TUGAS AKHIR
ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
KARYAWAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
MEDAN
Diajukan Oleh :
LINDA EVALINA 072102024
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
TANDA PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : LINDA EVALINA
NIM : 072102024
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ...2010 Ketua Program Studi D III Akuntansi
(Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP. 19600302 198601 1 001
Tanggal :...2010 DEKAN,
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : LINDA EVALINA
NIM : 072102024
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,...2010 Menyetujui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Dengan rasa syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang banyak memberikan rahmat dan hidayahnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini, Shalawat dan salam penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW, yang dengan tuntunannya telah membawa manusia kealam kebenaran yang penulis harapkan syafaatnya di hari akhir kelak, Amin.
Membuat sebuah karya ilmiah berupa skripsi minor merupakan kewajiban bagi setiap mahasiswa yang hendak menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul: “ Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan Karyawan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Nurzaimah,MM,Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga, dan fikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
4. Ibu Hj. Fepty Aniar, SE selaku Ka.Sub.Bag. Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Drs. Rustam, Ak, selaku Dosen wali Penulis
6. Bapak/ Ibu Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Ayahanda Nasrunsyah Nasution dan Ibunda Adelina Dalimunthe yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya Tugas Akhir ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini belum sempuran dan masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat di dalamnya dan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada pembacanya.
Medan, Juni 2010 Hormat Penulis
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... v
BAB I PENDAHULUAN A Latar Belakang Masalah ... 1
B Perumusan Masalah ... 3
C Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian ... 4
D Metode Penelitian ... 5
E Sistematika Pembahasan ... 6
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 8
B Struktur Organisasi Perusahaan ... 14
C Pengertian Gaji dan Upah ... 20
D Unsur – unsur Gaji dan Upah... 24
E Prosedur Pencatatan dan Perhitungan gaji dan Upah ... 32
F Sistem Pengawasan Intern Penggajian dan Pengupahan ... 40
BAB III ANALISA DAN EVALUASI A Analisa dan Evaluasi Unsur-unsur Gaji dan Upah...45
C Analisis dan Evaluasi Terhadap Sistem
Intern Gaji dan Upah ... 48 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A Kesimpulan ... 50 B Saran ... 51
DAFTAR LAMPIRAN
A. Lampiran I : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU B. Lampiran II : Bagan Sistem Gaji dan Upah
BAB I
PENDAHULUAN
A.Alasan Pemilihan Judul
Secara umum tujuan utama didirikannya fakultas adalah untuk
mempertahankan kondisi fakultas yang telah tercapai, meningkatkan
kondisi fakultas yang sudah ada, dan mempertahankan image fakultas yang
sudah baik. Dalam aktivitasnya untuk menjalankan operasi organisasi
tersebut tentunya ada beberapa factor mutlak yang dibutuhkan, adapun
factor – factor tersebut antara lain modal, tenaga kerja dan aktivitas lainnya.
Apabila membicarakan tenaga kerja, maka hal tersebut tidak terlepas dari
perihal gaji karyawan yang sangat mempengaruhi prestasi dan kinerja
karyawan karna jika tenaga kerja tersebut tidak mendapatkan gaji yang
sesuai dengan jasa yang diberikannya kepada fakultas ataupun terdapat
pemotongan atas gaji yang tidak jelas maka tenaga kerja mungkin akan
mengambil tindakan yang dapat mempengaruhi kinerja fakultas seperti
menuntut kenaikan gaji melalui demonstrasi karyawan, mengurangi
kegiatan kerja, dan usaha – usaha lain yang terkadang bertentangan dengan
ketentuan – ketentuan fakultas sehingga kegiatan operasional fakultas
Perihal gaji dan upah merupakan masalah yang sensitife, karena
menyangkut masalah keuangan. Untuk mencegah penyimpangan –
penyimpangan dalam pembayaran gaji dan upah maka diperlukan system
penggajian dan pengupahan yang baik dan benar. Dalam menyusun system
panggajian dan penggupahannya, fakultas haruslah mempertimbangkan
kemampuannya karena suatu system penggajian dan pengupahan yang baik
tetapi tidak terjangkau oleh fakultas yaitu Analisis system penggajian dan
pengupahan dengan berbagai prosedur yang dibuat tetapi fakultas tidak
dapat melaksanakan prosedur yang dibuatnya karena ketidakcukupan dana
misalnya menjadi bumerang bagi fakultas itu sendiri.System penggajian dan
pengupahan juga seyogyanya bersifat sederhana sehingga mudah untuk
dilaksanakan oleh pihak – pihak yang mengelola penggajian dan
pengupahan tersebut, dan harus paralel dengan strategi fakultas sehingga
dapat menjadi factor pembantu atau penunjang bagi fakultas untuk
mencapai tujuannya.
