RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT. INDOCHITO INTERNATIONAL SIDOARJO
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh: Arista
12.41011.0027
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT. INDOCHITO INTERNATIONAL SIDOARJO
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana
Oleh:
Nama : Arista
NIM : 12.41011.0027
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
Kupersembahkan Untuk
Bapak, Ibu, Kakak, Sahabat - Sahabatku
dan Seseorang Yang Istimewa
Yang Telah Mendukung
viii
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Batasan Masalah ... 5
1.4 Tujuan ... 6
1.5 Manfaat ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II. LANDASAN TEORI ... 9
2.1 Pembelian ... 9
2.2 Persediaan ... 10
2.3 Bahan Baku... 11
2.4 Konsep Basis Data ... 11
2.4.1 Sistem Basis Data ... 11
2.4.2 Database ... 12
2.4.3 Database Management System (DBMS) ... 13
ix
2.4.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 16
2.5 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ... 18
2.6 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 19
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22
3.1 Analisi Masalah ... 22
3.1.1 Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku ... 23
3.1.2 Document Flow Pembelian Bahan Baku ... 24
3.1.3 Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku ... 26
3.1.4 Document Flow Pembuatan Laporan ... 28
3.2 Analisis Kebutuhan ... 29
3.3 Perancangan Sistem ... 29
3.3.1 Alur Sistem ... 30
3.3.2 Data Flow Diagram ... 48
3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 56
3.3.4 Struktur Database ... 59
3.3.5 Desain Interface ... 64
3.3.6 Desain Laporan ... 82
3.3.7 Desain Uji Coba ... 85
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 92
4.1 Implementasi Sistem ... 92
x
4.2.1 Uji Coba Form Menu Utama ... 93
4.2.2 Uji Coba Form Master Jenis Bahan ... 94
4.2.3 Uji Coba Form Master Bahan Baku ... 96
4.2.4 Uji Coba Form Master Bagian ... 98
4.2.5 Uji Coba Form Master Karyawan ... 100
4.2.6 Uji Coba Form Master Kota ... 102
4.2.7 Uji Coba Form Master Supplier ... 104
4.2.8 Uji Coba Form Transaksi Pembelian ... 106
4.2.9 Uji Coba Form Transaksi Pembayaran ... 108
4.2.10 Uji Coba Form Cetak Bukti Pembayaran ... 110
4.2.11 Uji Coba Form Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku .... 111
4.2.12 Uji Coba Form Cetak Laporan Dan Rekap Pembayaran ... 113
4.2.13 Uji Coba Form Cetak Laporan Dan Rekap Rencana Pembelian ... 115
4.2.14 Uji Coba Form Cetak Laporan Realisasi ... 117
4.2.15 Uji Coba Form Master Safety Stock ... 118
4.2.16 Uji Coba Form Pengelolaan Pengeluaran ... 120
BAB V. PENUTUP ... 122
5.1 Kesimpulan ... 122
5.2 Saran ... 122
DAFTAR PUSTAKA ... 123
1
1.1. Latar Belakang Masalah
PT. Indochito International didirikan pada tahun 1999 yang
beralamatkan di Jl. Raya Wedi – Betro Gedangan, Sidoarjo. PT. Indochito
International merupakan perusahaan industri ekspor - impor yang bergerak dalam
bidang penjualan bahan baku, bahan baku tersebut akan dijual ke beberapa
perusahaan antara lain : pembuat obat, pupuk organik dan lain - lain. Perusahaan
ini termasuk dalam industri ekstraktif dimana bahan baku berasal dari alam
sekitar yang dikumpulkan melalui jasa pengepul atau supplier. Dalam pembelian
bahan baku, PT. Indochito International membeli bahan baku dari berbagai
pengepul atau supplier yang berada disekitar Sidoarjo maupun dari daerah lain.
Bahan yang dibeli antara lain : cangkang kepiting, kulit udang sebagai bahan
chitin dan chitosan, Guano (kotoran kelelawar) dan Dry fish Waste (limbah ikan).
Bahan baku tersebut digunakan sebagai bahan pendukung dalam proses
pembuatan pupuk organik atau bahan pendukung industri lain. Saat ini terdapat 50
jasa pengepul atau supplier yang secara rutin memasok kebutuhan bahan baku
bagi PT. Indochito International, adapun diantaranya adalah :
Tabel 1.1 Daftar Supplier
No Nama Supplier Barang Yang Disediakan
1 Ardian Cangkang Kepiting
2 Muluk Kulit Udang
Tabel 1.1 Daftar Supplier
4 Udin Tongkol
5 Lutfi Teri
6 Abdul Bat Guano
7 Yus Kulit Udang
8 Usman Cangkang Kepiting
9 Huda Kulit Rajungan
10 Mat Bat Guano
Sumber: PT. Indochito International
Proses kegiatan pembelian bahan baku yang diterapkan oleh PT.
Indochito International dilakukan apabila, salah satu stok bahan baku yang ada di
gudang sudah mencapai batas safety stock yaitu setara dengan 10 karung atau 400
kilogram sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan. Informasi
persediaan barang ini akan diinformasikan oleh bagian gudang kepada bagian
pembelian. Setelah itu bagian pembelian akan melakukan pemesanan pembelian
kepada para supplier untuk memenuhi persediaan bahan baku. Supplier menerima
berbagai bahan baku dari nelayan kemudian menyalurkan ke PT. Indochito
International dengan harga penawaran tertentu. Bagian pembelian akan
melakukan negoisasi untuk mendapatkan harga bahan baku yang cocok dan
kemudian bagian pembelian akan memberikan uang muka sesuai dengan
kesepakatan yang telah disetujui. Pada setiap transaksi pembelian, bagian
pembelian akan mengeluarkan beberapa berkas, antara lain: form timbang dan
form cek kualitas. Pengepul atau supplier akan mengirimkan bahan baku ke PT.
Indochito International, dalam proses bisnis pertama akan dilakukan oleh bagian
apakah sudah benar sesuai yang dipesan oleh perusahaan. Jika bahan baku yang
dipesan saat ditimbang tidak sesuai dengan pesanan maka, perusahaan akan
memotong harga berdasarkan jumlah dari timbangan yang telah dikirim. Namun
jika benar tidak akan ada pemotongan harga, kemudian proses selanjutnya akan
dilakukan pengecekan kualitas bahan baku, yang meliputi kadar kekeringan
ataupun kebersihan dari material lain yang dalam proses ini juga akan dilakukan
pemotongan harga jika tidak sesuai. Setelah semua tahap pengecekan telah
dilakukan, bagian pembelian akan melakukan pembayaran kepada supplier sesuai
dengan jumlah berat maupun kualitas dari bahan baku yang dipesan.
