TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Pada PT. Indochito International Sidoarjo.

129  23  Download (1)

Teks penuh

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT. INDOCHITO INTERNATIONAL SIDOARJO

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh: Arista

12.41011.0027

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT. INDOCHITO INTERNATIONAL SIDOARJO

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana

Oleh:

Nama : Arista

NIM : 12.41011.0027

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(3)

Kupersembahkan Untuk

Bapak, Ibu, Kakak, Sahabat - Sahabatku

dan Seseorang Yang Istimewa

Yang Telah Mendukung

(4)

viii

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Batasan Masalah ... 5

1.4 Tujuan ... 6

1.5 Manfaat ... 6

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II. LANDASAN TEORI ... 9

2.1 Pembelian ... 9

2.2 Persediaan ... 10

2.3 Bahan Baku... 11

2.4 Konsep Basis Data ... 11

2.4.1 Sistem Basis Data ... 11

2.4.2 Database ... 12

2.4.3 Database Management System (DBMS) ... 13

(5)

ix

2.4.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 16

2.5 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ... 18

2.6 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 19

BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22

3.1 Analisi Masalah ... 22

3.1.1 Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku ... 23

3.1.2 Document Flow Pembelian Bahan Baku ... 24

3.1.3 Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku ... 26

3.1.4 Document Flow Pembuatan Laporan ... 28

3.2 Analisis Kebutuhan ... 29

3.3 Perancangan Sistem ... 29

3.3.1 Alur Sistem ... 30

3.3.2 Data Flow Diagram ... 48

3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 56

3.3.4 Struktur Database ... 59

3.3.5 Desain Interface ... 64

3.3.6 Desain Laporan ... 82

3.3.7 Desain Uji Coba ... 85

BAB IV. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 92

4.1 Implementasi Sistem ... 92

(6)

x

4.2.1 Uji Coba Form Menu Utama ... 93

4.2.2 Uji Coba Form Master Jenis Bahan ... 94

4.2.3 Uji Coba Form Master Bahan Baku ... 96

4.2.4 Uji Coba Form Master Bagian ... 98

4.2.5 Uji Coba Form Master Karyawan ... 100

4.2.6 Uji Coba Form Master Kota ... 102

4.2.7 Uji Coba Form Master Supplier ... 104

4.2.8 Uji Coba Form Transaksi Pembelian ... 106

4.2.9 Uji Coba Form Transaksi Pembayaran ... 108

4.2.10 Uji Coba Form Cetak Bukti Pembayaran ... 110

4.2.11 Uji Coba Form Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku .... 111

4.2.12 Uji Coba Form Cetak Laporan Dan Rekap Pembayaran ... 113

4.2.13 Uji Coba Form Cetak Laporan Dan Rekap Rencana Pembelian ... 115

4.2.14 Uji Coba Form Cetak Laporan Realisasi ... 117

4.2.15 Uji Coba Form Master Safety Stock ... 118

4.2.16 Uji Coba Form Pengelolaan Pengeluaran ... 120

BAB V. PENUTUP ... 122

5.1 Kesimpulan ... 122

5.2 Saran ... 122

DAFTAR PUSTAKA ... 123

(7)
(8)

1

1.1. Latar Belakang Masalah

PT. Indochito International didirikan pada tahun 1999 yang

beralamatkan di Jl. Raya Wedi – Betro Gedangan, Sidoarjo. PT. Indochito

International merupakan perusahaan industri ekspor - impor yang bergerak dalam

bidang penjualan bahan baku, bahan baku tersebut akan dijual ke beberapa

perusahaan antara lain : pembuat obat, pupuk organik dan lain - lain. Perusahaan

ini termasuk dalam industri ekstraktif dimana bahan baku berasal dari alam

sekitar yang dikumpulkan melalui jasa pengepul atau supplier. Dalam pembelian

bahan baku, PT. Indochito International membeli bahan baku dari berbagai

pengepul atau supplier yang berada disekitar Sidoarjo maupun dari daerah lain.

Bahan yang dibeli antara lain : cangkang kepiting, kulit udang sebagai bahan

chitin dan chitosan, Guano (kotoran kelelawar) dan Dry fish Waste (limbah ikan).

Bahan baku tersebut digunakan sebagai bahan pendukung dalam proses

pembuatan pupuk organik atau bahan pendukung industri lain. Saat ini terdapat 50

jasa pengepul atau supplier yang secara rutin memasok kebutuhan bahan baku

bagi PT. Indochito International, adapun diantaranya adalah :

Tabel 1.1 Daftar Supplier

No Nama Supplier Barang Yang Disediakan

1 Ardian Cangkang Kepiting

2 Muluk Kulit Udang

(9)

Tabel 1.1 Daftar Supplier

4 Udin Tongkol

5 Lutfi Teri

6 Abdul Bat Guano

7 Yus Kulit Udang

8 Usman Cangkang Kepiting

9 Huda Kulit Rajungan

10 Mat Bat Guano

Sumber: PT. Indochito International

Proses kegiatan pembelian bahan baku yang diterapkan oleh PT.

Indochito International dilakukan apabila, salah satu stok bahan baku yang ada di

gudang sudah mencapai batas safety stock yaitu setara dengan 10 karung atau 400

kilogram sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan. Informasi

persediaan barang ini akan diinformasikan oleh bagian gudang kepada bagian

pembelian. Setelah itu bagian pembelian akan melakukan pemesanan pembelian

kepada para supplier untuk memenuhi persediaan bahan baku. Supplier menerima

berbagai bahan baku dari nelayan kemudian menyalurkan ke PT. Indochito

International dengan harga penawaran tertentu. Bagian pembelian akan

melakukan negoisasi untuk mendapatkan harga bahan baku yang cocok dan

kemudian bagian pembelian akan memberikan uang muka sesuai dengan

kesepakatan yang telah disetujui. Pada setiap transaksi pembelian, bagian

pembelian akan mengeluarkan beberapa berkas, antara lain: form timbang dan

form cek kualitas. Pengepul atau supplier akan mengirimkan bahan baku ke PT.

Indochito International, dalam proses bisnis pertama akan dilakukan oleh bagian

(10)

apakah sudah benar sesuai yang dipesan oleh perusahaan. Jika bahan baku yang

dipesan saat ditimbang tidak sesuai dengan pesanan maka, perusahaan akan

memotong harga berdasarkan jumlah dari timbangan yang telah dikirim. Namun

jika benar tidak akan ada pemotongan harga, kemudian proses selanjutnya akan

dilakukan pengecekan kualitas bahan baku, yang meliputi kadar kekeringan

ataupun kebersihan dari material lain yang dalam proses ini juga akan dilakukan

pemotongan harga jika tidak sesuai. Setelah semua tahap pengecekan telah

dilakukan, bagian pembelian akan melakukan pembayaran kepada supplier sesuai

dengan jumlah berat maupun kualitas dari bahan baku yang dipesan.

