TUGAS AKHIR
Nama : Erma Dwi Fendriawati
NIM : 07.41010.0311
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vii ABSTRAK
PT. DSG Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan properti. Selama ini PT. DSG Surabaya mengalami kesulitan dalam proses administrasi dan pengarsipan serta pemantauan dokumen yang berupa lembaran kertas, sehingga beresiko hilang dan sering menyulitkan pencarian. Selain itu tidak adanya peringatan pembayaran sebelum jatuh tempo, mengakibatkan pembayaran angsuran pembeli sering kali tidak tepat waktu.
Untuk mengatasi itu semua, perusahaan memerlukan suatu sistem administrasi dan kearsipan properti yang dilengkapi warning system untuk pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan konfirmasi akta jadi. Dengan sistem informasi administrasi dan kearsipan property, perusahaan mampu mengatasi kendala yang terjadi dan membantu tugas bagian administrasi untuk meningkatkan pelayanan terhadap pembeli. Selain itu sistem tersebut membantu manajer dalam mengambil keputusan terkait peningkatan penjualan properti.
Setelah sistem tersebut dibuat dan dilakukan uji coba (Test Case), dapat disimpulkan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan tujuan awal yaitu membuat sistem yang dapat melakukan pemeliharaan data, menangani transaksi yang dilengkapi warning system, dapat menyimpan dokumen secara arsip elektronis, dan menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan manajer. Sistem baru tersebut secara tidak langsung dapat mempermudah manajer dalam melakukan monitoring data dan analisis data.
x
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xix
DAFTAR LAMPIRAN ... xxv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 5
1.5 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Sistem Informasi ... 8
2.1.1Sistem ... 8
2.1.2Informasi ... 8
2.1.3Sistem Informasi ... 9
2.2 Administrasi ... 11
2.3 Arsip ... 13
2.3.1Arsip Konvensional... 15
2.3.2Arsip Elektronis ... 16
xi
2.6 Bank ... 20
2.7 Kredit Pemilikan Rumah ... 21
2.8 Notaris ... 22
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 30
3.1 Analisis Permasalahan ... 30
3.2 Analisis Kebutuhan... 39
3.2.1Entity Yang Terlibat Dalam Sistem ... . 39
3.2.2Input Yang Dibutuhkan Untuk Sistem ... 40
3.2.3Proses-Proses Yang Terdapat Dalam Sistem ... 40
3.2.4Output Yang Dihasilkan Dari Sistem... 41
3.3 Perancangan Sistem ... 42
3.3.1System Flow Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti ... 43
3.3.2Data Flow Diagram ... 52
3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 66
3.3.4 Struktur Database ... 69
3.3.5 Desain Input Interface Output ... 82
3.3.6 Desain Uji Coba ... 147
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 165
4.1 Implementasi Sistem ... 165
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 165
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 165
xii
4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 166
4.2.2 Analisis Hasil Uji Coba ... 227
BAB V PENUTUP ... 228
5.1 Kesimpulan ... 228
5.2 Saran ... 228
DAFTAR PUSTAKA ... 230
xiii
Tabel 3.1 Perumahan ... 69
Tabel 3.2 Kavling ... 69
Tabel 3.3 Karyawan ... 70
Tabel 3.4 Pembeli ... 71
Tabel 3.5 Pembeli_Pribadi ... 71
Tabel 3.6 Pembeli_Perusahaan... 73
Tabel 3.7 Dokumen Pembeli ... 74
Tabel 3.8 Bank ... 74
Tabel 3.9 Notaris ... 75
Tabel 3.10 Provinsi ... 75
Tabel 3.11 Kota ... 76
Tabel 3.12 General... 76
Tabel 3.13 Detail Perumahan ... 77
Tabel 3.14 Dokumen Kavling ... 77
Tabel 3.15 Pengguna... 77
Tabel 3.16 Pemesanan ... 78
Tabel 3.17 Jual_Beli ... 78
Tabel 3.18 Detail_Tambahan ... 79
Tabel 3.19 Pembayaran ... 79
Tabel 3.20 Penyelesaian Akta ... 80
Tabel 3.21 Batal_Pesan ... 81
xiv
Tabel 3.24 Fungsi Obyek Form Ubah Password ... 85
Tabel 3.25 Fungsi Obyek Form Data General ... 86
Tabel 3.26 Fungsi Obyek Form Master Data General ... 86
Tabel 3.27 Fungsi Obyek Form Data User ... 88
Tabel 3.28 Fungsi Obyek Form MasterData User ... 88
Tabel 3.29 Fungsi Obyek Form Data Kota ... 90
Tabel 3.30 Fungsi Obyek Form Master Data Kota ... 90
Tabel 3.31 Fungsi Obyek Form Master Data Provinsi ... 91
Tabel 3.32 Fungsi Obyek Form Data Perumahan ... 92
Tabel 3.33 Fungsi Obyek Form Master Data Perumahan ... 93
Tabel 3.34 Fungsi Obyek Form Data Kavling ... 94
Tabel 3.35 Fungsi Obyek Form Master Data Kavling ... 95
Tabel 3.36 Fungsi Obyek Form Data Karyawan ... 97
Tabel 3.37 Fungsi Obyek Form Master Data Karyawan ... 97
Tabel 3.38 Fungsi Obyek Form Data Pembeli ... 99
Tabel 3.39 Fungsi Obyek Form Data Pembeli Perusahaan ... 100
Tabel 3.40 Fungsi Obyek Form Data Pembeli Pribadi ... 101
Tabel 3.41 Fungsi Obyek Form Data Pembeli 2 ... 103
Tabel 3.42 Fungsi Obyek Form Dokumen Pembeli ... 104
Tabel 3.43 Fungsi Obyek Form Data Bank ... 106
Tabel 3.44 Fungsi Obyek Form Master Data Bank ... 107
xv
Tabel 3.47 Fungsi Obyek Form Data Transaksi Pemesanan ... 111
Tabel 3.48 Fungsi Obyek Form Transaksi Pemesanan (Perusahaan) ... 112
Tabel 3.49 Fungsi Obyek Form Transaksi Pemesanan (Pribadi) ... 114
Tabel 3.50 Fungsi Obyek Form Transaksi Pemesanan 2 ... 115
Tabel 3.51 Fungsi Obyek Form Dokumen Pembeli ... 116
Tabel 3.52 Fungsi Obyek Form Data Transaksi Penjualan ... 118
Tabel 3.53 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan (Perusahaan) ... 119
Tabel 3.54 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan (Pribadi) ... 121
Tabel 3.55 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan2... 124
Tabel 3.56 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan3... 126
Tabel 3.57 Fungsi Obyek Form Dokumen Pembeli ... 126
Tabel 3.58 Fungsi Obyek Form Data Pembayaran ... 128
Tabel 3.59 Fungsi Obyek Form Pembayaran... 129
Tabel 3.60 Fungsi Obyek Form Data Penyelesaian Akta Tanah ... 132
Tabel 3.61 Fungsi Obyek Form Penyelesaian Akta Tanah ... 133