Meskipun PT. Indochito International sudah menjadi perusahaan yang
berkembang, PT. Indochito International mengalami beberapa permasalahan
dalam proses pembeliannya. Penanganan pembelian hanya dilakukan oleh 1
personal mulai dari pemesanan bahan bahan baku hingga proses verifikasi
pembayaran kepada supplier dan pencatatan dilakukan dengan pembukuan. Hal
ini menimbulkan dampak potensi kesalahan perhitungan, mengingat jumlah
transaksi yang dilakukan tiap bulan cukup banyak dan beberapa berkas penyerta
transaksi yang harus disiapkan. Pada proses pelaporan stok bahan baku juga
mengalami permasalahan dimana untuk pelaporan stok dilakukan per tahun
berdasarkan bukti pembelian, yang menimbulkan dampak pada perekapan data
stok bahan baku yang memakan waktu hingga 7-14 hari. Dalam proses pelaporan
yang dilakukan oleh perusahaan juga dapat menimbulkan potensi kehilangan bukti
pembelian dari transaksi pembelian sebelumnya dan mengakibatkan pelaporan
stok bahan baku yang dicatat hanya berdasarkan riwayat pembelian seperti form
dilakukan. Berdasarkan dampak-dampak dari permasalahan yang terjadi di atas,
maka hal tersebut dapat berujung pada kerugian yang akan didapatkan perusahaan
akibat dari permasalahan yang terjadi pada perusahaan.
Tabel 1.2 Latar Belakang Masalah
Permasalahan Penyebab Usulan solusi
1. Potensi kesalahan
perhitungan.
Jumlah transaksi yang
dilakukan tiap bulan cukup
banyak dan beberapa berkas
yang harus disiapkan.
Aplikasi yang bisa
membantu dalam
perhitungan transaksi
pembelian dan
membantu dalam proses
perekapan dan pelaporan
stok bahan baku sehingga
bisa mengurangi waktu
pada saat pembuatan
laporan dan perekapan
data.
2. Proses pelaporan dan
perekapan stok bahan
baku dilakukan per tahun
berdampak pada
perekapan data stok
bahan baku memakan
waktu lama.
3. Potensi kehilangan bukti
pembelian.
Tidak adanya database atau
media khusus untuk
menyimpan bukti
pembelian.
Membuat database yang
berfungsi sebagai
penyimpanan bukti
pembelian berdasarkan
transaksi pembelian yang
Melihat adanya kelemahan dalam sistem pembelian bahan baku yang
sedang berjalan, maka untuk mempermudah dan mengatasi permasalahan yang
ada pada proses pembelian bahan baku PT. Indochito International akan dibuat
rancang bangun aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku. Aplikasi yang dibuat
akan dapat menangani permasalahan yang terjadi seperti potensi kesalahan
perhitungan, perekapan data stok bahan baku yang membutuhkan waktu lama,
potensi kehilangan data pembelian dan pencatatan pelaporan stok bahan baku.
Sistem ini nantinya akan dapat membantu dalam proses pencatatan pembelian dan
proses perhitungan pembelian bahan baku secara otomatis. Dalam sistem ini nanti
juga akan menambah stok bahan baku baik perhari, perbulan dan pertahun sesuai
dengan pembelian yang dilakukan, untuk membantu perekapan data stok bahan
baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka
dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut, bagaimana merancang dan
membangun aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito
International ?.
1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan – batasan masalah yang digunakan berdasarkan rumusan
masalah yang telah dijelaskan yaitu :
1. Aplikasi pembelian meliputi proses pembelian, pembuatan laporan pembelian
dan laporan bahan baku.
1.4. Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah yang ada diatas maka tujuan yang
didapatkan adalah:
1. Merancang dan membangun aplikasi pembelian yang dapat digunakan untuk
mengatasi potensi kesalahan perhitungan yang disebabkan jumlah transaksi
yang terlalu banyak.
2. Membuat database sebagai media penyimpanan bukti pembelian yang pernah
dilakukan.
3. Membuat sistem yang membantu dalam pembuatan laporan pembelian,
laporan stok bahan baku dan perekapan laporan.
1.5. Manfaat
Penelitian ini diharapkan memiliki manfaat yaitu:
1. Mengatasi potensi kesalahan perhitungan transaksi.
2. Menyediakan media penyimpanan bukti transaksi pembelian.
3. Dapat menghasilkan laporan pembelian, laporan stok bahan baku dan
perekapan laporan.
1.6. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya.
Maka penyusunan laporan tugas akhir ini dibuat dengan sistematika berikut dan
diatur dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab sebagai
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai
serta sistematika penulisan dari Rancang Bangun Aplikasi
Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Pada PT. Indochito
International Sidoarjo.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas secara singkat landasan teori yang
digunakan untuk mendukung dalam penulisan laporan dan
menyelesaikan permasalahan dalam Rancang Bangun Aplikasi
Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Pada PT. Indochito
International Sidoarjo.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini dijelaskan tentang analisis sistem, identifikasi
permasalahan, metode penelitian, document flow dan system flow,
model pengembangan dan perancangan sistem berupa Document
flow, System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD)
dan desain Input/Output.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Pada bab ini dijelaskan tentang implementasi dari aplikasi yang
dibuat secara keseluruhan dan memberikan penjelasan tentang
input dan output. Melakukan pengujian terhadap aplikasi yang
dibuat apakah aplikasi tersebut telah menyelesaikan permasalahan
BAB V PENUTUP
Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dari sistem yang
dibuat dan diharapkan dari sistem yang dibuat bisa menyelesaikan
9
2.1. Pembelian
Pembelian bahan baku yang diterapkan oleh PT. Indochito International
adalah kegiatan yang sangat penting karena adanya batas safety stock dan untuk
memenuhi kebutuhan produksi. Pembelian bahan baku yang dilakukan melewati
supplier dari berbagai daerah, baik dari dalam negeri ataupun luar negeri. Menurut
(Mulyadi, 2001), pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan
barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Pemasok juga dibedakan ke
beberapa jenis pemasok, yaitu:
1. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam
negeri.
2. Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar
negeri.
Transaksi pembelian yang dilakukan PT. Indochito International untuk
pembayaran kepada supplier adalah tunai atau kerdit sesuai dengan kesepakatan
antara PT. Indochito International dengan supplier. Pembelian juga dibedakan
berdasarkan transaksi, yaitu :
1. Pembelian tunai adalah suatu pembelian barang dagang dimana
pembayarannya dibayar secara langsung.
2. Pembelian kredit adalah suatu pembelian barang dagang dimana
pembayarannya bisa dilakukan pada waktu yang akan datang dan disertai
2.2. Persediaan
Berdasarkan (Sudana, 2011), persediaan merupakan salah satu komponen
modal kerja yang tingkat likuiditasnya paling rendah dibandingkan dengan
komponen modal kerja lainnya. Persediaan sangat penting bagi perusahaan,
karena persediaan menjembatani kegiatan pembelian, produksi dan penjualan.
Jumlah dari jenis persediaan sangat tergantung pada besar dan bentuk perusahaan.
Dalam beberapa bentuk, persediaan perusahaan dapat mencapai lebih dari lima
puluh persen aset perusahaan, sehingga dana yang diinvestasikan dalam
persediaan juga sangat besar.
Berdasarkan (Soemarso, 1992), persediaan barang dagang adalah barang
– barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali. Untuk perusahaan
pabrik, termasuk dalam persediaan adalah persediaan barang – barang yang akan
digunakan untuk proses produksi selanjutnya. Persediaan dalam perusahaan
pabrik terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan dalam proses dan persediaan
barang jadi. Persediaan pada umumnya, meliputi jenis barang yang cukup banyak
dan merupakan bagian yang cukup berarti dari seluruh aktiva perusahaan.
Persediaan bahan baku memungkinkan pihak manajemen perusahaan
untuk mengatur kegiatan pengadaan, produksi, dan penjualan agar lebih fleksibel,
memperkecil kemungkinan perusahaan gagal memenuhi permintaan pelanggan,
atau terhentinya proses produksi karena tidak ada persediaan bahan baku. Dengan
mengadakan persediaan perusahaan dapat memanfaatkan kesempatan untuk
memperoleh potongan kuantitas dari pemasok. Pengadaan persediaan juga
dimaksudkan untuk menghindari terjadinya fluktuasi harga yang meningkat, serta
2.3. Bahan Baku
Bahan baku merupakan istilah yang digunakan untuk mendefinisikan
suatu barang yang akan diolah menjadi barang jadi atau produk selesai. Menurut
(Soemarso, 2004), Bahan baku adalah barang – barang yang digunakan dalam
proses produksi yang dapat dengan mudah dan langsung diidentifikasi dengan
produk jadi. Menurut (Mulyadi, 2005), bahan baku merupakan bahan yang
membentuk bagian menyeluruh produk jadi.
Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis dapat mengambil
kesimpulan bahwa bahan baku adalah bahan utama dalam suatu proses produksi,
bahan baku meliputi bahan yang dimiliki perusahaan yang akan digunakan untuk
proses produksi.
2.4. Konsep Basis Data 2.4.1. Sistem Basis Data
Menurut (Malinda, 2004), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengolah record - record mengunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk prosse pengambilan keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai
(user), aplikasi lain (bersifat operasional).
a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
b. Menjaga konsistensi data.
c. Keamanan data dapat terjaga.
d. Integritas dapat dipertahankan.
e. Data dapat digunakan bersama-sama.
f. Menyediakan recovery.
g. Memudahkan penerapan standarisasi.
h. Data bersifat mandiri (data independence).
i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini
sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan
pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
c. Perangkat lunaknya relatif mahal.
Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/
bagian yang terkait.
2.4.2. Database
Menurut (Malinda, 2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data
oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola
dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu
mengunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan
data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), dan masalah
keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).
2.4.3. Database Management System (DBMS)
Menurut (Malinda, 2004), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data,
dan melaporkan data dalam basis data.
2.4.4. Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut (Jogiyanto, 2006),
desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
2.4.5. Diagram Alir (Flowchart)
Menurut (Jogiyanto, 2001) bagan alir sistem merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan tentang urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam
sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir
sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai
berikut :
Tabel 2.1 Simbol Flowchart
Simbol Keterangan Simbol Keterangan
Dokumen Menunjukkan
dokumen input dan
output baik untuk
proses manual,
mekanik atau
komputer
Display Menunjukkan
output yang
ditampilkan di
monitor
Proses Manual Menunjukkan
pekerjaan manual
yang tidak dilakukan
oleh sistem
Proses Menunjukkan
kegiatan proses
dari operasi
program komputer
Alur Data Menunjukkan alur
dari setiap proses
Keyboard Menunjukkan input
yang menggunakan
keyboard atau
Database Menunjukkan
database dalam suatu
sistem
External Data
(Tabel)
Menunjukkan tabel
yang terdapat
dalam database
On-Page
Reference
Konektor yang
digunakan untuk
menghubungkan
gambar dalam satu
halaman
Off-Page
Reference
Konektor yang
digunakan untuk
menghubungkan
gambar yang bukan
satu halaman
a. Diagram Alur Dokumen (Document Flow)
Document flow adalah bagan alir dokumen atau bisa disebut juga sebagai
bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya. Dalam pembuatannya, document flow memiliki
ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan. Salah satunya adalah notasi-notasi
yang ada di dalamnya.
Tabel 2.2 Simbol yang terdapat di Document Flow
No. Simbol Fungsi
1. Terminator Merupakan bentuk dari terminator simbol
yang digunakan pada awal pembuatan
document flow sebagai awal (Start) dan
akhir (End)
2. Manual Process Merupakan notasi dari proses manual
yang ada pada document flow. Dinyatakan
notasi document flow segala bentuk proses
masih belum dilakukan oleh komputer.
3. Document Merupakan notasi dari dokumen pada
document flow. Notasi dokumen ini
umumnya digambarkan sebagai bentuk
lain dari arsip, laporan atau dokumen
lainnya yang berbentuk kertas.