Di Indonesia masing – masing fakultas atau organisasi mempunyai sistem
penggajian dan pengupahan yang berbeda – beda. Namun akhir – akhir ini
sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan tidak dilandasi dengan
pertimbangan – pertimbangan bahkan tidak dikaitkan dengan indeks
standar, akibatnya para tenaga kerja akan dirugikan. Dalam hal inilah
pencegahan yang dilakukan oleh pemerintaha dapat dikeluarkannya undang
– undang dan peraturan pemerintah mengenai kebijakan pembayaran gaji
dan upah.Berdasarkan uraian tersebut penulis ingin membahas sejauh mana
sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh Fakultas ekonomi
universitas Sumatra utara, melalui judul “Analisis Sistem Penggajian dan
Pengupahan Karyawan pada Fakultas ekonomi universitas Sumatra utara
B.Perumusan Masalah
Perkembangan dunia pendidikan yang semakin pesat menuntut fakultas
agar mampu meningkatkan kualitas dan pendidikan yang berkualitas tinggi
agar mampu bersaing dengan fakultas lain. Untuk itu diperlukan upaya
untuk meningkatkan kualitas tenaga kerja, pengajar, pengendalian kualitas
dan pengendalian biaya yang baik. Semua hal itu erat kaitannya dengan
masalah penggajian dan pengupahan yang diterapkan dalam fakultas.
Ruang lingkup skripsi minor ini menekankan pada prumusan masalah yang
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Suatu penelitian perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah dan data
yang diperoleh lebih relevan untuk menggambarkan keadaan yang
sebenarnya.
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui dan menilai pelaksanaan sistem penggajian dan
penggupahan yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi.
b. Untuk mengetahui kebijaksanaan pemberian gaji dan upah
terhadap karyawan dan manfaat dalam menciptakan kegiatan
fakultas yang efektif dan efisien .
2. Manfaat Penelitian
a. Untuk mengembangkan pengetahuan penulis tentang sistem
penggajian dan pengupahan yang diterapkan fakultas.
b. Dapat berguna bagi penulis sebagai bahan dalam membandingkan
teori – teori yang selama ini di terima di perkuliahan dengan
masalah yang dihadapi di lapangan.
c.Sebagai analisa dan pertimbangan bagi pimpinan fakultas dalam
menentukan kebijaksanaan besarnya gaji, penentuan jam kerja
normal, upah lembur, bonus dan fasilitas lainnya untuk dapat
meningkatkan prestasi kerja karyawan dan fakultas dapat
D. Metode penelitian
1.Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, yang terletak di JL.T.M Hanafiah Kampus USU Medan.
Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan yang dimulai dari
persiapan untuk melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan
untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas
akhir, dan penyempurnaan tugas akhir. Jadwal penelitian yang
dilakukan penelitian dijelaskan pada tabel di bawah ini.
N
O
KEGIATAN APRIL MEI
I II III IV V VI
1 Pengajuan judul
2 Pengajuan Dosen
Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan
Penyempurnaan Tugas Akhir
2.Jenis Data
Dalam penelitian ini, data yang diperlukan adalah data Sekunder dan
data primer, seperti data karyawan, data insentive karyawan, data
upah, dan perhitungannya.
3. Tehnik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data dalam penelitian ini, tehnik yang dilakukan
adalah:
a. Observasi (pengamatan), yaitu dengan mengadakan pengamatan
langsung ke lokasi penelitian sehingga penulis memperoleh data
dan gambaran fakultas secara luas.
b.Wawancara, yaitu Tanya jawab dengan cara mengadakan
komunikasi langsung dengan pihak yang berwewenang dalam
fakultas untuk memperoleh data dan informasi yang diharapkan.
E. Sistematika pembahasan
Disini penulis mengemukakan sistematika pembahasan yang merupakan
gambaran umum secara garis besar tentang apa yang diuraikan dalam
skripsi minor ini. Penulis membagi sistematika pembahasan ini dalam
Adapun sistematikanya adalah sebagai berikut :
BAB I :PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan diuraikan secara ringkas mengenai alasan
pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
metedologi penelitian, dan sistematika pembahasan.
BAB II :PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
Pada bab ini akan diuraikan tentang sejarah singkat Fakultas
Ekonomi USU, struktur organisasi, uraian tugas (Job description),
jaringan usaha/kegiatan, dan kinerja usaha terkini, serta rencana
kegiatan.
BAB III :ANALISA DAN EVALUASI
Dalam bab ini penulis akan menganalisa dan mengevaluasi
mengenai pembahasan terhadap Struktur Organisasi Fakultas
Ekonomi USU Medan pembahasan terhadap Strategi Kebijakan Gaji
dan upah, pembahasan terhadap Sistem Penggajian dan Pengupahan
Parapegawai Fakultas Ekonomi USU Medan.
BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menarik kesimpulan dan memberikan
saran dari hasil penelitian yang didasarkan atas analisa dan evaluasi
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja
(Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku
Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada
di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah
Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada
waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala,
maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan
dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan
Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan
pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24
November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No.
26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan
Strata 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata
-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi
salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang
bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan / perubahan.
4. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan
masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang
laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan
menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta
melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai
dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan,
pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan
demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
5. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua,
begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian
ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas,
mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada
masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi
masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial
kepada masyarakat. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap
civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM)
yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan
kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari
besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, dan lain –lain.
sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai dan norma
keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa.
6. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi
diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan
instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan
instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan
pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat
diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga
tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit
kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang
berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup
tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab yang akan diuraikan pada
setiap bagian yang ada pada struktur organisasi tersebut adalah sebagai
berikut:
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan mahasiswa di
lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul
kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan
guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan
alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumah tanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
C. Pengertian Gaji dan Upah
Apabila akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan
perusahaan yaitu mendapatkan profit semaksimal mungkin. Maka
perusahaan harus melakukan cara yaitu dengan menggunakan Sumber Daya
Manusia yang terampil dan cerdas dibidangnya masing-masing. Untuk itu
pimpinan harus berusaha merangsang karyawannya agar dapat melakukan
tugasnya dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja karyawan yaitu
dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang sesuai dengan
kemampuan perusahaan. Balas jasa yang bisa diterima disebut sebagai gaji
mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan perusahaan. Oleh
karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan
yang dapat diterima semua karyawan. Didalam masyarakat masih banyak
yang belum bisa membedakan antara istilah gaji dan upah, hal ini
disebabkan karena kedua istilah ini merupakan bentuk jasa yang diberikan
oleh atasan kepada tenaga kerja atas pekerjaannya.
Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian gaji dan
upah menurut beberapa pendapat para ahli yaitu:
Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95): “gaji merupakan sejumlah
pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan
manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah
merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan
pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah
pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan
unit pekerjaan yang diselesaikan”.
Menurut Ahmad dan Ruky (2001 : 8): “gaji merupakan pembayaran
atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang
mempunyai
jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah
yang dibayarkan secara bulanan. Sedang upah merupakan penerimaan
pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang
sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk
tunjangan, baik untuk pekerjaan sendiri maupun keluarganya”.
Menurut Malthis dan Jackson ( 2002 : 119-378) “ upah adalah bayaran
yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja,
sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode
lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja. “.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi
karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih
panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.
Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang
pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlah
upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara
satu periode.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal – hal seperti
pendidikannhya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta
keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan
kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas
buruh yang menguntungkan.
Dalam praktek diperusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber
daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda
yaitu :
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk
satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji
menggambar kan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih
panjang biasanya dibayarkan per sebulan.
2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses
produksi pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja
yang ter
libat langsung dalam proses industri. Gaji menggambarkan kaitan
karyawan.
Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa
yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada
perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap
sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
D. Unsur – unsur Gaji dan Upah
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah
yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja.
Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah
seperti tertera dibawah ini :
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan
berdasarkan kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan
dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi
standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan
tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan
standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang
melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumya. Biasanya
maka akan memperoleh tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif
biasa.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun
fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi
dengan pemerintah dan serikat kerja.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan
dalam bentuk barang, misalnya minyak, gula,beras dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung,
upah ini berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan
transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar
belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan
bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang
ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti,
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus men-
cermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus
dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan
seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan
dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung
pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389)
dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari :
1.Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya
surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan
lain-lain.
2.Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
men- catat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam
hadir karyawan
ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3.Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh
4.Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan
dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran
untuk
organisasi karyawan dan lain-lain.
5.Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6.Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7.Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kapada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah.
8.Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kapada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan
daftar gaji dan upah.
Dokumen untuk pembayaran gaji dan upah menurut George, Bodnar
1.Otorisasi dan Notifikasi
2.Menyiapkan gaji melalui kartu jam kerja, register penggajian dan
cek pembayaran.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah
untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara
untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah
yaitu :
1.Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi
di perusahaan.
2.Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh
pegawai yang bersangkutan.
3.penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
4.Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan
upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah
yang semestinya dibayar.
5.Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain.
6.Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam
7.Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
Setiap perusahaan mempunyai prosedur pencatatan gaji dan upah.
Prosedur pencatatan ini dilakukan untuk membedakan tugas yang dilakukan
oleh satu bagian lainnya. Agar masing-masing bagian dapat bekerja
semaksimal mungkin.
Menurut George dan William (2000 : 286) “proses penggajian harus
terpisah dari penyiapan data masukan untuk dasar pembayaran,
laporan-laporan jam kerja dan data kepegawaian. Data kepegawaian
diterima dari depertemen kepegawaian. Laporan-laporan jam kerja
diterima dari pencatatan jam kerja. Daftar gaji membuat rincian
perhitungan gaji bersih (gaji kotor dikurangi potongan-potongan). Cek
pembayaran dikirimkan kedepartemen pengeluaran kas untuk
ditandatangani, ditelaah dan didistribusikan rangkapan daftar gaji
dikirim kedepertemen utang usaha untuk dilakukan pencatatan
penggajian”.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur – unsur gaji
1. Gaji pokok
Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang
telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan,
jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok
yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun nonstaff.
2. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah
mencapai target tertntu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan
kepada karyawan apabila bekerja diatas standard yang telah
ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan – tunjangan
Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang
diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah
untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada
juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja.
Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain:
a. Tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan
sesuai dengan kebijaksanaan seperti:
Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh
karyawan pada golongan I- III sebagai berikut:
Golongan I : 175.000
Golongan II : 180.000
Golongan III : 185.000
c. Tunjangan Struktural
Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh
karyawan yaitu: Tunjangan yang diberikan kepada Dekan, Kepala
Bagian, Ketua Jurusan.
d. Tunjangan khusus
Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi
tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan
kesehatan, tunjangan lebaran dan natal, tunjangan Pph pasal 21,
dan tunjangan Jamsostek.
Adapun unsur – unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai
berikut:
1.Jamsostek pensiun
Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada karyawan
perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kepada
2.Pph Pasal 21
Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang – undang perpajakan
ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi
dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.
3. Hutang para karyawan
E. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan
upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sebagai berikut:
1.Bagian Umum
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai
pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai –
pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan
mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data
karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status
karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki ) yang
diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan
b.Pegawai Pencatatan gaji dan upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang
bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran
karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi
dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari
tiap karyawan. Data – data karyawan dan hal – hal sebagai data
pembayaran gaji karyawan.
2.Kepala Bagian Masing – masing unit
Kepala bagian masing – masing uhnit mencek kehadiran para
pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan
golongan ( promosi ).
a. Bagian keuangan
1. Kasir
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah
diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan
disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus
membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran
gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke
2. Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari
pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan
pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
3. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah
merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan
perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan
upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur – prosedur
pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman
yang telah ditentukan, mengevaluasi system pengawasan intern
gaji dan upah yang sedang dijalankan. Ada beberapa hal yang
harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur
pencatatan gaji dan upah yaitu:
1. Time Keeping Departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau
menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu
menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi
2. Payroll Departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan
menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari
departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi – fungsi
departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan
perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan
menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas,
departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan
clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
3. Cost Departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji
mungkin harus ditempatkan pada masing – masing
departemen produksi, untuk membantu pekerjaan
mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan
rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa
karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas
suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap
sesuai dengan keuntungan yang telah ditetapkan perusahaan.
Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang
dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu
keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan
pengorbanan yang tepat.
Menurut Hasibuan (2005: 124) system perhitungan gaji dan upah dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1.Sistem menurut upah waktu
Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan.
2.Sistem upah menurut kesatuan hasil
Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah
yang akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam
perusahaan yang memproduksi barang – barang yang sama dan hasil
pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung
3.Sistem borongan
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan
besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama
mengerjakannya.
a. Hari kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan
bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya,
karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang
memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut:
Senin – kamis
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja
Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat
Pukul: 13.00- 14.00 kerja
Jumat
Pukul: 08.00- 11.00 kerja
Sabtu
Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada
hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak
tertentu.
b. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut :
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal
satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam
satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan
hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama
cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada
pemotongan gaji.
2. Cuti kusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2
yaitu:
a. Cuti pada saat pernikahan
Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada
karyawan sebanyak 2 hari.
b.Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada
Pada cuti kusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung
dan tidak ada pemotongan gaji.
Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut:
Gaji pokok per bulan... Rp. xxx
Uang transport... Rp. xxx
Insentif...Rp. xxx
Uang makan...Rp. xxx +
Total pendapatan...Rp. Xxx
Potongan-potongan :
Lain-lain :
- Absensi……….Rp. xxx
Gaji bersih……….Rp. xxx
Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari
pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan
upah yang diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut
adalah memang karyawan perusahan.
F. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia
sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern
atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian
dari pengawasan intern.
Menurut Hermanto (2001: 110) memberikan defenisi sebagai berikut:
“Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang
dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian
pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur
organisasi perusahaan.”
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi
Akuntan Publik (2002: 341) menyatakan bahwa: “Pengawasan Intern
adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang
memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai.”
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur
terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan
upah.
Untuk terlaksananya Sistem intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai
dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal
ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan
terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan
oleh bagian yang membutuhkan.
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan
upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah
tersebut yaitu:
1.Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan
karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru
kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala
bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir
permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan
melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia
a. Teman – teman pegawai perusahaan
b.Badan –badan penempatan tenaga kerja
c. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian
bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon
karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang
diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon
karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan
kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai.
Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan
baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut
sakan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3
bulan, selam masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang
sesuaid dengan ketentuan penggajian yang berlaku.
2.Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan
wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan.
dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam
seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus
tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor
Depnaker setempat.
3.Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan
kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan
mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4.Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada
bagian pembukuan.
5.Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Beban Gaji dan upah...xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan
upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah...xxx
Kas...xxx
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada
lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan,
penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan
monitoring.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem
pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar
gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan
masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu
diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah
Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan
Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin
dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan
menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir Dokumen sistem
Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
Di dalam bab ini penulis mencoba menganalisa dan mengevaluasi
terhadap hasilan pengamatan dan wawancara selama mengadakan riset di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sesuai dengan judul “
Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
A. Analisa Dan Evaluasi Unsur – unsur Gaji Dan Upah
Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, telah
menerapkan sistem tambahan karyawan yang mengabdikan dirinya pada
perusahaan. Menurut penulis, tambahan pendapatan yang diberikan oleh
peusahaan ini cukup baik, karena dimana selain gaji pokok perusahaan juga
memberikan tambahan pendapatan atau bantuan untuk meningkatkan
kesejahteraan karyawan seperti: Tunjangan – tunjangan
Dari uraian diatas cukup jelas bahwa perusahaan sangat memperhatikan
kesejahteraan karyawan beserta keluarganya supaya dapat hidup dengan
layak
Dengan demikian tidak ada alasan bagi karyawan untuk menyatakan
bahwa perusahaan tidak memperhatikan kesejahteraan mereka, apalagi
rendah, karena Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah
membayar gaji dan upah sesuai dengan ketetapan yang telah ditetapkan
oleh pemerintah.
Dari hasil pengamatan penulis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dijumpai bahwa perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan
baik, hal tersebut dituangkan dalam daftara gaji dan upah yang
dipergunakan sebagai bahan dalam menyusun, menghitung dan merangkum
data-data yang diperlukan pada akhir periode pembayaran gaji dan upah
walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak tetap melaksanakan
perhitungan gaji dan upah.
Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa ketentuan
harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan upah
dilakukan dengan semestinya seperti: pegawai harus menunjukkan identitas
pengenal, membubuhkan tanda terima atau tanda tangan dan lain-lain
dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua gaji dan upah telah dibayar
dengan cara yang tepat dan kepada pihak yang benar dan tepat pula.
B. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji
dan Upah
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pencatatan Gaji dan
upah akan selalu berada dibawah pengawasan Internal Control. Dalam hal
dengan beberapa cara antara lain: Pegawai fiktif: Penerbitan cek gaji orang
yang tidak bekerja lagi bagi perusahaan. Hal ini seringkali terjadi akibat
keterbujukan.
Penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan:
1. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah dengan maksud untuk
mendapatkan pembayarannya kedua kali.
2. Membuat kesalahan-kesalahan dan perhingtungan sehingga gaji dan
upah yang diterima oleh pegawai yang bersangkutan.
3. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
4. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam
buku gaji dan upah.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa
karyawan lain.
Oleh karena itu untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan
kecurangan tersebut maka pencatatan gaji dan upah dilakukan oleh bagian
yang terpisah. Dalam hal inilah maka perlu dibentuk departemen personalia,
departemen pencatat waktu, departemen pembayaran upah dan departemen
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijumpai bahwa
perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik, hal tersebut
dituangkan dalam daftar gaji dan upah yang dipergunakan sebagai bahan
dalam menyusun, menghitung dan merangkum data-data yang diperlukan
pada akhir periode pembayaran gaji dan upah walaupun terdapat jumlah
karyawan yang banyak tetap melaksanakan perhitungan gaji dan upah
sebaik-baiknya.
Saat dilakukannya pembayaran gaji dan upah ada beberapa
ketentuan harus dipenuhi agar pengawasan terhadap pembayaran gaji dan
upah dilakukan dengan semestinya seperti pegawai harus menunjukkan
identitas pengenal, membubuhkan tanda terima atau tanda tangan dan
lain-lain dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua gaji dan upah telah
dibayar dengan cara yang tepat dan kepada pihak yang benar dan tepat pula.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perhitungan
berdasarkan bukti kehadiran atau absensi karyawan tarif gaji pokok
karyawan berdasarkan pangkat , golongan serta potongan-potongan yang
dikenakan.
C. Analisis dan Evaluasi Sistem Intern Gaji dan Upah
Penilaian terhadap Sistem gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas
1. Didalam perusahaan ini syarat-syarat sistem intern yang baik telah
terlaksana, dengan alasan bahwa struktur organisasi yang terdapat di
dalam perusahaan mempunyai pemisahan fungsi secara tepat,
sehingga dengan sistem tersebut perursahaan mampu menjaga
keamanan harta perusahaan.
2. Perusahaan sangat memperhatikan masalah sistem pengawasan
intern gaji dan upah, hal ini disebabkan perusahaan dapat dengan
segera menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang timbul
dalam gaji dan upah.
3. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi secara tepat dalam
hal gaji pada beberapa bagian perusahaan tersebut. Personalia akan
menerima karyawan yang dibutuhkan sesuai dengan yang
diinginkan, serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak daftar
gaji dan upah masing-masing karyawan.
4. Prosedur-prosedur pengawasan intern gaji dan upah dimulai dari
penerimaan karyawan, pencatatan gaji dan upah dan kegiatan
terakhir pembayaran gaji kepada karyawan telah dijalankan dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai Analisis Sistem Penggaji dan
Pengupah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup inilah penulis
akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang
internal control gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu:
1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai
fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga
keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih
efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2.Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan
pemberian kesejahteraan para karyawan dengan memberikan
tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya dari perusahaan.
3. Prosedur pencatatan gaji dan upah terlah dilakukan dengan baik
ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan
terhadap gaji dan upah, agar tidak terjadi penyelewengan dan
kecurangan maka pencatatan gaji dan upah dilakukan pada bagian
4. Prosedur perhitungan gaji dan upah terlah dilaksanakan dengan
sebaik mungkin, walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak
tetap melaksanakan perhitungan gaji dan upah dengan baik. Yang
dituangkan dalam daftar gaji dan upah.
5. Sistem pengawasan intern gaji dan upah telah dilaksanakan dengan
baik dan ditandai dengan adanya pengawasan yang cermat atas gaji
dan upah mulai dari perhitungan sampai pembayaran kepada
masing-masing karyawan serta tidak terlalu berbelit-belit untuk
menciptakan suatu efisiensi kerja.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka di sini penulis memberikan saran-saran
kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah:
1. Sebaiknya perhatian terhadap internal control agar dapat lebih
ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju
diiringi kebutuhan yang semakin tinggi.
2. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisien kerja,
maka perlu diadakan job training bagi para pegawai.
3. Rotasi pekerjaan karyawan hendaknya lebih ditingkatkan lagi agar tidak terjadi kebosanan dan mencegah tindakan penyelewengan
yang mungkin ada serta dapat memperluas wawasan karyawan
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George, William, Hopwood, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama, penerjemah, Amir Abadi Jusup dan Rudi M. Tambunan, penerbit salemba empat, Jakarta.
Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survey Dan Teknis Analisa , Edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.
Holmes Arthur W, David C Burns, 2005, Auditing Norma dan Prosedur, Alih Bahasa Moh. Badjuri, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonoi YKPN, Yogyakarta. Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Penerbit Bumi
Aksara, Jakarta.
Malthis, Robert L, Jhon H Jackson, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia , Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Ruky, Ahmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.
Sugiyarso, Winarni, 2005, Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, penerbit Media Pressindo, Yogyakarta.
Sinuraya S, 2001, Akuntansi Perusahaan Industri, Ade Putra, Medan.
Flowchart atau Bagan Sistem Penggajian dan
Pengupahan
DI KELUARKAN
SK
80% CPNS
BIROREKTOR
ESDM
FAKULTAS EKONOMI DEKAN
(Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec)
Bagian pembuat daftar gaji Sesuai dengan golongannya
