Sistem Informasi Arsip Daster Di Nuansa Studio Lima

(1)

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Nuansa Studio Lima adalah sebuah rumah industri yang bergerak dibidang pembuatan desain daster dan tracing yang menggunakan komputer sebagai alat

proses produksinya.

Didalam proses produksinya perusahaan ini mengarsipkan berkas – berkas desain dan tracing daster secara manual dalam arti belum menggunakan sistem basisdata dalam penyimpanannya yang tersimpan dalam sebuah hardisk eksternal. Hal ini membuat karyawan perusahaan ini kesulitan dalam melakukan pencaria n berkas tracing ketika ada permintaan gambar untuk di repeat maupun di perbaiki.

Selain itu kegiatan administrasi pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual yaitu seperti dalam pembuatan transaksi order, pemilik perusahaan ini masih mencatatnya dalam sebuah buku. Dalam pembuatan bon penagihan pegawainya harus membuatnya secara berulang – ulang menggunakan aplikasi

Microsoft Word.

(2)

1

Informasi Arsip Daster yang diharapkan dapat membantu pekerjaan pengarsipan berkas daster di rumah industri Nuansa Studio Lima.

1.2.Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang diajukan pada kerja praktek ini adalah bagaimana membuat aplikasi sistem informasi arsip daster.

1.3.Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

1.3.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dilaksanakannya kerja praktek ini adalah membangun aplikasi

sistem informasi arsip daster.

1.3.2 Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari kerja praktek yang dilakukan di Rumah Industri Studio Lima adalah :

1. Mempermudah kinerja para tracer dalam melakukan pencarian berkas

tracing berdasarkan banyak kategori.

2. Mempermudah kinerja para desainer dalam melakukan pencarian

berkas desain berdasarkan banyak kategori.

3. Mempermudah pemilik dalam membuat transaksi order

(3)

1

5. Mempermudah admin dalam melakukan pengelolaan penyimpanan arsip desain dan tracing daster.

6. Memudahkan bagian administrasi dalam pembuatan laporan.

1.4.Batasan Masalah

Didalam mengkaji suatu permasalahan diperlukan suatu pembatasan agar pembahasan dan pengkajiannya lebih terarah. Adapun batasan – batasan masalah tersebut antara lain :

1. Proses yang terdapat di dalam aplikasi system arsip daster

Pada aplikasi ini pengguna hanya dapat melakukan pengelolaan penyimpanan berkas desain, pengguna juga dapat melakukan pengelolaan transaksi order dan pembuatan bon penagihan.

2. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini berdasarkan aliran data terstruktur, di mana alat yang digunakan untuk menggambarkan model data adalah Entity Relationship Diagram (ERD), sedangkan untuk menggambarkan model fungsional adalah Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).

3. Perangkat lunak pembangun

(4)

1 1.5.Metode Penelitian

1.5.1. Metode Pengumpulan Data 1. Pengamatan (Observation)

Obsevasi yang kami lakukan disini adalah melihat kebiasaan dan cara kerja tiap karyawan nuansa studio lima baik tracer maupun desainer hasil observasi ini nantinya digunakan untuk merancang antarmuka

aplikasi yang akan dibangun.

2. Wawancara (Interview)

(5)

1 3. Studi Pustaka

Proses ini dilakukan untuk mencari materi yang berhubungan dengan metode client - server yang berupa buku, artikel ilmiah, maupun sumber dari internet.

1.5.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah metode waterfall. Alur dari metode waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.1.

Rekayasa dan Pemodelan

Analisis

Desain

Pembangkitan Kode

Pengujian

Pemeliharaan

(6)

1

Adapun penjelasan dari alur metode waterfall ini adalah sebagai berikut :

a. Rekayasa dan Pemodelan

Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan kebutuhan pada aplikasi sistem arsip daster yang akan dibangun;

b. Analisis

Kegiatan analisis perangkat lunak meliputi analisis spesifikasi perangkat

lunak;

c. Desain

Perancangan perangkat lunak dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan perangkat lunak, yang mencakup perancangan arsitektur, perancangan modul aplikasi, dan perancangan antarmuka;

d. Pembangkitan Kode

Dalam proses ini, hasil analisis dan desain sistem pada proses sebelumnya diterjemahkan ke dalam bentuk mesin, dan jika desain dilakukan dengan cara

yang lengkap, pembuatan kode dapat dilakukan secara mekanis;

e. Pengujian

Dalam tahap ini dilakukan pengujian untuk menguji apakah sistem yang telah dirancang dan diimplementasikan sudah sesuai dengan hasil analisis yang

(7)

1 f. Pemeliharaan

Pemeliharaan dilakukan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi pada

prototype perangkat, dokumen teknis perangkat lunak.

