SISTEM INFORMASI
SERVICE
MOTOR
ONLINE
BERBASIS
WEB
DI PT AMARTA SAYAP MERAH
ABSTRACT By
Dwima Fajar Andika
PT Amarta Sayap Merah Is a company engaged in the field of services and sales. Therefore Amarta Red Wings prioritizes customer satisfaction in terms of service motorcycle services. One of the obstacles or problems that occur today are in the service registration service in the company is still doing it manually, this causes time delays and less efficient.
The method used in this study using a structured approach and method development using a prototype. The data collection method using observation, documentation, and interviews. System design tool that is used to describe the system model including document flow diagram (flowmap), context diagrams, data flow diagram (DFD) and data dictionary, whereas for database design using normalization, table relationships, entity relational diagram(ERD),codefication, and file structure. In the construction of information system services online service using the programming language PHP and MySQL as a database.
This proposed system can be used to help the services service, so that the
constraints and shortcomings facing today can be resolved properly. Suggestions for further research is to improve the system deficiencies that have been made if there are still shortcomings and problems that occur
Keywords: Information Systems, Services Service, Customer Registration.
I.PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG
Saat ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat, kebutuhan informasi dan pengolahan data dalam banyak aspek kehidupan manusia sangat penting . Dari perkembangan teknologi yang demikian sangat pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya penyediaan informasi bagi suatu organisasi/instansi atau perusahaan yang membutuhkan sistem pengolahan data secara cepat, tepat dan akurat . Untuk menunjang efektifitas, produktifitas dan efesiensi dalam suatu organisasi/instansi atau perusahaan dalam menyelesaikan masalah manajemen, terutama memberikan pelayanan kepada konsumen atau pelanggan, maka perlu menyusun suatu sistem pengelolaan data terkomputerisasi yang baik dan berdaya guna. Sistem tersebut di harapkan dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin yang berguna dalam membantu organisasi/instansi atau perusahaan tersebut . Sekarang ini dengan semakin canggihnya teknologi perangkat
keras (hardware) seperti memori yang semakin besar, processor yang semakin
cepat, dan kapasitas hard disk yang semakin besar serta diikuti dengan
perkembangan teknologi perangkat lunak (software) yang semakin beranekaragam
seperti aplikasi multimedia dan lain-lain menjadikan informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat terpenuhi.
Tujuan penelitian ini di harapkan dapat menghasilkan sistem yang
Merah dapat meningkatkan pelayanan jasa service, yang akan membuat semakin
tertariknya konsumen untuk selalu service kendaraanya di PT Amarta Sayap Merah.
Berdasarkan latar belakang di atas maka di anggap perlu di bangun sistem
informasi pendaftaran service motor online yang cocok di terapkan di PT Amarta
Sayap Merah ini adalah berjudul “ Sistem Informasi Service Motor Online
Berbasis WEB di PT AMARTA SAYAP MERAH”.
1.2 IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH 1.2.1 IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan Latar belakang yang telah diuraikan diatas, yang menjadi permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Masih sering terjadi antrian panjang pendaftaran service.
2. Masih terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan pelayanan jasa service.
3. Masih mungkin terjadi kesalahan pada saat menghitung jumlah pendapatan
dan penjualan spare part .
4. kurang puas nya pelayanan service yang di berikan oleh perusahaan terhadap
konsumen saat melakukan service.
1.1.1 RumusanMasalah
Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana perancangan sistem informasi pelayanan jasa service sepeda
motor pada PT Amarta Sayap Merah.
2. Bagaimana sistem informasi yang sedang berjalan pada PT Amarta Sayap
Merah.
3. Bagaimana sistem informasi pendaftaran service motor pada PT Amarta
Sayap Merah.
4. Bagaimana implementasi sistem informasi yang berjalan pada PT Amarta Sayap Merah
1.2Maksud Dan Tujuan Penelitian
Adapun Maksud dan Tujuan dalam melakukan penelitian pada PT Amarta Sayap Merah.
1.2.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian yang di lakukan ini adalah untuk membangun sistem
informasi pelayanan pendaftaran jasa service online di PT Amarta Sayap Merah.
1.3.2 Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui bagaimana Pelayanan jasa service pada PT Amarta Sayap
Merah.
2. Untuk merancang sistem informasi Pendaftaran service sepeda motor online
pada PT Amarta Sayap Merah.
3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi pelayanan jasa service sepeda
motor online pada PT Amarta Sayap Merah.
4. Untuk menguji sistem informasi pendaftaran jasa service sepeda motor pada PT
Amarta Sayap Merah.
1.3Kegunaan Penelitian
Terdapat 2 jenis kegunaan dalam penelitian ini,yaitu :
Dengan adanya sistem yang di buat ini diharapkan dapat di pergunakan secara optimal dan berguna bagi kelangsungan perusahaan, sehingga dapat meningkatkan kepuasan konsumen terhadap pelayanan serta mengefisiensikan
waktu dalam proses pendaftaran dan pencatatan jasa service sepeda motor pada PT
Amarta Sayap Merah.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Dengan diberikannya Tugas penelitian ini penulis mendapatkan banyak sekali ilmu
tentang pelayanan service sepeda motor dengan berbasiskan IT.
1.5 BatasanMasalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka pokok permasalahan penelitian ini di batasi dalam hal-hal sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang di bangun ini di gunakan oleh pegawai perusahaan
khusus nya Servis Advisor yang bertugas untuk mengolah atau mengelola data
Pendaftaran service.
2. Sistem informasi ini hanya untuk pelayanan jasa service sepeda motor dan
sistem informasi ini hanya di gunakan oleh PT Amarta Sayap Merah. 3. Pengelola sistem ini juga tidak punya hak untuk melakukan transaksi. 4. Sistem Pembayaran di lakukan di bengkel.
5. Pelanggan bisa melakukan pemesanan suku cadang jika pelanggan melakukan service motor.
6. Penjemputan motor hanya daerah padalarang dan cimahi. II.KAJIAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.[3,p.1]
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.[1,p.54]
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
[3,p.3]
Berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing karaktristik:
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapa kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. [3,p.4]
b. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntugkan merupakan energy dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan
hidup dari sistem. [3,p.4]
d. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antar satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output)
dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya
dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat
berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. [3,p.4]
e. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energy yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energy yang dimasukan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energy yang diproses untuk didapatkan
keluaran. [3,p.5]
f. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lainnya atau kepada supra sistem. [3,p.5]
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. [3,p.5]
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunya tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak aka ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem.[3,p.5]
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Ada beberapa klasifikasi sistem diantaranya :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep.Misalnya,system teologi yang berisi gagasan tentang hubungan
manusia dan Tuhan. [1,p.64]
Sistem Fisik adalah system yang secara fisik dapat dilihat.Misalnya, sistem komputer,sistem sekolah, sistem akuntansi, dan sistem transportasi.
