ii
information. It accurs in ALPA SPAREPART - a company which requires the fastest information system in gaining inventory information, purchasing and selling of goods, and company report previewing. Therefore, it needs to be made an information system that can facilitate that works. Regarding to this fact, the writer plans to design the inventory of information system based on client-server through this company. Thus, this system can contribute to the fastest selling and purchasing procceses, and to simplify all the works in ALPA SPAREPART that have integrated by client-server.
The method used is method System Development Life Cycle (SDLC), with tools model used is Flowmap, Diagram Context, Data Flow Diagrams (DFD), Normalization, Entity Relationship Diagram (ERD). This Inventory of Information System was built using Visual Basic 6 (VB6) as the front end, and SQL Server as back end.
The applications used is multi-user, with based on Client-Server applications. Concerning to that matter, the usage of this application can reduce the failure and can advance the managing of inventory data.
i
ABSTRAK
Perkembangan sistem informasi saat ini menuntut perusahaan untuk meningkatkan pelayanan mutu kepada masyarakat, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mempermudah perusahaan dalam memperoleh segala informasi yang diperlukan. Demikian pula dengan perusahaan ALPA SPAREPART yang memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mengatasi keterlambatan dalam memperoleh informasi stok barang, pembelian barang dan penjualan barang serta dalam pembuatan laporan perusahaan. Oleh karena itu perlu dibuat suatu sistem informasi yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Dengan demikian, penulis berinisiatif untuk merancang sistem informasi inventory yang berbasiskan client-server di perusahaan tersebut. Sehingga dengan adanya sistem informasi inventory ini dapat mempercepat proses penjualan dan pembelian, serta mempermudah semua tugas di perusahaan ALPA SPAREPART yang telah terintegrasi secara client-server.
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi inventory ini adalah metode SDLC (System Development Life Cycle), dengan alat permodelan yang digunakan yaitu Flowmap, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Normalisasi, Entity Relationship Diagram (ERD). Sistem Informasi inventory ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 (VB6) sebagai front end, dan SQL Server 2000 sebagai back end.
Aplikasi yang digunakan ini bersifat multi User, dengan aplikasi berbasis
Client-Server. Diharapkan dengan menggunakan aplikasi sistem informasi inventory ini perusahaan dapat mengurangi tingkat kesalahan yang tidak dikehendaki dan mempercepat dalam pengelolaan data inventory.
1 1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dunia menjadi serba
mudah, hal ini tidak lepas dari dukungan teknologi komputer yang terbukti bahwa
mekanisme kerja yang rumit, panjang dan berulang menjadi lebih efektif dan
efisien. Komputer dan aplikasinya memegang peranan penting dalam menunjang
kelancaran aktivitas pekerjaan didalam suatu instansi atau perusahaan.
Komputer merupakan teknologi informasi yang sangat canggih, karena
dengan komputer selain memudahkan dalam pengaksesan juga dapat mengolah
data dalam jumlah yang sangat banyak. Lain halnya dengan cara manual yang
membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak serta keamanan yang belum
terjamin.
Sistem informasi inventory atau persediaan barang merupakan sistem
informasi yang sangat penting bagi perusahaan khususnya yang bergerak dalam
bidang penyaluran barang maupun produsen barang, karena dapat mendukung
operasional suatu perusahaan dan juga dapat mengefisiensikan waktu yang
dibutuhkan untuk proses penerimaan dan pengeluaran barang.
Perusahaan Alpa Spareparts merupakan perusahaan yang bermula sebagai
Home industry namun dalam perjalanannya selama beberapa tahun ini Alpa Sparepart telah berkembang menjadi perusahaan yang lumayan besar dan maju.
2
cadang atau sparepart sepeda motor seperti kampas rem, bosh gear, CDI, busi, coil
lain-lain dan beberapa produk yang dihasilkan sendiri antara lain asbes knalpot,
bagasi tengah,footstep, gantungan dan lain-lain. Selain di Kota Bandung Alpa
Sparepart juga menyalurkan barangnya keluar daerah seperti Karawang,
Purwakarta, dan sekitarnya. Dan pada saat ini Alpa Sparepart telah mendirikan
anak perusahaannya yaitu IND Sparepart yang berlokasi tidak jauh dari
perusahaan induk.
Dari hasil usaha beberapa tahun tersebut Alpa Sparepart dapat membantu
anak-anak yang kurang mampu untuk bersekolah dengan mendirikan lembaga
pendidikan gratis untuk mencerdaskan anak-anak Indonesia.
Dalam struktur organisasinya Alpa Spareparts mempunyai bagian-bagian
yang saling terhubung satu sama lainnya, meliputi bagian pembelian, bagian
penjualan, bagian gudang dan pengepakan. Dalam kegiatannya setiap akan
melakukan suatu transaksi bagian pembelian dan penjualan harus selalu
melakukan pengecekan kepada bagian gudang tentang berapa banyak barang yang
harus dibeli dan berapa banyak barang yang tersedia untuk dikirim kepada
konsumen. Hal inilah yang menjadi permasalahan Alpa Sparepats karena bagian
penjualan tidak mengetahui secara langsung data-data yang dibutuhkan mengenai
stok barang yang ada karena harus menunggu laporan dari bagian gudang, begitu
pula bagian pembelian harus menunggu laporan stok minimal barang yang tersisa
dari bagian gudang dan hal ini dirasa kurang efektif dalam hal pemanfaatan
waktu. Dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian perusahaan ini sudah
pengolahan Microsoft Excel dengan media penyimpanan berupa file dan arsip yang rentan terjadinya penumpukan data, ketidak teraturan informasi dan
kerusakan data karena tidak adanya manajemen data.
Dengan mencermati berbagai permasalahan yang ada Penulis merasa
perlu untuk mengembangkan atau merancang suatu sistem informasi berbasis
komputer yang dapat membantu perusahaan tersebut dalam mengatur dan
mengelola sistem yang ada serta mengatasi berbagai permasalahan-permasalahan
yang ada dalam perusahaan. Untuk itu Penulis tertarik dan berinisiatif untuk
membuat Skripsi ini dengan judul “ SISTEM INFORMASI INVENTORY
BERBASIS CLIENT-SER❱ER DI PT. ALPA SPAREPARTS.”
1.2. Identifikasi Masalah
Dari hasil penelitian yang telah Penulis lakukan di PT. Alpa
Spareparts, maka dapat diidentifikasikan persoalan atau masalah yang
timbul dalam sistem pembelian dan penjualan yang sedang berjalan di
perusahaan antara lain sebagai berikut:
1. Dalam melakukan pekerjaannya bagian penjualan dan pembelian
sering mengalami keterlambatan karena harus mengecek laporan dari
bagian gudang bila ingin mengetahui stok barang.