1.6. Sistematika Pelaporan Kerja Praktek

Pada sub bab berikut, diuraikan sistematika laporan kerja praktek dengan maksud mempermudah pembatasan dan penganalisaan yang akan diuraikan pada bab berikutnya. Adapun sistematika pelaporan kerja praktek ini yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika pelaporan kerja praktek.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini dijelaskan mengenai sekilas tentang profil tempat kerja praktek yang meliputi sejarah instansi, logo instansi, badan hukum instansi, struktur organisasi. Dan mengenai landasan teori.

(8)

1

Pada bab ini dijelaskan mengenai jadwal kerja praktek, cara/teknik kerja praktek, data kerja praktek sebagai landasan teori dalam membangun Aplikasi Sistem Arsip Daster di Rumah Industri Nuansa Studio Lima.

BAB IV PENUTUP

(9)

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Profil Tempat Kerja Praktek

2.1.1 Sejarah Instansi

Nuansa Studio Lima adalah sebuah rumah industri yang didirikan pada tahun 1987. Rumah industri ini bertempat di Jalan Raya Cibabat no.84 kota Cimahi. Awalnya perusahaan ini melayani pembuatan desain motif dan tracing untuk beberapa industri tekstil yang ada di bandung seperti perusahaan Gede Indah, Ayu Taiho, Artostek, Hegar Mulya dan Indorama. Produk yang dihasilkan berupa desain motif tekstil dan klise atau film dari desain yang telah di tracing. Pada pertengahan tahun 1994 Pemilik Studio Lima yang bernama Bapak Sentot Tumran mulai mencoba menawarkan produk desain dan tracing nya ke kawasan industry daster yang ada di daerah Jakarta Timur.

Sistem Kerja di awal rumah industry ini berdiri masih menggunakan system manual dari mulai pembuatan desain sampai diproses menjadi sebuah klise / film (desain yang sudah di tracing). Memasuki tahun 1999 sistem kerja di nuansa studio lima berkembang dengan menggunakan alat bantu computer.

2.1.1.1 Visi & Misi

2.1.1.1.1Visi

(10)

8

Nuansa Studio Lima berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan yang menyediakan desain dan tracing daster yang kreatif, inovatif, berbeda dan berkualitas untuk menjadikannya nomor satu di Indonesia.

2.1.1.1.2 Misi

Nuansa Studio Lima memiliki misi untuk terus memberikan yang terbaik kepada pelanggan dengan menghasilkan karya desain – desain motif yang unik, fresh, kreatif dan inovatif namun dengan harga yang tidak terlampau tinggi serta hasil tracing yang memuaskan.

2.1.2. Logo Instansi

Logo dari rumah industry Nuansa Studio Lima berbentuk segitiga yang tersusun dari segitiga – segitiga kecil seperti terlihat pada gambar berikut :

(11)

9

2.1.3. Badan Hukum Instansi

Nuansa Studio Lima adalah sebuah rumah industri yang belum memiliki badan hukum.

2.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan dan Job Description

2.1.4.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar di bawah ini merupakan struktur orgasnisasi yang ada di nuansa

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Nuansa Studio Lima

2.1.4.1 Job Description

1. Pemilik / Owner : Marketing, pengarah dan penanggung jawab seluruh proses produksi yang ada di nuansa studio lima

(12)

10

3. Administrasi : Membuat bon penagihan dan mengelola pembayaran upah pegawai

4. Tracer : melakukan tracing desain yang di acc.

5. Desainer : membuat desain motif daster

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Sistem

Sistem dapat diartikan sebagai :” Suatu kumpulan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan bersatu untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama untuk mencapai suatu tujuan yang sama”.

2.2.1.1. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu : 1. Komponen Sistem

(13)

11

Gambar 2.3 Subsistem, Sistem, Supra Sistem

[Sumber : Jogianto Hartono “Pengenalan Komputer”, (1999:648)]

2. Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (Scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sitem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energy dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.

Supra dari supra sistem

Supra sistem

Sistem

Sub sistem

Supra dari supra sistem

Sub sistem Sistem

(14)

12

Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup sistem.

2.2.2 Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh.

Jadi informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dala suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima yang menggunakan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

2.2.2.1. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

a. Akurat

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

(15)

13

Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

c. Relevan

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan orang lainnya berbeda.

2.2.2.2. Pengertian Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information generating system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan ya ng diperlukan.

2.2.2.3. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut : a. Blok bangunan (building block)

(16)

14

e. Blok kendali (control block) f.Blok dasar data (database block)

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing- masing saling berinteraksi satu sama lainnya membentuk satu keatuan untuk mencapai sasarannya.

2.2.3. Pengertian Basis Data

Basis data terdiri dari dua kata, yaiut Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakli suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti: a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disismoan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

(17)

15

1. Kecepatan dan Kemudahan (speed) 2. Efisiensi ruang penyimpanan (space) 3. Keakuratan (accuracy)

4. Ketersediaan (availability) 5. Kelengkapan (completeness) 6. Keamanan (security)

7. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

2.2.3.1. Pengertian Sistem Basis Data

Secara umum sebuah sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel- tabel) tersebut.