[1,p.64]
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem Deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat
diprediksi secara tepat.Misalnya,sistem komputer. [1,p.64]
pasti karena mengandung unsur probabilitas.Misalnya,sistem arisan dan
sistem sediaan. [1,p.64]
3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Dengan kata lain,sistem ini tidak
berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. [1,p.65]
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Ciri-cirinya, sistem menerima masukan
yang diketahui,yang bersifat acak,maupun gangguan. [1.p.65]
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam
dan tidak dibuat oleh manusia. Contoh : Sistem tata surya. [1,p.66]
Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. Contoh :
Sistem mobil. [1,p.66]
2.2 Konsep dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-keadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.
[3,p.8]
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang msih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. [3,p.9]
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal,
yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). [3,p.10]
Akurat, berarti Inormasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak
informasi tersebut. [3,p.10] Tepat pada waktunya, berarti informasi yang dating
pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatak untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. [3,p.10]
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajeria dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. [3,p.10]
2.3.1 Pengertian Jasa
Jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak terwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dengan suatu produk fisik. [6]
2.3.2 Pengerian Service Sepeda Motor
Pemakaian sepeda motor secara terus-menerus berakibat kerja mesin dan komponen-komponen di dalamnya sedikit demi sedikit akan mengalami perubahan, sehingga dalam periode tertentu diperlukan suatu penggantian atau penyetelan ulang dalam bentuk servis berkala.
Service sepeda motor merupakan usaha untuk mengembalikan kondisi
semula apabila motor mengalami gangguan dan kerusakan akibat pemakaian secara terus- menerus. Tujuan dari service adalah agar motor tetap menghasilkan tenaga yang maksimal dan senantiasa dalam kondisi baik.[6]
2.3.3 Pengertian Spare Part
Pengertian dari Spare Part adalah Suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan yang mempunyai fungsi tertentu terhadap barang itu tersendiri. Setiap alat terdiri dari banyak komponen, namun barang yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan penggantian.[6]
2.3.4 MySQL (Strukture query language)
MySQL adalah salah satu perangkat lunak system manajemen basis data (data base) SQL atau sering di sebut dbms (database management system). Berbeda dengan basis data konvensional seperti .dat,.dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multi-user serta mendukung system jaringan. MySql didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GNU general Public license (GPL),
namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang
menginginkannya.[2.p.27]
2.3.5 PHP (Hypertext Preprocessor)
Php adalah salah satu bahasa pemograman open source yang sangat cocok atau dikususkan untuk pengembangan web dan dapat di tanamkan pada sebuah skrip HTML. Php di ciptakan untuk mempermudah pengembangan web dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat mengekplorasikan hal-hal yang luar biasa dengan php. [2.p.25]
2.3.6 WEB (World Wide Web)
Secara definisi adalah standar pemrosesan informasi yang di terima secara umum. Protokol TCP/IP merupakan protokol yang di gunakan dalam komunikasi dalam internet. [5.p.6]
2.3.7 XAMPP
tersedia database server MySQL dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows. Keuntungan lainnya adalah Cuma menginstal satu kali sudah tersedia Apace wWeb Server, MySQL Database Server, PHP Support (PHP 4 dan PHP 5) dan beberapa module lainnya. [6]
III.OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 METODE PENELITIAN
Metode Penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah Penelitian Tindakan (Action Research).
3.2 DESAIN PENELITIAN
Desain penelitian yang digunakan penulis termasuk kedalam penelitian yang bersifat deskriptif dan action Research dengan pendekatan kasus di Bagian Pelayanan service PT Amarta Sayap Merah.
3.2.2 JENIS DAN METODE PENGUMPULAN DATA 3.2.2.1. Sumber Data Primer
Sumber data primer yang didapat penulis melalui cara : 1. Observasi
Observasi adalah melakukan pengamatan langsung ke objek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan.
Dalam hal ini peneliti akan melakukan pengamatan terhadap kinerja dan prosedural yang diterapkan didalam pelaksanaan pelayanan service. Serta menganalisis kegiatan apa saja yang dilakuan dalam proses pelayanan service.
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh informasi langsung dari dari sumbernya.
Dalam Hal ini peneliti akan mencoba melakukan wawancara terhadap orang-orang
yang mempunyai wewenang didalam Pelayanan service.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Jenis data sekunder yaitu data-data yang didapat dari dokumentasi – dokumentasi yang ada di Perusahaan. Dokumentasi adalah ditujukan untuk memperoleh data langsung dari tempat penelitian, meliputi buku-buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan kegiatan, foto-foto, film dokumenter, data yang relevan.
Dalam penelitian ini peneliti akan mencoba menganilisis dokumen-dokumen, data-data, dan laporan yang berkaitan dengan Penelitian Pelayanan Service ini. Serta dokumen lainnya yang menjadi penunjang dalam Pelayanan Service ini.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang akan digunakan oleh penulis adalah pendekatan analisis dan perancangan terstruktur. Metode ini merupakan suatu pendekatan sistem yang berorientasi data (Data Oriented Approach) yang menitik beratkan permasalahan pada aliran Data, yaitu: Arus Data (Data Flow) dan Struktur Data (Data Structure).[4,p.78]
Dalam metode ini terdapat Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Kamus Data, Normalisasi , dan Tabel Relasi.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat dikelompokkan menjadi beberapa tahapan yang dapat membantu kita dalam mengembangkan sebuah sistem. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode
Gambar 3.2 Model pengembangan sistem Prototype
Sumber :https://ali.misri07.alumni.ipb.ac.id
Langkah-langkah yang digunakan penulis dalam pengembangan system dengan menggunakan metode prototype adalah :
1. Mendengarkan pelanggan/User
Pada tahap awal ini penulis dan user bertemu langsung untuk menentukan tujuan umum dari sistem yang akan dibangun ini. Disamping itu penulis juga mengambil beberapa data yang berkaitan dengan sistem ini. Kompleksitas data yang digunakan akan sangat berpengaruh pada tahap perancangan. Oleh sebab itu user seharusnya memberikan data dengan detail agar proses perancangan nya berjalan dengan baik. Gambaran dari setiap detail kebutuhan pun harus dibicarakan langsung dengan user. Agar pada saat perancangan sudah diketahui sistem apa yang diinginkan oleh user
2. Membangun prototype
Pada Tahap selanjutnya, Setelah data didapatkan kemudian data dianalisis. Hasil analisis ini lah yang akan dijadikan bahan untuk perancangan prototype.
3. Evaluasi/uji coba prototype
Setelah Proses perancangan selesai, maka dalam tahap ini peneliti memberikan hasil rancangan nya kepada user untuk dievaluasi. Setiap hasil yang diberikan oleh user akan dijadikan bahan untuk perbaikan kembali prototype.
