LAPORAN KERJA PRAKTEK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTORY OBAT PADA BIDAN PRAKTEK SWASTA FARIDA HADJRI
Disusun Oleh :
Nama : Agatho Putrama
NIM : 08.41010.0055
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
STIKOM
STIKOM
vii DAFTAR ISI
ABSTRAKSI...iv
KATA PENGANTAR...v
DAFTAR ISI...vii
DAFTAR GAMBAR ...xii
DAFTAR TABEL...xvii
DAFTAR LAMPIRAN...xix
BAB I...1
PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang...1
1.2 Perumusan Masalah...2
1.3 Batasan Masalah...2
1.4 Tujuan ...3
1.5 Manfaat...3
1.6 Sistematika Penulisan ...3
BAB I PENDAHULUAN...4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...4
BAB III LANDASAN TEORI...4
STIKOM
viii
BAB V PENUTUP...5
BAB II...6
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...6
2.1 Sejarah Singkat Tentang Klinik BPS Farida Hadjri...6
2.2 Lokasi BPS Farida Hadjri...7
2.3 Visi misi BPS Farida Hadjri...8
2.3.1 VISI...8
2.3.2 MISI...8
2.3.3 MOTO ...9
2.4. Struktur Organisasi...10
3.1 Pengertian Sistem Informasi...11
3.2 Sistem Monitoring Stok...12
3.3 Analisa dan Perancangan Sistem...13
3.4 Program Penunjang...14
3.4.1 Visual Basic .NET...14
3.4.2 Microsoft SQL Server...15
3.5 Alat Analisa dan Rancangan ...16
STIKOM
ix
3.5.1 Flow Chart...16
3.5.2 Data Flow Diagram (DFD) ...18
3.5.3 Power Designer...19
3.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)...20
BAB IV...21
DESKRIPSI PEKERJAAN...21
4.1 Menganalisis System...21
1. Document Flow System Informasi Inventory obat pada BPS Farida Hadjri...22
2. Document Flow Subprocess Pembelian pada BPS Farida Hadjri...24
3. Document Flow Subprocess Penjualan pada BPS Farida Hadjri...26
4. Document Flow Subprocess Pembutan laporan pada BPS Farida Hadjri...27
4.2 Desain System...28
4.2.1 System Flow...29
1. System Flow system Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri...29
STIKOM
x
3. System Flow Subprocess Penjualan Obat pada BPS
Farida Hadjri...35
4. System Flow Subprocess Pembuatan Laporan pada BPS Farida Hadjri...37
5. System Flow Subprocess Pengecekan Pembelian...38
4.2.2 Context Diagram...39
4.2.3 Diagram Berjenjang...40
4.2.4 Data Flow Diagram...41
1 Data Flow Diagram level 0...42
2 DFD Level 1 Subsystem Mengelola Master ...44
3 DFD Level 1 Subsystem pembelian ...44
4 DFD Level 1 Subsystem penjualan...45
5 DFD Level 1 Subsystem Membuat Laporan ...46
6 DFD Level 2 Subsystem Mengelola Barang Dibeli ...47
4.2.5 Entity Relational Diagram...48
1 CDM (Conceptual Data Model)...48
STIKOM
xi
2 PDM (Physical Data Model)...50
4.2.6 Struktur Tabel...51
4.3 Desain I/O...60
4.4 Mengimplementasikan Sistem...75
4.4.1 Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem...75
BAB V...93
PENUTUP...93
5.1 Kesimpulan...93
5.2 Saran ...93
DAFTAR PUSTAKA ... ...94
LAMPIRAN...95
STIKOM
xii
Gambar 2.2 Struktur Organisasi BPS Farida Hadjri ...10
Gambar 2.1 Lokasi BPS Farida Hadjri...7
Gambar 4.1 Document Flow System Informasi Inventory Obat pada BPS. Farida Hadjri...23
Gambar 4.2 Document Flow Subprocess Pembelian ...25
Gambar 4.3 Document Flow Subprocess Penjualan...27
Gambar 4.4 Document Flow Subprocess Pembuatan Laporan...28
Gambar 4.5 System Flow System Informasi Inventory obat pada BPS Farida Hadjri...31
Gambar 4.6 System Flow Subprocess Pembelian Obat pada BPS farida Hadjri...34
Gambar 4.7 System Flow Subprocess Penjualan Obat pada BPS Farida Hadjri...36
Gambar 4.8 System Flow Subprocess Pembuatan Laporan pada BPS Farida Hadjri...38
Gambar 4.9 System Flow Subprocesss Pengecekan Pembelian...39
STIKOM
xiii
Gambar 4.10 Context Diagram System Informasi Inventory Obat pada BPS. Farida Hadjri...40
Gambar 4.11 HIPO (Hierarky Input Process Output) System Informasi Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri...41
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 0 System Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri...43
Gambar 4.13 DFD Level 1 Subsystem Mengelola Master Pada System Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri ...,...44
Gambar 4.14 DFD Level 1 Subsystem Subprocess Pembelian pada BPS Farida Hadjri ...45
Gambar 4. 15 DFD Level 1 Subsystem Penjualan pada BPS Farida Hadjri ...46
Gambar 4. 16 DFD Level 1 Subsystem Membuat Laporan pada BPS Farida Hadjri...47
Gambar 4. 17 DFD Level 2 Subsystem Mengelola Data Barang Dibeli pada BPS Farida Hadjri...48
Gambar 4.18 Conceptual Data Model System Informasi Monitoring Stok Barang pada BPS Farida Hadjri...49
Gambar 4.19 Physical Data Model System Informasi Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri...50
STIKOM
xiv
Gambar 4.21 Form Login...61
Gambar 4.22 Form Utama User Admin...62
Gambar 4.23 Form Utama Submenu Master ...62
Gambar 4.24 Form Memilih Golongan Obat ...63
Gambar 4.25 Form Master Obat Dalam...63
Gambar 4.26 Form Master Karyawan...64
Gambar 4.27 Form Master Supplier. ...65
Gambar 4.28 Form Master Jenis...66
Gambar 4.29 Form Master Golongan...67
Gambar 4.30 Form Master Satuan...68
Gambar 4.31 Form Master Harga...69
Gambar 4.32 Form Utama User Karyawan. ...69
Gambar 4.33 Form Penjualan...70
Gambar 4.34 Form Pemesanan...71
Gambar 4.35 Form Pengiriman Barang...72
Gambar 4.36 Form Daftar Tagihan... ...73
Gambar 4.37 Laporan Transaksi Harian...73
STIKOM
xv
Gambar 4.38 Form Cari Stok Obat...74
Gambar 4.39 Form Cari Tanggal Expired...74
Gambar 4.40 Form koneksi...76
Gambar 4.41 Halaman Login ...76
Gambar 4.42 Halaman Admin...77
Gambar 4.43 Halaman Master Obat ...78
Gambar 4.44 Halaman Master Obat Dalam ...79
Gambar 4.45 Halaman Master Karyawan...80
Gambar 4.46 Halaman Master Supplier...81
Gambar 4.47 Halaman Master Jenis ...82
Gambar 4.48 Halaman Master Golongan...83
Gambar 4.49 Halaman Master Satuan...84
Gambar 4.50 Halaman Master Harga ...85
Gambar 4.51 Halaman Karyawan...86
Gambar 4.52 Halaman Penjualan...87
Gambar 4.53 Halaman Pesanan...88
Gambar 4.54 Halaman Pengiriman barang...89
Gambar 4.55 Halaman Tagihan...90
STIKOM
xvi
Gambar 4.57 Stok Minimum ...91
Gambar 4.58 Tanggal Expired...91
Gambar 4.59 Cari Obat...92
STIKOM
xvii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol block chart...18
Tabel 4.1 Tabel Master Obat...51
Tabel 4.2 Tabel Golongan...52
Tabel 4.3 Tabel Jenis...52
Tabel 4.4 Tabel Satuan...52
Tabel 4.5 Tabel Supplier...53
Tabel 4.6 Tabel karyawan...53
Tabel 4.7 Tabel Pembelian...54
Tabel 4.8 Tabel Pesanan...55
Tabel 4.9 Tabel Penjualan...55
Tabel 4.10 Tabel Resep...56
Tabel 4.11 Tabel Konsinyasi...56
Tabel 4.12 Tabel Tanggal Exp...57
Tabel 4.13 Tabel detil Penjualan...57
Tabel 4.14 Tabel Detil Resep ...58
Tabel 4.15 Tabel Detil Konsinyasi...58
Tabel 4.16 Tabel Detil Pembelian...59
STIKOM
xviii
STIKOM
iv
ABSTRAK
BPS Farida Hadjri memiliki kesulitan dalam melakukan pemantauan stok obat. Setiap hari seorang karyawan harus melakukan pencatatan jumlah obat yang terjual dan jumlah obat pada masing-masing obat. Melakukan pemantauan stok obat bukanlah hal yang mudah dilakukan dengan cara yang masih manual, misalnya pencatatan data pembelian dan penjualan.
Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, dibutuhkan suatu sistem yang yang memudahkan pemilik BPS Farida Hadjri melakukan pemantauan serta perhitungan stok obat dan pendapatan setiap harinya. Dengan demikian, kinerja perusahaan dapat meningkat dan keuntungan dapat lebih optimal. Untuk mengatasi masalah yang dialami BPS Farida Hadjri maka dibentuklah sebuah aplikasi yang dapat melakukan pencatatan transaksi obat pada BPS Farida Hadjri setiap hari, sehingga dari pencatatan tersebut dapat dilakukan pemantauan stok barang yang ada pada BPS tersebut.
Berdasarkan solusi diatas maka dibuatlah sebuah aplikasi Inventory Obat yang dapat digunakan untuk memantau persediaan obat dan tanggal expired obat pada BPS Farida Hadjri, dapat memberikan laporan mengenai kegiatan penjualan dan pembelian pada BPS Farida Hadjri sesuai dengan tanggal yang ditentukan oleh pemilik dan dapat mengoptimalkan kinerja karyawan pada BPS Farida Hadjri sehingga karyawan tidak perlu lagi melakukan pengecekan stok Obat secara manual. Dibuktikan dengan adanya laporan mengenai stok obat, tanggal expired obat, laporan pembelian dan penjualan pada BPS Farida Hadjri
Kata kunci: Inventory, stok obat, komputerisasi, klinik
STIKOM
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bidan Praktek Swasta (BPS) Farida Hadjri adalah instansi yang bergerak pada bidang pelayanan kesehatan yang berperan sebagai klinik yang sangat berkembang untuk menolong masyarakat kalangan menengah kebawah serta membuka lapangan pekerjaan bagi tenaga medis. BPS Farida Hadjri yang berlokasi di Jalan Nyamplungan 10 No. 43 Surabaya ini bertujuan untuk memberikan penyuluhan dan pendampingan pada ibu-ibu hamil serta memberikan bantuan persalinan kepada masyarakat.
Saat ini BPS Farida Hadjri belum memiliki Sistem Informasi yang dapat membantu optimalisasi kinerja dari BPS Farida Hadjri ini sendiri. BPS Farida Hadjri ini memiliki kesulitan dalam melakukan pemantauan stok obat. Setiap hari seorang karyawan harus melakukan pencatatan jumlah obat yang terjual dan jumlah obat yang dibeli (obat masuk) pada masing-masing obat. Hal ini merepotkan karyawan yang bertugas untuk melakukan pencatatan stok obat setiap harinya. Dikarenakan jadwal jaga yang saling bergiliran maka antara karyawan yang melakukan pemesanan dan karyawan yang melakukan penerimaan barang, sering terjadi kesalahan. Selain itu juga sering terjadinya inkonsistensi data akibat tidak sesuainya pencatatan penjualan yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini dapat mengakibatkan optimalisasi keuntungan perusahaan menjadi berkurang.
STIKOM
2
Pemantauan stok obat bukanlah hal yang mudah dilakukan dengan cara yang masih manual, misalnya pencatatan penjualan dan pembeliat obat pada BPS Farida Hadjri, sehingga timbul permasalahan-permasalahan yang harus di hadapi oleh BPS Farida Hadjri. Adapun permasalahan tersebut sebagai berikut:
a) Pelaporan dan rekap data membutuhkan waktu yang lebih lama karena melalui prosedur manual dan berbelit-belit; b) Informasi yang di berikan terbatas dan kurang akurat dikarenakan banyaknya data yg harus diolah sedangkan pegawai terbatas sehingga sering terjadi human error; c) pengendalian keamanan informasi yang sulit dilakukan. Selain permasalahan diatas, berikut juga permasalahan lain yang terjadi akibat dampak dari proses pelaporan yang masih manual yaitu beban tugas lebih berat sehingga membutuhkan lebih banyak SDM.
Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang memudahkan pemilik BPS Farida Hadjri untuk melakukan pemantauan serta perhitungan stok obat dan pendapatan setiap harinya. Dengan demikian, kinerja dari BPS Farida Hadjri dapat meningkat dan keuntungan dapat lebih di optimalkan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka di dapat rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana menyediakan aplikasi Inventory obat pada BPS. Farida Hadjri
1.3 Batasan Masalah
Pada pembuatan Sistem Inventory Obat pada BPS.Farida Hadjri ini meliputi beberapa batasan-batasan yaitu:
STIKOM
1. Sistem ini hanya mengolah data-data Pembelian obat ketika stok obat
dalam kondisi minim atau habis dan penjualan obat setiap harinya.
2. Laporan yang dihasilkan adalah laporan stok obat dan laporan tanggal
kadaluarsa untuk setiap hari dan setiap bulan.
3. Sistem ini tidak mengolah permasalahan pemilihan supplier.
1.4 Tujuan
Adapun Sistem Inventory Obat pada BPS. Farida Hadjri ini memiliki tujuan yang akan dicapai, antara lain:
1. Menghasilkan sebuah sistem Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory
Obat pada BPS Farida Hadjri.
1.5 Manfaat
Diharapkan setelah pembuatan proyek ini dapat mempermudah kerja karyawan dan memudahkan pemilik BPS Farida Hadjri untuk melakukan pemantauan stok obat. Selain itu pengolahan data hasil penjualan dan pembelian obat dapat berlangsung lebih cepat dan efisien sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, sebagai berikut:
STIKOM
4
BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini diuraikan tentang latar belakang permasalahan, sedangkan inti dari permasalahan digambarkan dalam perumusan masalah. Pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dirancang sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari perancangan sistem tersebut.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum BPS. Farida Hadjri yang menguraikan gambaran umum perusahaan seperti lokasi perusahaan, keadaan, kondisi dan situasi BPS. Farida Hadjri. Selain itu, mencakup hal lain yang berkaitan dengan instansi/lembaga, seperti sejarah umum dan struktur organisasi BPS. Farida Hadjri.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi konsep dasar atau teori-teori yang terkait dalam pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Inventory Obat Berbasis Desktop studi kasus pada BPS Farida Hadjri, yakni tentang platform Desktop, Interaksi Manusia, dan aplikasi Inventory obat yang berguna dalam pemecahan masalah pada BPS Farida Hadjri.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada Bab ini diuraikan tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan proyek. Bab ini juga berisi tentang perancangan sistem dengan menggunakan Document Flow, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity
Relationship Diagram (ERD). Bab ini juga mencantumkan spesifikasi program
yang dibangun, hasil dan evalusi permasalahan yang dirumuskan dan saran untuk
STIKOM
mengubah atau menyederhanakan fungsi. BAB V PENUTUP
Pada Bab ini berisi tentang kesimpulan, dan penjelasan, serta saran-saran yang bermanfaat untuk peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem sebelumnya.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Tentang Klinik BPS Farida Hadjri
Bidan Praktek Swasta (BPS) Farida Hajri berdiri pada tahun 1991. BPS ini didirikan oleh Ibu Hj.Farida Hajri yang pada saat itu sedang bekerja di salah satu Rumah Sakit Swasta di Surabaya. BPS Farida Hadjri adalah instansi yang bergerak pada bidang pelayanan kesehatan yang berperan sebagai klinik yang sangat berkembang untuk menolong masyarakat kalangan menengah kebawah serta membuka lapangan pekerjaan bagi tenaga medis. Diharapkan BPS Farida Hadjri mampu memberikan konsultasi dan pendampingan yang sinergis pada area strategis, sehingga dapat memberikan hasil yang baik dan menuju performa produktivitas proses yang maksimal.
Pada awalnya BPS Farida Hadjri didirikan untuk melayani untuk kebutuhan warga sekitar. Namun seiring dengan berjalannya waktu, BPS Farida Hadjri berkembang menjadi semakin besar, disebabkan oleh semakin banyaknya pasien yang ingin ditolong oleh Ibu Hj. Farida Hajri. Hal inilah yang mendasari beliau untuk mengembangkan BPS ini ke arah yang lebih baik, lebih besar dan dan juga lebih layak, karena semakin banyak pula layanan yang harus diberikan pada pasien-pasien tersebut.
Saat ini telah terdapat 28 pegawai yang bekerja pada BPS Farida Hajri ini, dengan rincian 8 Dokter Umum, 4 Dokter Konsultan, 8 Assisten Dokter, 1 Ahli Gizi, 3 Cleaning Services, 2 Supir, dan 2 pegawai untuk cuci/laundry. BPS Farida Hadjri ini memiliki fasilitas 24 Jam, dengan model 2 shift waktu-kerja untuk
STIKOM
pegawainya. Juga terdapat fasilitas kamar inap untuk pasien yang membutuhkan pelayanan khusus. Jumlah rata-rata pasien yang datang ke BPS ini dalam satu bulan sekitar 100-200 orang, dan probabilitas pasien dengan perawatan inap sekitar 15-25 orang perbulan.
2.2 Lokasi BPS Farida Hadjri
BPS Farida Hadjri berlokasi di Jalan Nyamplungan 10 No. 43 Surabaya. Untuk detilnya, peta alamat perusahaan dapat dilihat dari gambar 2.1 dibawah ini.
Sumber: https://maps.google.co.id
Gambar 2.1 Lokasi BPS Farida Hadjri
STIKOM
8
2.3 Visi misi BPS Farida Hadjri 2.3.1 VISI
Visi dari BPS Farida Hadjri adalah:
“Menjadikan BPS Farida Hadjri sebagai pusat pelayanan kesehatan
dasar yang berfungsi baik bagi masyarakat”
Bila visi yang dicanangkan tersebut tercapai maka BPS Farida Hadjri menjadi pusat pelayanan kesehatan masyarakat mampu berkembang dengan pesat sehingga mampu menjadi senta pelayanan kesehatan khususnya bagi masyarakat Nyamplungan Surabaya. BPS Farida Hadjri merupakan harapan masyarakat sebagai pemberi pelayanan yang prima dengan sumber daya manusia yang professional, sarana dan prasarana yang berkualitas maupun kemampuan manajemen yang handal, sehingga BPS Farida Hadjri menjadi penggerak dalam meningkatkan derajat kesehatan dan pilihan utama dalam pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat di wilayah kerja BPS Farida Hadjri.
2.3.2 MISI
Untuk mendukung terwujudnya visi tersebut di atas, maka BPS Farida Hadjri menetapkan misi Klinik sebagai berikut:
1. Meningkatkan pelayanan kesehatan demi kepuasan masyarakat.
2. Meningkatkan pelayanan kesehatan demi kepuasan masyarakat artinya
memberikan pelayanan yang bermutu dimana seluruh kegiatan pelayanan medis dan non medis harus memenuhi standart operasional yang telah ditentukan sehingga pelayanan tersebut akan memberikan keamanan, kenyamanan dan kepuasan sesuai yang diharapkan masyarakat.
STIKOM
3. BPS Farida Hadjri bisa menjangkau masyarakat diluar wilayah kerja serta
memiliki program inovatif yang bermanfaat bagi masyarakat disamping program yang telah di tetapkan.
4. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
5. Kualitas SDM yang meliputi tenaga medis dan non medis yang professional yaitu tenaga yang memiliki kompetensi dan ketrampilan dalam memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan standart profesi yang berlaku.
6. Meningkatkan sarana dan prasarana yang memadai, demi kelancaran pelayanan kepada masyarakat.
7. Sarana menimba ilmu
8. Kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana semakin ditingkatkan demi terpenuhinya standart pelayanan kesehatan yang bermutu dan memadai. Dengan tercapainya hal tersebut di harapkan kepercayaan masyarakat terhadap mutu pelayanan di Klinik dapat meningkat serta meningkatnya pendapatan Klinik.
2.3.3 MOTO
“Ramah dan Sabar adalah layanan kami”
Seluruh pelayanan baik UKP maupun UKM yang dilaksanakan bertujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan, memberikan pelayanan yang bermutu dimana seluruh kegiatan pelayanan medis dan non medis sehingga pelayanan tersebut akan memberikan keamanan, kenyamanan dan kepuasan sesuai yang diharapkan masyarakat.
STIKOM
10
2.4. Struktur Organisasi
Organisasi merupakan suati bentuk dari hubungan yang mempunyai sifat dinamis, dapat menyesuaikan diri pada perusahaan serta diciptakan oleh manusia untuk mencapai suatu yang diperhitungkan. Adapun struktur organisasi pada BPS Farida Hadjri Surabaya dapat dijelaskan pada gambar 2.2. berikut:
Sumber: Ibu Hj. Farida Hajri, SST
Gambar 2.2 Struktur Organisasi BPS Farida Hadjri
Penasehat
Bpk. H. Ghorib
Kepala Klinik
Ibu Hj. Farida Hajri, SST
Penanggung Jawab Medis
dr. Irma Seliana
Paramedis
Bidang Administrasi
- Keuangan - Tata Usaha
Bidang Pelayanan
- Dokter
- Dokter Konsultan - Assiten Dokter
Bidang Penunjang
- Farmasi - Gizi - Laundry - Transportasi
Koordinator Pelayanan
Sri Wahyuni, Amd
STIKOM
STIKOM
11 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Tata Sutabri, 2004).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia untuk user dengan kebutuhan serupa (McLeod: 427; McLeod & Schell 2008: 12). Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung manajemen (Febrian 2004: 286). Meskipun demikian, masih dalam buku yang sama dinyatakan bahwa SIM adalah kumpulan manusia dan sumber daya di dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam aktivitias perencanaan dan pengendalian.
Namun komputer sebagai suatu sarana penunjang memiliki pula keterbatasan, karena hanya berfungsi sebagai pengolah data berdasarkan program atau instruksi yang diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih tetap penting yaitu sebagai pengendali atas pengolahan data yang dilakukan komputer.
STIKOM
3.2 Sistem Monitoring Stok Barang
Sistem monitoring stok barang adalah penghitungan stok barang dalam waktu tertentu dengan cara menggunakan uji timbang, pengukuran dan kalkulasi atas barang yang dimonitor, dengan cara melakukan verifikasi dokumen daftar timbang dan dokumen pendukung lainnya serta melakukan pengukuran kubikasi stok barang.
Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan manufaktur serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya.
Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang.
Persediaan diterjemahkan dari kata inventory yang merupakan timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dan lain-lain) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung.
Untuk lebih jelasnya mengenai persediaan, maka akan dipaparkan pengertian persediaan. Pengertian persediaan akan dijelaskan dari beberapa defenisi berikut.
STIKOM
13
1. Menurut Skousen, Stice, Stice (2004:653), ”persedian ditujukan untuk
barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini ditujukan untuk proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi”.
2. Rangkuti (2007:2) menyatakan bahwa persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang disimpan dalam suatu tempat atau gudang dimana barang tersebut menunggu untuk diproses atau diproduksi lebih lanjut.
3.3 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai uraian dari sistem informasi yang besar dan utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisa system (Kendall , 2002 : 11) :
1. Identifikasi masalah
2. Memahami kerja dari sistem yang ada 3. Menganalisa sistem
STIKOM
4. Membuat laporan hasil analisis
Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah perancangan sistem secara umum dan perancangan sistem secara terinci. Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.
3.4 Program Penunjang
Untuk membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri, dibutuhkan beberapa perangkat lunak untuk memudahkan perancangan design maupun sistem. Perangkat lunak tersebut antara lain :
3.4.1 Visual Basic .NET
Visual Basic .NET dibangun di atas teknologi .NET, yaitu teknologi dan konsep platform yang dapat digunakan mengembangkan aplikasi yang terdistribusi melalui internet (Yuswanto, 2002). Teknologi .NET ini tercermin dalam .NET Framework yang merupakan dasar untuk pengembangan aplikasi-aplikasi berbasis .NET. .NET Framework menyediakan dua hal penting, yaitu
Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR merupakan engine
yang menjalankan aplikasi .NET dan menyediakan layanan-layanan untuk keperluan pengembangan maupun eksekusi aplikasi. CLR bekerja seperti sistem operasi yang menyediakan lapisan antara program dengan kompleksitas sistem. Bahasa yang memenuhi Common Language Specification (CLS) juga dapat
STIKOM
15
menggunakan .NET Framework. Class Library menyediakan satu set besar fungsi
wrapping dan abstraksi seperti Internet Protokol, akses file system, manipulasi
XML dan banyak lagi.
Karena dibangun berdasarkan teknologi .NET maka Visual Basic .NET mampu untuk membuat aplikasi yang terdistribusi melalui internet dimana client bukan lagi hanya PC, namun dapat berupa alat-alat yang lain seperti mobile device dalam lingkungan yang terintegrasi. Visual Basic .NET mampu membuat aplikasi
client maupun aplikasi server (ASP.NET, XML Web Service) dalam lingkungan
yang terintegrasi.
Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis grafis (GUI – Graphical User Interface). Untuk mendesain tampilan yang kita inginkan, kita hanya perlu
meletakkan objek-objek grafis ke lembar (form) yang sudah tersedia pada Visual Basic dan selanjutnya kita hanya perlu memikirkan struktur dan logika data dari program utama.
Pada pemrograman berbasis teknologi .NET Microsoft telah menyediakan
Universal Data Access baru untuk mengakses sumber data yang dikenal dengan
nama ADO.NET, yang memperkenalkan sebuah model pengaksesan database terputus, menggunakan sebuah obyek yang dinamakan dataset (Amelia, Tan. 2007).
3.4.2 Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server adalah perangkat lunak relational database
management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi
STIKOM
database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator (Bunafit Nugroho, Indah Indriyana. 2007:2)
3.5 Alat Analisa dan Rancangan 3.5.1 Flow Chart
Flowchart adalah bagan- bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini di pakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses didalam program (Jogiyanto, 2005:795). Bagan alur sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak antara lain berikut ini :
Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam block chart dapat dilihat pada table 3.1 dibawah:
Tabel 3.1 Simbol block chart
Simbol Keterangan
Menandakan dokumen , bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan.
STIKOM
17
Simbol Keterangan
Multi Dokumen
Proses Manual
Proses yang dilakukan oleh computer
Menandakan dokumen yang diarsipkan
Data penyimpanan (data storage)
Proses apa saja yang tidak terdefinisi termasuk aktivitas fisik.
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain.
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang sama.
Terminasi yang menandakan awal dan akhir dari suatu aliran.
Pengambilan keputusan (decision).
Layar peraga (monitor).
Pemasukan data secara manual.
STIKOM
3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran suatu sistem yang telah
ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir, dan akan disimpan. Karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Maka DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik (HM. Jogiyanto, 2005 :701).
DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Berikut simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan diagram arus data menurut Jogiyanto HM (2005 : 700) :
Simbol ini merupakan simbol eksternal entity, digunakan sebagai sumber dari inputan sistem atau tujuan dari output sistem.
Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan prubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah tadi.
Simbol dari penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data .
STIKOM
19
Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran datanya.
3.5.3 Power Designer
Power Designer adalah salah satu Tools yang dapat dipergunakan untuk membangun/merancang sebuah Basis data melalui ER-DIAGRAM (CDM), merancang Sistem melalui Data Flow Diagram (DFD) serta mampu membuat Program Aplikasi (http://www.softinsys.com/softinsys.php).
Ada beberapa Tools yang disiapkan oleh Power Designer, diantaranya adalah :
a. Data Architec
Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang Basis Data melalui Conceptual Data Model (CDM) yang dapat di Generate ke bentuk Physical Data Model (PDM) dan selanjutnya dapat di Generate ke Basis Data (MS-Access, My SQL, SQL Server, FoxPro, dan lain-lain)
b. Proses Analyst
Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang Sistem melalui Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebuah Rancangan Aliran Data yang terjadi pada Proses-Proses yang dirancang pada sebuah Sistem Informasi.
STIKOM
3.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.
Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus
dilakukan (Al-barha bin jadmudin, 2005 : 130).
ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary
key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan
keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya
mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan
oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung
dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang
paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu
departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa
macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record
pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya
satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan.
STIKOM
21 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
System Informasi Inventory Obat yang dijalankan BPS. Farida Hadjri
masih tergolong manual. Manual disini mempunyai arti bahwa belum adanya sebuah system yang mampu mengelola data-data dan laporan yang diselesaikan antar bagian secara otomatis.
Kerja praktek ini dilakukan selama 160 jam dengan pembagian waktu sesuai dengan yang sudah disepakati. Dalam kerja praktek ini, diharuskan menemukan permasalahan yang ada, mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu: a. Menganalisis system
b. Mendesain system
c. Mengimplementasikan system
d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi system.
Keempat langkah tersebut dilakukan agar dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.
4.1 Menganalisis System
Menganalisis system merupakan langkah awal dalam membuat system baru. Langkah pertama adalah melakukan wawancara. Wawancara dilakukan oleh penulis dengan pemilik Perusahaan. Pemilik memberikan informasi tentang mekanisme Inventory obat yang selama ini dilakukan. Berikut prosesnya:
STIKOM
1. Document Flow System Informasi Inventory obat pada BPS Farida
Hadjri.
Proses pertama pada system informasi Inventory obat diawali oleh pembeli yang melakukan pemesanan barang kepada karyawan BPS. Farida Hadjri. Kemudian karyawan tersebut akan memproses pesanan pembeli dengan mengecek persediaan barang (obat), apakah barang (obat) yang dipesan tersebut tersedia atau habis. Jika barang (obat) tersebut tersedia, maka karyawan BPS. Farida Hadjri akan membuatkan nota pembelian dan penjualan.
Nota pembelian akan diberikan kepada pembeli beserta dengan barang yang dipesan, sedangkan nota penjualan dijadikan arsip. Sedangkan jika barang yang dipesan tidak tersedia atau habis, maka karyawan akan membuatkan faktur pembelian barang sebanyak dua rangkap. Faktur pembelian barang yang pertama akan langsung diberikan kepada suplier, sedangkan faktur pembelian yang ke dua akan diberikan kepada bagian keuangan beserta nota penjualan untuk pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 4.1 Document Flow
System Informasi Inventory Obat pada BPS. Farida Hadjri.
STIKOM
23
Sistem Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri
Karyawan Supplier Keuangan
Pembeli
Mulai
Pesan Barang
Barang habis / tidak ada ?
Pembelian Barang ya Cari Barang Penjualan Barang tidak Nota Penjualan Nota Pembelian 1 Pembelian BarangFaktur Pembelian Barang 2 Nota Pembelian 1 Pembelian Barang 2 A A 2 1 Nota penjualan Faktur Pembelian Barang Pembuatan Laporan Laporan D Daftar Barang Daftar Pesanan Selesai
Gambar 4.1 Document Flow System Informasi Inventory Obat pada BPS. Farida Hadjri
STIKOM
2. Document Flow Subprocess Pembelian pada BPS Farida Hadjri
Subprocess pembelian pada BPS Farida Hadjri diawali oleh karyawan
yang membuat daftar barang kemudian melakukan pemesanan barang (obat) ke supplier. Daftar pesanan barang (obat) tersebut akan diberikan kepada suplier kemudian suplier akan menyiapkan barang (obat) sesuai dengan pesanan yang diinginkan oleh karyawan BPS Farida Hadjri. Setelah barang (obat) siap, (obat) beserta surat pesanan akan dikirim atau diserahkan kepada karyawan BPS Farida Hadjri. Setelah menerima barang (obat), karyawan BPS Farida Hadjri akan melakukan pengecekan barang (obat).
Pengecekan dilakukan untuk memastikan apakah barang (obat) yang diterima dari suplier sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika barang (obat) yang diterima sesuai dengan yang dipesan, maka karyawan BPS Farida Hadjri akan melakukan update stok barang (obat) ke dalam dokumen daftar barang (obat). Jika barang (obat) yang diterima tidak sesuai dengan pesanan maka karyawan BPS Farida Hadjri akan melakukan penyesuaian barang yang diterima dengan pesanan barang dan melakukan konfirmasi dengan suplier. Setelah sesuai, maka suplier akan membuat surat faktur tagihan dan mengirimkan ke bagian keuangan beserta dengan surat konfirmasi bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan barang yang dipesan.
Bagian keuangan akan melakukan pengecekan tagihan, jika sesuai maka bagian keuangan akan menyiapkan pembayaran dan data pembayaran kemudian akan diberikan kepada suplier. Jika tagihan tidak sesuai maka bagian keuangan akan mengkonfirmasi ulang tagihan kepada suplier. Suplier akan memproses konfirmasi yang diterima dari bagian keuangan, setelah sesuai maka suplier akan
STIKOM
25
memberikan hasil konfirmasi kepada bagian keuangan. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar Gambar 4.2 Document Flow Subprocess Pembelian.
Proses Pembelian Barang
Supplier Keuangan Karyawan Buat Pesanan Barang ke supplier Daftar Barang Pesanan Barang ke supplier 1 Pesanan Barang ke supplier 1 Pesanan Barang Faktur Tagihan 4 4 Faktur Tagihan 2 Surat Pesanan Cek Pesanan dan barang Sesuai ? Update stok barang ya Daftar Barang 3 Surat Pesanan Sesuai Cek Tagihan Benar ? Data Pembayaran ya 5 Data Pembayaran
5 Konfirmasi tagihan
tidak Terima konfirmasi tidak Surat Pesanan Surat Pesanan Sesuai 3 Buat Faktur Tagihan Mulai Menyesuaikan surat pesanan 1 2 Surat Pesanan Sesuai 3 Surat Pesanan Sesuai Siapkan pembayaran 2 1 2 Memproses Konfirmasi Data Konfirmasi 6 Data Konfirmasi 6 Siapkan surat pesanan dan barang Surat Pesanan Surat Pesanan 2 Selesai
Gambar 4.2 Document Flow Subprocess Pembelian
STIKOM
3. Document Flow Subprocess Penjualan pada BPS Farida Hadjri
Proses pertama pada Subprocess penjualan diawali oleh pembeli yang melakukan pemesanan dengan menyerahkan daftar pesanan kepada karyawan BPS. Farida Hadjri. Kemudian karyawan akan menyiapkan pesanan pembeli dengan terlebih dahulu menyesuaikan pesanan dengan daftar barang (obat) yang tersedia. Setelah barang (obat) siap, maka karyawan BPS Farida Hadjri menghitung total harga sesuai dengan barang yang dipesan kemudian membuatkan nota pembelian dan penjualan. Nota pembelian beserta barang (obat) akan diberikan kepada pembeli, sedangkan nota penjualan akan di simpan sebagai arsip. Setelah menerima nota pembelian dan barang (obat), pembeli akan melakukan pembayaran kepada karyawan BPS Farida Hadjri. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 4.3
Document Flow Subprocess Penjualan
STIKOM
27
Subproses Penjualan Barang
Karyawan Pembeli Mulai Nota Penjualan Hitung total harga Nota Pembelian 1 1 Membayar Data Pembayaran 2 Data Pembayaran 2 Selesai Nota Pembelian Daftar Pesanan Siapkan Barang Daftar Barang Pesan Barang Daftar Barang Siap D
Gambar 4.3 Document Flow Subprocess Penjualan
4. Document Flow Subprocess Pembutan laporan pada BPS Farida Hadjri
Proses pertama pada Subprocess pembuatan laporan diawali oleh karyawan yang
menyiapkan kartu stok barang (obat) kemudian diserahkan kepada pemilik BPS Farida
Hadjri. Selanjutnya, pemilik BPS Farida Hadjri akan membuat laporan berdasarkan kartu
stok, daftar barang, nota, dan dokumen pembelian barang. Dari dokumen-dokumen
tersebut dihasilkan laporan berupa laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan
tanggal expired obat. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 4.4 Document
Flow Subprocess Pembuatan Laporan.
STIKOM
Subproses Pembuatan Laporan Pemilik Karyawan Mempersiapkan kartu stok Kartu Stok Mulai Laporan Tanggal Expired Laporan Pembelian Membuat Laporan Laporan Penjualan Selesai Daftar Barang D Nota Pembelian Barang
Gambar 4.4 Document Flow Subprocess Pembuatan Laporan
4.2 Desain System
Desain system merupakan tahap pengembangan setelah analisis system dilakukan. Langkah–langkah yang dilakukan dalam desain system ini adalah:
a. System Flow
b. Context Diagram
c. HIPO
d. Data Flow Diagram
e. Conceptual Data Model
f. Physical Data Model
g. Struktur Tabel
STIKOM
29
System flow dibuat dengan mengembangkan dokumen flow lama. Proses
tersebut juga membutuhkan database yang tepat untuk penyimpanan data.
Database yang dibutuhkan antara lain database Master Obat, tabel golongan,
tabel jenis, tabel satuan, tabel supplier, tabel karyawan, tabel pembelian, tabel pesanan, tabel penjualan, tabel resep, tabel konsinyasi, tabel tanggal expired, tabel detil penjualan, tabel detil resep, tabel detil konsinyasi, dan tabel detil pembelian.
Selanjutnya membuat Context Diagram. External Entity dan proses-proses yang terjadi pada Context Diagram didapat dari system flow yang telah dibuat, kemudian menyusun secara lengkap masing-masing proses beserta file-file yang dibutuhkan pada DFD. File yang terdapat pada DFD digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel.
4.2.1 System Flow
Berikut ini merupakan system yang telah dikembangkan dari system yang lama. Dalam System Flow ini, alur prosesnya sama seperti pada dokumen flow hanya saja beberapa proses dilakukan secara komputerisasi dan menggunakan database terpusat.
1. System Flow system Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri
system informasi Inverntory obat diawali oleh pembeli yang melakukan
pemesanan barang kepada karyawan BPS. Farida Hadjri. Kemudian karyawan tersebut akan memproses pesanan pembeli dengan mengecek persediaan barang (obat), apakah barang (obat) yang dipesan tersebut tersedia atau habis. Jika barang
STIKOM
(obat) tersebut tersedia, maka karyawan BPS. Farida Hadjri akan membuatkan nota pembelian dan penjualan.
Nota pembelian akan diberikan kepada pembeli beserta dengan barang yang dipesan, sedangkan nota penjualan dijadikan arsip. Sedangkan jika barang yang dipesan tidak tersedia atau habis, maka karyawan akan membuatkan faktur pembelian barang sebanyak dua rangkap. Faktur pembelian barang yang pertama akan langsung diberikan kepada suplier, sedangkan faktur pembelian yang ke dua akan diberikan kepada bagian keuangan beserta nota penjualan untuk pembuatan laporan.
STIKOM
31
Gambar 4.5 System Flow System Informasi Inventory obat pada BPS Farida Hadjri
Sistem Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri
Karyawan
Pembeli Supplier Keuangan
Mulai
Pesan Barang
Barang habis / tidak ada ?
Pembelian Barang ya Penjualan Barang tidak Nota Nota 1 Pembelian Barang Pembelian Barang 2 Nota 1 Pembelian Barang 2 A A 2 1
Nota Pembelian Barang
Pengecekan Pembelian Barang
D Cari Barang Master Barang
Golongan Data pesanan Jenis Detil Konsinyasi Konsinyasi Pesanan Pembelian Detil Pembelian Supplier Penjualan Detil Pejualan Tgl Exp Data Pembelian Barang Pembuatan Laporan Selesai Laporan Penjualan Laporan Pembelian
Laporan tgl exp
STIKOM
2. System Flow Subprocess Pembelian Obat pada BPS Farida Hadjri
Pembelian pada BPS Farida Hadjri diawali oleh karyawan yang membuat daftar barang kemudian melakukan pemesanan barang (obat) ke supplier. Daftar pesanan barang (obat) tersebut akan diberikan kepada suplier kemudian suplier akan menyiapkan barang (obat) sesuai dengan pesanan yang diinginkan oleh karyawan BPS Farida Hadjri. Setelah barang (obat) siap, (obat) beserta surat pesanan akan dikirim atau diserahkan kepada karyawan BPS Farida Hadjri. Setelah menerima barang (obat), karyawan BPS Farida Hadjri akan melakukan pengecekan barang (obat).
Pengecekan dilakukan untuk memastikan apakah barang (obat) yang diterima dari suplier sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika barang (obat) yang diterima sesuai dengan yang dipesan, maka karyawan BPS Farida Hadjri akan melakukan update stok barang (obat) ke dalam dokumen daftar barang (obat). Jika barang (obat) yang diterima tidak sesuai dengan pesanan maka karyawan BPS Farida Hadjri akan melakukan penyesuaian barang yang diterima dengan pesanan barang dan melakukan konfirmasi dengan suplier. Setelah sesuai, maka suplier akan membuat surat faktur tagihan dan mengirimkan ke bagian keuangan beserta dengan surat konfirmasi bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan barang yang dipesan.
Bagian keuangan akan melakukan pengecekan tagihan, jika sesuai maka bagian keuangan akan menyiapkan pembayaran dan data pembayaran kemudian akan diberikan kepada suplier. Jika tagihan tidak sesuai maka bagian keuangan akan mengkonfirmasi ulang tagihan kepada suplier. Suplier akan memproses
STIKOM
33
konfirmasi yang diterima dari bagian keuangan, setelah sesuai maka suplier akan memberikan hasil konfirmasi kepada bagian keuangan.
STIKOM
Subproses Pembelian Obat Supplier Keuangan Karyawan Pesanan Barang ke supplier 2 Pesanan Barang ke supplier 2 Pesanan Barang ke supplier Buat Surat Pesanan dan faktur tagihan Surat Pesanan 3 Faktur Tagihan 5 5 Faktur Tagihan 3 Surat Pesanan Sesuai ? ya 4 Surat Pesanan sesuai Benar ? Data Pembayaran ya 6 Data Pembayaran 6 Konfirmasi tagihan tidak Terima konfirmasi Menyesuaikan Surat Pesanan tidak Surat Pesanan 4 Surat Pesanan Sesuai 4 Buat Faktur Tagihan Konfimasi 7 Konfimasi 7 Selesai Buat Pesanan Barang ke supplier Cek Pesanan dan barang Update stok barang Surat Pesanan Sesuai Mulai Melakukan Maintenance Stok
Barang Input username
& password
Username & password sesuai ?
ya Cek username
password Login Karyawan
Daftar / ulangi input username &
password tidak Surat Pesanan Sesuai Siapkan data pembayaran Cek Tagihan dan pembelian Master barang Detil Pembelian Pembelian Karyawan Master Barang Pesanan Pembelian Detil Pembelian Tanggal Expired Golongan Jenis Satuan Master Barang
Gambar 4.6 System Flow Subprocess Pembelian Obat pada BPS farida Hadjri
STIKOM
35
3. System Flow Subprocess Penjualan Obat pada BPS Farida Hadjri
Subprocess penjualan diawali oleh pembeli yang melakukan pemesanan
dengan menyerahkan daftar pesanan kepada karyawan BPS. Farida Hadjri. Kemudian karyawan akan menyiapkan pesanan pembeli dengan terlebih dahulu menyesuaikan pesanan dengan daftar barang (obat) yang tersedia. Setelah barang (obat) siap, maka karyawan BPS Farida Hadjri menghitung total harga sesuai dengan barang yang dipesan kemudian membuatkan nota pembelian dan penjualan. Nota pembelian beserta barang (obat) akan diberikan kepada pembeli, sedangkan nota penjualan akan di simpan sebagai arsip. Setelah menerima nota pembelian dan barang (obat), pembeli akan melakukan pembayaran kepada karyawan BPS Farida Hadjri.
STIKOM
Subproses Penjualan Obat Keuangan Karyawan Pembeli Mulai 2 Nota Pembelian Data Pembayaran 1 Pesan Barang Daftar barang pesanan Membayar
Hitung total harga
Nota Pembelian 1 Nota Penjualan Cari Barang Menyiapkan barang Apakah Barang ada ? ya Tidak Data Pembayaran 2 Master Barang Pembelian Barang Tgl Exp Master Barang Simpan data pembayaran dan mencatat penjualan Penjualan Detil Penjualan Data Pembayaran 2 D Selesai
Gambar 4.7 System Flow Subprocess Penjualan Obat pada BPS Farida Hadjri
STIKOM
37
4. System Flow Subprocess Pembuatan Laporan pada BPS Farida Hadjri
Subprocess pembuatan laporan diawali oleh karyawan yang menyiapkan
nota dan surat pembelian. Kemudian karyawan akan membuat laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan tanggal expired berdasarkan nota, surat pembelian, data barang, data pembelian, data detil pembelian, detil penjualan, dan data tanggal expired. Laporan-laporan tersebut kemudian kemudian diserahkan kepada pemilik BPS Farida Hadjri.
Subproses Pembuatan Laporan
Pemilik Karyawan Buat Laporan Pembelian Laporan Pembelian Mulai Menyiapkan Nota dan surat
pembelian Nota Pembelian Barang D Selesai Pembelian Penjualan Tanggal Expired Buat Laporan Penjualan Buat Laporan Tanggal Expired Laporan Penjualan Laporan
Tanggal Expired 3
2 1
1 2 3
Gambar 4.8 System Flow Subprocess Pembuatan Laporan pada BPS Farida Hadjri
5. System Flow Subprocess Pengecekan Pembelian
Subprocess pengecekan pembelian diawali dengan karyawan menyiapkan
nota dan surat pembelian. Kemudian nota dan surat pembelian tersebut di serahkan kepada bagian keuangan. Setelah menerima nota dan surat pembelian, bagian keuangan akan mel;akukan pengecekan nota dengan surat pembelian. Pengecekan ulang dilakukan untuk mengetahui apakah nota pembelian sesuai dengan surat pembelian. Jika sesuai maka bagian akan menyimpan nota dan surat pembelian sebagai data pembelian barang, jika tidak sesuai maka bagian keuangan akan melakukan konfirmasi ulang dengan karyawan dan supplier untuk mendapatkan data pembelian yang sesuai.
STIKOM
39
Subproses Pengecekan Pembelian
Keuangan Karyawan Mulai Siapkan Nota dan surat pembelian Nota Pesanan Surat Pembelian 1 2 1 2
Nota Pesanan PembelianSurat
Pengecekan Nota dengan surat Pembelian Pesanan Sesuai ? Konfirmasi dengan karyawan dan supplier tidak Melakukan pengecekan Pesanan
Data fix pesanan barang 3 3 Data fix pesanan barang Menyimpan data pembelian barang Pembelian Detil Pembelian Ya Selesai Surat Pembelian Nota Pesanan D
Gambar 4.9 System Flow Subprocesss Pengecekan Pembelian 4.2.2 Context Diagram
Pada Context Diagram System Informasi Inventory Obat ini terdiri dari 4 entitas (bagian), yaitu karyawan, pelanggan, supplier dan keuangan. Ketiga entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan.
STIKOM
Gambar 4.10 Context Diagram System Informasi Inventory Obat pada BPS. Farida Hadjri
4.2.3 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang merupakan merupakan diagram urutan proses yang terjadi dalam System Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri. Urutan proses dimulai dari pemeliharaan file induk, transaksi, dan cetak laporan.
Daftar Obat
Data Pengeluaran Data pemasukan
Data Permintaan Laporan
Laporan Tanggal exp
Laporan Pembelian
Data Pembelian Obat Data Pembayaran Order Obat
Faktur Tagihan nota pembelian
Surat Order Data Pesanan Barang
0
Sistem Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri
+
Pelanggan
Keuangan Supplier
Pemilik
STIKOM
41
Sistem Informasi Inventory Obat pada BPS Farida
Hadjri 1 Memgelola Master 2 Transaksi Pembelian 3 Transaksi Penjualan 4 Pembuatan Laporan 1.1 Memasukan Data Master 1.2 Memasukan Data Master Obat 2.1 Membuat Daftar Pesanan 4.1 Membuat Laporan Pembelian 4.2 Membuat Laporan Penjualan 4.3 Membuat laporan Taggal Expired 2.2 Mengelola Data Barang Dibeli 2.3 Membayar Pembelian 3.1 Memproses Pesanan 3.2 Memproses Pembayaran 2.2.1 Mengecek Pembelian Obat 2.2.2 Memasukan Data Barang Dibeli
Gambar 4.11 HIPO (Hierarky Input Process Output) System Informasi
Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri
4.2.4 Data Flow Diagram
Berikut ini adalah Data Flow Diagram System Informasi Inventory Obat
pada BPS Farida Hadjri, dari sinilah kita bisa mengetahui aliran data yang ada didalam system yang terstruktur. Dalam Rancang Bangun System Informasi
Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri, penggunaan DFD adalah suatu
cara yang mungkin harus digunakan. Hal ini disebabkan supaya dapat
mempermudah dalam memahami system yang ada dalam suatu perusahaan
ataupun badan usaha.
STIKOM
1 Data Flow Diagram level 0
Data flow diagram dibagi menjadi 2 level, yaitu level 0 dan level 1.
Dimana pada level 0 terdapat 3 proses, yaitu proses pembelian, proses penjualan,
dan proses pembuatan laporan. Sedangkan untuk level 1 menjelaskan tentang
proses yang terjadi didalam proses data flow diagram pada level 0.
STIKOM
43
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 0 System Informasi Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri
Informasi Obat
Informasi Data Obat Data Master Obat
Data Obat Dibeli Informasi Supplier
Informasi Karyawan
Tanggal Exp Terbaru
Informasi Pesanan Data Pesanan
Data Detil Pembelian Data Karyawan Data Jenis
Informasi Jenis Data Golongan
Informasi Golongan Data Obat Konsinyasi Informasi Obat Konsinyasi
Data Satuan Informasi Satuan
Data Supplier
[Data Pembelian Obat] [Daftar Obat]
[Surat Order] [Faktur Tagihan]
[Faktur Tagihan Lunas]
[Data Pembayaran Order Obat]
[Data Pengeluaran] [Data pemasukan]
data pemakaian supplier data tgl expired obat rekap data detil pembelian
rekap detil penjualan
rekap pembelian
informasi data detil konsinyasi
data konsinyasi
Data Detil Resep
Data Detil Penjualan
[Laporan Pembelian]
[Data Permintaan Laporan] [Laporan Tanggal exp]
[Laporan Penjualan]
Rekap Penjualan Data Resep
Data Penjualan [Data Pesanan Barang]
[nota pembelian] Pelanggan Supplier Keuangan 3 Menjual + 4 Membuat Laporan + 2 Pembelian
3 Penjualan 6 Golongan
7 Supplier
8 Karyawan
4 Pesanan
10 Tanggal Exp
11 Konsinyasi
12 Jenis
9 Satuan
5 Resep
Pemilik 13 Detil_Pembelian
14 Detil Penjualan 15 Detil Resep 17 detil konsinyasi
2 Pembelian
13 Detil_Pembelian
10 Tanggal Exp
7 Supplier 1 Mengelola Master + 2 Membeli +
11 Konsinyasi
7 Supplier
1 Master Obat
1 Master Obat
STIKOM
44
DFD Level 1 Subsystem Mengelola Master ini menggambarkan proses mengisi data pada tabel-tabel master, yaitu master karyawan, supplier, jenis, golongan, satuan dan nantinya akan digunakan untuk mengolah tabel master barang.
Gambar 4.13 DFD Level 1 Subsystem Mengelola Master Pada System Inventory Obat pada BPS Farida Hadjri
3 DFD Level 1 Subsystem pembelian
DFD Level 1 Subsystem Membeli ini menggambarkan proses pembelian barang yang sudah habis dari supplier. Mulai dari proses memesan hingga pencatatan barang yang sudah diterima.
Informas i Jenis Data Jenis
Data Master Obat Data Karyawan
Data suplier Data Obat Kons inyasi
Informas i Golongan Data Golongan Data Satuan Daftar Obat 1.1 Memasukan Data Master 1.2 Memasukan Data Master Obat Suplier 9 Satuan
11 Kons inyasi
6 Golongan
7 Suplier
12 Jenis
8 Karyawan
1 Data Master Obat
STIKOM
45
Gambar 4.14 DFD Level 1 Subsystem Subprocess Pembelian pada BPS Farida Hadjri
4 DFD Level 1 Subsystem penjualan
Pada level ini menggambarkan proses Penjualan Obat pada BPS Farida Hadjri dalam melakukan penjualan obat, mulai dari proses pemesanan obat sampai proses pembayaran.
[Informasi Data Obat]
[Informasi Pesanan] [Informasi Supplier]
[Informasi Karyawan]
[Tanggal Exp Terbaru] [Data Obat Dibeli]
[Data Pesanan]
[Data Pembayaran Order Obat] [Data Pembelian Obat]
[Data Detil Pembelian]
[Faktur Tagihan]
[Faktur Tagihan Lunas] [Surat Order]
Supplier
Keuangan 13 Detil_Pembelian
4 Pesanan
10 Tanggal Exp
8 Karyawan 7 Supplier 2.1 Membuat Daftar Pesanan 2.2 Mengelola Data Barang Dibeli + 2.3 Membayar Pembelian 2 Pembelian
1 Master Obat
STIKOM
Gambar 4. 15 DFD Level 1 Subsystem Penjualan pada BPS Farida Hadjri
5 DFD Level 1 Subsystem Membuat Laporan
Pada level ini menggambarkan proses membuat laporan pada BPS Farida Hadjri. Dalam DFD Level 1 ini akan terlihat proses pembuatan laporan yang diawali dengan permintaan data dari pemilik kemudian diproses oleh bagian keuangan menjadi sebuah laporan.
[data konsinyasi]
[informasi data detil konsinyasi] [Data Detil Resep]
[Data Detil Penjualan]
[Data Resep]
[Data Penjualan]
[Barang Pesanan]
[Data Pembayaran]
[nota pembelian] [Data Pesanan Barang]
Pelanggan
3 Penjualan
5 Resep
2.1
Memproses Pesanan
2.2
Memproses pembayaran
14 Detil Penjualan
15 Detil Resep
11 Konsinyasi
17 detil konsinyasi
STIKOM
47
Gambar 4. 16 DFD Level 1 Subsystem Membuat Laporan pada BPS Farida Hadjri
6 DFD Level 2 Subsystem Mengelola Barang Dibeli
Pada level ini menggambarkan proses Mengelola barang yang telah dibeli pada BPS Farida Hadjri. Dalam DFD Level 2 ini akan terlihat proses memasukkan data-data barang yang telah dibeli yang diawali dengan pengecekan pada barang yang telah dibeli, apakah sudah sesuai dengan pesanan, dan selanjutnya data barang tersebut akan diinputkan pada database.
[Informasi Obat]
[data pemakaian supplier]
[Data Permintaan Laporan]
[Laporan Tanggal exp]
[Data pemasukan]
[Data Pengeluaran]
[data tgl expired obat] [rekap detil penjualan]
[Rekap Penjualan] [Laporan Penjualan]
[Laporan Pembelian]
[rekap data detil pembelian] [rekap pembelian]
3 Penjualan
Pemilik
2 Pembelian
14 Detil Penjualan 13 Detil_Pembelian
10 Tanggal Exp
7 Supplier 4.1 Membuat Laporan Pembelian 4.2 Membuat Laporan Penjualan 4.3 Membuat Laporan Tanggal Expired Keuangan 1 Master Obat
STIKOM
Gambar 4. 17 DFD Level 2 Subsystem Mengelola Data Barang Dibeli pada BPS Farida Hadjri
4.2.5 Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database
dari System Informasi Monitoring Stok Obat yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan
Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.
1 CDM (Conceptual Data Model)
Pada Conceptual Data Model, terdapat 16 tabel yang saling terintegrasi. Tabel tersebut terdiri dari 11 tabel master dan 5 tabel lainnya adalah tabel detil.
Data pembelian fix
[Data Obat Dibeli]
[Tanggal Exp Terbaru] [Data Detil Pembelian] [Informasi Pesanan]
[Data Pembelian Obat] Supplier
13 Detil_Pembelian 4 Pesanan
10 Tanggal Exp 2 Pembelian
2.2.1
Mengecek Pembelian Obat
2.2.2
Memasukkan Data Barang Dibeli
STIKOM
49
Gambar 4.18 Conceptual Data Model System Informasi Monitoring Stok Barang pada BPS Farida Hadjri
KEPADA
2 PDM (Physical Data Model)
[image:66.595.51.546.191.693.2]Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.
Gambar 4.19 Physical Data Model System Informasi Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri
KO DE _SUP PLI ER = SUP_KO DE _SUPPLI ER KO DE _RES EP = KO DE _RES EP KO DE _KARYAWA N = KO DE_K ARYAWA N
KO DE _KARYAWA N = KO DE_K ARYAWA N
KO DE _SUP PLI ER = KO DE _SUP PLI ER KO DE _KARYAWA N = KO DE_K ARYAWA N
KO DE _FAK TUR_ = K ODE_FA KT UR_ KO DE _RES EP = KO DE _RES EP
KO DE _SUP PLI ER = KO DE _SUP PLI ER
KO DE _SAT UAN = K ODE_SA TUA N KO DE _BARANG = KO DE_B ARA NG
KO DE _SUP PLI ER = KO DE _SUP PLI ER TG L_PE SAN = T GL_P ESA N
NO TA = NOT A
KO DE _FAK TUR = K ODE_FA KTUR
KO DE _SAT UAN = K ODE_SA TUA N
KO DE _BARANG = KO DE_B ARA NG KO DE _BARANG = KO DE_B ARA NG
KO DE _JENI S = KO DE _JENI S
KO DE _BARANG = KO DE_B ARA NG KO DE _GO LO NG AN = KO DE _GO LO NG AN
KO DE _BARANG = KO DE_B ARA NG
KO DE _BARANG = KO DE_B ARA NG
MASTER_OBAT KODE_BARANG KODE_GOLONGAN KODE_JENIS KODE_SAT UAN NAMA_BARANG HARGA_BELI HARGA_JUAL PEM BELIAN KODE_FAKTUR KODE_SUPPLIER T GL_PESAN KODE_KARYAWAN SUP_KODE_SUPPLIER T GL_BELI T OTAL PPN
T GL_J AT UHT EM PO STAT US
PENJ UALAN NOT A
51
4.2.6 Struktur Tabel
Program System Informasi Monitoring Stok Obat pada BPS Farida Hadjri ini, memiliki database yang terdiri dari 16 tabel. Tabel – tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna system. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel:
1. Tabel Master Obat Primary key : kode_barang
Foreign key : kode_golongan, kode_jenis, kode_satuan Fungsi : Sebagai penyimpanan data obat
Tabel 4.1 Tabel Master Obat.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_barang Varchar 5 Identitas Obat
2 Kode_golongan Varchar 5 Identitas Golongan
3 Kode_jenis Varchar 5 Identitas Jenis
4 Kode_satuan Varchar 5 Identitas Satuan
5 Nama_barang Varchar 50 Nama Obat
6 Harga_beli Numeric 10 Harga beli obat
7 Harga_jual Numeric 10 Harga jual obat
2. Tabel Golongan
Primary key : Kode_Golongan Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data golongan obat.
STIKOM
Tabel 4.2 Tabel Golongan.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_Golongan Varchar 5 Identitas golongan
2 Nama_Golongan Varchar 15 Nama Golongan
3. Tabel Jenis
Primary key : Kode_Jenis Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data jenis-jenis obat. Tabel 4.3 Tabel Jenis.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_jenis Varchar 5 Identitas jenis
2 Nama_jenis Varchar 15 Nama jenis
4. Tabel Satuan
Primary key : Kode_Satuan Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data satuan obat. Tabel 4.4 Tabel Satuan.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_Satuan Varchar 5 Identitas satuan
2 Nama_Satuan Varchar 15 Nama satuan
STIKOM
53
5. Tabel Supplier
Primary key : Kode_supplier Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data supplier. Tabel 4.5 Tabel Supplier.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_supplier Varchar 5 Identitas supplier
2 Nama_supplier Varchar 15 Nama supplier
3 Contact Numeric 12 Kontak supplier
4 Status Varchar 25 Status supplier
5 Jenis Varcahr 25 Jenis Supplier
6. Tabel Karyawan
Primary key : Kode_karyawan Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data karyawan. Tabel 4.6 Tabel karyawan.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_karyawan Varchar 5 Identitas karyawan
2 Nama_karyawan Varchar 50 Nama karyawan
3 Password Varchar 8 Password login
4 Contact Numeric 12 Kontak karyawan
5 Alamat Varchar 50 Alamat karyawan
6 Hak Akses Varchar 12 Hak Akses Karyawan
STIKOM
[image:69.595.65.549.113.788.2]7. Tabel Pembelian
Primary key : Kode_Faktur
Foreign key : Kode_barang, Kode_golongan, Kode_jenis, Kode_satuan, Kode_karyawan, Kode_Supplier.
Fungsi : Menyimpan data pembelian obat. Tabel 4.7 Tabel Pembelian.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_faktur Varchar 5 Identitas Pembelian
2 Tgl_pesan date - Tanggal Pemesanan
3 Total Bumeric 10 Total Pembelian
4 PPN decimal - Pajak Pembelian
5 totalPPN numeric 10 Total + Pajak Pembelian
6 Tgl_jatuh_tempo date - Tanggal jatuh tempo
7 Status Varchar 5 Status pembelian
8 Kode_Supplier Varchar 5 Identitas Supplier 9 Kode_karyawan Varchar 5 Identitas Karyawan
10 Tgl_beli datetime - Tanggal Pembelian
8. Tabel Pesanan
Primary key : Kode Supplier, Tgl_pesan, Kode_barang Foreign key : Kode_barang.
Fungsi : Menyimpan data pesanan obat.
STIKOM
[image:70.595.64.558.146.663.2]55
Tabel 4.8 Tabel Pesanan.
No Field Data Type Length Description
1 Kode_supplier Varchar 5 Identitas supplier
2 Tgl_pesan Date - Tanggal pesan
3 Kode_barang Varchar 5 Identitas Barang
4 Kode_karyawan Varchar 5 Identitas Karyawan
2 Qty Numeric 5 Jumlah Pesanan
3 Status Varchar 5 Status pesanan
9. Tabel Penjualan