Lebih jauh lagi, dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat koponen-komponen utama sebagai berikut :

1. Perangkat Keras (Hardware). 2. Sistem Operasi (Operating System). 3. Basis Data (Database).

4. Sistem (Aplikasi/Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS). 5. Pemakai (User).

(18)

16

Adapun bahasa basis data dibagi menjadi dua bentuk yaitu : a. Data Definition Language (DDL)

Yaitu struktur/skema basis data yang menggabungkan/mewakili desain basis data secara keseluruhan dispesifikasikan dengan bahasa khusus yang disebut Data Definition Language (DDL).

b.Data Manipulation Language (DML)

Merupakan bentuk Bahasa Basis Data yang berguna untuk melakukan manipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Manipulasi dapat berupa :

1. Penyisipan/penambahan data baru ke suatu basis data. 2. Penghapusan data dari suatu basis data.

(19)

17

BAB III PEMBAHASAN

1.1. Jadwal Ke rja Praktek

Kerja praktek dirumah industri ini berlangsung dari tanggal 3 – 30 Agustus 2010. Adapun pada waktu pelaksanaannya, peserta kerja praktek tidak datang setiap hari melainkan pada hari - hari tertentu. Peserta kerja praktek hanya datang untuk melakukan observasi dan wawancara guna mendapatkan data – data arsip desain untuk dibuatkan analisis dan perancangan sistem.

1.1. Hasil Kerja Praktek 1.1.1. Analisis sistem

Dalam analisis sistem dilakukan penguraian dari suatu system informasi arsip daster yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan sehingga ditemukan kelemahan-kelemahannya, kesempatan-kesempatan, hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

1.1.1. Prosedur berjalan

1.1.1.1. Prosedur pembuatan order

Pada prosedur ini dilakukan kegiatan sebagai berikut :

(20)

17

b. Administrasi mencatat data desain seperti kode desain, jumlah warna, repeat, nama tracer, nama desainer, nama pemonting di buku order yang telah dikelompokan lembarannya berdasarkan nama bos atau pemberi order.

c. Buku disimpan. Lalu administrasi akan memberikan desain yang di acc pada tracer untuk dilakukan proses tracing.

Owner / Admin

Gambar 3.1 Flowmap Prosedur Pembuatan Order

1.1.1.1. Prosedur pembuatan bon tagihan

Pada prosedur ini dilakukan kegiatan sebagai berikut :

a. Tracer memberikan desain hasil tracing pada administrasi untuk

(21)

17

b. Hasil tracing yang sudah dicatat di buku order akan dibuat bon penagihannya oleh administrasi. Pembuatan Bon ada yang dilakukan secara manual dalam kerta

s faktu r dan ada yang dilak ukan di komp uter

Gambar

3.2 Flowmap Prosedur Pe mbuatan Bon Penagihan

1.1.1.1. Prosedur pencarian desain dan hasil tracing

Di rumah industri studio lima ini sering terdapat pesanan desain atau hasil tracing yang pernah dijual dalam waktu yang cukup lama untuk di cetak ulang. Kendala yang sering terjadi adalah penyimpanan berkas – berkas desain dan hasil tracingnya tidak menggunakan database sehingga sedikit menyulitkan ketika dilakukan pencarian berkas desain atau hasil tracing. Selain itu pencarian dilakukan dengan acuan kode desain, atau foto baju das ter dengan kode baru yang

(22)

17

diberikan oleh pabrik yang mencetak baju daster tersebut. Adapun prosedur pencarian desain dan hasil tracing yang terjadi adalah sebagai berikut :

a. Pegawai mencari berkas desain dan hasil tracing di media penyimpan seperti cd, dvd, harddisk eksternal dengan cara membuka berkas desain dan hasil tracing satu persatu menggunakan aplikasi adobe photoshop (format berkas berbentuk psd sehingga dibuka di adobe photoshop).

b. Jika berkas yang ditampilkan sesuai dengan berkas yang sedang dicari, maka pencarian dihentikan. Jika gambar belum ditemukan pencarian dari folder ke folder terus dilakukan.

(23)

17

Gambar 3.3 Flowmap Prosedur Pencarian desain dan hasil tracing 1.1.1. Analisis kebutuhan sistem non fungsional

Analisis non- fungsional merupakan analisis yang dibutuhkan untuk menentukan spesifikasi kebutuhan sistem. Spesifikasi ini juga meliputi elemen atau komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang akan dibangun sampai dengan sistem tersebut diimplementasikan. Analisis kebutuhan ini juga menentukan spesifikasi dan masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan dihasilkan sistem dan proses yang dibutuhkan untuk mengolah masukan sehingga menghasilkan suatu keluaran yang sesuai dan diinginkan.