4. Decision
(Keputusan)
Merupakan notasi dari suatu keputusan
dalam pengerjaan document flow. Dalam
penggambaran notasi decision ini selalu
menghasilkan dengan keputusan ya atau
tidak.
2.4.6. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kendall, 2003), Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan
pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang
berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang
dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk
merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem.
Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah
di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui,
dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang
disebut DFD, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di
dalam organisasi. Menurut (Kendall, 2003), dalam memetakan DFD, terdapat
1. External Entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok,
departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau
memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
Gambar 2.1 Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran
data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses.
Gambar 2.2 Simbol Data Flow
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan.
Gambar 2.3 Simbol Process
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data.
Flow_1
Gambar 2.4 Simbol Data Store
2.5. Analisis dan Desain Perangkat Lunak
Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud,
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria,
menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau
tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan
operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut (Kendall, 2003), analisis dan perancangan sistem berupaya
menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau
mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi
dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan sistem tersebut
dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap
selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang
harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.
2.6. Kebutuhan Perangkat Lunak
Menurut (Pressman, 2005), System Development Life Cycle (SDLC) ini
biasanya disebut juga dengan model waterfall. Menurut (Pressman, 2005), nama
lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun kadang dinamakan siklus
hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang
sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak.
Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan
berlanjut melalui dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui
tahapan-tahapan perencanaan (planning), pemodelan (modeling), konstruksi
(construction), serta penyerahan system perangkat lunak ke para
pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan
pada perangkat lunak yang dihasilkan.
Gambar 2.5 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.
Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus
menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,
(Pressman, 2005) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan
tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.
Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software
Engineering. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai
dari level kebutuhan system lalu menuju ke tahap Communication, Planning,
Modeling, Construction, dan Deployment.
Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam
Model Waterfall menurut (Pressman, 2005) :
1. Communication
Tahap pertama, pihak pengembang akan melakukan pengumpulan data
kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Pada tahap ini, pengembang dapat mengetahui
sistem seperti apa yang harus dibuat.
2. Planning
Setelah diketahui sistem seperti apa yang harus dibuat, pengembang
dapat melakukan perencanaan proyek pengembangan perangkat lunak yang sesuai
dengan kebutuhan pelanggan.
3. Modelling
Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.
Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi
4. Construction
Construction merupakan proses membuat kode (code generation).
Coding atau pengkodean merupakan penerjemah desain dalam bahasa yang biasa
dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta
oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam
mengerjakan suatu software, artinya pengguna komputer akan dimaksimalkan
dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing
terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan –
kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment
Setelah semua tahap selesai dan perangkat lunak dinyatakan tidak
terdapat kesalahan, pada tahap ini dilakukan implementasi (instalasi),
22
3.1. Analisis Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama untuk melakukan
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai pokok atau kunci utama
dalam menentukan sebuah pertanyaan untuk dijawab dan diselesaikan. Maka dari
itu tahap pertama yang harus dilakukan yaitu adalah tahapan dalam
mengidentifikasi masalah dan untuk penjelasan identifikasi penyebab masalah
akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Penanganan pembelian hanya dilakukan oleh 1 personal mulai dari
pemesanan bahan bahan baku hingga proses verifikasi pembayaran kepada
supplier dan pencatatan dilakukan dengan pembukuan. Hal ini menimbulkan
dampak potensi kesalahan perhitungan, mengingat jumlah transaksi yang
dilakukan tiap bulan cukup banyak dan beberapa berkas penyerta transaksi
yang harus disiapkan.
2. Pada proses pelaporan stok bahan baku juga mengalami permasalahan dimana
untuk pelaporan stok dilakukan per tahun berdasarkan bukti pembelian, yang
menimbulkan dampak pada perekapan data stok bahan baku yang memakan
waktu hingga 7-14 hari. Dalam proses pelaporan yang dilakukan oleh
perusahaan juga dapat menimbulkan potensi kehilangan bukti pembelian dari
transaksi pembelian sebelumnya dan mengakibatkan pelaporan stok bahan
baku yang dicatat hanya berdasarkan riwayat pembelian yang tidak
3.1.1. Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku
Pada proses membuat daftar pesanan bahan baku, proses pertama terjadi
saat bagian gudang melakukan pemeriksaan pada catatan persediaan bahan baku
bulan lalu. Jika ada bahan baku yang kurang maka bagian gudang akan membuat
info bahan baku apa saja yang perlu dibeli. Kemudian informasi tersebut akan
diberikan kepada bagian pembelian, untuk dibuatkan daftar pesanan bahan baku
yang akan dibeli.
Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku
Bagian Gudang Bagian Pembelian
Phase
Mulai
Informasi persediaan bahan
baku
Informasi persediaan bahan
baku
Catatan persediaan bahan baku
Ada Bahan Baku kurang?
Ya
Tidak Selesai
Catatan persediaan bahan baku bulan
lalu
T
3.1.2. Document Flow Pembelian Bahan Baku
Pada saat proses pembelian bahan baku setelah pembuatan daftar pesanan
bahan baku, maka bagian pembelian akan melakukan pencarian supplier dan
melakukan negoisasi kepada supplier untuk mencari harga bahan baku yang
cocok. Jika sudah menemukan supplier dengan harga bahan baku yang cocok,
maka bagian pembelian akan melakukan transfer uang muka terlebih dahulu
kepada supplier dan cetak 2 rangkap data pembelian satu disimpan kedalam arsip
dan satu untuk supplier. Pada saat bahan baku yang dipesan sudah tiba di
Document Flow Pembelian Bahan Baku
Bagian Pembelian Supplier
Phase order barang dan transfer uang muka
Ya
Data pembelian
Data pembelian
Membuat surat jalan
Surat Jalan
Surat jalan
Selesai Informasi persediaan
bahan baku
T
T
T
3.1.3. Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku
Pada saat bahan baku sudah tiba di perusahaan beserta surat jalan yang
diberikan oleh supplier, maka bagian pembelian akan mencetak form timbang dan
form kualitas yang kemudian diserahkan kepada bagian gudang untuk melakukan
penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku. Setelah dilakukan
penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku, hasil dari penimbangan dan
pengecekan kualitas bahan baku tersebut diserahkan kepada bagian pembelian.
Hasil penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku tersebut akan digunakan
untuk menghitung total bersih berapa yang harus dibayarkan kepada supplier.