Meskipun PT. Indochito International sudah menjadi perusahaan yang

berkembang, PT. Indochito International mengalami beberapa permasalahan

dalam proses pembeliannya. Penanganan pembelian hanya dilakukan oleh 1

personal mulai dari pemesanan bahan bahan baku hingga proses verifikasi

pembayaran kepada supplier dan pencatatan dilakukan dengan pembukuan. Hal

ini menimbulkan dampak potensi kesalahan perhitungan, mengingat jumlah

transaksi yang dilakukan tiap bulan cukup banyak dan beberapa berkas penyerta

transaksi yang harus disiapkan. Pada proses pelaporan stok bahan baku juga

mengalami permasalahan dimana untuk pelaporan stok dilakukan per tahun

berdasarkan bukti pembelian, yang menimbulkan dampak pada perekapan data

stok bahan baku yang memakan waktu hingga 7-14 hari. Dalam proses pelaporan

yang dilakukan oleh perusahaan juga dapat menimbulkan potensi kehilangan bukti

pembelian dari transaksi pembelian sebelumnya dan mengakibatkan pelaporan

stok bahan baku yang dicatat hanya berdasarkan riwayat pembelian seperti form

(11)

dilakukan. Berdasarkan dampak-dampak dari permasalahan yang terjadi di atas,

maka hal tersebut dapat berujung pada kerugian yang akan didapatkan perusahaan

akibat dari permasalahan yang terjadi pada perusahaan.

Tabel 1.2 Latar Belakang Masalah

Permasalahan Penyebab Usulan solusi

1. Potensi kesalahan

perhitungan.

Jumlah transaksi yang

dilakukan tiap bulan cukup

banyak dan beberapa berkas

yang harus disiapkan.

Aplikasi yang bisa

membantu dalam

perhitungan transaksi

pembelian dan

membantu dalam proses

perekapan dan pelaporan

stok bahan baku sehingga

bisa mengurangi waktu

pada saat pembuatan

laporan dan perekapan

data.

2. Proses pelaporan dan

perekapan stok bahan

baku dilakukan per tahun

berdampak pada

perekapan data stok

bahan baku memakan

waktu lama.

3. Potensi kehilangan bukti

pembelian.

Tidak adanya database atau

media khusus untuk

menyimpan bukti

pembelian.

Membuat database yang

berfungsi sebagai

penyimpanan bukti

pembelian berdasarkan

transaksi pembelian yang

(12)

Melihat adanya kelemahan dalam sistem pembelian bahan baku yang

sedang berjalan, maka untuk mempermudah dan mengatasi permasalahan yang

ada pada proses pembelian bahan baku PT. Indochito International akan dibuat

rancang bangun aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku. Aplikasi yang dibuat

akan dapat menangani permasalahan yang terjadi seperti potensi kesalahan

perhitungan, perekapan data stok bahan baku yang membutuhkan waktu lama,

potensi kehilangan data pembelian dan pencatatan pelaporan stok bahan baku.

Sistem ini nantinya akan dapat membantu dalam proses pencatatan pembelian dan

proses perhitungan pembelian bahan baku secara otomatis. Dalam sistem ini nanti

juga akan menambah stok bahan baku baik perhari, perbulan dan pertahun sesuai

dengan pembelian yang dilakukan, untuk membantu perekapan data stok bahan

baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka

dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut, bagaimana merancang dan

membangun aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito

International ?.

1.3. Batasan Masalah

Adapun batasan – batasan masalah yang digunakan berdasarkan rumusan

masalah yang telah dijelaskan yaitu :

1. Aplikasi pembelian meliputi proses pembelian, pembuatan laporan pembelian

dan laporan bahan baku.

(13)

1.4. Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah yang ada diatas maka tujuan yang

didapatkan adalah:

1. Merancang dan membangun aplikasi pembelian yang dapat digunakan untuk

mengatasi potensi kesalahan perhitungan yang disebabkan jumlah transaksi

yang terlalu banyak.

2. Membuat database sebagai media penyimpanan bukti pembelian yang pernah

dilakukan.

3. Membuat sistem yang membantu dalam pembuatan laporan pembelian,

laporan stok bahan baku dan perekapan laporan.

1.5. Manfaat

Penelitian ini diharapkan memiliki manfaat yaitu:

1. Mengatasi potensi kesalahan perhitungan transaksi.

2. Menyediakan media penyimpanan bukti transaksi pembelian.

3. Dapat menghasilkan laporan pembelian, laporan stok bahan baku dan

perekapan laporan.

1.6. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya.

Maka penyusunan laporan tugas akhir ini dibuat dengan sistematika berikut dan

diatur dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab sebagai

(14)

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai

serta sistematika penulisan dari Rancang Bangun Aplikasi

Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Pada PT. Indochito

International Sidoarjo.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas secara singkat landasan teori yang

digunakan untuk mendukung dalam penulisan laporan dan

menyelesaikan permasalahan dalam Rancang Bangun Aplikasi

Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Pada PT. Indochito

International Sidoarjo.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dijelaskan tentang analisis sistem, identifikasi

permasalahan, metode penelitian, document flow dan system flow,

model pengembangan dan perancangan sistem berupa Document

flow, System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD)

dan desain Input/Output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Pada bab ini dijelaskan tentang implementasi dari aplikasi yang

dibuat secara keseluruhan dan memberikan penjelasan tentang

input dan output. Melakukan pengujian terhadap aplikasi yang

dibuat apakah aplikasi tersebut telah menyelesaikan permasalahan

(15)

BAB V PENUTUP

Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dari sistem yang

dibuat dan diharapkan dari sistem yang dibuat bisa menyelesaikan

(16)

9

2.1. Pembelian

Pembelian bahan baku yang diterapkan oleh PT. Indochito International

adalah kegiatan yang sangat penting karena adanya batas safety stock dan untuk

memenuhi kebutuhan produksi. Pembelian bahan baku yang dilakukan melewati

supplier dari berbagai daerah, baik dari dalam negeri ataupun luar negeri. Menurut

(Mulyadi, 2001), pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan

barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Pemasok juga dibedakan ke

beberapa jenis pemasok, yaitu:

1. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam

negeri.

2. Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar

negeri.

Transaksi pembelian yang dilakukan PT. Indochito International untuk

pembayaran kepada supplier adalah tunai atau kerdit sesuai dengan kesepakatan

antara PT. Indochito International dengan supplier. Pembelian juga dibedakan

berdasarkan transaksi, yaitu :

1. Pembelian tunai adalah suatu pembelian barang dagang dimana

pembayarannya dibayar secara langsung.

2. Pembelian kredit adalah suatu pembelian barang dagang dimana

pembayarannya bisa dilakukan pada waktu yang akan datang dan disertai

(17)

2.2. Persediaan

Berdasarkan (Sudana, 2011), persediaan merupakan salah satu komponen

modal kerja yang tingkat likuiditasnya paling rendah dibandingkan dengan

komponen modal kerja lainnya. Persediaan sangat penting bagi perusahaan,

karena persediaan menjembatani kegiatan pembelian, produksi dan penjualan.

Jumlah dari jenis persediaan sangat tergantung pada besar dan bentuk perusahaan.

Dalam beberapa bentuk, persediaan perusahaan dapat mencapai lebih dari lima

puluh persen aset perusahaan, sehingga dana yang diinvestasikan dalam

persediaan juga sangat besar.