Pada analisis kebutuhan sistem non fungsional ini dijelaskan analisis mengenai perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan pengguna (user) sebagai bahan analisis kekurangan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perancangan sistem yang akan diterapkan.

1.1.1.1. Analisis kebutuhan perangkat ke ras (hardware)

Agar aplikasi dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan perangkat keras yang sesuai dengan kebutuhan aplikasi. Berikut ini adalah spesifikasi minimun perangkat keras yang dibutuhkan oleh server dan client agar dapat menjalankan aplikasi secara optimal

Tabel 3.1. Spesifikasi Minimun Perangkat Keras

Komputer Server _KomputerClient

Prosesor 2.4 Ghz / AMD sempron 2.2 Ghz Prosesor 800 Mhz

Monitor SVGA 14 Monitor SVGA 14

(24)

17

Harddisk 80 Gb/7200 RPM Harddisk 20 GB/7200 RPM

Papan ketik (keyboard), tetikus (Mouse), printer, modem dan LAN Card

Tabel spesifikasi di atas menjelaskan spesifikasi minimun perangkat keras yang dibutuhkan oleh server dan client, agar aplikasi dapat berjalan lebih baik lagi, server dan client direkomendasikan untuk menggunakan perangkat keras dengan spesifikasi yang melebihi spesifikasi minimum yang dibutuhkan. Adapun spesifikasi perangkat keras yang di rekomendasikan adalah seperti yang terdapat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2. Rekomendasi Spesifikasi Perangkat Keras

Komputer Server _KomputerClient

Prosesor 2,8 Ghz Prosesor 2,4 Mhz

Monitor SVGA 14 Monitor SVGA 14

Memori 3 Gb Memori 512 Mb

Harddisk 250 GB/7200 RPM Harddisk 20 GB/7200 RPM

1.1.1.1. Analisis kebutuhan perangkat lunak (software)

Sistem informasi arsip daster ini memiliki kebutuhan perangkat lunak (software) sebagai berikut :

a. Untuk komputer server

Sistem operasi dapat menggunakan windows XP SP1, SP2 dan SP3, window server 2000 atau 2003. Untuk database servernya dapat menggunakan MySQL Server5.0, Wamp dan Xamp. Aplikasi pendukung lainnya yaitu untuk membaca file pdf dapat menggunakan foxitreader atau adobe reader.

(25)

17

Sistem operasi dapat menggunakan windows XP SP1, SP2 dan SP3, window 2000. Aplikasi pendukung lainnya yaitu untuk membaca file pdf dapat menggunakan foxitreader atau adobe reader.

Dari hasil pengamatan perangkat lunak, terdapat b eberapa hal penting yang harus diperhatikan agar sistem yang akan dirancang dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan. Pengguna diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perangkat lunak yang telah di rekomendasikan agar aplikasi dapat berjalan dengan baik.

1.1.1.1. Analisis pengguna (User)

Pengguna yang akan menggunakan sistem ini adalah sebagai berikut : a. Bagian administrasi (admin)

Admin dalam system ini memilki hak akses seperti mengelola penyimpanan desain dan hasil tracing, mengelola pembuatan order, mengelola pembuatn bon penagihan, mengelola pembuatan laporan order, laporan bon penagihan dan laporan kerja pegawai.

b. Semua pegawai

Pada system ini semua pegawai hanya mendapat hak akses untuk melakukan pencarian lokasi desain dan hasil tracing yang mana pencariannya didasarkan pada beberapa kategori seperti : jenis motif, tahun, bulan, nama_bos, warna, dan pegawai.

(26)

17

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu cara untuk mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antara file dan teknik, ini dapat digunakan untuk mengatasi terjadinya redundansi data atau sejenisnya. Untuk lebih jelasnya bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 3.4 Diagram ERD Sistem Informasi Arsip Daster

(27)

17

Perangkat lunak SIAD Sistem informasi Arsip Daster ini berfungsi untuk mengelola order, bon penagihan, berkas daster, dan laporan order, laporan bon penagihan serta laporan kerja pegawai. Pemakai perangkat lunak ini ada 2 tipe pengguna yaitu : admin dan semua pegawai. Admin memiliki hak akses untuk melakukan semua fungsionalitas yang ada pada aplikasi ini sedangkan semua pegawai hanya dapat melakukan pencarian berkas desain dan hasil tracing. Karena admin memiliki hak akses yang tinggi sehingga untuk dapat masuk ke menu admin dilalui proses login terlebih dahulu.

1.1.1.1. Diagram Konteks Sistem informasi arsip daster

Gambar 3.5 Diagram Konteks SIAD

(28)

17

(29)

17

Gambar 3.6 DFD Level 1

1.1.1.1. DFD level 2

(30)

17

(31)

17

Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 4.0 Mengelola Daster

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 5.0 mengelola order

(32)

17

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 7.0 mengelola laporan 1.1.1.2. Spesifikasi proses

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan proses model aliran yang terdapat pada DFD. Spesifikasi tersebut meliput :

Tabel 3.3 Spesifikasi Proses

No Proses Keterangan

1.