Tabel 3.62 Fungsi Obyek Form Data Pembatalan ... 135
Tabel 3.63 Fungsi Obyek Form Transaksi Pembatalan ... 136
Tabel 3.64 Fungsi Obyek Form Peringatan Pembayaran ... 137
Tabel 3.65 Fungsi Obyek Form Peringatan Konfirmasi Pemesanan ... 138
Tabel 3.66 Fungsi Obyek Form Peringatan Konfirmasi Akta ... 139
Tabel 3.67 User Login ... 147
xvi
Tabel 3.70 Test Case Perumahan ... 148
Tabel 3.71 Kavling ... 149
Tabel 3.72 Test Case Kavling ... 150
Tabel 3.73 Karyawan ... 150
Tabel 3.74 Test Case Karyawan ... 151
Tabel 3.75 Pembeli (perusahaan) ... 152
Tabel 3.76 Test Case Pembeli (perusahaan) ... 153
Tabel 3.77 Pembeli (pribadi) ... 153
Tabel 3.78 Test Case Pembeli (pribadi) ... 155
Tabel 3.79 Bank... 155
Tabel 3.80 Test Case Bank... 156
Tabel 3.81 Notaris ... 156
Tabel 3.82 Test Case Notaris ... 157
Tabel 3.83 Pesan ... 158
Tabel 3.84 Test Case Pesan ... 158
Tabel 3.85 Penjualan ... 159
Tabel 3.86 Test Case Penjualan ... 159
Tabel 3.87 Pembayaran ... 160
Tabel 3.88 Test Case Pembayaran ... 161
Tabel 3.89 Penyelesaian Akta Tanah ... 162
Tabel 3.90 Test Case Penyelesaian Akta Tanah... 162
xvii
Tabel 4.1 TestingUser Login ... 167
Tabel 4.2 Test Case Data Login ... 167
Tabel 4.3 Testing Data Perumahan ... 169
Tabel 4.4 Test CaseForm Master Perumahan ... 170
Tabel 4.5 Testing Data Kavling ... 173
Tabel 4.6 Test CaseForm Master Kavling ... 174
Tabel 4.7 Testing Data Karyawan ... 177
Tabel 4.8 Test CaseForm Master Karyawan ... 177
Tabel 4.9 Testing Data Pembeli (Perusahaan) ... 181
Tabel 4.10 Test CaseForm Master Pembeli (Perusahaan) ... 182
Tabel 4.11 Testing Data Pembeli (Pribadi) ... 182
Tabel 4.12 Test CaseForm Master Pembeli (Pribadi) ... 184
Tabel 4.13 Testing Data Bank ... 189
Tabel 4.14 Test CaseForm Master Bank ... 190
Tabel 4.15 Testing Data Notaris ... 193
Tabel 4.16 Test CaseForm Master Notaris ... 193
Tabel 4.17 Testing Data Pemesanan ... 196
Tabel 4.18 Test CaseForm Transaksi Pemesanan ... 196
Tabel 4.19 Testing Data Transaksi Penjualan ... 203
Tabel 4.20 Test CaseForm Transaksi Penjualan ... 203
Tabel 4.21 Testing Data Transaksi Pembayaran ... 210
xviii
xix
Gambar 2.1 Proses Sistem Informasi ... 10
Gambar 2.2 Skema Penggolongan Properti ... 19
Gambar 3.1 Document Flow Pemesanan ... 33
Gambar 3.2 Document Flow Penjualan ... 34
Gambar 3.3 Document Flow Pembayaran ... 35
Gambar 3.4 Document Flow Penyelesaian Akta ... 37
Gambar 3.5 Document Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian ... 38
Gambar 3.6 System Flow Pemesanan ... 46
Gambar 3.7 System Flow Penjualan ... 47
Gambar 3.8 System Flow Pembayaran ... 48
Gambar 3.9 System Flow Penyelesaian Akta Tanah... 49
Gambar 3.10 System Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian ... 50
Gambar 3.11 System FlowWarning System ... 51
Gambar 3.12 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti ... 54
Gambar 3.13 Context Diagram Sistem Administrasi dan Kearsipan Properti 56 Gambar 3.14 Level 0 Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti 57 Gambar 3.15 Level 1 Proses Mengelola Data Master ... 58
Gambar 3.16 Level 1 Proses Mengelola Transaksi ... 59
Gambar 3.17 Level 1 Proses Pelaporan ... 60
Gambar 3.18 Level 2 Proses Mengelola Data Kota ... 61
Gambar 3.19 Level 2 Proses Mengelola Data Perumahan ... 61
xx
Gambar 3.22 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Penjualan ... 63
Gambar 3.23 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Pembayaran ... 64
Gambar 3.24 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Penyelesaian Akta ... 64
Gambar 3.25 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Pembatalan ... 65
Gambar 3.26 Level 2 Proses Warning System ... 65
Gambar 3.27 CDM Administrasi dan Kearsipan Properti ... 67
Gambar 3.28 PDM Administrasi dan Kearsipan Properti ... 68
Gambar 3.29 Desain FormLogin ... 83
Gambar 3.30 Desain Form Ubah Password ... 84
Gambar 3.31 Desain Form Data General ... 85
Gambar 3.32 Desain Form Master Data General ... 86
Gambar 3.33 Desain Form Data User ... 87
Gambar 3.34 Desain Form Master Data User ... 88
Gambar 3.35 Desain Form DataKota ... 89
Gambar 3.36 Desain Form Master Data Kota ... 90
Gambar 3.37 Desain Form Master Data Provinsi ... 91
Gambar 3.38 Desain Form DataPerumahan... 92
Gambar 3.39 Desain Form Master Data Perumahan ... 93
Gambar 3.40 Desain Form DataKavling ... 94
Gambar 3.41 Desain Form Master Data Kavling ... 95
Gambar 3.42 Desain Form DataKaryawan ... 97
xxi
Gambar 3.45 Desain Form Master Data Pembeli (Perusahaan)... 100
Gambar 3.46 Desain Form Master Data Pembeli (Pribadi) ... 102
Gambar 3.47 Desain Form Master Data Pembeli 2 ... 103
Gambar 3.48 Desain Form Dokumen Pembeli ... 105
Gambar 3.49 Desain Form DataBank ... 106
Gambar 3.50 Desain Form Master Data Bank ... 107
Gambar 3.51 Desain Form DataNotaris... 108
Gambar 3.52 Desain Form Master Data Notaris ... 109
Gambar 3.53 Desain Form Data Transaksi Pemesanan ... 110
Gambar 3.54 Desain Form Transaksi Pemesanan (Perusahaan) ... 111
Gambar 3.55 Desain Form Transaksi Pemesanan (Pribadi) ... 113
Gambar 3.56 Desain Form Transaksi Pemesanan 2 ... 115
Gambar 3.57 Desain Form Dokumen Pembeli ... 117
Gambar 3.58 Desain Form Data Transaksi Penjualan ... 118
Gambar 3.59 Desain Form Transaksi Penjualan (Perusahaan) ... 119
Gambar 3.60 Desain Form Transaksi Penjualan (Pribadi) ... 121
Gambar 3.61 Desain Form Transaksi Penjualan2 ... 123
Gambar 3.62 Desain Form Transaksi Penjualan3 ... 125
Gambar 3.63 Desain Form Dokumen Pembeli ... 127
Gambar 3.64 Desain Form Data Pembayaran ... 128
Gambar 3.65 Desain Form Pembayaran ... 129
xxii
Gambar 3.68 Desain Form Penyelesaian Akta Tanah ... 132
Gambar 3.69 Desain Form Data Pembatalan ... 134
Gambar 3.70 Desain Form Transaksi Pembatalan ... 135
Gambar 3.71 Desain Form Peringatan Pembayaran ... 137
Gambar 3.72 Desain Form Peringatan Konfirmasi Pemesanan ... 138
Gambar 3.73 Desain Form Peringatan Konfirmasi Akta ... 139
Gambar 3.74 Desain Laporan Kavling ... 140
Gambar 3.75Desain LaporanPerumahan ... 141
Gambar 3.76 Desain LaporanBank ... 141
Gambar 3.77 Desain LaporanPembeli ... 142
Gambar 3.78 Desain LaporanKaryawan ... 143
Gambar 3.79 Desain LaporanPemesanan ... 143
Gambar 3.80 Desain LaporanPenjualan ... 144
Gambar 3.81 Desain LaporanPembayaran ... 145
Gambar 3.82 Desain LaporanPenyelesaian Akta Tanah ... 145
Gambar 3.83 Desain LaporanPembatalan ... 146
Gambar 3.84 Desain LaporanTagihan Jatuh Tempo ... 146
Gambar 4.1 FormLogin ... 168
Gambar 4.2 Form Utama ... 168
Gambar 4.3 Pesan Username atau Password Salah ... 169
Gambar 4.4 Form Master Perumahan tabpage Data Perumahan ... 171
xxiii
Gambar 4.7 Form Master Kavling tabpage Data Kavling ... 175
Gambar 4.8 Form Master Kavling tabpage Master Data Kavling ... 176
Gambar 4.9 Form Master Karyawan tabpage Data Karyawan ... 179
Gambar 4.10 Form Master Karyawan tabpage Master Data Karyawan ... 180
Gambar 4.11 Form Master Pembeli tabpage Data Pembeli ... 185
Gambar 4.12 Form Master Pembeli tabpage Master Pembeli (Perusahaan) . 186 Gambar 4.13 Form Master Pembeli tabpage Master Pembeli (Pribadi) ... 186
Gambar 4.14 Form Master Pembeli tabpage Master Pembeli 2 ... 187
Gambar 4.15 Form Master Pembeli tabpage Dokumen Pembeli ... 188
Gambar 4.16 Form Master Bank tabpage Data Bank ... 191
Gambar 4.17 Form Master Bank tabpage Master Bank ... 192
Gambar 4.18 Form Master Notaris tabpage Data Notaris ... 194
Gambar 4.19 Form Master Notaris tabpage Master Data Notaris ... 195
Gambar 4.20 Form Transaksi Pemesanan tabpage Data Transaksi Pemesanan ... 198
Gambar 4.21 Form Transaksi Pemesanan tabpage Transaksi Pemesanan (Perus) ... 199
Gambar 4.22 Form Transaksi Pemesanan tabpage Transaksi Pemesanan (Pribadi) ... 199
Gambar 4.23 Form Transaksi Pemesanan tabpage Transaksi Pemesanan 2 . 200 Gambar 4.24 Form Transaksi Pemesanan tabpage Dokumen Pembeli ... 202
xxiv
(Pribadi) ... 206
Gambar 4.28 Form Transaksi Penjualan tabpage Transaksi Penjualan 2 ... 207
Gambar 4.29 Form Transaksi Penjualan tabpage Transaksi Penjualan 3 ... 208
Gambar 4.30 Form Transaksi Penjualan tabpage Dokumen Pembeli ... 209
Gambar 4.31 Form Transaksi Pembayaran tabpage Data Pembayar ... 212
Gambar 4.32 Form Transaksi Pembayaran tabpage Pembayaran ... 213
Gambar 4.33 Form Transaksi Pembayaran tabpage Detail Pembayaran ... 214
Gambar 4.34 Form Transaksi Penyelesaian Akta tabpage Data Penyelesaian Akta Tanah ... 217
Gambar 4.35 Form Transaksi Penyelesaian Akta tabpage Penyelesaian Akta ... 218
Gambar 4.36 Form Transaksi Pembatalan tabpage Data Transaksi Pembatalan ... 221
Gambar 4.37 Form Transaksi Pembatalan tabpage Transaksi Pembatalan ... 222
Gambar 4.38 Report Kavling Terjual ... 223
Gambar 4.39 Report Pemesanan ... 224
Gambar 4.40 Report Pembayaran ... 224
Gambar 4.41 PeringatanPembayaran ... 225
Gambar 4.42 PeringatanKonfirmasi Pemesanan ... 226
xxv
Lampiran 1 Bukti Pemesanan ... 231
Lampiran 2 Kontrak Pembelian 1 ... 232
Lampiran 3 Kontrak Pembelian 2 ... 233
Lampiran 4 Kontrak Pembelian 3 ... 234
Lampiran 5 Bukti Pembatalan ... 235
Lampiran 6 Laporan Kavling Terjual ... 236
Lampiran 7 Laporan Kavling Belum Terjual ... 237
Lampiran 8 Laporan Pemesanan ... 238
Lampiran 9 Laporan Jatuh Tempo Pembayaran ... 239
Lampiran 10 Hasil Bukti Pemesanan ... 240
Lampiran 11 Hasil Kontrak Pembelian 1 ... 241
Lampiran 12 Hasil Kontrak Pembelian 2 ... 242
Lampiran 13 Hasil Kontrak Pembelian 3 ... 243
1 1.1Latar Belakang Masalah
PT. DSG Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang properti berwujud (real property) khususnya yang bergerak dalam penjualan tanah dan bangunan (perumahan). Bisnis perusahaan berkembang pesat seiring dengan meningkatkan minat masyarakat membeli properti berupa tanah, rumah, rumah toko, dan lain-lain. Perkembangan bisnis PT. DSG ditunjukkan dengan jumlah properti yang berada di berbagai lokasi dengan luas lahan yang cukup besar.
tidak menambah tempat penyimpanan, memudahkan pencarian dokumen yang dibutuhkan, kemudahan backup untuk menghindari kehilangan data akibat kebakaran atau bencana lainnya.
Permasalahan lain yang dihadapi PT. DSG Surabaya adalah masalah administrasi penjualan dan pembelian properti. Prosedur penjualan rumah di DSG terbagi menjadi 2 (dua) cara yaitu penjualan rumah secara tunai dan penjualan secara kredit. Pada penjualan secara tunai, pembeli melunasi seluruh harga properti ke perusahaan. Sedangkan penjualan secara kredit dapat dilakukan langsung ke perusahaan atau melalui Kredit Pemilikan Rumah (KPR) Bank rekanan perusahaan. Dalam pelaksanaan penjualan maupun pembelian properti, perusahaan banyak berhubungan dengan pihak luar, yaitu Badan Pertanahan Nasional (BPN), Notaris, Bank, dan pembeli properti sendiri.
Pemantauan penyelesaian administrasi jual beli properti menjadi permasalahan tersendiri bagi perusahaan. Pemantauan akan kelengkapan dokumen oleh pembeli. Menurut informasi saat survei awal, sembilan puluh persen proses penyelesaian dokumen di Badan Pertanahan Nasional (BPN) dan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) sampai pada proses penandatanganan akta jual beli antara perusahaan dan pembeli, tidak terselesaikan tepat waktu. Molornya waktu penyelesaian justru berasal dari administrasi perusahaan yang mengalami kesulitan menangani banyaknya transaksi yang ada. Petugas administrasi tidak dapat memantau proses penyelesaian transaksi meskipun telah memanfaatakan
Microsoft Word dan Microsoft Excel dalam administrasi. Hal ini berdampak pada
informasi administrasi properti yang dilengkapi dengan warning system untuk membantu perusahaan memantau proses penyelesaian penjualan properti oleh semua pembeli.
Untuk meningkatkan jumlah pembeli, perusahaan sering melakukan promosi berupa potongan harga atau angsuran pembayaran uang muka dan harga jual properti. Pembayaran angsuran oleh pembeli sering kali tidak tepat waktu. Namun perusahaan mengalami kesulitan memantau untuk mengingatkan dan menagih pembeli untuk melakukan pembayaran yang telah jatuh tempo. Warning system yang terdapat dalam sistem informasi administrasi dan kearsipan properti ini diharapkan dapat membantu perusahaan dengan memberikan informasi penagihan kepada pembeli sekaligus sebagai pelayanan perusahaan kepada para konsumennya.
Sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang akan diimplementasikan di PT. DSG Surabaya ini diharapkan dapat menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu manajer perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait peningkatakan penjualan properti. Dengan demikian PT. DSG Surabaya diharapkan dapat memanfaatkan sistem informasi dalam peningkatan pelayanan administrasi kepada pembeli, pengarsipan dokumen properti, dan memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis properti.
1.2Perumusan Masalah
1. Bagaimana merancang bangun sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang dilengkapi dengan Warning System untuk customer tentang jadwal jatuh tempo pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan penyelesaian akta tanah.
2. Bagaimana merancang bangun sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang dapat menyimpan dokumen secara elektronis dan dapat diakses kembali.
3. Bagaimana menghasilkan informasi kavling yang telah terjual atau belum terjual, omset penjualan per bulan, serta laporan piutang dan pembayaran yang dibutuhkan
manajer untuk mengambil keputusan .
1.3Batasan Masalah
Dalam sistem ini, agar tidak meyimpang dari tujuan yang akan dicapai maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti yang dibahas adalah administrasi untuk jual beli tanah dan bangunan serta monitoring pembayarannya.
2. Sistem pembayaran dengan menggunakan 2 (dua) cara yaitu: pembayaran tunai dan pembayaran kredit yang bisa dilakukan dengan pembayaran bertahap atau pembayaran melalui KPR dengan prosedur masing-masing cara telah ditetapkan.
3. Sistem ini tidak membahas secara detail hubungan dengan pihak ketiga yang menjamin Kredit Pemilikan Rumah (KPR).
5. Sistem yang dibangun tidak membahas sistem accounting. 6. Perangkat lunak yang dibangun berbasis desktop.
7. Bahasa pemrograman yang dipakai adalah Visual Basic .Net 8. Dengan database SQL server 2005.
1.4Tujuan
Sesuai dengan perumusan masalah di atas maka tujuan dari tugas akhir ini adalah:
1. Menghasilkan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti untuk melakukan maintenance data, mencatat transaksi pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan pemesanan/pembelian untuk memudahkan bagian administrasi dalam penyelesaian pekerjaannya. Sistem ini dilengkapi dengan warning system untuk pemberitahuan jadwal pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan konfirmasi penyelesaian akta tanah. 2. Menghasilkan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang
dapat menyimpan dokumen persyaratan penjualan dan pembelian tanah seperti: Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), gambar peta lokasi kavling, akta tanah, bukti pemesanan, bukti pembelian, bukti pembayaran, dan bukti pembatalan secara arsip elektronis.
3. Menghasilkan informasi bagi manajer antara lain: kavling yang telah terjual atau belum terjual, omset penjualan per bulan, serta laporan piutang dan pembayaran di
1.5Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan Tugas Akhir ini dapat dikelompokkan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan secara garis besar tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan tugas akhir ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan secara singkat tentang teori-teori dasar yang digunakan dalam membantu menyelesaikan permasalahan. Pada bab ini dijelaskan tentang beberapa landasan teori yang digunakan antara lain sistem informasi, administrasi, arsip, properti, penjualan, bank, kredit pemilikan rumah (KPR), dan notaris.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini berisi penjelasan tentang langkah-langkah untuk pemecahan masalah dalam tugas akhir termasuk: menganalisis permasalahan, tujuan penelitian, penyelesaiannya, gambaran sistem yang akan dibuat dalam Document Flow, System Flow, Diagram Berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Database, Design Input, Interface, dan
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini menjelaskan tentang implementasi dari program, berisikan langkah-langkah implementasi dari penggunaan program dan hasil implementasi dari program.
BAB V PENUTUP
8 BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Sistem
Menurut Jogianto (2003) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objective).
2.1.2 Informasi
Informasi sangat penting artinya bagi suatu organisasi. Menurut Leman (1998) informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai tambah. Menurut Kristanto (2003) sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem. McLeod (1996) mendifinisikan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Menurut Kristanto (2003) kualitas informasi tergantung pada 3 (tiga) hal yaitu sebagai berikut.
2. Tepat Waktu, berarti informasi yang masuk pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan, jika informasi diperoleh terlambat maka pengguna tidak dapat mengambil keputusan yang tepat dan cepat.
3. Relevan, berarti informasi yang bermanfaat bagi pemakai harus sesuai untuk tiap orang.
2.1.3 Sistem Informasi
Menurut Jogianto (2003) sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Laporan tersebut dapat dijadikan sebagai informasi untuk mengambil keputusan.
Control of System
Input of Data Resource
Processing Data
Output of Information
Products
Storage of Data Resource Gambar 2.1. Proses Sistem Informasi (Sumber: Herlambang dan Tanuwijaya, 2005)
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Menurut Jogianto (2003) komponen pembentuk sistem atau blok-blok sistem adalah: a. Blok Input
Adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media yang digunakan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Adalah rangkaian gabungan antara prosedur logika dan model matematika yang akan mengolah data input, sehingga akan diperoleh output yang diinginkan.
c. Blok Output
Adalah hasil dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dari dokumentasi yang bermanfaat untuk manajemen dan seluruh pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
menghasilkan dan mengirimkan output serta mengoperasikan keseluruhan sistem.
e. Blok Database
Adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang tersimpan dan bertanggung jawab untuk mengolah data.
f. Blok Control
Adalah pengendali yang dirancang dan diterapkan untuk mengatasi dan mencegah kesalahan ataupun kerusakan yang terjadi pada sistem.
2.2 Administrasi
Menurut Haryadi (2009) terdapat 2 (dua) pengertian administrasi, yaitu: 1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha.
Intinya, administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Menurut Haryadi (2009) terdapat 5 (lima) jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu sebagai berikut:
1. Fungsi rutin
Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Fungsi teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi. 3. Fungsi analisis
Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal
lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi managerial
Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
2.3 Arsip
Menurut Haryadi (2009) arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting, Peraturan Presiden RI No. 19 Tahun 1961 pasal 1 menyatakan bahwa:
1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara, dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
kaset, atau flashdisk) yang disebut juga dengan arsip elektronis. Jenis-jenis arsip menurut Haryadi (2009) sebagai berikut.
1. Arsip menurut subyek atau isinya
Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat pengangkatan pegawai.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian, akta pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita acara, bon penjualan, pita rekaman, microfilm dan compact disk.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaan
Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai kegunaan administrasi, seperti ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hukum seperti akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, peraturan-peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan keputusan peradilan. 4. Arsip menurut sifat dan kepentingannya
5. Arsip menurut fungsinya
Arsip menurut fungsinya terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu:
a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historinya.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan dengan kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional pusat atau arsip nasional daerah.
7. Arsip menurut keasliannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
2.3.1 Arsip Konvensional
Menurut Haryadi (2009) arsip konvensional adalah kumpulan data yang berbentuk kertas atau file-file yang tidak beraturan. Penyimpanannya dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanan yang lebih luas.
1. Komponen sistem kearsipan, pengurursan surat, penataan arsip dengan cara pemindahan arsip, dan pemusnahan arsip jika sudah tidak diperlukan.
2. Metode kearsipan, yaitu metode kearsipan horisontal (dokumen diletakkan satu di atas dan yang lainnya di dalam laci arsip) dan metode kearsipan vertikal (dokumen diletakkan sebagian ke belakang).
3. Sistem tata kearsipan yang efektif dan efisien yang mencerminkan kepadatan dari arsip itu sendiri, penempatan yang strategis, simple, aman, dan yang penting selalu up to date.
2.3.2 Arsip Elektronis
Menurut Haryadi (2009) arsip elektronis adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk scan-an yang dipindahkan secara elektronis atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk. Pemberian indeks elektronis untuk arsip arsip elektronis dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai data dokumen, seperti penulis, nomor referensi, atau tanggal dibuatnya. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara komputerisasi, sehingga memberikan keuntungan besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif.
Menurut Haryadi (2009) komponen dasar yang dijadikan pegangan dalam memilih sistem antara lain sebagai berikut:
1. Kecepatan memindahkan dokumen
a. Scanning
Memindai atau men-scan dokumen dilakukan untuk menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.
b. Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word
processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk
disimpan di sistem komputerisasi.
c. Importing
Metode ini juga memindahkan data secara elektronis, seperti dokumen
office suite, grafik, audio clips, atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis.
2. Kemampuan menyimpan dokumen
Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar. Sistem penyimpanannya harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen yang ada tidak hanya dalam satu format yang dihasilkan satu perusahaan.
3. Kemampuan mengindeks dokumen
Ada 3 (tiga) metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:
a. Indeks Fields
b. Full Text Indexing
Proses ini membaca halaman yang di-scan dan mengindeks setiap kata serta meletakkannya di lokasinya.
c. Folder or File Structure
Sistem menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen, folder yang fleksibel akan memudahkan pengubahan arsip kertas menjadi arsip elektronis.
4. Kemampuan mengontrol akses
a. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel
Caranya dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file. b. Keamanan yang komprehensif
Sistem dengan kemampuan akses yang baik akan menjadikan arsip elektronis bisa diakses oleh setiap orang yang memiliki otorisasi, baik di kantor maupun melalui web browser tanpa adanya kompromi terhadap sistem keamanan.
2.4 Properti
Menurut Suprianto (1994) pengertian properti secara umum adalah segala benda yang dapat dimiliki. Properti dapat dibagi menjadi 3 (tiga) golongan besar yaitu:
1. Tangible Property (Harta Tetap Berwujud)
Harta benda berwujud meliputi benda-benda bergerak dan tidak bergerak sampai kepada benda-benda yang berteknologi tinggi, yang terbagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu:
b. Personal Property meliputi kendaraan bermotor, mesin-mesin, perlengkapan kantor, barang antik dan lain-lain.
2. Intangible Property (Harta Tak Berwujud)
Harta tak berwujud meliputi:
a. Biaya penelitian dan pengembangan
b. Hak paten, hak cipta, ijin-ijin jika dianggap dapat menimbulkan nilai
c. Goodwill, going concern
3. Marketable Securities (Surat Berharga)
Surat-surat berharga meliputi: a. Saham
b. Investasi c. Deposito d. Saham langsung
Penggolongan properti secara garis besar dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Skema Penggolongan Properti (Sumber: Suprianto, 1994)
Berwujud (tengible)
Real Properti
PROPERTI
Personal Properti
Tanah, Bangunan & Pengembangan
Lainnya -Mesin dan peralatan -Perlengkapan mebel -Perhiasan
Tak Berwujud (intangible)
Surat Berharga
2.5 Penjualan
Konsep penjualan adalah gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan usaha penjualan dan promosi dalam skala besar. Menurut Kotler dan Amstrong (2006) penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan.
Menurut Mulyadi (2001) sistem penjualan ada 2 (dua) macam, yaitu: 1. Penjualan Tunai
Adalah suatu penjualan dimana konsumen yang membeli barang akan membayar lunas dengan sekali bayar setelah barang yang dibeli diterima. 2. Penjualan Kredit
Adalah suatu penjualan dimana konsumen yang membeli barang akan membayar dengan tenggang waktu yang telah ditentukan.
2.6 Bank
Menurut Emirzon (1998) jenis kredit yang diberikan oleh bank kepada masyarakat antara lain:
1. Ditinjau dari sudut tujuan a. Kredit Konsumtif
Kredit yang diberikan dengan tujuan untuk memperlancar jalannya proses konsumsi.
b. Kredit Produktif
Kredit yang diberikan dengan tujuan untuk memperlancar jalannya proses produksi.
c. Kredit Perdagangan
Kredit yang diberikan dengan tujuan untuk membeli barang-barang yang akan dijual lagi.
2. Ditinjau dari sudut jangka waktu a. Kredit Jangka Pendek
Adalah kredit yang jangka waktunya tidak melebihi 1 (satu) tahun. b. Kredit Jangka Menengah
Adalah kredit yang mempunyai jangka waktu antara 1 (satu) samapai 3 (tiga) tahun.
c. Kredit Jangka Panjang
Adalah kredit yang jangka waktunya lebih dari 3 (tiga) tahun.
2.7 Kredit Pemilikan Rumah
rumah dengan jaminan (agunan) berupa rumah. Di Indonesia, saat ini dikenal ada 2 (dua) jenis KPR, yaitu sebagai berikut:
1. KPR Subsidi
Yaitu suatu kredit yang diperuntukan kepada masyarakat berpenghasilan menengah ke bawah dalam rangka memenuhi kebutuhan perumahan atau perbaikan rumah yang telah dimiliki. Bentuk subsidi yang diberikan berupa: subsidi meringankan kredit dan subsidi menambah dana pembangunan atau perbaikan rumah. Kredit subsidi ini diatur tersendiri oleh Pemerintah, sehingga tidak setiap masyarakat yang mengajukan kredit dapat diberikan fasilitas ini. Secara umum batasan yang ditetapkan oleh pemerintah dalam memberikan subsidi adalah penghasilan pemohon dan maksimum kredit yang diberikan.
2. KPR Non Subsidi
Yaitu suatu KPR yang diperuntukan bagi seluruh masyarakat. Ketentuan KPR ditetapkan oleh bank, sehingga penentuan besarnya kredit maupun suku bunga dilakukan sesuai kebijakan bank yang bersangkutan.
2.8 Notaris
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2004 tentang jabatan Notaris Pasal 1.
1. Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini. 2. Pejabat Sementara Notaris adalah seorang yang untuk sementara menjabat
3. Notaris Pengganti adalah seorang yang untuk sementara diangkat sebagai Notaris untuk menggantikan Notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai Notaris.
4. Notaris Pengganti Khusus adalah seorang yang diangkat sebagai Notaris khusus untuk membuat akta tertentu sebagaimana disebutkan dalam surat penetapannya sebagai Notaris karena di dalam satu daerah kabupaten atau kota terdapat hanya seorang Notaris, sedangkan Notaris yang bersangkutan menurut ketentuan Undang-Undang ini tidak boleh membuat akta dimaksud. 5. Organisasi Notaris adalah organisasi profesi jabatan notaris yang berbentuk
perkumpulan yang berbadan hukum.
6. Majelis Pengawas adalah suatu badan yang mempunyai kewenangan dan kewajiban untuk melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap Notaris. 7. Akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris
menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini. 8. Minuta Akta adalah asli Akta Notaris.
9. Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta dan pada bagian bawah salinan akta tercantum frasa "diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya".
10.Kutipan Akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian dari akta danpada bagian bawah kutipan akta tercantum frasa "diberikan sebagai kutipan ".
12.Formasi Jabatan Notaris adalah penentuan jumlah Notaris yang dibutuhkan pada suatu wilayah jabatan Notaris.
13.Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.
14.Menteri adalah Menteri yang bidang tugas dan tanggung jawabnya meliputi bidang kenotariatan.
Pada pasal 16 Nomor 1 point (b) dan (c) dijelaskan bahwa Notaris berkewajiban untuk:
b) Membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris;
c) Mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan Minuta Akta;
Pada Pasal 1 Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, pendaftaran tanah adalah rangkaian rangkaian kegiatan yang dilakukan Pemerintah secara terus-menerus, berkesinambungan dan teratur, dan penyajian serta pemeliharaan data fisik dan data yuridis, dalam bentuk peta dan daftar mengenai bidang-bidang tanah dan satuan-satuan rumah susun, termasuk pemberian surat tanda bukti haknya bagi bidang-bidang tanah yang sudah ada haknya dan hak milik atas satuan rumah susun serta hak-hak tertentu yang membebani.
Persyaratan berupa dokumen untuk membuat akta jual beli tanah di kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) adalah sebagai berikut:
2. Identitas diri penjual berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK) untuk penjual yang telah dewasa dan belum menikah; bagi yang telah menikah harus ada KTP suami/istri, KK dan Surat Nikah.
3. Identitas diri pembeli berupa Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga. Setelah data-data diterima lengkap oleh PPAT, maka akan dilakukan proses pembuatan akta jual beli di kantor PPAT. Persiapan pembuatan Akta Jual Beli adalah sebagai berikut.
1. Sebelum membuat akta jual beli PPAT melakukan pemeriksaan mengenai keaslian sertifikat ke kantor pertanahan.
2. Pajak Bumi dan Bangunan untuk tahun terakhir telah dibayar lunas.
3. Penjual harus membayar pajak penghasilandengan Surat Setoran Pajak (SSP). 4. Pembeli harus membayar Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan
(BPHTB).
Setelah kelengkapan dokumen lengkap dan kewajiban para pihak telah dilaksanakan maka PPAT menentukan jadwal penandatanganan Akta Jual Beli dan siapa-siapa yang harus hadir yaitu:
1. Para pihak baik penjual maupun pembeli. 2. Sekurang-kurangnya 2 (dua) orang saksi. 3. PPAT.
pendaftaran peralihan hak atau balik nama. Kepada penjual dan pembeli masing-masing diberikan salinannya.
Setelah selesai pembuatan akta jual beli, PPAT kemudian menyerahkan berkas akta jual beli ke Kantor Pertanahan untuk keperluan balik nama sertifikat. Penyerahan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak ditandatanganinya akta yang bersangkutan, PPAT wajib menyampaikan akta yang dibuat berikut dokumen-dokumen yang bersangkutan kepada Kantor Pertanahan untuk didaftar.
Pendaftaran peralihan hak dilakukan apabila terjadi perubahan pada data fisik atau data yuridis atas sertifikat hak atas tanah. Pemegang hak yang bersangkutan atau PPAT wajib mendaftarkan perubahan tersebut kepada Kantor Pertanahan.
Pada Pasal 45 PP Nomor 24 tahun 1997 Kepala Kantor Pertanahan menolak untuk melakukan pendaftaran peralihan hak jika satu syarat di bawah ini tidak dipenuhi.
1. Sertifikat atau keterangan tentang keadaan hak atas tanah tidak sesuai lagi dengan daftar-daftar yang ada pada kantor pertanahan.
pemindahan hak dengan lelang hanya dapat didaftar jika dibuktikan dengan kutipan risalah lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang” kecuali dalam keadaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat 2 yang berbunyi: “Dalam keadaan tertentu sebagaimana yang ditentukan oleh Menteri Kepala Kantor Pertanahan dapat mendaftar pemindahan hak atas bidang tanah hak milik, yang dilakukan diantara perorangan warga Negara Indonesia yang dibuktikan dengan akta yang tidak dibuat oleh PPAT, tetapi yang menurut Kepala Kantor Pertanahan tersebut kadar kebenarannya dianggap cukup untuk mendaftar pemindahan hak yang bersangkutan”.
3. Dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran peralihan atau pembebanan hak yang bersangkutan tidak lengkap.
4. Tidak dipenuhi syarat lain yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang bersangkutan.
5. Tanah yang bersangkutan merupakan obyek sengketa di Pengadilan.
6. Perbuatan hukum yang dibuktikan dengan akta PPAT batal atau dibatalkan oleh Putusan Pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap, atau 7. Perbuatan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat 1 dibatalkan
oleh para pihak sebelum didaftar oleh Kantor Pertanahan.
1. Surat permohonan balik nama yang ditandatangani oleh penerima hak atau kuasanya.
2. Surat kuasa tertulis dari penerima hak apabila yang mengajukan permohonan balik nama bukan penerima hak.
3. Akta jual beli PPAT.
4. Bukti identitas pihak penjual. 5. Bukti identitas pihak pembeli. 6. Sertifikat hak atas tanah.
7. Bukti pelunasan pembayaran Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan. 8. Bukti pelunasan pembayaran PPh.
9. PBB terakhir lunas.
Setelah berkas disampaikan ke Kantor Pertanahan, Kantor Pertanahan memberikan tanda bukti penerimaan permohonan balik nama kepada PPAT, selanjutnya tanda bukti penerimaan ini diserahkan kepada pembeli. Pada pasal 105 pencatatan peralihan hak dalam buku tanah, sertifikat dan daftar lainnya dilakukan sebagai berikut:
1. Nama pemegang hak lama di dalam buku tanah dicoret dengan tinta hitam dan dibubuhi paraf Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk.
3. Yang tersebut pada angka 1 (satu) dan 2 (dua) juga dilakukan pada sertifikat hak yang bersangkutan dan daftar-daftar umum lainnya yang memuat nama pemegang hak lama.
30 3.1 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahan adalah proses untuk mengetahui masalah yang ada dan yang akan dibahas. Dimana untuk proses selanjutnya akan dibuat suatu solusi dan juga pemecahan alternatif dari permasalahan yang nantinya akan dapat membantu untuk menyelesaikan.
disebabkan oleh pencurian dokumen, kerusakan dokumen, kebakaran, atau penyimpanan yang tidak teratur sehingga tidak ditemukan saat dibutuhkan.
Saat ini bagian administrasi tidak memiliki media atau alat untuk memantau pembeli yang harus melakukan konfirmasi pemesanan, jatuh tempo pembayaran tiap-tiap pembeli, dan penyelesaian akta tanah pada Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). Hal ini tentu sangat menghambat fungsi bagian administrasi untuk pelaporan ke manajer untuk mengambil keputusan. Dampak lainnya adalah ketidakpuasan pembeli dalam pelayanan yang diberikan perusahaan, yang dapat menyebabkan berkurangnya ketertarikan konsumen untuk menggunakan jasa perusahaan. Bagian administrasi juga tidak memiliki media pengarsipan elektronis, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanan yang lebih luas.
Dalam document flow dapat terlihat proses yang terjadi dalam transaksi pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan yang akan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi administrasi dan kearsipan properti di PT. DSG ini. Proses pemesanan ini melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses awal yaitu pembeli memilih kavling yang akan dipesan, selagi memilih bagian administrasi menyiapkan form
pemesanan. Lalu pembeli mengisi form pemesanan seperti data pembeli dan kavling yang dipilih, setelah diisi oleh pembeli, bagian administrasi melengkapi
Document flow yang menggambarkan proses pemesanan dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Document Flow Pemesanan
dengan pihak bank. Setelah itu bagian administrasi membuat bukti pembelian rangkap 3 (tiga), 1 (satu) untuk pembeli dan 2 (dua) untuk disimpan sebagai arsip, kemudian dicatat pada buku penjualan. Document flow yang menggambarkan proses penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Proses berikutnya adalah proses pembayaran, proses pembayaran ini melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses pembayaran dengan menunjukkan bukti pembelian yang dimiliki pembeli, kemudian bagian administrasi mengecek buku penjualan dan menghitung kewajiban pembayaran, lalu pembeli membayar sesuai perhitungan atau lebih. Bagian administrasi membuat tanda terima pembayaran, jika pembayaran telah lunas maka bagian administrasi membuat surat peluanasan. Document flow Pembayaran dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Proses berikutnya adalah penyelesaian akta yang melibatkan pembeli, bagian administrasi, manajer, dan notaris. Pembeli yang telah melunasi pembayaran berhak melakukan proses penyelesaian akta tanah dengan membawa bukti pembayaran terakhir (lunas). Setelah itu bagian administrasi menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan untuk mengurus pembaruan akta tanah seperti akta tanah sekarang, dokumen pembeli, dan dokumen penjual lalu diserahkan kepada notaris. Setelah dokumen balik nama lengkap, notaris membuat bukti balik nama dan mengurus pembaruan akta tanah. Bukti balik nama tersebut digunakan untuk mengkonfirmasi selesainya pembaruan akta tanah sesuai jadwal yang ditentukan. Akta tanah yang telah diperbarui ditandatangani oleh pembeli dan manajer, lalu akta digandakan rangkap 3 (tiga), akta asli disimpan notaris sedangkan akta salinan untuk pembeli dan perusahaan. Document Flow
Penyelesaian Akta Tanah dapat dilihat pada Gambar 3.4 di halaman 37.
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan analisis permasalahan dapat diperoleh bahwa permasalahan yang dihadapi perusahaan adalah pengelolaan administrasi masih dilakukan secara manual dan tidak adanya peringatan tentang jatuh tempo untuk pembayaran untuk pembeli, konfirmasi pemesanan untuk pembeli, dan konfirmasi akta jadi pada notaris.
Dengan penerapan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti ini, diharapkan dapat menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu manajer perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait peningkatakan penjualan properti. Dengan demikian PT. DSG Surabaya diharapkan dapat memanfaatkan sistem informasi dalam peningkatan pelayanan administrasi kepada pembeli, pengarsipan dokumen properti, dan memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis properti. Berikut ini adalah data-data yang akan dipergunakan untuk menjalankan sistem informasi administrasi dan kearsipan property pada PT. DSG Surabaya.
3.2.1Entity Yang Terlibat Dalam Sistem
a. Pembeli, baik pembeli pribadi maupun pembeli perusahaan.
b.Bagian Administrasi, merupakan bagian di PT. DSG Surabaya yang bertugas menangani masalah administratif dengan pembeli mulai dari pembeli melakukan pemesanan hingga penyelesaian akta tanah.
c. Manajer, merupakan pimpinan sekaligus pemilik di PT. DSG Surabaya.
e. Notaris/PPAT, merupakan pejabat yang menangani masalah penyelesaian akta tanah kavling.
3.2.2Input Yang Dibutuhkan Untuk Sistem a. Data Kavling.
b. Data Perumahan. c. Data Bank. d. Data Notaris. e. Data Karyawan. f. Data Pembeli. g. Data Pemesanan.
h. Data Penjualan. i. Data Pembayaran.
j. Data Penyelesaian Akta Tanah. k. Data Pembatalan.
l. Dokumen Kavling. m.Dokumen Pembeli.
3.2.3Proses-Proses Yang Terdapat Dalam Sistem a. Proses Pemesanan Kavling.
b.Proses Penjualan Kavling.
c. Proses Pembayaran Uang Muka atau Angsuran. d.Proses Penyelesaian Akta Tanah.
e. Proses Pembatalan Pemesanan/Pembelian. f. Proses Pengarsipan Dokumen Pembeli. g. Proses Pengarsipan Bukti Pemesanan.
h. Proses Pengarsipan Bukti Kontrak Pembelian, yang terdiri dari: Kontrak Pembelian, Detail Pembayaran, dan Ketentuan-Ketentuan.
i. Proses Pengarsipan Kwitansi.
3.2.4Output Yang Dihasilkan Dari Sistem
a. Bukti Pemesanan: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani pemesan dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pemesan.
b.Bukti Kontrak Pembelian: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pembeli. Bukti Kontrak Pembelian terdapat 3 (tiga) lembar, yaitu sebagai berikut.
1. Kontrak Pembelian, yang berisi data pembeli, data kavling, jumlah uang muka dan angsuran, serta persetujuan pembelian.
2. Detail Pembayaran, yang berisi jatuh tempo jadwal pembayaran dan jumlah yang harus dibayarkan.
3. Ketentuan-Ketentuan, berisi ketentuan umum dan ketentuan khusus yang harus dipatuhi oleh pembeli.
c. Bukti Pembayaran atau Kwitansi: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani pemesan dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pembeli.
d.Bukti Pembatalan: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani pemesan/pembeli dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pemesan/pembeli.
e. Warning System, berupa: tampilan di layar bagian administrasi. Warning
System meliputi sebagai berikut.
2. Peringatan jatuh tempo konfirmasi pemesanan, dengan jangka waktu maksimal ditentukan oleh user.
3. Peringatan jatuh tempo penyelesaian akta tanah, dengan jangka waktu maksimal ditentukan oleh user.
f. View Peta Lokasi Kavling, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.
g. View Dokumen Pembeli, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan
dapat dicetak.
h. View Akta Tanah, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.
i. Laporan-laporan yang terdiri dari laporan kavling baik kavling terjual maupun kavling belum terjual, laporan perumahan, laporan bank, laporan notaris, laporan karyawan, laporan pembeli baik pembeli pribadi maupun pembeli perusahaan, laporan pemesanan, laporan penjualan, laporan pembayaran, laporan penyelesaian akta tanah, laporan pembatalan, dan laporan tanggal jatuh tempo.
3.3Perancangan Sistem
Sistem yang dibuat adalah sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang akan digunakan untuk membantu bagian administrasi di PT. DSG Surabaya dalam penyelesaian tugasnya serta memberikan informasi kepada pihak manajer untuk mengambil keputusan.
membantu bagian administrasi dalam penyelesaian administrasi pembeli serta membantu manajer dalam mengambil keputusan. Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan System Flow, Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Database dan pembuatan Desain Input, Interface, dan Output.
3.3.1 System Flow Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti
System flow administrasi dan kearsipan properti adalah sebuah alur proses terkomputerisasi untuk melakukan proses administrasi dan kearsipan properti yang akan diterapkan pada PT. DSG Surabaya. Terdapat 6 (enam) proses dalam rancangan system flow ini, yaitu: transaksi pemesanan, transaksi penjualan, transaksi pembayaran, transaksi penyelesaian akta tanah, transaksi pembatalan pemesanan atau pembelian, dan warning system.
Pada proses pemesanan melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses pemesanan dimulai pada bagian administrasi mencari data pembeli, kemudian pembeli memilih perumahan dan kavling yang diinginkan, selanjutnya bagian administrasi menampilkan detail data kavling yang telah dipilih, memasukkan jumlah uang pesanan, jatuh tempo konfimasi selanjutnya, dan catatan untuk disimpan. Kemudian mencetak bukti pemesanan lalu ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya bagian administrasi men-scan bukti pemesanan, untuk bukti pemesanan diberikan kepada pembeli sedangkan hasil
Proses selanjutnya yaitu penjualan yang melibatkan pembeli, bagian administrasi, dan bank (jika menggunakan fasilitas KPR). Setelah ada konfirmasi pemesanan dari pembeli, kemudian bagian administrasi mencari data pemesanan, menambahkan diskon, total penambahan tanah dan pajak untuk menghitung total keseluruhan. Bagian administrasi kemudian memasukkan jumlah uang muka dan angsuran beserta cara pembayarannya, jika menggunakan fasilitas KPR harus melalui persetujuan dari bank terlebih dulu. Selanjutnya memasukkan tmbahan fasilitas atau bonus yang diterima pembeli. Kemudian mencetak bukti pembelian lalu ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya bagian administrasi
men-scan bukti pembelian, untuk bukti pembelian diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.7 di halaman 47 menggambarkan System Flow Penjualan.
Proses selanjutnya yaitu pembayaran melibatkan pembeli, dan bagian administrasi. Pertama pembeli mengkonfirmasi untuk melakukan pembayaran dengan membawa bukti pembelian. Bagian adinistrasi mencari data penjualan kemudian tampil detail pembayaran. Lalu pembeli melakukan pembayaran sesuai jumlah yang harus dibayar atau lebih, bagian administrasi memasukkan jumlah pembayaran dan denda (jika ada) kemudian disimpan. Tiap pembayaran diberikan bukti pembayaran berupa kwitansi, selanjutnya kwitansi ditandatangani oleh pembeli dan karyawan lalu bagian administrasi men-scan bukti pembayaran, untuk bukti pembayaran diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan
Proses berikutnya adalah penyelesaian akta tanah yang melibatkan pembeli, bagian administrasi, manajer, dan notaris. Pembeli yang telah membayar lunas dapat melakukan pengurusan akta tanah, pembeli dengan membawa bukti pembayaran (lunas) mengkonfirmasi untuk melakukan penyelesaian akta tanah. Bagian administrasi mencari data penjualan lalu menampilkan detail penjualan, selanjutnya memilih notaris untuk membantu penyelesaian akta tanah dan memilih karyawan sebagai penanggung jawab akta tanah baru. Setelah itu bagian administrasi mencetak dokumen-dokumen pembeli dan akta tanah sekarang lalu menyerahkan akta tanah serta dokumen-dokumen yang digunakan untuk mengurus pembaruan akta tanah kepada notaris, kemudian notaris mengurus pembaruan akta tanah. Bagian administrasi mengkonfirmasi notaris bahwa akta tanah telah jadi, akta tanah yang telah diperbarui kemudian diserahkan pembeli dan manajer untuk ditandatangani, setelah ditandatangani akta tadi digandakan rangkap 3 (tiga) oleh notaris, akta asli disimpan notaris sedangkan akta salinan untuk pembeli dan perusahaan. Bagian administrasi men-scan akta tanah baru, hasil scan digunakan untuk pengarsipan elektronis. Gambar 3.9 di halaman 49 menggambarkan System Flow Penyelesaian Akta Tanah.
untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.10 di halaman 50 menggambarkan
System Flow Pembatalan Pemesanan atau Pembelian.
Gambar 3.10 System Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian
untuk memastikan jadi membel atau tidak, jika peringatan penyelesaian akta tanah bagian administrasi mengkonfirmasi notaris apakah akta sudah jadi atau belum. Gambar 3.11 menggambarkan System FlowWarning System.
3.3.2 Data Flow Diagram
Setelah proses desain dengan menggunakan System Flow, langkah selanjutnya dalam desain adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD) yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikembangkan.
a. Diagram Berjenjang
Mengelola data master memiliki 9 (sembilan) proses yaitu mengelola data general, mengelola data kota (dengan sub proses mengelola data provinsi dan mengelola detail kota), mengelola data pengguna, mengelola data perumahan (dengan sub proses mengelola perumahan dan mengelola detail perumahan), mengelola data kavling, mengelola data karyawan, mengelola data pembeli (dengan sub proses yaitu mengelola pembeli perusahaan, mengelola pembeli pribadi, dan mengarsipkan dokumen pembeli), mengelola data dokumen pembeli, mengelola data notaris dan mengelola data bank. Mengelola transaksi memiliki 6 (enam) proses yaitu mengelola transaksi pemesanan (dengan sub proses yaitu menentukan data pemesanan, mencetak bukti pemesanan, dan mengarsipkan bukti pemesanan), mengelola transaksi penjualan (dengan sub proses yaitu menentukan data penjualan, mencetak bukti pembelian, dan mengarsipkan bukti pembelian), mengelola transaksi pembayaran (dengan sub proses yaitu pembayaran uang muka, pembayaran angsuran, mencetak bukti pembayaran, dan mengarsipkan bukti pembayaran), mengelola transaksi penyelesaian akta (dengan sub proses yaitu menentukan data penyelesaian akta, menyerahkan dokumen balik nama, dan mengarsipkan akta tanah baru), mengelola transaksi pembatalan (dengan sub proses yaitu menentukan data pembatalan, mencetak bukti pembatalan, dan mengarsipkan bukti pembatalan),
dan warning system (dengan sub proses yaitu peringatan konfirmasi
b. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD
yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data secara umum. Desain dari context diagram sistem administrasi dan kearsipan properti ini dapat di lihat pada Gambar 3.13di halaman 56.
c. DFD Level 0 Sistem Administrasi dan Kearsipan Properti
Berdasar context diagram Gambar 3.13 di halaman 56, maka dapat dirancang DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti yang dapat dilihat pada Gambar 3.14 di halaman 57.
d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master
DFD Level 1 pada Gambar 3.15 di halaman 58 terdapat 9 (sembilan) proses yaitu mengelola data: general, kota, pengguna, perumahan, kavling, karyawan, pembeli, dokumen pembeli, notaris dan bank.
e. DFD Level 1 Proses Mengelola Transaksi
DFD Level 1 pada Gambar 3.16 di halaman 59 terdapat 6 (enam) proses yaitu mengelola transaksi: pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta, pembatalan, dan warning system.
f. DFD Level 1 Proses Pelaporan
Akta Tanah Baru
Data General Laporan Data Kavling Belum Terjual
Laporan Tanggal Jatuh Tempo Laporan Data Kavling Terjual
Laporan Data Perumahan W arning Akta Jadi
W arning Pembayaran W arning Pemesanan
0
Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti
