi pada beberapa bidang
kerja perpustakaan di perpustakaan Fakultas Ushuluddin, seperti
penelusuran literatur, katalog online (OPAC), pengolahan, dan
sirkulasi.
b. Wawancara, merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan
peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui
bercakap-cakap atau berdialog dan berhadapan muka dengan orang
yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti33. Secara teknis
penulis akan mewawancarai salah seorang informan dalam
penelitian ini, yaitu Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat.
c. Angket/Kuesioner, yaitu penyebaran angket berupa
pertanyaan-pertanyaan untuk mendapat data yang objektif dimana responden
yang dimaksud adalah pengguna dapat memilih jawaban-jawaban
32
Mardalis, Metode Penelitian: suatu pendekatan proposal. (Jakarta: Bumi Aksara, 1995), h. 28.
33
yang telah disediakan. Metode kuesioner yang digunakan adalah
kuesioner tertutup dengan skala Likert dan skala Guttman. Skala
Likert digunakan untuk pilihan jawaban kuesioner yang berjumlah 5
variabel, sedangkan skala Guttman digunakan untuk pilihan jawaban
kuesioner yang membutuhkan ketegasan seperti jawaban “Ya” atau
“Tidak”. Pada kuesioner tertutup, responden hanya tinggal memilih
jawaban yang telah disediakan oleh peneliti dengan memberikan
tanda cross (X).
C. Populasi dan Sampel
Populasi adalah keseluruhan unit atau individu dalam ruang lingkup
yang ingin diteliti34. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh
pustakawan/pengelola perpustakaan dan pengguna (user) Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin. Untuk populasi pengguna perpustakaan, peneliti merujuk pada
jumlah pengunjung perpustakaan pada bulan Oktober tahun 2007 yang
berjumlah 368 orang35.
“Sampel adalah sebagian dari populasi yang ingin diteliti, yang ciri-ciri dan keberadaannya diharapkan mampu mewakili atau menggambarkan ciri-ciri keberadaan populasi yang sebenarnya”.36
Dalam pengambilan sampel, penulis mengambilnya secara acak, teknik
ini berdasarkan konsep seleksi secara acak (random selection), yang pada
dasarnya setiap elemen populasi dapat mempunyai kesempatan yang sama
untuk menjadi sampel. Sampel dalam penelitian ini adalah 15% dari jumlah
34
Sugiarto. Et. al, Teknik Sampling. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001), h. 2. 35 Laporan Perkembangan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin & Filsafat tahun 2007 36
populasi pengunjung perpustakaan yaitu 55 orang. Pengambilan sampel
sebanyak 15% dari jumlah populasi ini didasarkan pada pendapat Arikunto yang
mengatakan bahwa jika subjeknya besar (populasi lebih dari seratus orang)
maka sampel dapat diambil antara 10%-15%37.
D. Sumber Data
a. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari lapangan seperti pengguna
(user) dan staf perpustakaan. Data primer terdiri dari data kualitatif
berupa hasil wawancara dengan informan dalam hal ini kepala
perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan salah satu staf perpustakaan,
serta data kuantitatif berupa jawaban-jawaban responden (pengguna
perpustakaan) dalam bentuk kuesioner tertutup.
b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perpustakaan dengan cara
membaca buku-buku sebagai literatur, yang berkaitan dengan
permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini
E. Teknik Pengolahan Data
Setelah data-data diperoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah
data melalui beberapa tahap, yaitu:
a. Editing, yakni mempelajari kembali berkas-berkas data yang telah
terkumpul, sehingga keseluruhan berkas itu dapat diketahui dan dinyatakan
baik, sehingga dapat disiapkan untuk proses berikutnya.
b. Tabulating, yaitu mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban
responden kedalam tabulasi atau tabel yang kemudian dicari prosentasenya
37 Suharsini Arikunto,
untuk dianalisa, adapun untuk memperoleh data angket telah ditabulasikan
dan prosentasikan digunakan rumus :
P = f x 100% N
Dimana P = Angka prosentase untuk setiap kategori
f = Frekwensi jawaban responden
N = Jumlah responden
F. Teknik Analisa Data
Dalam analisa data ini penulis akan menggunakan skala prosentase
sederhana untuk menganalisa data kuantitatif. Sedangkan untuk menganalisa
data kualitatif wawancara, penulis menggunakan teknik penalaran penyimpulan.
Data-data yang telah diteliti kemudian diolah dengan pengukuran sederhana dan
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS
USHULUDDIN DAN FILSAFAT
A. Sejarah singkat Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Seiring dengan perubahan status perguruan tinggi yang sebelumnya
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menjadi Universitas Islam Negeri
(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, maka disiplin ilmu yang dahulu hanya
terfokus pada kajian-kajian keislaman kini telah mengalami perkembangan
yang signifikan. Berbagai kajian ilmu pengetahuan umum hadir di setiap
fakultas baik yang telah ada sebelumnya maupun yang baru muncul dan
dalam proses akreditasi. Fakultas Ushuluddin sebagai salah satu fakultas
tertua di lingkungan Universitas Islam Negeri kini memiliki peran yang
cukup penting dengan bertambahnya program studi kajian ilmu pengetahuan
umum khususnya di bidang filsafat dan pemikiran Islam. Perubahan nama
fakultas menjadi Fakultas Ushuluddin dan Filsafat sudah cukup mewakili
keberadaan kajian dispilin ilmu yang baru.
Dengan perubahan nama fakultas dan penambahan berbagai kajian
disiplin ilmu umum yang baru, maka keberadaan perpustakaan fakultas
sebagai salah satu pusat layanan informasi yang mendukung kegiatan
belajar mengajar bagi seluruh civitas akademika Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat tak pelak lagi telah menjadi unsur yang sangat vital. Perpustakaan
perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat hanya berupa kumpulan
koleksi-koleksi milik dosen dan pengajar di lingkungan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat dan belum memiliki ruangan tersendiri. Kini
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat telah menjadi pusat layanan
informasi yang cukup memadai bagi seluruh civitas akademika Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat dengan ruangan yang cukup representatif dan
koleksi-koleksi yang beragam bentuk, jenis maupun subjeknya.
B. Visi dan Misi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat 1. Visi
Menjadi pusat pembelajaran dan penelitian untuk studi Islam dan
kajian-kajian yang relevan dengan program studi yang ada di
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.
2. Misi
1) Mengolah dan menyediakan bahan-bahan pustaka yang sesuai
dengan bidang kajian yang ada di Fakultas Ushuluddin untuk
keperluan pembelajaran dan penelitian.
2) Mengumpulkan karya-karya khusus bidang kajian tafsir dan
studi Al-Quran Indonesia.
3) Mengumpulkan karya-karya para civitas akademika yang ada di
lingkungan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan karya-karya
C. Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Dekan FUF : Dr. Amin Nurdin, MA
Pembantu Dekan 1 FUF : Dr. Hamid Nasuhi, MA
Kepala Perpustakaan FUF : Agus Rifai, SS, S.IP
Layanan Teknis : Mudiana
Layanan Pemakai : Minarti
Tata Usaha : Ahmad Zaelani
DEKAN FUF
LAYANAN TEKNIS
LAYANAN PEMAKAI
TATA USAHA KEPALA
PERPUSTAKAAN FUF
D. Koleksi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Sampai dengan tahun 2007, Perpustakaan Fakultas Ushuluddin
dan Filsafat mempunyai koleksi sebanyak 5.185 judul dan 11.419
eksemplar, yang terdiri dari koleksi buku, jurnal, majalah, koleksi audio
visual, dan karya ilmiah dosen dan mahasiswa. Berikut merupakan keadaan
koleksi utama program studi dan koleksi pendukung.
Tabel 1
Keadaan Koleksi Utama Program Studi
Jumlah
No
Jenis Koleksi
Judul
Eksemplar
1 Tafsir Hadits 344 1150
2 Perbandingan Agama 352 495
3 Aqidah Filsafat 860 970
4 Sosiologi Agama 341 357
5 Pemikiran Politik Islam 233 383
Tabel 2
Koleksi Pendukung
Jumlah
No
Jenis Koleksi
Judul
Eksemplar
1 Koleksi Umum 389 546
2 Koleksi Referensi 158 457
3 Jurnal/Majalah 128 1128
4 Thesis/isertasi 54 54
5 Skripsi 1237 1237
6 Laporan Penelitian 102 200
7 Koleksi CD ROM 91 317
8 Ching Kung Corner 105 606
9 Iranian Corner 745 3457
10 Turki Corner 46 62
Jumlah 3055
8064
E. Layanan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Pada dasarnya layanan yang ada di Perpustakaan FUF hampir sama
dengan layanan yang ada di perpustakaan-perpustakaan lain. Layanan di
perpustakaan FUF terbagi menjadi 2 bagian yakni layanan teknis seperti
perpustakaan. Layanan pemakai yang ada adalah layanan peminjaman
(sirkulasi), layanan rujukan (referens), layanan ruang baca, dan layanan
penelusuran literatur dengan menggunakan katalog online (OPAC).
F. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
khususnya dalam bidang perpustakaan, tuntutan pengguna perpustakaan pun
semakin kompleks dan semakin banyak. Pengguna tentu menginginkan
pelayanan perpustakaan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini mendorong
pihak Perpustakaan FUF untuk menerapkan sistem yang telah
terkomputerisasi, sehingga pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan
lebih cepat dan akurat. Oleh karena itu, pada tahun 2001 secara resmi
perpustakaan FUF mulai menerapkan sistem otomasi perpustakaan.
Dalam penerapannya, sistem otomasi di Perpustakaan FUF tentu
tidak lepas keterkaitannya dengan unsur-unsur yang mendukung sistem
otomasi tersebut. Berikut ini merupakan unsur-unsur sistem otomasi yang
ada di perpustakaan FUF.
1. Perangkat Lunak (Software)
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat menggunakan
software Bookmark sebagai program aplikasi perpustakaannya.
Software tersebut dirancang untuk dapat digunakan secara stand alone
computer (single user). Bookmark merupakan software aplikasi berbasis
program aplikasi Bookmark ini secara hibah atau hadiah dari salah satu
kolega staf perpustakaan pada waktu itu38. Saat ini program aplikasi
Bookmark telah berganti nama menjadi NCI Bookman, perubahan itu
diikuti oleh perubahan platform software itu sendiri yang sebelumnya
hanya berbasis DOS kini telah berbasis Windows sehingga mudah
dikembangkan, namun pihak Perpustakaan FUF belum berniat
menggunakan software tersebut. Baru-baru ini pihak perpustakaan FUF
sedang melakukan upaya migrasi program aplikasi perpustakaan
menjadi software aplikasi berbasis windows (under windows) dengan
menggunakan aplikasi perpustakaan Senayan versi Stable3 yang
didesain/dirancang oleh Departemen Pendidikan Nasional untuk
dipergunakan secara gratis (freeware) dengan cara mengunduh
(download) di situs resmi Depdiknas.
Program aplikasi Bookmark mempunyai 4 menu utama, yaitu:
Setup, Add/edit Content/Item, Circulation menu (sirkulasi), dan
penelusuran.
1) Setup, berfungsi untuk startup awal ketika aplikasi Bookmark
pertama kali dijalankan pada sebuah komputer untuk single user.
2) Add/edit content/item, berfungsi untuk melakukan proses pengolahan
koleksi.