No. Proses 1.1

Nama Proses Verifikasi user

Input Data login (username dan password) Output _- Data login valid

- Data login invalid Logika Proses begin

if data login valid then

(33)

17

username and password admin invalid end

2.

No. Proses 1.2

Nama Proses Ganti username dan password

Input Data login baru

Output Pesan data login baru berhasil di ganti Logika Proses begin

if data login baru valid (sesuai ketentuan) then update username and password

else

username and password tidak valid end

3.

No. Proses 2.1

Nama Proses Mengelola pegawai (Tambah)

source Admin

Input Data pegawai

Output Info data pegawai telah ditambah

destination Admin

Logika Proses begin

if tambah then data pegawai ditambah else

data pegawai tidak jadi ditambah end

4.

No. Proses 2.1

Nama Proses Mengelola pegawai (update)

source Admin

Input Data pegawai

Output Info data pegawai telah diupdate

destination Admin

Logika Proses begin

if update then data pegawai di update else

data pegawai tidak jadi diupdate end

5.

No. Proses 2.1

Nama Proses Mengelola pegawai (Hapus)

source Admin

Input Data pegawai

Output Info data pegawai telah dihapus

destination Admin

Logika Proses begin

if hapus then data pegawai dihapus else

(34)

17

end

6

No. Proses 2.2

Nama Proses Mengelola posisi (Tambah )

source Admin

Input Data posisi

Output Info data posisi telah ditambah

destination Admin

Logika Proses begin

if tambah then data posisiditambah else

data posisi tidak jadi ditambah end

7.

No. Proses 2.2

Nama Proses Mengelola posisi (update)

source admin

Input Data posisi

Output Info data posisi telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

if update then data posisi di update else

data posisi tidak jadi diupdate end

8.

No. Proses 2.2

Nama Proses Mengelola posisi (Hapus)

source admin

Input Data posisi

Output Info data posisi telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data posisi dihapus else

data posisi tidak jadi dihapus end

Output Info data bos telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

(35)

17

data bos tidak jadi ditambah end

Output Info data bos telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

if update then data bos di update else

data bos tidak jadi diupdate end

Output Info data bos telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data bos dihapus else

data bos tidak jadi dihapus end

12.

No. Proses 4.1

Nama Proses Tambah – Mengelola motif

source admin

Input Data motif

Output Info data motif telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data motif ditambah else

data motiftidak jadi ditambah end

13.

No. Proses 4.1

Nama Proses Update – Mengelola motif

source admin

Input Data motif

Output Info data motif telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

(36)

17

else

data motif tidak jadi diupdate end

Output Info data motif telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data motif dihapus else

data motif tidak jadi dihapus end

15. No. Proses 4.2

Nama Proses Cari – Mengelola desain

Source Admin

Input Data pencarian

Output Info data pencarian

Destination admin

Logika proses Begin

If data pencarian ditemukan then tampilkan data pencarian

Else

Info data pencarian tidak ditemukan end

16.

No. Proses 4.2

Nama Proses Tambah – Mengelola desain

source admin

Input Data desain

Output Info data desain telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data desain ditambah else

data desain tidak jadi ditambah end

17.

No. Proses 4.2

Nama Proses Update – Mengelola desain

source admin

Input Data desain

Output Info datadesain telah diupdate

(37)

17

Logika Proses begin

if update then data desain di update else

data desain tidak jadi diupdate end

18.

No. Proses 4.2

Nama Proses Hapus – Mengelola desain

source admin

Input Data desain

Output Info data desain telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data desain dihapus else

data desain tidak jadi dihapus end

19. No. Proses 4.3

Nama Proses Cari – Mengelola tracing

Source Admin

Destination admin

Logika proses Begin

Else

20.

No. Proses 4.3

Nama Proses Tambah – Mengelola tracing

source admin

Input Data tracing

Output Info data tracing telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data tracing ditambah else

data tracing tidak jadi ditambah end

21.

No. Proses 4.3

Nama Proses Update – Mengelola tracing

source admin

Input Data tracing

(38)

17

destination admin

Logika Proses begin

if update then data tracing di update else

data tracing tidak jadi diupdate end

22.

No. Proses 4.3

Nama Proses Hapus – Mengelola tracing

source admin

Input Data tracing

Output Info data tracing telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data tracing dihapus else

data tracing tidak jadi dihapus end

23.

No. Proses 5.1

Nama Proses Cari – Mengelola order

Source Admin

Destination admin

Logika proses Begin

Else

24.

No. Proses 5.1

Nama Proses Tambah – Mengelola order

source admin

Input Data order

Output Info data order telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data order ditambah else

data order tidak jadi ditambah end

25.