Misalkan terjadi ketidaksesuaian kondisi bahan baku pada saat datang di
perusahaan, maka akan dilakukan pemotongan harga pembayaran sesuai dengan
kesepakatan perusahaan dengan supplier. Jika proses hitung bersih selesai, proses
selanjutnya adalah mencetak bukti pembayaran dan update persediaan bahan
baku. Kemudian bukti pembayaran diserahkan kepada bagian keuangan untuk
Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku
Supllier Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Keuangan
Phase
Mencetak Form timbang & Form
cek kualitas
Form timbang & form kualitas
Form timbang & form kualitas
Menimbang & Cek kualitas bahan baku
Hasil timbang & Hasil cek kualitas
Hasil timbang & Hasil cek kualitas
Bukti pembayaran
Bukti Pembayaran
Verifikasi bukti pembayaran dan pelunasan sisa
pembayaran
Bukti pembayaran lunas dan uang
Bukti pembayaran lunas dan uang
Selesai
Hasil pemotongan pembayaran Menghitung total
bersih, Cetak bukti pembayaran & Update persediaan
bahan baku Ya
T
Catatan persediaan bahan baku
T
Catatan persediaan bahan baku
3.1.4. Document Flow Pembuatan Laporan
Pada proses ini bagian pembelian menyusun laporan berkas pembelian,
catatan persediaan bahan baku dan bukti transaksi pembayaran. Laporan tersebut
disusun bagian pembelian dan diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
Document Flow Pembuatan Laporan
Bagian Pembelian Pimpinan
Phase
Mulai
Bukti pembayaran Berkas pembelian
Menyusun laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku dan laporan pembelian
Susunan laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku dan
laporan pembelian
Membuat laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku dan laporan pembelian
Laporan Catatan persediaan
bahan baku
Laporan persediaan bahan baku
Laporan persediaan bahan baku
T
T
T
3.2. Analisis Kebutuhan
Aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito
International Sidoarjo ini akan melibatkan beberapa pengguna didalamnya.
Berikut ini siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi
pengelolaan pembelian ini beserta kebutuhannya:
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan
No. Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilan
1. Bagian Gudang a. Dapat login kedalam
sistem
b. Dapat mengetahui stok
persediaan bahan baku
c. Dapat melakukan
pengelolaan pengeluaran bahan
d. Dapat mencetak
laporan persediaan apa yang perlu dibeli.
Laporan persediaan
bahan baku
2. Bagian
Pembelian
a. Dapat login kedalam
sistem
b. Dapat melakukan
pengelolaan data
master
c. Dapat mengakses
transaksi pembelian.
d. Dapat mengakses
transaksi pembayaran.
e. Dapat mengkases
laporan.
a. Bukti pembayaran
b. Laporan rencana
pembelian bahan baku
c. Laporan pembayaran
pembelian
3. Pimpinan a. Dapat login kedalam
sistem.
b. Dapat melakukan
akses seluruh aplikasi.
a. Rekap Rencana
Pembelian
b. Rekap Pembayaran
Pembelian
3.3. Perancangan Sistem
Dalam perancangan aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku ini ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan
entity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji
coba.
3.3.1. Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi pengelolaan
pembelian bahan baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.
A. Blok Diagram
Gambar 3.5 dibawah ini menggambarkan tentang apa saja input yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem
pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.
Untuk input yang dibutuhkan untuk pengelolaan pembelian bahan baku
pada PT. Indochito International Sidoarjo, antara lain: data persediaan bahan
baku, data bahan baku dan data supplier.
Pada proses pengelolaan pembelian yang ada pada sistem aplikasi terdiri
atas 5 proses, proses tersebut antara lain :
1. Proses pertama pembuatan daftar pesanan terjadi, jika pihak gudang
memberikan informasi kepada bagian pembelian jika terjadi pengurangan
stok bahan baku.
2. Proses kedua pembelian bahan baku terjadi, ketika bagian pembelian sudah
membuat daftar pesanan bahan baku yang akan dibeli. Kemudian bagian
pembelian akan melihat harga bahan baku dan melihat data supplier terlebih
dahulu. Jika bagian pembelian sudah mendapatkan supplier dengan harga
yang cocok, maka bagian pembelian akan melakukan transfer pembayaran
3. Proses ketiga pembayaran, terjadi ketika bahan baku yang dibeli sudah tiba di
perusahaan dan membayar sisa pembayaran pembelian kepada supplier saat
bahan baku tiba perusahaan.
4. Proses keempat membuat laporan, pada proses ini sistem menghasilkan
laporan yang terdiri dari laporan persediaan bahan baku, laporan rencana
pembelian dan laporan pembayaran pembelian.
5. Proses kelima pengelolaan pengeluaran terjadi, ketika bagian gudang
menerima permintaan pengeluaran bahan baku dari bagian produksi.
Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait dengan
berbagai laporan antara lain: laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku
dan laporan pembelian.
Gambar 3.5 Diagram Blok
Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku PT. Indochito International
Input Process Output
Phase
Data bahan
baku Data
Laporan Persediaan bahan baku
Laporan pembelian
Pengelolaan Pengeluaran
B. System Flow
Untuk membuat aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada PT.
Indochito International dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan
ketentuan yang berlaku pada PT. Indochito International. Berikut penjelasan
system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi pengelolaan
pembelian bahan baku pada PT. Indochito International.
B.1. System Flow Master Administrator
Pada Gambar 3.6 merupakan system flow administrator yang di dalamnya
terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan data
administrator, kemudian data administrator disimpan di dalam database, dari
inputan tersebut menghasilkan data administrator.
System Flow Master Administrator
Admin
Phase
Start
Data Administrator
Input data administrator
Simpan Data Administrator
Data Administrator
Finish
B.2. System Flow Master Jenis Bahan Baku
Pada Gambar 3.7 merupakan system flow master jenis bahan baku yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan
data jenis bahan baku, kemudian data jenis bahan baku disimpan di dalam
database, dari inputan tersebut menghasilkan data jenis bahan baku.
System Flow Master Jenis Bahan
Admin
Phase
Start
Data Jenis Bahan
Input data Jenis bahan
Simpan Data Jenis Bahan
Data Jenis Bahan
Finish
B.3. System Flow Master Bahan Baku
Pada Gambar 3.8 merupakan system flow master bahan baku yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan
data bahan baku, kemudian data bahan baku disimpan di dalam database, dari
inputan tersebut menghasilkan data bahan baku.
System Flow Master Bahan Baku
Admin
Phase
Start
Data Bahan Baku
Input data Bahan Baku
Simpan Data Bahan Baku
Data Bahan Baku
Finish
B.4. System Flow Master Bagian
Pada Gambar 3.9 merupakan system flow master bagian yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan
data bagian, kemudian data bagian disimpan di dalam database, dari inputan
tersebut menghasilkan data bagian.
System Flow Master Bagian
Admin
Phase
Start
Data Bagian
Input data Bagian
Simpan Data Bagian
Data Bagian
Finish
B.5. System Flow Master Karyawan
Pada Gambar 3.10 merupakan system flow master karyawan yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan
data karyawan, kemudian data karyawan disimpan di dalam database, dari inputan
tersebut menghasilkan data karyawan.
System Flow Master Karyawan
Admin
Phase
Start
Data Karyawan
Input data
Karyawan
Simpan Data
Karyawan
Data Karyawan
Finish
B.6. System Flow Master Kota
Pada Gambar 3.11 merupakan system flow master kota yang di dalamnya
terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan data kota,
kemudian data kota disimpan di dalam database, dari inputan tersebut
menghasilkan data kota.
System Flow Master Kota
Admin
Phase
Start
Data Kota
Input Data Kota
Simpan Data Kota
Data Kota
Finish
B.7. System Flow Master Supplier
Pada Gambar 3.12 merupakan system flow master supplier yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan
data supplier, kemudian data supplier disimpan di dalam database, dari inputan
tersebut menghasilkan data supplier.
System Flow Master Supplier
Admin
Phase
Start
Data Supplier
Input Data Supplier
Simpan Data Supplier
Data Supplier
Finish
B.8. System Flow Master Safety Stock
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow master safety stock yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan
data safety stock, kemudian data safety stock disimpan di dalam database, dari
inputan tersebut menghasilkan data safety stock.
System Flow Master Safety Stock Admin
Phase
Start
Data Safety Stock
Input Data Safety Stock
Simpan Data Safety Stock
Data Safety Stock
Finish
B.9. System Flow Pengelolaan Pengeluaran Bahan Baku
Pada Gambar 3.14 merupakan system flow pengelolaan pengeluaran.
Proses pengelolaan pengeluaran bahan baku terjadi saat bagian produksi membuat
daftar permintaan bahan baku. Daftar permintaan bahan baku diserahkan kepada
bagian gudang, kemudian bagian gudang memproses permintaan pengeluaran
bahan.
Gambar 3.14 System Flow Pengelolaan Pengeluaran Bahan Baku
B.10. System Flow Membuat Daftar Pesanan Bahan Baku
Pada Gambar 3.15 merupakan system flow membuat daftar pesanan
bahan baku. Proses pertama dimulai dari bagian gudang login kedalam aplikasi,
System Flow Pengelolaan Pengeluaran Bahan Baku
Bagian Produksi Bagian Gudang
kemudian bagian gudang melakukan pengecekan persediaan bahan baku yang
tersimpan dalam database bahan baku. Kemudian jika terdapat jumlah bahan baku
yang kurang, maka bagian gudang akan membuat informasi bahan baku.
Informasi tersebut kemudian diserahkan kepada bagian pembelian untuk
dibuatkan daftar pesanan bahan baku apa yang akan dibeli dan daftar pesanan
System Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku
Bagian Gudang Bagian Pembelian
Phase
Mulai
Informasi persediaan bahan
baku
Informasi persediaan bahan
baku
Ada Bahan Baku kurang?
Selesai
Input username, password & daftar
pesanan
Membuat daftar pesanan
Data Pembelian Cek persediaan
bahan baku
Data bahan baku
Membuat info bahan baku
Input username & password
Persediaan bahan baku
Ya
Tidak
Gambar 3.15 System Flow Membuat Daftar Pesanan Bahan Baku
B.11. System Flow Pembelian Bahan Baku
Pada Gambar 3.16 merupakan system flow pembelian bahan baku yang di
dimulai setelah bagian pembelian menerima informasi persediaan bahan baku dari
bagian gudang. Bagian pembelian akan membuat daftar pesanan, kemudian
bagian pembelian melakukan pencarian supplier melalui data supplier dan
melakukan negoisasi harga bahan baku. Jika sudah menemukan harga yang cocok,
maka bagian pembelian membuat order bahan baku beserta transfer uang muka.
System Flow Pembelian Bahan Baku
Bagian Pembelian Supplier
Phase
Membuat surat jalan
Surat Jalan
Surat jalan
Selesai Informasi persediaan
bahan baku
T
Input username, password & daftar
pesanan
Membuat daftar pesanan
Daftar pesanan
Cari supplier
Data supplier Tidak
Cek harga barang Ya
Data bahan baku
B.12. System Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku
Pada Gambar 3.17 merupakan system flow pembayaran pembelian bahan
baku. Pada saat bahan baku sudah tiba di perusahaan beserta surat jalan yang
diberikan oleh supplier, maka bagian pembelian akan mencetak form timbang dan
form kualitas yang kemudian diserahkan kepada bagian gudang untuk melakukan
penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku. Setelah dilakukan
penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku, hasil dari penimbangan dan
pengecekan kualitas bahan baku tersebut diserahkan kepada bagian pembelian.
Bagian pembelian akan meng –input- kan hasil penimbangan dan pengecekan
kualitas bahan baku, kemudian hasil tersebut. Misalkan terjadi ketidaksesuaian
kondisi bahan baku pada saat datang di perusahaan, maka akan dilakukan
pemotongan harga pembayaran sesuai dengan kesepakatan perusahaan dengan
supplier. Jika proses hitung bersih selesai, proses selanjutnya adalah mencetak
bukti pembayaran dan update persediaan bahan baku. Kemudian bukti
pembayaran diserahkan kepada bagian keuangan untuk verifikasi berapa yang
System Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku
Supllier Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Keuangan
Phase
Form timbang & form kualitas
Form timbang & form kualitas
Menimbang & Cek kualitas bahan baku
Hasil timbang & Hasil cek
kualitas Hasil timbang &
Hasil cek kualitas
Bukti Pembayaran
Verifikasi bukti pembayaran dan pelunasan sisa
pembayaran
Bukti pembayaran lunas dan uang
Bukti pembayaran lunas dan uang
Selesai Data pembelian
T
Mencetak Form timbang & Form
cek kualitas
Update bahan baku Hitung total
bersih
Cetak bukti pembayaran
Input hasil timbang & hasil
cek kualitas
Simpan hasil timbang & hasil
cek kualitas
Timbang & Kualitas
Data Pembelian
Gambar 3.17. System Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku
B.13.System Flow Pembuatan Laporan
Pada Gambar 3.18 merupakan system flow pembuatan laporan dari
beberapa database yang ada pada aplikasi. Aplikasi tersebut dapat menghasilkan
laporan dari database bukti pembayaran, bahan baku dan pembelian. Laporan –
laporan tersebut dimanfaatkan bagian pembelian untuk melaporkan pembayaran
System Flow Pembuatan Laporan
Bagian Pembelian Pimpinan
Phase
Mulai
Laporan pembayaran
Laporan pembelian
Laporan pembayaran
Laporan pembelian
Selesai Laporan persediaan
bahan baku
Laporan persediaan bahan baku Bukti
pembayaran
Data bahan baku
Data Pembelian
Membuat laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku
dan laporan pembelian
3.3.2. Data Flow Diagram
Setelah menggunakan System Flow sebagai proses perancangan aplikasi,
maka proses selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow
Diagram (DFD) yang berfungsi sebagai representasi grafik dalam
menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas dan
menggambarkan mengenai masukan, proses dan keluaran dari model sistem yang
dibahas.
A. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram awal yang terdiri dari suatu proses
dan menggambarkan ruang lingkup proses. Perancangan dari context diagram
pengelolaan pembelian bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 3.19.
B. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan
kelompok proses yang terlibat dalam pengelolaan pembelian yang diawali dari
context diagram sampai DFD level ndan menunjukan sub proses-sub proses dari
context diagram. Diagram berjenjang ini menjelaskan hirarki proses aplikasi
pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.
Seperti pada Gambar 3.20 diagram berjenjang aplikasi pengelolaan
pembelian bahan baku terdiri tiga proses utama yaitu pengelolaan data master,
pengelolaan transaksi dan pengelolaan laporan. Masing-masing proses tersebut
dijabarkan ke dalam beberapa sub proses. Pertama pengelolaan data master
mempunyai enam sub proses yaitu mengelola data jenis bahan baku, data bahan
baku, data bagian, data karyawan, data kota dan data supplier. Kedua pengelolaan
transaksi mempunyai dua sub proses yaitu pengelolaan pembelian dan
pengelolaan pembayaran. Terakhir pengelolaan laporan mempunyai tiga sub
proses yaitu mengelola laporan persediaan bahan baku, laporan pembayaran dan
1
Aplikasi Pengelolaan Pembelian
1.2 Mengelola Master Jenis
Bahan
1.3 Mengelola Master Bahan
Baku Master Safety
Stock
4 Pengelolaan Pengeluaran
C. DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku
Berdasarkan context diagram Gambar 3.21, maka proses selanjutnya
adalah merancang DFD Level 0 aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada
52
D. DFD Level 1 Pembelian Bahan Baku
Gambar 3.22 DFD Level 1 Pembelian Bahan Baku
Terdapat dua sub proses dalam mengelola pembelian bahan baku seperti
pada Gambar 3.22 yaitu order bahan baku dan pembelian bahan baku. Tabel yang
digunakan dalam sub proses ini adalah tabel data bahan baku, data supplier dan
E. DFD Level 1 Mengelola Pembayaran Pembelian
Gambar 3.23 DFD Level 1 Pembayaran Pembelian
Terdapat empat sub proses dalam mengelola pembayaran pembelian
seperti pada Gambar 3.23 yaitu cetak form timbang dan kualitas, simpan hasil
timbang dan kualitas, hitung harga dan pembayaran. Tabel yang digunakan dalam
sub proses pembayaran pembelian tersebut adalah data pembelian, timbang dan
F. DFD Level 1 Mengelola Laporan
Terdapat dua sub proses dalam pengelolaan laporan seperti pada Gambar
3.24 yaitu Menyusun laporan dan membuat laporan. Tabel yang digunakan dalam
sub proses ini adalah bukti pembayaran, data bahan baku dan data pembelian.
3.3.3. Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) merupakan diagram yang
menggambarkan hubungan antara entitas dan relasinya. ERD disajikan dalam dua
jenis model, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model
(PDM).
A. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) dari aplikasi pengelolaan pembelian
bahan baku berisi sepuluh entity, yaitu entity bagian, entity kota, entity karyawan,
entity pembelian, entity pembayaran ,entity barang, entity jenis, entity kartu stok,
Gambar 3.25 Conceptual Data Model (CDM)
Bagian_dimiliki
Kota_dimiliki
Jenis memiliki Kartu stok memiliki Barang mempunyai
<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) <M>
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (10) Variable characters (5)
<M>
Identifier_1 <pi>
Jenis Kode_Jenis Nama_Jenis
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50)
<M>
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (10) Variable characters (8) Variable characters (20) Variable characters (1) Variable characters (10) Variable characters (3) Variable characters (100) Variable characters (20)
<M>
Identifier_1 <pi> Kota
Kode_Kota Nama_Kota
<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) <M>
<pi> Variable characters (10) Integer Integer Date Variable characters (10) Variable characters (50) <M>
<pi> Variable characters (10) Date Integer Integer Integer Variable characters (50) Variable characters (10) Integer Variable characters (10) Integer Variable characters (10) Variable characters (20) <M>
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (20)
<M>
Identifier_1 <pi>
Kartu Stok Kode_Stok Stok
<pi> Variable characters (10) Integer
<pi> Variable characters (10) Variable characters (5)
<M>
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Date
B. Physical Data Model
Gambar 3.26 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) dari aplikasi pengelolaan pembelian bahan
baku berisi sepuluh entity, yaitu entity bagian, entity kota, entity karyawan, entity
pembelian, entity pembayaran ,entity barang, entity jenis, entity kartu stok, entity
supplier dan entity administrator.
3.3.4. Struktur Database
Pada tahapan pembuatan struktur database untuk aplikasi pengelolaan
pembelian bahan baku, database yang akan dipakai yaitu database MySQL.
Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut :
1. Tabel Bagian
a. Primary Key (PK) : Kode_Bagian
b. Foreign Key (FK) :
c. Fungsi :Untuk menambah data bagian
Tabel 3.2 Bagian
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Bagian Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Bagian Varchar 20 -
2. Tabel Kota
a. Primary Key (PK) : Kode_kota
b. Foreign Key (FK) :
c. Fungsi :Untuk menambah data kota
Tabel 3.3 Kota
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_kota Varchar 10 Primary Key
3. Tabel Jenis Bahan
a. Primary Key (PK) : Kode_Jenis
b. Foreign Key (FK) :
c. Fungsi : Untuk menambah data jenis bahan
Tabel 3.4 Jenis Bahan
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Jenis Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Jenis Varchar 50 -
4. Tabel Karyawan
a. Primary Key (PK) : NIK
b. Foreign Key (FK) : Kode_Administrator, Kode_Bagian, Kode_Kota
c. Fungsi :Untuk menambah data karyawan
Tabel 3.5 Karyawan
No. Name Type Size Keterangan
1. NIK Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Karyawan Varchar 50 -
3. Bagian_Karyawan Varchar 20 -
4. Kota_Lahir Varchar 20 -
5. Tanggal_Lahir Varchar 8 -
6. Jenis_Kelamin Varchar 1 -
7. Agama Varchar 10 -
8. Kewarganegaraan Varchar 3 -
9. Alamat_Karyawan Varchar 50 -
10. Telephone_Karyawan Varchar 20 -
11. Kode_Administrator Varchar 10 Foreign Key
13. Kode_Kota Varchar 10 Foreign Key
5. Tabel Pembelian
a. Primary Key (PK) : Kode_Pembelian
b. Foreign Key (FK) : Kode_Barang, Kode_Supplier,
Kode_Pembayaran, Kode_Administrator
c. Fungsi :Untuk menambah data pembelian
Tabel 3.6 Pembelian
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_pembelian Varchar 10 Primary Key
2. Kode_barang Varchar 10 Foreign Key
3. Kode_administrator Varchar 10 Foreign Key
4. Kode_pembayaran Varchar 10 Foreign Key
5. Kode_supplier Varchar 10 Foreign Key
6. Tanggal_pembelian datetimw - -
7. Harga_pesan int - -
8. Berat int - -
9. Uang_muka int -
10. Sisa_bayar Varchar 50 -
11. Kondisi_pesan Varchar 10 -
12. Potongan_Pesan Int - -
13. Keterangan_lunas Varchar 10 -
14. Total_beli int - -
15. Bank Varchar 10 -
6. Tabel Kartu Stok
a. Primary Key (PK) : Kode_stok
b. Foreign Key (FK) : -
c. Fungsi :Untuk menambah data stok
Tabel 3.7 Kartu Stok
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_stok Varchar 10 Primary Key
2. Stok Int - -
7. Tabel Barang
a. Primary Key (PK) : Kode_barang
b. Foreign Key (FK) : Kode_stok, Kode_jenis
c. Fungsi :Untuk menambah data barang
Tabel 3.8 Barang
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_barang Varchar 10 Primary Key
2. Kode_stok Varchar 10 Foreign Key
3. Kode_jenis Varchar 10 Foreign Key
4. Nama_barang Varchar 50 -
5. Jenis Varchar 10 -
6. Keterangan_barang Varchar 5 -
8. Tabel Pembayaran
a. Primary Key (PK) : Kode_ pembayaran
b. Foreign Key (FK) : Kode_Administrator, Kode_Pembelian,
Kode_barang
Tabel 3.9 Pembayaran
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_pemabayaran Varchar 10 Primary Key
2. Kode_Administrator Varvhar 10 Foreign Key
3. Kode_Pembelian Varchar 10 Foreign Key
4. Kode_barang Varchar 10 Foreign Key
5. Jumlah Int - -
6. Total_bayar Int - -
7. Tanggal_pembayaran datetime - -
8. Kondisi_datang Varchar 10 -
9. Potongan_bayar Varchar 50 -
9. Tabel Supplier
a. Primary Key (PK) : Kode_supplier
b. Foreign Key (FK) : -
c. Fungsi : Untuk menambah data supplier
Tabel 3.10 Supplier
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_supplier Varchar 10 Primary Key
2. Nama_supplier Varchar 50 -
3. Kota Varchar 20 -
4. Alamat_supplier Varchar 50 -
5. Telpon Varchar 20 -
10. Tabel Administrator
a. Primary Key (PK) : Kode_administrator
b. Foreign Key (FK) : NIK
Tabel 3.11 Administrator
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Administrator Varchar 10 Primary Key
2. NIK Varchar 10 Foreign Key
3. Password Varchar 5 Foreign Key
11. Tabel Pengelolaan Pengeluaran
a. Primary Key (PK) : Kode_Keluar
b. Foreign Key (FK) : Nama_Karyawan, Total_Barang, Kode_Karyawan,
Tanggal
c. Fungsi : Untuk melakukan proses pengeluaran persediaan
bahan baku.
Tabel 3.12 Pengelolaan Pengeluaran
No. Name Type Size Keterangan
1. Kode_Keluar Varchar 10 Primary Key
2. Nama_Karyawan Varchar 50 Foreign Key
3. Total_Barang Int - -
4. Kode_Karyawan Varchar 10 Foreign Key
5. Tanggal Date - -
3.3.5. Desain Interface A. Desain Form Login
Desain Form Login digunakan pengguna untuk masuk kedalam menu
utama. Pengguna melakukan login berdasarkan password yang sudah diberikan,
jika login berhasil maka pengguna bisa masuk kedalam menu utama. Berikut
Gambar 3.27 Desain form login
Berikut fungsi dalam desain form Login dapat dilihat pada tabel 3.13 dibawah ini :
Tabel 3.13 Form Login
Nama Obyek Type Fungsi
Password Textbox Digunakan untuk mengisi password
pengguna.
Ok Button Digunakan untuk pengguna untuk masuk
ke dalam aplikasi.
Cancel Button
Digunakan pengguna untuk
membatalkan masuk kedalam menu utama
B. Desain Form Menu Utama
Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna
berhasil melakukan login. Pada form menu utama ini menampilkan beberapa
menustrip dari aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada Gambar