Berdasarkan (Soemarso, 1992), persediaan barang dagang adalah barang

– barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali. Untuk perusahaan

pabrik, termasuk dalam persediaan adalah persediaan barang – barang yang akan

digunakan untuk proses produksi selanjutnya. Persediaan dalam perusahaan

pabrik terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan dalam proses dan persediaan

barang jadi. Persediaan pada umumnya, meliputi jenis barang yang cukup banyak

dan merupakan bagian yang cukup berarti dari seluruh aktiva perusahaan.

Persediaan bahan baku memungkinkan pihak manajemen perusahaan

untuk mengatur kegiatan pengadaan, produksi, dan penjualan agar lebih fleksibel,

memperkecil kemungkinan perusahaan gagal memenuhi permintaan pelanggan,

atau terhentinya proses produksi karena tidak ada persediaan bahan baku. Dengan

mengadakan persediaan perusahaan dapat memanfaatkan kesempatan untuk

memperoleh potongan kuantitas dari pemasok. Pengadaan persediaan juga

dimaksudkan untuk menghindari terjadinya fluktuasi harga yang meningkat, serta

(18)

2.3. Bahan Baku

Bahan baku merupakan istilah yang digunakan untuk mendefinisikan

suatu barang yang akan diolah menjadi barang jadi atau produk selesai. Menurut

(Soemarso, 2004), Bahan baku adalah barang – barang yang digunakan dalam

proses produksi yang dapat dengan mudah dan langsung diidentifikasi dengan

produk jadi. Menurut (Mulyadi, 2005), bahan baku merupakan bahan yang

membentuk bagian menyeluruh produk jadi.

Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa bahan baku adalah bahan utama dalam suatu proses produksi,

bahan baku meliputi bahan yang dimiliki perusahaan yang akan digunakan untuk

proses produksi.

2.4. Konsep Basis Data 2.4.1. Sistem Basis Data

Menurut (Malinda, 2004), sistem basis data adalah suatu sistem

menyusun dan mengolah record - record mengunakan komputer untuk

menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah

organisasi/perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang

diperlukan pemakai untuk prosse pengambilan keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu

perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data

(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai

(user), aplikasi lain (bersifat operasional).

(19)

a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data

yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.

b. Menjaga konsistensi data.

c. Keamanan data dapat terjaga.

d. Integritas dapat dipertahankan.

e. Data dapat digunakan bersama-sama.

f. Menyediakan recovery.

g. Memudahkan penerapan standarisasi.

h. Data bersifat mandiri (data independence).

i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini

sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan

pendidikan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah :

a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

c. Perangkat lunaknya relatif mahal.

Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/

bagian yang terkait.

2.4.2. Database

Menurut (Malinda, 2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data

oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola

dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu

mengunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang

(20)

Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada

penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan

data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), dan masalah

keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).

2.4.3. Database Management System (DBMS)

Menurut (Malinda, 2004), Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.

Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri

dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data,

dan melaporkan data dalam basis data.

2.4.4. Desain Sistem

Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah

mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian

memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut (Jogiyanto, 2006),

desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan

berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan

(21)

2.4.5. Diagram Alir (Flowchart)

Menurut (Jogiyanto, 2001) bagan alir sistem merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini

menjelaskan tentang urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam

sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir

sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai

berikut :

Tabel 2.1 Simbol Flowchart

Simbol Keterangan Simbol Keterangan

Dokumen Menunjukkan

dokumen input dan

output baik untuk

proses manual,

mekanik atau

komputer

Display Menunjukkan

output yang

ditampilkan di

monitor

Proses Manual Menunjukkan

pekerjaan manual

yang tidak dilakukan

oleh sistem

Proses Menunjukkan

kegiatan proses

dari operasi

program komputer

Alur Data Menunjukkan alur

dari setiap proses

Keyboard Menunjukkan input

yang menggunakan

keyboard atau

(22)

Database Menunjukkan

database dalam suatu

sistem

External Data

(Tabel)

Menunjukkan tabel

yang terdapat

dalam database

On-Page

Reference

Konektor yang

digunakan untuk

menghubungkan

gambar dalam satu

halaman

Off-Page

Reference

Konektor yang

digunakan untuk

menghubungkan

gambar yang bukan

satu halaman

a. Diagram Alur Dokumen (Document Flow)

Document flow adalah bagan alir dokumen atau bisa disebut juga sebagai

bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk

tembusan-tembusannya. Dalam pembuatannya, document flow memiliki

ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan. Salah satunya adalah notasi-notasi

yang ada di dalamnya.

Tabel 2.2 Simbol yang terdapat di Document Flow

No. Simbol Fungsi

1. Terminator Merupakan bentuk dari terminator simbol

yang digunakan pada awal pembuatan

document flow sebagai awal (Start) dan

akhir (End)

2. Manual Process Merupakan notasi dari proses manual

yang ada pada document flow. Dinyatakan

(23)

notasi document flow segala bentuk proses

masih belum dilakukan oleh komputer.

3. Document Merupakan notasi dari dokumen pada

document flow. Notasi dokumen ini

umumnya digambarkan sebagai bentuk

lain dari arsip, laporan atau dokumen

lainnya yang berbentuk kertas.

4. Decision

(Keputusan)

Merupakan notasi dari suatu keputusan

dalam pengerjaan document flow. Dalam

penggambaran notasi decision ini selalu

menghasilkan dengan keputusan ya atau

tidak.

2.4.6. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kendall, 2003), Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan

pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang

berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang

dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk

merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem.

Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah

di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui,

dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang

disebut DFD, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di

dalam organisasi. Menurut (Kendall, 2003), dalam memetakan DFD, terdapat

(24)

1. External Entity

Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok,

departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau

memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.

Gambar 2.1 Simbol External Entity

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran

data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau

entitas dengan proses.

Gambar 2.2 Simbol Data Flow

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan

dijalankan.

Gambar 2.3 Simbol Process

4. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data.

Flow_1

(25)

Gambar 2.4 Simbol Data Store

2.5. Analisis dan Desain Perangkat Lunak

Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk

dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan

kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud,

mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria,

menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau

tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan

operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut (Kendall, 2003), analisis dan perancangan sistem berupaya

menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau

mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi

dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan sistem tersebut

dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan

peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan

sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena

kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap

selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang

harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

(26)

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.

2.6. Kebutuhan Perangkat Lunak

Menurut (Pressman, 2005), System Development Life Cycle (SDLC) ini

biasanya disebut juga dengan model waterfall. Menurut (Pressman, 2005), nama

lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun kadang dinamakan siklus

hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang

sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak.

Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan

berlanjut melalui dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui

tahapan-tahapan perencanaan (planning), pemodelan (modeling), konstruksi

(construction), serta penyerahan system perangkat lunak ke para

pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan

pada perangkat lunak yang dihasilkan.

(27)

Gambar 2.5 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.

Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus

menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,

(Pressman, 2005) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan

tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.

Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software

Engineering. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai

dari level kebutuhan system lalu menuju ke tahap Communication, Planning,

Modeling, Construction, dan Deployment.

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam

Model Waterfall menurut (Pressman, 2005) :

1. Communication

Tahap pertama, pihak pengembang akan melakukan pengumpulan data

kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Pada tahap ini, pengembang dapat mengetahui

sistem seperti apa yang harus dibuat.

2. Planning

Setelah diketahui sistem seperti apa yang harus dibuat, pengembang

dapat melakukan perencanaan proyek pengembangan perangkat lunak yang sesuai

dengan kebutuhan pelanggan.

3. Modelling

Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah

perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.

Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi

(28)

4. Construction

Construction merupakan proses membuat kode (code generation).

Coding atau pengkodean merupakan penerjemah desain dalam bahasa yang biasa

dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta

oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam

mengerjakan suatu software, artinya pengguna komputer akan dimaksimalkan

dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing

terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan –

kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

5. Deployment

Setelah semua tahap selesai dan perangkat lunak dinyatakan tidak

terdapat kesalahan, pada tahap ini dilakukan implementasi (instalasi),

(29)

22

3.1. Analisis Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama untuk melakukan

analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai pokok atau kunci utama

dalam menentukan sebuah pertanyaan untuk dijawab dan diselesaikan. Maka dari

itu tahap pertama yang harus dilakukan yaitu adalah tahapan dalam

mengidentifikasi masalah dan untuk penjelasan identifikasi penyebab masalah

akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Penanganan pembelian hanya dilakukan oleh 1 personal mulai dari

pemesanan bahan bahan baku hingga proses verifikasi pembayaran kepada

supplier dan pencatatan dilakukan dengan pembukuan. Hal ini menimbulkan

dampak potensi kesalahan perhitungan, mengingat jumlah transaksi yang

dilakukan tiap bulan cukup banyak dan beberapa berkas penyerta transaksi

yang harus disiapkan.

2. Pada proses pelaporan stok bahan baku juga mengalami permasalahan dimana

untuk pelaporan stok dilakukan per tahun berdasarkan bukti pembelian, yang

menimbulkan dampak pada perekapan data stok bahan baku yang memakan

waktu hingga 7-14 hari. Dalam proses pelaporan yang dilakukan oleh

perusahaan juga dapat menimbulkan potensi kehilangan bukti pembelian dari

transaksi pembelian sebelumnya dan mengakibatkan pelaporan stok bahan

baku yang dicatat hanya berdasarkan riwayat pembelian yang tidak

(30)

3.1.1. Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku

Pada proses membuat daftar pesanan bahan baku, proses pertama terjadi

saat bagian gudang melakukan pemeriksaan pada catatan persediaan bahan baku

bulan lalu. Jika ada bahan baku yang kurang maka bagian gudang akan membuat

info bahan baku apa saja yang perlu dibeli. Kemudian informasi tersebut akan

diberikan kepada bagian pembelian, untuk dibuatkan daftar pesanan bahan baku

yang akan dibeli.

Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku

Bagian Gudang Bagian Pembelian

Phase

Mulai

Informasi persediaan bahan

baku

Informasi persediaan bahan

baku

Catatan persediaan bahan baku

Ada Bahan Baku kurang?

Ya

Tidak Selesai

Catatan persediaan bahan baku bulan

lalu

T

(31)

3.1.2. Document Flow Pembelian Bahan Baku

Pada saat proses pembelian bahan baku setelah pembuatan daftar pesanan

bahan baku, maka bagian pembelian akan melakukan pencarian supplier dan

melakukan negoisasi kepada supplier untuk mencari harga bahan baku yang

cocok. Jika sudah menemukan supplier dengan harga bahan baku yang cocok,

maka bagian pembelian akan melakukan transfer uang muka terlebih dahulu

kepada supplier dan cetak 2 rangkap data pembelian satu disimpan kedalam arsip

dan satu untuk supplier. Pada saat bahan baku yang dipesan sudah tiba di

(32)

Document Flow Pembelian Bahan Baku

Bagian Pembelian Supplier

Phase order barang dan transfer uang muka

Ya

Data pembelian

Data pembelian

Membuat surat jalan

Surat Jalan

Surat jalan

Selesai Informasi persediaan

bahan baku

T

T

T

(33)

3.1.3. Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku

Pada saat bahan baku sudah tiba di perusahaan beserta surat jalan yang

diberikan oleh supplier, maka bagian pembelian akan mencetak form timbang dan

form kualitas yang kemudian diserahkan kepada bagian gudang untuk melakukan

penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku. Setelah dilakukan

penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku, hasil dari penimbangan dan

pengecekan kualitas bahan baku tersebut diserahkan kepada bagian pembelian.

Hasil penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku tersebut akan digunakan

untuk menghitung total bersih berapa yang harus dibayarkan kepada supplier.

Misalkan terjadi ketidaksesuaian kondisi bahan baku pada saat datang di

perusahaan, maka akan dilakukan pemotongan harga pembayaran sesuai dengan

kesepakatan perusahaan dengan supplier. Jika proses hitung bersih selesai, proses

selanjutnya adalah mencetak bukti pembayaran dan update persediaan bahan

baku. Kemudian bukti pembayaran diserahkan kepada bagian keuangan untuk

(34)

Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku

Supllier Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Keuangan

Phase

Mencetak Form timbang & Form

cek kualitas

Form timbang & form kualitas

Form timbang & form kualitas

Menimbang & Cek kualitas bahan baku

Hasil timbang & Hasil cek kualitas

Hasil timbang & Hasil cek kualitas

Bukti pembayaran

Bukti Pembayaran

Verifikasi bukti pembayaran dan pelunasan sisa

pembayaran

Bukti pembayaran lunas dan uang

Bukti pembayaran lunas dan uang

Selesai

Hasil pemotongan pembayaran Menghitung total

bersih, Cetak bukti pembayaran & Update persediaan

bahan baku Ya

T

Catatan persediaan bahan baku

T

Catatan persediaan bahan baku

(35)

3.1.4. Document Flow Pembuatan Laporan

Pada proses ini bagian pembelian menyusun laporan berkas pembelian,

catatan persediaan bahan baku dan bukti transaksi pembayaran. Laporan tersebut

disusun bagian pembelian dan diserahkan kepada pimpinan perusahaan.

Document Flow Pembuatan Laporan

Bagian Pembelian Pimpinan

Phase

Mulai

Bukti pembayaran Berkas pembelian

Menyusun laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku dan laporan pembelian

Susunan laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku dan

laporan pembelian

Membuat laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku dan laporan pembelian

Laporan Catatan persediaan

bahan baku

Laporan persediaan bahan baku

Laporan persediaan bahan baku

T

T

T

(36)

3.2. Analisis Kebutuhan

Aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito

International Sidoarjo ini akan melibatkan beberapa pengguna didalamnya.

Berikut ini siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi

pengelolaan pembelian ini beserta kebutuhannya:

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan

No. Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilan

1. Bagian Gudang a. Dapat login kedalam

sistem

b. Dapat mengetahui stok

persediaan bahan baku

c. Dapat melakukan

pengelolaan pengeluaran bahan

d. Dapat mencetak

laporan persediaan apa yang perlu dibeli.

Laporan persediaan

bahan baku

2. Bagian

Pembelian

a. Dapat login kedalam

sistem

b. Dapat melakukan

pengelolaan data

master

c. Dapat mengakses

transaksi pembelian.

d. Dapat mengakses

transaksi pembayaran.

e. Dapat mengkases

laporan.

a. Bukti pembayaran

b. Laporan rencana

pembelian bahan baku

c. Laporan pembayaran

pembelian

3. Pimpinan a. Dapat login kedalam

sistem.

b. Dapat melakukan

akses seluruh aplikasi.

a. Rekap Rencana

Pembelian

b. Rekap Pembayaran

Pembelian

3.3. Perancangan Sistem

Dalam perancangan aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku ini ada

beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan

(37)

entity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji

coba.

3.3.1. Alur Sistem

Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi pengelolaan

pembelian bahan baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.

A. Blok Diagram

Gambar 3.5 dibawah ini menggambarkan tentang apa saja input yang

dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem

pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.

Untuk input yang dibutuhkan untuk pengelolaan pembelian bahan baku

pada PT. Indochito International Sidoarjo, antara lain: data persediaan bahan

baku, data bahan baku dan data supplier.

Pada proses pengelolaan pembelian yang ada pada sistem aplikasi terdiri

atas 5 proses, proses tersebut antara lain :

1. Proses pertama pembuatan daftar pesanan terjadi, jika pihak gudang

memberikan informasi kepada bagian pembelian jika terjadi pengurangan

stok bahan baku.

2. Proses kedua pembelian bahan baku terjadi, ketika bagian pembelian sudah

membuat daftar pesanan bahan baku yang akan dibeli. Kemudian bagian

pembelian akan melihat harga bahan baku dan melihat data supplier terlebih

dahulu. Jika bagian pembelian sudah mendapatkan supplier dengan harga

yang cocok, maka bagian pembelian akan melakukan transfer pembayaran

(38)

3. Proses ketiga pembayaran, terjadi ketika bahan baku yang dibeli sudah tiba di

perusahaan dan membayar sisa pembayaran pembelian kepada supplier saat

bahan baku tiba perusahaan.

4. Proses keempat membuat laporan, pada proses ini sistem menghasilkan

laporan yang terdiri dari laporan persediaan bahan baku, laporan rencana

pembelian dan laporan pembayaran pembelian.

5. Proses kelima pengelolaan pengeluaran terjadi, ketika bagian gudang

menerima permintaan pengeluaran bahan baku dari bagian produksi.

Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait dengan

berbagai laporan antara lain: laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku

dan laporan pembelian.

Gambar 3.5 Diagram Blok

Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku PT. Indochito International

Input Process Output

Phase

Data bahan

baku Data

Laporan Persediaan bahan baku

Laporan pembelian

Pengelolaan Pengeluaran

(39)

B. System Flow

Untuk membuat aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada PT.

Indochito International dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan

ketentuan yang berlaku pada PT. Indochito International. Berikut penjelasan

system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi pengelolaan

pembelian bahan baku pada PT. Indochito International.

B.1. System Flow Master Administrator

Pada Gambar 3.6 merupakan system flow administrator yang di dalamnya

terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan data

administrator, kemudian data administrator disimpan di dalam database, dari

inputan tersebut menghasilkan data administrator.

System Flow Master Administrator

Admin

Phase

Start

Data Administrator

Input data administrator

Simpan Data Administrator

Data Administrator

Finish

(40)

B.2. System Flow Master Jenis Bahan Baku

Pada Gambar 3.7 merupakan system flow master jenis bahan baku yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan

data jenis bahan baku, kemudian data jenis bahan baku disimpan di dalam

database, dari inputan tersebut menghasilkan data jenis bahan baku.

System Flow Master Jenis Bahan

Admin

Phase

Start

Data Jenis Bahan

Input data Jenis bahan

Simpan Data Jenis Bahan

Data Jenis Bahan

Finish

(41)

B.3. System Flow Master Bahan Baku

Pada Gambar 3.8 merupakan system flow master bahan baku yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan

data bahan baku, kemudian data bahan baku disimpan di dalam database, dari

inputan tersebut menghasilkan data bahan baku.

System Flow Master Bahan Baku

Admin

Phase

Start

Data Bahan Baku

Input data Bahan Baku

Simpan Data Bahan Baku

Data Bahan Baku

Finish

(42)

B.4. System Flow Master Bagian

Pada Gambar 3.9 merupakan system flow master bagian yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan

data bagian, kemudian data bagian disimpan di dalam database, dari inputan

tersebut menghasilkan data bagian.

System Flow Master Bagian

Admin

Phase

Start

Data Bagian

Input data Bagian

Simpan Data Bagian

Data Bagian

Finish

(43)

B.5. System Flow Master Karyawan

Pada Gambar 3.10 merupakan system flow master karyawan yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan

data karyawan, kemudian data karyawan disimpan di dalam database, dari inputan

tersebut menghasilkan data karyawan.

System Flow Master Karyawan

Admin

Phase

Start

Data Karyawan

Input data

Karyawan

Simpan Data

Karyawan

Data Karyawan

Finish

(44)

B.6. System Flow Master Kota

Pada Gambar 3.11 merupakan system flow master kota yang di dalamnya

terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan data kota,

kemudian data kota disimpan di dalam database, dari inputan tersebut

menghasilkan data kota.

System Flow Master Kota

Admin

Phase

Start

Data Kota

Input Data Kota

Simpan Data Kota

Data Kota

Finish

(45)

B.7. System Flow Master Supplier

Pada Gambar 3.12 merupakan system flow master supplier yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan

data supplier, kemudian data supplier disimpan di dalam database, dari inputan

tersebut menghasilkan data supplier.

System Flow Master Supplier

Admin

Phase

Start

Data Supplier

Input Data Supplier

Simpan Data Supplier

Data Supplier

Finish

(46)

B.8. System Flow Master Safety Stock

Pada Gambar 3.13 merupakan system flow master safety stock yang di

dalamnya terdapat satu aktor yaitu admin. Proses pertama admin menginputkan

data safety stock, kemudian data safety stock disimpan di dalam database, dari

inputan tersebut menghasilkan data safety stock.

System Flow Master Safety Stock Admin

Phase

Start

Data Safety Stock

Input Data Safety Stock

Simpan Data Safety Stock

Data Safety Stock

Finish

(47)

B.9. System Flow Pengelolaan Pengeluaran Bahan Baku

Pada Gambar 3.14 merupakan system flow pengelolaan pengeluaran.

Proses pengelolaan pengeluaran bahan baku terjadi saat bagian produksi membuat

daftar permintaan bahan baku. Daftar permintaan bahan baku diserahkan kepada

bagian gudang, kemudian bagian gudang memproses permintaan pengeluaran

bahan.

Gambar 3.14 System Flow Pengelolaan Pengeluaran Bahan Baku

B.10. System Flow Membuat Daftar Pesanan Bahan Baku

Pada Gambar 3.15 merupakan system flow membuat daftar pesanan

bahan baku. Proses pertama dimulai dari bagian gudang login kedalam aplikasi,

System Flow Pengelolaan Pengeluaran Bahan Baku

Bagian Produksi Bagian Gudang

(48)

kemudian bagian gudang melakukan pengecekan persediaan bahan baku yang

tersimpan dalam database bahan baku. Kemudian jika terdapat jumlah bahan baku

yang kurang, maka bagian gudang akan membuat informasi bahan baku.

Informasi tersebut kemudian diserahkan kepada bagian pembelian untuk

dibuatkan daftar pesanan bahan baku apa yang akan dibeli dan daftar pesanan

(49)

System Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku

Bagian Gudang Bagian Pembelian

Phase

Mulai

Informasi persediaan bahan

baku

Informasi persediaan bahan

baku

Ada Bahan Baku kurang?

Selesai

Input username, password & daftar

pesanan

Membuat daftar pesanan

Data Pembelian Cek persediaan

bahan baku

Data bahan baku

Membuat info bahan baku

Input username & password

Persediaan bahan baku

Ya

Tidak

Gambar 3.15 System Flow Membuat Daftar Pesanan Bahan Baku

B.11. System Flow Pembelian Bahan Baku

Pada Gambar 3.16 merupakan system flow pembelian bahan baku yang di

(50)

dimulai setelah bagian pembelian menerima informasi persediaan bahan baku dari

bagian gudang. Bagian pembelian akan membuat daftar pesanan, kemudian

bagian pembelian melakukan pencarian supplier melalui data supplier dan

melakukan negoisasi harga bahan baku. Jika sudah menemukan harga yang cocok,

maka bagian pembelian membuat order bahan baku beserta transfer uang muka.

(51)

System Flow Pembelian Bahan Baku

Bagian Pembelian Supplier

Phase

Membuat surat jalan

Surat Jalan

Surat jalan

Selesai Informasi persediaan

bahan baku

T

Input username, password & daftar

pesanan

Membuat daftar pesanan

Daftar pesanan

Cari supplier

Data supplier Tidak

Cek harga barang Ya

Data bahan baku

(52)

B.12. System Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku

Pada Gambar 3.17 merupakan system flow pembayaran pembelian bahan

baku. Pada saat bahan baku sudah tiba di perusahaan beserta surat jalan yang

diberikan oleh supplier, maka bagian pembelian akan mencetak form timbang dan

form kualitas yang kemudian diserahkan kepada bagian gudang untuk melakukan

penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku. Setelah dilakukan

penimbangan dan pengecekan kualitas bahan baku, hasil dari penimbangan dan

pengecekan kualitas bahan baku tersebut diserahkan kepada bagian pembelian.

Bagian pembelian akan meng –input- kan hasil penimbangan dan pengecekan

kualitas bahan baku, kemudian hasil tersebut. Misalkan terjadi ketidaksesuaian

kondisi bahan baku pada saat datang di perusahaan, maka akan dilakukan

pemotongan harga pembayaran sesuai dengan kesepakatan perusahaan dengan

supplier. Jika proses hitung bersih selesai, proses selanjutnya adalah mencetak

bukti pembayaran dan update persediaan bahan baku. Kemudian bukti

pembayaran diserahkan kepada bagian keuangan untuk verifikasi berapa yang

(53)

System Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku

Supllier Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Keuangan

Phase

Form timbang & form kualitas

Form timbang & form kualitas

Menimbang & Cek kualitas bahan baku

Hasil timbang & Hasil cek

kualitas Hasil timbang &

Hasil cek kualitas

Bukti Pembayaran

Verifikasi bukti pembayaran dan pelunasan sisa

pembayaran

Bukti pembayaran lunas dan uang

Bukti pembayaran lunas dan uang

Selesai Data pembelian

T

Mencetak Form timbang & Form

cek kualitas

Update bahan baku Hitung total

bersih

Cetak bukti pembayaran

Input hasil timbang & hasil

cek kualitas

Simpan hasil timbang & hasil

cek kualitas

Timbang & Kualitas

Data Pembelian

Gambar 3.17. System Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku

B.13.System Flow Pembuatan Laporan

Pada Gambar 3.18 merupakan system flow pembuatan laporan dari

beberapa database yang ada pada aplikasi. Aplikasi tersebut dapat menghasilkan

laporan dari database bukti pembayaran, bahan baku dan pembelian. Laporan –

laporan tersebut dimanfaatkan bagian pembelian untuk melaporkan pembayaran

(54)

System Flow Pembuatan Laporan

Bagian Pembelian Pimpinan

Phase

Mulai

Laporan pembayaran

Laporan pembelian

Laporan pembayaran

Laporan pembelian

Selesai Laporan persediaan

bahan baku

Laporan persediaan bahan baku Bukti

pembayaran

Data bahan baku

Data Pembelian

Membuat laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku

dan laporan pembelian

(55)

3.3.2. Data Flow Diagram

Setelah menggunakan System Flow sebagai proses perancangan aplikasi,

maka proses selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow

Diagram (DFD) yang berfungsi sebagai representasi grafik dalam

menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas dan

menggambarkan mengenai masukan, proses dan keluaran dari model sistem yang

dibahas.

A. Context Diagram

Context diagram merupakan diagram awal yang terdiri dari suatu proses

dan menggambarkan ruang lingkup proses. Perancangan dari context diagram

pengelolaan pembelian bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 3.19.

(56)

B. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan

kelompok proses yang terlibat dalam pengelolaan pembelian yang diawali dari

context diagram sampai DFD level ndan menunjukan sub proses-sub proses dari

context diagram. Diagram berjenjang ini menjelaskan hirarki proses aplikasi

pengelolaan pembelian bahan baku pada PT. Indochito International Sidoarjo.

Seperti pada Gambar 3.20 diagram berjenjang aplikasi pengelolaan

pembelian bahan baku terdiri tiga proses utama yaitu pengelolaan data master,

pengelolaan transaksi dan pengelolaan laporan. Masing-masing proses tersebut

dijabarkan ke dalam beberapa sub proses. Pertama pengelolaan data master

mempunyai enam sub proses yaitu mengelola data jenis bahan baku, data bahan

baku, data bagian, data karyawan, data kota dan data supplier. Kedua pengelolaan

transaksi mempunyai dua sub proses yaitu pengelolaan pembelian dan

pengelolaan pembayaran. Terakhir pengelolaan laporan mempunyai tiga sub

proses yaitu mengelola laporan persediaan bahan baku, laporan pembayaran dan

(57)

1

Aplikasi Pengelolaan Pembelian

1.2 Mengelola Master Jenis

Bahan

1.3 Mengelola Master Bahan

Baku Master Safety

Stock

4 Pengelolaan Pengeluaran

(58)

C. DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku

Berdasarkan context diagram Gambar 3.21, maka proses selanjutnya

adalah merancang DFD Level 0 aplikasi pengelolaan pembelian bahan baku pada

(59)

52

(60)

D. DFD Level 1 Pembelian Bahan Baku

Gambar 3.22 DFD Level 1 Pembelian Bahan Baku

Terdapat dua sub proses dalam mengelola pembelian bahan baku seperti

pada Gambar 3.22 yaitu order bahan baku dan pembelian bahan baku. Tabel yang

digunakan dalam sub proses ini adalah tabel data bahan baku, data supplier dan

(61)

E. DFD Level 1 Mengelola Pembayaran Pembelian

Gambar 3.23 DFD Level 1 Pembayaran Pembelian

Terdapat empat sub proses dalam mengelola pembayaran pembelian

seperti pada Gambar 3.23 yaitu cetak form timbang dan kualitas, simpan hasil

timbang dan kualitas, hitung harga dan pembayaran. Tabel yang digunakan dalam

sub proses pembayaran pembelian tersebut adalah data pembelian, timbang dan

(62)

F. DFD Level 1 Mengelola Laporan

Terdapat dua sub proses dalam pengelolaan laporan seperti pada Gambar

3.24 yaitu Menyusun laporan dan membuat laporan. Tabel yang digunakan dalam

sub proses ini adalah bukti pembayaran, data bahan baku dan data pembelian.

(63)

3.3.3. Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) merupakan diagram yang

menggambarkan hubungan antara entitas dan relasinya. ERD disajikan dalam dua

jenis model, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model

(PDM).

A. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) dari aplikasi pengelolaan pembelian

bahan baku berisi sepuluh entity, yaitu entity bagian, entity kota, entity karyawan,

entity pembelian, entity pembayaran ,entity barang, entity jenis, entity kartu stok,

(64)

Gambar 3.25 Conceptual Data Model (CDM)

Bagian_dimiliki

Kota_dimiliki

Jenis memiliki Kartu stok memiliki Barang mempunyai

<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) <M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (10) Variable characters (5)

<M>

Identifier_1 <pi>

Jenis Kode_Jenis Nama_Jenis

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50)

<M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (10) Variable characters (8) Variable characters (20) Variable characters (1) Variable characters (10) Variable characters (3) Variable characters (100) Variable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi> Kota

Kode_Kota Nama_Kota

<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) <M>

<pi> Variable characters (10) Integer Integer Date Variable characters (10) Variable characters (50) <M>

<pi> Variable characters (10) Date Integer Integer Integer Variable characters (50) Variable characters (10) Integer Variable characters (10) Integer Variable characters (10) Variable characters (20) <M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

Kartu Stok Kode_Stok Stok

<pi> Variable characters (10) Integer

<pi> Variable characters (10) Variable characters (5)

<M>

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Date

(65)

B. Physical Data Model

Gambar 3.26 Physical Data Model (PDM)

(66)

Physical Data Model (PDM) dari aplikasi pengelolaan pembelian bahan

baku berisi sepuluh entity, yaitu entity bagian, entity kota, entity karyawan, entity

pembelian, entity pembayaran ,entity barang, entity jenis, entity kartu stok, entity

supplier dan entity administrator.

3.3.4. Struktur Database

Pada tahapan pembuatan struktur database untuk aplikasi pengelolaan

pembelian bahan baku, database yang akan dipakai yaitu database MySQL.

Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut :

1. Tabel Bagian

a. Primary Key (PK) : Kode_Bagian

b. Foreign Key (FK) :

c. Fungsi :Untuk menambah data bagian

Tabel 3.2 Bagian

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_Bagian Varchar 10 Primary Key

2. Nama_Bagian Varchar 20 -

2. Tabel Kota

a. Primary Key (PK) : Kode_kota

b. Foreign Key (FK) :

c. Fungsi :Untuk menambah data kota

Tabel 3.3 Kota

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_kota Varchar 10 Primary Key

(67)

3. Tabel Jenis Bahan

a. Primary Key (PK) : Kode_Jenis

b. Foreign Key (FK) :

c. Fungsi : Untuk menambah data jenis bahan

Tabel 3.4 Jenis Bahan

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_Jenis Varchar 10 Primary Key

2. Nama_Jenis Varchar 50 -

4. Tabel Karyawan

a. Primary Key (PK) : NIK

b. Foreign Key (FK) : Kode_Administrator, Kode_Bagian, Kode_Kota

c. Fungsi :Untuk menambah data karyawan

Tabel 3.5 Karyawan

No. Name Type Size Keterangan

1. NIK Varchar 10 Primary Key

2. Nama_Karyawan Varchar 50 -

3. Bagian_Karyawan Varchar 20 -

4. Kota_Lahir Varchar 20 -

5. Tanggal_Lahir Varchar 8 -

6. Jenis_Kelamin Varchar 1 -

7. Agama Varchar 10 -

8. Kewarganegaraan Varchar 3 -

9. Alamat_Karyawan Varchar 50 -

10. Telephone_Karyawan Varchar 20 -

11. Kode_Administrator Varchar 10 Foreign Key

(68)

13. Kode_Kota Varchar 10 Foreign Key

5. Tabel Pembelian

a. Primary Key (PK) : Kode_Pembelian

b. Foreign Key (FK) : Kode_Barang, Kode_Supplier,

Kode_Pembayaran, Kode_Administrator

c. Fungsi :Untuk menambah data pembelian

Tabel 3.6 Pembelian

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_pembelian Varchar 10 Primary Key

2. Kode_barang Varchar 10 Foreign Key

3. Kode_administrator Varchar 10 Foreign Key

4. Kode_pembayaran Varchar 10 Foreign Key

5. Kode_supplier Varchar 10 Foreign Key

6. Tanggal_pembelian datetimw - -

7. Harga_pesan int - -

8. Berat int - -

9. Uang_muka int -

10. Sisa_bayar Varchar 50 -

11. Kondisi_pesan Varchar 10 -

12. Potongan_Pesan Int - -

13. Keterangan_lunas Varchar 10 -

14. Total_beli int - -

15. Bank Varchar 10 -

(69)

6. Tabel Kartu Stok

a. Primary Key (PK) : Kode_stok

b. Foreign Key (FK) : -

c. Fungsi :Untuk menambah data stok

Tabel 3.7 Kartu Stok

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_stok Varchar 10 Primary Key

2. Stok Int - -

7. Tabel Barang

a. Primary Key (PK) : Kode_barang

b. Foreign Key (FK) : Kode_stok, Kode_jenis

c. Fungsi :Untuk menambah data barang

Tabel 3.8 Barang

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_barang Varchar 10 Primary Key

2. Kode_stok Varchar 10 Foreign Key

3. Kode_jenis Varchar 10 Foreign Key

4. Nama_barang Varchar 50 -

5. Jenis Varchar 10 -

6. Keterangan_barang Varchar 5 -

8. Tabel Pembayaran

a. Primary Key (PK) : Kode_ pembayaran

b. Foreign Key (FK) : Kode_Administrator, Kode_Pembelian,

Kode_barang

(70)

Tabel 3.9 Pembayaran

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_pemabayaran Varchar 10 Primary Key

2. Kode_Administrator Varvhar 10 Foreign Key

3. Kode_Pembelian Varchar 10 Foreign Key

4. Kode_barang Varchar 10 Foreign Key

5. Jumlah Int - -

6. Total_bayar Int - -

7. Tanggal_pembayaran datetime - -

8. Kondisi_datang Varchar 10 -

9. Potongan_bayar Varchar 50 -

9. Tabel Supplier

a. Primary Key (PK) : Kode_supplier

b. Foreign Key (FK) : -

c. Fungsi : Untuk menambah data supplier

Tabel 3.10 Supplier

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_supplier Varchar 10 Primary Key

2. Nama_supplier Varchar 50 -

3. Kota Varchar 20 -

4. Alamat_supplier Varchar 50 -

5. Telpon Varchar 20 -

10. Tabel Administrator

a. Primary Key (PK) : Kode_administrator

b. Foreign Key (FK) : NIK

(71)

Tabel 3.11 Administrator

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_Administrator Varchar 10 Primary Key

2. NIK Varchar 10 Foreign Key

3. Password Varchar 5 Foreign Key

11. Tabel Pengelolaan Pengeluaran

a. Primary Key (PK) : Kode_Keluar

b. Foreign Key (FK) : Nama_Karyawan, Total_Barang, Kode_Karyawan,

Tanggal

c. Fungsi : Untuk melakukan proses pengeluaran persediaan

bahan baku.

Tabel 3.12 Pengelolaan Pengeluaran

No. Name Type Size Keterangan

1. Kode_Keluar Varchar 10 Primary Key

2. Nama_Karyawan Varchar 50 Foreign Key

3. Total_Barang Int - -

4. Kode_Karyawan Varchar 10 Foreign Key

5. Tanggal Date - -

3.3.5. Desain Interface A. Desain Form Login

Desain Form Login digunakan pengguna untuk masuk kedalam menu

utama. Pengguna melakukan login berdasarkan password yang sudah diberikan,

jika login berhasil maka pengguna bisa masuk kedalam menu utama. Berikut

(72)

Gambar 3.27 Desain form login

Berikut fungsi dalam desain form Login dapat dilihat pada tabel 3.13 dibawah ini :

Tabel 3.13 Form Login

Nama Obyek Type Fungsi

Password Textbox Digunakan untuk mengisi password

pengguna.

Ok Button Digunakan untuk pengguna untuk masuk

ke dalam aplikasi.

Cancel Button

Digunakan pengguna untuk

membatalkan masuk kedalam menu utama

B. Desain Form Menu Utama

Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna

berhasil melakukan login. Pada form menu utama ini menampilkan beberapa

menustrip dari aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada Gambar

Figur

Gambar 3.1 Membuat Daftar Pesanan Bahan Baku

Gambar 3.1

Membuat Daftar Pesanan Bahan Baku p.30
Gambar 3.2 Pembelian Bahan Baku

Gambar 3.2

Pembelian Bahan Baku p.32
Gambar 3.3 Pembayaran Pembelian Bahan Baku

Gambar 3.3

Pembayaran Pembelian Bahan Baku p.34
Gambar 3.4 Pembuatan Laporan

Gambar 3.4

Pembuatan Laporan p.35
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Kebutuhan

Tabel 3.1

Analisis Kebutuhan Kebutuhan p.36
Gambar 3.5 Diagram Blok

Gambar 3.5

Diagram Blok p.38
Gambar 3.6 System Flow Administrator

Gambar 3.6

System Flow Administrator p.39
Gambar 3.7 System Flow Master Jenis Bahan Baku

Gambar 3.7

System Flow Master Jenis Bahan Baku p.40
Gambar 3.8 System Flow Master Bahan Baku

Gambar 3.8

System Flow Master Bahan Baku p.41
Gambar 3.9 System Flow Master Bagian

Gambar 3.9

System Flow Master Bagian p.42
Gambar 3.18 System Flow Pembuatan Laporan

Gambar 3.18

System Flow Pembuatan Laporan p.54
Gambar 3.19 Context Diagram

Gambar 3.19

Context Diagram p.55
Gambar 3.20 Diagram Berjenjang

Gambar 3.20

Diagram Berjenjang p.57
Gambar 3.21 DFD Level 0

Gambar 3.21

DFD Level 0 p.59
Gambar 3.23 DFD Level 1 Pembayaran Pembelian

Gambar 3.23

DFD Level 1 Pembayaran Pembelian p.61
Gambar 3.24 DFD Level 1 Mengelola Laporan

Gambar 3.24

DFD Level 1 Mengelola Laporan p.62
Gambar 3.25 Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 3.25

Conceptual Data Model (CDM) p.64
Gambar 3.26 Physical Data Model (PDM)

Gambar 3.26

Physical Data Model (PDM) p.65
Tabel Bagian

Tabel Bagian

p.66
Tabel Jenis Bahan

Tabel Jenis

Bahan p.67
Tabel Pembelian

Tabel Pembelian

p.68
Tabel Kartu Stok

Tabel Kartu

Stok p.69
Tabel 3.9 Pembayaran Type Size

Tabel 3.9

Pembayaran Type Size p.70
Tabel 3.11 Administrator Type Size

Tabel 3.11

Administrator Type Size p.71
Gambar 3.27 Desain form login

Gambar 3.27

Desain form login p.72
Gambar 3.28 Desain Form Menu Utama

Gambar 3.28

Desain Form Menu Utama p.73
Tabel 3.15 Form Master Jenis Bahan Baku Type Fungsi

Tabel 3.15

Form Master Jenis Bahan Baku Type Fungsi p.74
Gambar 3.30 Desain Form Master Bahan Baku

Gambar 3.30

Desain Form Master Bahan Baku p.75
Tabel 3.16 Form Master Bahan Baku Fungsi

Tabel 3.16

Form Master Bahan Baku Fungsi p.76
Gambar 3.31 Desain Form Master Bagian

Gambar 3.31

Desain Form Master Bagian p.77

Referensi

Outline : PENUTUP
Lainnya : TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Pada PT. Indochito International Sidoarjo. Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN Pembelian Persediaan LANDASAN TEORI Sistem Basis Data Database Database Management System DBMS Desain Sistem Diagram Alir Flowchart Data Flow Diagram DFD Bahan Baku Kebutuhan Perangkat Lunak Document Flow Membuat Daftar Pesanan Pembelian Bahan Baku Document Flow Pembelian Bahan Baku Document Flow Pembayaran Pembelian Bahan Baku Blok Diagram Alur Sistem System Flow Alur Sistem Context Diagram Diagram Berjenjang DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Pembelian Bahan Baku Conceptual Data Model Entity Relationship Diagram Desain Form Menu Utama Desain Form Master Jenis Bahan Desain Form Bahan Baku Desain Form Master Bagian Desain Form Master Karyawan Desain Form Master Kota Desain Form Pembayaran Desain Form Pengelolaan Pngeluaran Bahan Baku Desain Form Master Safety Stock Desain Bukti Pembayaran Desain Laporan Uji Coba Form Menu Utama Uji Coba Form Master Jenis Bahan Uji Coba Form Master Bahan Baku Uji Coba Form Master Bagian Uji Coba Form Master Karyawan Uji Coba Form Master Kota Uji Coba Form Master Supplier Uji Coba Form Transaksi Pembelian Uji Coba Form Transaksi Pembayaran Uji Coba Form Cetak Bukti Pembayaran Uji Coba Form Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku Uji Coba Form Cetak Laporan Dan Rekap Pembayaran Uji Coba Form Cetak Laporan Dan Rekap Rencana Pembelian Uji Coba Form Cetak Laporan Realisasi Uji Coba Form Master Safety Stock

Pindai kode QR dengan aplikasi 1PDF
untuk diunduh sekarang

Instal aplikasi 1PDF di