No. Proses 5.1

Nama Proses Update – Mengelola order

source admin

(39)

17

Output Info data order telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

if update then data order di update else

data order tidak jadi diupdate end

Output Info data order telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data order dihapus else

data order tidak jadi dihapus end

27.

No. Proses 5.2

Nama Proses Cari – Mengelola order detail

Source Admin

Destination admin

Logika proses Begin

Else

28.

No. Proses 5.2

Nama Proses Tambah – Mengelola order detail

source admin

Input Data order detail

Output Info data order detail telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data order detail ditambah else

data order detail tidak jadi ditambah end

29.

No. Proses 5.2

Nama Proses Update – Mengelola order detail

(40)

17

Output Info data order detail telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

if update then data order detail di update else

data order detail tidak jadi diupdate end

30.

No. Proses 5.2

Nama Proses Hapus – Mengelola order detail

source admin

Output Info data order detail telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data order detail dihapus else

data order detail tidak jadi dihapus end

31.

No. Proses 6.1

Nama Proses Cari – Mengelola bon

Source Admin

Destination admin

Logika proses Begin

Else

Output Info data bon telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data bon ditambah else

data bon tidak jadi ditambah end

33. No. Proses 6.1

(41)

17

source admin

Input Data bon

Output Info data bon telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

if update then data bon di update else

data bon tidak jadi diupdate end

Output Info data bon telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data bon dihapus else

data bon tidak jadi dihapus end

35.

No. Proses 6.2

Nama Proses Cari – Mengelola bon detail

Source Admin

Destination admin

Logika proses Begin

If data pencarian ditemukan then tamp ilkan data pencarian

Else

36.

No. Proses 6.2

Nama Proses Tambah – Mengelola bon detail

source admin

Input Data bon detail

Output Info data bon detail telah ditambah

destination admin

Logika Proses begin

if tambah then data bon detail ditambah else

data bon detail tidak jadi ditambah end

(42)

17

Nama Proses Update – Mengelola bon detail

source admin

Output Info data bon detail telah diupdate

destination admin

Logika Proses begin

if update then data bon detail di update else

data bon detail tidak jadi diupdate end

38.

No. Proses 6.2

Nama Proses Hapus – Mengelola bon detail

source admin

Output Info data bon detail telah dihapus

destination admin

Logika Proses begin

if hapus then data bon detail dihapus else

data bon detail tidak jadi dihapus end

Output Info data bon detail akan dicetak

destination admin

Logika Proses begin

if cetak then data bon detail dicetak else

data bon detail tidak jadi dicetak end

40.

No. Proses 7.1

Nama Proses Cetak – Mengelola laporan order

source admin

Input Data lap.order

Output Info data lap.order akan dicetak

destination admin

Logika Proses begin

if cetak then data order dicetak else

(43)

17

41.

No. Proses 7.2

Nama Proses Cetak – Mengelola laporan bon tagihan

source admin

Input Data lap.bon tagihan

Output Info data lap.bon tagihan akan dicetak

destination admin

Logika Proses begin

if cetak then data bon tagihan dicetak else

data bon tagihan tidak jadi dicetak end

42.

No. Proses 7.3

Nama Proses Cetak – Mengelola laporan kerja pegawai

source admin

Input Data lap.kerja pegawai

Output Info data lap.kerja pegawai akan dicetak

destination admin

Logika Proses begin

if cetak then data kerja pegawai dicetak else

data kerja pegawai tidak jadi dicetak end

43.

No. Proses 8.0

Nama Proses Bantuan

source admin

Input Menu bantuan dipilih

Output info bantuan

destination admin

Logika Proses begin

if bantuan dipilih then bantuan ditampilkan else

bantuan belum tersedia. End

44.

No. Proses 9.0

Nama Proses Bantuan – Mengelola pencarian desain dan tracing

source Semua pegawai

Input Menu bantuan dipilih

Output info bantuan

destination Semua pegawai Logika Proses begin

if bantuan dipilih then bantuan ditampilkan else

(44)

17

End

45.

No. Proses 9.0

Nama Proses pencarian – Mengelola pencarian desain dan tracing

Source Semua pegwai

Output Info data pencarian Destination Semua pegawai Logika proses Begin

Else

46.

No. Proses 9.0

Nama Proses Open folder – Mengelola pencarian desain dan tracing

Source Semua pegawai

Input Hasil pencarian dan Button open folder di pilih Output Folder xx terbuka di windows explorer

Destination admin

Logika proses Begin

If hasil pencarian and button open folder dipilih then buka folder file bersangkutan

Else

Windows explorer tidak jadi dibuka end

47.

No. Proses 10.0

Nama Proses Swich to - Switch to Pencarian

Source admin

Input Button switch to dipilih

Output Info switch to

Destination admin

Logika proses Begin

If switch to diklik then logout and open pencarian.exe Else

Info tidak jadi switch to End

(45)

17

Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, dapat menggambarkan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di diagram alir data (DFD). Arus data di diagram alir data sifatnya adalah global, hanya menunjukan nama arus data-datanya saja.