2. Sistem informasi pembelian dan penjualan saat ini belum terintegrasi
4
3. Proses transaksi penjualan dan pembelian dirasa masih lambat karena
masih dilakukan dengan mengetik manual yaitu dengan menggunakan
Microsoft Excel.
4. Masih lambatnya pembuatan laporan penjualan maupun laporan
pembelian untuk pimpinan.
1.3. Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil identifikasi dan latar belakang masalah yang telah
diuraikan sebelumnya dapat penulis rumuskan antara lain:
1. Bagaimana sistem informasi penjualan dan pembelian yang sedang
berjalan di perusahaan Alpa Sparepart Bandung.
2. Bagaimana membangun sistem informasi inventory yang telah
terintegrasi secara Client-Server sehingga mempermudah setiap bagian dalam mengolah data barang.
3. Bagaimanakah mengolah transaksi penjualan dan pembelian yang
cepat dan akurat dan menghasilkan laporan secara periodik kepada
pimpinan.
4. Bagaimanakah mengimplementasikan sistem informasi inventory di
perusahaan Alpa sparepart sehingga mempermudah tugas disetiap
1.4. Maksud dan Tujuan Penelitian
Dengan dilakukannya penelitian pada perusahaan Alpa Spareparts, penulis
mempunyai maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Adapun maksud dari
penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi inventory di Alpa
Spareparts yang berbasis client-server untuk memperlancar perusahaan agar lebih tepat dan efisien dalam melakukan pekerjaannya.
Sedangkan Tujuan dari penelitian ini yaitu:
1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian dan penjualan yang
sedang berjalan di perusahaan Alpa Sparepart
2. Untuk merancang sistem informasi inventory yang terintegrasi secara
client-server di Perusahaan Alpa Spareparts untuk mempermudah kegiatan kerja disetiap bagian dalam mengolah data barang.
3. Untuk merancang sistem informasi inventory yang dapat
menghasilkan data yang cepat dan akurat serta menghasilkan laporan
secara periodik di perusahaan Alpa Spareparts yang dapat
meningkatkan efektifitas kerja disetiap bagian baik bagian penjualan
maupun pembelian sehingga setiap transaksi yang diberikan dapat
dilakukan dengan cepat dan akurat.
4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi inventory di
perusahaan Alpa Sparepart Bandung guna menunjang setiap
6
1.5. Kegunaan Penelitian
Dari setiap penelitian yang penulis lakukan, akan diperoleh manfaat ataupun
kegunaan penelitian antara lain, yaitu:
a. Bagi Perusahaan:
Dengan dibuatkannya sistem informasi yang baru, diharapkan dapat
meningkatkan efektifitas kerja para karyawan dan dapat menjawab berbagai
permasalahan yang terjadi dalam perusahaan.
b. Bagi Penulis:
Meningkatkan pengalaman penulis dan pengetahuan penulis dalam
mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh melalui buku, catatan
kuliah maupun kajian ilmu yang didapat, dengan keadaan nyata dilapangan
berupa karya ilmiah dan menambah daya pikir penulis dalam menyelesaikan
setiap permasalahan yang terjadi.
c. Bagi Konsumen:
Memberikan pelayanan yang cepat dan tanggap sehingga dapat memenuhi
setiap kebutuhan konsumen akhir ataupun konsumen industry.
1.6. Batasan Masalah
Batasan masalah sangat dibutuhkan dalam penelitian agar tidak melenceng
atau berubah arah dari tujuan yang ditetapkan semula. Untuk itu penulis
membatasi masalah yang hendak diteliti antara lain:
1. Penelitian penulis lakukan pada bagian pembelian, penjualan dan bagian
2. Tidak membahas retur barang atau pengembalian barang dari customer ke
perusahaan dan bagaimana proses pengiriman barang pada customer.
3. Mengolah data transaksi pemesanan, penjualan dan pembelian barang secara
tunai dan tidak membahas bagaimana proses pembayarannya.
4. Mengolah data laporan penjualan dan pembelian harian dan laporan
perperiode tertentu.
5. Perancangan program menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual
Basic 6.0 dan Crystal Report 8.5, sedangkan untuk perancangan
databasenya menggunakan perangkat lunak SQL Server 2000.
1.7. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melakukan penelitian di Perusahaan Alpa Spareparts yang beralamat
di Jalan Senja No. 15 kompleks perumahan Kopo Elok Bandung, Kelurahan
Cirangrang, Kecamatan Babakan Ciparay. Sedangkan waktu penelitian dilakukan
pada bulan September sampai dengan bulan Desember 2010. Jadwal keseluruhan
penelitian skripsi yang dilakukan dapat dilihat pada table dibawah ini.
Tabel 1.1. Jadwal Penelitian
No Kegiatan Bulan
8 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa bagian (Subsystems) karena suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari
subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi. Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian
atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan dan saling
mendukung satu sama lain dan bersatu dalam satu kesatuan.
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani Sistema, yang artinya secara keseluruhan yang terdiri dari berbagai macam bagian. Secara umum sistem dapat
didefinisikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan dan
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan yang
kompleks atau suatu metoda berupa kesatuan prosedur untuk mencapai suatu
tujuan. Menurut Zulkifli dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sistem Informasi (2003 : 4), menerangkan bahwa :
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu
mempunyai:
1. Komponen Sistem (Components), yaitu elemen-elemen yang berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary), yaitu daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment), yaitu apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang sifatnya dapat
menguntungkan atau merugikan.
4. Penghubung Sistem (Interface), yaitu merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input), yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
6. Keluaran Sistem (Output), yaitu hasil dari energi yang diproses atau diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7 Pengolah Sistem (Proses), yaitu pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
10
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
menurut Jogiyanto dalam bukunya Pengenalan Komputer adalah sebagai berikut: [Jogiyanto (2003 : 687)]
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (physical system), sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sedangkan sistem
phisik adalah sistem yang ada secara phisik.
2. Sistem diklasifiksikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia
adalah sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia
dengan mesin disebut dengan human-mechine system.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). sistem tertentu adalah sistem yang output akhirnya dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat
diramalkan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang tidak dapat
diprediksi masa depannya karena mengandung unsur probabilitas.
tanpa gangguan dari luar lingkungannya. Sedangkan sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.1.4 Pengendalian Sistem
Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, maka sistem harus
mempunyai daya membelah diri atau sistem harus mempunyai sistem
pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan
balik (Feedback control system), pengendalian umpan maju (feed forward control system) dan pengendalian pencegahan (preventive control system).
1. Pengendalian Umpan Balik
Merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan
dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau
penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem
selanjutnya.
2. Pengendalian Umpan Maju
sistem pengendalian umpan maju disebut juga dengan istilah umpan balik
positif (positive feedback), yang mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem ini merupakan pengembangan dari
pengendalian umpan balik, dimana pengendalian dilakukan setelah keluaran
dihasilkan.
3. Pengendalian Pencegahan
Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan
12
pencegahan mencoba mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai
dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam suatu
organisasi, jika informasi kurang baik maka sistem akan tidak berjalan dengan
baik. Sumber informasi data adalah kumpulan fakta-fakta atau kejadian-kejadian
yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
2.2.1 Definisi Informasi
Informasi adalah sebuah data yang sudah diolah sesuai dengan keperluan
tertentu. Data adalah keadaan nyata atau fakta yang sudah ditulis dalam bentuk
catatan atau direkam kedalam berbagai bentuk media.
Menurut Jogiyanto (2003 : 692) : Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.2.2 Pengembangan Informasi
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki
sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan
diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :
1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang
2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.
3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari
pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.
2.2.3 Kualitas Informasi
Suatu informasi harus mempunyai tiga hal penting, yaitu informasi harus
akurat, tepat pada waktunya dan relevan [Jogiyanto (2003 : 696)]:
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
bias atau menyesatkan.
2. Tepat pada ✇aktun②a, berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat karena informasi yang usang tidak mempunyai nilai lagi.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Relevansi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda.
2.3 Sistem Informasi
2.3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi secara sederhana dapat dinyatakan sebagai kegiatan
pengumpulan, pengolahan dan mempresentasikan informasi untuk mendukung
proses pencapaian tujuan.
2.3.2 Definisi Sistem Informasi
Menurut Al-Bahra (2005 : 13): “Sekumpulan prosedur organisasi yang
pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan
14
2.3.3 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai 5 komponen, yaitu:
a. Hardware dan software berfungsi sebagai mesin.
b. people dan procedures yang merupakan manusia dan tata cara menggunakan mesin
c. Data yang merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin
agar terjadi suatu proses pengolahan data.
2.4 Pengertian In✈entor
Inventory meliputi semua barang yang dimiliki oleh perusahaan pada saat
tertentu, dengan tujuan untuk dijual kembali atau diasumsikan dalam siklus
operasi normal perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau semua
barang yang berwujud.
Menurut Koher, Eric L. A. Inventory adalah “Bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses-proses produksi dan barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan, dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode.” (Sumber: http://tips-belajar-internet.blogspot.com/2009).
Secara umum pengertian inventory adalah suatu asset yang ada dalam
wujud barang yang dimiliki untuk dijual kembali dalam proses perusahaan atau
2.5 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem adalah proses yang dilakukan untuk menganalisis dan
mempelajari suatu sistem dengan cara menguraikan sistem elemen yang
membentuknya. Perancangan merupakan tahap persiapan untuk rancang bangun
implementasi suatu sistem, yang menggambarkan bagaimana sistem dibentuk
yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa dari
beberapa elemen terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh.
Dalam perancangan suatu sistem diperlukan beberapa alat bantu. Alat
bantu ini merupakan refresentasi grafik yang dapat mempermudah dalam
menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi dan
membuat usulan pemecahan masalah.secara logika.
2.6 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pembangunan
sistem ini adalah menggunakan System Development life cycle (SDLC). Menurut Al-Bahra (2005 : 38) : “SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan
utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi
dalam tiga kegiatan, yaitu analisis, design dan implementation.”
1. Analisis
Tahapan analisis digunakan oleh analis sistem untuk membuat keputusan.
Apabila tahapan ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik,
16
2 Perancangan/Desain
Tahapan perancangan bertujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari
pemilihan alternative sistem yang terbaik.
3. Implementasi/Implementation
Tahapan implementasi bertujuan untuk melakukan kegiatan spesifikasi
rancangan logika kedalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang
akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem
yang baru tersebut ke dalam salah satu bahasa pemprograman yang paling sesuai.
2.7 Alat-alat Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang digunakan penulis adalah sebagai
berikut:
2.7.1 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses yang
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output
sistem serta memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
2.7.2 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggambarkan arus data dan cara kerja yang dilakukan oleh system. DFD atau Diagram Arus
data ke dan dari system.Diagram aliran data dapat didefinisikan sebagai alat yang
digunakan untuk menjelaskan bagaimana aliran data dari suatu unit logika ke unit
logika yang lainnya. Beberapa notasi yang digunakan dalam DFD adalah sebagai
berikut.
1. Kesatuan Luar (External Entity), merupakan sesuatu yang ada di luar sistem, tetapi memberikan data ke dalam sistem. Kesatuan luar atau External Entity ini disimbolkan dengan suatu kotak notasi.
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan
dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan
dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir.
3. Proses (Process), proses merupakan apa yang dilakukan atau dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi menjadi
aliran data keluar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data
Keuangan Manager
Gambar 2.1 Kesatuan/Entitas
Luar
(Sumber: AlBahra [2005:67] )
Daftar Kehadiran Daftar_Hadir_Valid
Gambar 2.2 Arus Data
18
masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang
diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta
menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses disimbolkan dengan
gambar lingkaran.
4. Simpanan Data, simpanan data merupakan tempat penyimpanan data
pengikat data yang ada dalam proses. Simpanan data dapat digambarkan dengan
sepasang dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka.
Proses dapat mengambil data atau mengambil data ke database.
2.7.3 Flo✁map
Flowmap atau biasa disebut juga flowchart adalah suatu model yang menggambarkan aliran dokumen-dokumen dan laporan-laporan dalam suatu
Gambar 2.3 Proses (Sumber: AlBahra [2005:69] ) 2.1
Entry KRS
2.2
Olah KRS
Gambar 2.4 Simpanan Data
(Sumber: AlBahra [2005:69] )
sistem. Flowmap disusun dengan symbol. Simbol ini di pakai sebagai alat Bantu
menggambarkan aliran proses didalam sebuah sistem.
2.7.4 Kamus Data
Kamus data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat membantu analis sistem
dalam mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data
yang digunakan dalam sistem. Dalam tahapan ini yaitu analisis sistem, kamus data
digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem
yang mengalir disistem, baik yang masuk maupun yang keluar. Kamus data terdiri
atas:
a. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan data yang mengalir maka nama dari
arus data tersebut juga harus dicatat, supaya mudah untuk dibaca dan
mempermudah dalam pencarian.
b. Alias
Alias atau nama lain dapat dicantumkan apabila ada. Alias diperlukan apabila
dalam suatu aliran data terdapat data yang sama.
c. Arus Data
Arus data menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan
20
d. Stuktur Data
Struktur data merupakan atribut-atribut dari arus data yang dibutuhkan untuk
proses selanjutnya yaitu basis data
2.7.5 Pengertian Basis Data
Menurut Al-Bahra (2005 : 129): “DataBase adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk,
optical disk, magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainya”.
Sedangkan menurut Zulkifli (2003 : 354) “DataBase adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file”.
2.7.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah hubungan antar entitas dalam suatu sistem. Sedangkanentitas adalah sesuatu apa saja yang terdapat didalam
sistem baik nyata tau abstrak. Simbol-simbol notasi ERD yang dapat digunakan
adalah sebagai berikut:
1. Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas-entitas.
2. Lingkaran/Elip, menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawahi.
3. Belah Ketupat, Menyatakan himpunan relasi.
4. Garis, Sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas
2.7.7 Normalisasi
Ketika kita akan merancang suatu basis data untuk suatu sistem relasional,
prioritas utama dalam mengembangkan model data logical adalah dengan
merancang suatu representasi data yang tepat. Teknik yang dapat kita gunakan
untuk membantu mengidentifikasi relasi-relasi tersebut dinamakan Normalisasi.
Beberapa definisi Normalisasi menurut Al-Bahra (2005:168) adalah
sebagai berikut:
1. Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki / membangun dengan model
data relasional, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data
logika.
2. Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel,
relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud
satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
3. Normaslisasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi “tabel” kelompok
atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut
dengan atribut lainnya.
4. Normalisasi bisa juga disebut sebagai proses pengelompokan
22
Secara garis besar tahapan normalisasi adalah sebagai berikut:
1. Bentuk normal satu (First normal form) / 1 NF
Bentuk normal satu yaitu bila relasi tersebut mempunyai nilai data yang
atomik, artinya tidak ada lagi kerangkapan data. Hal tersebut dapat dilakukan
dengan menghilangkan semua atribut yang redudansi dari tabel yang tidak
normal.
2. Bentuk normal dua (Second normal form) / 2NF
Bentuk normal dua yaitu bila relasi tersebut memenuhi kriteria bentuk normal
kesatu dan semua atribut bukan kunci harus bergantung sepenuhnya ke atribut
kunci.
3. Bentuk normal tiga (Third normal form) / 3NF
Bentuk normal tiga yaitu bila relasi tersebut memenuhi kriteria bentuk normal
kedua dan menghilangkan atribut yang transitif terhadap atribut kunci.
4. Boyce-Codd Normal Form (BCNF),
Bentuk Normal ini dapat dilakukan jika masih ada atribut bukan kunci yang
menjadi tempat bergantung secara fungsional oleh atribut lain. Hal ini dapat
dilakukan dengan menentukan kunci kandidat yang bersifat unik kemudian
pisahkan atribut yang datanya berulang dengan atribut yang datanya tidak
2.8 Pengertian Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah hubungan dua atau lebih komputer yang dapat
saling berinteraksi dengan tujuan utamanya adalah melakukan pertukaran data
serta sharing resource atau barbagi pakai perangkat lunak, perangkat keras, dan bahkan berbagi kekuatan pemprosesan. (Budhi : 2005).
2.8.1 Sejarah Jaringan Komputer
Konsep jaraingan komputer lahir pada tahun 1940-an di Amerika dari sebuah
proyek pengembangan computer MODEL1 di Laboratorium Bell dan group riset
Hardvard University yang dipimpin oleh prof. H. Aiken. Pada mulanya proyek
tersebut hanyalah ingin memanfaatkan sebuah perangkat computer yang harus
dipakai bersama. Untuk mengerjakan beberapa proses tanpa banyak membuang
waktu kosong dibuatlah proses beruntun (Batch Processing), sehingga beberapa program bisa dijalankan dalam sebuah computer dalam kaidah antrian.
(Sumber: Ilmu Komputer.com/Harry Prihanto/Juni 2003)
2.8.2 Jenis-Jenis Jaringan Komputer
Menurut Budhi Irawan dalam bukunya Jaringan Komputer, terdapat berbagai jenis jaringan komputer, namun jenis jaringan yang paling utama adalah
diantaranya:
1. LAN (Local Area Network)
LAN digunakan untuk menghubungkan komputer yang berada dalam
suatu area yang kecil, jarak antara komputer yang dihubungkannya hanya
24
kecepatan 10 sampai 100 Mbps. LAN menjadi populer karena
memungkinkan banyak pengguna untuk memakai sumber daya secara
bersama-sama.
2. MAN (Metropolitan Area Network)
MAN merupakan suatu jaringan yang cakupannya meliputi suatu kota.
MAN menghubungkan LAN-LAN yang lokasinya berjauhan. Jangkauan
MAN bisa mencapai 10 sampai beberapa ratus km. Suatu MAN biasanya
bekerja pada kecepatan 1,5 sampai 150 Mbps.
3. WAN (Wide Area Network)
WAN dirancang untuk menghubungkan komputer-komputer yang terletak
pada suatu cakupan geografis yang luas, seperti hubungan dari satu kota ke
kota lain dalam suatu negara. Cakupan WAN dapat meliputi 100 sampai
1.000 km, dan kecepatan antar kota bisa bervariasi antara 1,5 Mbps sampai
2,4 Gbps.
4. GAN (Global Area Network)
GAN merupakan jaringan yang menghubungkan negara-negara di seluruh
dunia. Kecepatan GAN bervariasi mulai dari 1,5 Mbps sampai 100 Gbps
dan cakupannya mencapai ribuan kilometer.
2.8.3 Topologi Jaringan
Topologi ini istilah yang erat kaitannya dengan bentuk fisik, istilah ini
digunakan untuk menguraikan cara bagaimana data diedarkan, atau cara dimana
komputer terhubung dalam suatu jaringan. Satu kemungkinan adalah
menghubungkan satu sama lain tiap komputer dan peralatan yang ada dalam
jaringan dengan kabel penghubung. (Budhi : 2005)
1. Topologi Liner Bus (Garis Lurus)
Topologi Linear Bus (Garis lurus) terdiri dari satu jalur kabel utama dimana masing – masing ujungnya diberikan sebuah terminator. Semua nodes pada jaringan (file server, workstation, dan perangkat lainnya) terkoneksi sebuah kabel utama (backbone). Jaringan – jaringan Ethernet dan Local Talk menggunakan topologi liinear ini.
Gambar 2.5 Topologi Linear Bus
26
Kelebihan dari topologi Linear Bus (Garis lurus) adalah :
a. Mudah didalam mengkonfigurasi komputer atau perangkat lain
kedalam sebuah kabel utama;
b. Tidak terlalu banyak menggunakan kabel dibandingkan dengan
topoloi star / bintang.
Kekurangan dari topologi Linear Bus (Garis lurus) adalah :
a. Seluruh jaringan akan mati jika ada kerusakan pada kabel utama
(backbone);
b. Membutuhkan terminator pada kedua sisi dari kabel utamanya; c. Sangat sulit mengidentifikasi permasalahan jika jaringan sedang jatuh
atau rusak;
d. Sangat tidak disarankan dipakai sebagai salah satu solusi pada
penggunaan jaringan di gedung besar.
2. Topologi Star (Bintang)
Topologi model ini dirancang, yang mana setiap nodes (file server, workstation,
dan perangkat lainnya) terkoneksi ke jartingan melewati sebuah concentrator. Data yang dikirim ke jaringan loka akan melewati concentrator sebelum melanjutkan ke tempat tujuannya. Concentrator akan mengatur dan mengendalikan keseluruhan fungsi jaringan, dan juga bertindak sebagai repeater
(penguat aliran data). Konfigurasi pada jaringan model ini menggunakan kabel
Gambar 2.6 Topologi Star (Bintang) (Sumber: www.Ilmukomputer.com)
Kelebihan dari topologi Star (Bintang) adalah :
a. Mudah didalam pemasangan dan pengkabelan;
b. Tidak mengakibatkan ganggian pada jaringan ketika akan memasang
atau memindahkan perangkat jaringan lainnya;
c. Mudah untuk mendeteksi kesalahan dan memindahkan perangkat –
perangkat lainnya;
Kekurangan dari topologi Star (Bintang) adalah :
a. Membutuhkan lebih banyak kabel daripada topologi linear bus; b. Membutuhkan concentrator, dan bilamana concentartor tersebut
rusak maka semua node yang terkoneksi tidak dapar terdeteksi; c. Lebih mahal daripada topologi linear bus, karena untuk biaya
28
3. Topologi Ring (Cincin)
Topologi Ring (Cincin) menggunakan teknik knfigurasi yang sama dengan topologi star tetapi pada topologi ini terlihat bahwa jalur media transmisi menyerupai suatu lingkaran tertutup menyerupai cincin (lingkaran), sehingga
diberi nama topologi bintang dalam lingkaran atau star-wired ring.
Gambar 2.7 Topologi Ring (Cincin) (Sumber: www.Ilmukomputer.com)
4. Topologi Tree (Pohon)
Topologi model ini merupakan perpaduan antara topologi linear bus dan star, yang terdiri dari kelompok-kelompok dari workstation dengan konfigurasi star
yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan topologi linear bus. Topologi ini memungkinkan untuk perkembangan jaringan yang telah ada dan
2.8.4 Client-Server
Model hubungan Client Server memungkinkan jaringan untuk mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan sistem, memungkinkan untuk mengakses sumber daya, dan menyediakan keamanan. Workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server. Model hubungan ini, menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada
di jaringan dan meungkinkan banyak pengguna secara bersama – sama memakai
sumber daya pada file server.
Gambar 2.8 Model hubungan Client-Server
(Sumber: www.Ilmukomputer.com/2008)
2.9 Perangkat Lunak Pendukung
2.9.1 Sekilas tentang Visual Basic
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu produk yang dihasilkan
30
sebelumnya. Microsoft Visual Basic 6.0 dilengkapi dengan aplikasi Graphical User Interface (GIU), yaitu program yang memungkinkan pemakai komputer untuk berkomunikasi dengan komputer dengan modus grafik atau gambar.
Pembuatan database dalam Visual Basic dapat dilakukan dengan 2 cara
yaitu dengan menggunakan konsep ADO dan DAO. Konsep Ado dapat digunakan
untuk segala jenis database, dari mulai Microsoft Access versi 97 sampai berbagai software database keluaran di atas tahun 2000. Sedangkan Konsep DAO hanya
dapat digunakan dengan database Microsoft Access versi 97 atau pembuatan yang melalui Visual Data Manager.
Meskipun Microsoft Corporation telah meluncurkan versi-versi yang baru dari Visual Basic seperti VB.Net dan VB.net 2005 tetapi Microsoft Visual Basic
versi 6.0 ini masih cukup berkompeten untuk membuat suatu program aplikasi
yang tangguh.
Berikut tampilan antar muka Visual Basic 6.0:
2.9.2 Microsoft SQL Ser✂er 2000
SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur didalam mengelola database, terdapat dua fitur yang biasa
digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu:
1. Menggunakan Enterprise Manager
Fitur ini relative mudah karena mode pengelolaannya berbasis GUI
(Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click dan drag
kita dapat membuat database dan tabel serta manajemen database yang lainnya
dengan mudah.
2. Menggunakan SQL Query Anali③er
Fitur ini menggunakan Transact SQL (perintah-perintah SQL) untuk mengelola database. Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah SQL standar yang disesuaikan dengan manajemen database pada
SQL Server. Transact SQL memungkinkan kita dalam membuat database, membuat tabel, mengubah struktur tabel, menghapus database, menghapus tabel,
32 BAB III
OBJEK PENELITIAN
3.1 Objek penelitian
Objek penelitian yang diteliti oleh penulis adalah perusahaan Alpa
Spareparts yang beralamat di Jl. Senja No.15 Komplek perumahan Kopo Elok
Kelurahan Cirangrang Kecamatan Babakan Ciparay Bandung. Adapun keterangan
mengenai objek penelitian akan diuraikan sebagai berikut:
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan Alpa Spareparts merupakan perusahaan yang bergerak
dibidang produksi dan pemasaran produk onderdil atau Sparepart motor. Perusahaan ini dirintis pertama kali oleh Bapak Ardi, SH pada tahun 1985-an
yang berperan sebagai pemilik dan sekaligus pimpinan di perusahaan tersebut,
kini perusahaan ini telah berkembang pesat dan selanjutkan diwariskan kepada
kedua putra dan putrinya untuk dikelola, Perusahaan ini kini telah membuka anak
perusahaan baru karena dirasa kebutuhan masyarakat sekarang cukup tinggi
terhadap kendaraan bermotor. Alpa Spareparts memiliki karyawan sekitar lebih
dari lima puluh orang. Produk yang diperjual-belikan dan diproduksi oleh Alpa
Spareparts adalah berbagai macam suku cadang atau onderdil untuk berbagai jenis
karet dan lain-lain. Produknya telah dipasarkan ke berbagai daerah antara lain
Kerawang, Bekasi, Purwakarta dan sebagainya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukan adanya pembagian kerja dan
menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan. Adanya perbedaan struktur organisasi yang satu dengan
yang lainnya disebabkan oleh beberapa hal antara lain jenis perusahaan, luas
perusahaan dan ruang lingkup perusahaan.
Berdasarkan jenis perusahaan yang diteliti oleh penulis maka secara garis
besar struktur organisasi yang terdapat di perusahaan Alpa Sparepart adalah
sebagai berikut:
Pimpinan
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan Bagian
Gudang
34
3.1.4 Deskripsi Tugas
Berikut dijelaskan deskripsi tugas masing-masing bagian dari struktur
organisasi diatas.
1. Pimpinan
Pimpinan memiliki peranan penting dalam mengelola perusahaan dan
bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan Alpa Sparepart dan
juga memiliki kewenangan melakukan pengawasan terhadap kinerja
karyawan.
2. Bagian Pembelian
Bertugas melakukan perencanaan pembelian barang atau mensupplai
kebutuhan barang dari supplier dengan mengetahui jumlah kebutuhan stok
digudang dan membuat bukti berupa laporan pembelian barang.
3. Bagian Gudang
Bertugas untuk melakukan penyimpanan barang, mengepak barang dan
menghitung jumlah barang atau stok barang yang ada digudang baik yang
masuk maupun yang hendak dikirim ke konsumen, membuat retur
pembelian barang bilamana terdapat barang yang cacat produksi atau rusak
dan membuat laporan stok opname barang.
4. Bagian Penjualan
Memiliki tugas untuk melayani order barang dari konsumen dan
melakukan pengiriman sampai ke konsumen, dan membuat laporan
3.2 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan
tujuan dan kegunaan tertentu. data yang dilakukan didasarkan kepada objek yang
akan diteliti yang mempunyai beberapa sumber data, antara lain sumber data
primer dan sumber data sekunder.
3.2.1 Jenis dan Metode Pengumpuan Data
3.2.1.1 Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah semua data yang berkaitan dengan sistem
pembelian dan penjualan barang yang ada di Alpa Sparepart yang dilakukan
dengan cara Observasi dan wawancara.
1. Observasi
Proses pengumpulan data primer ini penulis lakukan dengan cara
pengamatan terhadap segala kegiatan secara langsung dilapangan dan mencatat
hal-hal apa saja yang penting serta menguraikan setiap proses yang terjadi setiap
hari di perusahaan pada bagian gudang, pembelian dan penjualan barang.
2. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di
perusahaan dengan cara menanyakan langsung kepada nara sumber yang terlibat
36
serta gudang di perusahaan Alpa Sparepart. Adapun pertanyaan-pertanyaan yang
penulis ajukan pada saat melakukan wawancara adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana prosedur atau sistem yang sedang berjalan di perusahaan Alpa
Sparepart.
b. Kendala apa saja yang terjadi di perusahaan Alpa Sparepart.
c. Sistem informasi seperti apa yang dibutuhkan perusahaan saat ini.
3.2.1.2 Sumber Data Sekunder
Data sekunder didapat dengan cara mempelajari data-data yang diberikan
oleh pihak perusahaan kepada penulis berupa dokumen dan arsip yang telah ada
sebelumnya. Sumber data ini didapatkan untuk mengetahui hal-hal mengenai
sejarah pendirian perusahaan, formulir-formulir atau dokumen-dokumen yang
digunakan, proses kegiatan dan struktur organisasi. Dokumen-dokumen tersebut
antara lain order pembelian, faktur pembelian, faktur penjualan, dan Laporan stok
barang.
3.2.2 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
3.2.2.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem merupakan salah satu penyelesaian persoalan
yang dimulai dengan dilakukan identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan
kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi dari sistem yang dianggap
menggunakan alat-alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih
tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi.
Adapun metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode yang
berorientasi pada data yaitu analisis dan perancangan terstruktur yang digunakan
adalah sebagai berikut:
1. Diagram Alir (flowmap) 2. Diagram Konteks
3. Diagram Alir Data (data flow diagram) 4. Entity Relation Diagram (ERD)
5. Kamus Data (data dictionary) 6. Normalisasi
3.2.2.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat
dikelompokan menjadi beberapa tahapan yang membantu kita dalam pengembangan
sistem. Metode pengembangan sistem yang penulis gunakan dalam melakukan
tugas akhir ini adalah metode pengembangan sistem system development life cycle (SDLC).
Secara garis besar daur hidup pengembangan sistem/SDLC terbagi dalam
38
1. Analisis
Tahap pertama yaitu dilakukannya analisis dimana tahapan ini dilakukan
untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditangani. Selain itu
tahapan analisis dilakukan untuk mengumpulkan data sebanyak mungkin guna
mengetahui bagaimana proses yang sedang berjalan dibagian penjualan,
pembelian dan gudang, mengidentifikasikan masalah-masalah yang muncul pada
saat melakukan proses penjualan dan pembelian serta mencari solusi atau
pemecahan masalah dari permasalahan-permasalahan yang timbul dari proses
tersebut sehingga proses penjualan dan pembelian tersebut dapat berjalan dengan
baik dan terencana.
2. Perancangan/design
Tahapan perancangan (design) dilakukan untuk mendesain sistem baru yang akan dibuat yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi
dalam melakukan proses penjualan dan pembelian. Perancangan/design yang
dilakukan adalah perancangan keluaran yang meliputi tampilan-tampilan layar
dan keluaran berupa laporan perbulan yang akan menunjang proses penjualan dan
pembelian barang. Selain itu dalam tahapan ini dilakukan perancangan masukan
atau inputan data yang bertujuan untuk menentukan data-data yang akan
dimasukan dan diproses oleh sistem untuk menghasilkan informasi yang
diperlukan. Dan yang terakhir adalah melakukan perancangan untuk penyimpanan
file dan data yaitu perancangan basis data untuk mengolah data-data yang akan
3. implementasi/implementation
Pada tahap implementasi ini adalah melakukan kegiatan spesifikasi
rancangan logika kedalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem penjualan dan
pembelian yang dituangkan dalam bentuk program, kemudian melakukan
pengetesan apakah program tersebut dapat berjalan dengan baik sesuai fungsinya,
jika belum maka akan dilakukan proses perbaikan sebelum program tersebut
diimplementasikan didalam sistem informasi inventory.
3.2.2.3 Alat Bantu Analis dan Perancangan
Didalam analisis dan perancangan terstruktur dapat memberikan
penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data, dimana dalam
sistem terdapat beberapa alat bantu yang digunakan yaitu flowmap, diagram
konteks, DFD, kamus data, normalisasi, ERD dan relasi tabel. Berikut akan
dijelaskan pengertian dari masing-masing alat bantu tersebut.
1. Flo✄map
Flowmap merupakan bagan arus dokumen yang menggambarkan
proses-proses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan dan keluaran dokumen, file-file
serta entitas operasi yang berhubungan dalam sistem informasi tersebut. Bagan ini
menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan
40
2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan tahapan pertama pada struktur analisis
yang menggambarkan ruang lingkup sistem secara garis besar dan
hubungan-hubungan sistem tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem. Diagram
konteks merupakan level tertinggi DFD yang menggambarkan seluruh input ke
sistem atau output dari sistem. Dalam diagram konteks hanya terdapat satu
proses dan tidak boleh ada store didalamnya.
3. Diagram Aliran Data/Data Flow Diagram (DFD)
Diagram aliran data merupakan model dari sistem yang
menggambarkan bagian-bagian sistem ke dalam modul yang lebih kecil. Diagram
arus data ini digunakan untuk menggambarkan berapa hal meliputi
komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen-komponen-komponen
tersebut, asal dan tujuan data serta penyimpanan data. Diagram aliran data pada
dasarnya dibuat untuk memudahkan pemakai untuk mengerti sistem yang akan
dikerjakan.
Terdapat beberapa elemen dasar dari diagram aliran data adalah sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan sesuatu yang berada diluar sistem, tetapi ia memberikan data
termasuk bagian dari sistem. Kesatuan luar disimbolkan dengan suatu kotak
notasi.
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan
dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan
dengan arah panah dan garis diberi nama arus data yang mengalir. Arus data ini
mengalir di antara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang
berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.
3. Proses (Process)
Proses merupakan apa yang dilakukan oleh sistem. Proses dapat mengolah
data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses disimbolkan dengan
bentuk lingkaran. Fungsi dari proses adalah mentransformasikan satu atau
beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data atau pengikat data
42
4. Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku
sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen
data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan
penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan,
keluaran, penyimpanan dan proses.
5. Perancangan Basis Data
1. Normalisasi
Merupakan salah satu proses yang harus dialakukan didalam
perancangan basis data. Normalisasi merupakan proses untuk mengubah suatu
relasi yang memiliki masalah tertentu kedalam dua buah relasi atau lebih yang
tidak memiliki masalah yang biasanya disebut anomali. Anomali adalah proses
pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan. Hasil dari
normalisasi adalah himpunan-himpunan data atau kelompok-kelompok data dalam
bentuk normal (normal form). Tujuan dari normalisasi ini adalah untuk mengurangi adanya keanekaragaman data dan mencegah adanya error yang
disebabkan oleh anomaly atau penyimpangan dari proses insert, delete dan
a. Bentuk tidak normal (unnormalized form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam dan dalam bentuk
ini data-data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat mengimput
sehingga dapat saja terdapat data yang tidak lengkap dan terduplikasi.
b. Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1 NF)
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang
berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap
baris pada suatu tabel.
c. Bentuk Normal ke Dua (Second Normal Form/2 NF)
Pada bentuk normal ke dua ini pengelompokan didasarkan kepada
ketergantungan fungsional sepenuhnya. Dalam pembentukan normal ke dua
ini memungkinkan suatu relasi memiliki composite key yaitu relasi dengan primary key dimana setiap atribut tergantung penuh pada primary key.
d. Bentuk Normal Ke Tiga
Syarat dari pembentukan normal ke tiga adalah bentuk data telah memenuhi
kriteria bentuk normal ke dua dan atribut bukan kunci haruslah tidak
memiliki ketergantungan transitif dan ketergantungan fungsional terhadap
atribut bukan kunci lainnya.
2. Entity Relation Diagram (Diagram E-R)
Diagram E-R merupakan komponen-komponen himpunan relasi yang
44
3. Relasi Tabel
Relasi tabel merupakan hubungan yang terjadi antara tabel yang satu dengan
tabel yang lainnya. Dengan adanya relasi tabel, memungkinkan untuk
menampilkan data dari beberapa tabel yang berbeda yaitu dengan menyamakan
data pada key field dari dua tabel dimana key field dari tabel pertama berfungsi sebagai primary key dan pada tabel kedua berfungsi sebagai foreign key. Relasi dapat dikategorikan menjadi tiga macam relasi yaitu:
a. Relasi satu ke satu ( one-to-one relationship)
Pada relasi satu ke satu, tiap record dalam tabel A hanya bisa memiliki satu
record yang sama pada tabel B, dan begitu pula sebaliknya. Jenis relasi ini tidak umum, karena kebanyakan informasi yang memiliki hubungan seperti ini berada
dalam satu tabel.
b. Relasi satu ke banyak ( one-to-many relationship)
Relasi satu ke banyak data pada tabel A dapat memiliki banyak record yang sama pada tabel B, tetapi data pada tabel B hanya memiliki satu record yang sama pada tabel A.
3.2.3 Pengujian soft☎are
Pengujian adalah cara atau metode untuk menguji perangkat lunak yang
lunak secara lengkap. Pengujian juga dapat diartikan sebagai sebuah proses
eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan.
1. Pengujian Black Bo①
Pengujian black box merupakan pendekatan komplementer dari pengujian
white box, karena pengujian ini diharapkan dapat mengungkap kelas kesalahan
yang lebih luas. Pengujian ini berfokus pada pengujian persyaratan fungsional
perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai
dengan persyaratan fungsional suatu program.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori:
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
4. Kesalahan kinerja,
5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
Pengujian black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut :
a. Bagaimana validitas fungsional diuji
b. Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik
c. Apakah sistem akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu
d. Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi
e. Kecepatan data apa dan volume data apa yang akan ditoleransi oleh sistem
46 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan penelitian terhadap sistem
yang digunakan di perusahaan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang
berlangsung dan bagaimana aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain. Pada
proses analisis sistem akan dijelaskan lebih lanjut mengenai sistem yang
diterapkan oleh perusahaan serta aliran data dan dokumen yang digunakan oleh
perusahaan. Penulis melakukan analisis sistem adalah pada bagian penjualan dan
pembelian barang serta pada bagian gudang sebagai tempat penyimpanan barang
untuk mengetahui bagaimana proses penjualan dan proses pembelian yang selama
ini diterapkan oleh perusahaan.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen berikut ini akan menganalisa beberapa dokumen yang
digunakan didalam proses penjualan dan pembelian serta stok barang di
perusahaan tempat penulis melakukan penelitian berikut dengan fungsi dan
distribusinya.
Dokumen-dokumen tersebut adalah:
1. Order Pembelian
barang dari Customer
Sumber : Customer
Distribusi : Bagian Penjualan, Bagian Gudang
Volume : Tiap Hari
2. Faktur Penjualan
Deskripsi : Sebagai bukti penjualan barang untuk konsumen
Sumber : Bagian Penjualan
Distribusi : Customer
Jumlah : 2 rangkap
3. Faktur Pembelian
Deskripsi :
Sebagai bukti pembelian barang dari supplier
kepada bagian pembelian
Sumber : Suplier
Distribusi : Bagian Pembelian
4. Laporan Penjualan
Deskripsi :
Sebagai bukti laporan penjualan dari bagian
penjualan kepada pimpinan
Sumber : Bagian Penjualan
Distribusi : Pimpinan
Jumlah : 2 rangkap
5. Laporan Pembelian
Deskripsi :
Sebagai bukti laporan pembelian dari bagian
48
Sumber : Bagian Pembelian
Distribusi : Pimpinan
Jumlah : 2 rangkap
6. Daftar Barang Habis
Deskripsi : Sebagai bukti laporan stok barang digudang
Sumber : Bagian Gudang
Distribusi : Bagian Pembelian
4.1.2 Analisis Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian ✆ang Berjalan
Analisis sistem adalah proses yang dilakukan untuk menganalisis dan
mempelajari suatu sistem dengan cara menguraikan sistem elemen yang
membentuknya. Selanjutnya mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang
terjadi serta kebutuhan yang diperlukan sehingga dapat diusulkan perbaikan dari
sistem yang ada.
4.1.2.1 Flo✝map Sistem Informasi Penjualan ✆ang Berjalan
Flowmap adalah suatu model yang menggambarkan aliran dokumen
dalam suatu sistem dalam hal ini sistem informasi penjualan dan pembelian.
Berikut ini adalah prosedur sistem informasi penjualan yang sedang berjalan:
1. Bagian penjualan menerima Order barang dari customer, kemudian order
barang tersebut diperiksa dan dicatat lalu diberikan kebagian gudang.
barang yang tertera dalam order barang dari bagian penjualan dan melihat
persediaan stok yang ada.
3. Jika barang yang dipesan ternyata tidak tersedia maka bagian gudang akan
membuat surat pemberitahuan untuk konsumen bahwa barang tidak tersedia
dengan melampirkan List barang yang ada. Dari daftar stok terakhir bagian
gudang membuat daftar barang yang kurang atau barang habis untuk
diserahkan ke bagian pembelian untuk diproses.
4. Jika barang tersedia maka barang akan disiapkan dan bagian gudang
membuat daftar barang pesanan siap kirim yang diberikan kepada bagian
penjualan.
5. Bagian penjualan menerima daftar barang pesanan tersebut kemudian
membuat Nota penjualan sebanyak dua rangkap beserta dengan surat jalan,
satu rangkap faktur penjualan diberikan kepada customer dan satu
rangkapnya lagi untuk diarsipkan untuk keperluan pembuatan laporan
penjualan.
6. Dari arsip faktur penjualan yang ada kemudian bagian penjualan membuat
laporan penjualan sebanyak dua rangkap satu untuk keperluan arsip dan
satunya lagi untuk diserahkan kepada pimpinan.
7. Kemudian bagian penjualan juga membuat daftar barang keluar sebanyak dua
rangkap berdasarkan faktur yang ada untuk keperluan arsip dan satunya
diberikan kepada bagian gudang untuk keperluan update stok.
50
Keterangan:
DS : Data Stok Barang
AFJ : Arsip Faktur Jual
ABK : Arsip Barang Keluar
ALPJ : Arsip Laporan Penjualan
4.1.2.2 Flo✠map Sistem Informasi Pembelian ✡ang Berjalan
Berikut ini adalah prosedur sistem informasi yang sedang berjalan di
perusahaan Alpa Sparepart:
1. Proses pembelian dilakukan oleh bagian pembelian yang mana bagian ini
membeli barang kepada supplier. Bagian pembelian menerima laporan
daftar barang habis dari bagian gudang.
2. Dari daftar barang yang habis tersebut, kemudian bagian pembelian
membuat order pembelian barang yang akan dipesan yang kemudian
diberikan kepada supplier sebagai bukti pesanan barang.
3. Setelah barang sampai, bagian pembelian menerima faktur pembelian dari
supplier sebagai bukti pembelian barang, kemudian dari faktur pembelian
tersebut bagian pembelian melakukan pengecekan kesesuaiannya dengan
order pembelian sebelumnya, bila barang yang dipesan dengan barang
yang ada tidak sesuai atau terdapat barang yang cacat, maka barang akan
dikembalikan dan bila barang sesuai akan dibuatkan daftar barang masuk
52
dan satu lagi untuk diserahkan kepada bagian gudang untuk disesuaikan
dengan stok yang ada.
4. Bagian gudang menerima daftar barang masuk dari bagian pembelian yang
kemudian meng-update stok barang masuk.
5. Dari arsip faktur pembelian tersebut kemudian bagian pembelian membuat
laporan penjualan sebanyak dua rangkap satu untuk keperluan arsip dan
54
Keterangan:
AOP : Arsip Order Pembelian
ALP : Arsip Laporan Pembelian
ABM : Arsip Barang Masuk
4.1.2.3 Diagram konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses yang
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output
sistem serta memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Berikut ini gambaran
umum mengenai sistem informasi penjualan dan pembelian yang sedang berjalan.
Gambar 4.3 Diagram konteks
4.1.2.4 DFD
DFD merupakan pengembangan dari diagram konteks yang menggambar
pembagian sistem ke modul yang lebih kecil atau menggambarkan arus data yang
mengalir dalam sistem.
4.1.2.5 DFD le✎el 1 sistem informasi in✎entor✏✏ang berjalan
Gambar dibawah ini merupakan DFD level 1 yang menggambarkan
secara keseluruhan dari sistem informasi penjualan dan pembelian yang berjalan.
1. DFD le✎el 2 Proses 1
Gambar DFD dibawah ini yaitu DFD level 2 proses 1 yang merupakan
turunan dari DFD level 1 yang menggambarkan proses pembuatan order barang
dari customer.
Gambar 4.4 DFD Le✎el 1
56
menggambarkan pembuatan pesanan barang atau order pembelian kepada supplier
dari bagian pembelian.
Gambar 4.5 DFD Le✑el 2 Proses 1
Faktur pembelian
4.1.3 E✓aluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan penulis dilapangan yaitu
pada perusahaan Alpa Sparepart maka penulis memberikan analisa terhadap
pelaksanaan sistem informasi penjualan dan pembelian, tinjauan masalah ini
menjelaskan secara rinci penyebab timbulnya permasalahan-permasalahan dalam
sistem yang sedang berjalan pada perusahaan.
Tinjauan masalah diantaranya adalah:
Gambar 4.6 DFD Le✓el 2 Proses 2
58
1. Sulitnya mengetahui posisi stok terkini oleh bagian penjualan dikarenakan
harus menunggu bagian gudang dalam mengecek stok barang, begitu pula
untuk bagian pembelian yang harus menunggu laporan stok barang yang
habis digudang.
2. Pembuatan laporan sering memakan waktu yang terlalu lama karena
disebabkan bertambahnya jumlah transaksi pembelian dan penjualan dan
terkadang terjadi kesalahan dalam memasukkan data akibat terlalu banyak.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan untuk mendesain sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah-masalah dihadapi perusahaan. Dalam bab ini akan
dijelaskan mengenai gambaran umum sistem yang diusulkan, perancangan
prosedur, basis data dan sistem itu sendiri.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah:
1. Untuk mengolah suatu data dengan cepat sehingga tidak terlalu banyak
menyita waktu dan tenaga didalam menyelesaikan suatu transaksi atau
proses baik oleh bagian penjualan maupun oleh bagian pembelian terutama
untuk proses pencatatan, perhitungan, penyimpanan data dan pembuatan
laporan kepada pimpinan perusahaan.
2. Membantu pimpinan dalam mendapatkan laporan-laporan penjualan dan