4. Memperbaiki Prototype
Berdasrakan hasil uji coba yang diberikan kepada user, maka penulis akan menganalisis apakah hasil uji coba tersebut sudah memenuhi keinginan user atau harus ada perbaikan
prototype sesuai dengan rekomendasi dari user. Ketika perbaikan sudah selesai, maka akan kembali ke tahap ketiga yaitu evaluasi sampai hasil yang diinginkan oleh user tercapai.
5. Implementasi Prototype
Setelah Prototype yang dibuat memenuhi keinginan user dan telah dilakukan pengujian, maka saat nya Prototype tersebut diimplementasikan.
3.3. Analisis Sistem yang Berjalan
3.3.2.1. Flow Map
a. Flow Map Pelayanan service
FLOWMAP PELAYANAN SERVICE YANG SEDANG BERJALAN Konsumen Service Advisor Mekanik
2
1
Tidak
Verifikasi form service yang sudah
di isi
Ya
Form service
12
Lengkap
Lembar form service yang sudah di isi 1 2
Form service lengkap 1
2 2
Membuat Laporan form service
form service yang sudah di isi
Form service tidak lengkap
Kasir
Laporan form service
Verifikasi service
laporan service yang telah selesai
Nota Penerimaan pembayaran Laporan service yang
telah selesai
Mencatat data pembayaran dan
membuat nota pembayaran
Arsip Laporan data pembayaran
Nota Penerimaan pembayaran
b
Menghitung jasa service
Data pembayaran service
Data yang di bayarkan
Data yang di bayarkan 2
1
1
2
Gambar 3.3 Flowmap pelayanan service yang sedang berjalan Keterangan :
a : Arsip Laporan form service
b. Flow Map Pendaftaran service dan suku cadang
FLOW MAP PELAYANAN SERVICE DAN SUKU CADANG YANG SEDANG BERJALAN
Konsumen Service Advisor Mekanik
1
Tidak Verifikasi form service yang sudah
di isi
Ya
Form service
12
Lengkap
Lembar form service yang
sudah di isi 1 2
Form service lengkap 1
2
Membuat Laporan form service
Laporan form service
12
Form service yang sudah di isi
Form service tidak lengkap
Kasir
Laporan service & suku cadang
Verifikasi service
laporan service yang telah selesai
Nota pembayaran Laporan service yang
telah selesai
Mencatat data pembayaran dan membuat nota pembayaran
Arsip Laporan data pembayaran
Data yang di bayarkan
Data yang di bayarkan
Gudang
2
2
Laporan form service
Verifikasi suku cadang yang akan di beli
3
3
Data suku cadang ada Pengecekan suku
cadang Laporan service & suku
cadang
Data suku cadang kosong Data suku cadang
kosong
Gambar 3.4 Flowmap Pelayanan service dan suku cadang yang sedang
berjalan.
Keterangan :
a : Arsip Laporan Form service
b : Arsip Laporan data pembayaran
3.3.3 Diagram Konteks yang sedang berjalan
Sistem informasi Pelayanan Service
Konsumen
Nota pembayaran, Konfrmasi form service
Form Lembar service
Pimpinan
Laporan penjualan part, laporan pengeluaran part
Konfirmasi laporan penjualan dan pengeluaran part
Gambar 3.5 Diagram Konteks Pelayanan Service yang sedang berjalan.
3.3.3.1 Data Flow Diagram
Pada Data Flow Diagram (DFD) akan diuraikan tentang gambaran dan penjelasan tentang system yang berjalan saat ini. Data Flow Diagram nya adalah sebagai Lembar form service
Data form service
2
service Data form service dan spare part Data yang di bayarkan Nota pembayaran
3.3.4 Evaluasi Sistem yang berjalan
Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, penulis menemukan beberapa masalah yang dapat mengakibatkan penurunan pelayanan terhadap konsumen. Adapun masalah-masalahnya adalah sebagai berikut ;
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan
IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Perancangan Sistem
Perancangan Sistem terdiri dari aktivitas rancangan logika dan rancangan fisik, keduanya menghasilkan spesifikasi sistem untuk memenuhi persyaratan sistem yang akan dikembangkan. Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Dalam proses perancangan sistem ini penulis akan menggambarkan proses sistem yang diusulkan berdasarkan analisis sistem yang sedang berjalan. Proses penggambaran sistem tersebut akan dijabarakan dengan menggunakan Diagram konteks, Data Flow Diagram, ERD, Normalisasi, dan Tabel Relasi.
4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem yang baru, langkah permulaan perancangan sistem adalah rencana pengembangan disiapkan selama sistem dimodifikasi dan disetujui oleh pemimpin, tahap perancangan harus mengisi semua perincian rencana suatu pengembangan agar sistem yang baru dapat diimplementasikan dengan memuaskan. Tujuan perancangan suatu sistem adalah global adalah membentuk kerangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer agar sistem yang ada menjadi lebih terkomputerisasi
4.1.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum dari sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada user mengenai sistem informasi service online pada
PT Amarta Sayap Merah. pada tahap ini perancangan sistem informasi dirancang
No Masalah Usulan Perbaikan
1 Masih sering terjadinya
antrian panjang pendaftaran service
Di harapkan dengan membuat suatu sistem informasi , yang bisa membuat konsumen tidak perlu mengantri atau menungguu lama
saat pendaftaran service.
2 Masih terjadi kesulitan dalam
pembuatan laporan pelayanan
jasa service.
Dengan membuat suatu sistem informasi yang akan memudahkan dalam pembuatan
laporan service dan suku cadang.
3 Masih mungkin terjadi
kesalahan pada saat menghitung jumlah pendapatan dan penjualan suku cadang.
Dengan membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi dan dapat mengelola data penjualan suku cadang dengan cepat dan akurat.
4. Kurang puasa nya konsumen
dalam pelayanan service yang
di berikan oleh perusahaan.
Dengan membuat suatu sistem informasi
pendaftaran service online yang akan
memudahkan konsumen dan akan
dengan tujuan sebagai alat komunikasi anatara user dengan pembuat program guna mendapatkan sistem aplikasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan adanya pengmbangan sistem informasi ini, diharapkan mampu mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada pada PT Amarta Sayap Merah, yang ada sebelumnya pada sistem yang sedang berjalan di PT Amarta Sayap Merah. Hal ini akan membantu efektifitas waktu pekerjaan menjadi lebih cepat dan meminimalisir kesalahan. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu mengatasi masalah yang ada dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
4.1.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan sistem yang diinginkan ini merupakan pengembangan dari sistem yang sedang berjalan yang bersifat manual menjadi terkomputerisasi. Perancangan prosedur yang di usulkan ini dibuat agar meminimalkan kekurangan, kelemahan, dan mengatasi masalah yang dihadapi.Perancangan prosedur ini diharapkan dapat memberi solusi untuk alternatif baru yang dapat memaksimalkan sistem informasi Service Online pada PT Amarta Sayap Merah. Tahapan perancangan sistem ini akan dijelaskan dengan menggunakan pemodelan sistem informasi berorientasi terstruktur.
4.1.3.1. Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Berikut Diagram Konteks yang diusulkan pada PT Amarta Sayap Merah adalah sebagai berikut :
Sistem informasi Pelayanan Service
Konsumen
Kasir
Informasi data valid, info form service
Mengisi form service, registrasi data member
Konfirmasi data login, info form pembayaran
Data login, verifikasi pembayaran service
Gudang
Data login, info data po dan spare part
Konfirmasi data login, verifikasi po dan spare part Pemimpin
Laporan data service, konfirmasi data login
Data login, verifikasi data service
Gambar 4.1 Diagram Konteks Pelayanan Service yang di usulkan.
4.1.3.2. Data Flow Diagram
Dalam proses data flow diagram yang di usulkan ini menggambarkan tentang aliran data yang terjadi di dalam sistem informasi service online. Berikut ini adalah penjabaran tentang DFD yang di usulkan :
a. DFD Level 1
Pada Data Flow Diagram (DFD) akan diuraikan tentang gambaran dan penjelasan
tentang system yang sedang di usulkan. Data Flow Diagram nya adalah sebagai
File User Konfirmasi Data User valid
K
Konfirmasi Data User valid
File Motor
File Part Data Parts, Data Motor, Data Service
File Jasa
Konsumen Daftar data user1.1
Gambar 4.3 DFD Level 2 Proses 1 Pelayanan Service yang sedang di usulkan.
c. DFD Level 2 proses 2
Gambar DFD Level 2 Proses 2 ini menggambar detail proses dari DFD Level 1 proses 2.0 yang meliputi proses baca login, input data motor,part,jasa, tambah data penjualan, edit data, dan hapus data.
Konsumen
Konfirmasi Data User valid Data User
2.2 Input Data motor,part,jasa
Data User valid
File Motor File jasa File Part Konfirmasi Data User valid
D
File Mekanik Service
d. DFD Level 2 proses 3
Gambar DFD Level 2 Proses 3 ini menggambar detail proses dari DFD Level 1 proses 3.0 yang meliputi proses baca login, input data pembelian dan part, edit data pembelian, hapus data pembelian.
Gudang
File User
3.1 Baca Login
Data User
Konfirmasi Data User valid
Da
Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses 3 Pelayanan Service yang sedang di usulkan.
4.1.4. Perancangan Basis Data
Perancangan Basis Data ditunjukan untuk merancang bentuk-bentuk tabel dan menggambarkan hubungan antar tabel tersebut. Penggunaan basis data (database) ini ditunjukan agar dalam pengoprasian dan pengimplementasian sistem diperoleh informasi yang lengkap.
4.1.4.1. Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data dan elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity atau relasi. Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi sehingga menjadi kondisi yang diharapkan.
NORMALISASI 1 :
Tabel Service : NORMALISASI 2 :
Tabel User =
{Id_user*,user_name,password,akses, nama_user, alamat_user ,telp_user ,hp_user}
Tabel Part =
{Id_part*, nama_part, merk_part, cat_part, buy_part, price_part, stok_part, low_iven_part, image_part}
Tabel Penjualan_Part =
Tabel Service =
{Id_service*, id_user**, id_mekanik**, nopol_motor**, tgl_service, jam_service, keluhan_service, anilisis_sa, kilometer, total_service, konf_tambahan_service, estimasi_selesai, saran_mekanik, tanki_awal, catatn_lain, status_service }
Tabel Pembelian =
{Id_pembelian*, Id_supplier**, id_part** tgl_pembelian, qty_pembelian, stat_pembelian, }
Tabel Id_Jasa =
{Id_jasa*, id_mekanik**, id_user**, nama_jasa, harga_jasa, }
Tabel Service_Bayar =
{ id_jasa**, harga_service, jumlah_service, tanggal_service}
Tabel Motor =
{ nopol_motor*,Id_user**, nomes_motor, tipe_motor, tahun_motor, km_motor}
Tabel Mekanik =
{Id_mekanik*, nama_mekanik}
Tabel Supplier =
{Id_supplier*, nama_supplier, alamat_supplier, telp_supplier}
4.1.4.2. Relasi Tabel
Relasi tabel adalah bagan yang menggambarkan hubungan antar tabel satu
dengan tabel yang lain sehingga membentuk basis data, dan adapula tabel yang tidak ada hubungan antara tabel satu dengan yang lainnya. Adapun Relasi Tabel dari pembangunan Sistem Penjualan pada PT Amarta Sayap Merah.
4.1.4.3. Entity Relationship Diagram
Entity relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang digunakan untuk
pemodelan basis data rasional, diagram ERD menggambarkan tabel dalam suatu database serta relasi / hubungan antara tabel-tabel tersebut. Adapun ERD dari
pembangunan Sistem Informasi service online adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram V.KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan sistem informasi service online yang telah dibangun, maka penulis menarik kesimpulan bahwa :
1. Diharapkan dengan digunakan sistem informasi service online ini perhitungan
dan pembuatan laporan jasa service dan spare part yang sudah terkomputerisasi,
sehingga salah nya dan lambat nya perhitungan dan pembuatan laporan dapat teratasi.
2. Diharapkan dengan digunakan sistem informasi Service online ini tidak ada lagi
antrian panjang pendaftaran service dan dapat lebih baik lagi dalam memberikan
pelayanan service terhadap konsumen.
5.2. Saran
Adapun dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
1. Pada sistem informasi sebaiknya ditambahkan proses retur spare part sehingga
dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
2. Pada sistem informasi ini sebaiknya ditambahkan proses penggajian mekanik sehingga dapat mengetahui gaji dan bonus mekanik perbulan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Kadir, Abdul,”Pengenalan Sistem Informasi”,1st ed, Yogyakarta: ANDI,
2003.
[2] Yakub,”Pengantar Sistem Informasi”,1st ed, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[3] Jogiyanto, Hm,”Analisis & Desain Sistem Informasi:pendekatan terstruktur
teori dan praktik aplikasi bisnis”,3th ed, Yogyakarta: Andi,2005.
[4] Afrizal. Yasmi, dan Wahyuni.,”Rekayasa Perangkat Lunak”, 1st ed, Bandung:
Unikom, 2014.
[5] Betha Sidik, ir. Husni I. Pohan, Ir.M,Eng, “Pemograman Web Dengan
HTML” 4th ed, Bandung : informatika, 2012.
[6] Dean Maulana Ikbal, (26 Juni 2015), “Sistem Informasi Penjualan dan Jasa
Service dan Sparepart Pada Bengkel Kencana Motor” [Online], 2014,
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar BelakangSaat ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan sangat
pesat, kebutuhan informasi dan pengolahan data dalam banyak aspek kehidupan
manusia sangat penting . Dari perkembangan teknologi yang demikian sangat
pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya penyediaan informasi bagi
suatu organisasi/instansi atau perusahaan yang membutuhkan sistem pengolahan
data secara cepat, tepat dan akurat . Untuk menunjang efektifitas, produktifitas
dan efesiensi dalam suatu organisasi/instansi atau perusahaan dalam
menyelesaikan masalah manajemen, terutama memberikan pelayanan kepada
konsumen atau pelanggan, maka perlu menyusun suatu sistem pengelolaan data
terkomputerisasi yang baik dan berdaya guna. Sistem tersebut di harapkan dapat
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin yang berguna dalam membantu
organisasi/instansi atau perusahaan tersebut . Sekarang ini dengan semakin
canggihnya teknologi perangkat keras (hardware) seperti memori yang semakin
besar, processor yang semakin cepat, dan kapasitas hard disk yang semakin besar
serta diikuti dengan perkembangan teknologi perangkat lunak (software) yang
semakin beranekaragam seperti aplikasi multimedia dan lain-lain menjadikan
2
Dengan adanya teknologi informasi tersebut dapat memudahkan
manusia dalam membantu pekerjaannya, maka sekarang ini hampir setiap orang
menginginkan suatu fasilitas yang serba praktis. Karena perkembangan teknologi
informasi yang semakin maju, maka saat ini banyak sekali penggunaan website
yang untuk menampilkan data/informasi. Dalam Website tidak hanya sebatas
menampilkan berita atau data/informasi, saat ini pun didalam website terdapat
fasilitas seperti form pendaftran , pemesanan barang/jasa yang dapat memudahkan
para calon konsumen dalam melakukan pendafatran secara online di mana
konsumen tidak harus datang langsung ke tempat perusahaan tersebut.
Lalu website juga bisa dengan mudah menambahkan informasi-informasi
yang terkait dengan produk atau jasa kita. Kita dapat menambahkan informasi
mengenai hal-hal yang memecahkan persoalan yang mungkin dihadapi pelanggan.
Informasi ini dapat langsung dibaca pelanggan atau sebagai pedoman bagi bagian
support. Dengan demikian pelanggan mudah mendapatkan informasi mengenai
keluhannya dan bagian support juga dipermudah dalam melayani pelanggannya.
Pelanggan dapat mencari sendiri mengenai jawaban atas keluhannya atau mengisi
form support jika gagal menemukan. Setelah form support lengkap diisi, team
support akan menrima keluhan pelanggan dan menindaklanjuti.
Dengan adanya website kita mempunyai peluang meningkatkan kepuasan
pelanggan. Pelanggan yang puas akan terus menggunakan produk atau jasa kita,
merekomendasikan perusahaan kita kepada orang lain dan meningkatkan
3
Dengan membuat website perusahaan berarti menambah
visibilitas/kehadiran perusahaan. Bisa diibaratkan perusahaan membuka
showroom (ruang pamer) yang baru, Perusahaan yang memiliki website akan
terkesan maju dan modern. Dengan demikian maka kredibilitas perusahaan akan
meningkat.
Tabel 1.1 Data Pelanggan Jasa Service Di PT amarta Sayap Merah
No Bulan Tahun Jumlah Pelanggan service
1 Januari 2014 1.700
2 Febuari 2014 1.600
3 Maret 2014 1.700
4 April 2014 1.800
5 Mei 2014 1.800
6 Juni 2014 1.800
7 Juli 2014 1.500
8 Agustus 2014 1.500
9 September 2014 1.500
10 Oktober 2014 1.800
11 November 2014 1.800
12 Desember 2014 1.700
Total pelanggan di tahun 2014 20.200
Sumber : Wawancara dengan Kep.mekanik bengkel
Berdasarkan data tabel di atas maka penulis akan merancang dan membuat
sistem informasi pendaftaran service motor online dengan memanfaatkan website
dan internet sebagai penunjangsistem informasi pendaftaran service motor online
di mana calon konsumen tidak perlu datang langsung ke bengkel untuk melakukan
pendaftaran dan calon konsumen bisa hemat waktu dan bisa kapanpun dan di
4
Tujuan penelitian ini di harapkan dapat menghasilkan sistem yang
informatif dan up –to-date, interaktif, dan dinamis. di harapkan PT Amarta Sayap
Merah dapat meningkatkan pelayanan jasa service, yang akan membuat semakin
tertariknya konsumen untuk selalu service kendaraanya di PT Amarta Sayap
Merah.
Berdasarkan latar belakang di atas maka di anggap perlu di bangun
sistem informasi pendaftaran service motor online yang cocok di terapkan di PT
Amarta Sayap Merah ini adalah berjudul “ Sistem Informasi Service Motor Online
Berbasis WEB di PT AMARTA SAYAP MERAH”.
1.2Identifikasi Dan Rumusan Masalah
Adapun identifikasi dan rumusan masalah yang penulis lakukan pada PT
Amarta Sayap Merah.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan Latar belakang yang telah diuraikan diatas, yang menjadi
permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Masih sering terjadi antrian panjang pendaftaran service.
2. Masih terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan pelayanan jasa service.
3. Masih mungkin terjadi kesalahan pada saat menghitung jumlah pendapatan
dan penjualan spare part .
4. kurang puas nya pelayanan service yang di berikan oleh perusahaan terhadap
5
1.2.2 RumusanMasalah
Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah yang akan dibahas
dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana perancangan sistem informasi pelayanan jasa service sepeda
motor pada PT Amarta Sayap Merah.
2. Bagaimana sistem informasi yang sedang berjalan pada PT Amarta Sayap
Merah.
3. Bagaimana sistem informasi pendaftaran service motor pada PT Amarta
Sayap Merah.
4. Bagaimana implementasi sistem informasi yang berjalan pada PT
Amarta Sayap Merah
1.3Maksud Dan Tujuan Penelitian
Adapun Maksud dan Tujuan dalam melakukan penelitian pada PT Amarta
Sayap Merah.
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian yang di lakukan ini adalah untuk membangun sistem
informasi pelayanan pendaftaran jasa service online di PT Amarta Sayap Merah.
1.3.2 Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui bagaimana Pelayanan jasa service pada PT Amarta Sayap
Merah.
2. Untuk merancang sistem informasi Pendaftaran service sepeda motor online
6
3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi pelayanan jasa service sepeda
motor online pada PT Amarta Sayap Merah.
4. Untuk menguji sistem informasi pendaftaran jasa service sepeda motor pada
PT Amarta Sayap Merah.
1.4Kegunaan Penelitian
Terdapat 2 jenis kegunaan dalam penelitian ini,yaitu :
1.4.1 KegunaanPraktis
Dengan adanya sistem yang di buat ini diharapkan dapat di pergunakan
secara optimal dan berguna bagi kelangsungan perusahaan, sehingga dapat
meningkatkan kepuasan konsumen terhadap pelayanan serta mengefisiensikan
waktu dalam proses pendaftaran dan pencatatan jasa service sepeda motor pada
PT Amarta Sayap Merah.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Dengan diberikannya Tugas penelitian ini penulis mendapatkan banyak sekali
ilmu tentang pelayanan service sepeda motor dengan berbasiskan IT.
1.5 BatasanMasalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka pokok permasalahan
penelitian ini di batasi dalam hal-hal sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang di bangun ini di gunakan oleh pegawai perusahaan
khusus nya Servis Advisor yang bertugas untuk mengolah atau mengelola data
7
2. Sistem informasi ini hanya untuk pelayanan jasa service sepeda motor dan
sistem informasi ini hanya di gunakan oleh PT Amarta Sayap Merah.
3. Pengelola sistem ini juga tidak punya hak untuk melakukan transaksi.
4. Sistem Pembayaran di lakukan di bengkel.
5. Pelanggan bisa melakukan pemesanan suku cadang jika pelanggan melakukan
service motor.
6. Penjemputan motor hanya daerah padalarang dan cimahi.
1.6 Lokasi Dan WaktuPenelitian
a. Lokasi yang di gunakan penulis untuk penelitian ini bertempat di PT Amarta
Sayap Merah yang beralamat di jalan raya padalarang no 528 Bandung Barat.
8
b. Berikut ini adalah waktu penelitian yang digunakan penulis :
Tabel 1.2 Kegiatan Dan WaktuPenelitian
No UraianKegiatan
Tahun 2015
Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Mendengarkan
User
a.Observasi
b.Wawancara
2 Membangun
Prototype
3 Uji Coba
Evaluasi
Prototype
4 Memperbaiki
Prototype
5 Implementasi
9
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan Tugas akhir ini dibagi dalam beberapa bab dengan
pokok pembahasan secara umum sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian,
kegunaan penelitian, batasan masalah, lokasi dan jadwal penelitian, dan
sistematika penulisan.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi teori-teori pendukung yang berhubungan dengan pembangunan
sistem.
BAB III. OBJEK dan METODE PENELITIAN
Bab ini membahas Objek Penelitian, Metodologi Penelitian yang digunakan, Alat
bantu penelitian ,deskripsi sistem yang berjalan dan Analisis Sistem yang
berjalan.
BAB IV. HASIL dan PEMBAHASAN
Bab ini membahas deskripsi sistem yang diusulkan, analisis kebutuhan,
perancangan sistem yang dikembangkan, implementasi sistem yang dibangun,
uji coba dan hasil pengujian sistem.
BAB V. KESIMPULAN dan SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pengujian sistem, serta saran
20
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan suatu permasalahan yang dijadikan topik
penulis dalam rangka menyusun laporan penelitian. Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan data-data yang berkaitan dengan objek penelitian tersebut. Dalam
penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah pendaftaran jasa service online
di PT Amarta Sayap Merah.
3.1.1 SejarahSingkat Perusahaan
PT Amarta Sayap Merah berdiri pada tahun 2011 pada saat itu PT Amarta
Sayap Merah hanya menjual sepeda motor honda , dan pada tahun 2013 baru
membuka jasa service . hingga saat ini Amarta Sayap Merah perusahaan yang
bergerak di bidang penjualan sepeda motor Honda dengan didukung oleh
pelayanan dalam bentuk pemeliharaan dan penjualan suku cadang resmi Honda.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Suatu organisasi/ perusahaan haruslah mempunyai suatu visi dan misi agar
tujuan operasional perusahaan tercapai.Berikut ini adalah visi dan misi PT Amarta
Sayap Merah :
a. Visi
Memberikan pelayanan yang terbaik dan memberikan jaminan kepada para
21
b. Misi
Memberikan kepercayaan dan kepuasan kepada konsumen atas pelayanan agar PT
Amarta Sayap Merah menjadi bengkel yang dapat bertahan untuk waktu yang
lama.
3.1.3 Struktur Organisasi
Dalam menunjang kinerja di dalam sebuah organisasi/perusahaan pasti
akan mempunyai Struktur organisasi. Struktur organisasi ini di buat agar setiap
orang yang bekerja dalam organisasi ini mempunyai tugas dan tangggung
jawabnya masing-masing , Berikut ini adalah Struktur Organisasi yang sedang
berjalan di PT Amarta Sayap Merah yaitu :
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT Amarta Sayap Merah
3.1.4 Deskripsi Tugas
Setiap orang yang terlibat di dalam sebuah organisasi/perusahaan pasti
akan mempunyai tugas dan kewajiban yang harus di lakasanakan dalam proses
kerja di perusahaan . Berikut ini Deskripsi menegenai tugas dari masing-masing
jabatan di PT Amarta Sayap Merah adalah sebagai berikut :
Servis Advisor
Pimpinan
Perusahaan
22
A. Pimpinan Perusahaan
1. Mengawasi seluruh kegiatan sehari-hari di bengkel.
2. Mengecek setiap penghasilan bengkel tiap satu bulan.
B. Mekanik
1. Melaksanakan kerja sesuai dengan ketentuan.
2. Mengerjakan service motor dan pergantian spare part dengan estimasi waktu
yang sesuai prosedur.
3. Melaksanakan penyelesaian pekerjaan sesuai prosedur, standar
ukuran dan kualitas, dan waktu yang di janjikan.
C. Kasir
1. Menerima pembayaran dari konsumen sehubungan dengan transaksi
penjualan suku cadang, jasa service dan penjualan sepeda motor.
2. Membuat laporan penjualan suku cadang, penjualan sepeda motor dan
laporan pelayanan jasa service
D. Gudang
1. Mengontrol persediaan dan penjualan suku cadang
2. Mengubah data suku cadang apabila terdapat suku cadang
barang atau menambah jumlah stok suku cadang sesuai dengan
suku cadang yang terdapat di gudang.
E. Service Advisor
1. Membuat laporan pendaftaran konsumen jasa service
23
3.2 Metodologi Penelitian
Untuk mendapatkan suatu proses yang teratur dan terarah dalam suatu
penelitian sehingga penelitian dapat berjalan dengan baik dan lancar, diperlukan
metode pendekatan untuk menyelesaikan suatu penelitian. Penelitian ini termasuk
kedalam penelitian yang bersifat deskriptif, yaitu metode dengan mengumpulkan,
menjelaskan, menganalisis data yang diperoleh dan menggali permasalahan yang
mungkin ditemukan dengan harapan memperoleh pengetahuan baru. Dimana
dalam penelitian ini dapat memperoleh gambaran kinerja program yang
direncanakan dan diimplementasikan kepada pengguna pada perusahaan ini.
3.2.1 Desain Penelitian
Desain penelitian yang digunakan penulis termasuk kedalam penelitian
yang bersifat deskriptif dan action research dengan pendekatan kasus di Sub
bagian Service advisor Bagian pelayanan jasa service di PT Amarta Sayap Merah.
Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk memperoleh ciri-ciri
variabel, dimana dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang
kinerja program dirancang dan diimplementasikan kepada pengguna (user) dalam
perusahaan.
Action research merupakan pendekatan yang semakin populer di kalangan
peneliti skala kecil dalam bidang ilmu-ilmu komputer, terutama mereka yang
bekerja dalam bidang profesional seperti bidang teknologi informasi, sistem
komputer, dan sistem informasi manajemen. Penelitian demikian sangat sesuai
untuk kebutuhan orang-orang yang melakukan penelitian di tempat kerja serta
24
mereka.. Tujuan utama action research adalah memasuki suatu situasi, melakukan
perubahan, dan memantau hasilnya.
3.2.2 Jenis Dan Metode Pengumpulan Data
Didalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan
sebagai alat untuk memperoleh data-data, adapun metode yang dilakukan adalah
sebagai berikut :
3.2.2.1 Sumber Data Primer
Data primer yaitu data yang diperoleh dengan cara wawancara langsung terhadap
pelaku sistem mengenai proses bisnis yang sedang atau dengan cara observasi
secara langsung terhadap proses bisnis yang sedang berjalan.
a. Observasi
Metode ini merupakan pengamatan langsung dilapangan yang dapat
mempermudah dalam proses pengumpulan data, sehingga data–data yang didapat
terjamin keaslian dan keakuratannya, melakukan pengamatan langsung pada PT
Amarta Sayap Merah dengan mengadakan pencatatan terhadap
dokumen-dokumen yang ada serta cara kerja berdasarkan sistem yang sedang berjalan.
Diantara nya dokumen form pendaftaran service dan arsip data suku cadang, di
mana dokumen tersebut menjadi dokumen penting dalam pembuatan sistem baru.
b. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan mengajukan
25
kekurangan sebagai kajian dalam pembuatan program aplikasi yang akan diajukan
sebagai sistem yang baru. Seperti melakukan wawancara terhadap pengelola
perusahaan, pemilik perusahaan, serta para mekanik dengan harapan dapat
melengkapi data-data yang diperlukan. Sehingga dari wawancara tersebut dapat di
rangkum masalah-masalah yang masih terjadi dan dapat di perbaiki dengan di
buat nya sistem yang baru.
3.2.2.2 Sumber Data Skunder
Data sekunder yaitu data yang diperoleh dengan cara menganalisis dan
mempelajari dokumen atau catatan yang ada pada bengkel tersebut. Seperti daftar
transaksi suku cadang yang terdapat pada buku besar serta dokumen-dokumen
suku cadang. Diantara nya dokumen form pendaftaran dan arsip data suku cadang
di bengkel tersebut.
3.2.3 Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem
Dalam su bab ini akan di jelaskan mengenai Metode pendekatan sistem
dan pengembangan sistem, metode analisis dan alat bantu analisis perancangan.
Berikut ini adalah uraian dari metode pendekatan sistem dan pengembangan
sistem
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang akan digunakan oleh penulis adalah
pendekatan analisis dan perancangan terstruktur. Metode ini merupakan suatu
pendekatan sistem yang berorientasi data (Data Oriented Approach) yang menitik
beratkan permasalahan pada aliran Data, yaitu: Arus Data (Data Flow) dan
26
Dalam metode ini terdapat Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Kamus Data, Normalisasi ,
dan Tabel Relasi.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat
dikelompokkan menjadi beberapa tahapan yang dapat membantu kita dalam
mengembangkan sebuah sistem. Dalam penelitian ini penulis menggunakan
metode prototype
Gambar 3.2 Model pengembangan sistem prototype
Sumber : https://ali.misri07.alumni.ipb.ac.id
Langkah-langkah yang digunakan penulis dalam pengembangan system dengan
menggunakan metode prototype adalah :
1. Mendengarkan pelanggan
Pada tahap awal ini penulis dan user bertemu langsung untuk menentukan tujuan
27
beberapa data yang berkaitan dengan sistem ini. Kompleksitas data yang
digunakan akan sangat berpengaruh pada tahap perancangan. Oleh sebab itu user
seharusnya memberikan data dengan detail agar proses perancangan nya berjalan
dengan baik. Gambaran dari setiap detail kebutuhan pun harus dibicarakan
langsung dengan user. Agar pada saat perancangan sudah diketahui system apa
yang diinginkan oleh user.
2. Membangun prototype
Pada Tahap selanjutnya, Setelah data didapatkan kemudian data dianalisis. Hasil
analisis ini lah yang akan dijadikan bahan untuk perancangan prototype. Dalam
proses perancangan prototype ini tidak akan langsung sempurna. Oleh sebab itu
sebelum prototype ini diberikan kepada user, maka terlebih dahulu harus
dilakukan perbaiakn-perbaikan terhadap komponen sistem yang belum
terlengkapi ini.
3. Evaluasi/uji coba prototype
Setelah Proses perancangan selesai, maka dalam tahap peneliti memberikan hasil
rancangan nya kepada user untuk dievaluasi. Setiap hasil yang diberikan oleh user
akan dijadikan bahan untuk perbaikan kembali prototype.
4. Memperbaiki Prototype
Berdasrakan hasil uji coba yang diberikan kepada user, maka penulis akan
menganalisis apakah hasil uji coba tersebut belum memenuhi keinginan user atau
harus ada perbaikan prototype sesuai dengan rekomendasi dari user. Ketika
perbaikan sudah selesai, maka akan kembali ke tahap ketiga yaitu evaluasi sampai
28
5. Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang telah
didesain kedalam bentuk pemograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang
dibuat berdasarkan kebutuhan.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat bantu analisis yang digunakan penulis dalam menyelesaikan penelitian ini
adalah sebagai berikut :
1. Flow Map
Bagan - bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah
penyelesaian suatu masalah.
2. Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan gambaran umum dari sebuah system yang
menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem. Posisi diagram
konteks dari system ada dalam konteks yang berhubungan dengan lingkungan
sistem.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur, dan dapat menggambarkan aliran data di
dalam system yang jelas. DFD merupakan penurunan dari diagram konteks.
Pembuatan DFD bertujuan untuk menggambarkan system sebagai jaringan
kerjaantar proses yang berhubungan satu sama lain dengan aliran data yang ada
29
4. Kamus Data
Kamus data adalah data directory atau disebut juga dengan istilah sistem Data
Directory adalah katalog kata fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data ini memuat tentang :
a. Nama. Adalah nama database atau tabelnya.
b. Deskripsi. Adalah uraian singkat dari database atau tabel tersebut.
c. Struktur data. Adalah daftar fields (komponen data) yang ada didalam database
atau tabel tersebut.
d. Tipe data field. Adalah tipe data dalam representasi komputer untuk masing-
masing data.
5. Perancangan Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan
secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak
perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
A.Normalisasi
Normalisasi merupakan cara atau proses untuk mengidentifikasi table
kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu
atribut dengan atribut lainnya.
Bentuk-bentukdari proses normalisasiadalahsebagaiberikut :
1. BentukTidak Normal
Tabel dalam bentuk tidak normal atau yang belum ternormalisasi adalah tabel
30
2. Bentuk Normal Pertama (1NF)
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar
menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap bari spade suatu
tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data.
3.Bentuk Normal Kedua (2NF)
Pada tahap normal kedua haruslah sudah ditentukan primary key nya. Primary key
tersebut haruslah lebih sederhana, lebih unik, dapat mewakili atribut lain yang
menjadi anggotanya, dan lebih sering digunakan pada tabel/relasi tersebut.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal
kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antara field-field non-kunci
(ketergantungan transitif). Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah
bergantung pada kunci utama.
B.Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis
data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar
relasi.ERDuntuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada
tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a.Entitas
31
dari sesuatu yang lain. Simbol dari entitiini biasanya digambarkan dengan persegi
panjang.
b.Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk
mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai
sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar
atribut diwakili oleh simbol elips.
c.Hubungan / Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang
berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu
basis data yaitu :
1). Satu ke satu (One to one)
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A
berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2). Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat
berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3). Banyak ke satu (Many to one)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan paling
32
dimana setiap entitas A berhubungan dengan banyak satuentitas pada
himpunanentitas B.
4). Banyak ke banyak (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B.
C. Tabel Relasi
Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronik.
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian Software adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak,
mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat
lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan
kesalahan. Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara, yaitu :
1. Pengujian dengan menggunakan data uji untuk menguji semua elemen program
(data internal, loop, logika, keputusan dan jalur). Data uji dibangkitkan dengan
mengetahui struktur internal (kode sumber) dari perangkat lunak, biasa disebut
White box.
2. Pengujian dilakukan dengan mengeksekusi data uji dan mengecek apakah
fungsional perangkat lunak bekerja dengan baik. Data uji dibangkitkan dari
spesifikasi perangkat lunak atau disebut Black Box. Beberapa teknik pengujian
yang dapat digunakan untuk menguji perangkat lunak, diantaranya: Pengujian
Black Box dan Pengujian White Box. Sementara pengujian software yang
33
oleh user, untuk dinilai apakah sudah sesuai dengan kebutuhan penggunanya,
tampilannya sudah sesuai, dan seluruh fungsinya dapat dipergunakan. Selain
itu dengan black box diharapkan mampu mengungkap kelas kesalahan yang
lebih luas. Pengujian black box adalah pengujian dinilai aspek fundamental
sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal dari perangkat lunak yang
dirancang. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak
berfungsi dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan user. Yang dinilai dari
pengujian Black Box adalah sebagai berikut :
1. Kesesuaian pengujian perangkat lunak hanya dilihat berdasarkan keluaran yang
dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang
ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut.
2. Digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang
dirancang.
3. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi
kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diiketahui kesalahan –
kesalahannya.
Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi dalam pengujian Black Box
adalah sebagai berikut :
1. Fungsi tidak benar atau hilang.
2. Kesalahan pada struktur data (pengaksesan basis data).
3. Kesalahan antar muka.
4. Kesalahan inisialisasi dan akhir program.
34
3.3 Analisis Sistem yang berjalan
Proses ini merupakan proses yang sangat penting sebelum kita melakukan
perancangan sistem. Dengan menganalisis sistem yang sedang berjalan, maka kita
akan mengaetahui sistem mana yang akan kita perbaiki. Berikut ini adalah hasil
analisis sistem pelayanan service yang berjalan di PT Amarta Sayap Merah :
3.3.1 Analisis Dokumen
Dalam menganalisis dokumen kita dapat menetahui jenis dokumen apa
yang ada di dalam sistem dan fungsi dari dokumen tersebut. Berikut ini adalah
beberapa dokumen yang ada didalam proses pelayanan service pada PT Amarta
Sayap Merah :
a. Nama Dokumen : Form Service Advisor
Fungsi : Dokumen yang berisi Data pelanggan
Sumber : Dari pengirim
Distribusi : Service Advisor,Mekanik,Kasir
Periode : Setiap ada data pelanggan service
Item data : no.urut,tanggal,nama,alamat,tlp_rumah,tlp_hp
no_polisi,no_mesin,jam,tipe/tahun,km
b. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Dokumen yang berisi pembelian Spare Part
35
Distribusi : Gudang
Periode : Setiap stock baru atau pembelian stock
Item data : Id_part, Tgl_pembelian, nama_supplier,
nama_part, Buy_part, Qty_part, Total_harga
c. Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran Part
Fungsi : Dokumen yang berisi penjualan Spare Part
Sumber : Dari pengirim
Distribusi : Gudang
Periode : Setiap ada penjualan perminggu/perbulan
Item data : No_penjualan, Tgl_penjualan , Nopol_motor,
Id_part, Nama_part, harga_part, qty_part,
total_part
3.3.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur pendaftaran jasa service yang berjalan di PT Amarta Sayap
Merah adalah sebagai berikut :
1. Service advisor memberikan lembar pendaftaran kepada konsumen.
2. Konsumen mengisi lengkap lembar pendaftaran terrsebut lalu
memberikannya kembali kepada service advisor.
3. Service advisor memverifikasi lembar pendaftaran yang telah di terimanya dari
36
4. Lalu service advisormemberikan lembar pendaftaran tersebut kepada mekanik
dan membuat laporan lalu mengarsipkan lembar pendaftaran service tersebut.
5. Service advisor memberikan laporan lembar pendaftaran tersebut kepada kasir
untuk di buatkan nota membayaran.
6. Setelah kasir menerima laporan pendaftaran tersebut, lalu kasir membuat data
pembayaran dan nota penerimaan pembayaran yang akan di serahkan kepada
konsumen.
7. Dan konsumen menerima nota pembayaran.
3.3.2.1. Flow Map
Flow Map merupakan salah satu alat/tools yang digunakan untuk
menganalisis arus/aliran dokumen yang ada didalam sebuah proses/sistem, mulai
dari dokumen itu berasal, proses pengolahan dokumen sampai dengan hasil akhir
dari dokumen tersebut serta pendistribusian dokumen nya. Dalam Sistem
pelayanan service pada PT Amarta Sayap Merah, ada 2 (dua) proses yang akan