Tabel 3.4 Kamus Data

Nama Data login

Where used / how used

Admin (input) / Proses 1.0 Login

Deskripsi Data ini merupakan data login yang dimasukan oleh admin Struktur data username+password

username

Admin (input) Proses 1.2 – Ganti username dan password

Deskripsi Data ini berisikan username dan password baru yang dimasukan oleh admin

Nama Tambah ,update hapus

Admin (input ) / Proses 2.1 Mengelola pegawai

Deskripsi Data ini berisikan data pegawai yang dimasukan oleh admin Struktur data Id_peg + nama_peg + id_pos

Id_peg

Proses 2.2 Mengelola posisi

(46)

17 Id_pos

Posisi

[A-Z | a-z | 0-9] ; 6 karakter [A-Z | a-z] ; 15 karakter

Nama Tambah, update dan hapus

Admin (input) / Proses 3.0 Mengelola bos

Deskripsi Data ini berisikan data bos yang dimasukan oleh admin struktur Id_bos + nama_bos + email + nama_cv + alamat Id_bos

Admin (input) / Proses 4.1 Mengelola motif

Deskripsi Berisi jenis – jenis motif pada daster yang dimasukkan oleh admin Struktur data Id_motif + motif

Id_motif motif

[0-9 ] {autoincrement}

[ A-Z | a-z ] ; maksimal 20 karakter

Nama Tambah, update, hapus dan cari

Admin (input) / Proses 4.2 Mengelola desain

Deskripsi Data yang dimanipulasi berupa data – data desain

struktur Id_desain + nama_des + id_peg + tgl + path_des + dgbr + id_motif + color

Admin (input) / Proses 4.3 Mengelola tracing

(47)

17

Admin (input) / Proses 5.2 Mengelola Order

Deskripsi Berisi data – data order

Struktur data Id_order + Id_bos + tgl_masuk + jmlh_acc Id_order

Admin (input) / Proses 5.2 Mengelola order detail

Deskripsi Berisi detail order

Struktur data {Id_order + no} + id_des + id_repeat + color + potongan + id_peg + status + id_trace + tgl_selesai

id_order [ dd-mm-yyyy ] timestamp

Admin (input) / Proses 6.1 Mengelola bon

Deskripsi Berisi data bon

Struktur data Id_bon + tgl_setor + id_bos + jmlh _setor id_bon

Admin (input) / Proses 6.2 Mengelola bon detail

(48)

17 Image ; look up field dari tabel torderDetail

[ A-Z | a-z | 0-9 ] ; lookup field dari tabel torderDetail

Admin (input) / Proses 6.2 Mengelola bon detail

Deskripsi Merupakan data dari bon detail yang akan dicetak / di print

Struktur data {Id_bon + no} + nama_des + nama_trace + tgbr + repeat + color + potongan + harga + keterangan + tgl_bon

Nama Data lap.order dan data cetak

Admin (input) / Proses 7.1 Mengelola Laporan order

Deskripsi Berisi data – data yang akan di masukan ke laporan dan yang akan di cetak

Struktur data Periode lap + nama_bos + tgl_masuk + tgl_selesai + {id_order + no} + id_des + id_trace + id_peg + status

Periode Tahun dan bulan

Nama Data lap.bon tagihan dan data cetak

Admin (input) / Proses 7.2 Mengelola Laporan bon tagihan

Deskripsi Berisi data – data yang akan di buat laporannya dan yang akan di

Nama Data lap.kerja pegawai dan data cetak

(49)

17

Nama Data pencarian

Semua pegawai (input) / Proses 9.0 Mengelola pencaran desain dan tracing

Deskripsi Berisi data pencarian mengenai desain atau hasil tracing

Struktur data Desain + tracing + nama_des + nama_trace + color + bulan + tahun + jenis motif + nama_bos + pegawai

Nama Hasil Pencarian

Semua pegawai (output) / Proses 9.0 Pencarian desain dan tracing

Deskripsi Berisi info pencarian dengan ketentuan :

Ditemukan : menampilkan semua data hasil pencarian

Tidak ketemu : menampilkan pesan pencarian tidak ditemukan Struktur data Gambar + nama_desain / nama_trace + lokasi penyimpanan

Nama Konfirmasi switch

Admin (output) / Proses 10.0 Switch to pencarian

Deskripsi Data konfirmasi seperti anda akan keluar dari aplikasi admin dan masuk ke aplikasi pencarian

(50)

17

Perancangan basis data digunakan untuk merancang tabel yang terdapat di dalam aplikasi collaborative learning, perancangan basis data terdiri dari tabel relasi dan struktur tabel.

1.1. Tabel Relasi

Suatu file biasanya terdiri dari beberapa kelompok elemen yang berulang-ulang sehingga perlu untuk diorganisasikan kembali. Dalam proses pengorganisasian file yang berguna untuk menghilangkan kelompok elemen yang berulang disebut relasi antar tabel atau tabel relasi.

(51)

17

Gambar 3.13 Tabel Relasi SIAD

1.1.2. Perancangan kode

(52)

17

Perancangan kode pegawai Format :

_peg-000

contoh : Peg-001

Arti kode : Pegawai dengan no. urut 1

Perancangan kode posisi Format :

_pos-00

contoh : Pos-01

Arti kode : Posisi no 1 yaitu administrasi dalam hal ini admin

Perancangan kode bos Format :

_bos000

contoh : Bos001

Arti kode : Id bos no urut pertama.

Perancangan Kode desain (id_des) Format :

_dxx-00000

Counter diinisialisasi 00001

xxx adalah 3 huruf singkatan yang

telah ditentukan berdasarkan

dari nama desain asli yang Counter diinisialisasi 001

Peg = pegawai

Pos = posisi

(53)

17

contoh : dnc-01201

Arti kode : merupakan kode untuk desain satir_1201 Format xxx _- nc : satir

Perancangn Kode order (id_bon) Format :

_Or00000

D = menandakan desain

t = menandakan tracing

xx adalah 2 huruf singkatan yang

telah ditentukan berdasarkan

(54)

17

contoh : Or00001 Arti kode : Order pertama Perancangan Kode bon (id_bon) Format :

_Bon00000

contoh : Bon00001

Arti kode : Bon dengan nomor ke 1

1.1.3. Perancangan menu aplikasi

Perancangan menu aplikasi digunakan untuk menjelaskan menu, submenu yang terdapat di dalam sistem informasi arsip daster, agar pengguna dapat lebih mudah dalam menggunakannya. Perancangan menu ini terdiri dari perancangan menu admin, dan menu pencarian (untuk semua pegawai).

1.1.1.1.Menu admin

(55)

17

Gambar 3.14 Arsitektur Menu Admin

Menu ini hanya dapat diakses oleh admin, menu ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data daster (desain dan tracing), administrasi (order dan bon tagihan) dan pembuatan laporan.

1.1.1.1.Menu semua pegawai (pencarian)

Gambar 3.15 Arsitektur menu semua pegawai

(56)

(57)

53 BAB IV

PEN UTUP

4.1. Kesimpulan

Analisis dan perancangan sistem informasi arsip daster yang dibuat ini sudah dapat menggambarkan dan menguraikan semua fungsionalitas yang

diperlukan. Adapun analisis yang penulis lakukan adalah sebagai berikut :

1. Analisis prosedur yang sedang berjalan seperti pembuatan order, bon

tagihan dan pencarian berkas daster.

2. Analisis Non fungsional

3. Analisis fungsional

4. Analisis basis data

5. Perancangan basis data

6. Perancangan kode

Dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan, hasil analisis ini sudah dapat diimplementasikan melalui bahasa pemrograman Delphi atau

(58)

54

4.2. Saran

(59)

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI ARSIP DASTER

DI NUANSA STUDIO LIMA

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata I Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

ARDI SAMUDRA 10106393

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(60)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

2006-sekarang : Universitas Komputer Indonesia- Bandung 2003 - 2006 : SMU Ciledug Al-Musaddadiyah - Garut 2000 - 2003 : SLTPN 3 Tarogong - Garut

1994 - 2000 : SDN Tanjung Kamuning IV Tarogong - Garut

Keahlian

Office : Ms. Word, Ms. Access, Ms. Excel, Ms. PowerPoint Programming : HTML, Turbo C, JavaScript,Delphi

Database : Ms. Access,Delphi 7.0

Multimedia : Macromedia Flash 8, Macromedia Dreamweaver 8 Desain : Adobe Photoshop, Corel Draw

Sistem Operasi/OS: Windows 9x, ME, 2000,Xp Lain-lain : Internet, Web Development

Sertifikat

Komputer

- Word dan Excel, SMU Ciledug Al-Musaddadiyah Garut, 2006 Bahasa

(61)

Hobi

Browsing Internet, Olah Raga (Badminton, Basket ball), Membaca,Mencoba hal baru, Berpetualang, dan Mendengarkan Musik.

Pengalaman Kerja

- 2010 : koordinator CV.BIENSI FESYENINDO

- 2008 : Financial Consultant PT.Valbury Asia Futures

Ekstra Kulikuler

- 2002 : Panitia Pesantren Kilat SLTPN 3 Tarogong Garut

- 2005 : Ketua Tim Basket SMA Ciledug Al-Musaddadiyah Garut - 2008 : Pementor Universitas Widyatama (2008-2009)

(62)

55

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah, Ir. , (1999), Basis Data, Informatika, Bandung.

Jogiyanto HM,Akt MBA, (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta.